Formulir Laporan

Survei Pemantauan Lingkungan dan Fisik

Nama Penyusun Laporan : Hasan

Tanggal Laporan : 6 Mei 2020

Gedung dan Daerah Penyimpanan

Nama Gedung : Rumah Sakit Pertamina Tanjung
Alamat : Jl. Gas Komperta, Murung Pudak, Kabupaten Tabalong,
Kalimantan Selatan

Lokasi Gedung
Lokasi gedung berada di dekat perumahan warga dan bebas dari kesibukan
industri, namun daerah tersebut merupakan lintasan alat berat milik perusahaan
yang dapat mempercepat kerusakan bangunan karena terjadi keretakan pada
dinding bangunan akibat getaran saat alat berat melintas.

Material dan Konstruksi Gedung

Gedung ini menggunakan material beton sehingga cukup tahan terhadap angina,
air, dan api. Ruang penyimpanan arsip berada dalam satu gedung dengan ruangan
lainnya seperti tempat pendaftaran pasien baru dan apotek.

Daya Listrik
Rumah Sakit Pertamina Tanjung memiliki daya listrik yang cukup sehingga dapat
menggunakan AC pada setiap ruangannya serta peralatan lainnya. Gedung ini juga
memiliki system cadangan yang beroperasi dalam keadaan darurat.

Pemeliharaan dan Pengamanan Gedung

Gedung secara teratur per 6 bulan diperiksa kerusakannya dari cahaya atau
serangga.
Ruang Penyimpanan
Rak dan Peralatan Penyimpanan
Jenis rak yang digunakan adalah rak berjenis stainless. Rak jenis ini cukup baik
untuk tempat menyimpan arsip karena tidak mudah berkarat ataupun terhindar
dari rayap. Antara lantai dan rak juga terdapat jarak sehingga mudah untuk
dibersihkan pada bagian bawah. Rak juga rutin untuk dibersihkan dari debu, serta
dihindarkan dari air yang dapat membuat kelembaban pada rak.

Sistem Kontrol Cuaca

Untuk mengontrol suhu dan kelembaban pada ruangan ini menggunakan AC,
namun masalah dalam pemeliharaan peralatan ini adalah memerlukan biaya
pemeliharaan yang mahal dan terkadang AC mengalami kebocoran yang
menyebabkan genangan air pada ruang penyimpanan.

Peralatan Deteksi Api dan Pemadam Kebakaran

Gedung ini menggunakan heat detector, jika suhu udara sudah mencapai 50
hingga 60 derajat celcius, alarm penanda kebakaran akan berbunyi dan
memberitahu lokasi sumber panas. Kesulitan dalam pemeliharaan alat ini adalah
jika tidak rutin dibersihkan dari debu, alat ini akan kurang sensitive terhadap
perubahan suhu, sedangkan alat ini sedikit sulit untuk dibersihkan karena letaknya
yang cukup tinggi.

Peralatan Fotokopi
Untuk menyalin arsip, instansi memiliki mesin fotokopi sendiri. Masalah dalam
pemeliharaan mesin ini adalah biaya pemeliharaan yang mahal dan saat digunakan
terlalu banyak untuk menyalin berkas kemungkinan mesin akan eror, sedangkan
mesin ini tidak hanya digunakan untuk menyalin arsip saja.

Peralatan Komputer
Instansi ini menggunakan komputer, tidak sering terjadi masalah pada komputer
ini karena rutin dilakukan pemeliharaan komputer saat kerja komputer mulai
dirasa lambat.
Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Arsip Berbasis Kertas, Termasuk Berkas, Peta dan Gambar Rancang
Bangun
Jenis kertas dan material lain yang digunakan:
Sebagian besar rekam medis menggunakan kertas HVS namun dicover dengan
jenis karton BW yang lebih tebal.

90% bundle dengan cara diberikan pembatas berbahan plastic.

Jenis pengikat yang digunakan untuk mengikat halaman-halaman tersebut dengan

map snelhecter yaitu map dengan penjepit/pengunci kertas.

Masing-masing jenis arsip yang berbeda-beda disimpan dengan cara disusun

didalam lemari secara mendatar, sehingga arsip-arsip tersebut terlindung dari
debu.

Jenis kerusakan yang diperhatikan sering terjadi adalah kertas yang tidak sengaja
terlipat-lipat serta terjadi kelembaban pada tempat penyimpanan

Jenis perbaikan yang dilakukan untuk mencoba memberbaiki kertas, berkas, peta,
dan gambar rancang bangun yang rusak adalah dengan mengeringkan dan
membersihkan kembali arsip serta tempat penyimpanannya.

Tidak ada bagian khusus untuk perbaikan ruang penyimpanan, bagian tersebut
sama dengan bagian perbaikan ruangan lainnya. Untuk bagian perbaikan ruangan
terdiri dari 3 orang.

Saya sering mencoba untuk menyalin item yang rusak daripada memperbaikinya.

Arsip Audiovisual: Film, Kaset Rekaman, Piringan Hitam, Video

Diperkirakan ada lebih dari 100 arsip audiovisual pada rumah sakit. Disimpan
dalam bentuk file pada komputer dan diduplikasi dalam bentuk kaset maupun
flashdisk. Kaset dan flashdisk itu sendiri disimpan di dalam tempat berbahan
plastik.
Kerusakan yang ditemukan pada arsip tersebut adalah file yang rusak sehingga
tidak bisa dibuka lagi dan kaset sering terkena noda.

Item audiovisual yang rusak seperti file yang rusak dapat diganti dengan
salinannya, sedangkan untuk kaset yang terkena noda dapat dibersihkan dengan
larutan khusus untuk membersikan kaset.

Jika item yang rusak diperbaiki, saya biasanya dapat menggantikannya

Foto dan Microform

Diperkirakan item foto yang ada diruang penyimpanan ada lebih dari 100 item,
sekitar 20% dari foto itu berukuran lebih besar dari A4. Arsip foto disimpan
dengan cara dilapisi plastik dan disimpan didalam map.

Kerusakan yang ditemukan terhadap arsip ini adalah penumpukan debu yang
dapat membuat noda pada foto serta warna foto yang dapat memudar.

Pada arsip foto yang rusak dapat dilakukan adalah dengan membersihkannya
dengan hati-hati dan juga melakukan laminating agar tidak terjadi kerusakan lebih
lanjut.

Buku, Serial, Jurnal, dan Laporan pada Kertas

Arsip tersebut terbuat dari jenis kertas dan material lain berupa kertas HVS.

Jenis kerusakan yang diperhatikan paling sering terjadi adalah kertas yang tidak
sengaja terlipat.

Arsip yang terikat (bundle) ada 90%. Jenis material dan metode yang biasanya
digunakan untuk menjilid adalah dengan perfect binding (jilid dengan lem panas).
Perbaikan yang dilakukan untuk memperbaiki buku yang rusak adalah merapikan
kembali kertas-kertas yang terlipat.
Saya sering mencoba untuk mengganti atau menyalin item yang rusak daripada
memperbaikinya. Tidak banyak kesulitan yang didapat.

Media Elektronik
Jenis arsip elektronik yang diciptakan dan disimpan adalah dalam bentuk file
seperti file suara, file teks, file data, file image.

Untuk membaca dan menggunakan arsip elektronik tersebut dapat menggunakan

komputer dengan soft file yang sesuai dengan file tersebut.

Saat ini arsip elektronik tersebut disimpan dengan cara menyalin file tersebut ke
dalam kaset, hard disk, serta flashdisk. Cara mengakses dan menggunakannya
yaitu dengan cara menyambungkannya ke komputer.

Jenis kehilangan atau kerusakan yang terjadi adalah rusaknya media penyimpanan
file yang disebabkan karena terkena air atau karena sudah terlalu lama.

Saya mengganti atau menyalin item yang rusak. Tidak banyak kesulitan yang
dihadapi.

Media lain, seperti Karya Seni, Artefak, dsb

Tempat penyimpanan tidak memilki arsip jenis lain atau karya seni dalam
khazanahnya.

Masalah Lainnya
Pekerjaan Pemeliharaan dan Pengamanan (Preservasi)
Staf yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan preservasi adalah staf bagian
arsip itu sendiri
Respon Darurat atau Prosedur Pemulihan Bencana
saya memiliki rancangan untuk mengelola keadaan darurat atau bencana.
Rancangan ini diperbaharui setiap 1 tahun sekali dan dilatihkan pada staff
dilingkungan arsip saja

Asuransi
Gedung ini serta arsip yang ada telah diasuransikan sehingga arsip tersebut dapat
diganti jika hilang atau rusak.