SMK3L-P-ACI.7.

5 1 of 4

PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan memberikan panduan dalam membuat akses daftar
informasi terdokumentasi secara berkala.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi seluruh departemen terkait untuk melakukan
pengumpulan dan pendataan dalam cakupan sistem manajemen lingkungan.
3. Referensi
ISO 45001:2018 klausul 7.5
4. Definisi
-
5. Tanggung Jawab
5.1 Direktur
 Melakukan  koordinasi atas perencanaan strategis.
 Memimpin rapat tinjauan manajemen secara berkala berdasarkan sistem
manajemen mutu.
 Bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan semua keadaan dan
maju mundurnya PT Arista Cake and Ice Cream.
 Memelihara hubungan baik dengan pihak eksternal (pemerintah, PT
Arista Cake and Ice Cream dan masyarakat).
 Melakukan validasi produk baru yang didesain internal oleh PT Arista
Cake and Ice Cream
5.2 General Manager
 Mengontrol pelaksanaan, efektifitas, dan efisiensi sistem PT Arista
Cake and Ice Cream
 Menyusun agenda tinjauan manajemen.
 Melaporkan tindakan koreksi dan pencegahan, sasaran mutu, dan
masalah internal tinjauan manajemen pada direktur.
 Mengesahkan daftar induk dokumen
 SMK3L-P-ACI.7.5 2 of 4

PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION

5.3 HSE Manager

 Memastikan bahwa PT Arista Cake and Ice Cream secara efektif
melaksanakan program K3 dengan menerapkan prinsip Plan, Do,
Check and Act.
 Mengidentifikasi analisa risiko pada pekerjaan dan melakukan
rekomendasi.
 Memastikan bahwa peralatan kerja, karyawan, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerja sudah dilakukan pemeriksaan secara berkala.
 Melaksanakan pelatihan K3 untuk meningkatkan pemahaman dan
kesadaran kepada pekerja.
 Membuat laporan dan menganalisis data statistik kecelakaan kerja.
 Mampu menangani kecelakaan kerja dan penyelidikan penyebabnya.
 Memastikan karyawan bekerja sesuai dengan Standar Operasional
Prosedur (SOP).
5.4 Store Manager
 Merencanakan kapasitas persediaan yang dibutuhkan untuk tiga bulan
kedepan.
 Membuat jadwal prediksi mingguan.
 Memastikan bahwa produksi produk sesuai dengan rencana.
 Mengoreksi laporan staff perencanaan persediaan bahan baku.
 Menyediakan bahan yang akan digunakan untuk produksi.
 SMK3L-P-ACI.7.5 3 of 4

PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION

6. Bagan Alir

Mulai

HSE Manager
Menetapkan daftar informasi terdokumentasi
menurut standar ISO 45001:2018

General Manager
Seluruh dapartemen melakukan pengumpulan Melakukan pembaharuan
dan pendataan pada informasi terdokumentasi terhadap informasi
terdokumentasi

Apakah data TIDAK

sesuai?
YA
Staff
Mendata informasi terdokumentasi dan
mengatur penyimpanan dokumen

HSE Manager
Menyebarkan data informasi terdokumentasi
agar dapat diakses

HSE Manager
Mencatat dokumen yang dimusnahkan

SELESAI
 SMK3L-P-ACI.7.5 4 of 4

PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION

7. Uraian Prosedur
7.1 HSE Manager menetapkan daftar informasi terdokumentasi berdasarkan
ISO 45001:2018
7.2 General Manager memerintahkan seluruh departemen untuk pengumpulan
dan pendataan pada informasi terdokumentasi dan ditanda tangani oleh
direktur.
7.3 Staff melakukan pendataan dan mengatur pemindahan dokumen.
7.4 HSE Manager menyebarkan data informasi terdokumentasi agar dapat
diakses.
7.5 HSE Manager mencatat dokumen yang dimusnahkan.
8. Lampiran
- Formulir Daftar Informasi Terdokumentasi (F-7.5-001)
- Formulir Daftar Pembaharuan Informasi Dokumentasi (F-7.5-002)
- Formulir Daftar Ketersediaan Informasi Dokumentasi (F-7.5-003)
- Formulir Daftar Dokumen Pemusnahan (F-7.5-004)
Formulir Daftar Informasi Terdokumentasi (F-7.5-001)
Departemen :
Tanggal/ waktu dokumentasi :

KODE JUDUL DOKUMEN LOKASI PENANGGUNG JAWAB

SML-P-7.5-YB
PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION
 Formulir Daftar Pembaharuan Informasi Dokumentasi (F-7.5-002)
Departemen :
Tanggal Pengkajian :
DAFTAR
JUDUL PENANGGUNG KODE
KODE* PERUBAHAN DATA KETERANGAN
(MEDIA) JAWAB REVISI
Bab Uraian

Disetujui/tidak

SML-P-7.5-YB
PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION
Formulir Daftar Ketersediaan Informasi Dokumentasi (F-7.5-003)

KODE* JUDUL JENIS KETERANGAN LOKASI SIFAT

INFORMASI KETERSEDIAAN PENYIMPANAN DOKUMEN

Available / not available

SML-P-7.5-YB
*Keterangan Kode PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION

F-9.3-001
F : Formulir
M : Manual
P : Prosedur
1-9.n : Nomor klausul dan n adalah sub klausul
001-n : Nomor urut
Formulir Daftar Dokumen Pemusnahan (F-7.5-004)

KODE JUDUL DOKUMEN TANGGAL PEMUSNAHAN

SML-P-7.5-YB
PROCEDURE OF DOCUMENTED INFORMATION