KOMUNIKASI DALAM RAPAT

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

A. PERTEMUAN
Pertemuan adalah suatu kumpulan dari orang; suatu konvensi, sebagai,
seorang besar pertemuan, yang harmonis pertemuan.
Jenis pertemuan yang khas adalah:
* pemecahan masalah
* pengambilan keputusan
* perencanaan
* feedforward (status laporan dan presentasi informasi baru)
* Komentar (bereaksi dan evaluasi)
* Kombinasi pertemuan
B. RAPAT
Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun
pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :
1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama
2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan
beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini
hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih
kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat
tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah.
5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan
secara musyawarah untuk mufakat.
Macam-Macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi
peninjauannya.
1. Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan
kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi,
tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman
kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving
apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain,
saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena
keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap
masalah yang lain.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

a) Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi
mendapat undangan.
b) Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu
perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja,
dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan,
dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian
membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
c) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
 d) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan
biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat
rahasia.
3. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk
membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya,
membahas rugi laba bulan yanglalu.
c) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam
bulan], yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan
yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan
berikutnya.
d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan
Komisaris, rapat umum pemegang saham.
4. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan,
tahunan]
b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada
masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu
merupakan masalah yang sangat urgen, yang harus segera dipecahkan.
Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas,
kita masih mengenal satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-
istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh
kerja.

C. KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam
forum itu. Tiap peserta hendaknya :
• Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
• Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli
pembicaraan
• Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak
emosional
• Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan
menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta
dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

D. TEKNIK BERBICARA,MEMBACA, DAN MENDENGARKAN, TEKNIK

BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN
Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif.
karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh
mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping
itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan
yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.
Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada
dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang
dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan
berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si
penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun
sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan
mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan
baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil
dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus
menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
* MENYUSUN PESAN
komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta
mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan
suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang
manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :
1.Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi
pengambilan keputusan.
2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai
informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.
3.Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
4. Mengatur dan menetapkan strategi.
5. Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang
bekerja baginya
6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para
pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.