BAB VII

MENGELOLA PERSEDIAAN
(Inventory)

 Learning outcome :
o Mahasiswa memahami dan mampu bekerja melalui Modul Inventory untuk membuat Kartu Persediaan
dan Saldo Awal Persediaan sebuah perusahaan dengan benar.

P ersediaan atau Inventory adalah merupakan barang dagangan yang diperjualbelikan

oleh suatu perusahaan untuk menghasilkan pendapatan. Pengelolaan persediaan yang
baik akan mempermudah pencarian informasi persediaan yang masih ada, nilai nominal suatu
barang dagangan beserta penyusutannya, dst.
Transaksi yang menyebabkan perubahan nilai persediaan adalah yang berkaitan dengan
transaksi pembelian, penjualan (termasuk retur), dan kerusakan barang. Selanjutnya transaksi
tersebut juga akan menyebabkan perubahan pada saldo perkiraan Kas/Bank, Persediaan,
Piutang Usaha, Hutang Usaha dan Harga Pokok Penjualan. Kompleksitas keterkaitan masing-
masing perkiraan yang hanya disebabkan oleh satu transaksi Persediaan akan sangat terbantu
pencatatannya dengan menggunakan aplikasi MYOB.
Praktek akan didasarkan pada Soal : PT INVENTORY
Dengan asumsi bahwa anda sudah menyelesaikan dengan proses :
- Membuat Chart of Account dan memasukkan nilai saldo awal masing-masing perkiraan.
- Membuat Kartu Pelanggan dan Kartu Pemasok.
- Mendistribusikan saldo awal Piutang dan Hutang untuk masing-masing Kartu Pelanggan
dan Kartu Pemasok
Maka langkah yang harus anda lakukan untuk mengelola data persediaan dapat dimulai
dengan membuat Kartu Persediaan (Inventory Card) terlebih dahulu.

7.1 Membuat Kartu Persediaan (Card List)

Kartu persediaan akan dibuat berdasar data Item Profile pada soal PT Inventory dapat
dilakukan dengan langkah berikut :
1. Aktifkan Modul Inventory >> pilih sub-modul Item List
>> akan tampil gambar berikut ini :

Gambar 46 :
Jendela item List
2. Klik tombol Next untuk masuk pada jendela Item Information (seperti gambar
disamping). Perhatikan bahwa anda sedang berada di Tab
Profile. Fiel-field yang harus anda isi adalah meliputi :
Item Number dan Name.

Gambar 47 :
Jendela item Information

Untuk mengotomatisasi semua transaksi persediaan dengan beberapa perkiraan, anda harus
mengaktifkan check-box serta berikut ini :
- I buy this Item hubungkan dengan account : Cost of Sales
- I sell this item hubungkan dengan account : Income
- I inventory this item hubungkan dengan account : Inventory
3. Aktifkan Tab Buying Details >> pada field Buying Unit of Measure masukkan data :
Satuan barang yang dijual dan Tax Code
4. Aktifkan Tab Selling Details >> pada field Selling Unit of Measure masukkan kembali
data Satuan barang yang dijual dan Tax Code
5. Setelah selesai >> klik OK, atau apabila anda ingin mengisikan data Item yang lain, anda
bisa meng-klik tombol New.

7.2 Memasukkan Saldo Awal Persediaan

Dari informasi soal diketahui bahwa nilai persediaan adalah sebesar 50.000, dimana
Persediaan tersebut adalah : 10 kg Beras Mentari (kode : 1-BMN) @ 5.000.-. Untuk
mendistribusikan saldo awal persediaan ke dalam kartu persediaan, langkahnya adalah sebagai
berikut :
1. Aktifkan Modul Inventory >> pilih sub-modul Adjust
Inventory
Gambar 48 :
Jendela Adjust Inventory
2. Isikan detail data saldo awal barang seperti yang terlihat pada gambar disamping >> klik
Record.
3. Untuk melihat hasil proses, anda bisa membuka jurnalnya dari tombol Journal.

Gambar 49 :
Transaction Journal untuk saldo
awal Inventory

4. Lanjutkan langkah yang sama untuk memproses data-data nama Persediaan beserta dengan
saldo awalnya masing-masing yang masih tersisa.
 BAB VIII
TRANSAKSI PEMBELIAN dan PENJUALAN PERSEDIAAN

 Learning outcome :
o Mahasiswa memahami dan mampu bekerja melalui melalui beberapa Modul sekaligus (modul Card File,
modul Purchases, Modul sales dan modul Inventory) untuk memproses transaksi pembelian Persediaan
sebuah perusahaan dengan benar.

8.1 Memasukkan Transaksi Pembelian Persediaan

Contoh transaksi persediaan yang terjadi pada lampiran-5 adalah transaksi Pembelian
Persediaan pada Tgl1 Juli 2000 : Dibeli secara kredit 100 kg Beras Mentari (kode : 1-BMN)
@ 5.000 = 500.000.- dari PD. Abednego – Malang.
Langkah yang perlu anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan Modul Purchases >> pilih sub-modul Enter Purchases.
Secara default form pembelian yang ditampilkan adalah Purchases – New Service
(Pembelian Jasa). Karena yang dibeli adalah Barang (Item), maka anda harus memilih
form tersebut dengan cara >> pilih tombol Layout >> pilih Item >> Klik OK.

Gambar 50 :
Jendela Purchases – New Services >> New
Item

2. Setelah tampil jendela Purchases – New Item >> isikan data-data pembelian yang
meliputi : Supplier (Name), Date, Supplier Inv#, Received, Item Number (tekan
tombol Tab, Description akan otomatis muncul), Price, Total Amount akan otomatis
muncul, Tax Code, Paid Today diisi dengan angka 0 karena pembelian dengan cara
Kredit >> klik Record.

Gambar 51 :
Jendela Purchases –New
Item
3. Untuk melihat hasil pencatatan transaksi pembelian tadi, anda bisa meng-klik tombol
Journal >> akan tampil jendela seperti gambar dibawah.

Gambar 52 :
Jendela Journal Transaction
(Purchase-New Item)

4. Anda juga bisa me-recheck perubahan jumlah persediaan (Beras Mentari) setelah terjadi
transaksi pembelian dengan cara : Aktifkan Modul Inventory >> sub-modul Item List >>
perhatikan data yang termuat dalam Jendela Item List tersebut.
Nilai persediaan Beras Mentari telah bertambah, sebelum transaksi pembelian = 10 kg,
setelah adanya transaksi pembelian sejumlah 100 kg maka saat ini nilai akhir persediaan
Beras Mentari adalah 110 kg

Gambar 53 :
Saldo Akhir Beras Mentari yang baru

5. Lanjutkan urutan proses tersebut diatas untuk mengerjakan transaksi yang masih tersisa.

8.2 Memasukkan Transaksi Penjualan Persediaan

Untuk mengolah transaksi Penjualan Persediaan pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan
transaksi Pembelian Persediaan. Sebelum memproses transaksi, terlebih dahulu anda harus
menyiapkan Kartu Pelanggan dan Kartu Persediaan dengan distribusi saldo awalnya masing-
masing.
Langkah yang kemudian perlu anda lakukan adalah :
1. Aktifkan Modul Sales >> pilih sub-modul Enter Sales >> akan tampil form Sales - New
Service seperti gambar berikut :
 Gambar 54 :
Jendela Sales- New Service

2. Anda tidak bisa langsung mengisi form tersebut, tetapi harus menggantinya telebih dahulu
menjadi form Sales - New Item dengan cara >> klik tombol Layout seperti gambar
berikut >> pilih Item

Gambar 55 :
Jendela Select Layout - Item

3. Ketika tampil jendela Sales – New Item seperti gambar dibawah ini, maka anda bisa mulai
melakukan transaksi penualan persediaan sesuai dengan yang diinginkan.

Gambar 56 :
Jendela Sales New - Item

8.3 Menetapkan Harga Jual

Harga jual suatu item persediaan dapat ditentukan dengan cepat. Apabila harga jual telah
ditetapkan sebelumnya, nantinya akan ditempilkan secara default ketika kita melakukan
transaksi penjualan barang dagangan kepada pelanggan.
MYOB menyediakan dua cara untuk menetapkan harga jual, yaitu :
(1) Menetapkan harga jual langsung satu per satu dengan menggunakan Set Item Price.
(2) Menetapkan harga jual beberapa barang sekaligus menggunakan Shortcut.
8.3.1 Menetapkan harga jual dengan Set Item Price.
Langkah yang harus dilakukan untuk menetapkan harga jual suatu barang satu per satu
adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan Modul Inventory >> pilih sub-modul Set Item Price seperti tampilan
berikut:

Gambar 57 :
Modul Inventory – Set Item
Prices

2. Berikutnya akan tampil jendela seperti dibawah ini :




Gambar 58 :
Jendela Set Item
Prices

 Kolom Avg. Cost menunjukkan harga beli dari suatu item barang.
 Kolom Current Price adalah tempat anda mengisikan harga jual yang diinginkan.
Contoh diatas menunjukkan harga beli item Pensil adalah 50, dan harga jual ditetapkan
sebesar 75.
Setelah selesai menetapkan harga jual >> klik tombol OK.

8.3.2 Menetapkan harga jual dengan Shorcut.

Langkah yang harus dilakukan untuk menetapkan harga jual beberapa item barang
sekaligus adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan Modul Inventory >> pilih sub-modul Set Item Price
2. Pilih beberapa item persediaan dengan memberikan tanda pada kolom Shorcut pada
masing-masing item yang bersangkutan.

Gambar 59 :
Memilih beberapa Item
pada Jendela Set Item
Prices
3. Tekan tombol Shorcut >> MYOB akan menampilkan jendela Pricing Shortcuts
seperti dibawah ini :

Gambar 60 :
Jendela Pricing Shortcut

 Round Prices : digunakan untuk menentukan pembulatan harga jual. Terdapat 3

pilihan yaitu :
Down (pembulatan harga kearah bawah)
To Nearest (pembulatan harga ke nominal terdekat)
Up (pembulatan harga kearah atas)

4. Pilih penetapan harga jual dengan memilih salah satu dari pilihan berikut :
 Use Calculated Prices : Menetapkan harga jual barang dengan menggunakan Base
Selling Price yang dicatat untuk setiap item pada jendela Item Information.
 Make Price a Multiple of : Menetapkan harga jual item persediaan dengan
kelipatan dari jumlah yang ditentukan.
 Make Price End Inventory : Menetapkan harga jual item persediaan berakhir
dengan jumlah yang ditentukan.
5. Pilih penetapan harga jual yang lain dengan memilih salah satu dari pilihan berikut :
 Percent Margin : Menetapkan banyaknya laba kotor terhadap harga jual barang
dagangan.
 Percent Markup : Menetapkan banyaknya laba kotor terhadap harga beli barang
dagangan.
 Gross Profit : Merupakan nilai selisih harga jual dengan harga beli.
6. Apabila anda menetapkan harga jual untuk semua item persediaan, maka tekan tombol
Update All Items.
Atau tekan tombol Update x Items Only, apabila anda menetapkan harga jual untuk
item persediaan yang diberi tanda (x) >> tekan tombol OK >> akan tampil jendela
berikut ini :

Gambar 61 :
Tampilan Detil Harga Jual
dengan Pricing Shortcut