PENGANTAR MANAJEMEN

KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perencanaan merupakan titik awal dalam sebuah proses manajemen sebelum

melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. Menurut
Robins dan Coulter (2002), perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai
dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian
tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem
perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan
organisasi.

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen

karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain yaitu pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan dengan baik.

Fungsi perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai

bagaimana cara mencapainya, berapa lama waktu yang akan dibutuhkan,
berapa orang yang diperlukan dan berapa banyak biayanya. Kegiatan-
kegiatan yang dilakukan sehubungan dengan fungsi perencanaan adalah
sebagai berikut (Louis A. Allen):

a. Meramalkan (Forecasting), yaitu pekerjaan yang dilakukan seorang

manager dalam memperkirakan waktu yang akan datang dengan
sistematis dan kontinyu.

b. Menetapkan tujuan (Establishing Objectives), dimana kegiatan ini

harus dapat meramalkan hasil akhir dari suatu tujuan atau sasaran.

1
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

c. Mengacarakan (Programming), yaitu kegiatan seorang pimpinan

dalam menentukan urutan-urutan kegiatan yang diperlukan guna
pencapaian maksud dan tujuan serta menyusun prioritas dari kegiatan
tersebut.

d. Menyusun tata waktu (Scheduling), dalam hal ini seorang pimpinan

harus dapat menentukan tata kelola waktu terhadap kegiatan atau
urutan kegiatan yang akan dilaksanakan.

e. Menyusun anggaran (Budgeting), penyusunan anggaran ini dilakukan

dengan mengalokasikan sumber-sumber yang dimiliki serta
pemanfaatannya.

f. Mengembangkan prosedur (Developing Prosedure), dilakukan guna

penghematan, efektifitas, keseragaman dalam rangka pencapaian
tujuan.

g. Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (Establishing & Interpreting

Policy), seorang pimpinan harus dapat menetapkan dan menafsirkan
kebijakan-kebijakan yang dibuatnya pada para bawahannya sehingga
tidak timbul kesalahpahaman.

Agar perencanaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, maka

diperlukan alat bantu untuk mempermudah proses perencanaan. Adapun
beberapa alat bantu perencanaan antara lain:

a. Flowchart
b. Penjadwalan Melalui Gantt Chart
c. Perencanaan dengan jaringan Program Evaluation and Review Technique (PERT
Network)
d. Critical Path Method (CPM).

2
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

1.2. Ruang Lingkup

Makalah ini mencakup tentang alat bantu perencanan berikut contoh

penggunaan serta kelebihan dan kelemahan dari masing-masing jenis alat
bantu perencanan.

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan manfaat dari pembuatan makalah ini agar Taruna/i dapat:

a) Memahami definisi dari perencanaan.

b) Mengerti akan fungsi Perencanaan.
c) Dapat membuat alat bantu perencanaan dan mengaplikasikan dalam
proses pengambilan keputusan.

3
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

BAB 2
ALAT BANTU PERENCANAAN

2.1. Flowchart

Pada dasarnya, pendekatan ini lebih sering digunakan bagi mereka yang
mendalami teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Flowchart
adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang
menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan
keputusan ya atau tidak.

Pada tabel berikut akan disajikan simbol-simbol yang digunakan dalam

pembuatan Flowchart.

Tabel 2.1. Simbol-simbol Flowchart

NO SIMBOL NAMA FUNGSI

1 Terminator Permulaan/akhir program

2 Flow Line Arah aliran program

(garis alir)

3 Preparation Proses
inisialisasi/pemberian
harga awal

4 Process Proses
penghitungan/proses
pengolahan data

5 Input/Output Proses input/output data,

4
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Data parameter, informasi

NO SIMBOL NAMA FUNGSI

6 Predifined Permulaan Sub program

process (Sub
Program)

7 Decision Perbandingan pernyataan,

penyelesaian data yang
memberikan pilihan untuk
langkah selanjutnya

8 On page Penghubung bagian-bagian

connector Flowchart yang berada
pada satu halaman

9 Off page Penghubung bagian-bagian

connector Flowchart yang berada
pada halaman berbeda

Sumber: https://cybernur.wordpress.com

Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu:

1) Flowchart sistem (System Flowchart)
2) Flowchart Dokumen (Document Flowchart)
3) Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
4) Flowchart Program (Program Flowchart)
5) Flowchart Proses (Process Flowchart)

2.1.1. Flowchart Sistem

Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau

apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan
menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.

5
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Dengan kata lain, Flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari
urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu
sistem.

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan
proses yang mentransormasikan data itu. Data dan proses dalam
Flowchart Sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan
langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung
dengan komputer, misalnya mesin ketik, cash register atau kalkulator).

Gambar 2.1. Flowchart Sistem Proses Percobaan Pengujian Uji Tarik Besi

2.1.2. Flowchart Dokumen

6
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Flowchart dokumen adalah bagan alir yang menunjukkan arus dari

laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir
dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir sistem.

Keterangan:

# : Proses pengisian data

P : tanda tangan dan validasi data

Gambar 2.2. Flowchart Dokumen Proses Daftar Anggota Perpustakaan

2.1.3. Flowchart Skematik

Flowchart skematik merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir
sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.
Perbedaanya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-
simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer
dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-

7
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang

kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-
gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama
menggambarnya.

Gambar 2.3. Flowchart Skematik Proposal Lamaran Pekerjaan

2.1.4. Flowchart Program

Flowchart program merupakan bagan alir yang menjelaskan secara rinci

8
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari

derivikasi bagan alir sistem.

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (Program logic flowchart) dan bagan alir program komputer
terinci (Detailed computer program flowchart).

Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap

langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alir logika
program ini dipersiapkan oleh analis sistem.

2.1.5. Flowchart Proses

Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial

9
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam

suatu prosedur atau sistem. Bagan alir proses menggunakan lima buah
simbol tersendiri seperti terlihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 2.2. Simbol Flowchart Proses

N SIMBOL KETERANGAN
O
1 Menunjukkan suatu operasi (operation)

2 Menunjukkan suatu pemindahan

(movement)

3 Menunjukkan suatu simpanan (storage)

4 Menunjukkan suatu inspeksi (inspection)

5 Menunjukkan suatu penundaan (Delay)

Flowchart Proses digunakan oleh perekayasa industrial dalam mempelajari

dan mengembangkan proses-proses manufacturing. Dalam analisis sistem,
Flowchart ini digunakan secara efektif untuk menelusuri alur suatu laporan
atau form.

Kelebihan penggunaan Flowchart adalah penggunaan diagram untuk

menggambarkan tahapan proses, sehingga lebih mudah dilihat dan
dipahami. Sedangkan kelemahannya adalah jika digunakan untuk
menggambarkan proses atau algoritma untuk skala kasus yang besar maka
akan dibutuhkan banyak kertas.

2.2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart

10
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam perencanaan. Ketika

kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu dengan
yang lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat
mengaturnya melalui proses penjadwalan. Jadi Gantt Chart adalah teknik
penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan.

11
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

12
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Gambar 2.6. Gantt Chart

13
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

Kelebihan penggunaan Gantt Chart adalah:

a) Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat
sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
b) Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan
kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
c) Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat
pelaporan.
Kelemahan penggunaan Gantt Chart adalah:
a) Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara
satu kegiatan dengan kegiatan lain, sehingga sulit untuk mengetahui
dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap
jadwal keseluruhan proyek.
b) Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/perbaruan bila
diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok
baru.

2.3. Critial Path Method (CPM) dan Program Evaluation and Review
Technique (PERT)

CPM dan PERT merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan

dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi
pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar dan kompleks. Ada 4
konsep yang harus dipahami dalam pembuatan CPM dan PERT yaitu:

a. Event atau Kejadian, adalah indikator dari ferforma pekerjaan baik

sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga
menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dialakukan atau
sebaliknya berdasarkan indikator ini. Contoh, bagian produksi
menerima bahan baku.
b. Activity atau Kegiatan, adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang
sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang

14
 PENGANTAR MANAJEMEN
KELOMPOK 4 PRODI DIV MANAJEMEN TRANSPORTASI UDARA (B) 2015

berkesinambungan.
c. Time atau Waktu, menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari
keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam PERT.
d. Critical Path atau indikator kritis, menunjukkan waktu kritis bagi
pengerjaan kegiatan dalam rangka path yang dapat diterima.

15