K E A R S I PA N
Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.
A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Tujuan Kearsipan adalah:
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.
Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di
butuhkan.
Untuk menghemat tempat penyimpanan.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
Untuk menjaga kelestarian arsip.
1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada
umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan
jadwal retensi yang berlaku.
Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah
dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam
menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan
tetapi frekuaensinya sangat rendah.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
A. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci,
tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung 5000
lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet
kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat
aktf.
B. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.
C. Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip yang
terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d. Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa
pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di
simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.
D. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di
gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam :
1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi
juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan
arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga
bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas
tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di
masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu
bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada
di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
E. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :
1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda
atau indeks ( pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.
1.Judul/nama surat
2.Nomor surat
3.Hal surat
4.Tanggal surat
5.Kode surat
6.Kode kartu indeks
Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu
indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5
Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat
setiap peminjam arsip.
adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut
abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-
warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau
nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan
yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan
sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera
pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem
krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu
memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh
temponya telah ditetapkan.
Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai
nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena
sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang
ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-
misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah
yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya
bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.