BAB 1

MANAJEMEN UMUM

Pengantar
Ilmu Manajemen merupakan ilmu yang berkembang. Dari pengertian yang umum, kini
manajemen telah dipakai dalam berbagai kegiatan dan berbagai disiplin ilmu. Tidak
hanya ilmu ekonomi saja yang mengenal dan mempelajari manajemen, tetapi dalam
bidang pembangunan konstruksi pun manajemen dibutuhkan. Oleh karena itu kita
mengenal dengan istilah MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI.
Bab ini akan membahas pengertian manajemen umum, fungsi-fungsi manejemen beserta
dengan pelatihannya.

Tujuan :
Setelah mengikuti kuliah dan mempelajari bagian ini diharapkan mahasiswa dapat :
1. Memahami pengertian manajemen dengan benar.
2. Menyebutkan fungsi-fungsi manajemen dengan baik.
3. Menyebutkan dan manjelaskan tokoh sejarah pemikiran manajemen dengan betul.

PENGERTIAN MANAJEMEN

MANAJEMEN ialah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating)
dan mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang-orang dan barang-barang
(peralatan) untuk mencapai tujuan tertentu.
Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu. Karena manajemen membahas, mengupas dan
menyampaikan berbagai sebab akibat dari suatu cabang pengetahuan secara sistematis
dan teratur.
Manajemen juga dikatakan sebagai suatu seni karena penggunaan serta penerapannya di
dalam praktek banyak berkaitan dan banyak dipengaruhi oleh faktor bakat dari masing-
masing orang. Dengan demikian orang yang lebih berbakat akan lebih mampu dan lebih
sukses menggunakan manajemen untuk mencapai tujuan tertentu daripada orang yang
kurang berbakat.
Sebagai suatu seni, manajemen dinamakan pulan sebagai “leadership” (kepemimpinan).
Dari definisi diatas dapatlah diketahui bahwa manajemen itu tidak lain adalah suatu alat
untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan bantuan orang lain dan barang/
peralatan. Dalam manajemen terkandung tiga hal :
1. Ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Ada proses kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Memerlukan bantuan orang-orang dan barang-barang /peralatan untuk
menjalankan proses kegiatan tersebut.
Ketiga hal yang terkandung dalam manajemen itu sering disebut unsur-unsur manajemen.
Artinya, manajemen diperlukan apabila ketiga unsur tersebut ada. Atau dengan perkataan
lain manajemen tidak diperlukan apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada,
misalnya manajemen tidak diperlukan jika tidak ada tujuan yang ingin dicapai, atau
untuk mencapai tujuan tidak memerlukan proses kegiatan apa-apa. Demikian juga
manajemen tidak diperlukan kehadirannya apabila ada tujuan, ada proses namun kegiatan
tersebut tidak memerlukan bantuan orang lain.
Jika digambarkan ketiga unsur manajemen tersebut adalah :

Orang-orang, Proses Tujuan

barang dan kegiatan tertentu
peralatan

Melihat unsur-unsur manajemen tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen

tidak hanya diperlukan oleh suatu perusahaan, melainkan juga sangat diperlukan di
semua bidang kegiatan. Misalnya di pemerintahan, kemiliteran, rumah sakit, proyek
konstruksi dan lain sebagainya. Itulah sebabnya kemudian timbul istilah spesifik yang
mengikuti manajemen misalnya manajemen perusahaan, manajemen proyek, manajemen
personalia dan lain-lain.

Teori dan teknik manajemen

Teori dan teknik manajemen sangat perlu untuk diketahui dan disadari oleh pelaku
manajemen. Ahli-ahli manajemen seperti Henry Fayol, Chester Barnard dan Alvon
Brown telah menyadari hal itu.
Perlunya teori dan teknik manajemen adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan efisiensi.
Jika teori dan teknik manajemen dikembangkan dan diterapkan maka efisiensi
manajerial pasti akan lebih baik. Manajer yang teliti dapat menjadi lebih efektif
dengan memakai garis pedoman yang jelas dan terbukti tanpa harus menjalankan
perusahaan secarta coba-coba yang penuh resiko.
2. Untuk mengkristalisasikan sifat manajemen,
Kurangnya pengertian mengenai konsep, prinsip dan teknik manajemen akan
menyulitkan penganalisaan pekerjaan manajerial.
3. Untuk mencapai tujuan sosial
Dalam arti luas manajemen berarti mengkoordinasikan usaha-usaha manusia
sehingga tujuan individual diwujudkan dalam keberhasilan sosial.

Fungsi-fungsi manajemen
1. Perencanaan
Yaitu menyusun aktivitas-aktivitas atau kegiatan yang akan dilaksanakan diwaktu
yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan kata lain untuk mencapai
tujuan tertentu, haruslah dipersiapkan dan direncanakan terlebih dahulu secara
matang, kegiatan apa saja yang akan dilakukan. Rencana ini nantinya akan menjadi
pedoman kerja dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan itu.
Perencanaan Rencana Pedoman kerja

Karena akan menjadi pedoman kerja, maka rencana harus disusun secara lengkap,
menyeluruh, jelas, terperinci, mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran
yang berbeda-beda supaya tidak membingungkan serta operasional
(memungkinkan untuk dilaksanakan).

Dalam perencanaan tercakup:

Menentukan sasaran yang ingin dicapai
Tindakan yang seharusnya dilaksanakan
Bentuk organisasi
Pembuatan keputusan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya
dan siapa yang melakukan

Fungsi perencanaan mempunyai empat tujuan penting :

1. Mengurangi/ mengimbangi ketidak pastian dan perubahan-perubahan di
waktu yang akan datang.
2. Memusatkan perhatian pada tujuan.
3. Mendapatkan / menjamin proses tujuan terlaksana secara ekonomis.
4. Memudahkan pengawasan.

Tujuan
atau misi
Sasaran-
sasaran
Strategi-strategi

Kebijaksanaan

Prosedur-prosedur dan peraturan-

peraturan
Program-program

Anggaran-anggaran
Hierarki rencana
Langkah-Langkah perencanaan :
1. Menyadari kesempatan-kesempatan yaitu melihat ke depan tentang kesempatan-
kesempatan yang mungkin dan kemampuan untuk melihat kesempatan-
kesempatan secara lebih jelasa dan lengkap dengan tahu kekuatan dan kelemahan
kita, mengerti tentang menngapa ingin mengatasi ketidakpastian, dan suatu visi
mengenai apa yang akan kita capai.
2. Merumuskan sasaran untuk seluruh bagian kemudian bagi tiap unit di bawahnya.
Sasaran merupakan titik akhir dari semua tindakan, di mana penekanan penting
harus diletakkan dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijaksanaan,
prosedur, peraturan, anggaran dan program.
3. Menentukan premis yaitu meramalkan / memikirkan tentang lingkungan mmacam
apa yang akan ada pada saat rencana dilaksanakan nanti, baik lingkungan ekstern
maupun intern.
4. Menentukan arah tindakan-tindakan alternatif yaitu menginventarisasi tindakan-
tindakan yang dapat / mungkin diambil untuk mencapai sasaran organisasi.
5. Mengevaluasi tindakan-tindakan alternatif. Dalam hal ini kita lihat untung
ruuginya alternatif tersebut dengan berbagai faktor dari sudut premis-premis serta
tujuan. Dalam hal ini kita dapat memanfaatkan matematika dan komputer.
6. Memilih satu alternatif yaitu memutuskan alternatif mana yang akhirnya kita
terima berdasarkan evaluasi tersebut. Dapat terjadi pula yang dipilih bukan hanya
satu alternatif atau beberapa. Langkah ini sebetulnya langkah pengambilan
keputusan.
7. Merumuskan rencana-rencana turunan. Pada langkah pemilihan alternatif diatas
biasanya perencanaan belum lengkap maka dibuat rencana yang diturunkan /
dijabarkan dari rencana pokok sehingga menjadi lebih lengkap dan operasional.
8. Menganggarkan yaitu mengisi rencana-rencana tersebut dengan angka misalnya
unit atau biaya.

Sedangkan proses pemecahan masalah dilaksanakan melalui empat langkah yaitu :

Langkah 1 : Meneliti situasi.
a. Tentukan masalah.
b. Tentukan obyek-obyek pengambilan keputusan.
c. Diagnosa dari sebab-sebab.
Langkah 2 : Kembangkan alternatif-alternatif yang kreatif.
a. Beri alternatif-akternatif yang kreatif.
b. Jangan mengadakan evaluasi pada saat ini.
Langkah 3 : Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih yang terbaik.
a. Mengevaluasi alternatif-alternatif.
b. Pilih alternatif yang terbaik.
Langkah 4 : Terapkan dan dipantau.
a. Penerapan dari rencana.
b. Memantau penerapan tersebut dan membuat penyelesaian-
penyelesaian yang perlu.

Agar benar efektif maka perencanaan sebaiknya , sederhana, fleksibel, seimbang

berdasarkan standart yang berlaku.
2. Pengorganisasian
Yaitu mengadakan pembagian kerja atau pembagian tugas dan wewenang kepada
semua orang-orang yang akan membantu melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
rangka mencapai tujuan tertentu tersebut.
Pembagian tugas dan wewenang semacam ini harus diatur dengan baik, sehingga
masing-masing orang mempunyai beban yang seimbang. Dengan demikian tidak ada
sebagian orang yang dibebani terlalu berat, dan juga tidak ada sebagian orang yang
dibebani tugas yang telampau ringan. Disamping itu pengorganisasian juga
menghendaki agar masing-masing orang benar-benar menjalankan tugas dan
menduduki jabatan yang tepat, yang benar-benar sesuai dengan kemampuan, keahlian
serta keterampilan yang dimilikinya (the right man in the right place). Bentuk dalam
pengorganisasian biasanya diwujudkan dalam bentuk struktur organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi.
Supaya suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik, diperlukan prinsip-
prinsip yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaannya.
Prinsip-prinsip organisasi yang dianggap penting :
1. Prinsip perumusan tujuan.
Artinya sebelum organisasi disusun harus ada tujuan yang mendasari pendirian
organisasi. Tujuan ini akan menentukan aktivitas-aktivitas apa saja yang
dibutuhkan untuk mencapainya secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja.
Suatu tujuan dapat dibagi habis dalam kelompok-kelompok aktivitas. Dalam hal
ini kelompok/ bagian tersebut harus jelas apa kegiatannya dan tanggung
jawabnya.
3. Prinsip pendelegasian wewenang.
Setelah pembagian aktivitas atau bagian, harus tampak juga pendelegasian
wewenang supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitasnya dan dituntut
tanggung jawabnya.
4. Prinsip koordinasi.
Prinsip ini bertujuan supaya bagian-bagian tidak berjalan sendiri-sendiri sebab
tujuan yang ingin dicapai adalah satu.
5. Prinsip rentang manajemen.
Yaitu bahwa organisasi dapat harus mengawasi secara efektif, sesuai dengan
kondisi dan situasi yang dihadapi.
6. Prinsip tingkat pengawasan.
Berjalannya suatu organisasi tidak dapat dijamin bila tidak ada pengawasan. Oleh
karena itu penyusunan organisasi perlu diperhatikan dengan memperhatikian
kemudahan pengawasan
7. Prinsip kesatuan perintah
Dalam organisasi seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan, Bawahan
hanya menerima perintah dari atasannya dan bertanggung jawab kepadanya.

Bentuk-bentuk struktur organisasi :

Terdapat bermacam-macam struktur organisasi, pemakain bentuk organisasi sangat
tergantung dari besar kecilnya perusahaan, sifat kegiatannya dan lain sebagainya.
Bentuk dan jenis organisasi tersebut adalah :
1. Organisasi garis/lini.
Adalah bentuk organisasi dimana tugas dan wewenangnya mengalir secara
langsung dari atas ke bawah, sedangkan pertanggungjawaban dari bawah ke
atas. Dengan demikian setiap orang dalam struktur organisasi ini hanya
mempunyai satu atasan langsung.

Contoh :

Pengawas pelaksana

Supervisor A Supervisor B Supervisor C

Pekerja pelaksana Pekerja pelaksana Pekerja pelaksana

2. Organisasi garis dan staff

Hampir sama dengan organisasi garis, organisasi ini dilengkapi dengan
adanya staf yang bertugas berdasarka keahliannya membantu memberikan
nasehat dalam mengambil suatu keputusan. Dalam organisasi ini ada dua
kelompok yang menjalankan organisasi yaitu :
a. Orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan yang digambarkan dengan garis/ lini.
b. Orang-orang yang melakukan tugasnya berdasarkan keahliannya dan
memberikan saran-saran operasional. Orang ini disebut staff.

Contoh organisasi garis dan staf.

Staf Direktur Staf

Bagian Bagian Bagian

Subbagian Subbagian Subbagian Subbagian

 3. Organisasi panitia
Ialah struktur organisasi garis atau organisasi garis dan staf yang dibentuk
untuk keperluan / tugas khusus. Organisasi ini juga bekerja untuk jangka
waktu yang terbatas.

Contoh organisasi panitia

PIMPRO

WAPIMPRO

Div :Keuangan Div : Teknik Div : Div :

Operasional Operasional

3. Pengarahan
Yaitu mengarahkan, mempimpin, membimbing, dan mmemberi contoh kepada orang-
orang yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dengan rencana yang bagus serta pembagian tugas dan wewenang yang bagus juga,
belumlah menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut
pasti akan lancar dan sukses. Dari hari ke hari masih diperlukan adanya pengarahan,
bimbingan, petunjuk-petunjuk dan bahkan contoh-contoh kepada para pelaksana. Hal
ini disebabkan karena dari hari ke hari tentu masih akan dijumpai berbagai problem
yang tidak terduga yang tidak tertuang dalam rencana.

Dalam pengarahan terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain :

a. Faktor manusia.
Dalam menghadapi pekerja, kita harus memperlakukan sama. Karena berdasarkan
teori ini setiap individu mempunyai perasaan yang berlainan. Pada prinsipnya
manusia tidak ada yang sama. Bagi manusia martabat itu penting dan manusia
seutuhnya harus mendapat perhatian.
b. Motivasi
Menurut Berelson & Stainer, motivasi adalah keadaan pada diri manusia yang
mendorong, mengaktifkan, menggerakkan dan mengarahkan pelaku ke arah
tujuan.

Dalam rangka memberi dorongan gairah kerja kepada pelaksana, beberapa teori
motivasi adalah :
1) Teori hierarki kebutuhan
Teori ini berdasarkan pada hukum “skala prioritas” yang menyatakan bahwa tiap
orang akan menyusun skala prioritas. Menurut teori ini semangat kerja akan
 timbul apabila masing-masing orang diberikan pemenuhan kebutuhannya. Oleh
karena itu bagi seorang pengelola harus bisa memenuhi kebutuhan bawahannya.
Dengan demikian ia bisa mempengaruhi anak buahnya.

2) Teori dua faktor

Menurut teori ini semangat kerja akan dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu hal-hal
yang memuaskan dan tidak memuaskan. Hal yang memuaskan akan menjadi
faktor pendorong (motivasi), sedangkan hal-hal yang tidak memuaskan akan
menjadi semangat kerja seseorang. Menjadi kewajiban seorang pemimpin untuk
berusaha agar setiap hal dapat menjadi pendorong dan bukan menjadi faktor
penghambat.

3) Teori X dan Y
Teori ini dikemukakan oleh Douglas Mac Gregor, yang menyatakan bahwa
terdapat dua sikap daasar manusia dalam kaitannya dengan bekerja yaitu :
Sikap dasar menurut teori X :
Pada dasarnya manusia itu mempunyai sikap malas bekerja, tidak suka
menggunakan pikirannya, tidak suka berinisiatif, tidak suka mengeluarkan ide-ide
dan tidak suka diberikan tanggung jawab.
Menurut teori ini motivasi kerja semata-mata untuk mendapatkan kontra produksi
berupa materi belaka.
Sikap dasar menurut teori Y :
Sebaliknya menurut teori ini pada dasarnya manusia itu senang bekerja. Bekerja
merupakan tuntutan naluri kodrati. Bekerja adalah merupakan sesuatu yang
menyenangkan bukan merupakan beban yang memberatkan. Mereka suka
bekerja, suka menggunakan kemampuan pikirannya. Motivasi kerja tidak selalu
dikaitkan dengan materi semata.

4. Pengkoordinasian
Yaitu menciptakan suatu kerja sama yang baik, kerja sama yang terpadu antara orang-
orang yang melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan. Mengingat bahwa
semua kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing orang adalah dalam rangka
mencapai tujuan tertentu, maka berarti bahwa antara kegiatan yang satu dengan
kegiatan yang lain saling berkaitan erat. Oleh karena itu diperlukan saling kerja sama
di antara bagian agar tujuan dapat tercapai dengan lancar. Tanpa adanya kerjasama
niscaya tujuan tidak akan dapat tercapai.

5. Pengawasan / pengendalian
Yaitu mengadakan evaluasi dan pengawasan terhadap orang-orang yang
melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Pengawasan berarti
juga mengadakan evaluasi terhadap pekerja; kualitas, prosedur dan material yang
dipakai. Yang pokok dalam pengendalian adalah untuk mengetahui apakah
pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Apakah ada
penyimpangan-penyimpangan. Jika terdapat penyimpangan maka diadakan penelitian
tentang sebab terjadinya penyimpangan dan diambil kebijaksanaan tindak lanjutnya
(follow up) untuk dijadikan pedoman bagi kegiatan berikutnya.
Pengendalian mencakup upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi,
membandingkan pelaksanaan dengan standar dan mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan.

Langkah-langkah pengendalian :
1. Menetapkan standar
2. Mengukur hasil dan
3. Membetulkan penyimpangan

Skema pengendalian

Menetapkan Pengukuran Apakah N Membetulkan

standar prestasi kerja prestasi penyimpangan
sudah
sesuai
dengan
rencana?

Y
Melanjutkan /
menyelesaikan

Rangkuman :
Manajemen adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengkoordinasian
(coordinating) dan mengadakan pengawasan (controlling) terhada orang-orang dan
barang-barang(peralatan) untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam manajemen terkandung tiga hal :

1. Ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Ada proses kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Memerlukan bantuan orang-orang dan barang-barang / peralatan untuk
menjalankan proses kegiatan tersebut

Kesimpulan
Lihat Piramida Manajemen
Manajemen yang berhasil

Latihan : 2
1. Sebutkan definisi manajemen? 3
2. Tuliskan fungsi-fungsi manajemen!
3. Apa yang dimaksud dengan teori X dan Y?
4. Apa yang dimaksud dengan teori hierarki kebutuhan?