BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sangat membutuhkan alat komunikasi seperti
surat yang bisa digunakan untuk berbagai tujuan yang berbeda dalam instansi yang
berbeda pula. Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain. Informasi yang disampaikan itu
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Surat-
menyurat merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.
Sesuai dengan tujuan surat itu dibuat maka ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan dalam pembuatan surat. Surat juga dibedakan menjadi surat resmi dan
surat tidak resmi. Sesuai dengan dari mana surat itu dibuat, kemana surat itu
ditujukan, dan apa tujuan surat itu dibuat.

Selain surat-menyurat pemberitahuan informasi, pernyataan, perintah,

permintaan, laporan, atau pengumuman ada pula surat yang dibuat oleh seseorang
untuk memenuhi persyaratan dalam melamar pekerjaan. Seperti surat lamaran
pekerjaan, daftar riwayat hidup/curriculum vitae, dll. Dalam makalah ini akan
dijelaskan tentang curriculum vitae.

Untuk mendapatkan suatu perkerjaan di kantor atau di instansi, kita harus

mengajukan permintaan atau permohonan ke bagian ke pegawaian. Permohonan itu
tidak disampaikan secara lisan tetapi secara tertulis dalam bentuk suatu surat lamara
kerja.

B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah
diantaranya sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan surat-menyurat?

1
 2. Bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar?

3. Mengapa perlu untuk membuat surat?

C. Tujuan Penulis
Tujuan dari penulisan makalah Surat-Menyurat dan adalah sebagai berikut:
1. Memahami pengertian surat-menyurat dan aplikasinya dalam kehidupan
sehari-hari.

2. Dapat membuat surat yang baik dan benar sesuai dengan syarat-syarat surat
dan tujuan surat itu dibuat.
3. Membuat surat sesuai dengan tujuan yang dikehendaki penulis surat.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan
kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi,
pertnyataan, atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada
pihak yang dituju oleh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab
pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang
dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari
wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada
seseorang lainnya, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang,
atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu
dapat berupa pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau
korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan
berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

B. Jenis Surat
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat itu tergolong atas tiga jenis,
yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Surat-menyurat pribadi itu timbul dalam
pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang

3
tua, antar kerabat, antar sejawat, dan antar teman. Surat pribadi dapat
menggunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan
salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan
dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan
usaha jasa (misalnya perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan
asuransi, dan perbankan). Yang tergolong ke dalam jenis ini juga adalah koperasi
dan perusahaan negara.
Dalam dunia usaha dikenal bermacam-macam surat niaga, misalnya surat
penawaran, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat pengiriman
barang, surat pengaduan, dan surat proposi penjualan. Surat niaga memegang
peranan penting dalam dunia usaha karena sebagian besar hubungan dengan pihak
luar dilakukan melalui surat-menyurat. Oleh karena itu, surat niaga harus disusun
dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik, serta perlu dikelola secara profesional
oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat.
Selain ketiga jenis surat seperti yang telah dikemukakan diatas, terdapat pula
jenis surat yang lain, misalnya surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian,
dan surat keputusan. Yang menjadi sasaran isi surat edaran dan surat pengumuman
adalah sekelompok orang (misalnya para karyawan, para pejabat tertentu) dan
masyarakat umum. Surat perjanjian kerja dan surat keputusan ditujukan kepada
4
 orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan dan pelaksanaan kerja atau
penggarapan suatu pekerjaan.

C. Bagian-bagian surat resmi

1. Kepala Surat
Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang
meliputi nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor
telepon, nomor faksimile atau e-mail.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi
dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam
kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi. Contoh : Bandung, 1
Januari 2016.

3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka
tahun. Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan yang berlaku di dalam
instansi yang bersangkutan. Contoh : Nomor : 111/OSIS.KS/III/2015
4. Lampiran
Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Contoh : Lampiran : satu berkas. Lampiran : tiga lembar.
5. Hal surat berarti soal atau perkara
Yang dibicarakan surat Contoh :Hal : Undangan Rapat Karang Taruna
6. Alamat Surat
Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
a. Alamat Luar, adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar
harus lengkap dan jelas.
Contoh :
Kepada
5
 Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
b. Alamat Dalam, Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya
sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak
menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata
kepada.
Contoh:
Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
7. Salam Pembuka
Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam
pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh :
Dengan hormat,
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini
karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak
disampaiakan penulisnya.
Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.
a. Alinea Pembuka

b. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas

pokok persoalan yang hendak disampaikan.

Contoh:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .

2. Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .

c. Alinea Isi

6
 Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari
penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya
menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.
d. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan
pengharapan.

Contoh:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara

kami.

9. Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami,
salam kami, atau wasalam.
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
Contoh :
Ketua OSIS,

Ttd.
Dwi Ratna P
11. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain
yang mendapatkan surat tersebut.
Contoh :
1. Kepala SMAN 3 Ciamis
2.Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis
7
 12. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Resmi

13. Menggunakan instrumen yang sesuai, termasuk kedalamnya adalah ukuran,

jenis dan warna kertas, warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan.

14. Menggunakan kop atau kepala surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan.

15. Menggunakan nomor surat, lampiran dan perihal.

16. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti:
dengan hormat, hormat kami dan sebagainya.

17. Menggunakan ragam bahasa indonesia baku dengan penyampaian singkat,

lugas, jelas dan santun serta menyajikan fakta yang benar apabila diperlukan.

18. Menggunakan cap atau stemple instansi atau kantor pembuat surat.

19. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu. Jika berasal dari instansi

pemerintahan, lazimnya menggunakan format surat resmi.

D. Menulis Surat Lamaran Kerja

Lampiran : 1 (satu) berkas yogyakarta, 11

mei 2018

Kepada Yth.
Bapak Menteri Hukum dan HAM RI
Jl...........
Jakarta

8
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Nugroho Nur Cipto Pamungkas, S.H.

Tempat/ tanggal lahir : Yogyakarta, 14 maret 1988
Pendidikan : Sarjana Hukum Universitas......
Alamat rumah : Dusun RT.../RW...,kelurahan,kec,kabupaten,prop
Hp : 081289909231

Dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak Menteri Departemen Hukum dan
Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, untuk dapat menerima saya sebagai calon
Pegawai Negeri Sipil (CPNS) di wilayah hukum Republik Indonesia. Sebagai bahan
pertimbangan bersama ini saya lampirkan :

1. Fotocopy ijazah yang telah dilegalisir oleh Pejabat yang Berwenang.

2. Fotocopy surat keterangan kepolisian yang masih berlaku dan telah dilegalisir.
3. ....... dan seterusnya

Demikianlah permohonan ini saya sampaikan kepada Bapak Menteri Departemen

Hukum dan HAM. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak ucapkan terimakasih.

Hormat saya,

(Materai)
( tanda tangan )
Nugroho Nur Cipto Pamungkas S,H.

9
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat kami yaitu sebagai berikut :
1. Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi,
pesan, pernyataan , atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu
surat dinas,sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.
3. Surat memiliki jenis-jenis yaitu surat dinas, surat niaga, dan surat pribadi.

B. Saran
Saran yang mungkin dapat kami ajukan. Antara ain sebagai berikut :
1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah-langkahnya
dalam pembuatannya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat jenis apapun itu juga diperhatikan
langkah-langkah dalam pembuatan.
3. Diharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak
resmi.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta : Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
http://www.bahasaindonesia.com
https://frendyrusniady..wordpress.com/2012/03/31/makalah-suratmenyurat/

11