PETUNJUK TEKNIS TATA LAKSANA TAHAPAN ANALISIS PENCEGAHAN

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

2020
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Ruang Lingkup
D. Pengertian
E. Dasar Hukum

BAB II DESKRIPSI ALUR ANALISIS PENCEGAHAN MALADMINISTRASI

A. Alur Analisis dan Penyusunan Saran
B. Definisi Alur
1. Pengumpulan Data
2. Penelahaan
3. Perumusan Saran
C. Definisi Kegiatan
1. Survei dan Kajian

BAB III TATA LAKSANA ANALISIS PENCEGAHAN MALADMINISTRASI

A. Survei
1. Definisi dan Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Jangka Waktu
4. Pelaksana Kegiatan
5. Alat Kerja
6. Tata Cara Kegiatan
a. Pengumpulan Data
b. Penelahaan
c. Perumusan Saran
d. Penyampaian Hasil Laporan Analisis
B. Kajian
1. Kajian Cepat (Rapid Assessment)
a. Definisi dan Tujuan
b. Ruang Lingkup
c. Jangka Waktu
d. Pelaksana Kegiatan
e. Alat Kerja
2. Tinjauan Sistemik (Systemic Review)
a. Definisi dan Tujuan
b. Ruang Lingkup
c. Jangka Waktu
d. Pelaksana Kegiatan
e. Alat Kerja
3. Tata Cara Kegiatan Kajian Cepat dan Tinjauan Sistemik
a. Pengumpulan Data
b. Penelahaan
c. Perumusan Saran
 d. Penyampaian Hasil Laporan Analisis

BAB IV PENUTUP
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu tugas Ombudsman yang tercantum dalam Undang-undang Nomor 37

tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia adalah melakukan upaya
pencegahan maladministrasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Guna
melaksanakan tugas tersebut, Ombudsman telah menerbitkan Peraturan
Ombudsman Nomor 41 tahun 2019 tentang Tata Acara Pencegahan Maladministrasi
dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Secara umum ketentuan dimaksud
mengatur alur proses kegiatan pencegahan maladministrasi dalam penyelenggaraan
pelayanan publik yang terbagi dalam 3 (tiga) bagian utama, yaitu Deteksi, Analisis,
dan Perlakuan Pelaksanaan Saran.

B. Maksud dan Tujuan

Tujuan disusunnya Petunjuk Teknis (Juknis) Tata Laksana Analisis Pencegahan

Maladministrasi adalah:

1. Sebagai acuan/pedoman dalam melaksanakan tahap Analisis.

2. Sebagai acuan dalam menjamin akuntabilitas, transparansi dan kualitas tahapan
analisis.
3. Salah satu instrumen penilaian kinerja unit kerja yang membidangi kegiatan
analisis pencegahan maladministrasi.

C. Ruang Lingkup Analisis Pencegahan maladministrasi

Adapun tahapan yang menjadi ruang lingkup unit yang menangani Analisis dan
Penyusunan Saran baik di Kantor Pusat dan Kantor Perwakilan Ombudsman
Republik Indonesia adalah:

1. Melakukan pembuktian terhadap Maladministrasi berulang berdasarkan Laporan

Hasil Deteksi;
2. Melakukan kegiatan analisi dan telaah terhadap isu pelayanan publik yang
berdampak luas dan menjadi atensi publik; dan
3. Melakukan kegiatan pengumpulan data sebagai kegiatan pendalaman
berdasarkan Laporan Hasil Deteksi;
4. Melakukan kegiatan penelahaan berdasarkan hasil pengumpulan data;
5. Melakukan kegitan penyusunan saran berupa Laporan Hasil Analisis, ringkasan
eksekutif dan risalah kebijakan;
6. Menyusun saran yang mendorong perubahan kebijakan sistem maupun
penyelenggara pelayanan kebijakan publik.

D. Pengertian

Dalam petunjuk teknis ini yang dimaksud dengan:

1. Ombudsman Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Ombudsman adalah

lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan
 pelayanan publik baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan
pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh Badan Usaha Milik Negara,
Badan Usaha Milik Daerah, dan Badan Hukum Milik Negara serta badan swasta
atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan Pelayanan Publik
tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran
pendapatan dan negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah.
2. Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia yang selanjutnya disebut
Perwakilan adalah Kantor Ombudsman di Provinsi atau Kabupaten/Kota yang
mempunyai hubungan hirarkis dengan Ombudsman.
3. Asisten Ombudsman adalah pegawai yang diangkat oleh Ketua Ombudsman
berdasarkan persetujuan rapat anggota Ombudsman untuk membantu
Ombudsman dalam menjalankan fungsi, tugas, dan kewenangannya.
4. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara atau penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara Pelayanan
Publik.
5. Penyelenggara Negara adalah pejabat yang menjalankan fungsi Pelayanan
Publik yang tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan.
6. Maladministrasi adalah perilaku atau perbuatan melawan hukum, melampaui
wewenang, menggunakan wewenang untuk tujuan lain dari yang menjadi tujuan
wewenang tersebut, termasuk kelalaian atau pengabaian kewajiban hukum oleh
penyelenggara negara dan pemerintahan yang menimbulkan kerugian materiil
dan/atau immaterial bagi masyarakat dan orang perseorangan.
7. Analisis adalah rangkaian kegiatan dalam rangka Kegiatan pengumpulan data
secara langsung, penelaahan, dan perumusan saran untuk membuktikan
adanya maladministrasi berdasarkan Laporan Hasil Deteksi.
8. Survei adalah
9. Kajian Cepat (Rapid Assessment) adalah
10. Tinjauan Sistemik (Systemic Review) adalah
11. Pencegahan maladministrasi adalah proses, cara, atau tindakan yang dilakukan
oleh Ombudsman secara aktif melalui Deteksi, Analisis, dan Perlakuan
Pelaksanaan Saran agar Maladministrasi tidak terjadi atau berulang.
12. Instansi terkait adalah instansi yang menerima saran dari Ombudsman Republik
Indonesia dalam rangka pencegahan maladministrasi.
13. Korban langsung adalah pihak yang mengalami maladministrasi dalam
penyelenggaraan pelayanan publik.
14. Rapat Pleno adalah mekanisme pengambilan keputusan tertinggi yang dihadiri
oleh setengah plus satu jumlah Anggota Ombudsman.
15. Rapat perwakilan adalah rapat dengan agenda tertentu yang dipimpin oleh
Kepala Perwakilan atau Pelaksana Harian (PLH) Kepala Perwakilan dan dihadiri
oleh setengah dari jumlah Asisten Kantor Perwakilan.

E. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik

Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 139,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4899);
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah,
sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang
Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 6579);
4. Peraturan Ombudsman Nomor 30 Tahun 2018 tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Asisten Ombudsman Republik Indonesia Mencabut Peraturan
Ombudsman Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2015 Tentang Susunan
Organisasi Dan Tata Kerja Di Lingkungan Ombudsman Republik Indonesia
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 478);
5. Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pencegahan
Maladministrasi Pelayanan Publik (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2019 Nomor 1769).
 BAB II
DESKRIPSI ALUR ANALISIS PENCEGAHAN MALADMINISTRASI

A. Alur Analisis

Penyusunan
Laporan Hasil Deteksi Rencana Tindak
Lanjut

Survei Kajian

Ti njauan
Kajian Cepat
Sistemik

Pengumpul an Data

Penelaahan

Perubahan
Perumusan Saran Kebijakan/
Regulasi

Penyusunan
Laporan Hasil
Analisis

Ringkasan Laporan Hasil Risalah

Eksekutif Analisis Kebijakan

Rapat Pleno/Rapat
Perwakilan

Diterima dengan
Perbaikan
Keputusan

Diterima Perbaikan

Penyampaian Laporan Hasi l

Analisis

Penyampaian Penyampaian
Secara Terbuka Secara Tertutup

Berita Acara Penyerahan

Laporan Hasil Analisis Tahap Perlakuan
 Gambar 1. Alur Perlakuan Pelaksanaan Saran

B. Definisi Setiap Alur

Sebagaimana amanat Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun 2019 tentang Tata

Cara Pencegahan Maladministrasi khususnya tentang tahap Analisis adalah
kegiatan untuk membuktikan adanya potensi maladministrasi berdasarkan Laporan
Hasil Deteksi. Kegiatan Analisis dilakukan setelah adanya serah terima Laporah
Hasil Deteksi dari unit yang menyelenggarakan kegiatan Deteksi yang sudah
disetujui oleh Pleno. Setelah Laporan Hasil Deteksi diterima oleh Unit yang
menyelenggarakan Analisis pencegahan maladministrasi dilakukan rapat/pertemuan
untuk membahas rencana tindak lanjut dengan mengundang unit yang menyusun
Laporah Hasil Deteksi. Hasil tindak lanjut kemudian dilakukan proses pemilihan
kegiatan yang disepakati dalam rapat/pertemuan tersebut, yaitu survei atau kajian.
Setelah memilih salah satu diantara kegiatan (survei atau kajian) maka selanjutnya
dilakukan tahapan-tahapan diantaranya pengumpulan data, penelahaan, dan
perumusan saran. Dalam kegiatan pengumpulan data, beberapa metode mungkin
dapat berbeda antara survei dan kajian, sehingga perlu lebih memerhatikan
penggunaan metode dalam kegiatan pengumpulan data menyesuaikan kebutuhan di
lapangan. Setelah tahapan kegiatan pengumpulan data dan penelahaan dilakukan,
maka dilakukan proses penyusunan saran yang tercantum dalam Laporan Hasil
Analisis yang kemudian akan disampaikan ke Rapat Pleno untuk diberikan
persetujuan ke tahap selanjutnya. Setelah Rapat Pleno memberikan persetujuan,
maka dilakukan kegiatan penyampaian Laporan Hasil Analisis kepada pihak terkait
dengan cara penyampaian terbuka maupun tertutup sesuai dengan keputusan Rapat
Pleno. Setelah kegiatan penyampaian Laporan Hasil Analisis dilakukan maka
dilanjutkan dengan tahap Perlakuan dengan memberikan Berita Acara penyerahan
kepada unit yang menyelenggarakan kegiatan Perlakuan dan Pelaksanaan Saran
pencegahan maladministrasi.

A. Definisi Kegiatan

Kegiatan Analisis sebagaimana dijelaskan pada alur di atas dapat dibagi menjadi
dua yaitu Survei dan Kajian. Kegiatan survei dan kajian seperti yang diatur dalam
Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pencegahan
Maladministrasi harus dilakukan dengan tiga tahapan yaitu pengumpulan data,
penelahaan dan perumusan saran. Sedangkan kajian secara ruang lingkup dapat
dibagi menjadi dua kegiatan lagi diantaranya Kajian Cepat (Rapid Assessment) dan
Tinjauan Sistemik (Systemic Review).
 BAB III
Tata Laksana Analisis Pencegahan Maladministrasi

A. Survei

1. Alur Survei
5 bulan

Berita Acara
Penyerahan Laporan Penelahaan Perumusan Saran
Hasil Deteksi

Penyusunan Laporan Hasil

Rencana Kegiatan Pengumpulan Data
Pengumpulan Data Laporan Hasil Ringkasan
Analisis Eksekutif

Penyampaian
Laporan Hasil Rapat Pleno
Analisis

5 hari

Gambar 2. Alur Kegiatan Survei

2. Definisi dan Tujuan

Survei adalah kegiatan penilaian terhadap standar pelayanan publik di Indonesia

berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Pelaksanaan kegiatan
survei dilakukan dengan mempertimbangkan ketersedian anggaran, sumber daya
manusia, dan waktu pelaksanaan yang telah disepakati dalam rapat pleno pimpinan.
Survei bertujuan untuk memastikan telah terjadi maladministrasi, mengidentifikasi
penyebab maladministrasi dan memperbaiki pelaksanaan dengan memberikan
saran kepada instansi penyelenggara pelayanan publik.

3. Ruang Lingkup

4. Jangka Waktu

Unit yang menyelenggarakan deteksi paling lama 2 (dua) hari kerja setelah Laporan
Hasil Deteksi disetujui oleh Rapat Pleno menyerahkan Laporan Hasil Deteksi
kepada Unit yang menyelenggarakan survei. Kegiatan survei dilakukan paling lama
5 (lima) bulan setelah Laporan Hasil Deteksi diterima oleh unit yang
menyelenggarakan survei. Kegiatan penyampaian saran dilakukan paling lama 5
(lima) hari sejak Laporan Hasil Analisis disetujui oleh Rapat Pleno.

5. Pelaksana Kegiatan

Survei dapat dilaksanakan oleh Unit yang menyelenggarakan kegiatan survei di

pusat. Dalam hal tertentu unit yang menyelenggarakan kegiatan survei dapat
dibantu oleh unit yang menyelenggarakan kegiatan analisis di Perwakilan dan/atau
Lembaga survei eksternal.

Survei juga dapat dilaksanakan seluruhnya oleh Lembaga survei eksternal dengan
mempertimbangkan ketersediaan anggaran, waktu, dan sumber daya manusia.
Lembaga survei eksternal ditentukan berdasarkan hasil rapat pleno dengan
memenuhi persyaratan yang telah diajukan oleh unit Kerja yang menyelenggarakan
survei.

2. Alat Kerja

Alat Kerja yang diperlukan dalam pendampingan yaitu:

a. Laporan Hasil Deteksi;
b. Peraturan perundang-undangan terkait;
c. Form rencana tindak lanjut.

3. Tata Cara Pelaksanaan Kegiatan

a. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam kegiatan survei berupa hasil dari pengisian kuesioner
dan hasil wawancara terhadap sampel populasi tertentu guna mendapatkan data
kuantitatif maupun kualitatif. Dalam hal tertentu pemeriksaan dokumen dapat
dilakukan pada suatu sampel dalam proses pengumpulan data jika hasil
kuesioner dan wawancara dianggap belum dapat memberikan kebutuhan data
bagi pelaksana survei. Model penetapan sampel populasi dalam pengumpulan
data kegiatan survei yaitu:

 Parametrik: Pembatasan sampel populasi dengan syarat-syarat yang telah

ditetapkan oleh pelaksana survei.
 Non Parametrik: tidak menetapkan syarat-syarat mengenai parameter sampel
populasi
Metode Pengumpulan data dalam kegiatan survei diantaranya:

 Pengisian Kuesioner: Kegiatan pengumpulan data dengan pengisian angket

atau kuesioner dari responden.
 Wawancara: Kegiatan pengumpulan data dengan metode wawancara kepada
narasumber tertentu.
 Pemeriksaan dokumen: Kegiatan pengumpulan data yang dilakukan dengan
metode studi dokumen terhadap arsip sampel penelitian.
Tim Pelaksana survei melakukan rapat perencanaan kegiatan pengumpulan data
dengan menyusun dokumen berupa Term of Referrence (TOR) Kegiatan
Pengumpulan Data yang berisi pelaksanaan kegiatan pengumpulan data yang
memuat unsur-unsur diantaranya:
 Latar belakang kegiatan: Berisi rangkuman singkat mengenai argumen dasar
pelaksanaan kegiatan pengumpulan data, tujuan pengumpulan data, dan
hasil yang ingin diperoleh dari kegiatan tersebut.
 Metode Pengumpulan Data: Berisi cara atau metode yang digunakan dalam
kegiatan pengumpulan data oleh pelaksana survei.
 Unit Pelaksana: Berisi unit pelaksana yang melakukan kegiatan pengumpulan
data.
 Kebutuhan Anggaran: Berisi estimasi kebutuhan anggaran untuk
pelaksanaan kegiatan pengumpulan data.
Pelaksanaan Kegiatan Pengumpulan Data
1. Sebelum melakukan kegiatan pengumpulan data, unit pelaksana melakukan
pertemuan singkat membahas persiapan teknis untuk memastikan kegiatan
berjalan secara efektif dan efisien. Substansi pembahasan dalam pertemuan
singkat tersebut dapat memuat:
 Kelengkapan kertas dan alat kerja (surat tugas, lembar kuesioner, angket
atau pertanyaan wawancara, alat tulis, dan lainnya);
 Kesesuian sampel dan objek penelitian;
 Kesepakatan waktu pelaksanaan;
 Rencana mitigasi dalam pelaksanaan kegiatan; dan
 Metode komunikasi antar anggota unit pelaksana.
2. Pelaksanaan kegiatan pengumpulan data dilakukan sesuai dengan arahan
petugas yang menjadi pengawas di lapangan. Apabila terdapat suatu hal
yang dapat menganggu kegiatan pelaksanaan pengumpulan data maka
dapat menghubungi petugas pengawas lapangan. Petugas pengawas
lapangan bertugas dalam pengawasan pelaksanaan kegiatan lapangan yang
melakukan komunikasi kepada atasan langsung terkait hal-hal yang terjadi di
lapangan dan berkoordinasi terkait keputusan-keputusan tertentu.
3. Setelah melakukan kegiatan pelaksanaan, hasil pengumpulan data dapat
disusun dalam:
 Rekapitulasi hasil kuesioner maupun angket;
 Rekapitulasi hasil wawancara; dan
 Rekapitulasi pemeriksaan dokumen.
4. Hasil Rekapitulasi tersebut kemudian disusun dalam Laporan Hasil
Pengumpulan Data yang kemudian dibahas di internal unit pelaksana untuk
mendapatkan persetujuan. Setelah hasil rekapitulasi data disetujui maka
dilakukan kegiatan penelahaan sebagai proses tahapan selanjutnya. Laporan
Hasil Pengumpulan Data paling sedikit memuat:
 Objek Penelitian
 Metode yang digunakan
  Hasil Temuan

b. Penelahaan
Penelahaan adalah kegiatan analisis Laporan Hasil Pengumpulan Data kegiatan
survei yang dilakukan oleh unit pelaksana. Penelaahan dilakukan dengan
beberapa metode diantaranya:
 Identifikasi data adalah kegiatan memilah data yang didapat dalam
tahapan Pengumpulan Data untuk dijadikan data perbandingan dan
memudahkan proses klasifikasi data.
 Klasifikasi Data: adalah kegiatan pemisahan data yang kemudian
dilakukan pemilihan data-data yang dibutuhkan untuk proses analisis.
Setelah dilakukan kegiatan telaah, dilakukan penyusunan Laporan Hasil Telaah
yang berisi hasil telaah berdasarkan Laporan Hasil Pengumpulan Data yang
kemudian dirumuskan saran dengan mempertimbangkan hasil pembuktian
potensi maladministrasi yang ditemukan oleh unit yang menyelenggarakan tahap
Analisis.

c. Perumusan Saran
Perumusan saran adalah kegiatan pembahasan hasil telaah dan penyusunan
saran berdasarkan Laporan Hasil Telaah. Forum Perumusan saran dihadiri oleh
unit pelaksana kegiatan Survei dan Unit yang melaksanakan kegiatan perlakuan
sebagai bentuk komitmen dan koordinasi ketika hasil perumusan saran
memasuki tahapan selanjutnya.
Perumusan saran didasarkan pada Laporan Hasil Telaah dengan
memperhatikan:
 Kesulitan Pelaksanaan Saran dengan mempertimbangkan faktor legalistik
aturan eksternal maupun internal
 Kondisi kelembagaan internal pihak terkait, dan
 Faktor anggaran dalam waktu berjalan.
Tata Cara Perumusan Saran
1. Setelah dilakukan kegiatan penelaahan kemudian disusun Laporan Hasil
Analisis merupakan produk internal Ombudsman sebagai bentuk laporan
kegiatan dan hasil tahapan analisis yang kemudian akan diserahkan
kepada pihak terkait untuk melakukan saran yang telah dikeluarkan oleh
Ombudsman kepada penyelenggara layanan publik tertentu. Penyusunan
Laporan Hasil Analisis dilakukan setelah adanya pembahasan dalam
forum yang dihadiri oleh unit yang menyelenggarakan tahapan Perlakuan.
Setelah adanya kesepakatan dalam forum tersebut maka disusun Laporan
Hasil Analisis yang paling sedikit memuat:
 temuan lapangan;
 kesimpulan hasil pertemuan; dan
  saran perbaikan.
2. Selain Laporan Hasil Analisis, unit yang menyelenggarakan Analisis juga
menyusun Ringkasan Eksekutif yang memiliki konten sama dengan
Laporan Hasil Analisis namun dikemas secara lebih menarik dan mudah
dipahami sehingga dapat menarik perhatian masyarakat secara luas dan
memudahkan pemahaman pihak yang menerima saran dalam
menjalankan saran yang disampaikan Ombudsman. Ringkasan Eksekutif
paling sedikit memuat :
 abstrak;
 saran perbaikan;
 temuan Survei; dan
 catatan penutup.
3. Khusus untuk Perumusan saran, sebagai bagian dari Laporan Hasil
Analisis paling sedikit memuat:
 perbaikan standar Pelayanan Publik;
 penguatan pengelolaan pengaduan Pelayanan Publik;
 perbaikan regulasi dan kebijakan;
 evaluasi kompetensi Penyelenggara; dan/atau
 saran lain yang dianggap perlu.
4. Laporan Hasil Analisis dan Ringkasan Eksekutif kemudian disampaikan
dalam Rapat Pleno untuk disepakati tindak lanjutnya.

d. Penyampaian Laporan Hasil Analisis

Penyampaian Laporan Hasil Analisis adalah kegiatan yang dilakukan setelah

Rapat Pleno menyetujui Laporan Hasil Analisis dan Ringkasan Eksekutif yang
kemudian disampaikan dalam forum terbuka maupun forum tertutup. Setelah
dilakukan penyampaian Laporan Hasil Analisis atau Ringkasan Eksekutif oleh
pihak terkait maka dilanjutkan ke dalam tahap selanjutnya yaitu
Perlakuan/Treatment dengan menyusun Berita Acara Penyerahan Laporan
Hasil Analisis kepada unit yang menyelenggarakan kegiatan Perlakuan. Berita
Acara Penyerahan Laporan Hasil Analisis paling sedikit memuat:

1. Deskripsi singkat kegiatan Kajian Cepat atau Tinjauan Sistemik

2. Hasil Telaah Unit Analisis
3. Hasil Temuan
4. Saran Perbaikan

B. Kajian

Kajian adalah salah satu kegiatan yang dilakukan oleh unit yang
menyelenggarakan tahap Analisis dalam pencegahan maladminsitrasi. Kajian
dibagi menjadi dua, Kajian Cepat (Rapid Assessment) dan Tinjauan Sistemik
(Systemic Review) sesuai dengan kebutuhan proses analisis.
1. Alur Kajian
5 bulan

Berita Acara
Penyerahan Laporan Penelahaan Perumusan Saran
Hasil Deteksi

Penyusunan Laporan Hasil

Rencana Kegiatan Pengumpulan Data
Pengumpulan Data Laporan Hasil Risalah
Analisis Kebijakan

Penyampaian
Laporan Hasil Rapat Pleno
Analisis

5 hari

Gambar 3. Alur Kegiatan Kajian

2. Kajian Cepat (Rapid Asessment)

a. Definisi dan Tujuan

Kajian Cepat adalah kajian yang dilakukan dengan melakukan perbandingan

antara data awal (Laporan Hasil Deteksi) dengan hasil temuan yang
dilakukan oleh unit yang menyelenggarakan fungsi Analisis. Tujuan
dilakukan Kajian Cepat adalah untuk identifikasi kesenjangan antara fakta
dengan norma dalam suatu penyelenggaraan pelayanan publik tertentu guna
membuktikan ada atau tidaknya potensi maladministrasi

b. Ruang Lingkup

Kajian Cepat dilakukan terhadap ruang lingkup suatu penyelenggara

pelayanan publik tertentu dengan objek yang terfokus dalam wilayah
tertentu.

c. Waktu

Unit yang menyelenggarakan Deteksi paling lama 2 (dua) hari kerja setelah
Laporan Hasil Deteksi disetujui oleh Rapat Pleno menyerahkan Laporan
Hasil Deteksi kepada Unit yang menyelenggarakan Kajian Cepat. Kegiatan
 Kajian Cepat dilakukan paling lama 3 (lima) bulan setelah Laporan Hasil
Deteksi diterima oleh unit yang menyelenggarakan Kajian Cepat. Kegiatan
penyampaian saran dilakukan paling lama 5 (lima) hari sejak Laporan Hasil
Analisis disetujui oleh Rapat Pleno.

d. Pelaksana Kegiatan

Kajian Cepat dilakukan oleh Unit yang menyelenggarakan tahap Analisis

baik di Pusat maupun di Perwakilan.

3. Tinjauan Sistemik (Systemic Review)

a. Definisi dan Tujuan

Tinjauan Sistemik adalah kajian yang dilakukan dengan melakukan

perbandingan antara data awal (Laporan Hasil Deteksi) dengan hasil temuan
yang dilakukan oleh unit yang menyelenggarakan fungsi Analisis. Tujuan
dilakukan Tinjauan Sistemik adalah mengetahui faktor penyebab dan akar
masalah terjadinya dan/atau berulangnya Maladministrasi.

b. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Tinjauan Sistemik adalah terkait penyelenggara pelayanan

publik yang berdampak pada berulangnya maladministrasi secara berulang
pada cakupan wilayah yang lebih luas.

c. Waktu

Unit yang menyelenggarakan Deteksi paling lama 2 (dua) hari kerja setelah
Laporan Hasil Deteksi disetujui oleh Rapat Pleno menyerahkan Laporan
Hasil Deteksi kepada Unit yang menyelenggarakan Tinjauan Sistemik.
Kegiatan Tinjauan Sistemik dilakukan paling lama 6 (lima) bulan setelah
Laporan Hasil Deteksi diterima oleh unit yang menyelenggarakan Kajian
Cepat. Kegiatan penyampaian saran dilakukan paling lama 5 (lima) hari
sejak Laporan Hasil Analisis disetujui oleh Rapat Pleno.

d. Pelaksana Kegiatan

Tinjauan Sistemik dilakukan oleh Unit yang menyelenggarakan tahap

Analisis baik di Pusat maupun di Perwakilan.

4. Tata Cara Pelaksanaan Kegiatan

a. Pengumpulan data

Pengumpulan data dalam kegiatan Kajian Cepat dan Tinjauan Sistemik

berupa hasil dari pengambilan data kualitatif maupun kuantitatif secara
 langsung ke lapangan maupun ke objek penelitian terkait. Metode
Pengumpulan data dalam kegiatan Kajian Cepat diantaranya:

 Investigasi: Kegiatan pengumpulan data dengan melakukan pengamatan

langsung objek penelitian baik secara terbuka maupun tertutup.
Pengamatan terbuka dilakukan dengan menunjukkan identitas pelaksana,
sedangkan pengamatan tertutup dilakukan secara diam-diam tanpa
menunjukkan identitas pelaksana. Untuk pengamatan terbuka dapat juga
meminta keterangan langsung kepada pihak terkait.
 Pengintaian: Kegiatan pengumpulan data dengan ……………………
 Mystery Shopping: Kegiatan pengumpulan data dengan menyamar
sebagai salah satu pengguna layanan untuk mendapatkan pengalaman
langsung suatu penyelenggaraan pelayanan publik.
 Pengisian Kuesioner: Kegiatan pengumpulan data dengan pengisian
angket atau kuesioner dari responden.
 Wawancara: Kegiatan pengumpulan data dengan metode wawancara
kepada narasumber tertentu.
 Pemeriksaan dokumen: kegiatan pengumpulan data yang dilakukan
dengan metode studi dokumen terhadap arsip sampel penelitian.
 Permintaan keterangan ahli: Kegiatan pengumpulan data

Tim Pelaksana Kajian Cepat dan Tinjauan Sistemik melakukan rapat

perencanaan kegiatan pengumpulan data dengan menyusun dokumen berupa
Term of Referrence (TOR) Kegiatan Pengumpulan Data yang berisi
pelaksanaan kegiatan pengumpulan data yang memuat unsur-unsur
diantaranya:
 Latar belakang kegiatan: Berisi rangkuman singkat mengenai argumen
dasar pelaksanaan kegiatan pengumpulan data, tujuan pengumpulan
data, dan hasil yang ingin diperoleh dari kegiatan tersebut.
 Metode Pengumpulan Data: Berisi cara atau metode yang digunakan
dalam kegiatan pengumpulan data oleh pelaksana Kajian Cepat dan
Tinjauan Sistemik.
 Unit Pelaksana: Berisi unit pelaksana yang melakukan kegiatan
pengumpulan data.
 Kebutuhan Anggaran: Berisi estimasi kebutuhan anggaran untuk
pelaksanaan kegiatan pengumpulan data.

Pelaksanaan Kegiatan Pengumpulan Data

1. Sebelum melakukan kegiatan pengumpulan data, unit pelaksana melakukan
pertemuan singkat membahas persiapan teknis untuk memastikan kegiatan
berjalan secara efektif dan efisien. Substansi pembahasan dalam pertemuan
singkat tersebut dapat memuat:
 Kelengkapan kertas dan alat kerja (Surat Tugas, lembar pertanyaan,
Kertas Kerja Pemeriksaan, alat tulis, dan lainnya);
 Kesesuian objek penelitian;
  Kesepakatan waktu pelaksanaan;
 Rencana mitigasi dalam pelaksanaan kegiatan; dan
 Metode komunikasi antar anggota unit pelaksana.
2. Pelaksanaan kegiatan pengumpulan data dilakukan sesuai dengan arahan
petugas yang menjadi pengawas di lapangan, apabila terdapat suatu hal
yang dapat mengganggu kegiatan pelaksanaan pengumpulan data dapat
menghubungi petugas pengawas lapangan. Petugas pengawas lapangan
bertugas dalam pengawasan pelaksanaan kegiatan lapangan yang
melakukan komunikasi kepada atasan langsung terkait hal-hal yang terjadi di
lapangan dan berkoordinasi terkait keputusan-keputusan tertentu.
3. Setelah melakukan kegiatan pelaksanaan, hasil pengumpulan data dapat
disusun dalam:
 Laporan Hasil Pemeriksaan Lapangan;
 Berita Acara Pemeriksaan
4. Hasil tersebut kemudian disusun dalam Laporan Hasil Pengumpulan Data
yang kemudian dibahas di internal unit pelaksana untuk mendapatkan
persetujuan. Setelah hasil rekapitulasi data disetujui maka dilakukan kegiatan
penelaahan sebagai proses tahapan selanjutnya. Laporan Hasil
Pengumpulan Data paling sedikit memuat:
 Objek Penelitian
 Metode yang digunakan
 Hasil Temuan

b. Telaah dan Analisis

Penelahaan adalah kegiatan analisis Laporan Hasil Pengumpulan Data

kegiatan Kajian Cepat dan Tinjauan Sistemik yang dilakukan oleh unit
pelaksana. Setelah dilakukan kegiatan telaah, dilakukan penyusunan Laporan
Hasil Telaah yang berisi hasil telaah berdasarkan Laporan Hasil Pengumpulan
Data yang kemudian dirumuskan saran dengan mempertimbangkan hasil
pembuktian potensi maladministrasi yang ditemukan oleh unit yang
menyelenggarakan tahap Analisis.

c. Perumusan Saran

Perumusan saran adalah kegiatan pembahasan hasil telaah dan penyusunan

saran berdasarkan Laporan Hasil Telaah. Forum Perumusan Saran dihadiri
oleh unit pelaksana kegiatan Survei dan Unit yang melaksanakan kegiatan
perlakuan sebagai bentuk komitmen dan koordinasi ketika hasil perumusan
saran memasuki tahapan selanjutnya.

Perumusan saran didasarkan pada Laporan Hasil Telaah dengan

memperhatikan:

 Kesulitan Pelaksanaan Saran dengan mempertimbangkan faktor legalistik

aturan eksternal maupun internal,
 Kondisi kelembagaan internal pihak terkait, dan
  Faktor anggaran dalam waktu berjalan.
Tata Cara Perumusan Saran
1. Setelah dilakukan kegiatan penelaahan kemudian disusun Laporan Hasil
Analisis merupakan produk internal Ombudsman sebagai bentuk laporan
kegiatan dan hasil tahapan analisis yang kemudian akan diserahkan
kepada pihak terkait untuk melakukan saran yang telah dikeluarkan oleh
Ombudsman kepada penyelenggara layanan publik tertentu. Penyusunan
Laporan Hasil Analisis dilakukan setelah adanya pembahasan dalam
forum yang dihadiri oleh unit yang menyelenggarakan tahapan Perlakuan.
Setelah adanya kesepakatan dalam forum tersebut maka disusun Laporan
Hasil Analisis yang paling sedikit memuat:
 temuan lapangan;
 kesimpulan hasil pertemuan; dan
 saran perbaikan.
2. Selain Laporan Hasil Analisis unit yang menyelenggarakan Kajian Cepat
dan Tinjauan Sistemik juga menyusun Risalah Kebijakan yang memiliki
konten yang sama dengan Laporan Hasil Analisis namun dikemas secara
lebih menarik dan mudah dipahami sehingga publik dapat menarik
perhatian masyarakat secara luas dan memudahkan pemahaman pihak
yang menerima saran dalam menjalankan saran yang disampaikan
Ombudsman. Risalah Kebijakan paling sedikit memuat:
 abstrak;
 saran perbaikan;
 temuan Survei; dan
 catatan penutup.
3. Khusus untuk Perumusan saran, sebagai bagian dari Laporan Hasil Analisi
paling sedikit memuat:
 perbaikan standar Pelayanan Publik;
 penguatan pengelolaan pengaduan Pelayanan Publik;
 perbaikan regulasi dan kebijakan;
 evaluasi kompetensi Penyelenggara; dan/atau
 saran lain yang dianggap perlu.
4. Laporan Hasil Analisis dan Ringkasan Eksekutif kemudian disampaikan
dalam Rapat Pleno untuk disepakati tindal lanjutnya.

d. Penyampaian Laporan Hasil Analisis

Penyampaian Laporan Hasil Analisis adalah kegiatan yang dilakukan setelah

Rapat Pleno menyetujui Laporan Hasil Analisis dan Risalah Kebijakan yang
kemudian disampaikan dalam forum terbuka maupun forum tertutup. Setelah
dilakukan penyampaian Laporan Hasil Analisis atau Risalah Kebijakan oleh
pihak terkait maka dilanjutkan ke dalam tahap selanjutnya yaitu
Perlakuan/Treatment dengan menyusun Berita Acara Penyerahan Laporan
Hasil Analisis kepada unit yang menyelenggarakan kegiatan Perlakuan. Berita
Acara Penyerahan Laporan Hasil Analisis paling sedikit memuat:
 1. Deskripsi singkat kegiatan Kajian Cepat atau Tinjauan Sistemik
2. Hasil Telaah Unit Analisis
3. Hasil Temuan
4. Saran Perbaikan

BAB IV
PENUTUP

Kegiatan Analisis merupakan upaya Ombudsman dalam melakukan fungsi

penelaahan secara akademis dan dapat dipertanggungjawabkan guna mengetahui
adanya potensi maladministrasi dalam penyelenggaraan pelayanan. Sehingga
mampu memberikan saran guna memperbaiki kebijakan yang berpotensi
maladministrasi di masa depan. Oleh karena itu, petunjuk teknis ini diharapkan dapat
menjadi panduan bagi unit terkait di internal Ombudsman RI baik kantor pusat
maupun kantor perwakilan dalam rangka kegiatan Analisis dalam Pencegahan
Maladministrasi Ombudsman RI.