A.

Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini
merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini
biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan
agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu
asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA
lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang
mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan
secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris
dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris
kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain
halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional.
Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi
rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan
yang diwakilinya.

B. Syarat - Syarat Menjadi Sekretaris

Karena tugasnya untuk membantu pimpinan dalam berbagai macam kegiatan, selain harus
smart, sekretaris juga harus memiliki softskill dan hardskill khusus untuk menunjang
pekerjaannya. Syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris antara lain:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita
punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki
itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik

1
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
2
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian
orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabn belum begitu luas,
misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

Sekretaris profesional yang memegang peranan penting dalam membantu pimpinan

menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya
banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari
siapapun yang berkepentingan terhadapnya, jadi sangat amat penting syarat sekretaris.

Syarat Sekretaris Profesional Menurut Rosidah & Ambar Teguh Sulistiyani, yaitu :

1.Berdasarkan Pengetahuan (Knowledge)

a. Pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil
organisasi.

b. Pengetahuan yang berhubungan dengan bidan tugasnya, pengetahuan bahasa baik

bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan.

c. Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial.

2.Berdasarkan Keterampilan (Skill And Technic)

Sekretaris disamping dituntut mempunyai pengetahuan juga keterampilan menerapkan

pengetahuannya untuk keterampilan kerja.

a. Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin
tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan
kesalahan maksimal 3 entakan.

3
b. Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris,
dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan
maupun mengkonsep sendiri.

c. Tata kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan
benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar
waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

d. Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat
seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk
berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

e. Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta
dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

f. Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau
kemampuan komputer.

g. Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan

atasan.

h. Tata Krama Lingkungan Kerja

Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam
bentuk perilaku di lingkungan kerja.

i. Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat
menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

4
j. Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik
kepada atasan maupun relasi.

k. Keterampilan dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya.

3.Berdasarkan Kepribadian (Personality)

Kepribadian yang memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal
tertentu prasyaratnya kepribadian lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya.

a. Kepribadian Yang Dinamis

b. Dewasa

c. Penuh percaya diri

d. Terbuka

e. Penuhrasa tanggung jawab

f. Loyalitas

g. Sopan Santun

h. Jujur

Penampilan (Good Looking)

Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat
penting karena citra seseorang dapat dilihat dari penampilannya. Penampilan ini mencakup
tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di
samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting
dalam penampilan

C. Keahlian Seorang Sekretaris

5
1. Pandai berbicara
Pandai berbicara merupakan salah satu skill yang harus dimiliki seorang sekretaris. Seringkali
kamu sebagai seorang sekretaris diminta untuk melakukan presentasi menggantikan
pemimpin atau boss yang berhalangan hadir. Skill ini harus kamu miliki dan terus diasah.

2. Mengerti Teknologi

Teknologi saat ini menjadi “jantung” dari dunia. Sebagai sekretaris kamu harus mengerti
teknologi yang happening saat ini dan tentunya akan memudahkan kamu dalam melakukan
pekerjaan sebagai seorang sekretaris.

3. Sekretaris Hebat mampu berbahasa asing

Hard skills terakhir yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris hebat adalah
berbahasa asing. Bahasa asing yang umumnya harus dikuasai ialah bahasa Inggris, tetapi
akan lebih hebat jika seorang sekretaris juga mampu berbahasa Perancis, German, China, dan
Jepang. Karena pasti kamu akan bertemu dengan tamu atau klien dari luar negeri dan ini akan
menjadi nilai tambah bagi kamu.

D. Fungsi Sekretaris

1.Fungsi sekretaris terhadap atasan 

Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi
orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.

Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, dan tanggung jawab.

Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang
bertujuan pelaksanaan tugas.

Berfungsi sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas dan tujuan pekerjaan
dan cerminan pimpinan dan bawahan.

6
2. Fungsi sekretaris terhadap bawahan

Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara
adil, yakni terkait peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan dan
kemampuan (rule of the place).

Berfungsi dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan
dapat demikian dapat berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsi
masing-masing dalam organisasia atau perusahaan.

Berfungsi dalam memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan tujuan pekerjaan.

Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui

kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan
berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.

Bagi sekretaris dapat bersikap ramah dan komunikatif yang memberikan suasana hubungan
kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan baik dalam
organisasi atau perusahaan dapat didiskusikan dan dicari penyelesaiannya

E.Peranan Dari Seorang Sekretaris Pimpinan

Sekretaris dibutuhkan untuk setiap jenis organisasi untuk membantu manajer (middle
management) dan eksekutif (top level management) dalam meringankan tanggung jawabnya.
Adanya teknologi modern telah merintis jalan bagi revolusi informasi, melengkapi
manajemen dengan lebih cepat dalam pimpinan mengambil keputusan. Pegawai- pegawai
kantor atau pekerja- pekerja yang mengerjakan suatu pekerjaan yang berulang- ulang telah
bisa digantikan oleh mesin. Sekretaris menyediakan unsur informasi dalam dunia bisnis
sekarang ini.

Pimpinan memberikan masalah- masalah yang tidak dapat dipecahkan dalan cara yang biasa.
Pimpinan selalu dilibatkan dalam kebijaksanaan- kebijaksanaan yang sedang berkembang,
yaitu membuat keputusan, merencanakan, mengorganisir, staffing, directing, evaluating, dsb.

Kebanyakan dari informasi- informasi yang digunakan pimpinan setiap harinya untuk
melakukan tugasnya, disiapkan oleh komputer. Meskipun begitu, informasi yang digunakan
adalah hanya langkah pertama. Untuk bisa lebih efektif, pimpinan harus menafsirkan

7
informasi itu kemudian meneruskan gagasan- gagasannya, rencana- rencananya dan saran-
sarannya kepada orang yang dituju pada waktu yang tepat pula.

Dengan demikian komunikasi adalah salah satu bagian yang penting dalam setiap fungsi
eksekutif, dan sebagian besar dari peranan sekretaris dipusatkan untuk membantu pimpinan
dari segi kedudukannya. Untuk itu, untuk berhubungan dengan orang lain, sekretaris
seringkali menyediakan mata rantai komunikasi antara orang- orang dengan mesin.

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan
administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat
karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan
perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang
menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya

Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai
setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut

Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua
persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang
memperlancar kegiatan atasan tersebut.

Di bawah ini adalah beberapa peran sekretaris dapat membantu seorang pimpinan:

1. Menerima dan menjawab telepon

2. Memproses surat masuk dan surat keluar
3. Menyusun surat- surat rutin
4. Menerima tamu kantor, membuat perjanjian
5. Mengumpulkan informasi dari dalam organisasi, sumber luar dan yang menggunakan
computer
6. Mendistribusikan iniformasi dan tugas- tugas ke bagian lain
7. Membantu dalam pertemuan- pertemuan
8. Mengetik dan menyusun laporan.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan
perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai
dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris

8
secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

Peranan sekretaris terhadap atasan, berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan,
dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut :

a) Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang
yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan
b) Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi,
tugas dan tanggung jawab
c) Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
d) Sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan
bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan

a. Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga
memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat
dikategorikan sebagai berikut:
b. Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan
secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan pegawai tersebut
c. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan
lancar dan berhasil dengan baik
d. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan
pekerjaan.
e. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah
f. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan
memahami kehendak pegawai bawahan.
g. Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap
dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi
sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang
baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara
penyelesaiannya.
h. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal

9
 yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang
sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan, yaitu :
i. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun
tertulis
j. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu
dengan pegawai bawahan
k. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai
bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif.
Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan
l. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat
dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya

Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan
sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan
antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”. Human relation memiliki
peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor
manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi
dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan,
tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi
dalam mencapai tujuan.

Peran Sekretaris Menurut Para Ahli

Sekretaris berperan penting dalam menentukan atau mempengaruhi keberhasilan tujuan

kantor tempat sekretaris bekerja. Pentingnya peranan seorang sekretaris sesuai dengan
jabatan sekretaris pada tempat atau perusahaan/kantor mana dia bekerja.

Menurut Saiman (2002: 37) dapat diketahui sebagai berikut :

Peranan sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai Pembina hubungan yang baik. Jadi, peran sekretaris adalah menghubungkan
orang-orang yang ingin berkomunikasi atau menemui pimpinan.
b. Berperan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan.
c. Sebagai tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan (bawahan)
dalam pelaksanaan tugas.

10
d. Berperan sebagai penyumbang ide-ide baru.
e. Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cerminan bagi
karyawan (bawahan).

Peran sekretaris terhadap bawahan tampak dalam :

a. Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud seperti
pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidang
pekerjaannya.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai supaya setiap pekerjaan bisa berjalan
dengan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan apresiasi atau rasa puas dan bangga kepada pegawai yang sudah
menjalankan pekerjaan.
d. Menampung dan menindaklanjuti pendapat dan usul pegawai dalam berbagai
masalah.
e. Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya dapat melihat kelemahan dan
kehendak pegawai, sehingga bisa memberikan solusi untuk pekerjaannya supaya
dapat mencapai hasil yang baik

Menurut Hartiti, Hendarto, Haryono (2004 : 6)

Sekretaris mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan dari hal- hal yang memang
berhubungan dengan perusahaan/instansi. Dalam menyelesaikan persoalan-persoalan penting,
biasanya disertai dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat menyurat, mempersiapkan
pertemuan, menelepon dan lain-lain. Hal ini dapat menghambat tugas-tugas pimpinan.
Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan terbebas dari tugas- tugas yang menyangkut
urusan informasi, penyimpanan warkat, korespondensi. Supaya konsentrasinya tidak kacau.
Data dan informasi disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh- sungguh
mendapatkan data yang akurat dan valid. Sekretaris mempunyai peranan di dalam
perusahaan/organisasi diantaranya:

1. Penjaga/Beranda Perusahaan

Dalam menerima tamu, seketaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan
pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.

2. Filter dan Pengelola Informasi

11
Surat yang masuk dicatat, diatur dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris mencari, mengolah,
menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi-informasi yang diperlukan
pimpinan.Boleh dikatakan bahwa Sekretaris adalah orang yang tau berbagai hal yang srategis
sebuah perusahaan.

3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak

kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.

4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan
kepada pihak yang tidak berhak. Penasehat untuk dimintakan sebagai pendapat

5. Penghubung atau Humas

Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain.Untuk itu sekretaris harus pandai
menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar.

12