Anda di halaman 1dari 18

MAKALAH NEGOSIASI BISNIS

Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu :
Edy Mulyantomo, SE,MM

Disusun Oleh :
Kelompok 4
1. Irfan M ( B.131.16.0332 )
2. Aji Sutrisno ( B.131.17.0019 )
3. Iqbal Tegar W ( B.131.17.0047 )
4. Ainulutviah ( B.131.17.0265 )

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
UNIVERSITAS SEMARANG
TAHUN AJARAN 2019
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada
komunikan dengan tujuan tercapai kesepahaman bersama, sedangkan negosiasi adalah suatu
kegiatan yang terencana apa yang harus dicapai, Komunikasi merupakan salah satu faktor
penting dalam melakukan kegiatan negosiasi. Dengan komunikasi yang baik, maka kegiatan
negosiasi dapat berjalan lancar. Segala hal yang telah direncanakan saat bernegosiasi
nantinya, bila kita tidak mampu mengomunikasikannya dengan baik, maka negosiasi dapat
terhambat bahkan gagal. Peranan komunikasi dalam memenangkan peperangan terlihat
sangat penting.
Bila ingin menjadi negosiator yang handal, tentunya memerlukan pemahaman
mendalam mengenai komunikasi. Komunikasi tidak hanya “cuap-cuap” saja, tetapi juga
terdapat teknik khusus dalam menyampaikan pesan kepada pihak lain. Komunikasi tidak
terbatas pada verbal saja, namun nonverbal perlu diperhatikan, karena hal itu sangat
diperhatikan oleh pihak lain, yang dapat membaca “sisi lain” dari negosiator tersebut, yang
berdampak pada citra perusahaan yang kita wakili.

RUMUSAN MASALAH
Untuk membatasi penguraian komunikasi dalam negosiasi bisnis, maka penulis
membuat beberapa rumusan masalah berupa pertanyaan yaitu:
a. Apa yang harus dikomunikasikan dalam negosiasi?
b. Bagaimana seseorang berkomunikasi dalam negosiasi?
c. Bagaimana mengembangkan komunikasi dalam negosiasi?
d. Bagaimana pertimbangan komunikasi khusus pada penutupan negosiasi?

TUJUAN
Setelah membaca makalah ini pembaca diharapkan:
a. Memahami apa yang harus dikomunikasikan dalam negosiasi.
b. Mengetahui bagaimana seseorang berkomunikasi dalam negosiasi.
c. Memahami cara-cara yang dapat meningkatkan komunikasi dalam negosiasi.
d. Mengetahui bagaimana pertimbangan komunikasi khusus pada penutupan.
negosiasi.
BAB II
PEMBAHASAN
MODEL DASAR KOMUNIKASI
Dikurangi dari esensi sebenarnya, negosiasi adalah bentuk komunikasi interpersonal.
Proses-proses komunikasi, baik verbal dan nonverbal, merupakan hal penting untuk mencapai
tujuan negosiasi dan untuk menyelesaikan konflik. Pada topik ini, kita membahas proses di
mana negosiator mengomunikasikan kepentingan, posisi dan tujuan mereka–dan pada
gilirannya dapat membuat pihak-pihak dan negosiasi dapat dipahami secara keseluruhan.
Jelas, komunikasi hadir dalam proses negosiasi; sehingga penelitian terhadap komunikasi
terwujud dalam negosiasi, baik sebagai proses interaksi maupun sebagai konteks seluk-beluk
komunikasi yang dapat memengaruhi proses dan hasil (Chatman, Putnam, dan Sondak,
1991).
Model awal dan yang berpengaruh yang dikembangkan Shannon dan Weaver (1948)
mengonsep komunikasi sebagai kegiatan yang muncul antara dua orang: pengirim dan
penerima. Pengirim memiliki pemikiran atau maksud dalam pikirannya. Pengirim
mengodekan maksud ini ke dalam pesan yang akan ditransmisikan ke penerima. Pesan
tersebut dapat dikodekan dalam bahasa verbal, ekspresi nonverbal, atau keduanya. Setelah
dikodekan, pesan tersebut kemudian ditransmisikan melalui saluran (channel) atau medium
(misalnya, interaksi tatap muka, telepon, e-mail, pesan teks, surat) kepada penerima. Orang
yang diberi pesan tersebut menerima transmisi secara langsung, kemudian memecahkannya
dan menginterpretasikannya, memberi makna serta pemahaman kepada penerima.
Dalam pertukaran dua pihak seperti pada gambar di atas, seorang komunikan
bukanlah penerima pesan pasif; orang yang menerima pesan berperan aktif dalam beberapa
cara. Pertama, penerima menerima pesan dan kemudian mencoba memberi makna atas pesan
tersebut dengan menginterpretasikan isi informasi pesan tersebut dan motif pihak lain untuk
mentransmisikannya. Penerima kemudian menjadi pengirim, mengodekan respons verbal
dan/atau nonverbal yang mungkin mencoba untuk mengerjakan beberapa hal: menyampaikan
informasi kepada pihak lain mengenai cara bagaimana pesan asli diterima–mungkin
anggukan persetujuan, atau kesan kebingungan, atau mungkin ringisan kecemasan;
merespons dalam suatu cara terhadap isi pesan pengirim asli; menghindari respons substansif
dan mengubah pokok bahasan; atau tujuan yang memungkinkan lainnya. Dengan demikian,
dalam negosiasi umpan balik (feedback) yang diberikan penerima pesan kepada pengirimnya
dapat dalam berbagai bentuk isyarat nonverbal, emosi yang diungkapkan, pertanyaan untuk
klarifikasi, respons terhadap informasi yang disajikan, usaha untuk membangun pesan
pertama, atau bantahan terhadap argument, dan masih banyak lainnya, atau beberapa
kombinasi hal-hal tersebut.

DISTORSI DALAM KOMUNIKASI


Komunikasi “bekerja” sampai pada tahapan di mana berbagai jenis informasi dibagi
dengan lengkap dan menyeluruh, dan secara akurat diterima dan dipecahkan, mengarah ke
pemahaman bersama. Seperti yang kita ketahui, sistem komunikasi manusia jarang bekerja
optimal. Justru, elemen-elemen model yang telah dijelaskan dan hubungan antara mereka
tunduk pada faktor eksternal yang mendistorsi pesan dan maknanya yang membatasi
pemahaman dan pengertian bersama. Selanjutnya, kita membahas bagaimana distorsi muncul
dalam komunikasi dengan melihat beberapa elemen individual yang termasuk dalam proses
komunikasi yang dibahas sebelumnya.
1. Komunikator individu memiliki tujuan dan sasaran, hal-hal yang ingin mereka capai.
Semakin beragam tujuan kedua belah pihak, atau semakin antagonis hubungan
mereka, semakin besar kemungkinan munculnya distorsi dan kesalahan (de Dreu,
Nauta, dan Van de Vliert, 1995). Demikian pula, kedua komunikator berbeda dalam
karakteristik individualnya.
2. Pesan merupakan bentuk simbolis di mana informasi dikomunikasikan. Manusia
memiliki keunikan dalam kemampuan mereka menggunakan simbol-simbol untuk
mentransmisi informasi. Beberapa pesan merupakan ungkapan langsung dari makna,
sementara pesan yang lainnya merupakan representasi simbolis. Semakin rentan kita
menggunakan komunikasi simbolis, semakin besar kecenderungan bahwa simbol-
simbol yang kita pilih mungkin tidak mengomunikasikan tujuan kita yang sebenarnya
dengan akurat.
3. Pengodean adalah proses di mana pesan dimasukkan ke dalam bentuk simbolis.
Proses pengodean dipengaruhi oleh berbagai tingkatan keterampilan dalam
pengodean. Proses ini juga akan dipengaruhi oleh komunikasi sebelumnya, termasuk
apa yang ingin dikomunikasikan kedua belah pihak dan cara mereka bereaksi
terhadap komunikasi sebelumnya. Distorsi cenderung muncul saat pengirim
mengodekan pesan dengan cara yang menghalangi pemahaman atau interpretasi
akurat oleh penerima.
4. Saluran dan media adalah alat di mana informasi dikirim dan diterima melaluinya.
Terdapat beberapa pilihan bagi komunikator dalam menyampaikan pesan. Ucapan
dapat ditransmisikan melalui tatap muka, telepon, atau online. Untuk yang tertulis
bisa melalui kertas, e-mail, dan sms, dengan variasi keformalan yang luas tersedia
bagi penulis. Terdapat banyak kesempatan untuk distorsi komunikasi berdasarkan
saluran yang digunakan. Pesan yang kompleks mungkin perlu ditulis daripada
diucapkan, sehingga penerima dapat menggunakannya dengan kecepatannya sendiri
dan meninjau ulang jika diperlukan. Interaksi tatap muka dapat menjadi tidak bijak
jika dilakukan di lingkungan bising yang dapat meningkatkan distorsi. Komunikator
yang ingin menyampaikan daya tarik emosional mungkin berisiko mendistorsi pesan
bila menggunakan pesan tertulis. Selain itu, distorsi makna akan terjadi saat adanya
ketidaksesuaian antara beragam saluran yang digunakan pada saat yang bersamaan.
5. Penerimaan merupakan proses pemahaman: menerima pesan dalam bentuk verbal,
nonverbal, atau simbolis mereka dan memecahkannya ke dalam bentuk pesan yang
dimengerti oleh penerimanya. Jika kedua pihak berbicara bahasa atau menggunakan
gestur nonverbal yang sama dalam mengomunikasikan pesan, prosesnya mungkin
cukup sederhana. Namun, saat orang-orang berbicara bahasa yang berbeda,
pemecahan kode (pesan) melibatkan tingkat kesalahan yang lebih tinggi. Meskipun
penerjemah dapat membantu pemecahan pesan pihak lain, namun penerjemah tidak
mungkin menangkap secara penuh pesan pihak lain.
6. Interpretasi merupakan proses memastikan arti dan pentingnya pesan yang
dipecahkan untuk situasi yang sedang berlangsung. Misalnya, jika seseorang berkata
pada orang lainnya, “Tolong berikan pensil tersebut kepada saya,” dan orang tersebut
mengatakan, “tidak,” tidak yang dikodekan kemungkinan memacu berbagai reaksi
dalam pencarian makna sebenarnya oleh orang pertama.
Suatu cara yang penting untuk menghindari beberapa masalah dalam komunikasi
adalah dengan memberikan umpan balik kepada pihak lain. Tidak adanya umpan balik dapat
menyebabkan distorsi. Dalam negosiasi, umpan balik dapat mendistorsi komunikasi dengan
cara memengaruhi penawaran yang dibuat negosiator (misalnya, Kristensen dan Garling,
1997) atau dengan mengarahkan mereka untuk mengubah evaluasi mereka atas hasil yang
memungkinkan (Larrick dan Boles 1995; Thompson, Valley, dan Kramer, 1995). Meskipun
umpan balik sering kali benar-benar dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman,
negosiator perlu mengingat bahwa umpan balik dapat digunakan secara strategis untuk
mendorong konsesi, perubahan strategi, atau mengubah penilaian proses dan hasil.

APA SAJA YANG DIKOMUNIKASIKAN SELAMA NEGOSIASI?


1. Tawaran, Tawaran Balik, dan Motif
Menurut Tutzauer (1992, hlm. 67), “Mungkin komunikasi yang paling penting dalam
sesi tawar-menawar adalah komunikasi yang menyampaikan tawaran dan tawaran balik pihak
yang saling terlibat.” Tutzauer menyatakan bahwa penawar memiliki preferensi (pilihan)
tertentu dan menunjukkan perilaku rasional dengan bertindak sesuai dengan preferensi
mereka, dan bahwa preferensi tersebut dapat dinyatakan menurut beberapa skala numerik,
yaitu bahwa mereka memiliki derajat utilitas atau nilai yang berbeda (lihat juga Luce dan
Raifa, 1957). Preferensi negosiator tercermin dalam ukuran yang baik terhadap motivasi yang
mendasarinya, yang juga dikomunikasikan selama negosiasi, dan mereka dapat memiliki
pengaruh yang kuat terhadap tindakan pihak lain dan hasil negosiasi.
Sebuah kerangka komunikatif untuk negosiasi didasarkan pada asumsi bahwa (1)
komunikasi penawaran merupakan proses yang dinamis, (2) proses penawaran merupakan
proses yang interaktif, dan (3) berbagai faktor internal dan eksternal mengendalikan interaksi
dan “memotivasi penawar untuk mengubah tawarannya” (Tutzauer, 1992, hlm. 73). Dengan
kata lain, proses penawaran-penawaran balik merupakan hal yang dinamis dan interaktif, dan
mengikuti kendala situasi serta lingkungan. Proses ini secara terus-menerus merevisi
parameter negosiasi, dan akhirnya menyempitkan rentang tawar-menawar serta mengarahkan
diskusi menuju poin penyelesaian.
2. Informasi mengenai Alternatif
Komunikasi dalam negosiasi tidak terbatas pada pertukaran penawaran dan
penawaran balik. Aspek penting lainnya yang telah dipelajari adalah bagaimana kegiatan
berbagi informasi dengan pihak lain memengaruhi proses negosiasi. Dalam hal ini,
pemberian informasi mengenai alternatif perjanjian, dan apakah alternatif tersebut perlu
dikomunikasikan, yang diteliti oleh Pinkley dan koleganya (Pinkley, 1995; Pinkley, Neale,
dan Bennet, 1994).
Hasil dari penelitian tersebut mennyatakan bahwa negosiator dengan alternatif terbaik
terhadap perjanjian yang dinegosiasikan yang menarik harus memberi tahu pihak lain
mengenai hal tersebut jika mereka mengharapkan keuntungan penuh. Mereka juga
menekankan bahwa gaya dan nada digunakan untuk menyampaikan informasi tentang
alternatif tersebut yang menarik merupakan hal penting. Bila negosiator memperlihatkan
alternatif terbaik dengan cara pemaksaan atau merendahkan dapat ditafsirkan sebagai
tindakan agresif atau mengancam.
3. Informasi mengenai Hasil
Sebuah studi simulasi negosiasi dilakukan oleh Thompson, Valley, dan Kramer
(1995) serta Novemsky dan Schweitzer (2004). Studi tersebut menyimpulkan bahwa bila dua
orang negosiator melakukan negosiasi dengan pihak yang sama dan mereka tidak mengetahui
hasil negosiasi satu sama lain, mereka cenderung puas terhadap hasilnya sendiri. Namun, bila
mereka saling mengetahui hasilnya, mereka cenderung tidak puas.
Oleh karena itu, negosiator harus berhati-hati mengenai pembagian hasil mereka atau
bahkan reaksi positif mereka terhadap hasil dengan pihak lain, terutama jika mereka akan
bernegosiasi lagi dengan pihak tersebut di masa mendatang. Sebagai tambahan, penelitian ini
menyarankan bahwa negosiator harus mengevaluasi keberhasilan mereka sendiri sebelum
mempelajari evaluasi pihak lain terhadap hasil.
4. Akun Sosial
Tipe lain dari komunikasi yang terjadi selama negosiasi terdiri atas “akun sosial” yang
digunakan negosiator untuk menjelaskan sesuatu kepada pihak lain, terutama ketika
negosiator perlu untuk mejustifikasi berita buruk. Dalam literatur Sitkin dan Bies (1993)
disimpulkan bahwa negosiator yang menggunakan beberapa penjelasan cenderung
mendapatkan hasil yang lebih baik dan bahwa efek negatif dari hasil yang buruk dapat diatasi
dengan mengomunikasikan penjelasan bagi mereka.
5. Komunikasi mengenai Proses
Terakhir, beberapa komunikasi adalah mengenai proses negosiasi itu sendiri–seberapa
baik negosiasi tersebut berjalan atau prosedur apa saja yang mungkin diadopsi untuk
memperbaiki situasi. Beberapa komunikasi ini mengambil bentuk yang tampaknya “basa-
basi” sepele yang mencairkan suasana atau membangun hubungan antara negosiator.
Pengaruhnya tidak harus “kecil,” meskipun demikian, terdapat bukti bahwa interaksi yang
meningkatkan aktivitas berbagi kognisi dan berbagi identitas di antara negosiator sebelum
mereka membenamkan diri dalam tugas mereka mengarah pada hasil integratif yang lebih
baik.
Negosiator, seperti manusia sibuk lainnya, bisa tergoda untuk maju dengan tawaran
dan tawaran balik dalam mengejar hasil daripada berhenti dan “membuang” waktu untuk
mendiskusikan sebuah proses yang berlangsung kurang baik. Terkadang, jeda dalam
percakapan substantif dan perhatian terhadap proses justru merupakan hal yang diperlukan.
Kita menutup bagian ini dengan pembahasan tentang apa itu komunikasi dalam
negosiasi dengan tiga pertanyaan kunci.
1. Apakah negosiator bersifat konsisten atau adaptif?
Mungkin kita berpikir bahwa negosiator yang efektif mampu menyesuaikan strategi
mereka dan mengacu ke situasi penawaran tertentu. Namun, penelitian menunjukkan bahwa
ketika kita tiba pada pola komunikasi, negosiator lebih cenderung untuk konsisten terhadap
strategi mereka dibandingkan dengan memvariasikan pendekatan mereka. Taylor dan Donald
(2003) menyimpulkan bahwa “negosiator telah mengatur respons terhadap urutan perilaku
yang berbeda yang mereka terapkan secara konsisten terlepas dari konteks dan peran
negosiasi mereka” (hlm. 228). Tampaknya bahwa ketika tiba saatnya untuk membuat pilihan
mengenai komunikasi, banyak negosiator memilih untuk tetap menerapkan pilihan yang
sudah biasa dibandingkan mencoba berimprovisasi.
2. Apakah hal-hal yang disebutkan di awal negosiasi berguna?
Simulasi eksperimen negosiasi menemukan bahwa bagi beberapa negosiator (dengan
peran berstatus tinggi), waktu berbicara selama lima menit pertama memprediksikan seberapa
baik yang mereka lakukan dalam negosiasi. Lalu, nada percakapan selama lima menit
pertama merupakan hal penting. Dengan kata lain, mengontrol “lantai” di awal negosiasi
memang membantu, tetapi tidak dengan mendominasinya dengan komunikasi yang
emosional dan hiperbolis.
Mengontrol percakapan di awal dapat membantu negosiator individual bekerja lebih
baik, tetapi apakah membantu mereka dalam mencapai hasil yang integratif? Ternyata,
penelitian Curham dan Pentland menemukan bahwa komunikasi selama lima menit pertama
tidak berpengaruh terhadap kemampuan para pihak untuk mencapai keuntungan bersama.
Namun, terdapat bukti dari penelitian lain bahwa keuntungan bersama dipengaruhi oleh apa
yang terjadi sebelumnya. Penelitian Adair dan Brett (2005) menemukan keuntungan bersama
yang lebih baik ketika negosiator berubah dari sekadar bersikap menjadi bertukar informasi
mengenai masalah dan prioritas sebelum negosiasi terlalu jauh. Mereka menyimpulkan, “Apa
yang dilakukan negosiator di tengah awal pertama memiliki dampak signifikan terhadap
kemampuan mereka menghasilkan solusi integratif dan dengan pencapaian bersama yang
lebih baik” (hlm.47).

3. Apakah lebih banyak informasi selalu lebih baik?


Studi eksperimen oleh O’Connor (1997) menunjukkan bahwa memiliki informasi
lebih banyak tidak secara otomatis menghasilkan hasil yang lebih baik. Pengaruh pertukaran
informasi dalam hasil negosiasi tidak bersifat langsung seperti yang diharapkan orang-orang
– yaitu, hanya dengan bertukar informasi tidak otomatis menorah ke pengertian yang lebih
baik mengenai keinginan pihak lain atau ke arah hasil yang lebih baik. Justru, pengaruh
pertukaran informasi selama negosi tergantung pada jenis masalah yang didiskusikan dan
motivasi negosiasi untuk menggunakan informasi tersebut. Meskipun demikian, beberapa
penelitian menyatakan bahwa menerima terlalu banyak informasi selama negosiasi dapat saja
merugikan negosiator.

BAGAIMANA ORANG-ORANG BERKOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI


Bagaimana negosiator berkomunikasi sama pentingnya dengan apa yang perlu mereka
katakana. Sehingga, terdapat tiga aspek yang berhubungan dengan “bagaimana” komunikasi:
karakteristik bahasa yang digunakan oleh orang yang berkomunikasi, penggunaan
komunikasi nonverbal dalam negosiasi, dan pemilihan saluran komunikasi untuk mengirim
dan menerima pesan.
1. Karakteristik Bahasa
Dalam negosiasi, bahasa beroperasi dalam dua level: level logikal (untuk proposal
atau penawaran) dan level pragmatis (semantik, sintaksis, dan gaya). Makna yang
disampaikan oleh proposisi atau pernyataan merupakan kombinasi antara sebuah pesan
logikal yang ada di permukaan dan beberapa pesan pragmatis (misalnya, diisyaratkan atau
disimpulkan). Dengan kata lain, bukan hanya yang diucapkan dan bagaimana
mengucapkannya yang menjadi hal penting, tapi juga informasi tambahan, tersirat, atau
tersembunyi yang dimaksud, disampaikan, atau ditangkap dalam penerimaan.
Sebagai tambahan, penggunaan idiom dan perkataan sehari-hari oleh negosiator
sering kali problematik, terutama dalam negosiasi lintas budaya. Makna yang disampaikan
mungkin jelas bagi pembicara, namun membingungkan pendengar. Akhirnya, pemilihan
kata-kata yang dilakukan negosiator tidak hanya mengisyaratkan sebuah posisi, namun juga
membentuk dan memprediksikan percakapan yang dikembangkan.
2. Penggunaan Komunikasi Nonverbal
Kebanyakan apa yang dikomunikasikan orang satu sama lain ditransmisikan oleh
komunikasi nonverbal. Beberapa tindakan nonverbal, yang disebut dengan attending
behaviors, merupakan hal yang sangat penting dalam berhubungan dengan orang lain dalam
interaksi yang terkoordinasi seperti negosiasi; mereka menunjukkan pada Anda bahwa
mereka mendengarkan dan menyiapkan orang tersebut untuk menerima pesan Anda. Di
bawah ini akan dibahas tiga attending behaviors penting: kontak mata, posisi tubuh, dan
dorongan.
a. Membuat Kontak Mata
Pada umumnya, kontak mata merupakan salah satu cara untuk menunjukan bahwa
Anda memperhatikan dan mendengarkan dan bahwa Anda menganggap mereka
itu penting. Jika ada orang yang tidak melihat Anda saat Anda berbicara, Anda
mungkin bertanya-bertanya apakah mereka mendengarkan atau tidak. Tentu saja
sangat mungkin untuk mendengarkan dengan baik tanpa melihat orang yang
berbicara; kenyataannya, mungkin lebih mudah untuk melihat ke arah lain karena
Anda akan fokus pada kata-kata yang diucapkan dan tidak teralihkan oleh
informasi visual. Namun, permasalahnnya adalah dengan tidak membuat kontak
mata, Anda tidak memberikan isyarat bahwa Anda terlibat dan mendengarkan
orang lain. Meskipun demikian, kita tidak boleh mempertahankan kontak mata
secara terus-menerus pada orang lain. Sebaiknya, kita kadang-kadang tidak
melihat orang tersebut. Namun, perlu diketahui bahwa di beberapa masyarakat
Asia, misalnya, menundukan pandangan saat orang lain berbicara merupakan
tanda hormat (Ivey dan Simek-Downing, 1980).
b. Menyesuaikan Posisi Tubuh
Untuk memastikan bahwa Anda memperhatikan lawan bicara Anda, tegakkan
tubuh Anda, bersandar sedikit ke depan, dan hadapi lawan bicara Anda secara
langsung (Ivey dan Simek-Downing, 1980). Jika Anda menerima dan menyetujui
pesan lawan bicara, perlu diperhatikan untuk tidak menunjukan sikap tidak hormat
melalui sikap tubuh dengan bungkuk, berbalik, atau mengangkat kaki ke atas meja
(Stacks dan Burgoon, 1981). Sebaliknya, menyilangkan tangan, menganggukan
kepala, mengerutkan dahi, dan mengerutkan alis semuanya dapat menandakan
penolakan atau ketidaksetujuan yang sangat kuat (Nierenberg dan Calero, 1971).
c. Mendukung atau Menolak Apa yang Dibicarakan Orang Lain secara
Nonverbal
Seseorang dapat mengindikasikan perhatian dan minat terhadap apa yang
dibicarakan orang lain melalui berbagai perilaku sederhana. Anggukan kepala,
isyarat tangan yang sederhana untuk memberi tahu lawan bicara untuk
melanjutkan, bahwa Anda mendengarkan. Kontak mata singkat atau senyuman
dan anggukan kepala akan menunujukkan isyarat yang membesarkan hati. Sama
halnya, kerutan dahi, pandangan marah, gelengan kepala, atau berpura-pura sakit
akan mengisyaratkan penolakan terhadap pesan lawan bicara. Drolet dan Morris
(2000) menyatakan bahwa interaksi tatap muka menstimulasi hubungan melalui
komunikasi nonverbal, yang pada gilirannya meningkatkan koordinasi dan
mengarah ke keuntungan bersama yang lebih tinggi. Tentu saja, keuntungan-
keuntungan ini mungkin akan muncul hanya jika pihak-pihak yang terlibat mampu
menginterpretasikan komunikasi nonverbal secara akurat.
3. Pemilihan Saluran Komunikasi
Komunikasi dialami secara berbeda ketika komunikasi tersebut muncul saluran yang
berbeda. Kita mungkin berpikir bahwa negosiasi biasanya terjadi secara tatap muka. Namun,
kenyataannya adalah bahwa orang-orang bernegosiasi melalui berbagai jenis media
komunikasi: telepon, tulisan, e-mail, telekonferensi, pesan instan, dan bahkan SMS.
Penggunaan teknologi informasi jaringan dalam negosiasi kadang-kadang disebut negosiasi
virtual (atau juga “e-negotiation”). Penggunaan saluran tertentu membentuk pandangan tugas
komunikasi secara praktis dan norma berdasarkan perilaku yang sesuai.
Lalu, negosiasi melalui e-mail dan teknologi jaringan lainnya menciptakan
kesempatan sekaligus tantangan krusial yang akan dipahami dengan baik oleh negosiator
sebelum memilih media tertentu untuk peristiwa penting. Di bab sebelumnya telah dibahas
berbagai bias kognitif yang mengganggu negosiator mengambil keputusan yang rasional.
Analoginya, kita dapat memperkirakan beberapa tantangan yang ditimbulkan oleh negosiasi
virtual sebagai “bias” yang berisiko terhadap kelancaran, kesopanan, dan efektivitas
negosiasi. Thompson dan Nadler (2002) mengidentifikasikan empat bias spesifik yang dapat
menghambat keberhasilan negosiasi online:
a. Temporal synchrony bias merupakan kecenderungan negosiator untuk bertingkah
seolah-olah mereka berada dalam situasi yang sinkron padahal sebetul tidak.
Namun, selama negosiasi melalui e-mail pihak-pihak yang terlibat tidak harus
bekerja dalam kerangka waktu tertentu dan kurangnya sinkronisasi dapat
mengganggu salah satu atau kedua pihak, sehingga berpengaruh negative terhadap
hubungan negosiasi dan hasilnya.
b. Burned bridge bias adalah kecenderungan individu untuk menerapkan perilaku
yang berisiko selama negosiasi e-mail yang tidak akan mereka gunakan selama
pertemuan tatap muka. Lingkungan sosial yang diimprovisasi dari e-mail
menciptakan jarak sosial dan ilusi anonimitas yang dapat memfasilitasi perilaku
yang tidak dapat diterima dalam pertemuan tatap muka. Misalnya, negosiator
mungkin lebih berani menantang pihak lain, memberikan ultimatum, atau bereaksi
negatif terhadap penawaran saat tidak bertemu langsung.
c. Squeaky wheel bias adalah kecenderungan yang dilakukan negosiator melalui e-
mail untuk menggunakan gaya emosional negatif untuk mencapai tujuan. Jika
tidak ada atau kurang terdapat norma sosial yang mendorong kesopanan, makan
negosiator cenderung menggunakan intimidasi, perilaku kasar, dan etika yang
tidak baik untuk mencapai hasil yang diinginkan. Di sisi lain, jika negosiator yang
menggunakan e-mail merupakan bagian dari kelompok sosial yang kohesif,
normal sosial konstruktif akan terdorong, yang dapat melunakkan kecenderungan
terhadap ketidaksopanan.
d. Sinister attribution bias muncul saat seseorang keliru mengasumsikan perilaku
orang lain disebabkan cacat kepribadian saat menghadapi faktor situasional.
Thompson dan Nadler (2002) berpendapat bahwa kurangnya rasa percaya,
perbedaan antara pihak-pihak terkait, dan kurangnya hubungan yang mungkin
muncul melalui e-mail memicu individu untuk melakukan hal-hal jahat dan licik
kepada pihak lain.
Menciptakan hubungan yang positif dengan partner negosiasi, baik secara tatap muka
atau melalui telepon, dapat membantu menghilangkan bias-bias tersebut. Sayangnya,
merupakan hal yang tidak mungkin untuk memperpanjang hubungan negosiasi melampaui
interaksi online. Pada kasus-kasus tersebut, merupakan hal yang penting untuk menemukan
cara untuk menciptakan konteks akuntabilitas untuk tindakan-tindakan yang dilakukan.

BAGAIMANA CARA MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI


Terdapat tiga teknik utama untuk meningkatkan komunikasi dalam negosiasi:
penggunaan pertanyaan, mendengarkan, dan pembalikkan peran.
1. Penggunaan Pertanyaan
Salah satu teknik yang paling umum untuk mengklarifikasi komunikasi dan
menghilangkan gangguan dan distorsi adalah penggunaan pertanyaan. Nierenberg (1976)
menekankan bahwa pertanyaan merupakan elemen penting dalam negoiasi untuk
memperoleh informasi; menanyakan pertanyaan yang bagus memungkinkan negosiator untuk
mendapaatkan sejumlah besar informasi mengenai posisi pihak lain, alasan-alasan yang
mendukung, dan kebutuhannya.
Nierenberg menyatakan bahwa pertanyaan dapat dibagi ke dalam dua kategori dasar:
pertanyaan yang dikelola dan pertanyaan yang tidak dikelola serta menimbulkan kesulitan.
Pertanyaan yang dikelola menyebabkan perhatian atau menyiapkan pemikiran pihak lain
untuk pertanyaan selanjutnya, mendapatkan informasi, dan menghasilkan pemikiran.
Pertanyaan yang tidak dikelola menyebabkan kesulitan memberikan informasi, dan
membawa diskusi tersebut ke dalam kesimpulan yang salah. Sebagai tambahan, Ury (1991)
menyarankan bahwa menggunakan pertanyaan “mengapa tidak” alih-alih “mengapa”
merupakan cara yang baik untuk membuka kembali negosiasi yang macet.
2. Mendengarkan
Terdapat tiga bentuk utama mendengarkan:
a. Mendengarkan pasif melibatkan menerima pesan saat tidak ada umpan balik
bagi pengirim pesan mengenai keakuratan atau kelengkapan penerimaan.
Terkadang, mendengarkan pasif hanya cukup bagi komunikan untuk mengirimkan
pesan. Beberapa orang senang berbicara dan tidak nyaman dengan keheningan
yang panjang. Seorang negosiator yang lawan bicaranya senang berbicara
mungkin menemukan bahwa strategi yang paling baik adalah dengan duduk diam
dan mendengarkan, sementara pihak lainnya mengupayakan posisinya sendiri.
b. Pengakuan merupakan bentuk kedua dari mendengarkan, sedikit lebih aktif
dibandingkan mendengarkan pasif. Saat mengakui, penerima seskali
menganggukan kepalanya, mempertahankan kontak mata, atau menyisipkan
respons, seperti “Saya mengerti,” “mm-hmm,” “menarik,” “benarkah?” “tentu,”
dan sebagainya. Respons-respons tersebut cukup untuk membuat komunikan terus
mengirimkan pesan, namun pengirim pesan mungkin salah mengartikan respons
tersebut sebagai persetujuan penerima pesan terhadap posisi mereka, bukannya
sebagai pengakuan penerima telah menerima pesan yang disampaikan.
c. Mendengarkan aktif merupakan bentuk ketiga. Ketika penerima pesan secara
aktif mendengarkan, mereka menyatakan kembali atau memparafrasakan pesan
pengirim dalam bahasa mereka sendiri. Dalam negosiasi, pada awalnya
mendengarkan aktif dirasa tidak cocok karena penerima biasanya memiliki
serangkaian posisi dan berkeyakinan kuat terhadap masalah tersebut. Dengan
merekomendasikan mendengarkan aktif, kami (Roy J. Lewicki, Bruce Barry,
David M. Saunders) tidak menyarankan bahwa penerima secara otomatis setuju
dengan posisi pihak lain dan mengabaikan posisi mereka. Justru, kami
memandang mendengarkan aktif sebagai keterampilan yang mendorong pihak lain
untuk lebih terbuka mengutarakan perasaan, prioritas, kerangka acuan, dan posisi
yang mereka ambil. Ketika pihak lain melakukannya, negosiator akan lebih
memahami posisi pihak lain; faktor-faktor dan informasi yang mendukungnya;
dan cara-cara bagaimana posisi tersebut bisa dikompromikan, diselesaikan, atau
dinegosiasikan sesuai dengan pilihan atau prioritas mereka.
3. Pembalikkan Peran
Komunikasi juga dapat ditingkatkan melalui pembalikan peran. Rapoport (1964)
mengemukakan bahwa terus-menerus berargumen pada satu posisi tertentu dalam debat
mengarah pada “kebutaan keterlibatan,” atau siklus memperkuat-diri dari argument yang
membatasi negosiator dalam menyadari kesesuaian yang mungkin terjadi antara posisi merka
dengan posisi pihak lain. Teknik pembalikan peran memungkinkan negosiator untuk
memahami lebih lengkap posisi pihak lain dengan secara aktif mempertahankan posisi
tersebut sampai pihak lain yakin bahwa ia dimengerti. Pembalikan peran dapat merupakan
alat yang efektif untuk meningkatkan komunikasi dan pemahaman yang tepat dan apresiasi
terhadap posisi pihak lain dalam negosiasi. Hal ini dapat menjadi sangat berguna selama
tahap persiapan negosiasi atau selama terjadi desakan saat proses tidak berjalan lancar.
Meskipun demikian, meningkatkan pemahaman tidak selamanya mengarah pada resolusi
konflik, terutama saat komunikasi yang tepat mengungkap ketidaksesuaian yang mendasar
dalam posisi semua pihak.

PERTIMBANGAN KOMUNIKASI KHUSUS PADA PENUTUPAN NEGOSIASI


Karena negosiasi bergerak menuju perjanjian yang hampir dicapai, negosiator harus
memenuhi dua aspek kunci komunikasi dan negosiasi secara berkesinambungan;
penghindaran kesalahan fatal dan pencapaian penutupan/kesepakatan yang memuaskan
dengan cara yang konstruktif.
A. Menghindari Kesalahan-kesalahan Fatal
Mencapai kesepakatan dalam negosiasi pada umumnya melibatkan pembuatan
keputusan untuk menerima tawaran, mengompromikan prioritas, untuk bertukar masalah
dengan pihak lain, atau untuk mengombinasikan tahapan-tahapan tersebut. Proses
pengambilan keputusan tersebut dibagi ke dalam empat elemen kunci: pembingkaian,
mengumpulkan intelegensi, membuat keputusan, dan belajar dari umpan balik (Russo dan
Schoemaker, 1989). Untuk elemen keempat, yaitu belajar (atau gagal untuk belajar) dari
umpan balik, sebagian besar merupakan masalah komunikasi. Masalah tersebut dapat berupa
jebakan keputusan yang mungkin muncul sebagai akibat dari bias perseptual dan kognitif
yang tidak terelakkan oleh negosiator. Hal ini tidak hanya muncul di tahapan awal negosiasi,
tetapi juga dapat muncul di akhir negosiasi ketika kedua pihak buru-buru mengakhiri dan
mempererat perjanjian.

B. Mencapai Penutupan
Gary Karrass (1985), menganjurkan negosiator untuk “mengetahui kapan untuk tutup
mulut,” untuk menghindari penyerahan informasi penting yang tidak perlu dilakukan, dan
agar tidak untuk mengucapkan “kata-kata konyol” yang dapat membuatnya menjauh dari
kesepakatan yang hampir dibuat. Karrass juga mengingatkan para negosiator agar perlu
memperhatikan masalah-masalah di menit terakhir, seperti nit-picking atau “tebakan kedua”
oleh pihak yang tidak berpartisipasi dalam proses tawar-menawar, tetapi memiliki hak atau
tanggung jawab untuk meninjaunya. Karrass menganjurkan negosiator untuk memperhatikan
tantangan tersebut dan siap untuk menanganinya dengan percaya diri. Terakhir, Karrass
mencatat pentingnya menurunkan perjanjian tersebut ke dalam bentuk tertulis, menyadari
bahwa pihak yang menuliskan kontrak berada dalam posisi untuk mencapai kejelasan tujuan
dan pelaksanaan perjanjian.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Demi mencapai kesuksesan pada saat negosiasi, teknik-teknik berkomunikasi dan
prioritas informasi yang diberi perlu dipahami. Karena, dalam berkomunikasi, negosiator
tidak hanya menyampaikan pesan verbal, tetapi juga nonverbal. Komunikasi nonverbal
menjadi salah satu hal yang akan diperhatikan pihak lain saat bernegosiasi, yang merupakan
salah satu kunci apakah negosiasi tersebut akan berakhir dengan sukses atau tidak. Lalu,
informasi yang kita miliki tidak selalu wajib disampaikan seutuhnya ke pihak lain.
Kemudian, lawan bicara kita saat bernegosiasi mungkin akan memiliki karakter yang
berbeda, yang menyebabkan negosiasi akan terhambat. Kemudian, media yang digunakan
saat negosiasi juga akan menjadi hambatan tersendiri, sehingga sebagai negosiator kita perlu
memahami dua hal hambatan tersebut, dan hambatan lainnya yang mungkin akan terjadi.
Sebagai negosiator, kita tidak hanya mengajak, mempromosikan, atau menginformasikan
kerja sama dengan pihak lain, tetapi juga kita mewakili “nama baik” perusahaan. Terakhir,
negosiasi bukan hanya pertukaran solusi-solusi yang diinginkan, melainkan mencakup
sejumlah topik yang luas di sebuah lingkungan di mana masing-masing pihak mencoba
memengaruhi satu sama lain.

SARAN
Disarankan kepada pembaca saat menjadi seorang negosiator, segala hal yang dibahas
dalam makalah ini perlu dipahami secara mendalam. Karena, seperti yang telah disebutkan,
komunikasi (verbal dan nonverbal) menjadi salah satu kunci keberhasilan negosiasi. Terlebih,
hambatan-hambatan yang (pasti) ada saat bernegosiasi, informasi perusahaan yang mungkin
tidak perlu disampaikan secara utuh kepada pihak lain, dan antisipasi kesalahan-kesalahan
fatal saat menutup negosiasi.
DAFTAR PUSTAKA

Lewicki, R.J., Bruce B., & David. M.S. 2012. Negosiasi. Jakarta: Salemba Humanika.

Anom, E. 2011. “Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis”.


http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/. Diakses pada tanggal
15 Oktober 2016.

Anda mungkin juga menyukai