Pengamatan fisik

Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Gambaran yang dimiliki seseorang tidak dapat
menggantikan pengamatan pribadi auditor. Deskripsi memiliki kekurangan karena tidak bisa
menggambarkan segalanya; dan juga berasal dari tangan kedua. Pengamatan pribadi memberi
gambaran yang berkesan di pikiran.

Auditor internal harus keluar dan melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku,
dan dokumen. Pengamatan pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya. Di
samping itu juga memberikan makna yang berkaitan dengan realitas.

Pengamatan fisik selayaknya berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, auditor internal
harus berkeliling fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai
lokasi, kondisi, dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai
kebijakan, prosedur, dan bagan organisasi. Pada tahap ini, auditor akan bertemu karyawan,
mengenal lebih dekat, dan bertanya:

 Apakah pekerjaan datang ke anda tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus?
 Apakah terdapat laporan atau catatan informal mengenai kesulitan dalam pekerjaan yang
diterima?
 Tindakan perbaikan apa yang sudah diambil untuk masalah-masalah yang dihadapi?
 Apakah tindakan tersebut terbukti efektif? Jika tidak, mengapa?
 Apakah terdapat masalah keamanan? Apakah sudah ada penelaahan oleh petugas
keamanan resmi dan bagian administrasi kesehatan atau pemeriksa asuransi?
 Apakah terdapat masalah keamanan menyangkut dokumen dan aktiva?
 Apakah alur kerja dan dokumen cukup wajar dan efisien?
 Bagaimana kondisi fasilitas peralatan?
 Bagaimana kuantitas dan kualitas barang-barang sisa?

Dalam operasi hari yang relatif sederhana, berkeliling fasilitas bisa memadai sebagai pemeriksaan.
Pada operasi yang kompleks, mungkin auditor internal merasa perlu untuk melakukan tahap
selanjutnya, yang sering disebut “penelusuran”. Selama penelusuran, auditor mungkin menelaah
beberapa aktivitas kerja dari awal sampai akhir, dan menyiapkan bagan alir. Dengan memeriksa
tindakan, langkah-langkah, proses, dan pekerjaan, dan kemudian menelusuri alirannya melalui
sistem, auditor, internal dapat memperoleh informasi praktis mengenai:

 Bagaimana program atau aktivitas sebenarnya dilakukan.

 Dibutuhkannya berbagai tahap proses.
 Hasil pekerjaan dalam kerangka organisasi atau tujuan keagenan, persyaratan hukum, dan
akan sehat.
 Ada atau tidaknya kontrol manajemen yang dibutuhkan.

Penelusuran membantu auditor internal menilai ketaatan dengan kebijakan dan prosedur serta
menentukan apakah ukuran kontrol memang berfungsi. Langkah ini tidak akan mengungkapkan
seberapa baik transaksi diproses; hal ini membutuhkan pengujian substantif. Tak lupa, penelusuran
jauh lebih efektif dibandingkan penelaahan umum atas manual dan instruksi operasi. Di samping itu,
penelusuran juga memberikan identifikasi kelemahan dan masalah potensial dengan cepat dan lebih
efisien.

Auditor internal seharusnya tidak menelusuri setiap jenis dokumen yang diproses oleh organisasi.
Mereka cukup menguji dokumen-dokumen yang mereka yakin signifikan bagi tujuan organisasi.