4.1.

2 Sistem
Definisi sistem menurut Azhar Susanto dalam buku
yang berjudul Sistem Informasi Manajemen
mendefinisikan bahwa:
“Sistem adalah kumpulan/group dari sub
sistem/bagian/komponen apapun baik phisik
ataupun non phisik yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis
untuk mencapai satu tujuan tertentu”.[2]
Definisi sistem menurut Al-Bahra bin Ladjamudin
dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem
Informasi mendefinisikan bahwa: “Suatu Sistem adalah
sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya
saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan”.[1]
Berdasarkan penjelasan di atas Penulis dapat
mengambil simpulan bahwa sistem merupakan kesatuan
dari beberapa elemen yang saling berkaitan dan
berhubungan untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.

4.1.3 Informasi
Definisi informasi menurut Azhar Susanto dalam
buku yang berjudul Sistem Informasi Manajemen

23
mendefinisikan bahwa: “Informasi adalah hasil
pengolahan data yang memberikan arti dan
manfaat”.[2]
Definisi informasi menurut Jogiyanto HM dalam
buku yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi
mendefinisikan bahwa: “Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya”.[3]
Berdasarkan penjelasan di atas Penulis dapat
mengambil simpulan bahwa informasi adalah pengolahan
data mentah yang dapat menghasilkan sesuatu yang lebih
berguna dan dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan
keputusan.

4.1.4 Sistem Informasi

Definisi sistem informasi menurut Azhar Susanto
dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Manajemen
mendefinisikan bahwa:

24
 “Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub
sistem baik phisik maupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan
yaitu mengolah data menjadi informasi yang
berguna”.[2]
Definisi sistem informasi menurut Jogiyanto HM
dalam buku yang berjudul Analisis & Desain Sistem
Informasi mendefinisikan bahwa:
“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan”.[3]
Berdasarkan penjelasan di atas maka Penulis dapat
mengambil simpulan bahwa sistem informasi adalah
kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan dan
menghasilkan informasi yang berguna untuk para
pemakai.

4.1.5 Persediaan
Definisi perencanaan menurut Mulyadi dalam buku
yang berjudul Sistem Akuntansi mendefinisikan bahwa:

25
 “Persediaan yang terdapat dalam perusahaan
dagang adalah persediaan barang yang
merupakan barang yang dibeli untuk dijual
kembali”.[5]
Definisi perencanaan menurut Soemarso S.R. dalam
buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar
mendefinisikan bahwa: “Persediaan adalah barang-
barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual
kembali”.[7]

Berdasarkan penjelasan di atas maka Penulis dapat

mengambil simpulan bahwa Persediaan pada perusahaan
dagang hanya terdiri dari satu persediaan yaitu
persediaan barang dagang dimana barang tersebut untuk
dijual kembali tanpa merubah wujud benda tersebut.

4.1.6 Metode Pencatatan

Metode Pencatatan menurut Soemarso S.R. dalam
buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar dibagi
menjadi 2 metode yaitu:

26
 “A. Perpetual Method:
Sistem pencatatan persediaan dimana harga
pokok penjualan dan persediaan ditetapkan
setiap kali terjadi transaksi dalam
persediaan yang ada.
B. Periodic Method:
Sistem pencatatan persediaan dimana harga
pokok penjualan dan persediaan ditetapkan
secara berkala melalui perhitungan fisik
terhadap persediaan yang ada”. [7]
Berdasarkan hasil wawancara terhadap Staff
Administrasi bahwa Metode Pencatatan yang digunakan
perusahaan adalah Perpetual Method, karena perusahaan
menetapkan harga pokok penjualan dan persediaan setiap
kali terjadi transaksi.

4.1.7 Metode Penilaian

Definisi metode penilaian menurut Soemarso S.R.
dalam buku yang berjudul Akuntansi Suatu Pengantar
mendefinisikan bahwa:
“Metode Penilaian adalah diakuinya suatu
kerugian pada saat diketahui bahwa harga
barang akan turun, bukan pada saat harga
barang telah benar-benar turun”. [7]
Metode Penilaian yang digunakan Penulis adalah
Metode Penilaian At Cost. Alasan Penulis menggunakan

27
Metode Penilaian At Cost karena perusahaan
menggunakan metode FIFO di dalam Metode Penilaian
At Cost. Metode Penilaian At Cost terbagi menjadi 3
metode yaitu:
“A. Metode FIFO (First In First Out):
Metode Penetapan Harga Pokok Persediaan
yang didasari pada barang yang dibeli
pertama dan dijual pertama.
B. Metode LIFO (Last In First Out):
Metode Penetapan Harga Pokok Persediaan
yang didasari barang yang terakhir dibeli
dan dijual pertama.
C. Metode Average:
Metode Penetapan Harga Pokok Persediaan
yang didasari Harga Pokok Rata-rata dari
barang yang tersedia”. [7]

Berdasarkan hasil wawancara terhadap Staff

Administrasi bahwa Metode Penilaian yang digunakan
perusahaan adalah Metode FIFO (First In First Out),
karena barang yang masuk pertama dikeluarkan oleh
perusahaan pertama.

4.2 Pembahasan Pelaporan Kerja Praktek

4.2.1 Fungsi yang Terkait

28
 Fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi
Persediaan pada PT. SINAR SOSRO Kantor Penjualan
Bandung 2 adalah sebagai berikut:
A. Fungsi Gudang
Fungsi Gudang adalah mengecek barang, meminta
barang ke Kantor Pusat dengan mengisi Formulir
Pengajuan OMAN (FP-OMAN), menerima barang
serta menerima dokumen seperti Surat Jalan dan
Surat Izin Masuk Barang (SIM-B) serta menyimpan
barang.
B. Fungsi Unit Manager
Fungsi Unit Manager adalah mensetujui Formulir
Pengajuan OMAN (FP-OMAN) dari Gudang dan
menerima Laporan Posisi Stok Barang.
C. Fungsi Administrasi
Fungsi Administrasi adalah menerima Formulir
Pengajuan OMAN (FP-OMAN), membuat OMAN
(Order Management), menerima Surat Izin Masuk
Barang (SIM-B) dan Surat Jalan, membuat Bukti
Terima Barang (BTB), menerima Surat Permintaan
Barang (SPB), membuat Bukti Pengeluaran Barang
(BPB), serta membuat Laporan Posisi Stok Barang.

29
D. Fungsi Kantor Pusat
Fungsi Kantor Pusat adalah menerima OMAN
(Order Management), membuat Surat Jalan dan
Surat Izin Masuk Barang (SIM-B), serta mengirim
barang.
E. Fungsi Satpam
Fungsi Satpam adalah menerima dan
menandatangani Surat Jalan dan Surat Izin Masuk
Barang (SIM-B) bersama barangnya, serta
mengarsipkan SIM-B rangkap kedua.

4.2.2 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi
Persediaan pada PT. SINAR SOSRO Kantor Penjualan
Bandung 2 adalah sebagai berikut:
A. Surat Permintaan Barang (SPB) yaitu surat yang
digunakan untuk meminta barang yang akan dijual.
B. Bukti Pengeluaran Barang (BPB) yaitu bukti yang
digunakan untuk mencatat barang yang keluar dari
gudang atau barang yang telah terjual.
C. OMAN (Order Management) yaitu surat yang
digunakan untuk meminta barang ke Kantor Pusat.

30
D. Surat Jalan yaitu surat izin untuk membawa barang,
berisikan nomor polisi kendaraan, tanggal, tujuan,
serta daftar barang.
E. Surat Izin Masuk Barang (SIM-B) yaitu surat izin
masuknya barang ke dalam gudang.
F. Bukti Terima Barang (BTB) yaitu bukti yang
digunakan untuk mencatat barang yang masuk ke
dalam gudang.
G. Formulir Pengajuan OMAN (FP-OMAN) yaitu
Formulir ini berisi permintaan untuk dibuatkan
OMAN.
H. Laporan Posisi Stok Barang yaitu laporan yang
berisikan daftar barang yang masuk ke Gudang dan
keluar dari Gudang.

4.2.3 Sistem Informasi Persediaan pada PT. SINAR

SOSRO Kantor Penjualan Bandung 2

31
4.2.3.1 Bagan Alir Dokumen Berjalan
Gudang Unit Manager

Mulai 7 1

Barang
yang sudah
diganti
Cek FP-OMAN
Barang

Tidak Tidak mengisi

Barang < 1000 Disetujui
FP-OMAN
Krat

Mengisi FP-OMAN
FP-OMAN ACC.1
2
BTB

FP-OMAN 2

11
1

5 10

2
Laporan Posisi
2 Stok Barang
BPB
Surat Jalan 3
ACC. 1 T
T
SIM-B
ACC. 1 Cek Selesai
barang

Disimpan
8

Barang
Cacat ? Tidak

Ya

Salesman

Gambar 4.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi

Persediaan

32
 Administrasi

2
Salesman

FP-OMAN 8
ACC. 1 SPB

Surat Jalan

FP-OMAN SPB 1
SIM-B

Proses BPB
Proses OMAN BPB
OMAN
Surat Jalan dan
SIM-B
1
BPB
2
1 3
OMAN
T Proses BTB
BTB
2
T

10

1
3
BTB
2
T

BPB dan BTB

9
Proses Laporan Laporan
Posisi Stok Barang
Posisi Stok
Barang
1
Laporan Posisi
Stok Barang 2
T

11

Gambar 4.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi

33
Persediaan Lanjutan 1

34
 Kantor Pusat Satpam

3
4

2
OMAN

Surat Jalan
Membuat
Surat 1
Jalan dan SIM-B 2
SIM-B

T
Surat Jalan

1
SIM-B
2 Tandatangan

Memuat Surat Jalan

Barang ACC. 1

SIM-B
ACC. 1

4
6

Barang yang
cacat

Mengganti
Barang
yang
cacat

SPB : Surat Permintaan Barang

FP-OMAN : Formulir Pengajuan OMAN
OMAN : Order Management
BPB : Bukti Pengeluaran Barang
BTB : Bukti Terima Barang
7
SIM-B : Surat Izin Masuk Barang

Gambar 4.3 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi

35
 Persediaan Lanjutan 2
4.2.3.2 Prosedur yang Terkait
Prosedur yang ada dalam Sistem Informasi
Persediaan pada PT. SINAR SOSRO Kantor Penjualan
Bandung 2 adalah sebagai berikut:
A. Bagian Gudang mengecek barang, apakah barang di
gudang kurang dari 1000 krat atau tidak, apabila
tidak bagian Gudang tidak mengisi Formulir
Pengajuan OMAN (FP-OMAN) dan apabila kurang,
bagian Gudang mengisi FP-OMAN dan diberikan
Ke Unit Manager.
B. Unit Manager menerima Formulir Pengajuan
OMAN (FP-OMAN) dan mensetujui FP-OMAN
tersebut, lalu diberikan ke bagian Administrasi.
C. Bagian Administrasi menerima FP-OMAN untuk
dinput dan diproses menjadi OMAN (Order
Management) yang dibuat dua rangkap, rangkap
pertama diarsipkan dan rangkap kedua diberikan ke
Kantor Pusat.
D. Kantor Pusat menerima OMAN rangkap kedua,
setelah itu kantor pusat membuat Surat Jalan satu
rangkap dan membuat Surat Izin Masuk Barang

36
 (SIM-B) dua rangkap, lalu kantor pusat memuat
barang beserta Surat Jalan dan SIM-B untuk dikirim
ke Gudang di Kantor Penjualan melalui Satpam.
E. Satpam mengarsipkan SIM-B rangkap kedua, lalu
menandatangani Surat Jalan dan SIM-B rangkap
pertama, setelah itu barang berserta Surat Jalan dan
SIM-B rangkap pertama diberikan ke Gudang.
F. Bagian Gudang menerima Surat Jalan dan SIM-B
rangkap pertama serta barangnya, lalu Surat Jalan
dan SIM-B diberikan ke bagian Administrasi dan
bagi barangnya dicek, apakah ada barang yang cacat
atau tidak. Apabila tidak terdapat barang cacat,
barang tersebut disimpan, dan apabila terdapat
barang yang cacat, bagian Gudang mengirim barang
yang cacat kembali ke Kantor Pusat.
G. Kantor Pusat menerima barang cacat dari Gudang
kantor penjualan, lalu Kantor Pusat mengganti
barang cacat dengan barang yang baru dan dikirim
kembali ke Gudang.
H. Bagian Gudang menerima barang yang sudah
diganti.

37
I. Bagian Administrasi menerima Surat Jalan dan SIM-
B rangkap pertama untuk diinput dan diproses
menjadi Bukti Terima Barang (BTB) yang dibuat
dua rangkap, rangkap pertama diarsipkan dan
rangkap kedua diberikan ke bagian Gudang untuk
diarsipkan. Setelah itu Salesman memberikan Surat
Permintaan barang untuk diinput dan diproses
menjadi Bukti Pengeluaran Barang (BPB) yang
dibuat tiga rangkap, rangkap pertama diarsipkan,
rangkap kedua dan ketiga diberikan ke bagian
Gudang.
J. Bagian Gudang menerima Bukti Pengeluaran Barang
(BPB) rangkap kedua dan ketiga. BPB rangkap
kedua diarsipkan dan rangkap ketiga beserta barang
yang disimpan di Gudang diberikan ke Salesman.
K. Bagian Administrasi menginput BPB dan BTB yang
diarsipkan untuk diproses menjadi Laporan Posisi
Stok Barang yang dibuat dua rangkap, rangkap
pertama diarsipkan dan rangkap kedua diberikan ke
Unit Manager.

38
L. Unit Manager menerima Laporan Posisi Stok
Barang rangkap kedua untuk diarsipkan menurut
waktunya.

39