PENYIMPANAN Manajemen Farmasi – 3

Niko Prasetya, M.Farm., Apt

 DEFINISI
Penyimpanan adalah suatu kegiatan
menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat dan perbekalan kesehatan
yang diterima pada tempat yang dinilai Tepat
& aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat dan
perbekalan kesehatan.
TUJUAN PENYIMPANAN
1. Memelihara mutu obat
2. Menghindari penyalahgunaan dan
penggunaan yang salah
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 1. Penyiapan sarana penyimpanan
KEGIATAN 2. Pengaturan tata ruang
PENYIMPANAN 3. Penyusunan obat
4. Pengamatan mutu obat
 a. Gedung dengan luas 300 m2
– 600 m2
b. Kendaraan roda dua dan
1. PENYIAPAN roda empat, dengan jumlah 1
SARANA – 3 unit
PENYIMPANAN c. Komputer + Printer dengan
jumlah 1 – 3 unit
d. Telepon & Facsimile dengan
jumlah 1 unit
 e. Sarana penyimpanan:
- Rak : 10 - 15 unit
- Pallet : 40 - 60 unit
- Lemari : 5 - 7 unit
- Lemari Khusus : 1 unit
- Cold chain (medical refrigerator)
- Cold Box
CONT… -
-
Cold Pack
Generator
f. Sarana Administrasi Umum:
o Brankas:1Unit
o Mesin Tik : 1 – 2 unit
o Lemari arsip : 1 – 2 unit
 g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan
Kesehatan:
1) Kartu Stok
2) Kartu Persediaan Obat
3) Kartu Induk Persediaan Obat

CONT… 4) Buku Harian Pengeluaran Barang

5) SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)
6) LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan
Permintaan Obat)
7) Kartu Rencana Distribusi
8) Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum
“Area penyimpanan hendaklah
memiliki kapasitas yang memadai
untuk menyimpan dengan rapi dan
teratur berbagai macam bahan dan
produk seperti bahan awal dan
bahan pengemas, produk antara,
produk ruahan dan produk jadi,
produk dalam status karantina,
produk yang telah diluluskan,
produk yang ditolak, produk yang
dikembalikan atau produk yang
ditarik dari peredaran.”
 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
merancang gudang:
a. Kemudahan bergerak
1. Gudang jangan menggunakan sekat-sekat
karena akan membatasi pengaturan ruangan.
Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding
2. PENGATURAN dan pintu untuk mempermudah gerakan.

TATA RUANG 2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan

pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem :
a) Arus garis lurus
b) Arus U
c) Arus L
 Dengan menggunakan layout arus “U” ,
arus barang berbentuk “U”. Proses
keluar masuk barang melalui lorong
atau gang yang berkelok-kelok
sehingga proses penyimpanan dan
pengambilan barang relatif lebih lama.
Lokasi barang yang akan disimpan
dibedakan antara barang yang
bersifat fast moving dan slow moving.
Barang yang bersifat fast
moving disimpan dilokasi yang dekat
dengan pintu keluar sebaliknya barang
yang bersifat slow moving disimpan
U-FLOW dilokasi yang dekat dengan pintu masuk
U-FLOW
Keuntungan Bentuk U
1. Karena daerah penerimaan dan pengiriman
berdampingan, ruangan dapat digunakan secara
fleksibel, terutama jika kegiatan ini dijadwalkan
berlangsung pada waktu yang berbeda pada hari kerja.
Hal ini dapat menghemat ruang secara keseluruhan.
2. Demikian pula, personil dan peralatan dapat digunakan
dengan cara yang fleksibel, mengurangi kebutuhan
untuk sumber daya secara keseluruhan.
3. Karena akses utama ke gedung hanya satu tempat,
maka keamanan lebih mudah untuk dikelola.
4. Tempat untuk area penyimpanan bisa lebih besar atau
banyak.
 THROUGH LINE
FLOW
Dengan menggunakan layout arus garis lurus
sederhana , arus barang akan membentuk
garis lurus. Proses keluar masuk barang
tidak melalui lorong atau gang yang
berkelok kelok sehingga proses peyimpanan
dan pengambilan barang relatif lebih
cepat. Lokasi barang yang disimpan
dibedakan antara barang yang
bersifat fast moving dan slow moving.
Barang yang bersifat fast moving disimpan
di lokasi yang dekat dengan pintu keluar
sebaliknya , barang yang bersifat slow
moving disimpan di lokasi yang dekat
dengan pintu masuk
 L-FLOW
Dengan menggunakan layout arus “L”, arus
barang berbentuk “L”. Proses keluar masuk
barang melalui lorong atau gang yang tidak
terlalu berkelok-kelok sehingga proses
penyimpanan dan pengambilan barang
relatif cepat. Lokasi barang yang akan
disimpan dibedakan antara barang yang
bersifat fast moving dan slow moving. Barang
yang bersifat fast moving disimpan dilokasi
yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya
barang yang bersifat slow moving disimpan
dilokasi yang dekat dengan pintu masuk
 § Rintangan keluar masuknya barang

Adanya rintangan dapat menyebabkan tertundanya pengangkutan barang

atau bahkan sampai menghentikan arus keluar masuknya barang tersebut.
Rintangan yang terjadi dapat berupa menumpuknya barang didekat pintu
masuk atau keluar, alat-alat pemindah diletakkan di lorong-lorong yang
dilalui sebagai jalan masuknya keluar barang, atau banyaknya bekas
pembungkus kemasan yang dibiarkan begitu saja.
PRINSIP § Lorong / Gang

LAYOUT Lebar lorong yang digunakan haruslah direncanakan dengan cermat dan
harus sedikit lebih lebar dibandingkan dengan alat pemindah yang

GUDANG digunakan, agar alat pemmindah dapat bergerak dengan leluasa.

§ Letak tumpukan barang

Tumpukan barang harus diletakkan ditempat masing-masing agar lorong-

lorongnya mudah dilalui. Jagalah jangan sampai tumpukannya menonjol
keluar sehingga akan menyempitkan lorong dan akan terlihat kurang rapi.
Selain itu, jika barang ditumpuk tidak beraturan maka akna diperlukan
tenaga khusus untuk memindahkan tumpukan barang-barang lain untuk
mencari barang yang dibutuhkan.
CONT…
§ Gudang sementara
Sebaiknya disediakan gudang sementara untuk meletakan barang-barang sambil
menunggul penempatan atau pengeluaran barang. Gudang sementara bisa juga
digunakan untuk menilai kualitas dan kuantitas barang.
§ Pintu darurat
Adanya pintu darurat berfungsi sebagai akses jalan masuk serta jalan keluar
apabila terjadi kebakaran atau musibah lain, pintu darurat diletakan di tempat
yang mudah dijangkau, mudah dlihat oleh orang, dan ukurannya dibuat lebih besar
agar bisa dilalui orang banyak.
3) Sirkulasi udara yang baik
Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat
sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja
petugas. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun
biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang
luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas
angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di
ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan
suhu.
 RUMUS MENGHITUNG KEBUTUHAN
KAPASITAS AC RUANGAN:
(L x W x H x I x E) / 60 = Kebutuhan BTU (British Thermal Unit) - perhitungan suatu kebutuhan kapasitas pendingin AC untuk
kebutuhan ruangan yang akan digunakan agar diperoleh hasil yang hemat dan optimal

L = Panjang Ruang (dalam feet)

W = Lebar Ruang (dalam feet)

I = Nilai 10 jika ruang berinsulasi (berada di lantai bawah,

atau berhimpit dengan ruang lain).
Nilai 18 jika ruang tidak berinsulasi (di lantai atas).
Kapasitas AC berdasarkan PK:
H = Tinggi Ruang (dalam feet)

E = Nilai 16 jika dinding terpanjang menghadap utara; AC ½ PK = ± 5.000 BTU/h

Nilai 17 jika menghadap timur; AC ¾ PK = ± 7.000 BTU/h
Nilai 18 jika menghadap selatan; AC 1 PK = ± 9.000 BTU/h
Nilai 20 jika menghadap barat.
AC 1½ PK = ±12.000 BTU/h
» 1 Meter = 3,28 Feet « AC 2 PK = ±18.000 BTU/h
 CONTOH PERHITUNGAN
Ruang berukuran Pj x Lb x Tg : 5m x 5m x 3m atau (16 kaki
x 16 kaki x 10 kaki), berinsulasi (berhimpit dg ruangan lain),
dinding panjang menghadap ke timur. Kebutuhan BTU = (16
x 16 x 10 x 10 x 17) / 60 = 7.253 BTU alias cukup
dengan AC ¾ PK.
b. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan pemindahan obat.
Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
1) Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir,
serangan serangga (rayap)
2) Melindungi sediaan dari kelembaban
3) Memudahkan penanganan stok
4) Dapat menampung obat lebih banyak
5) Pallet lebih murah dari pada rak
c. Kondisi penyimpanan khusus
1) Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik (harus
tersedianya generator).
2) Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3) Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter dan
pestisida harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya
disimpan dibangunan khusus terpisah dari gudang induk
d. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang
mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. Alat
pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat
yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup.
Contohnya tersedia bak pasir, tabung pemadam
kebakaran, karung goni, galah berpengait besi.
 “AREA PENYIMPANAN
HENDAKLAH DIDESAIN ATAU
DISESUAIKAN UNTUK MENJAMIN
KONDISI PENYIMPANAN YANG
BAIK; TERUTAMA AREA TERSEBUT
HENDAKLAH BERSIH, KERING DAN
MENDAPAT PENERANGAN YANG
CUKUP SERTA DIPELIHARA
DALAM BATAS SUHU YANG
DITETAPKAN.”
3. PENYUSUNAN STOK OBAT
a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In
First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa
kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus
digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal
biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua
dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan
dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk
pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch.
c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan
narkotika dan psikotropika.
d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat
dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya
dan kontaminasi bakteri pada tempat yang
sesuai. Perhatikan untuk obat yang perlu
penyimpanan khusus.
e. Cantumkan nama masing-masing obat pada
rak dengan rapi.
f. Apabila persediaan obat cukup banyak,
maka biarkan obat tetap dalam box masing-
masing.
Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat
mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun
kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari
pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak
dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus
dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.

4. PENGAMATAN MUTU OBAT

Tanda-tanda perubahan mutu obat :
a. Tablet
1) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa
2) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, pecah, retak dan
atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab
3) Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
b. Kapsul
1) Perubahan warna isi kapsul
2) Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
c. Tablet salut
1) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
2) Basah dan lengket satu dengan yang lainnya
3) Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik
d. Cairan
1) Menjadi keruh atau timbul endapan
2) Konsistensi berubah
3) Warna atau rasa berubah
4) Botol-botol plastik rusak atau bocor
e. Salep
1) Warna berubah
2) Pot atau tube rusak atau bocor
3) Bau berubah
f. Injeksi
1) Kebocoran wadah (vial, ampul)
2) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
3) Larutan yang seharusnya jernih tampak
keruh atau ada endapan
4) Warna larutan berubah
Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti
rusak/kadaluwarsa
adalah :
a. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan
terpisah dengan penandaan/ label khusus
b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang
berlaku
c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta
dibuat Berita Acaranya
Distribusi adalah suatu rangkaian
kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman
obat, terjamin keabsahan, tepat
jenis dan jumlah secara merata
dan teratur untuk memenuhi
kebutuhan unit-unit pelayanan
kesehatan.
DISTRIBUSI
Distribusi obat dilakukan agar
persediaan jenis dan jumlah yang
cukup sekaligus menghindari
kekosongan dan menumpuknya
persediaan serta
mempertahankan tingkat
persediaan obat.
RANTAI DISTRIBUSI

Pabrik

Distributor
Tunggal

Sub
Distributor

Apotek Rumah Toko Obat Klinik Sub Dist

sakit
 1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata
dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
TUJUAN 2.
dibutuhkan.
Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan
DISTRIBUSI pada saat pendistribusian
3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai
kebutuhan pelayanan dan program kesehatan
 Perencanaan Distribusi
 Perumusan Stock Minimum
 Rata-rata Penjualan
 Buffer stock (regular dan musiman)

KEGIATAN  Biaya Pemesanan

 Penetapan Frekwensi Pengiriman Obat ke
DISTRIBUSI Unit Pelayanan (apotek dan Rumah Sakit)
RUTIN  Penyusunan Peta Lokasi, Jalur dan Jumlah
Pengiriman
 Pemasaran
 Stok opname
 Administrasi, Penagihan dan Tukar Faktur
 Retur