CATATAN DAN PENGENDALIAN PENJUALAN KAMAR

Metode pencatatan dan pengendalian penjualan kamar cukup seragam di hotel sementara
yang dioperasikan dengan rencana Eropa. Perbedaan kecil dalam metode dan perbedaan yang
lebih besar dalam bentuk yang digunakan diharuskan oleh variasi dalam ukuran dan karakter
hotel. Tujuan bab ini adalah untuk menggambarkan metode yang digunakan di hotel sementara
rencana-Eropa; metode yang digunakan di Amerika-rencana dan di hotel-hotel perumahan
dibahas dalam Bab 12.
Catatan Kedatangan. Catatan kedatangan tamu dan penjualan kamar adalah kartu
pendaftaran. Para tamu memasukkan nama dan alamat mereka dan informasi lain yang diperlukan
oleh hukum setempat. Petugas kamar melengkapi kartu dengan memasukkan nomor kamar yang
ditentukan dan tarif.
Petugas ruang bertanggung jawab atas keterbacaan semua pendaftaran, dan diminta untuk
mencetak nama di atas tanda tangan jika ada tentang ejaan atau inisial. Pendaftaran mereka yang
tidak menyewa kamar karena mereka tidak dapat diberikan jenis kamar yang diinginkan atau
karena alasan lain ditandai oleh petugas kamar "D.N.S.," yang berarti "tidak menginap."
Pembatalan semacam itu harus dilakukan oleh asisten manajer.
Catatan keraguan keberangkatan. Sebelum masing-masing kartu akun tamu umumnya diadopsi di
hotel sementara, perlu untuk membuat daftar khusus semua tamu yang berangkat siang hari,
sehingga auditor pendapatan dapat memiliki catatan lengkap yang dapat digunakan untuk
memverifikasi penjualan kamar harian. Namun, dengan menggunakan akun individual, catatan
keberangkatan kehilangan banyak kepentingannya bagi auditor pendapatan. Dia sekarang
bergantung pada informasi tentang kumpulan akun yang ditutup pada siang hari dan dihapus.
Catatan keberangkatan khusus masih diperlukan di sebagian besar hotel, tetapi sebagian besar
hanya berfungsi sebagai sarana untuk memungkinkan kasir untuk memberi tahu petugas kamar
dan pegawai rak informasi dari keberangkatan, sehingga mereka dapat dari file saat ini di kantor
depan. sesuaikan rak sesuai. Formulir yang biasanya digunakan untuk tujuan ini menyediakan
ruang untuk mencatat nomor kamar dan nama-nama sekitar setengah lusin tamu. Tentu saja, kasir
tidak harus menunggu makan cukup banyak tamu berangkat untuk mengisi slip keberangkatan,
karena itu adalah penting untuk melepaskan kamar untuk dijual sesegera mungkin.
Untuk memudahkan pekerjaan kasir dalam menyarankan pembersihan kamar keberangkatan,
beberapa hotel menggunakan bentuk khusus lembar kas dengan kolom terpisah yang disediakan
untuk nomor kamar tamu yang berangkat. Formulir ini saya juga membantu di mana satu orang
bertindak sebagai juru tulis kamar, juru tulis tagihan, dan uang tunai.
Di mana kartu pendaftaran individu secara khusus diajukan dengan akun tamu, mereka dicap
pada waktu keberangkatan dan sen ke petugas ruang dan informasi sebagai pemberitahuan untuk
merevisi catatan mereka sesuai. Kartu registrasi ini kemudian diajukan secara alfabet, baik dalam
hitungan hari atau digabung dengan bulan, tergantung pada penggunaan selanjutnya atau referensi
ke file tersebut.
Tarif Kamar. Di hotel-hotel sementara yang dioperasikan dengan rencana Eropa, tarif kamar
yang ditetapkan oleh manajemen adalah untuk hunian semalam. Seorang tamu dapat tiba di 6
A.M. dan berangkat pukul 6 sore. hari berikutnya, menempati kamar selama 36 jam, atau tamu
dapat tiba di tengah malam dan menggunakan kamar hanya 6 jam; harga biasanya kamar hotel
yang sama terutama untuk tidur di malam hari; akibatnya, mereka harus membayar harga penuh
untuk akomodasi terlepas dari berapa lama mereka menempati kamar selama hari sebelumnya dan
hari berikutnya. Akan tetapi, diperlukan bahwa tamu yang berangkat mengosongkan kamar
mereka pada jam yang wajar di sore hari, atau setidaknya memberi tahu petugas kamar tentang
keberangkatan yang dimaksud, sehingga kamar dapat dijual untuk malam itu. Jam kamar yang
kosong, atau pemberitahuan niat untuk mengosongkan kamar segera setelah itu, biasanya 1:00 rM,
tetapi dapat diperpanjang untuk waktu berikutnya, tergantung pada seberapa sibuk hotel dan jam
ketika yang terberat check-in diharapkan. Para tamu diperingatkan bahwa mereka akan
dikenakan tarif kamar untuk hari lain jika mereka tidak mematuhi permintaan manajemen dalam
hal ini. Hasilnya adalah semua tamu yang tidak menginap harus check out lebih awal di sore hari,
dan rak kamar dibersihkan dari slip mereka.
Perubahan. Jika mustahil memberikan tamu yang mendaftar kamar jenis yang diinginkan,
petugas kamar menjual tamu, jika mungkin, yang paling cocok kamar kosong dan kemudian akan
melakukan transfer ketika jenis kamar yang diinginkan tersedia. Seringkali, satu dari dua tamu
yang menempati kamar yang sama berangkat, sehingga menyebabkan perubahan tarif yang akan
dibebankan. Dalam kedua kasus-perubahan kamar atau tingkat-atau keduanya, transaksi dicatat
pada slip perubahan (Gbr. 4-1), yang harus digunakan dengan salinan karbon baik dalam longgar
atau terikat dalam sebuah buku. Bentuk buku yang paling nyaman adalah enam slip ke satu
halaman, aslinya dilubangi dan dilepas. Petugas ruang, yang mengatur semua perubahan dengan
para tamu, membuat perubahan yang diperlukan di rak kamar, menulis slip perubahan,
menginisialisasinya, dan meneruskannya ke petugas informasi dan surat, yang pada gilirannya
mengubah rak informasi dan mentransfer kirim tamu ke nomor kamar baru di rak surat. Slip
tersebut kemudian dikembalikan ke petugas kamar. Petugas tagihan mentransfer akun tamu ke
nomor baru, baik dari slip atau dari duplikat yang tersisa dalam buku perubahan.
Tarif Paruh Hari. Kadang-kadang, seorang tamu yang tiba di pagi hari menginginkan kamar
hanya untuk siang hari, berencana untuk pergi di sore hari atau sore hari. Dalam kasus seperti itu,
"tarif harian" atau "tarif paruh hari" khusus mungkin dibebankan, ini, tentu saja, lebih rendah dari
tarif penuh untuk bermalam - catatan tamu tersebut dihapus dari kamar pancy. keberangkatan,
petugas kamar atau petugas tagihan meninggalkan memorandum dari semua biaya tersebut untuk
petugas malam untuk dimasukkan dalam hitungan kamar. Di hotel rata-rata ukuran kecil atau
menengah, tarif hari jarang berlaku dan tidak ada formulir cetak khusus yang digunakan; di hotel-
hotel di dekat bandara komersial, bagaimanapun, permintaan tinggi dan penjualan rutin, dengan
tarif paruh hari yang ditetapkan.
Tarif Spesial. Kebijakan "meningkatkan" tamu dan memperbaiki tarif kamar sesuai dengan itu,
cukup biasa di tahun-tahun berlalu, terutama di kota-kota kecil, tidak lagi berlaku di hotel yang
mengklaim manajemen yang baik dan kebijakan bisnis yang sehat. Sekarang polis adalah tarif
yang sama untuk semua, kurs ditetapkan oleh manajemen. Petugas kamar masih dapat melatih
kemampuan menjual dengan membimbing tamu, dengan saran dan bukan dengan bujukan, untuk
memilih kamar yang paling mahal dalam batas harga, tetapi akomodasi sebanding dengan harga.
Namun, aturan tarif tetap tidak terlalu kaku sehingga tidak ada iklan pengecualian yang
diminta oleh penilaian bisnis yang baik. Sebagai contoh, seorang gue yang kembali secara teratur
dan terbiasa membayar $ 20 hingga $ 24 untuk sebuah roo dapat tiba larut malam ketika hanya $
30 atau $ 34 kamar yang tersedia o mungkin terjadi bahwa, setelah pemesanan dibuat pada tikus
yang ditentukan hanya lebih tinggi Kamar dengan harga tersedia saat tamu tiba. Dalam suh
kemungkinan, petugas kamar dapat menjual kamar yang tersedia dengan harga kurang dari harga
tetap, mengubah tamu menjadi kamar dengan harga lebih rendah pada hari berikutnya. Sebagai
aturan umum, pengecualian seperti itu tidak mempengaruhi catatan penjualan kotor karena tamu
ditagih dengan tarif penuh, dan perbedaan antara itu dan tarif khusus yang diberikan diperlakukan
sebagai penyisihan. (Lihat Bab 7.)
Kebijakan suku bunga tetap tidak selalu berarti bahwa tarif yang sama dibebankan sepanjang
tahun. Itu berarti bahwa ada harga standar yang ditetapkan untuk sebuah kamar dan tidak ada
penyimpangan dari itu dibuat, terlepas dari ukuran buku saku calon tamu. Banyak hotel yang
bergantung pada periode musiman pendek untuk keuntungan mereka dibenarkan dalam mengubah
skema tarif mereka sesuai musim. Bahkan di hotel-hotel lain, tarif khusus kadang-kadang dibuat
untuk menarik konvensi atau pertemuan besar lainnya, terutama ketika kelihatannya sejumlah
kamar yang relatif besar akan tetap kosong. Kenyataannya, beberapa hotel bertindak lebih jauh
dengan menawarkan harga yang seragam untuk setiap konferensi, sama sekali mengabaikan tarif
tetap. Kapan pun jadwal tarif temporer semacam itu diadopsi, mereka harus menggantikan jadwal
permanen dan harus digunakan sebagai dasar untuk menentukan pendapatan kotor dari kamar-
kamar tempat mereka berlaku.
Kamar gratis. Sudah menjadi kebiasaan di banyak hotel untuk tidak mengenakan biaya untuk
kamar dalam kasus tertentu - untuk pemilik atau manajer hotel lain, atau oleh orang-orang
terkenal, yang kehadirannya menciptakan publisitas yang diinginkan untuk hotel dan menarik
tamu lain. Jika tidak diinginkan untuk menunjukkan tingkat kamar gratis di tagihan tamu, slip rak
kamar, serta akun tamu, ditandai "gratis," auditor pendapatan diberitahu demikian. Dalam kasus
seperti itu, penjualan kamar-kamar ini tidak masuk ke dalam catatan akuntansi. Tetapi sering kali
harga kamar gratis termasuk dalam penjualan kotor dan kemudian dihilangkan sebagai tunjangan,
baik karena kamar itu dibuat gratis setelah biaya dibuat, atau karena diinginkan untuk memiliki
catatan dalam akun, atau hanya sebagai soal kenyamanan dalam pembukuan. (Lihat Bab 7.)
Catatan Lengkap tentang Penjualan Kamar. Menjelang sore, rak kamar hanya berisi slip dari tamu
yang menginap dan dikenakan biaya untuk kamar. Karena tarif kamar dicatat pada slip rak, daftar
kamar yang ditempati dan tarif yang dikenakan dapat disiapkan dari rak kamar, dan daftar ini
adalah catatan terperinci dari penjualan kamar untuk malam itu. Penjualan ini selalu dianggap
sebagai pendapatan untuk hari sebelumnya. Misalnya, penjualan kamar untuk 1 September terdiri
dari total biaya untuk menempati kamar pada malam hari antara Ist September dan 2 September.
Daftar terperinci kamar yang ditempati, jumlah orang di setiap kamar, dan tarif disiapkan
pada formulir yang disebut lembar hitung kamar (Gbr. 4-2). Nomor kamar dicetak pada lembaran
dalam urutan yang sama seperti pada rak kamar, dan, sejauh mungkin, setiap kolom lembar
hitungan kamar hanyalah proses mengurangi menjadi bentuk permanen informasi penting untuk
kamar penjualan diungkapkan oleh rak kamar pada saat rak praktis berhenti berubah untuk hari
itu. Harga tetap dapat dicetak pada lembar hitungan kamar dalam kolom terpisah, segera setelah
nomor kamar, untuk memudahkan dalam memverifikasi kebenaran tarif yang dikenakan.
Banyak hotel kecil menggunakan buku penghitungan kamar (Gbr. 4-3) alih-alih lembar
harian. Buku itu diatur sedemikian rupa sehingga, untuk setiap lantai, satu halaman ganda dengan
tambahan daun pendek sebulan. Satu set kolom terpisah disediakan untuk setiap hari, mengikuti
nomor kamar yang dicetak di margin kiri. Antara nomor kamar dan kolom untuk hari pertama
kolom tambahan sering disediakan untuk mencatat di muka tarif tetap untuk hunian tunggal dan
ganda sebagai sarana untuk memverifikasi kebenaran tarif yang dibebankan. Sementara fasilitas
dengan tarif yang dapat diaudit di mana buku ini digunakan adalah beberapa keuntungan, buku
penghitungan kamar ditemukan terlalu rumit di hotel-hotel besar.
 Lembar hitung kamar harus berisi ruang untuk merangkum total dengan lantai; dalam buku,
halaman terpisah memiliki tujuan yang sama. Di hotel-hotel besar, lembar ringkasan terpisah
sering digunakan. Sekitar tengah malam hitungan kamar ditulis dan diringkas oleh petugas
malam, yang juga membuat tambahan yang diperlukan untuk catatan untuk kedatangan terlambat
sesekali. Jika tarif part-day jarang, mereka mungkin termasuk dalam daftar kamar yang ditempati
semalam; jika tidak, lebih baik untuk mendaftar secara terpisah. Di banyak hotel tempat akun
tamu diaudit setiap malam dan diverifikasi dengan transkrip, tidak ada buku atau lembar
penghitungan kamar terpisah yang digunakan; kolom biaya kamar pada transkrip adalah satu-
satunya catatan terperinci dari penjualan kamar. (Lihat Bab 8.)
Karena staf kantor depan di hotel yang sibuk sering harus bekerja di bawah tekanan,
kesalahan dapat terjadi di rak kamar. Oleh karena itu, sangat penting bahwa kebenaran rak
diverifikasi sejauh mungkin sebelum digunakan sebagai dasar untuk catatan rinci penjualan kamar.
Oleh karena itu, tugas pertama petugas malam adalah membandingkan semua pendaftaran,
perubahan, dan keberangkatan dengan rak kamar, dan dengan demikian memastikan bahwa selip
dimasukkan untuk setiap tamu yang tiba di siang hari, bahwa semua perubahan telah dilakukan
dengan benar, dan bahwa slip rak dari semua tamu yang berangkat telah dihapus.
Perbandingan rak kamar dengan akun terbuka tamu berfungsi sebagai bukti lebih lanjut dan
lebih efektif dari kebenaran rak kamar. Segera setelah seorang tamu tiba, sebuah akun dibuka;
dan segera setelah tamu berangkat, akun ditutup dan dihapus dari file akun aktif. Akibatnya,
daftar tamu, dengan nomor kamar dan tarif, dapat dikompilasi dari file akun aktif kapan saja.
Daftar ini, tentu saja, harus persis sama dengan yang disiapkan dari rak kamar. Dua catatan, rak
kamar, dan file akun aktif, dapat dibandingkan secara langsung, atau lembar atau ruangan hitungan
buku berdasarkan rak dapat dibandingkan dengan biaya kamar yang tercantum pada transkrip
akun tamu. (Lihat Bab 8.)
Laporan Pengurus Rumah Tangga. Terlepas dari semua upaya untuk menjaga kebenaran dari
catatan rinci tentang penjualan kamar yang disiapkan dan dirangkum oleh petugas malam,
kesalahan dapat terjadi. Di hotel-hotel yang lebih kecil, di mana satu orang dapat bertindak
sebagai juru tulis kamar, juru bon, dan kasir, mungkin ada kelalaian yang disengaja dari semua
catatan. Kemudian lagi, mungkin ada "nakhoda," yaitu, tamu yang keluar tanpa membayar
tagihan mereka. Akibatnya, bukti lebih lanjut tentang kebenaran pendapatan kamar disediakan
dalam bentuk laporan harian penjaga rumah tentang kamar yang ditempati.
Laporan ini disiapkan keesokan paginya berdasarkan laporan pelayan dan pemeriksaan kamar
oleh pembantu rumah tangga dan asistennya. Informasi mengenai hunian dan bagasi di kamar
dirangkum dalam laporan. Bentuk laporan dicetak berisi daftar semua nomor kamar, dengan
ruang kosong kecil setelah masing-masing untuk menunjukkan status setiap kamar dengan simbol
(Gambar 4-4). Dalam kebanyakan kasus, simbol-simbol berikut memberikan informasi yang
cukup. "Occupied" mengacu pada hunian semalam dan itu berarti seseorang tidur di kamar.
Karena salah satu tujuan laporan pengurus rumah tangga adalah untuk mencegah kelalaian
dari catatan penjualan kamar, jelas bahwa laporan ini harus diberikan kepada auditor pendapatan
dan bukan ke kantor depan. Di beberapa hotel besar, di mana begitu banyak orang yang terlibat
dalam menjaga catatan kantor depan bahwa penghilangan yang disengaja secara praktis tidak
mungkin, laporan pengurus rumah tangga sering diberikan ke kantor depan untuk dibandingkan
dengan rak kamar. Namun, jika auditor pendapatan membandingkan laporan ini dengan jumlah
kamar segera setelah kedua catatan tersedia, dan segera menyelidiki semua perbedaan, tidak ada
alasan mengapa laporan pengurus rumah tangga harus pergi ke kantor depan, kecuali laporan
khusus kamar diduduki pada sore hari, yang disiapkan di hotel-hotel yang sibuk untuk
perbandingan dengan rak kamar. Audit harian pendapatan kamar berdasarkan catatan yang
dijelaskan sebelumnya dibahas lebih lanjut dalam Bab 9.
Laporan Night Clerk. Manajer hotel dengan tepat menganggap statistik yang berkaitan
dengan penjualan kamar sebagai barometer bisnis. Jumlah kamar yang ditempati, jumlah tamu,
dan tarif rata-rata per kamar dan per tamu adalah informasi penting yang ingin dimiliki manajer
sesegera mungkin. Petugas malam mengumpulkan informasi ini dalam bentuk laporan (Gbr. 4-5)
yang harus ditemukan manajer di mejanya setiap pagi. Statistik yang diberikannya mungkin
sedikit berubah sebagai hasil dari audit yang datang, tetapi setidaknya secara substansial benar.
Tujuan utama dari laporan panitera malam adalah untuk menyampaikan informasi terlebih dahulu
kepada manajer sebelum laporan harian dapat disiapkan. Ini bukan bagian dari catatan penjualan.
Petugas malam juga harus memberi tahu pelayan, koki, atau tukang roti malam tentang
jumlah tamu di hotel, terutama di mana restoran hampir sepenuhnya bergantung pada tamu
terdaftar.
Ruang Publik. Pendapatan yang diperoleh dari penyewaan ruang publik yang biasanya tidak
digunakan untuk fungsi yang melibatkan penjualan makanan dan minuman termasuk dalam
penjualan kamar. Tuduhan itu, sebagai suatu peraturan, dicatat pada voucher penjualan oleh
departemen promosi dan diteruskan ke auditor pendapatan.