Pengertian Korespondensi

           Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah
correspondence dalam bahasa inggris,yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan
surat.Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi hal tentang
surat-menyurat(1989:462)
Korespondensi juga dapat diartikan dengan berkirim-kirim surat.Ini berarti bahwa
korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi menggunakan surat sebagai sarana.Orang yang
berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi diatas dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah
satu jenis komunikasi tulis.Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang
lain,antara seseorang dengan intansi atau sebaliknya,antara organisasi dengan organisasi,dan
sebagainya.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa korespondensi adalah komunikasi antara
seseorang dengan orang lain,atau seseorang dengan instansi atu sebaliknya,antara seseorang
dengan instansi atau sebaliknya,antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya,antara
instansi dengan instansi,antar organisasi dengan organisasi,dan sebagainya dengan
menggunakan surat sebagai sarana.Aktivitas berkorespondensi tentunya melalalui suatu
proses,yaitu penulisan,pengiriman,dan penerimaan surat.

Kondisi Korespondensi Masa Kini

           Perkembangan di semua bidang kehidupan kini menuntut perubahan yang mendasar
dalam penyampain informasi yang berlangsung secara timbal-balik.Dapat diwujudkan bahwa
budaya yang mengutamakan kelisanan dengan perlahan-lahan  telah beralih kea rah budaya
yang mementingkan keberaksaraan.Ini berarti secara lambat laun,kita menuju ke peradaban
modern yang mengandalkan komunikasi tulis yang dapat menempuh jarak tempat dan waktu
karena membekas dengan lebih berkesan.Bahkan dalam banyak hal,yang bersurat telah
dianggap orang lebih berbobot sebagai bukti dari yang diucapkan.                              Pada
kenyataan bahwa korespondensi sebagai salah satu jenis komunikasi tulis sudah mulai
memasyarakat.Aktivitas berkorespondensi tidak hanya dilakukan oleh kaum terpelajar,tetapi
juga dilakukan oleh kaum awam yang bukan tunaaksara.Berkorespondensi sudah menjadi
tugas rutin bagi sebagian kecil masyarakat bangsa kita.Para sekretaris dan pegawai yang
khusus bertugas dalam administrasi dalam intansi pemerintah maupun swasta selalu sibuk
 membuat konsep dan mengetik surat.Hal ini disebabkan betapa banyaknya surat yang harus
ditulis dan dikirim setipa hari.Selain itu,sahabat pena sudah lama popular di kalangan remaja
kita.Mereka mengadakan hubungan antara sesamanya di tanah air,untuk menyatakan
hasratnya,cita-citanya dan hobinya masing-masing melalui menulis.                      Sebagai
masyarakat, bangsa kita telah menunjukkan kemajuannya dalam berkorespondensi.Hal ini
dapat diketahui dari kondisi tata relasi,baik diantara pengusaha industri dengan wirausaha
bisnis dan pejabat pemerintah ataupun antara sesamanya yag semakin meningkat.Realitas itu
melatarbelakangi munculnya tuntutan kiat berkorespondensi yang efektif dan canggih,demi
kelancaran operasi mereka.Akibatnya gaya berkorespondensi mereka bersifat
dinamis.                                                                                                           Namun, dalam
praktiknya korespondesinya banyak sekali instansi yang melakukan kesalahan.Kesalahan
yang dimaksud,antara lain sebagai berikut:
1.   Susunan redaksi surat tidak menentu
2.   Penggunaan bentuk surat tidak menentu
3.   Penulisan alamat kurang tepat
4.   Kalimat yang digunakan ,ada yang bertele-tele
5.   Kalimat yang digunakan banyak yang tidak memenuhi syarat kebahasaan
6.   Penulisan kata atau istilah banyak yang tidak tepat
7.   Penulisan banyak yang melanggar kaidah-kaidah ejaan yang disempurnakan terutama dalam
hal pemakaian huruf kapital,penggunaan tanda baca,dan pemenggalan kata atas suku kata.
Khalayak pemeran korespondensi benar-benar menyadari bahwa kesalahan-kesalahan
yang dilakukan dalam penulisan surat dapat berdampak negative dalam kegiatan
berkorespondensi.Kesalahan-kesalahan dapat menyebabkan ketidakjelasan surat yang
dihasilkan dan dalam pemanfaatannya sebagai sarana komunikasi dapat menyebabkan
terhambatnya komunikasi.Dalam instansi pemerintahan terhambatnya komunikasi dapat
menjadi kendala dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan.Dalam perusahaan
terhambatnya komunikasi dapat menyebabkan berbagai masalah pada banyak pihak; kalui hal
itu sering terjadi,maka perkembangan perusahaan itu akan terhambat pula.     Karena
itu,kesalahan –kesalahan penulisan surat dalam aktivitas berkorespondensi harus
dihindarkan.Kesalahan-kesalahan penulisan surat yang dilakukan para pegawai yang bertugas
dalam tulis-menulis surat di lembaga pemerintahan maupun di perusahaan-perusahaan,akan
dapat berkurang secara berangsur-angsur dengan cara member tata cara korespondensi yang
benar kepada mereka.
Pengetahuan Tentang Korespondensi
 Ada dua fenomena umum yang biasa ditemukan dalam dunia korespondensi kita.Pertama
telah disinggung pada penjelasan sebelumnya,adanya surat yang relative sulit.Kesulitannya
terlihat pada pengungkapan masalah atau ide yang kurang baik atu berbelit-belit,penggunaan
bentuk surat yang tidak atau kurang tepat,penulisan yang salah,dan penggunaan bahasa yang
kurang efektif dan efisien.Kedua adanya pegawai baru dibagian administrasi,baik di instansi
pemerintahan maupun swasta yang sering kewalahan dalam menangani
pengonsepan,pengiriman,dan penerimaan surat.                 Realitas itu dapat disebabkan
kekurangcermatan penulis atu pegawai dalam menulis atau mengonsep  surat,baik dalam
mengungkapkan pikiran,menggunakan bentuk surat maupun dalam bidang
korespondensi.Oleh karena itu para pegawai terutama pegawai baru yang bertugas dalam
urusan surat-menyurat di setiap instansi,patut meningkatkan kecermatannya dalam menulis
berbagai jenis surat dan meningkatkan pengetahuannya dalam bidang
korespondensi.                                                                              Pengetahuan tentang
korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pengetahuan tentang bahasa surat,
pengetahuan tentang penulisan surat, dan pengetahuan tentang pengiriman dan penerimaan
surat. Pengetahuan tentang bahasa surat mencakup sifat bahasanya dan berbagai aspek
pengetahuan bahasa yang diperlukan. Pengetahuan tentang penulisan surat mencakup bentuk-
bentuk surat,bagian surat,tahap-tahap penulisan surat dan jenis-jenis pennulisan surat beserta
penulisannya. Lalu pengetahuan tentang pengethuan dan pengiriman surat mencakup
berbagai hal yang berkenaan dengan masalah pengiriman dan penerimaan surat. Kemudian
yang menyangkut penggunaan bahasa dalam penulisan surat sudah selayaknya bahwa
pemeran korespondensi telah memiliki kemampuan dasar menulis yang memadai.

Pengertian Surat
     Surat adalah salah satu komunikasi tertulis (Sudaryono,1983:1) dan
Pratjihno(1983:1). Surat dalah salah satu jenis tulisan. Lalu sebagai suatu jenis tulisan, surat
ditulis seperti halnya tulisan-tulisan lain. Oleh karena itu seseorang yang hendak menulis
surat,harus terlebih dahulu mengetahui tata tulisan dan memiliki keterampilan tulis yang
efektif dan mengembangkan paragraph serta dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah yang
berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan.                                                                 
Finoza menyatakan bahwa surat adalah informasi tulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-
menyurat(1991:1). Dalam hal ini,yang dimaksud dengan informas tertulis ialah informasi
yang berupa kabar seperti penawaran ,pesanan, panggilan, permohonan, dan
 sebagainya.                                                                                                                          
Yasin memberikan keteranga mengenai surat sebagai berikut:
1.      Pada dasarnya surat adalah alat komunikasi jaraj jauh antar manusia dengan mempergunakan
bahasa tulis dan secarik kertas sebagai sarananya.
2.       Dengan kata lain disebutkan bahwa surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran,isi
hati,maksud atau kehendak pada orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan
kertas sebagai saranya(2002:6)
Sejalan dengan informasi tersebut,diketahui bahwa setiap surat mengandung pesan. Pesan
yang ditulis atupun dicetak dapat berupa berita atau kabar, pernyataan, permohonan,
keputusan, pengakuan, intruksi, sikap, dan sebagainya. Lalu dalam proses pengirimannya
surat biasanya dimasukkan ke dalam amplop.Tetapi ada juga surat yang tidak dimasukkan ke
dalam amplop,misalnya kartu pos, warkat pos, wesel pos ,kartu mahasiswa dan
sebagainya.Khusus untuk kartu mahasiswa dan kartu penduduk biasanya bersampul plastic,
sehinnga pembaca tidak mesti membuka sampulnya untuk membacanya. Kemudian amplop
surat ada juga yang dicap dan tidak dicap. Amplop surat yang biasnya dicat digunakan untuk
surat yang dikeluarkan instansi atupun organisasi. Lalu amplop yang tidak dicap, biasnya
ditulis oleh seseorang (tidak ada nama instansi).
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa surat dalah alat komunikasi tulis yang
berisi berita /kabar, pernyataan, permohinan, keputusan, pengakuan, intruksi, ataupun sikap
dan sebagainya yang dikeluarkan oleh sesorang, instansi, atau organisasi. Itulah sebagai saran
yang digunakan dalam berkorespondensi.

Fungsi Surat
      Tidak dapat disangkal bahwa korespondensi memiliki peran penting dalam kehidupan
manusia.Dengan berkorespondensi orang dapat berkomunikasi dengan sesamanya walaupan
dalan jarak geografis yang beribu-ribu kilometer.Selain itu dengan berkorespondensi orang
dapat berkomunikasi dengan orang-orang yang hidup pada berratus-ratus tahun uang lalu
(wasiat) , dengan orang-orang yang harus dihadapinya (surat edaran), dengan orang yang
dicintainya, dan dengan siapa saja yang dia mau.                  Memang,pemakaian alat
komunikasi hasil kemajuan tehnologi seperti telegraf, telepon, radio, televisi, faxmille,
handphone, teleprinter, dan sebagainya sudah berkembang pesat. Namun hal itu tidak
menyebabkan berkurangnya peranan surat. Malah penyampaian pesan dengan alat itu sering
 disertai dengan pengiriman surat.                 Surat mempunyai kelebihan sendiri, diantaranya
adalah:
1.      Surat bias menjadi bukti hitam di atas putih
2.      Surat dapat mengungkapkan banyak hal
3.      Surat dapat dibaca kembalai oleh pembaca (sasran surat) bila dia lupa isinya
4.      Biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah
Berdasarkan uaraian diatas maka fungsi imum surat adalah sebagai alat komunikasi tak
langsung  atau tidak tatap muka.Fungsi khusus dapat digunakan sebagai berikut:
        Sebagai alat dokumentasi
        Sebagai alat pengingat
        Sebagai buku historis
        Sebagai pedoman pelaksanan pekerjaan
        Sebagai duta penulis
Kesimpulan
Korespondensi memiliki peran penting dalam kehidupan manusia.Dengan
berkorespondensi orang dapat berkomunikasi dengan sesamanya walaupan dalan jarak
geografis yang beribu-ribu kilometer.Selain itu dengan berkorespondensi orang dapat
berkomunikasi dengan orang-orang yang hidup pada berratus-ratus tahun uang lalu (wasiat) ,
dengan orang-orang yang harus dihadapinya (surat edaran), dengan orang yang dicintainya,
dan dengan siapa saja yang dia mau.