STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR
PENGELOLA JURNAL JIP (JURNAL
INFORMATIKA POLINEMA)

STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
 STANDAR PROSEDUR (SOP)
PENGELOLAAN JIP (JURNAL INFORMATIKA POLINEMA)
POLITEKNIK NEGERI MALANG

UNIT Jurusan Teknologi Informasi, NOMOR : 72/PL2.TI/AK/2020

:
KERJA Politeknik Negeri Malang REVISI KE : 1
SOP Pengelolalan Jurnal BERLAKU
JUDUL : : 20 Maret 2020
Informatika Polinema TMT

I. UNIT KERJA TERKAIT

a) Dosen
b) Mahasiswa
c) Pengelola JIP
II. TUJUAN
a) Sebagai pedoman untuk pengelolaan JIP sehingga memiliki tata kelola jurnal
yang berkualitas yaitu tepat waktu dalam melakukan publikasi, tidak lama
dalam melakukan proses review dan memiliki standar yang sesuai sebagai
Jurnal berakreditasi Sinta.
b) Prosedur digunakan sebagai panduan oleh penulis jurnal JIP dan pengelola JIP
III. RUANG LINGKUP
a) Prosedur mencakup proses tata kelola Jurnal dimulai dari author memasukkan
jurnal melalui sistem OJS yang selanjutnya akan diproses oleh pengelola JIP.
b) Memberikan pedoman kerja bagi pengelola JIP untuk melaksanakan tugasnya
sehingga memahami tugas dan fungsinya dalam mengelola JIP.
IV. REFERENSI
• OJS in an Hour, Simon Fraser University Library
• Panduan Pengelolaan Jurnal Terbitan Berkala Ilmiah Elektronik, Kemendikbud
• Pedoman Akreditasi Jurnal Ilmiah 2018, RISTEKDIKTI
V. DOKUMEN TERKAIT
• Template JIP (JURNAL INFORMATIKA POLINEMA)
VI. DEFINISI

1. Administrator Situs (Site Administrator): bertanggung jawab terhadap proses instalasi

OJS, pengaturan server , serta menambahkan jurnal baru. Administrator biasanya cukup
hanya satu orang saja.
2. Pengelola jurnal (Journal manager): bertanggung jawab terhadap pengaturan jurnal,
pengelolaan sistem, serta pengelolaan akun pengguna (user account).
 3. Editor jurnal (Editor): bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses review, editing,
dan penerbitan jurnal. Editor juga dapat menunjuk Editor Sesi (Section Editor) untuk
membantu dalam pengelolaan artikel. Tugas utama editor adalah memantau artikel
yang masuk dan kemudian menunjuk reviewer artikel. Editor bertanggung jawab untuk
proses editing (copy editing, layout, dan proofreading). Editor juga bertanggung jawab
terhadap publikasi jurnal (pembuatan issue, pengaturan daftar isi, serta penjadwalan
terbitan).
4. Editor Article (Artikel Editor) : bertanggung jawab terhadap sesi atau artikel yang
ditunjuk oleh Editor utama. Tugasnya hampir sama dengan Editor, hanya saja terbatas
pada sesi artikel yang menjadi tanggung jawabnya saja.
5. Penulis (Author): Penulis dapat langsung mengirimkan artikel melalui proses unggah
dokumen. Penulis juga dapat melacak sampai dimana proses penerbitan artikelnya.
6. Mitra Bestari (Reviewer): merupakan pakar yang dipilih oleh Editor atau Editor Sesi
untuk memeriksa keabsahan dan kualitas isi artikel berdasarkan pada kebijakan dan
aturan yang telah ditetapkan.
7. Copy Editor : bertanggung jawab terhadap keabsahan tata bahasa, kesesuaian dengan
format jurnal, gaya penulisan, serta bibliografi dan rujukan.
8. Layout Editor: bertanggung jawab terhadap pengaturan tampilan jurnal yang akan
diterbitkan, seperti tata letak, pengaturan format gambar, serta konversi format artikel.
9. Proofreader: bertanggung jawab untuk memeriksa keabsahan penulisan, tipografi, dan
tanda baca.
10. Pembaca (Reader): pengaturan standar OJS mengizinkan semua orang dapat membaca
artikel yang diterbitkan. Namun demikian, pengelola jurnal juga dapat membatasi hak
untuk membaca dan mengunduh artikel sesuai dengan kebijakan pengelolaan jurnal.

VII. PROSEDUR
a) Penulis submit naskah ke web JIP
b) Journal manager menugaskan Journal Editor untuk memprose jurnal
c) Journal editor memilih reviewer dan memberikan waktu apakah bersedia mereview
naskah
d) Reviewer yang bersedia melakukan review akan memberikan hasil review dan
memberikan rekomendasi kepada journal editor
e) Journal Editor mengambil keputusan berdasarkan hasil review
 f) Jika naskah diterima maka Journal Editor akan melakukan copyediting
g) Journal editor akan menugaskan proofreader untuk memeriksa keabsahan
penulisan, tipografi, dan tanda baca.
h) Journal editor akan menugaskan Editor artikel untuk mengatur layout
i) Penulis akan diminta oleh Journal edior versi setelah layout untuk mengecek bahwa
tidak ada konten yang berubah.
j) Naskah akan di upload oleh editor artikel sehingga dapat didownoad jika naskah
diterbitkan nantinya.
k) Journal editor membuat edisi terbitan, menjadwalkan terbitan dan mengatur daftar
isi.
l) Journal editor akan mempublish terbitan, artikel muncul dengan Reading Tool yang
disertai link download.
m) Journal editor akan mengarsipakn artikel yang diterima dan ditolak,
n) Jurnal yang telah diterbitkan dapat diindeks oleh mesin pencari sehingga dapat
diakses oleh umum

VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

a) Pembagian naskah ke reviewer dilakukan dengan cepat
b) Proses review dilakukan tepat waktu
c) Proses publikasi dilakukan tepat waktu
d) Penulis paling lama mendapat info atau keputusan dari naskah yang disubmit 1
bulan terhitung dari pertama kali submit naskah.
IX. LAMPIRAN
No Kegiatan Pelaksana Capaian Mutu

Penulis Jurnal Menejer Reviewer Proofreader Editor

Editor Jurnal Artikel

1 Membuat jurnal, mengatur jurnal, Jurnal berhasil dibuat dan

user dengan role yang
dan menambahkan editor, reviewer berbeda berhasil ditambah
dan proofreader

2 Pengiriman Artikel Artikel berhasil dikirim

3 Menejer jurnal menugaskan Jurnal

editor untuk memproses artikel

4 Jurnal editor menawarkan kepada

Reviewer untuk mereview artikel

5 Reviewer menerima atau menolak

tawaran untuk mereview artikel Paper segera di
didistribusikan kepada
6 Melakukan review artikel dan reviewer dan reviewer
paling lama dalam waktu
memberikan rekomendasi kepada 2-4 minggu sudah
Jurnal editor memberikan reviewnya.
No Kegiatan Pelaksana Capaian Mutu

Penulis Jurnal Menejer Reviewer Proofreader Editor

Editor Jurnal Artikel

7 User dapat melihat dan mengetahui Penulis segera

hasil review kemudian mengirim mendapat kepastian
perbaikan artikel jika paper diterima dari naskah yang
berdasarkan hasil review artikel. Jika dikirim paling lama 1
ditolak harus mengirim artikel bulan
dari langkah 2.

8 Copyediting

9 Editor memeriksa format

menugaskan proofreader

10 Editor menugaskan Editor artikel Naskah yang diterima

untuk mengatur layout memiliki layout yang
seragam.
11 Artikel dapat disajikan dalam format
PDF
No Kegiatan Pelaksana Capaian Mutu

Penulis Jurnal Menejer Reviewer Proofreader Editor

Editor Jurnal Artikel

12 User mereview hasil proofreading

dan copyediting berkas

13 Artikel di upload oleh Editor artikel

agar dapat didownload Naskah diterbitkan
14 Jurnal editor membuat edisi terbitan, sesuai dengan kuota
menjadwalkan terbitan, dan mengatur setiap terbitan JIP
daftar isi dan JIP menerbitkan
paper sesuai jadwal
15 Mempublish terbitan, artikel muncul
dengan Reading Tool yang disertai
link download

16 Semua artikel yang diterima dan

ditolak diarsipkan, Jurnal diindeks
oleh mesin pencari sehingga dapat
diakses oleh umum