1. Daftar Isi
2. Pengantar
3. Kegiatan Belajar
4. Rangkuman
5. Latihan
6. Daftar Pustaka
MODUL V
----------------------------------------------------------------------------------------
PENGANTAR
A. Desain Organisasi
Desain organisasi adalah suatu model yang dipilih oleh organisasi untuk
melakukan koordinasi dan pengendalian tugas-tugas dalam organisasi termasuk
di dalamnya bagaimana seluruh anggota organisasi dimotivasi agar mengeluarkan
segenap energi dan kemampuannya untuk memaksimalkan kemampuan dan
sumberdaya organisasi dalam memproses, menciptakan menghasilkan sesuatu
yang bernilai bagi organisasi baik barang maupun jasa.
Jones (2001: 34-58) mengemukakan beberapa tantangan dalam mendesain
organisasi yaitu; diferensiasi, diferensiasi - integrasi, sentralisasi-desentralisasi
dan standardisasi – penyesuaian bersama (mutual adjusment)
Tantangan tersebut dimaksudkan bahwa dalam desain organisasi
senantiasa akan ditemui dua situasi yang dilematis antara dua kutub yang saling
berseberangan. Situasi tersebut mengharuskan pimpinan organisasi atau
perusahaan melakukan pilihan-pilihan desain mana yang paling efektif, produktif
dan juga efisien bagi organisasinya. Setiap pilihan mempunyai konsekuensi-
konsekuensi sesuai dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing desain.
B. Diferensiasi
Diferensiasi menurut Jones adalah “ the process by which an organization
allocates people and resources to organizational task and establishes the task and
authoriity relationship that allow the organization to achieve its goals. Pada
intinya pendapat Jones tersebut ingin mengemukakn bahwa diferensiasi pada
dasarnya adalah sesuatu proses yang dilakukan oleh pimpinan organisasi dengan
cara membagi-bagi anggota organisasi berikut sumberdaya yang diperlukan ke
dalam bidang-bidang tugas sesuai kebutuhan organisasi. Pada saat bersamaan
pembagian bidang-bidang tugas tersebut disertai dengan tugas pokok, fungsi,
wewenang dan tanggung jawab setiap bidang.
Konsep diferensiasi dapat juga disamakan dengan konsep pembagian kerja
(division of works) dan jika sudah menyangkut sumberdaya manusia bisa
diartikan sebagai spesialisasi organisasi. Tinggi rendahnya tingkat diferensiasi
ditentukan oleh seberapa besar organisasi. Pada organisasi kecil tingkat
diferensiasi cenderung rendah, karena pembagian kerjanya tidak terlalu banyak, 1
– 2 bidang tugas saja. Semakin besar organisasi, maka tingkat diferensiasinya
menjadi semakin tinggi. Hal ini karena semakin besar organisasi, pembagian
bidang tugas menjadi semakin banyak baik dalam cakupan bidang tugas fungsi
maupun kedalaman bidang (tingkatan atau level strata organisasi
Bangunan dasar difrerensiasi adalah peran-peran organisional yang harus
dilakukan oleh seseorang dalam organisasi. Jones (2001:36) mendefinisikan
“organizational role is a set of task-related behaviors required of a person by his
or her position in an organization”
Ada keterkaitan antara peran seseorang, tugas yang harus dilakukan
dengan penggunaan sumberdaya dan capaian tujuan organisasi. Jones (2001:36)
menyatakan dalam kalimat berikut “A person who is given role with identifiable
tasks and responsibilities can held accountable for the resources used to
accomplish the duties of that position.” Pernyataan Jones ini ingin menunjukkan
bahwa tugas-tugas yang harus diemban oleh seseorang harus jelas dan rinci, dapat
diidentifikasi batas-batas tugas dan tanggung jawabanya. Dengan batas-batas yang
jelas maka penggunaan sumberdaya dapat dipertanggungjawabkan ketika yang
bersangkutan menyelesaikan kewajibannya sesuai dengan posisinya.
Dalam pembagian bidang-bidang tugsa dalam pengelolaan organisasi
sebagaimana dikemukakan di atas terdapat tugas dan fungsi, wewenang dan
tanggung jawab pada setiap setiap bidang.
Tugas pokokdan fungsi (dalam hal ini fungsi) menurut Jones (37) adalah “
a function is a subunit composed of a group of people, working together, who
posses similar skills or use the same kind of knowledge, tool, or technicques to
perform their jobs.” Fungsi dalam pernyataan Jones adalah fungsi unit-unit atau
bidang tugas dalam organisasi. Tentu berbeda dengan fungsi masinga individual,
dimana fungsi individual adalah peran-peran yang harus dijalankan dalam
organisasi sebagaimana dikemukakan pada paparan sebelumnya
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi maka seseorang harus
mendapatkan pelimpahan wewenang dari pimpinan atau dari organisasi.
Pelimpahan pimpinan bisa dalam perintah langsung yang mungkin tidak
tercantum dalam uraian “organizational role” , tugas yang sifatnya tidak
permanen, tetapi hanya dalam jangka waktu dan peran tertentu. Kewenangan yang
paling tinggi dan permanen adalah kewenangan yang tercantum dan melekat pada
jabatan atau pekerjaan seseorang sebagaimana tercantum dalam surat keputusan,
dalam uraian struktur dan tata kerja organisasi.
Kewenangan sendiri didefinisikan sebagai berikut “authority is power to
hold of people accountable for their actions and to make decisions concerning the
use organizational resources” (Jones, 2001: 37) Definisi Jones ini menyiratkan
(1) bahwa kewenangan terletak pada tangan pimpinan, pada tingkatan manapun
posisi pimpinan berada baik di puncak, menengah, maupun bawah (2)
kewenangan diwujudkan dalam bentuk pengambilan keputusan baik yang bersifat
tertulis, terencana maupun spontanitas (3) bahwa kewenangan yang dimilikinya
membuat tindakan yang dilakukan oleh pimpinan memiliki akuntabilitas (dasar,
proses dan hasil akhir) harus dapat diterima secara rasional dan
dipertanggungjawabkan dalam penggunaan orang-orang dan sumberdaya
organisasi.
Batas-batas kejelasan kewenangan dan tanggung jawab yang dituntut dari
seorang pimpinan maupun bukan (hanya)dapat diketahui jika diferensiasi peran-
peran dalam organisasi yang diterjemahkan ke dalam peran individual dalam
organisasi dibuat secara jelas (clearly)
Bagaimana menjamin seseorang menggunakan kewenangan yang dimiliki
untuk mengerjakan perannnya menurut bidang tugasnya dan fungsi yang
ditentukan? Maka dalam hal ini diperlukan suatu suatu control dari pemberi
wewenang untuk melakukan koordinasi dan memberikan motivasi kepada para
anggota organisasi untuk bekerja dalam koridor kepentingan dan tujuan organisasi
a) Diferensiasi berdasarkan fungsi dan divisi
Diferensiasi berdasarkan fungsi dan divisi dikenal juga dengan istilah
diferensiasi horisontal yang dapat didefinisikan (Jones, 2001 : 40) “ the way an
organization groups organizational tasks into roles and roles into sub units
(functions and divisions)
Pada dasarnya tidak ada perbedaan antara diferensiasi fungsi dan divisi.
Diferensiasi ini tetapi mengacu kepada bidang tugas yang sama. Perbedaannya
pada tingkatannya dimana divisi adalah sekumpulan fungsi-fungsi yang memiliki
bidang tugas yang sama untuk menghasilkan produk atau jasa tertentu Secara
umum ada lima fungsi dalam organisasi (Jones, 2001:38) yaitu support function,
production function, maintenance function, adaptive function dan managerial
function. Namun dalam penerapannya disesuaikan dengan ukuran organisasi.
Semakin besar organisasi, dan organisasi semakin kompleks, kelima fungsi ini
semakin lengkap. Semakin kecil organisasi, dimana organisasi tidak terlalu
kompleks, hanya fungsi-fungsi inti saja yang dalam organisasi
(1) Fungsi pendukung
Fungsi ini menjalankan bidang tugas memfasilitasi organisasi berkaitan
dengan hubungan organisasi dengan lingkungan luar organisasi. Berdasarkan
pengertian tersebut, maka fungsi pembelian bahan baku, fungsi penjualan dan
pemasaran serta fungsi advokasi dan hubungan masyarakat termasuk ke
dalam fungsi
(2) Fungsi produksi
Fungsi produksi berkaitan dengan tugas-tugas mengelola proses pengolahan
agar masukan bahan baku dengan membuat produk dengan memberikan nilai
tambah yang lebih besar. Termasuk dalam hal ini operasi produksi,
pengendalian produksi dan pengendalian kualitas.
(3) Fungsi pemeliharaan
Fungsi ini berkaitan dengan pemeliharaan kepersonaliaan (mulai dari
penarikan, pelatihan, peningkatan kemampuan), fungsi pemeliharaan
peralatan, dan fungsi pemeliharaan janitor dan lingkungan kantor secara
umum
(4) Fungsi adaptasi
Fungsi bagaimana organisasi menyesuaikan diri secara terus menerus
terhadap perubahan dalam lingkungannya. Termasuk ke dalam hal ini adalah
penelitian dan pengembangan, penelitian pasar, perencanaan jangka panjang.
Kesemuanya dilakukan dengan cara belajar dari dan berupaya mengelola
lingkungan
(5) Fungsi Manajerial
Aktivitas fungsi ini memfasilitasi pengendalian dan koordinasi di antara
berbagai bagian dalam organisasi. Termasuk ke dalam fungsi ini adalah
pembagian fungsi pada level pimpinan puncak seperti menyusun kebijakan
dan strategi, pimpinan menengah mengelola sumber-sumberdaya dengan cara
membagi dan mengalokasi sesuai arahan dari kebijakan dan strategi yang
telah ditetapkan, dan pimpinan tingkat bawah mengawasi dan melaksanakan
secara langsung kegiatan harian di tempat kerja
C. Integrasi
Diferensiasi horisontal yang membagi orang-orang ke dalam fungsi dan
divisi akan menyebabkan setiap orang fokus pada bidangnya. Hal ini akan
mendorong setiap orang menjadi spesialis dan ahli di bidangnya. Namun
demikian, saking fokus dan spesialnya setiap orang di bagian masing-masing
memunculkan kecenderungan yang disebut subunit orientation (Jones, 2001:41)
“a tendency to view one’s role in the organization strictly from the persepective
of the time frame, goals and interpersonal orientations of one’s subunit.” Dalam
bahasa sehari-hari sering mendengar istilah ego sektoral tiada lain adalah orientasi
sub unit. Hal ini akan menghambat komunikasi dan saling belajar antara satu unit
dengan unit lain.
Bagaimana menghindari hal tersebut? Disinilah fungsi integrasi
diperlukan. Integrasi sendiri diartikan sebagai “the process of coordinating
various tasks, functions and divisions so that they work together and not at cross-
purpose” (Jones, 42) .Fungsi integrasi dapat dilakukan dengan cara kooperasi,
koordinasi dan komunikasi di antara unit atau bagian yang terpisah
Tabel 1 Contoh Mekanisme Integrasi
Mekanisme Integrasi Penjelasan
Hirarki Otoritas Mekanisme yang dibuat dengan menempatkan seorang
pegawai dalam level tertentu dengan membuat laporan
khusus kepada siapa yang ditentukan
Kontak langsung Pimpinan melakukan pertemuan secara tatap muka untuk
mengkoordinasikan aktivitas
Peran pengubung Seorang pimpinan tertentu yang ditunjuk dan diberi
tanggung jawab untuk mengkoordinasikan bersama dengan
pimpinan bagian ain atas nama kedua unit tersebut
Satuan Tugas Seorang pimpinan yang ditunjuk untuk memimpin suatu
komite khusus mengkoordinasi lintas kegiatan dan fungsi
Tim Pimpinan secara teratur mengadakan pertemuan dengan
komite tetap untuk mengkoordinasikan kegiatan
Integrasi Peran Membentuk suatu peran baru atau khusus untuk
mengkoordinasikan kegiatan dua atau lebih fungsi atau
divisi
Integrasi Bagian Pembentukan bagian baru untuk mengkoordinasikan
kegiatan beberapa fungsi atau divisi
Sumber : diadaptasi dari Jones (2001 : 42)
Diferensiasi dan integrasi dalam organisasi merupakan dua hal yang saling
berhadapan, namun diperlukan karena saling melengkapi. Oleh karena itu yang
perlu diperhatikan oleh pimpinan puncak organisasi bagaimana menciptakan
keseimbangan antara diferensiasi dan integrasi. Diferensiasi yang berlebihan akan
mengakibatkan aktivitas organisasi sulit untuk dikendalikan. Integrasi yang
berlebihan akan mengakibatkan keleluasaan tiap bagian organisasi menjadi
terhambat, karena setiap keputusan (yang harus diambil cepat sekalipun), harus
selalu dilaporkan atau dikoordinasikan lebih dahulu, yang berarti menjadi lambat
Jones (2001: 46) mengemukakan ada dua hal yang harus diperhatikan
ketika akan mendesain diferensiasi sekaligus integrasi; (1) carefully guide the
process of differentiation so that it develops the core competences that give the
organization a competitive advantage; (2) carefully integrate the organization by
choosing appropriate integrating mechanisms that allow sub units to cooperate
and that build up the organization’s core competences.
Diferensiasi vertikal membagi orang atau kelompok atau bagian dalam
organisasi ke dalam tingkatan atau level-level tertentu yang disebut dengan
hirarki. Diferensiasi vertikal berkaitan dengan tingkat seberapa besar kewenangan
sekaligus tanggung jawab yang harus dipikul oleh seseorang sesuai dengan posisi
dalam hirarki tersebut. Dalam diferensiasi vertikal akan ditemukan dua hal yang
saling berhadapan yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Pengertian sentralisasi dan
desentralisasi dikemukakan oleh Jones (2001: 47) dimana sentralisasi adalah “an
organizational set up whereby the authority to make important decisions is
retained by managers at the top of hierarchy. Sedangkan desentralisasi “an
organizational setup whereby the authority to make important decisions about
organizationa resources and to initiate new projects is delegated to managers at
all levels in the hierarchy” Keseimbangan antara desentralisasi dan sentralisasi
akan membuat organisasi menjadi berjalan secara efektif.
Kelebihan sentralisasi terletak pada keefektifan pimpinan dalam
memusatkan dan mengkoordinasikan kegiatan secara terfokus. Namun karena
semua terletak pada pimpinan, dapat mengakibatkan beban yang berlebih pada
pimpinan, karena harus mengurus hal-hal teknis sehari-hari dan juga hal-hal
strategis yang bersifat jangka panjang. Beban berlebih membuat pimpinan yang
semula fokus menjadi tidak fokus lagi mana yang akan menjadi titik berat
pekerjaan dan prioritas pimpinan. Tambahan lagi sentralisasi yang terlalu ketat
akan mematikan inisiatif, karena takut dengan risiko dan sangsi dari pimpinan
Sedangkan kelebihan desentralisasi tertelak pada keleluasaan pimpinan
organisasi pada level bawah mengambil keputusan yang diperlukan di tempat
mereka bekerja. Keleluasaan ini juga sekaligus memperlihatkan seberapa tinggi
kemampuan yang dimiliki oleh pimpinan pada organisasi di level bawah
diperlihatkan dengan ketepatan dan keakuratan dalam mengambil keputusan
tersebut. Keleluasaan juga memberikan pelatihan tidak langsung dalam
mengambil risiko atas keputusan yang dibuatnya.
E. Struktur Organisasi
Desain atau desain-desain organisasi sebagaimana sudah diuraikan di atas
sangat berpengaruh terhadap tingkah laku orang-orang dalam organisasi, dus,
juga berpengaruh terhadap prestasi dan kinerja individu maupun organisasi secara
keseluruhan. Jika diterapkan secara konsisten, maka desain organisasi yang dipilih
atau dibangun akan tergambar dalam struktur organisasi.
Struktur Organisasi memiliki tiga komponen:
1. Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi. Termasuk
di dalamnya tingkat spesilisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan
di dalam hirarki organisasi, tingkat sejauh mana organisasi tersebar secara
geografis.
2. Formalitas
3. Sentralisasi
Mempertimbangkan di mana letak dari pusat pengambilan keputusan. Di
beberapa organisasi, pengambilan keputusan sangat disentralisasi dimana
masalah-masalah dialirkan ke atas dan para pimpinan puncak memilih
keputusan yang dianggap paling tepat. Pada kasus lainnya, pengambilan
keputusan cenderung bersifat didesentralisasi.
Sebuah organisasi bukan disentralisasi atau didesentralisasi tapi cenderung
disentralisasi atau cenderung didesentralisasi.
Secara garis besar ada dua macam struktur organisasi yaitu struktur
mekanik dan struktur organik
1. Struktur Mekanik
Pengertian mekanik dapat dipersamakan dengan mesin. Oleh karena itu
struktur organisasi yang mekanik, kurang lebih sama dengan struktur yang
disusun sebagaimana mesin dengan cara bekerja dan tahapan-tahapan pekerjaan
yang harus ditempuh ditulis secara jelas dalam buku petunjuk manual atau manual
prosedur. Jones (2001:53) menyatakan bahwa struktur mekanik didesain untuk
mendorong seseorang bertingkah laku dalam cara yang dapat diprediksi dan
akuntabel.
Struktur ini dicirikan dengan pengambilan keputusan yang terpuast, para
bawahan pelaksna diawasi secara ketat dan informasi umumnya mengalir secara
satu arah vertikal ke bawah, terurai secara jelas. Tugas-tugas dalam organisasi
mekanik dipersamakan dengan peran yang dimainkan dan sudah terurai secara
jelas pula. Dalam lingkungan yang stabil dan dapat diprediksi, struktur mekanik
sangat cocok. Demikian pula dengan organisasi yang pekerjaan-pekerjaannya
berulang-ulang dan homogen, maka struktur ini pas untuk diterapkan.
2. Struktur Organik
Berkebalikan dengan struktur mekanik, maka desain struktur organik tidak
ditulis secara lengkap dan detil dalam petunjuk kerja. Oleh karena itu tingkah laku
disesuaikan dengan keadaan, situasi dan kondisi yang dihadapi. Hal ini sesuai
dengan istilah organik itu sendiri. Organik atau organism artinya sesuatu yang
hidup, tumbuh dan berkembang. Siklus kehidupan, pertumbuhan dan
perkembangan mengikuti dan senantiasa menyesuaikan dengan keadaan di
sekelilingnya. Jika organism tersebut tidak mampu menyesuaikan maka organism
tersebut akan mati.
Demikian juga halnya dengan organisasi yang didesain dengan struktur
organik didasarkan pada asumsi bahwa tingkah laku orang dan organisasi secara
keseluruhan harus senantiasa menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
lingkungan jika organisasi ingin tetap bertahan, tumbuh dan berkembang. Oleh
karena itu struktur organik sesuai dengan lingkungan yang berubah dengan cepat
memerlukan inisiatif semua level anggota organisasi, tanpa harus menunggu
petunjuk dan keputusan dari pimpinan yang lebih atas.
Tabel Perbandingan Struktur Mekanik-Organik
Struktur Mekanik Struktur Organik
Individual Specialization Joint- Specialization
Setiap pekerja bekerja secara terpisah dan terspesialisasi
Setiap pekerja bekerja secara bersama dan tindakan-tindakan
dalam satu tugas kerja yang terurai dengan jelas
mereka terkoordinasi untuk meneumukan dan menentukan cara-
cara terbaik dalam mengerjakan (mengunjukkan) pekerjaan
Simple Integrating Mechanisms Complex Integrating-Mechanisms
Hirarki kewenangan terurai secara jelas dan digunakan Satuan Tugas dan Tim sebagai mekanisme utama integrasi
sebagai alat mekanisme integrasi yang utama
Centralization Decentralization
Kewenangan untuk mengawasi atau mengontrol berada di Kewenangan untuk mengawasi atau mengontrol didelegasi
puncak pimpinan organisasi. Sebagian besar komunikasi kepada seluruh anggota organisasi di semua level organisasi. .
bersifat vertikal Sebagian besar komunikasi bersifat lateral (mendatar, antar
fungsi, tanpa harus selalu melapor terlebih dahulu ke pimpinan
puncak
Standardization Mutual Adjusment
Menggunakan secara ekstensif peraturan dan SOP untuk Menggunakan secara ekstensif hubungan tatap muka untuk
mengkoordinasikan tugas, dan proses kerja dapat diprediksi mengkoordinasikan tugas, dan proses kerja relatid sulit diprediksi
Status-Consciusness Informal Organization Status-Consciusness Informal Organization
Setiap pekerja secara ketat melindungi, menutup, atau Setiap pekerja berbagi ilmu dan ketrampilan yang dimilikinya
menjaga wilayah kewenangan dan tanggungjawabnya dari dengan orang lain kewenangan dan tanggungjawabnya berubah
(intervensi) pihak atau orang lain sepanjang waktu
5. Struktur Organisasi
Setelah mendesain organisasi termasuk pemilihan desain-desain yang akan
diterapkan dalam organisasi, maka langkah selanjutnya adalah memilih dan
menetapkan struktur organisasi. Struktur organisasi pada dasaranya bagaimana
tugas pokok dan fungsi dari masing-masing orang-orang dikelompokkan dan
selanjutnya dikoordinasikan sehingga memberikan konstribusi secara maksimal
bagi keunggulan organisasi, baik dalam arti secara internal menjadi lebih efektif
dan efisien, maupun secara eksternal menjadi lebih baik dibanding pesaing.
Secara garis besar struktur organisasi dapat dibagi dalam 2 (dua) jenis
yaitu struktur fungsional dan struktur produk. Struktur fungsional adalah desain
struktur organiasi yang mengelompokkan orang-orang atas dasar keahlian atau
pengalaman atau atas dasar penggunaan sumberdaya yang sama (Jones, 2001 : 93)
Sedangkan struktur produk adalah desain struktur organisasi yang
mengelompokkan orang atas dasar jenis hasil kegiatan (jasa) atau output yang
dihasilkan atau jenis produksi yang dihasilkan (produk). Struktur produk kadang
juga disebut dengan struktur divisi. Hal ini karena pada perusahan yang sudah
mengalami pertumbuhan yang besar, biasanya dibagi divisi berdasarkan produk
yang dihasilkan. Walaupun demikian penggunaan istilah divisi juga dapat
mengacu kepaada wilayah yang dilayani secara geografis. Oleh karena itu struktur
divisi bisa berdasarkan produk atau wilayah. Pada kondisi suatu organisasi
mengalami keterbatasan sumberdaya, maka sering digunakan struktur matriks.
a. Struktur Fungsional
Pemilihan struktur fungsional ini didasarkan pada asumsi bahwa setiap
orang akan menjadi ahli dan spesialis di bidangnya, karena tugas-tugas yang
diberikan sesuai dengan keahlian dan secara terus menerus bergelut dan belajar di
bidangnya. Dengan demikian pemilihan struktur ini setidaknya harus didasarkan
pada hal-hal berikut (1) awal rekruitmen pegawai ditetapkan berdasarkan
kebutuhan spesialisasi dan keahlian tertentu (2) jenis kegiatan organisasi bersifat
tunggal (baik produk maupun jasa) atau setidaknya pada lini produk yang sama.
(3) proses produksi dilakukan pada lokasi yang satu lokasi atau lokasi yang saling
berdekatan (4) barang atau jasa yang dihasilkan hanya dijual kepada satu jenis
pelanggan atau satu kelompok pelanggan yang sama.
Direktur Utama
b. Struktur Divisi
Struktur organisasi, apapun bentuk pilihan yang ditetapkan pada dasarnya
adalah upaya pimpinan dan atau pemiliki membagi dan memecah pekerjaan agar
dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Pemecahan dan pembagian pekerjaan
tersebut dapat dilakukan menurut fungsi (struktur fungsional sebagaimana telah
dikemukakan di atas), lokasi, maupun produk atau jasa yang dihasilkan atau
PRODUK TEAM
UNIT PRODUK
SPECIFIC UNIT
UNIT PRODUK
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah
latihan berikut!
1. Jelaskan definisi dari desain organisasi dan struktur organisasi.
Daftar Pustaka
Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory : Text and Cases. New Jersey:
Prentice Hall