Tata Organisasi PERMATA GBKP

BAB V
PENGUKUHAN DAN PERGANTIAN PENGURUS

5.1. Pengukuhan Pengurus

1. Kepengurusan dinyatakan sah setelah dikeluarkannya SK pada sidang.
2. Pengurus yang disisip dinyatakan sah apabila melalui Rapat Pengurus.
3. Pengurus yang direposisi dinyatakan sah melalui Rapat Pengurus.
4. Pelantikan Pengurus dilakukan oleh BP Majelis pada lingkungan pelayanannya didampingi oleh
Pengurus setingkat diatasnya.
5. Pelantikan Pengurus Pusat atau Klasis dilakukan pada saat Ibadah Penutup Persidangan atau salah
satu Ibadah Minggu; Pelantikan Pengurus Runggun/Perpulungen/Sektor dilakukan pada salah satu
Ibadah Minggu.

5.2. Pergantian Pengurus

1. Penyisipan Pengurus (Pasal 14:3 dan 18)
Mekanisme Penyisipan:
1. Ada posisi yang kosong di kepengurusan.
2. Penyisipan Pengurus diputuskan pada rapat Pengurus.

Teknis Penyisipan:
1. Dibicarakan pada Rapat Pengurus
2. Ditanya kesediaan yang bersangkutan (sebaiknya melalui surat resmi)
3. Diminta rekomendasi tertulis dari pengurus PERMATA GBKP tempat asal calon Pengurus
4. Diberi undangan untuk menghadiri rapat/kegiatan
5. Diberikan SK Pengurus

2. Reposisi Pengurus
Reposisi dalam kepengurusan dapat terjadi dalam kepengurusan pada tingkat pelayanan
masing-masing. Reposisi Pengurus dibahas dan diputuskan dalam Rapat Pengurus. Hal tersebut
dapat terjadi karena beberapa alasan antara lain: kekosongan pada salah satu bidang dan/atau
tidak tepatnya posisi seorang Pengurus pada bidang yang sedang dijabatnya. Hasil reposisi
dilaporkan pada BP Majelis setingkatnya agar dikeluarkannya SK reposisi dan Pengurus setingkat
diatasnya. Contoh SK lihat lampiran

3. Surat Peringatan
Pengurus memiliki wewenang untuk membicarakan dan menanyakan Pengurus yang
tidak aktif sesuai P3RT Pasal 14:3a. Wewenang tersebut dapat dituangkan melalui Surat
Peringatan yang diberikan kepada Pengurus yang tidak aktif. Pemberian Surat Peringatan
berpedoman pada Petunjuk Pelaksana Pelayaan yang dibuat oleh Kepengurusan tersebut dan tidak
bertentangan dengan P3RT PERMATA GBKP. Surat Peringatan yang tidak diindahkan selama 2
(dua) bulan berturut (Pasal 18: 1g) ditindaklanjuti dengan pemberhetian pengurus tersebut dari
jabatannya.

93
 Tata Organisasi PERMATA GBKP

Kriteria tidak aktif, yaitu:

- Tidak menghadiri rapat-rapat.
- Tidak menghadiri kegiatan lain di luar rapat.
- Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya atau tidak dapat
dipertanggungjawabkannya
Catatan:
1. Ketiga hal di atas saling berkaitan.
2. Masing-masing kepengurusan memiliki Petunjuk Pelaksana (JUKLAK) yang membahas tentang
hal ini dan harus mengacu kepada P3RT PERMATA GBKP.
3. Jumlah Surat Peringatan yang dikeluarkan sebanyak 3 (tiga) kali.
4. Surat Peringatan dikeluarkan oleh Bidang Konsolidasi dan tembusan ke Pengurus setingkat
dibawahnya.

Isi Surat Peringatan:

1. Diberikan teguran.
2. Diberikan risalah rapat dan/atau jadwal kegiatan terdekat.
3. Diberi tenggang waktu evaluasi untuk pemberian Surat Peringatan berikutnya.

94
 Tata Organisasi PERMATA GBKP

Contoh Surat Pengunduran diri

Kepada Yth: PERMATA GBKP Runggun/Klasis/Pusat …

cq Pengurus Runggun/Klasis/Pusat PERMATA GBKP …

Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : … Marga/Beru …
Jabatan : Sekretaris Bidang Keuangan

Dengan ini menyampaikan pengunduran diri sebagai jabatan tersebut di atas dari Kepengurusan PERMATA
GBKP (Runggun/Klasis/Pusat) … Periode …, dikarenakan kesibukan pekerjaan yang mengharuskan saya
untuk berpindah domisili. Dengan adanya perpindahan ini, maka tugas-tugas saya dalam kepengurusan tidak
dapat saya laksanakan. Saya juga memohon maaf oleh karena keterbatasan ini.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya, atas bantuan dan
dukungan yang telah diberikan, saya ucapkan terima kasih banyak. Tuhan memberkati pelayanan kita
semuanya.

Hormat Saya,
Medan, 9 April 2019

TTD

Nama yang mengundurkan diri

95
 Tata Organisasi PERMATA GBKP

Contoh Berita Acara

BERITA ACARA SERAH TERIMA

PENGURUS PERMATA GBKP
RUNGGUN/KLASIS/PUSAT…

Pada hari ini ... tanggal … bulan … tahun ... bertempat di …, melakukan pertemuan dan bertanda tangan
dibawah ini:

Nama :…
Jabatan : Bendahara PERMATA GBKP Rg…. (yang lama)
Selanjutnya disebut Pihak Pertama.

Nama :…
Jabatan : Bendahara PERMATA GBKP Rg…. (yang baru)
Selanjutnya disebut Pihak Kedua.

untuk melaukan serah terima. Pihak Pertama menyerahkan administrasi, barang-barang yang menjadi
inventaris dan keuangan PERMATA GBKP Runggun/Klasis … kepada Pihak Kedua. Adapun hal-hal yang
diserahkan adalah:
No. Yang diserahkan Banyaknya Keterangan

Selanjutnya, yang diserahkan menjadi tanggung jawab Pihak Kedua untuk menjaga dan mengelolanya.
Berita Acara Serah Terima ini dibuat dan ditandatangani pada hari, tanggal, bulan dan tahun tersebut di atas
oleh kedua belah pihak serta dihadapan saksi-saksi.

Pihak pertama Pihak Kedua

Nama Nama

Disaksikan oleh

1. Nama … Jabatan tanda tangan

2. Nama … Jabatan tanda tangan
3. Nama … Jabatan tanda tangan

96
 Tata Organisasi PERMATA GBKP

Contoh Juklak
PETUNJUK PELAKSANAAN PERINGATAN
PERMATA GBKP RG/KLASIS/PUSAT …
I. Syarat Peringatan
 Tidak menghadiri rapat
 Tidak menghadiri kegiatan PERMATA GBKP
 Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya atau tidak dapat dipertanggungjawabkannya
II. Tata Cara
 Tidak hadir tanpa pemberitahuan pada kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan atau undangan selama
kurun waktu 1 (satu) bulan maka Surat Peringatan I diterbitkan.
 SP diberikan sebanyak 3 kali yaitu 1 (satu) bulan tanpa keikutsertaan, kemudian 2 (dua) pekan
selanjutnya dan 2 (dua) pekan berikutnya. Surat Peringatan ketiga juga dapat sebagai Surat
Pemberhentian.
 Isi Surat Peringatan
1. Diberikan Peringatan/teguran
2. Diberikan risalah rapat dan/atau jadwal kegiatan terdekat
3. Diberi tenggat waktu untuk mengindahkan Surat Peringatan dengan ketentuan sebagai
berikut:
1. Selama dikenai Peringatan, yang bersangkutan wajib mengikuti segala kegiatan
PERMATA di lingkungan pelayanannya minimal 25 % dari seluruh kegiatan dalam 2
pekan terhitung semenjak SP I dikeluarkan.
2. Selama dikenai Peringatan, yang bersangkutan wajib dikunjungi/bertemu dengan
pengurus lainnya.
3. Jika SP I dindahkan oleh yang bersangkutan maka SP I dianulir secara otomatis dan yang
bersangkutan kembali sebagai Pengurus aktif.
4. Jika SP I tidak diindahkan oleh yang bersangkutan maka yang bersangkutan dikenakan
SP II dengan syarat yang sama dengan SP I. Demikian seterusnya sampai dengan SP III.
5. SP III juga dapat berlaku sebagai Surat Pemberhentian..

NB : dapat disesuaikan dengan keadaan di Runggun/Klasis/Pusat dan tidak bertentangan dengan

P3RT PERMATA GBKP

97