LECTURE NOTES

ISYS6305
ENTERPRISE SYSTEM

Week 01
Systems Integration
 LEARNING OUTCOMES :

LO1. Memahami dampak struktur organisasi pada kebijakan sistem informasi.

LO2. Mengetahui jenis-jenis Functional Silos pada organisasi.
LO3. Mempelajari evolusi arsitektur dan generasi teknologi Sistem Informasi
dan pengaruhnya pada lingkungan silo.
LO4. Mengetahui pentingnya Integrasi Sistem untuk organisasi.
LO5. Mengetahui aturan sistem ERP dalam integrasi sistem.

OUTLINE MATERI :
1. Silo Fungsional
2. Proses Bisnis dan Silo
3. Evolusi Sistem Informasi dalam Organisasi
4. Integrasi Sistem
5. Peran ERP dalam Integrasi
6. Implikasi bagi Manajemen
 MATERI : WEEK 01
SYSTEMS INTEGRATION

Dalam manajemen bisnis dan teknologi informasi, silo adalah istilah untuk
menggambarkan sistem manajemen yang tertutup dari sistem lain sehingga
tercipta sistem individu, tidak terinteraksi dengan sistem lain. Fungsional silo
dapat terjadi pada organisasi bisnis yang tidak saling berbagi tujuan yang sama,
peralatan yang sama bahkan prioritas yang sama, sehingga masing-masing
departemen bekerja sebagai unit individu atau badan dalam perusahaan.

Terjadinya Silo pada organisasi

sering disebabkan oleh struktur
organisasi, manajer hanya
bertanggungjawab untuk satu
departemen tertentu dan memiliki
prioritas, tanggungjawab dan visi
yang berbeda, antar manajer
tidak menyadari prioritas, dan
tujuan dari departemen lain serta
ditunjang dengan minimnya
komunikasi dan kolaborasi lintas
departemen yag pada akhirnya
organisasi tidak dapat
menemukan kekuatan secara
teamwork

Mentalitas silo banyak terjadi pada berbagain organisasi. Mentalitas silo diyakini
berdampak secara operasional, mengurangi semangat kerja karyawan dan dapat
berkontribusi pada kegagalan keseluruhan dari perusahaan atau produk dan
budaya. Tugas para manager untuk menghentikan mentalitas silo dan
memastikan informasi mengalir dengan bebas ke semua departemen dalam suatu
organisasi. Tujuannya adalah untuk mengubah dan meningkatkan hubungan
antara unit bisnis dengan menganjurkan kerja sama tim yang lebih baik.
Komunikasi dan kolaborasi sangat penting untuk mencegah mentalitas silo.

P ag e 1 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 1. SILO FUNGSIONAL
Banyak perangkat lunak bisnis misalnya aplikasi manajemen rantai pasokan
SCM, sistem ERP, aplikasi CRM untuk mengelola pelanggan, aplikasi bisnis
intelijen, penggajian dan sistem sumber daya manusia biasanya tidak dapat
berkomunikasi dengan satu sama lain untuk berbagi data atau aturan bisnis.
Untuk alasan ini, aplikasi tersebut kadang-kadang disebut sebagai islands of
automation atau otomatisasi yang terkotak bagai kepulauan atau informasi silo.
Kurangnya komunikasi menyebabkan inefisiensi, dimana data yang identik
disimpan di beberapa lokasi, atau proses tidak dapat otomatis.

Horizontal Silos : Luther Gulick di akhir 1930 menperkenalkan akronim

POSDCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,
Reporting dan Budgeting) yang mendiskripsikan aktivitas didalam organisasi.
Kemudian memperkenalkan fungsi organisasi seperti control, management,
supervision, dan administration, sehingga muncul klasifikasi organisasi menjadi
departemen seperti Akuntansi, SDM dan sebagainya, hal ini menunjukkan
adanya pemisahan fungsional
organisasi yang kompleks menjadi
tugas-tugas yang lebih kecil agar
dapat dikerjakan oleh sekelompok
orang yang bertanggung jawab.

Vertical Silos : Organisasi juga

dibagi secara heirarki dari strategic
planning hingga management
control dan operation control.
CEOs dan Presidents membuat
perencanaan jangka panjang atau
Strategy, management tingkat
menengah fokus pada masalah Tactical dan untuk menjalankan organisasi
management tingkat bawah fokus pada aktivitas Operations harian perusahaan.
Pada organisasi yang besar dan kompleks cenderung melakukan pemisahan
fungsional menjadi inut-unit yang kecil dengan penempatan staft yang
bertanggungjawab pada aktivitasnya yang khusus untuk mencapai produktivitas
dan efisiensi.

P ag e 2 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 2. PROSES BISNIS DAN SILO
Rekayasa proses bisnis (BPR) dipelopori oleh sektor swasta dalam
mengupayakan organisasi dapat menigkatkan layanan pelangan, mereduksi biaya
operasional dan kemampuan tampil bersaing ditingkat dunia. Umumnya proses
bisnis pada organisasi berjalan secara paralel adapun kendali dan koordinasi
dilakukan secara herarki bertingkat, keadaan seperti ini menjadi pemicu
kompetisi internal diantara departemen didalam organisasi dan berdampak pada
eksklusifitas antar departemen, arus informasi terbatas meskipun masing-masing
departemen mampu menunjukkan kinerja secara prima namun performa
organiasasi secara kolektif menjadi terabaikan, inilah yang dinamakan Silo.

Penataan ulang proses bisnis menjadi proses lintas fungsi Cross-functional

seperti gambar 1, dimaksudkan untuk menyelaraskan antara tujuan departemen
dengan tujuan organisasi yang dinamakan rekayasa proses bisnis, yang bertumpu
pada Pengembangan berkelanjutan dan distribusi informasi pada seluruh
jaringan. Masalah silo fungsional ber-kontribusi untuk lahirnya proses bisnis re-
engineering (BPR).

gambar 1. Cross-functional of business processes.

Proses bisnis lintas fungsi melibatkan manusia dan sumber daya dari berbagai
fungsi departemen yang bersama-sama, berbagi informasi pada setiap tingkat

P ag e 3 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 organisasi. Struktur organisasi hierarki menjadi tersamarkan dan ber-transformasi
menjadi struktur organisasi matriks multi people, multi function, multi resource.

Sebagai ilustrasi pada gambar 2 menunjukkan sebuah proses strategic planning

dikerjakan secara simultan antar departemen mulai dari admin, laboratory,
marketing dan seterusnya hingga distribution, hal serupa juga terjadi pada proses
new product development, sales & Operational Planning dan Order Fulfillment.
Struktur organisasi lintas fungsional menjamin konektifitas antar departemen dan
distribusi informasi antar fungsi dapat berlajan ke semua lini dan pada akhirnya
silo fungsional dapat tereliminasi.

gambar 2. Proses bisnis lintas fungsi

3. EVOLUSI SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Sistem informasi dan struktur organisasi saling berhubungan satu sama lain.
Seiring berjalannya waktu, arsitektur sistem informasi serta struktur organisasi
telah berevolusi dari sentralisasi menjadi bentuk yang lebih terdesentralisasi.
Berbagai penelitian menunjukkan evolusi dari keduanya yaitu sistem informasi
dan struktur organisasi. Dapat dilihat dari dampak komputer pada organisasi, dan
perubahan struktur organisasi serta perubahan arsitektur sistem informasi yang
berimplikasi pada bentuk organisasi masa depan, dan pengaruh internet pada
usaha kecil tradisional.

P ag e 4 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 Skema struktur organisasi menggambarkan interaksi fungsi-fungsi organisasi
yang masing-masing memiliki peranan yang sama pentingnya meski memiliki
lingkup yang berbeda namun saling melengkapi. Sebagai contoh departemen
penjualan, manufaktur, dan SDM ketiganya saling terkait dan tidak dapat
melepaskan diri, Departemen Penjualan membutuhkan Manufaktur dan SDM,
demikian juga Manufaktur akan terhenti bila tidak didukung oleh SDM dan
Penjualan. Kinerja SDM seringkali diukur dengan hasil Penjualan dan Kapasitas
dan Kualitas produksi dari manufaktur. Jadi ketiganya dianggap penting karena
menjadi penopang berjalannya fungsi organisasi.

gambar 3. Struktur organisasi Matriks

Silo yang terjadi pada sistem informasi berdampak pada inefisiensi, informasi
tidak akurat dan biaya yang besar. Setiap departemen mengembangkan
aplikasinya masing-masing tanpa adanya konektifitas baik data maupun proses
sehingga berpotensi menimbulkan redundansi dan inkonsistensi data. Silo pasa
Sistem Informasi berakibat arus informasi antar departemen terisolasi, sehingga
setiap orang hanya memiliki akses data dan informasi terbatas dan berakibat

P ag e 5 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 departemen tidak mampu meyediakan data dan informasi terbaru secara real-
time.

Arsitektur Sistem Informasi

Kemajuan pesat dalam komputer dan jaringan teknologi dan mengubah dinamika
organisasi, mendorong munculnya model sistem informasi baru.

Sistem berbasis web saat ini menggunakan arsitektur terdistribusi yang

memungkinkan berbagi aplikasi dan sumber daya data antara klien dan server
komputer.

Dalam konfigurasi ini, PC yang terhubung melalui jaringan ke server Web yang
menyediakan aplikasi dan server database, bisa menjadi mainframe atau jenis
lain dari komputer.

Fungsionalisasi Sistem Informasi

Selain melayani tingkat manajemen yang berbeda, IS juga mendukung fungsi
utama bisnis, seperti manufaktur, pemasaran, akuntansi, keuangan, dan SDM.

Setiap area fungsional yang berbeda memiliki kebutuhan informasi dan laporan
yang berbeda sesuai permintaan.

Setiap area fungsional dalam suatu organisasi juga memiliki beberapa tingkatan
manajemen, masing-masing memerlukan berbagai tingkat analisis dan rincian
informasi.

4. INTEGRASI SISTEM
Integrasi sistem adalah proses menciptakan sistem informasi yang kompleks
termasuk aktifitas merancang atau membangun arsitektur, sinkronisasi hardware
yang sudah ada dengan yang baru, software paket dan kustom serta manajemen
jaringan komunikasi. Integrasi Sistem dapat kelompokkan dalam dua kategori
yaitu Integrasi secara Logik yang dilakukan secara konteks serta konsep dan
Integrasi secara Phisik yang meliputi penataan infrastruktur dan sumber daya
organisasi.

P ag e 6 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 Logical
Mengembangkan sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk berbagi
data dengan semua pemangku kepentingan berdasarkan kebutuhan dan otorisasi.

Manajemen perlu mengubah struktur organisasi, proses, dan peran karyawan dan
tanggung jawab.

Physical
Lanhkah kongkret dalam integrasi secara physical yaitu menyediakan
konektivitas tanpa batas antara sistem heterogen, hal ini dapat dilakuakan baik
menggunakan adapter atau interface. Rekayasa ulang proses bisnis melibatkan
mengubah pola pikir karyawan dalam organisasi, mendorong dan memungkinkan
mereka untuk melakukan tugas-tugas mereka dengan cara baru.

Manfaat Keterbatasan

gambar 4. Manfaat dan Keterbatasan Integrasi Sistem

Integrasi Sistem dan ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang terintegrasi, paket
perangkat lunak aplikasi multi-modul yang dirancang untuk melayani dan
mendukung beberapa fungsi bisnis di seluruh organisasi. Sistem ERP biasanya
berupa paket perangkat lunak komersial yang memfasilitasi pengumpulan dan

P ag e 7 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 integrasi informasi yang berkaitan dengan berbagai bidang organisasi. Sistem
ERP memungkinkan organisasi untuk membakukan dan meningkatkan proses
bisnis untuk menerapkan praktek-praktek terbaik untuk industri.

Langkah-langkah Integrasi
Tabel 1 : Langkah-langkah Integrasi
Kategorisasi sumber daya yaitu untuk memastikan sarana it pendukung
Step 1 :
integrasi agar pada saat pemeliharaan tidak menimbulkan masalah yang
resource categorization
berkaitan dengan inegrasi sistem.
Diperlukan kepatuhan bagi semua user internal dan mitra eksternal yang
Step 2 :
meiliki akses kedalam sistem terintegrasi dan standarisasi prosedur
compliance and standards
operasional.
Step 3 :
Mengembangkan kebijakan untuk mendukung aplikasi sebelumnya.
legacy systems support
Step 4 : Middleware tools penting untuk integrasi dalam jangka pendek jika aplikasi
middleware tools yang ada harus digunakan oleh organisasi.
Step 5 : Kebijakan aplikasi dan akses data karena semua karyawan dan mitra
authentication and eksternal akan memerlukan akses ke sebuah sistem yang terintegrasi di
authorization policies mana saja, kapan saja.
Step 6 :
Staf ti harus mampu mendukung semua aplikasi dan platform dengan
centralized it services and
dukungan help desk terpusat it.
support
Step 7 :
Sebuah back-up dan recovery sistem yang baik adalah penting sebagai
back-up, recovery, and
antisipasi jika terjadi kegagalan sistem atau bencana besar.
security

Step 8 :
Mengembangkan kebijakan organisasi dan standar hardware dan software
hardware and software
baru yang selaras dengan strategi it organisasi.
standardization

5. PERAN ERP DALAM INTEGRASI

LOGICAL INTEGRATION
Sistem ERP memerlukan organisasi agar fokus pada proses bisnis bukan pada
fungsi. Sistem ERP dikemas dalam bentuk “built-in proses” untuk berbagai
fungsi bisnis umum. Sistem ERP secara praktik memiliki langkah spesifik “built-
in” untuk memproses pesanan pelanggan dalam hal:

 Memasukkan Pesanan.
 Mendistribusikan ke antar departemen.
 Mengkomunikasikan hasil ke berbagai pihak.

P ag e 8 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 PHYSICAL INTEGRATION
Sebelum menginstal sistem ERP, sebuah organisasi mungkin harus meng-
upgrade atau menginstal middleware atau menyingkirkan hardware dan software
sistem warisan mereka. Integrasi juga diperlukan pada tingkat data, tingkat
Client, dan pada tingkat aplikasi.

Sebuah implementasi ERP yang baik meningkatkan efisiensi operasional dengan

proses bisnis yang lebih baik yang berfokus pada tujuan organisasi bukan pada
tujuan individu departemen. Peningkatan efisiensi dengan aliran paperless dan
pertukaran data elektronik (EDI) atau business-to-business (B2B) lingkungan
perdagangan dengan mitra.

6. IMPLIKASI BAGI MANAJEMEN

Dalam manajemen bisnis dan teknologi informasi, Silo merupakan sistem
manajemen yang tidak dapat beroperasi dengan sistem lain. hal ini terjadi karena
antar sistem saling tertutup dari sistem lain, menjadi suatu lingkungan sistem
individu dalam sebuah organisasi. Dampak dari Silo pada perusahaan yaitu
menjadi sulit bertahan dalam jangka panjang karena informasi terhambat tidak
dapat distribusikan ke semua fungsi-fungsi perusahaan.

Perlu disadari oleh manajemen bahwa tidak semua manfaat Integrasi sistem dapat
dimunculkan saat ini atau secara nyata dalam ukuran nominal tertentu. Integrasi
sistem memiliki banyak manfaat tersembunyi yang tidak nyata saat ini namun
berdampak pada fungsi-fungsi organisasi menjadi sebuah sinergi. Sebagai contoh
semua departemen dapat berperan serta dalam pengambilan keputusan, karena
masing-masing memiliki informasi yang cukup untuk memberikan kontribusi
sepadan dengan tingkat kewenangan departemennya. Karyawan ditingkat yang
lebih rendah dapat membuat keputusan yang lebih baik saat berinteraksi dengan
klien atau mitra kerjanya.

Integrasi sistem memiliki banyak tantangan seperti : Mengganti hardware dan

software tua, Bekerja-sama dengan pihak luar misalnya konsultan IT,
kecenderungan sifat resistensi staf TI dan user lainnya, departemen kehilangan
kontrol data, dan rumor PHK. Selain itu Integrasi sistem juga berpotensi
menimbulkan masalah baru dalam koridor etika, kemungkinan beberapa

P ag e 9 of 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 karyawan memanfaatkan informasi untuk keuntungan pribadi dan akses
informasi ilegal.

Langkah antisipasi dari semua tantangan diatas dapat dilakukan dengan

mengembangkan kebijakan etika untuk para penggunaan informasi dan
melakukan instalasi software dan hardware untuk keamanan sistem seperti
firewall), terakhir dengan mengalokasikan sumber daya untuk pelatihan dan
pendidikan tentang mengakses informasi yang efektif, efisien, sehat dan
bermanfaat.

P ag e 1 0 o f 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 SIMPULAN

1. Pengelompokan silo fungsional terhadap tugas dan kegiatan organisasi ke

dalam grup-grup untuk meningkatkan efisiensi dan tanggung jawab kerja
dalam organisasi.

2. Silo dapat meingkatkan produktivitas, tetapi sering menggiring pekerja

hanya mengejar pencapaian tujuan departemen dari pada tujuan total
organisasi.

3. Sistem informasi telah berkontribusi pada terbentuknya

pengelompokan/pembagian fungsi secara horizontal dan pengbagian tingkat
hirarki secara vertikal.

4. Arsitektur Sistem Informasi telah berkembang dari arsitektur mainframe

terpusat menjadi komputer pribadi dengan arsitektur terdistribusi atau
client-server.

5. Agar integrasi sistem berhasil dengan baik, organisasi harus fokus pada
manusia atau level logika dan pada sistem atau level fisik.

6. Sistem ERP nampaknya akan membuat proses integrasi sistem lebih

mudah, tetapi sistem ERP cukup mahal dan sering membutuhkan
perombakan dan penataan organisasi memulai dari awal.

7. Sistem integrasi membutuhkan keterlibatan seluruh elemen organisasi

khususnya dukungan top-manajemen dan sumber daya untuk jangka
panjang. Manajemen harus siap menghadapi tantangan manusia dan etika
dalam proyek integrasi sistem.

P ag e 1 1 o f 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 DAFTAR PUSTAKA

Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2012), Enterprise Systems for Management, 2/E,
Pearson Prentice Hall Chapter 2: Systems Integration

http://endlessknots.netage.com/endlessknots/complexity/

https://hbr.org/1998/05/evolution-and-revolution-as-organizations-grow

http://4.bp.blogspot.com/-Kcpjqi965-4/ULJoP3w2JPI/AAAAAAAAAM4/lnyo-
S6IvyI/s1600/xfunc-process-map.png

http://coolreferat.com/ref-1_1892739354-44921.coolpic

P ag e 1 2 o f 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM

 INDEKS

built-in proses, 10 multi resource, 6

Cross-functional, 5 operasional, 3
efisiensi, 4 operation, 4
informasi ilegal, 11 PHYSICAL INTEGRATION, 10
Integrasi Sistem dan ERP, 10 POSDCORB, 4
kebijakan etika, 12 produktivitas, 4
kolaborasi, 3 real-time, 8
langkah Integrasi, 9 silo, 3
LOGICAL INTEGRATION, 10 Silo, 11
management, 4 sistem individu, 11
manfaat tersembunyi, 11 strategic, 4
Mentalitas, 3 strategic planning, 6
multi function, 6 teamwork, 3
multi people, 6

P ag e 1 3 o f 15 IS YS6 305 -E N TE R PRI SE SY S TEM