HIGH EFFECTIVE TRAINING

PROGRAM FOR
BUSINESS EXCELLENCE
Jakarta, 16 January 2019

1
Sasaran

 Untuk memahami persyaratan training berdasarkan standar

ISO 9001:2015

 Untuk memahami proses-proses yang diperlukan untuk

Training Needs Analysis (TNA)

2
 Agenda

1. Organizational Performance
2. Organizational Analysis
3. Organizational Plan

3
Proses Training Need Analysis (TNA)
Organizational
Organizational Organizational Organizational Implementation
Performance Analysis Plan & Assessment

Goals & Management Training

Objectives. Commitment Appraisal

JOB ANALYSIS

Standard Gap Training

Training
Competencies Analysis Plan

Business Staff Staff

Performance
Processes Involvement Appraisal
4
 Organizational
1 Performance

5
Tujuan dan Sasaran Organisasi

Visi & Misi

 Diturunkan menjadi tujuan dan
sasaran struktural di organisasi
Kebijakan

 Titik awal untuk identifikasikan

standar kompetensi
Pengukuran

Sasaran

Target Divisi
 Menjadi tolak ukur business
process
Sasaran

Target Departemen

Target Individu

6
Business Process

 Proses adalah sekumpulan

aktifitas yang terkait dan
Kontrol
berinteraksi dimana
mentransformasikan input
menjadi output Input Business Output
Process
(Activity) (Process
 Business process Goal)
seharusnya melibatkan
sebuah transisi nilai
tambah Value Adding Transition

7
Sumber Daya Kunci Sebuah Organisasi

PEOPLE
THE
ORGANIZATIONAL
SYSTEM

FINANCE
PROCESSES TECHNOLOGY

8
Training dan Mutu

 Mutu produk adalah faktor

yang menentukan
kesuksesan bisnis
 Training dan
pengembangan orang
adalah faktor yang
menentukan bagi mutu

9
Training adalah…

 Proses dari pembelajaran/memberikan instruksi

sehingga demikian membuat sesuai, memenuhi
syarat atau kecakapan (Webster’s Dictionary)

 Pemberian skills (ketrampilan) dan/atau knowledge

(pengetahuan)

10
Mengapa Perlu Training ?

Menyeimbangkan Kemampuan
Karyawan Vs Tuntutan Pekerjaan

Skill Training
TUNTUTAN
KERJA
Edukasi Pengalaman

11
Kompetensi adalah…

Competence is the demonstrable characteristics that

enable performance of a job, for properly doing the job,
the individual requires skills and knowledge essential for
the set duties.

A competency is a set of defined behaviors that provide a

structured guide enabling the identification, evaluation
and development of the behaviors in individual
employees

WIKIPEDIA

Slide-12 12
Persyaratan Kompetensi Bergantung
Pada…...

 Tujuan, Sasaran dan kebijakan organisasi

 Aktifitas-aktifitas dan proses

 Produk dan layanan

 Teknologi

 Permintaan/Kebutuhan Pasar

 Kebutuhan perkembangan organisasi

13
Persyaratan SMM ISO 9001:2015

 Memberikan sebuah model best practice yang telah

diakui secara internasional untuk membuat sebuah
sistem manajemen mutu yang efektif

 Dapat membantu organisasi dalam meningkatkan

kepuasan pelanggannya

 Mengenalkan bahwa mutu dan business excellence

hanya dapat dicapai jika sumber daya manusianya dilatih
dengan baik

14
Hal baru: …Pengetahuan Organisasi
Sumber Daya Persyaratan
*7.1.6 - Tentukan pengetahuan yang diperlukan
Pengetahuan - Menjaga dan membuat tersedia
organisasi
- Mempertimbangkan kebutuhan untuk
tambahan pengetahuan / update ketika
menangani perubahan
Catatan: pengetahuan khusus untuk sebuah organisasi;
diperoleh dengan pengalaman.

Sumber internal: Sumber eksternal:

Kepemilikan intelektual, pengetahuan yang Standar, akademisi,
didapat, pelajaran, pengalaman, konferensi, pengetahuan dari
proses pembelajaran, pengetahuan dan pelanggan/external provider
pengalaman yang tidak
*Persyaratan baru/hasil
terdokumentasi; pengembangan
peningkatan
15
Apa yang ISO 9001:2015 Tetapkan
Mengenai Training

7.2 Kompetensi
Organisasi harus:
a) menentukan kompetensi yang cukup bagi orang yang melaksanakan
pekerjaan dalam kondisi terkendali yang dapat berpengaruh pada
kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu;
b) memastikan orang ini kompeten berdasarkan pendidikan,
pelatihan, atau pengalaman yang sesuai;
c) jika dapat, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang
diperlukan, dan mengevaluasi keefektifan dari tindakan yang diambil;
d) menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti
kompetensi
16
… 7.3 Kesadaran

 *Klause ini terpisah dari kompetensi

 Kesadaran:

Kebijakan mutu
Sasaran mutu yang relevan
Kontribusi terhadap efektivitas SMM, manfaat
peningkatan kinerja
*Implikasi dari ketidaksesuaian dengan SMM

17
Peran dari Manajemen

o Memastikan kompetensi yang diperlukan tersedia untuk

proses operasional yang efektif dan efisien

o Menetapkan standar kompetensi bagi organisasi

o Dimana terjadi gap, maka dapat diambil tindakan untuk

menghilangkannya

18
Diskusi Kelompok

Apa manfaat training dilihat dari sudut

pandang:
 Organisasi
 Pimpinan
 Karyawan
 Tim

19
Training Needs Analysis adalah …

Sebuah pendekatan sistematis dalam

pengidentifikasian GAP antara “Skill/Kompetensi”
saat ini dan “Keadaan yang diinginkan” didalam
sebuah organisasi

20
Darimana Kita Mulai?

 Job Analysis  Standar kompetensi

 Strategic Business Plan  Future Needs

21
 Organizational
2 Analysis
Pendekatan Berbeda terhadap
Gap Analysis

 Competency Assessment
 Staff Performance Appraisal
 Climate surveys
 Konsultasi melalui interview dan workshops

Catatan : 2 pertama adalah yang paling umum dipakai

23
 Organizational
3 Plan
Proses Training Need Analysis (TNA)
Organizational
Organizational Organizational Organizational Implementation
Performance Analysis Plan & Assessment

Goals & Management Training

Objectives. Commitment Appraisal

JOB ANALYSIS

Standard Gap Training

Training
Competencies Analysis Plan

Business Staff Staff

Performance
Processes Involvement Appraisal
25
Sasaran Jangka Panjang dan Pendek

 Harus memperhatikan dari:

o Perubahan yang direncanakan dari proses-proses

organisasi
o Tahapan-tahapan dari pengembangan orang dan
budaya dari organiasi
 Harus menempatkan penekanan pada pentingnya
memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan dan
pihak yang terkait lainnya

26
Faktor-faktor untuk menjadi perhatian
 Pengalaman orang
 Pengetahuan yang implisit
dan eksplisit
 Skill Kepemimpinan dan
manajemen
 Alat-alat Planning dan
improvement
 Team building
 Problem solving
 Skill komunikasi
 Budaya dan tingkah laku
sosial
 Pengetahuan dari Pasar
 Pengetahuan dari
kebutuhan dan harapan
pelanggan dan pihak-pihak
lain yang terkait
 Kreativitas dan inovasi
27
Perencanaan Training

Harus memasukkan:
 Sasaran-sasaran
 Program-program dan metodenya
 Sumber daya yang diperlukan
 Identifikasi dari support internal yang diperlukan
 Evaluasi dalam rangka meningkatkan kompetensi
orang-orang
 Pengukuran keefektifan dan dampak terhadap
organisasi
 Periode yang direncanakan

28
Program Training yang Direncanakan

 Harus dapat menjawab pertanyaan berikut:

o Siapa yang ditraining dan mengapa?
o Apa yang harus mereka pelajari?
o Bagaimana dan dimana training harus dijalankan?
o Bagaimana training akan dinilai dan dievaluasi?
 Hasil yang diharapkan harus dipahami secara jelas,
realistis dan dilihat sebagai hal yang dapat dicapai secara
masuk akal

29
Cara-cara Training

 Dimungkinkan:
o Training Internal
o Training Eksternal
o Pembelajaran jarak jauh

 Metode-merode harus dipilih secara hati-hati sesuai dengan

kebutuhan khusus organisasi dan karyawan
 Pedoman harus diberikan untuk bagaimana mempersiapkan
training dan bagaimana menghadapi dengan beragam
material atau situasi yang dihadapi

30
Diskusi Kelompok

Buatlah rencana training untuk organisasi

anda berdasarkan pada strategic business
plan

31
Continual Improvement

 Lakukan assessment menyeluruh dari strategic business plan

dan training plan

 Identifikasikan area-area kekuatan dan kelemahan-

kelemahannya

 Gunakan informasi di siklus training needs analysis

selanjutnya

32
Terima Kasih

33