PROSES

PERENCANAAN

Oleh :
Julius Nursyamsi
 Definisi Perencanaan
• Pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang
harus dilakukan, kapan, bagaimana
dan oleh siapa
 Perencanaan yang baik
mempertimbangkan

• Kondisi mendatang
• Kegiatan yang akan dilaksanakan
• Periode sekarang rencana dibuat
Kebutuhan perencanaan berada
pada semua tingkatan organisasi

• Manajemen puncak
Perncanaan jangka panjang dan
strategi-strategi organisasi
• Manajemen bawah
Perencanaan jangka pendek dan
pada kelompok kerja/unit
 Perencanaan
• Perencanaan :
Suatu proses yang tidak berakhir

Perencanaan kembali

• Perencanaan bersifat “ fleksibilitas,

aktif, dinamis, berkesinambungan
dan kreatif “
 Aspek penting dalam
perencanaan

1. Pembuatan keputusan
2. Proses pengembangan dan
3. Penyeleksian sekumpulan kegiatan
untuk memecahkan masalah
 Jenis Rencana

• Organisasi menggunakan dua

rencana utama :
1. Rencana strategic
2. Rencana operasional
 Hierarki Rencana
Diciptakan oleh
pendiri, dewan direksi Penetapan Misi
Atau para manajer
puncak

Manajemen puncak Tujuan Strategik Rencana Strategik

dan menengah

Manajer lini- Tujuan Operasional Rencana Operasional

pertama dan
menengah
 Lanjutan..

Rencana operasional tumbah dari

rencana strategic dan pernyataan misi,
terdapat empat pokok perbedaan
antara rencana strategic dan
operasional :
1. Horison waktu
2. Ruang lingkup
3. Kerumitan dan dampak
4. Ketidaktergantungan
 Tahap Dasar
Perencanaan
• Tahap 1 :
Menetapkan keadaan saat ini
• Tahap 2 :
Merumuskan keadaan saat ini
• Tahap 3 :
Mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan
• Tahap 4 :
Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan
 Empat Tahap Dasar
Perencanaan

Tahap 1 Tahap 2 Tahap3 Tahap 4

Menetapkan Merumuskan Identifikasi Pengembangan Tujuan
Tujuan keadaan Kemudahan kegiatan

Hambatan
 Alasan Perlu Perencanaan
• Protective benefits yang dihasilkan
dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan
• Positive benefits dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.
Manajemen sebagai reaktor
pasif
Lingkungan

Reaksi

Manajemen

Reaksi

Lingkungan
 Manajemen sebagai
dinamis, aktif, dan kreatif
Lingkungan

Rencana

Manajemen

Rencana

Lingkungan
 Manfaat Perencanaan
1. Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan
perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah
utama
3. Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
6. Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai
bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih
mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9. Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana
Kelemahan Perencanaan
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi
Manajemen untuk berinisiatif dan inovasi
4. Terkadang hasil terbaik diperoleh dari
penyelesaian situasi individual dan penanganan
setiap masalah pada saat masalah tersebut
terjadi
5. Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak
konsisten
 Hubungan Perencanaan
Dengan Fungsi Manajemen
• Perencanaan tetap harus dilakukan
oleh suatu organisasi
• Perencanaan adalah fungsi yang
paling dan da meresap ke seluruh
fungsi-fungsi Manajemen ; Saling
berhubung, Slaing tergantung dan
berinteraksi.
Bagaimana perencanaan dihubungkan
dengan fungsi manajemen
Pengawasan

Pengorga Penyusun Pengarah

nisasian an an
personali
a

Perencanaan
 Contoh hubungan :
• Proses pengaturan kerja bersama sumber
daya organisasi
• Penyusunan personalia
• Penerapan dan menentukan kombinasi
dari factor, kekuatan, sumber daya dan
hubungan mengarahkan dan memotivasi
karyawan
• Pengawasan sebagai kreteria penilaian
pelaksanaan kerja terhadap rencana
• Menurut Donald C. Mosley dan Paul H.
Pietri : The Art Of Working With And
Through People, 1975.
• Perencanaan dan pengawasan saling
berhubungan erat ; Dalam Manajemen
disebut “ Kembar Siam
• Tujuan setiap rencana adalah membantu
sumber daya dalam kontribusinya secara
positif terhadap pencapaian tujuan dan
sasaran organisasi.
 Sintesa Rencana
Rencana Rencana baru Rencana baru

(sistesa) (sistesa)

Pengawasan Pengawasan Pengawasan

 Para manajer harus dapat
menentukan
• Hubungan-hubungan organisasi
• Kualifikasi personalia
• Bagaimana bawahan diarahkan dan
• Cara pengawasan yang diterapkan
 Tipe Perencanaan Dan
Rencana
Proses dasar perencanaan setiap manajer sama,
pada prakteknya dapat mengambil berbagai
bentuk, hal ini disebabkan oleh :
1. Perbedaan tipe organisasi :
Misi dan Pendekatan perencanaan berbeda
2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan
tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu
yang berbeda
3. Manajer-manajer yang berlainan akan
mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
Klasifikasi dasar rencana
– rencana :
1. Bidang fungsional
2. Tingkatan organisasional
3. Karakteristik (sifat) rencana
4. Waktu
5. Unsur – unsur rencana
 Tipe Utama Rencana
• Rencana strategic
Dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan
organisasi yang lebih luas
• Rencana operasional
Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana
strategic akan dicapai
Terdiri dari :
- Rencana sekali pakai
Program, Proyek dan anggaran
- Rencana tetap
Kebijaksanaan, Prosedur standard dan Aturan
 Faktor Waktu dan
Perencanaan
• Faktor waktu sangat berpengaruh
terhadap perencanaan dalam tiga hal,
yaitu :
• Diperlukan untuk melaksanakan
perencanaan
• Diperlukan untuk melanjutkan setiap
langkah perencanaan, diperlukan untuk
mendapatkan data dan menghitung
semua kemungkinan
• Jumlah atau rentangan waktu yang akan
dicakup dalam rencana harus
dipertimbangkan.
 Periode Waktu
Periode perencanaan Tingkatan manajemen

Jangka panjang Manajemen puncak

( 2 – 5 tahun atau lebih)

Jangka menengah Manajemen menengah

( beberapa bulan – 3 tahun )

Jangka pendek Manajemen lini – pertama

( Dari harian – 1 tahun )
 Perencanaan Strategik
dan Operasional
Perencanaan Operasional
Pusat bahasan Masalah pengoperasian
Sasaran Laba sekarang
Batasan Lingkungan sumber daya waktu
sekarang
Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas
Informasi Dunia bisnis sekarang
Organisasi kepemimpinan Birokrasi/stabil konservatif
Pemecahan masalah Berdasarkan pengalaman masa
lalu
Resiko rendah
Perencanaan Strategik
Kelangsungan dan pengembangan
jangka panjang
Laba diwaktu mendatang
Lingkungan sumber daya waktu
mendatang
Pengembangan potensi mendatang
Kesempatan di waktu yang akan
datang
Kewiraswastaan/fleksibel
mengilhami perubahan radikal
Antisipasi, menemukan
pendekatan baru
Resiko tinggi
• Perencanaan Strategik menurut George A.
Steiner dan John B. Miner , Management
policy and strategy,
• Proses pemilihan tujuan organisasi ;
penentuan strategic, kebijaksanaan dan
program strategic yang diperlukan untuk
tujuan-tujuan tersebut dan penetapan
metode yang diperlukan untuk menjamin
bahwa strategic dan kebijaksanaan telah
diimplementasikan.
 Proses perencanaan
strategic
1. Penentuan misi dan tujuan
2. Pengembangan profil perusahaan
3. Analisa lingkungan eksternal
4. Analisa internal perusahaan
5. Indentifikasi kesempatan dan ancaman
strategic
6. Pembuatan keputusan strategic
7. Pengembangan strategi perusahaan
8. Implementasi strategi
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
 Kebaikan perencanaan
strategic
1. Memberikan pedoman yang konsisten
bagi kegiatan –kegiatan organisasi
2. Membantu manajer mengantisipasi
masalah sebelum timbul dan menangani
sebelum menjadi rumit/berat.
3. Membantu manajer dalam membuat
keputusan
4. Dapat meminimalkan kemungkinan
kesalahan.
 Kelemahan perencanaan
strategik
1. Memerlukan investasi dalam waktu,
uang dan orang yang cukup besar
2. Penetapan dan pemeliharaan suatu
sistem formal memerlukan banyak
biaya
3. Cenderung membatasi organisasi
hanya terhadap pilihan yang paling
rasional dan bebas resiko
 Hambatan-hambatan
Perencanaan Efektif
1. Penolakan internal para perencana
terhadap penetapan tujuan dan
pembuatan rencana untuk
mencapainya.
2. Keengganan umum para anggota
organisasi untuk menerima
perencanaan dan rencana-rencana
karena perubahan yang
ditimbulkan.
 Perencanaan
Hal terpenting dalam perencanaan
adalah

“ Membuat tujuan “
 Lanjutan…

Alasan mengapa manajer ragu atau gagal dalam

menetapkan tujuan dan membuat rencana untuk
organisasi/satuan kerja adalah :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara
efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak
berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan
alternative.
 Kriteria penilaian
efktitivitas rencana
• Kegunaan
• Ketepatan dan obyektifitas
• Ruang lingkup
• Efektivitas biaya
• Akuntabilitas (tanggung jawab)
• Ketepatan waktu
Selesai