PROSEDUR KERJA Penanggung Jawab

J Judul : Pengendalian Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan

No. Kode :
12.01/PK-KendaliDok-Sek/2010
No. Revisi : 00
Tgl. Mulai Berlaku : 17 Mei 2010
DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan Halaman : 1-18 Ririn Tri Andriati, SKM dr. Puspita Sari dr. Sri Emmy Hartiani

1. TUJUAN
Sebagai pedoman petugas dalam mengendalikan seluruh dokumen, dimaksudkan agar
dokumen sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar,
mudah diidentifikasi, mudah digunakan dan untuk menghindari penggunaan dokumen yang
sudah tidak berlaku.

2. ELEMEN ISO
Klausul 4. 2. 3 Pengendalian Dokumen

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di Sekretariat ISO dan seluruh Unit / Poli Puskesmas Gayungan

4. DEFINISI
4.1 Dokumen adalah Informasi dan medium pendukungnya
4.2 Pengendalian dokumen adalah kegiatan mengatur dokumen dari mulai pembuatan
pemeliharaan dokumen sampai meninjau ulang dan pemusnahannya
4.3 Distribusi adalah kegiatan menyerahan salinan dokumen kepada unit / poli terkait
4.4 Revisi dokumen adalah perubahan terhadap suatu dokumen
4.5 Penarikan dokumen adalah kegiatan menarik dokumen yang sudah tidak berlaku dari unit
/ poli terkait
4.6 Pemusnahan dokumen adalah kegiatan memusnahkan/ menghancurkan salinan dokumen
yang sudah tidak berlaku agar tidak terjadi kesalahan penggunaan
4.7 Dokumen terkendali adalah dokumen yang memenuhi persyaratan sebelum diterbitkan,
peredarannya diawasi, bila dilakukan revisi maka dokumen lama harus disingkirkan dan
diganti dengan dokumen baru, pemegang dokumen dicatat

5. PENANGGUNG JAWAB
Manajer Representatif

6. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua dokumen terkendali, dikendalikan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

1
7. ALUR PROSES
7.1 Penetapan Jenis Dokumen
1) MR Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
a) Manual Mutu
b) Prosedur Kerja
c) Instruksi Kerja
d) Dokumen Pendukung
2) MR menetapkan masa berlaku suatu dokumen terkendali yaitu selama satu tahun

7.2 Pembuatan Dokumen

7.2.1 MR menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut :
1. Manual Mutu
1) BAB I Pendahuluan
2) BAB II Alur Pelayanan
3) BAB III Aplikasi Klausul
4) BAB IV Penutup
2. Prosedur Kerja terdiri dari :
1) Tujuan
2) Elemen ISO
3) Ruang lingkup
4) Definisi
5) Penanggumg jawab
6) Kriteria pencapaian
7) Alur proses
8) Diagram alir
9) Referensi
10) Dokumen terkait
11) Unit terkait
12) Historis Perubahan

3. Instruksi Kerja terdiri dari :

1) Tujuan
2) Elemen ISO
3) Ruang lingkup
4) Definisi
5) Penanggumg jawab
6) Kriteria pencapaian
7) Alat & Bahan

2
 8) Alur proses
9) Diagram alir
10) Referensi
11) Dokumen terkait
12) Unit terkait
13) Historis Perubahan
4. Dokumen Pendukung
1) Buku bantu
2) Arsip laporan pendukung kegiatan
3) Bukti Formulir
4) Daftar Tilik

7.2.2 Pemberian Identitas Dokumen

1) Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi :
a) Jenis dokumen
b) Judul dokumen
c) Nomor kode dokumen
d) Nomor revisi
e) Tanggal mulai berlaku
f) Halaman Dokumen
g) Penanggung jawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

7.2.3 Penomoran Dokumen

1) MR memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a) Penomoran Manual Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung.
(1) Bagian I terdiri dari 2 kode, yaitu kode unit dan no urut penerbitan dokumen
dengan 2 digit angka.
(a) unit yang membuat dokumen :
 Unit Pendaftaran atau Kasir : 01
 Poli Gigi : 02
 Poli Umum : 03
 Poli KIA & KB : 04
 Unit Laboratorium : 05
 Unit Obat : 06
 Unit Kesling / Sanitasi : 07
 Unit Promkes : 08
 Poli Gizi : 09

3
  Poli Psikologi : 10
 Unit Tata Usaha : 11
 Sekretariat ISO : 12
(b) Akronim ruangan :
 Unit Pendaftaran atau Kasir : UP
 Poli Gigi : Gigi
 Poli Umum : PU
 Poli KIA & KB : KIA KB
 Unit Laboratorium : Lab
 Unit Obat : Obat
 Unit Kesling / Sanitasi : Sanitasi
 Unit Promkes : Promkes
 Poli Gizi : Gizi
 Poli Psikologi : Psiko
 Unit Tata Usaha : TU
 Sekretariat ISO : Sek

(2) Bagian II Menunjukkan jenis dokumen, Judul Dokumen dan Unit/ Poli
terkait.
a) Jenis Dokumen
MM untuk Manual Mutu
PK untuk Prosedur Kerja
IK untuk Instruksi Kerja
DP untuk Dokumen Pendukung
b) Judul Dokumen
c) Unit/ Poli terkait

(3) Bagian III menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit angka

Contoh penomoran dokumen: 01.01/PK-PraPelayanan-UP/2010
01.XX : menunjukkan kode dari unit/ poli
XX.01 : menunjukkan nomor penerbitan dokumen

PK-PraPelayanan-UP : menunjukkan Jenis dokumen, Judul Dokumen, Unit/

Poli terkait
2010 : menunjukkan tahun pembuatan dokumen

4
7.3 Pemeriksaan Dokumen
Setiap dokumen diperiksa oleh MR

7.4 Pengesahan Dokumen

Setiap dokumen harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Top Manajer dan
di stempel puskesmas

7.5 Penerbitan Dokumen

1) Dokumen yang telah disahkan kemudian diberi stempel “ASLI” dengan tinta warna
ungu.
2) Dokumen Asli didaftar di Buku Induk Dokumen berdasarkan unit / poli masing-
masing.
3) Dokumen Asli dikendalikan di Sekretariat ISO

7.6 Distribusi dan Penerimaan Dokumen

1) Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh MR kepada semua unit / poli dengan
mengisi buku Bukti penerimaan dokumen
2) Salinan dokumen diberi stempel “TERKENDALI ” dengan tinta warna merah untuk
menunjukkan dokumen tersebut terkendali
3) Salinan dokumen disimpan di unit / poli masing-masing
4) Jika dokumen terkendali dipinjam oleh instansi lain atau keluar dari puskesmas
gayungan, maka dokumen terkendali harus difotocopy terlebih dahulu lalu diberi
stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan tinta warna merah

7.7 Revisi dan Penerbitan ulang Dokumen

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a) Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi
b) Identifikasi sebab revisi
c) Permintaan revisi disetujui oleh personil yang berwenang
d) Revisi dicatat dalam historis perubahan pada tiap dokumen
Penerbitan Ulang Dokumen
1) Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a) Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali
b) Terjadi perubahan sistem mutu
c) Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
d) Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
2) Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik

5
7.8 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku.
1) MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
2) Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
3) Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi stempel ‘ KADALUARSA’
dengan tinta merah, dan diberi tanggal bulan tahun kadaluarsa lalu disimpan di ruang
sekretariat sebagai arsip.
4) Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di ruang sekertariat.

7.9 Peninjauan Ulang Dokumen

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

6
8 DIAGRAM ALIR

Mulai

MR menetapkan jenis dokumen

MR menetapkan format pembuatan dokumen

Dokumen diberi identitas dan penomoran

MR memeriksa dokumen

TM mengesahkan dokumen

MR menerbitkan dokumen

Buku Bukti
MR mendistribusikan salinan dokumen dengan Penerimaan Manual Mutu
memberi stempel TERKENDALi warna merah Dokumen
Prosedur Kerja

Instruksi Kerja
MR menyimpan dokumen asli

Form.
Dokumen di revisi? Ya Pemohon mengajukan usulan revisi Usulan Revisi

Dokumen direvisi

Tidak Buku
Dokumen Bukti penarikan
MR menarik salinan dokumen lama
diterbitkan ulang dokumen

Dokumen asli diberi stempel

KADALUARSA, dandisimpan MR sebagai
arsip
Dokumen ditinjau ulang setiap Form.
satu tahun Berita acara
Salinan dokumen dimusnahkan dengan cara pemusnahan
dibakar dokumen

Selesai

7
9 REFERENSI
9.1 Manual Mutu Puskesmas Gayungan tahun 2010
9.2 Modul Pelatihan ISO 9001 : 2008.

10 DOKUMEN TERKAIT
10.1 Manual Mutu
10.2 Prosedur Kerja
10.3 Instruksi Kerja
10.4 Buku Bukti Penerimaan dokumen
10.5 Buku Bukti Penarikan Dokumen
10.6 Formulir Usulan Revisi
10.7 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

11 UNIT TERKAIT
Semua Poli / Unit Puskesmas Gayungan

8
 Lampiran 1. Personil yang berwenang mengesahkan dokumen

Jenis Dokumen Diperiksa Disahkan

Manual Mutu MR Top Manajer
Prosedur Kerja MR Top Manajer
Instruksi Kerja MR Top Manajer
Dokumen Pendukung MR Top Manajer

9
 Lampiran 2. Contoh Header

JENIS DOKUMEN Penanggung Jawab

J Judul : Disiapkan Diperiksa Disahkan

No. Kode :

No. Revisi :

Tgl. Mulai Berlaku :

DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan
Halaman :

10
 Lampiran 3. Personil yang berwenang menyetujui revisi

Jenis Dokumen Menyetujui

Manual Mutu MR
Prosedur Kerja MR/ Koordinator Unit
Instruksi Kerja Koordinator Unit
Dokumen Pendukung MR/ Koordinator Unit

Lampiran 4. Formulir bukti penerimaan dokumen

11
 No:

BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

DKK Surabaya
Lembar 1. Untuk Penerima Dokumen
Puskesmas Gayungan
Pada hari ini, Hari : ................................
Tanggal : .................................
Tempat : .................................
Telah dilaksanakan Penyerahan dan penerimaan salinan dokumen

JENIS
NO JUDUL DOKUMEN NO. DOKUMEN
DOKUMEN

Dari : Manajer Representatif

Kepada Koordinator Unit / Poli : ……………………………

Catatan Diserahkan oleh Diterima oleh

( )
( )

Lampiran 5. Formulir bukti penerimaan dokumen

12
 No:

BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

DKK Surabaya
Lembar 2. Untuk MR
Puskesmas Gayungan
Pada hari ini, Hari : ................................
Tanggal : .................................
Tempat : .................................
Telah dilaksanakan Penyerahan dan penerimaan salinan dokumen

JENIS
NO JUDUL NO. DOKUMEN
DOKUMEN

Dari : Manajer Representatif

Kepada Koordinator Unit / Poli : ……………………………

Catatan Diserahkan oleh Diterima oleh

( ) ( )

Lampiran 6. Formulir Usulan Revisi

13
 USULAN REVISI

DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan
Identitas Dokumen yang akan di revisi
Nomor dokumen Judul Dokumen Terbitan Revisi ke Tanggal

USULAN REVISI

Halaman Yang ada sekarang Usulan perubahan Alasan perubahan

Tanggal………………
Menyetujui Yang mengajukan revisi

( ) ( )
Unit:

Lampiran 7. Formulir Bukti Penarikan Dokumen

14
 No:

BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Lembar 1. Untuk Pemegang Dokumen
DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan

Pada hari ini, Hari :

Tanggal :
Tempat :

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Judul:
Manual Mutu No:

Judul:
Prosedur Kerja No:
Jenis Dokumen
Judul:
Instruksi Kerja No:

Judul:
Formulir No:

Dari

Kepada

Catatan
Diserahkan oleh Diterima oleh

( ) ( )

15
 Lampiran 7. Formulir Bukti Penarikan Dokumen

No:

BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Lembar 2. Untuk MR
DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan

Pada hari ini, Hari :

Tanggal :
Tempat :

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Judul:
Manual Mutu No:

Judul:
Prosedur Kerja No:
Jenis Dokumen
Judul:
Instruksi Kerja No:

Judul:
Formulir No:

Dari

Kepada

Catatan
Diserahkan oleh Diterima oleh

( ) ( )

16
 Lampiran 8. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

No

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

DKK Surabaya
Puskesmas Gayungan
Pada hari ini tanggal……………………………,bertempat di………………………………..,
oleh……………… ……………………………………….
Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut:
Judul Dokumen Nomor Dokumen Jumlah

Demikian berita acara pemusnahan dokumen dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami
ucapkan terima kasih
……………………..,…………………………….

Mengetahui Disaksikan oleh Dilaksanakan oleh

( ) ………………………… ……………….
MR

17
12 HISTORIS PERUBAHAN
ISI PERUBAHAN TGL MULAI
NO
DAHULU SEKARANG BERLAKU

18