KERANGKA ACUAN KERJA (TERM OF REFERENCE)

Administrasi dan Pengelolaan Persuratan dan Pengarsipan Di SMAN 1

Gondang Tulungagung
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum
a) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
b) Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
c) UU Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pembagian Tugas Pemerintah
Daerah.
d) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia Nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip.
2. Gambaran Umum
Surat adalah dokumen yang sering masuk ke sekolah, hampir setiap
hari surat baik keluar ataupun masuk selalu ada, sebagai bentuk
komunikasi sekolah dengan pihak luar sekolah, dengan surat pula sekolah
mampu mendapat informasi dari luar sekolah. Karena informasi-informasi
dari luar sekolah mampu menjadikan sekolah mengerti atas keadaan,
kejadian dan kegiatan diluar kesibukan disekolah. Kegiatan persuratan dan
pengarsipan merupakan kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, karenanya
setiap surat yang keluar ataupun masuk mengharuskan penyimpanan
secara tepat sebagai upaya untuk meminimalisir hilangnya dokumen,
kegiatan penyimpanan yang lebih sering didengar dengan istilah
pengarsipan memiliki teknik yang telah ditetapkan sebagai upaya
mempermudah arsiparis menyimpan dan merawat dokumen. Namun,
dengan semakin bertambahnya jumlah file dokumen yang masuk
menyebabkan semakin sempitnya ruang penyimpanan dokumen arsip, hal
ini mengharuskan arsiparis melakukan penyusutan/penghapusan arsip
inaktif.
 Jumlah dokumen arsip yang yang ada di SMAN 1 Gondang
Tulungagung yang selama ini disimpan di almari secara berangsur
menyebabkan penumpukan dokumen inaktif yang berlebih. Dilihat dari
surat saja, hampir setiap hari ada surat yang masuk ataupun keluar, baik
dari sekolah ataupun kedinasan dan dokumen penting milik sekolaj seperti
SK. Jumlah surat yang tidak menentu namun dipastikan setiap hari ada
surat keluar masuk menjadikan volume surat yang cukup tinggi. Volume
surat yang cukup tinggi ini menyebabkan perlu adanya penyusutan atau
penghapusan arsip yang sudah tidak aktif (inaktif). Penghapusan surat ini
bertujuan sebagai upaya arsiparis untuk mempermudah pengelolaan arsip
dan penyimpanan arsip yang masih aktif dan inaktif, selain surat terdapat
dokumen arsip yang sudah memiliki nilai retensi yang rendah.
B. Nama Kegiatan
Penghapusan arsip inaktif di SMAN 1 Gondang Tulungagung
C. Maksud dan Tujuan
1. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk
mengurangi volume arsip inaktif di SMAN 1 Gondang Tulungagung.
2. Tujuan Kegiatan
a. Menghindari penimbunan arsip inaktif atau arsip yang sudah tidak
diperlukan
b. Penyediaan ruang penyimpanan bagi arsip aktif
c. Memudahkan arsiparis untuk merawat arsip yang masih sering
digunakan
d. Memudahkan arsiparis untuk menemukan arsip yang dibutuhkan
sewaktu-waktu
D. Indikator Keluaran
Penyusutan arsip inaktif di SMAN 1 Gondang Tulungagung memiliki
harapan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan arsiparis merawat dan menemukan arsip yang masih
memiliki daya guna
2. Membantu mengurangi anggaran pendanaan dalam perawatan arsip
 3. Meminimalisir penggunaan sumber daya manusia yang berlebih dalam
melakukan perawatan arsip
E. Pelaksanaan Kegiatan
1. Metode pelaksanaan
Untuk melaksanakan penyusutan arsip inaktif mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Pepustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun
2016 tentang pedoman penyusutan arsip.
2. Tahap pelaksanaan
a. Pembentukan panitia penilai arsip, panitia arsip menilai arsip yang akan
dimusnahkan
b. Penyeleksian arsdip melalui JRA dengan melihat kolom retensi arsip
inaktif. Dalam hal ini retensi inaktif yang telah habis atau terlampaui
dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip dapat
dikategorikan sebagai arsip usul musnah
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah yang sekurang-kurangnya dalam
daftar berisi nomor, jenis, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan
keterangan
d. Penilaian arsip dilakukan oleh panitia penilai terhadap usul musnah,
dengan melakukan verifikasi fisik arsip usul musnah
e. Permohonan persetujuan/pertimbangan kepada pihak terkait sesuai
ketentuan hukum
f. Penetapan arsip yang dihapus sesuai dengan yang disetujui pihak terkait
dan pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
g. Pemusnahan arsip inaktif
F. Lokasi Kegiatan
1. Nama Lembaga : SMAN 1 Gondang Tulungagung
2. Alamat Lembaga : Jalan raya gondang, Kecamatan Gondang,
Kabupaten Tulungagung
G. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan
1. Pelaksana kegiatan : Pengelola administrasi persuratan dan pengarsipan
 2. Penanggung jawab kegiatan : Kepala Sekolah, Kepala Sub Bagian Tata
Usaha, Sub Bagian arsip
H. Jadwal Kegiatan
Pemusnahan arsip tergantung atau menyesuaikan dengan volume arsip
inaktif yang sudah dipindahkan dan retensi arsip inaktif.