ANALISIS KEBUTUHAN DAN

PERENCANAAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
1

PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU

KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS
KIEDOKTERAN UNIVERSITAS
LAMBUNG MANGKURAT
 Definisi

Sistem Informasi Manajemen Kesehatan :

Sekumpulan komponen yang bekerja sama
menghasilkan informasi (fakta/data) untuk mencapai
tujuan yaitu meningkatkan manajemen pelayanan
kesehatan.
Tujuan :
❖ Meningkatkan manajemen pelayanan kesehatan
❖ Mengetahui tingkat status kesehatan masyarakat
❖ Sebagai dasar evidence based bagi sistem kesehatan
❖ Sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan
Sistem Kesehatan dan Subsistem
Pendukung
SIK dalam Manajemen Kesehatan
SIK dalam Manajemen Kesehatan
 Organisasi Pelayanan Kesehatan
6

Management function

Health system Health unit Patient/client

Level management management management

National, Tertiary Referred

Tertiary
Regional hospital patients

Secondary District District Referred

hospital patients

Primary First level care Patients/clients,

health units communities
 Management function
7

Health System Health Unit Patient/Client

Management Management Function Management Function
Function
Manage all district Antenatal care (D) Provide quality curative
resources (District) Diagnostic (D) and preventive care to
individual patient/client
(D)
Regional planning Specialized diagnostic test Provide quality secondary
and coordination of (Regional) care for referred patients
health activities (R) (R)

Policy formulation Clinical research (N) Provide quality tertiary

(National) care for referred patients
(N)
 Informasi Untuk Pengambilan Keputusan Dibutuhkan
Pada Setiap Tingkat Pelayanan Kesehatan
8

Pembuat kebijakan Alokasi yang lebih baik sumberdaya

yang langka
Perencana Mendisain program yang lebih
efektif
District manager Monitoring dan evaluasi fasilitas
kesehatan
Health unit manager Menjamin akses masyarakat ke unit
pelayanan
Petugas kesehatan Memberikan pelayanan yang
berkualitas pada masyarakat
 Kebutuhan Informasi dan Indikator
9

⚫ Analisa fungsi pada setiap level manajemen pelayanan

kesehatan
⚫ Identifikasi kebutuhan informasi dan menentukan
indikator
⚫ Variabel yang menggambarkan situasi
⚫ Dapat digunakan untuk mengukur perubahan
⚫ Jenis
⚪ Count indicators
⚪ Proportion indicators
⚪ Rate indicators
⚪ Ratio indicators
 Klasifikasi Indikator
10

• Vaksin
Input • Alat suntik
• Juru imunisasi

Proses • Kegiatan vaksinasi

Output • Cakupan imunisasi

• Turunnya angka kesakitan dan

Outcome angka kematian penyakit yang
dapat dicegah dengan imunisasi
 Jenis Informasi
11

Informasi Informasi
Informasi upaya Informasi IPTEK
manajemen kesehatan untuk
teknis kesehatan kesehatan
kesehatan masyarakat

• Puskesmas : • Kewaspadaan • Kebijaksanaan di • Dokumentasi

SIMPUS penyakit menular bidang kesehatan ilmiah tentang
• Rumah sakit : • Kewaspadaan gizi atau upaya hasil penelitian
SIMRS • Kewaspadaan kesehatan dan
• Obat dan makanan pencemaran • Hal teknis di pengembangan
• Laboratorium lingkungan bidang kesehatan kesehatan
kesehatan • Aspirasi/kegiatan
• Pembiayaan swadaya/
kesehatan swasembada
• Tenaga kesehatan masyarakat
• Barang inventaris • Peran serta
masyarakat di
bidang kesehatan
 Komponen Masukan
12

Ketersediaan data Data yang dikumpul banyak baik jumlah maupun

jenisnya, tetapi masih dirasakan kebutuhan data belum
terpenuhi
Instrumen pencatatan Pencatatan dan pelaporan kegiatan/pelayanan
SP2TP
dan pelaporan data SP2RS
Laboratorium
Pengawasan obat dan makanan
Pencatatan dan pelaporan sumber daya
SI SDM Kes
SI IPTEK Kes
Pengamatan
SST
SKPG
Pelaporan obat
SP2 NAPZA
Sumber daya Tenaga pengelola data belum mencukupi dalam hal
jumlah dan kualitas
Fasilitas pengolahan data belum mampu mengimbangi
volume kerja
 Komponen Proses
13

Pengorganisasian Tingkat pusat : SIK Nasional

Tingkat daerah :
SIK Propinsi
SIK Kabupaten/Kota
Tata kerja unit pengelola Koordinasi, integrasi, sinkronisasi
data/informasi Kerja sama antar unit
Kerja sama antara unit pengelola data
dengan pengguna data
Pengolahan data Proses transformasi data menjadi informasi
belum memenuhi yang diharapkan
Pengorganisasian SIK
14

SIK NASIONAL

SIK PROPINSI

SIK
KABUPATEN/KOTA
 Komponen Keluaran
15

• Kuantitas rendah
Data/informasi • Kualitas rendah

Pemanfaatan • Kurang
informasi
 Langkah-langkah Pengembangan SIK

• Meninjau kembali Sistem yang ada (Reviewing the existing

system)
• Menentukan kebutuhan data (Defining data needs)
• Desain pengumpulan dan cara pelaporan data (Designing the
data collection and reporting tools)
• Mengembangkan program pelatihan (Developing the training
programme)
• Ujicoba sistem (Pre-testing the system)
• Monitoring dan Evaluasi pada sistem (Monitoring and
evaluating the system)
• Mengembangkan mekanisme diseminasi dan umpan balik
data (Developing data dissemination and feedback
mechanisms)
 Reviewing the existing system

• Langkah awal meninjau kembali sistem yang

ada cobalah membangun kekuatan dan
mempelajari kelemahan dari sistem yang sudah
ada.
• Tahapan ini dilaksanakan dengan cara sebagai
berikut :
Inventarisir formulir yang ada, dari buku dan
media lain yang dapat digunakan.
 Reviewing the existing system (2)

• Mencoba menilai kualitas data mengunakan

formulir yang ada. Aspek-aspek yang termasuk
dalam penilaian kita sebagai berikut :
(a) Ketepatan.
(b) Kelengkapan.
(c) Memenuhi syarat.
(d) Tepat waktu.
 Reviewing the existing system (3)

• Mencari pemecahan masalah yang ada dalam

pengumpulan data.
• Melihat faktor-faktor apa yang mempengaruhi dalam
pengolahan data, dengan cara sebagai berikut :
(a) Analisa data
(b) Bagaimana penyebar luasan data
(c) Suplai dan logistik
(d) Pengembangan sumber daya manusia, khususnya staf
yang ada.
(e) Kerjasama, koordinasi, komunikasi antara dinas
kesehatan dengan lintas sektoral yang terkait.
 Reviewing the existing system (4)

• Melihat aspek yang dibutuhkan dalam indentifikasi

sistem, apakah dapat menjawab pertanyaan sebagai
berikut :
(a) Apakah masih dapat dipertahankan.
(b) Apakah masih dapat diperbaharui.
(c) Ataukah dihilangkan.

• Membuat dan melaporkan hasil penilaian yang telah

dilaksanakan
• Mendiskusikan hasil penilaian
 Defining data needs

• Langkah kedua melihat setiap tingkatan

administratif memiliki peran yang tidak sama,
sehingga kebutuhan data akan berbeda-beda.
Faktor-faktor yang mempengaruhi alur data
(Determining the data flow)

• Langkah ketiga melihat faktor-faktor yang

mempengaruhi alur data dimana tidak semua data yang
terkumpul pada puskesmas tertentu harus di kirim ke
Dinas Kesehatan.
• Data paling rinci disimpan sebagai arsip ditempat yang
telah ditentukan, penyampaian laporan ke Dinas
Kesehatan sebaiknya sesuai dengan kesepakatan
bersama data apa yang harus dikirim.
Determining the data flow (2)

1. Menentukan siapa yang bisa mengolah data.

2. Menentukan berapa sering data dibutuhkan
dalam semua tingkat
3. Menentukan bagaimana format data sesuai
dengan permintaan pada Dinas Kesehatan
Kabupaten yang nantinya dapat dipergunakan
untuk Dinas Kesehatan Provinsi selanjutnya pada
Kemnkes RI
4. Membuat diagram dan kesimpulan informasi
guna pengambilan keputusan
Designing the data collection and reporting tools

• Langkah keempat mendesain pengumpulan dan

cara pelaporan data.
• Prinsip yang perlu kita penuhi guna mendesain
pengumpulan dan cara pelaporan data yaitu
Staf yang bertugas untuk mengisi formulir
laporan harus mempunyai pemahaman yang
baik mengenai maksud dari formulir tersebut.
Buatlah Pengumpulan dan pelaporan data
seefektif mungkin, sederhana dan lengkap.
 Pengembangan prosedur pemerosesan data
(Developing procedures for data processing)

⚫ Langkah kelima Mengembangkan prosedur

pemerosesan data dimana data Sistem Informasi
yang kita rencanakan diproses secara konsisten
sesuai dengan tujuan pengumpulan,
perencanaan, analisis dan pemanfaatan data.
Mengembangkan program pelatihan (Developing
the training programme)

⚫ Langkah keenam Mengembangkan program

pelatihan dengan tunjuan meningkatkan sumber
daya pelaksana dengan merancang pelatihan
sesuai dengan tingkatan pengetahun pengelola
 Ujicoba sistem (Pre-testing the system)

⚫ Salah satu tahapan penting dalam

pengembangan suatu Sistem Informasi yaitu Uji
coba sistem sebelum diimplementasikan, suatu
sistem harus diujicoba pada kondisi yang
mencerminkan kondisi sebenarnya.
Monitoring dan Evaluasi pada sistem (Monitoring
and evaluating the system)

⚫ Tujuan dari monitoring dan evaluasi tidak hanya

fokus pada mencari kesalahan dan kekurangan
pada sistem tetapi terhadap aspek-aspek lain
yang mendukung secara tidak langsung.
⚫ Cara ini sangat baik dilaksanakan untuk dapat
mengidentifikasi kesalahan yang terjadi pada
pelaksanaan uji coba suatu sistem.
 Developing data dissemination and feedback
mechanisms

⚫ Cara efektif untuk memotivasi para pengolah data pada

level terendah seperti Puskesmas adalah dengan terus
menerus memberikan umpan balik baik positif dan
negatif mengenai data yang telah mereka hasilkan
Mengembangkan sistem informasi dan manajemen
kesehatan (Enhancing the Health Management
Information Systems)

⚫ Pengembangan sistem informasi manajemen kesehatan

akan selalu berkembang, dimana para pelaku yang
terlibat di bidang ini akan selalu mencoba untuk
mengembangkannya mengikuti trend yang ada.
 31
PRINSIP

•Mencakup seluruh data yg terkait

•Mendukung proses Pengambilan Keputusan
•Sesuai dg kebutuhan informasi untuk
pengambilan keputusan
•Harus akurat, cepat dan tepat, dan
mendayagunakan Teknologi Informasi
•Diperoleh melalui pencatatan- pelaporan, dan
survai
•Memperhatikan aspek kerahasiaan di bidang
kesehatan dan kedokteran
 Tanggung jawab SIK Provinsi
32

1. Mengolah data dari Dinkes Kabupaten/kota, unit

pelayanan kesehatan milik daerah provinsi dan sumber
lain
2. Menyelenggarakan survei/penelitian
3. Membuat profil kesehatan provinsi tugas memantau dan
mengevaluasi pencapaian provinsi sehat
4. Mengirim laporan berkala/profil kesehatan provinsi ke
pusat.
5. Memelihara bank data
6. Mengupayakan penggunaan data dan informasi utk
manajemen unit dan sistem kesehatan provinsi
7. Memberikan pelayanan data dan informasi ke
masyarakat dan pihak-pihak berkepentingan lainnya
(Stakeholders) di wilayah kerjanya.
 Keterkaitan Pelayanan Kesehatan & SIK
33

⚫ SIK memiliki peran dari setiap rangkaian yankes yg

meliputi:
⚪ Promotif
⚪ Preventif
⚪ Kuratif
⚪ Rehabilitatif
⚫ Mengumpulkan, mengolah, menyajikan informasi dan
umpan balik
⚫ Mendukung kegiatan, pemeliharaan, pencegahan dan
penanggulangan masalah kesehatan masyarakat.
⚪ Mengkombinasi siklus informasi untuk manajemen klien dengan
kegiatan surveilans, serta pemantauan wilayah fungsi administratif
2 Dinkes Kabupaten mengintegrasikan data agregat dari berbagai UKM
dan UKP strata 1 serta berperan sbg regulator, berdasar STANDAR
DATA dan MEKANISME PERTUKARANNYA