ANALISA KONDISI YA

No Aktivity Factor What Should Happen

Planner Create WR OVH H-

1 Man
7 Plan Ekseskusi

Create WR
Planner Create WR Part
2 Man
Service, Backlog dan OVH

WR terprint di
3 Warehouse VHS Machine WR tertransfer ke SAP UT

COP terbit Delivery Delivery order tidak terbit

4 Order (DO) Machine setelah WR terprint untuk
part Ownstock

5 Issued Part Man Part RFU langsung di supply

Supply Spare part H-1 Unit

6 Man
service
Supply Parts dan BAST
Crew UT dan SM Supply
7 Man part service dan backlog ke
Workshop Plant

Admin Issuing posting WR

8 Posting WR Man
setelah part disupply
 ANALISA KONDISI YANG ADA

What Actually Happen Observation of Data PIC Date

Planner Create WR OVH H-30 dari Ditemukan WR OVH GR424 di create
Plan Eksekusi (403 item OVH, WR tanggal 14/11/17 dan unit masuk Hanan May-18
Midlife & UC) tanggal 05/01/2018

GL Create WR Part
Service/Backog/OVH dengan Ditemukan WR V74426 Dan WR Erwin
Jumlah dan Code unit yang sama D74519 dengan part dan Code unit yang dan May-18
dengan Planner (Double Create sama Hendra
WR)

WR D75084 tidak tertransfer ke

PamaBI Fathul May-18
SAP UT

WR terprint tapi DO belum juga Ditemukan WR V74393 Kategori part Smith

May-18
terbit. service tidak available di Gudang COP

Ditemukan part unit DT3958 Disupply Abdul &

Part belum disupply May-18
diluar plan Eksekusi Yusuf

Part ready setelah unit selesai di Ditemukan unit DT3569 Sudah Ready
Fathul May-18
eksekusi. tapi masih ada Outstanding WR

GL plant / Mekanik datang Ditemukan mekanik langsung datang ke

langsung ke Warehouse UT untuk warehouse UT untuk mengambil part Fathul May-18
mengambil part service dan backlog
Ada WR yang tidak diposting
Ditemukan WR - WR VHS tidak
setelah part disupply (14 item not Fathul May-18
diposting setelah part disupply
FPA)
 Evidence Judgement

NOT OK

Picking Slip WR NOT OK

NOT OK

Feedback Daily UT
yang not supply NOT OK

Part OVH di material

traansit
NOT OK

Data outstanding WR NOT OK

Foto mekanik langsung

ambil part NOT OK

Foto Tray WR VHS di

PAMA NOT OK
 ANALISA KONDISI YANG AD

No Aktivity Factor What Should Happen

Terdapat planning
1 Method kesepakatan UT dan SM min
stock VHS UT
UT Hub suplai sesuai dengan
2 Method
planning dr PA
Inventory pama melakukan
3 Man evaluasi VHSn dan
efektifness
Preparing Part VHS
UT COP segera melakukan
penarikan part dari KMSI
4 Man
bila ada spare part di bawah
min stock

Part yang datang di whs UT

5 Man langsung dilakukan GR agar
masuk ke sistem

Planner order spare part

6 Man sesuai planning (Aktivitas
scehdule)
Proses permintaan Part yang sudah creat WR
7 spare part oleh Machine langsung ditransfer dari
plant ellipse ke SAP UT
Part yang sudah terbit WR
8 Man langsung teralocate DO oleh
sistem UT
Part yang sudah full langsung
9 Method di suplai oleh UT ke Plant
bersama SM
Plant menerima part yang
10 Proses delivery part Man sudah di suplai oleh UT dan
SM
Admin Issuing posting WR
11 Man setelah part disupply 1x24
Jam
 ANALISA KONDISI YANG ADA

What Actually Happen Observation of Data PIC Date

Sudah ada BAST VHS UT S1 tahun

BAST VHS UT S1 Tahun 2018 Fathul Apr-18
2018 dan sudah disepakati bersama

Terjadi delay suplai part oleh UT

HUB
Evaluasi VHS dan revew
effectiveness sudah dilakukan
secara perodic oleh GL Inventory

COP lambat melakukan sourching Erwin

dan penarikan part saat stock dan May-18
shorted Hendra

Terjadi keterlambatan GR oleh crew

PDC UT

Part OVH oleh planner langsung di

Fathul May-18
creat WR secara bersamaan

WR gagal transfer ke system UT

Belum ada DO saat WR sudah print Ditemukan WR V74393 Kategori part

di UT service tidak available di Gudang

Part di suplai ke plant bersama UT

dan SM seuai WR yang telah terbit

Plant menerima semua part yang

sudah dikriim

Ada WR yang tidak diposting

Ditemukan WR - WR VHS tidak
setelah part disupply (14 item not
diposting setelah part disupply
FPA)
 Evidence Judgement

NOT OK

Picking Slip WR NOT OK

NOT OK

NOT OK

NOT OK

NOT OK

NOT OK
 ANALISA KONDISI YANG AD
No Aktivity Factor What Should Happen
UT Hub suplai sesuai dengan
1 Method
planning dr PA

COP segera melakukan

penarikan part dari KMSI
2 Man
bila ada spare part di bawah
Preparing Part VHS
min stock
UT

Part yang datang di whs UT

3 Man langsung dilakukan GR agar
masuk ke sistem

Planner order spare part

4 Man
Proses permintaan
5 spare part oleh Machine
plant
6 Man
sesuai planning (Aktivitas
scehdule)
Part yang sudah creat WR
langsung ditransfer dari
ellipse ke SAP UT
Part yang sudah terbit WR
langsung teralocate DO oleh
sistem UT
 ANALISA KONDISI YANG ADA
What Actually Happen Observation of Data PIC Date
Terjadi delay suplai part oleh UT
HUB

Erwin
Delay sourching oleh COP UT dan May-18
Hendra

Delay GR oleh PDC UT

Permintaan user atas beberapa part Part OVH oleh planner langsung di
Fathul May-18
meningkat (lonjakan permintaan) creat WR secara bersamaan H-7

WR gagal transfer ke system UT

Belum ada DO saat WR sudah print Ditemukan WR V74393 Kategori part

di UT service tidak available di Gudang
 Evidence Judgement

NOT OK

Picking Slip WR NOT OK

NOT OK

NOT OK

NOT OK

NOT OK
 What Should Happen
Planner Create WR OVH H-7 Plan
Ekseskusi
Planner Create WR Part Service, Backlog
dan OVH
WR tertransfer ke SAP UT
Delivery order tidak terbit setelah WR
terprint untuk part Ownstock
Part RFU langsung di supply
Supply Spare part H-1 Unit service
Crew UT dan SM Supply part service dan
backlog ke Workshop Plant
Admin Issuing posting WR setelah part
disupply
What Actually Happen
Planner Create WR OVH H-30 dari Plan
Eksekusi (403 item OVH, Midlife & UC)
GL Create WR Part Service/Backog/OVH
dengan Jumlah dan Code unit yang sama
dengan Planner (Double Create WR)
WR D75084 tidak tertransfer ke SAP UT
WR terprint tapi DO belum juga terbit.
Part belum disupply
Part ready setelah unit selesai di eksekusi.
GL plant / Mekanik datang langsung ke
Warehouse UT untuk mengambil part
Ada WR yang tidak diposting setelah part
disupply
Masih ada asumsi dari plant agar part cepat datang perlu referensi WR

Ut meminta refrensi WR ke plant saat ada kebutuhan part

Lebih mudah dimonitor planner saat sdh terbit WR
belum ada pembatasan GL dalam membuat WR

Planner tidak sharing daily plan service ke GL

Printer disconnect jaringan dari ellipse ke SAP

WR terselip oleh COP

WR tercecer di meja COP

COP belum tau bila ad WR belum naik DO
Part masih di palet on going

Part terpakai oleh WR lain sehingga stock shoretd

Cancel DO oleh COP Part tidak available
Request cancel WR oleh plant ke UT

Delay suplay KMSI

Delay sourching

Delay GR

Problem Frekuensi
Cancel User
Cancel DO 305 43%
Delay suplai KMSI 133 62%
Delay sourching 104 77%
Delay GR 78 88%
Delay pengiriman 27 92%
Tidak transfer system 22 95%
Replace DO 18 98%
Delay sourching dan pengiriman 8 99%
Delay suplai cabang 4 99%
PN tidak masuk dalam WR 2 100%
Delay sourching dan delay GR 1 100%
Delay sourching dan delay suplai KMSI 1 100%
Partial 1 100%
704
Over deman
Part tidak available saat ada WR

Problem Frekuensi
Problem
Cancel DO 305 323 Cancel DO
Delay suplai KMSI 133 160 Delay suplai KMSI
Delay sourching 104 114 Delay sourching
Delay GR 78 Delay GR
Delay pengiriman 27 Tidak transfer system
Tidak transfer system 22 Delay suplai cabang
Replace DO 18 PN tidak masuk dalam WR
Delay sourching dan pengiriman 8 Partial
Delay suplai cabang 4 Total
PN tidak masuk dalam WR 2
Delay sourching dan delay GR 1
Delay sourching dan delay suplai KMSI 1
Partial 1
Frekuensi Kum%
323 45.88%
160 68.61%
114 84.80%
78 95.88%
22 99.01%
4 99.57%
2 99.86%
1 100.00%
704 100.00%
 VALIDASI ROOT CAUSE
NO FAKTOR ROOT CAUSE VALIDATION

Mekanisme order part Ditemukan WR OVH GR424 di create

1 Method periodic maintenance belum WR tanggal 14/11/17 dan unit masuk
optimal tanggal 05/01/2018

Ditemukan stock VHS shorted dan sudah

Mekanisme delivery UT
2 Method berada di UT HUB akan tetapi tidak naik
HUB hanya by aging PO saja
reguler

Permit masuk ekspedisi UT Ditemukan 4 kali pembuatan permit

3 Method
belum siap masuk H-1 sebelum unit ekspedisi masuk

Selama Jan - Maret 2018 terjadi 25 kali

Ekspedisi lambat datang di
4 Man truck ekspedisi masuk Km 10 di atas jam
Km 10
13.00 wita

Pada tanggal 7 sd 15 Jan 2018 di UTVH

jumlah COP UT belum
5 Man tidak ada COP karena COP UT dan
terpenuhi
belum ada gantinya

Perawatan jaringan dan port Belum ada jadwal maintenance port dan
6 Machine
belum optimal jaringan oleh IT Rep UT dan PAMA
OOT CAUSE
EVIDANCE WHEN PIC JUDGEMENT

Jan-18 Fathul NOT OK

Jan-18 Fathul NOT OK

Mar-18 Agung NOT OK

Mar-18 Sony NOT OK

Jan-18 Sony NOT OK

Feb-18 Teguh NOT OK

NO ROOT CAUSE OPSI & SOLUSI

Melakukan pembatasan PIC create WR hanya planner

Mekanisme order part periodic saja agar satu pintu dan termonitor
1
maintenance belum optimal
Membuat planning kebutuhan part untuk aktivitas
schedule maintenance

Menambah armada ekpsedisi dari UT HUB ke UT

Bontang
Mekanisme delivery UT HUB
2
hanya by aging PO saja
Meminta melakukan pengiriman part yang kritis untuk
piroritas delivery

Meminta UT HUB mengirim nama driver dan UT yang

akan masuk H-3
Permit masuk ekspedisi UT
3
belum siap
Membuat jadwal masuk driver dalam 2 minggu kedepan
dan langsung dibuatkan permitnya ke SM\

Mengcoaching driver yang terlambat

Mengganti ekspedisi yang lebih baik secara

Ekspedisi lambat datang di Km performance
4
10

Menambah jumlah ekspedisi

Menambah 2 COP untuk back up UTEB

jumlah COP UT belum
5
terpenuhi
Mengambil salah satu tim PDC untuk jadi COP

Mengganti perangkat dengan yang baru sehingga tetap

Perawatan jaringan dan port performnace
6
belum optimal Melakukan perawatan jaringan oleh IT rep dan
bekerjasama dengan IT PAMA
 Efective
Tidak efektif, karena saat ada kebutuhan
part shift 2 tidak ada planner
Efektif, UT lebih mudah prepare
kebutuhan part sesuai plan
Tidak efektif, karena tidak setiap hari
spare part over volume di UT HUB ke UT Rp 3.500.000 / trip
bontang
Efektif, lebih tepat sasaran
Efektif, prepare permit lebih mudah
Efektif, prepare permit lebih mudah
Tidak efektif, karena driver supplier yang
ada berganti-ganti
Efektif, lebih cepat dilakukan
Efektif, agar terjadi kompetisi dalam hal
on time delivery
Efektif, mempercepat sourching part saat
Rp7,000,000
load meningkat
Tidak efektif, karena akan terjadi problem
delay GR bila PDC berkurang
Efektif, lebih cepat followup bila ada
Rp15,000,000
perobelm jaringan
Efektif, karena sifiatnya perventive dan
lebih mudah
Biaya Kemudahan
Rp. 0 Sulit, saat ada kebutuhan shift 2
Mudah, dengan adanya planning maka PA
Rp. 0
lebih mudah untuk prepare
Mudah, tinggal request ke harmoni
Mudah, hanya perlu konsistensi review dan
Rp. 0
komunikasi dengan UT HUB
Sulit, karena masih ada potensi terlambat
Rp. 0
saat jatuh tempo Sabtu dan Minggu
Rp. 0 Mudah, oportunity pembuatan panjang
Tidak safety, karena lebar jalur hauling
Rp. 0
tidak standart untuk mobiltas HD 786
Mudah, karena ada banyak ekspedisi di
Rp. 0
balikapapn
Sulit, semakin sulit saat pembuatan permit
Rp. 0
karena swithing armada semakin besar
Sulit, proses pembuatan badge di IMM
cukup
Rp. 0 Mudah, karena tidak perlu rekruitmen
Sulit, tidak ada budget penggantian
perangkat
Mudah, karena dilakukan secara berkala
Rp. 0
dan terjadwal
USAGE CRC FLAMABLE TAHUN 2018
INDO ADRO
238 964
2993 238
424 441
68
589
3655 2300
Status

Tidak
dipiih

Dipilh

Tidak
dipiih

Dipilh

Tidak
dipiih

Dipilh

Tidak
dipiih

Dipilh

Tidak
dipiih

Dipilh

Tidak
dipiih

Tidak
dipiih

Dipilh
NO ROOT CAUSE SOLUSI PERBAIKAN

Mekanisme order part periodic Membuat planning kebutuhan part untuk aktivitas
1
maintenance belum optimal schedule maintenance

Mekanisme delivery UT HUB Meminta melakukan pengiriman part yang kritis untuk
2
hanya by aging PO saja piroritas delivery

Permit masuk ekspedisi UT Membuat jadwal masuk driver dalam 2 minggu kedepan
3
belum siap dan langsung dibuatkan permitnya ke SM

Ekspedisi lambat datang di Km Mengganti ekspedisi yang lebih baik secara

4
11 performance

jumlah COP UT belum

5 Menambah 2 COP untuk back up UTEB
terpenuhi
Perawatan jaringan dan port Melakukan perawatan jaringan oleh IT rep dan
6
belum optimal bekerjasama dengan IT PAMA
 WHY WHO WHEN

Agar UT bisa melakukan preparing part sesuai dengan Agung A dan

Jul-18
plan dan tidak menggangu availability Bhagas

Agar available part max 2 hari terpenuhi untuk part yang

Arif May-18
kritis (stock < min )

Mempermudah dalam pembuatan permit sebagai

Fathul Aprl 18
antisipasi ada problem di IMM

Agar tidak terjadi keterlambatan bongkar barang di site,

Sony Aprl 18
karena maksimal barang keluar/masuk jam 17.00 wita

COP existing overload saat ada program OVH dan

Sony May-18
bersamaan dengan periode reconsile UT
Fathul dan
Agar tidak terjadi gagal transfer data dari ellipse ke SAP May-18
Wisnu

USAGE CRC FLAMABLE TAHUN 2018

INDO ADRO
238 964
2993 238
424 441
68
589
3655 2300
NO ROOT CAUSE SOLUSI PERBAIKAN

Mekanisme order part periodic Membuat planning kebutuhan part untuk aktivitas
1
maintenance belum optimal schedule maintenance

Mekanisme delivery UT HUB Meminta melakukan pengiriman part yang kritis untuk
2
hanya by aging PO saja piroritas delivery

Permit masuk ekspedisi UT Membuat jadwal masuk driver dalam 2 minggu kedepan
3
belum siap dan langsung dibuatkan permitnya ke SM

Ekspedisi lambat datang di Km Mengganti ekspedisi yang lebih baik secara

4
11 performance

jumlah COP UT belum

5 Menambah 2 COP untuk back up UTEB
terpenuhi

Perawatan jaringan dan port Melakukan perawatan jaringan oleh IT rep dan
6
belum optimal bekerjasama dengan IT PAMA
 Tahapan ide perbaikan WHO WHEN

- Pembuatan program review dan followup schedule Agung A dan

Jul-18
maintenance bersama Planner dan UT Bhagas

- Sosialisasi program saat forum daily meeting plant

- Persentasi program saat daily meeting dan weekly

level 1
- Evaluasi redyness UT oleh SM
- Melakukan reconsile OS WR UT daily

- PA membuat formula kontrol part kritis weekly Arif May-18

- PA melakukan komunikasi daily prioritas delivery part

kritis untuk loading truck
- SM melakukan review OS WR potensi part pending
GR

- Mapping driver ekspedisi yang sudah kontrak yang

Fathul Aprl 18
bisa masuk ke INDO

- Pembuatan jadwal masuk ekspedisi 2 mingguan

- Mengirim jadwal ke PAMA dan pembuatan permit 2
minggu kedepan
- Daily release permit reguler UT oleh SM
- Evaluasi daily ketepatan reguler UT masuk
- Meeting ekspedisi dan evaluasi performnace Sony Aprl 18
- Melakukan tender penggantian ekspedisi
- Membuat komitmen delivery part bersama UT HUB

- Pengajuan jumlah COP ke management Sony May-18

- Proses rekruitmen
- Orientasi COP di area east
- Membuat jadwal perawatan berkolborasi dengan IT Fathul dan
May-18
PAMA Wisnu
- Melakukan sahring problem dengan IT PAMA sata
terjadi problem
USAGE CRC FLAMABLE TAHUN 2018
INDO ADRO
238 964
2993 238
424 441
68
589
3655 2300