Perka - 23 - 2017 Revisi Perka 5 2016 TTG SKHK PDF

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 23 TAHUN 2017
TENTANG
PERUBAHAN ATAS
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 5 TAHUN 2016 TENTANG
STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwadalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas
Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis, terdapat
beberapa hal yang belum diatur maka perlu disesuaikan
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu mengatur kembali
Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional
Arsiparis;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia tentang
Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang
Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional
Arsiparis;
-2-
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur
Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia
3. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 121,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5258);
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6073);
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 1873) sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13
Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2016 Nomor 1270);
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Arsip Nasional Republik Indonesia(Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 1578);
-3-
8. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 24

Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan
Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 2114);
Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan
Fungsional Arsiparis (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2017 Nomor 264);
Nomor 5 Tahun 2017 tentang Pedoman Penilaian Prestasi
Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 265);
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN KEPALA ARSIP
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2016
TENTANG STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT
FUNGSIONAL ARSIPARIS.
Pasal I
Beberapa ketentuan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016tentang Standar
Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 191), diubah
sebagai berikut:
1. Ketentuan huruf f ayat (1) Pasal 4 diubah, dan setelah
huruf f ditambah 3 (tiga) huruf yakni huruf g, huruf h,
dan huruf i, serta ayat (2) Pasal 4 dihapus, sehingga
Pasal 4 berbunyi sebagai berikut:
Pasal 4
(1) Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis memiliki
komponen yang meliputi:
a. Hasil Kerja, bukti fisik yang dihasilkan dari
setiap kegiatan kearsipan;
-4-
b. Batasan, penjelasan mengenai hasil kerja

dari setiap kegiatan kearsipan;
c. Ketentuan Teknis, pengendali teknis dalam
mekanisme /tahapamn dari suatu kegiatan
kearsipan yang wajib dilaksanakan;
d. Norma Waktu, waktu yang wajar dan nyata
dipergunakan secara efektif dengan kondisi
normal oleh Arsiparis untuk menyelesaikan
tahapan proses penyelesaian pekerjaan.
Satuan Kerja Rata-Rata/Norma Waktu=
∑ Waktu Penyelesaian Tugas
∑ Beban Kerja
e. Manfaat, hasil kerja Arsiparis yang dapat
dimanfaatkan secara langsung/tidak langsung
bagi kegiatan dan/atau unit kerja;
f. Format, bentuk satuan hasil kerja yang harus
dipenuhi dari setiap hasil kerja;
g. Volume, jumlah minimal produk yang harus
dikerjakan sesuai dengan standar waktu kerja
dan target yang tertuang dalam SKP;
h. Bukti Kerja, hasil kerja dan dasar untuk
melakukan kegiatan kearsipan; dan
i. Nilai Kualitas, nilai mutu suatu pekerjaan
kearsipan berdasarkan terpenuhinya
kelengkapan kriteria/komponen Standar
Kualitas Hasil Kerja.
(2) Dihapus.
2. Ketentuan ayat (1) dan ayat (2) Pasal 5 diubah, serta

ayat (3) Pasal 5 dihapus, sehingga Pasal 5 berbunyi
sebagai berikut:
Pasal 5
(1) Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis memiliki
komponen yang meliputi:
a. Arsiparis Kategori Keterampilan; dan
b. Arsiparis Kategori Keahlian.
-5-
(2) Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis Kategori

Keterampilan dan Arsiparis Kategori Keterampilan
sebagaimana Lampiran Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia tentang Standar
Kualitas Hasil Kerja Arsiparis diubah menjadi
sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan
Arsip Nasional Republik Indonesia ini.
(3) Dihapus.
Pasal II
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesiaini mulai

berlaku pada tanggal diundangkan.
-6-
-7-
-7-
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR TAHUN 2017
TENTANG
PERUBAHAN ATAS PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5 TAHUN 2017 TENTANG
STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL
ARSIPARIS
STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS
I. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS KATEGORI KETERAMPILAN
A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. Membuat dan menerima arsip naskah dinas/surat dalam rangka penciptaan arsip
Pelaksana :Arsiparis Terampil
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Registrasi Arsip/Naskah Dinas/Surat
Batasan Kegiatan mencatat dan mengendalikan arsip yang dibuat dan diterima melalui proses
mencatat, mendistribusi, dan mengendalikanarsip yang dibuat padaunit pengolah/unit
kerja/unit kerja dan/atau unit kearsipan dalam bentuk Daftar Register arsip, baik secara
manual ataupun elektronik.
Ketentuan (1) Berpedoman kepada Tata Naskah Dinas di lingkungan Pencipta Arsip;
Teknis (2) Registrasi dilakukan terhadap semua naskah dinas surat keluar/surat
masuk dilingkungan pencipta arsip.
Norma Waktu 6 menit/surat , maksimal 50 surat/hari .
Manfaat Mengendalikan arsip yang tercipta.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
Volume Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP dan dilaporkan setiap bulan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Registrasi Arsip (surat keluar/surat masuk) dalam bentuk formulir
atau buku yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah/unit kerja atau kepala unit kearsipan;
(2) Surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok, maksimal 2
orang di setiap unit pengolah/unit kerja/unit kerja dan di unit kearsipan pada
jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan
oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh
unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum terpenuhi masih ada
beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak lengkap.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih terdapat kesalahan dalam pengisian
60 format, yaitu masih ada yang tidak mencantumkan asal pengirim maupun tujuan surat
(kolom 6 dan/atau kolom 7).
Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
50
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit Kearsipan
No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

Penerimaan Tanggal Surat
Surat surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit pengolah/unit kerja/Unit Kerja
No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Kepada Ket

Surat surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
-8-
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan

No Tanggal Nomor dan Sifat Isi Dari Kepada Pengolah Ket
Penerimaan Tanggal Surat ringkas
Surat surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit pengolah/unit kerja/Unit Kerja
No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

Surat surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
2. Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta

Pelaksana : Arsiparis Penyelia
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi Arsip
Batasan Kegiatan memeriksa autentisitas asip yang tercipta dengan melihat dan menguji
kelengkapan dan keutuhan isi (content), konteks (context), dan struktur
(structure)naskah dinas sesuai Tata Naskah Dinas.
Ketentuan (1) Pemeriksaan autentisitas arsip surat keluar berpedoman kepada tata
Teknis naskah dinas yang berlaku di lingkungan pencipta arsip;
(2) Pemeriksaan autentisitas arsip surat masuk memperhatikan kelengkapan
naskah dinas sesuai pedoman Tata Naskah Dinas.
Norma Waktu 10 menit/arsip, maksimal 30 arsip/hari.
Manfaat Menjamin penciptaan arsip yang autentik
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume Jumlah nomor dalam daftar dalam setahun sesuai SKP dan dilaporkan minimal setiap
bulan.
Bukti Kerja (1) Fotocopy Daftar Verifikasi Autentisitas Arsip yang tercipta dan telah mendapat
persetujuan dari pimpinan unit kerja;
(2) Surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok, maksimal 2
orang di setiap unit pengolah/unit kerja/unit kerjadan di unit
kearsipanpada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak lengkap.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu
60 dalam pengisian format tidak mencantumkan catatan hasil verifikasi (kolom 9).
Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
50
Contoh Format: Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi arsip
No. Nomor Urut Nomor Isi ringkas Konteks, Nama Penggunaan Cap/ Catatan
dan Tanggal Surat hubungan Jabatan & Kertas Stempel Hasil
Registrasi dengan Nama (lambang (lambang Verifikasi
kejadian Penandatan garuda atau garuda atau
gan surat logo) logo)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
-9-
3. Melakukan pemberkasan arsip aktif

Pelaksana : Arsiparis Terampil
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja DaftarArsip Aktif
Batasan Kegiatan memberkaskan arsip aktif di unit pengolah/unit kerja, ke dalam suatu
himpunan yang tersusun secara sistematis dan menggunakan sistem pemberkasan
tertentu sesuai dengan konteks kegiatannya dan menjadi satu berkas karena
kesamaan informasi sehingga arsip dapat mudah diketemukan kembali secara cepat
dan tepat melalui tersedianya daftar arsip aktif.
Ketentuan (1) Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip di lingkungan pencipta arsip;
Teknis (2) Pemberkasan arsip dilakukan setelah arsip diregistrasi; dan
(3) Daftar Arsip Aktif terdiri atas Daftar Berkas, Daftar Isi Berkas dan/atau
Daftar Arsip Aktif;
Norma Waktu 10 menit/nomor arsip, maksimal 24 nomor arsip/hari.
Manfaat Daftar digunakan sebagai akses dan sarana penemuan kembali arsip aktif di unit
pengolah/unit kerja/unit kerja.
Volume (1) Jumlah daftar/nomordalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan minimal setiap semesterdi unit pengolah/unit kerja/unit
kerja;
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Aktif yang meliputi Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas, atau
Daftar Arsip Aktif yang mencantumkan uraian berkas dan isi berkas, masing-
masing telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah/unit kerja/unit kerja;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang) di unit pengolah/unit kerja pada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi.
unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi masih
ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak
lengkap.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu
pemberkasan dilakukan tidak berdasarkan klasifikasi arsip.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
Contoh Format: Daftar Berkas
Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………

No Kode Klasifikasi Uraian informasi Kurun waktu Jumlah Ket. Klasifikasi
Berkas Keamanan &
Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Daftar Isi Berkas
Nama Unit pengolah/unit kerja : ……………………….

No Nomor Nomor Item Kode Uraian/ Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket.
Berkas Arsip Klasifikasi Klasifikasi
Keamanan &
Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Arsip Aktif
Nama Unit pengolah/unit kerja: ………………………

No Kode Nomor Uraian Uraian Informasi Jumlah Klasifikasi Ket.
Klasifikasi Berkas informasi Arsip Keamanan Lokasi
Berkas & Akses Simpan
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
4. Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan

- 10 -
Pelaksana : Arsiparis Mahir
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan
Batasan Kegiatan menyeleksi arsip inaktif, memeriksa fisik berkas arsip inaktif dan membuat
daftar arsip inaktif yang akan disusutkan berdasarkan JRA dan/atau nilai guna arsip
untuk dipindahkan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan atau dari unit
kearsipan II ke unit kearsipan I.
Ketentuan (1) Arsip inaktif yang akan dipindahkan sudah memberkas sesuai klasifikasi arsip dan
Teknis tertata/tersimpan dalam boks arsip;
(2) Arsip inaktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan sudah memenuhi retensi
arsip untuk dipindahkan.
Norma Waktu 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari.
Manfaat Daftar digunakan sebagai bukti pendukung pemindahan arsip inaktif
(2) Penyeleksian dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit
kerja dan/atau unit kearsipan II
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja dan
kepalaunit kearsipan II;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit
pengolah/unit kerja, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar,
Dalam daftar masih terdapat nomor arsip/berkas tanpa disertai keterangan nomor boks
(kolom 7).
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan

No Kode Nomor Uraian informasi Kurun Jumlah Tingkat Keterangan
Klasifikasi Arsip/Berkas Arsip waktu Perkembangan Nomor
Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (6)
5. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

- 11 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Batasan Kegiatan melaksanakan dan melaporkan pemindahan arsip inaktif disertai bukti
kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan, atau
dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
Ketentuan (1) Pemindahan arsip inaktif sudah dilakukan dari unit pengolah/unit kerja ke unit
Teknis kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I
(2) Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan sudah didukung oleh daftar arsip
inaktif yang dipindahkan .
(3) Ada bukti pelimpahan tanggungjawab dari unit pengolah/unit kerja ke unit
kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar).
Manfaat Laporan dan Berita Acara digunakan sebagai bukti melakukan penyusutan arsip.
Volume (1) Laporan dalam setahun sesuai SKP;
(2) Pemindahan dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit
kerjadan/atau unit kearsipan II
Bukti Kerja (1) Laporan pemindahan arsip inaktif telah mendapat persetujuan/ ditandatangani
oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja/ kepala unit
kearsipan II;
(2) Fotokopi berita acara pemindahan arsip inaktif
(3) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit
pengolah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tanpa ada persetujuan dari
pimpinan unit pengolah/unit kerja atau unit kearsipan II
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar yaitu
tanpa disertai adanya Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif.
Contoh Format : Laporan Pemindahan Arsip Inaktif
LAPORAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Jenis arsip yang dipindahkan
2. Jumlah arsip yang dipindahkan
D. Hambatan dan Pemecahan Masalah
E. Penutup
Lampiran : Fotokopi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Contoh Format: Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

- 12 -
BERITA ACARA
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ………………………….., kami yang bertandatangan dibawah ini,
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Pimpinan Unit pengolah/unit kerja/Unit Kearsipan II
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kearsipan/ Unit Kearsipan I
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan ……………
sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip inaktif yang
dipindahkan terlampir.
Puhak Pertama, Pihak Kedua,
(Nama) (Nama)
6. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip In Aktif
Batasan Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif dalam rangka penyusutan, saat persiapan di unit
pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan, ke dalam suatu tempat/ruang sesuai
prinsip penataan aturan asli dan/atau asal usul sehingga arsip inaktif di unit kearsipan
dapat terkelola dengan baik, efektif dan efisien
Ketentuan (1) Penataan dan penyimpanan arsip inaktif sesuai prinsip aturan asli (untuk arsip
Teknis teratur) dan asal usul (untuk arsip tidak teratur);
(2) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip teratur diberlakukan terhadap arsip
yang masih dapat dikenali pencipta arsipnya sehingga pengaturannya berdasarkan
klasifikasi arsip yang berlaku; dan
(3) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip tidak teratur diberlakukan terhadap
arsip yang sudah tidak dapat dikenali pencipta arsipnya sehingga perlu dilakukan
pembenahan yang pengaturannya sesuai penyusunan skema klasifikasi arsip.
Norma Waktu 10 menit/nomor, maksimal 30 nomor/hari
Manfaat Daftar digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip inaktif di unit kearsipan
Volume Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP dan penyusunan daftar minimal setiap
semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Inaktif dan telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja atau kepala unit
kearsipan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 4
orang)pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
lengkap.
dalam pengisian format masih terdapat uraian informasi arsip tanpa disertai keterangan
nomor boks arsip (kolom 7).
.
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif

No Nomor Kode Uraian informasi Arsip Kurun Jumlah Keterangan
Arsip/Berkas Klasifikasi waktu Nomor Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
7. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan di autentikasi dalam rangka alih media
- 13 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi
Batasan Kegiatan menyeleksi arsip dinamis yang akan diautentikasi dengan cara
melakukan identifikasi dan menilai arsip serta menentukan arsip dinamis yang akan
dialih mediakan.
Ketentuan (1) Autentikasi untuk menjamin keotentikan arsip dan dilakukan terhadap arsip
Teknis tekstual dan arsip nontekstual dengan cara memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, seperti
legalisir, watermark, dan sejenisnya;
(2) Autentikasi sekurang-kurangnya menyebutkan nama pencipta arsip, nama
pejabat yang melakukan autentikasi arsip, dan waktu autentikasi arsip.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar) .
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk melakukan autentikasi dengan cara alih media
terhadap arsip dinamis dan/atau arsip terjaga di pencipta arsip.
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan daftar minimal dilakukan setiap semester.
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Dinamis yang akan diautentikasi dan telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh kepala unit kearsipan atau pimpinan unit kerja
yang menugaskan;
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum didukung
daftar hasil identifikasi yang akan diautentikasi atau sebaliknya hanya ada daftar
tanpa disertai laporan.
laporan tidak menjelaskan proses identifikasi dan penilaian, serta rekomendasi
untuk dilakukan autentikasi dan/atau tidak menjelaskan alasan autentikasi (kolom
8)
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas.
Contoh Format: Daftar Arsip Dinamis yang akandi Autentifikasi dalam rangka Ahli Media
Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

No Kode Nomor Nomor Uraian Informasi Tanggal Jumlah Ket. Alasan
Klasifikasi Berkas Isi Arsip Autentikasi
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG AKAN DIAUTENTIKASI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode Identifikasi dan Penilaian
C. Hasil Identifikasi dan Penilaian
1. Dasar/Pertimbangan Penilaian
2. Objek Arsip yang Dinilai
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip dinamis yang akan di autentikasi
8. Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis

- 14 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan identifikasi dan Daftar Arsip Dinamis yang Dialihmedia.
Batasan Melakukan alih media arsip dalam rangka penyediaan salinan arsip dengan melakukan
identifikasi, penilaian, dan transfer/pemindahan isi informasi dari bentuk media yang
satu ke dalam bentuk media lain, baik dalam situasi normal ataupun darurat bencana.
Ketentuan (1) Alihmedia dilaksanakan untuk membantu kecepatan dan kemudahan akses;
Teknis (2) Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi;
(3) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik pencipta arsip dengan cara melakukan
transfer/pemindahan isi informasi dari bentuk media yang satu ke dalam bentuk
media yang lain, seperti arsip kertas ke microfilm/microfische/CD, alihmedia dari
arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi media kertas ke format elektronik, serta
pemindaian (scanning); dan
(4) Setiap hasil alih media arsip wajib diautentikasi oleh pencipta arsip sebagai bukti
quality control suatu pekerjaan dalam bentuk berita acara.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman) dan 15 menit/nomor .
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis
yang telah dialihmedia.
Volume (1) Jumlah laporan dan daftar dalam setahun sesuai SK ;
(2) Penyusunan laporan dan daftar dilakukan minimal setiap semester.
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah/unit kerja;
Atau
Fotokopi Daftar Arsip Dinamis yang dialihmedia;
(2) Fotokopi berita acara alihmedia arsip; dan
(3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan identifikasi tanpa disertai
daftar arsip dinamis yang dialihmedia, atau sebaliknya daftar arsip dinamis yang
dialihmedia tanpa disertai laporan hasil identifikasi.
tanpa ada berita acara alih media arsip dinamis
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DI ALIH MEDIA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Analisis penilaian
2. Jenis tindakan
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip dinamis yang di alih media

Fotokopi Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
Contoh Format: Daftar Arsip Dinamis yang di Alih Media
Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

No Jenis Arsip Jumlah Kurun Waktu Jenis Tindakan Alih Media Keterangan
Arsip Waktu
pelaksanaan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis

- 15 -
BERITA ACARA
ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Ketua Tim Alih Media Arsip Dinamis
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kearsipan
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan alih media arsip dinamis di lingkungan ……………
sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip dinamis
yang dialihmediakan terlampir.
(Nama) (Nama)
9. Melakukan identifikasi arsip vital

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan mengelola arsip vital/aset organisasi di lingkungan
pencipta arsip, dengan cara melakukan identifikasi dan penilaian untuk menetapkan
arsip sebagai arsip vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2) Penentuan kategori arsip vital dengan menggunakan analisis biaya dan
analisis risiko.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar)
Manfaat Laporan dapat dijadikan acuan untuk menyusun program arsip vital di lingkungan
pencipta arsip.
(2) Penyusunan laporan dilakukan setiap tahun dan dapat diperbarui.
Bukti Kerja (1) Laporan Identifikasi Arsip Vital;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Vital dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah/unit kerja atau kepala unit kearsipan’
kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum disetujui oleh
atasan langsung.
laporan tidak menjelaskan proses identifikasi dan penilaian, serta rekomendasi untuk
dikategorikan sebagai arsip vital.
Contoh Format : Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital
LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Dasar/Pertimbangan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip Vital
10. Melakukan pengelolaan arsip vital

- 16 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengelola arsip vital/aset organisasi di lingkungan pencipta arsip, dengan
cara melakukan pendataan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital ke dalam suatu
Daftar Arsip Vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2) Identifikasi arsip vital dengan menggunakan analisis biaya dan analisis
risiko.
Manfaat Daftar digunakan untuk melakukan pemeliharaan dan pelindungan arsip vital di
lingkungan pencipta arsip.
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan minimal setiap tahun dan dapat diperbarui.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Vital dan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah/unit kerja atau kepala unit kearsipan; dan
(2) Fotokopi; surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
Nilai Kualitas
lengkap.
masih ada daftar arsip vital yang tidak mencantumkan lokasi simpan (kolom 7)
dan/atau metode pelindungan arsip vital (kolom 8).
Contoh Format: Daftar Arsip Vital
Nama Pencipta Arsip: ……………………….

No Asal Arsip/ Kode Jenis/ Series Nomor Retensi Lokasi Metode
Unit Kerja Klasifikasi Arsip Arsip Arsip Vital Simpan Pelindungan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
11. Melakukan pemberkasan arsip terjaga

- 17 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan memberkaskan arsip terjaga yang terdapat di lingkungan pencipta arsip, ke
dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan menggunakan sistem
pemberkasan tertentu sesuai dengan konteks kegiatannya dan menjadi satu berkas
karena kesamaan informasi sehingga tersedianya daftar arsip terjaga untuk dilaporkan
kepada ANRI.
Ketentuan (1) Arsip terjaga sudah diberkaskan dan wajib dilaporkan 1 (satu) tahun setelah
Teknis pelaksanaan kegiatan;
(2) Daftar Arsip Terjaga wajib dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk softcopy
atau hardcopy; dan
(1) Daftar Arsip Terjaga meliputi: Daftar Berkas Arsip Terjaga dan/atau Daftar Isi
Berkas Arsip Terjaga.
Norma Waktu 10 menit/nomor , maksimal 20 nomor/hari
Manfaat Daftar digunakan untuk melaporkan arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun
setelah adanya pemberkasan.
(2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Terjaga, baik daftar berkas arsip dan daftar isi berkas arsip
terjaga yang telah diketahui/ ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah yang menugaskan; dan
orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun namun format daftar belum terpenuhi
masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja
tidak lengkap.
pemberkasan dilakukan tidak berdasarkan klasifikasi arsip.
Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip : …………………………………..
No Kode Klasifikasi dan Nomor Unit Uraian Informasi Kurun Jumlah Ket.
Jenis Arsip Terjaga Berkas pengolah/unit Arsip Waktu Hasil
kerja Verifikasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

No Kode Nomor Nomor Unit Uraian Kurun Jumlah Ket. Hasil
Klasifikasi Item Berkas pengolah/ Informasi Arsip Waktu Verifikasi
dan Jenis Arsip unit kerja
Arsip Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
12. Melakukan identifikasi arsip terjaga

- 18 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Identifikasi Arsip Terjaga
2. Daftar Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menilai, dan meverifikasi arsip terjaga dalam rangka
menjamin keautentikan arsip terjaga yang diterima dari pencipta arsip ke ANRI dengan
cara melakukan pemantauan arsip terjaga di pencipta arsip serta melakukan verifikasi
terhadap laporan arsip terjaga.
Ketentuan (1) Arsip terjaga telah diberkaskan dan wajib dilaporkan 1 (satu) tahun setelah
Teknis pelaksanaan kegiatan;
(2) Daftar Arsip Terjaga sudah dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk softcopy atau
hardcopy; dan
(3) Daftar Arsip Terjaga meliputi : Daftar Arsip Terjaga dan/atau Daftar Isi Berkas Arsip
Terjaga.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman beserta daftar)
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk menyiapkan salinan autentik arsip terjaga yang
akan diserahkan ke ANRI paling lama 1 (satu) setelah pelaporan.
Volume (1) Jumlah laporan dan daftar dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan laporan dan daftar dilakukan setiap tahun, paling lama 1 (satu) tahun
setelah pemberkasan.
Bukti Kerja (1) Laporan Identifikasi Arsip Terjaga;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Terjaga, baik Daftar Berkas Arsip Terjaga atau Daftar Isi
Berkas Arsip Terjaga yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
pimpinan pencipta arsip; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum disertakan daftar
hasil identifikasi arsip terjaga atau sebaliknya hanya daftar arsip terjaga tanpa disertai
laporan identifikasi arsip terjaga.
laporan tanpa menjelaskan proses identifikasi dan penilaian, serta hasil verifikasi arsip
terjaga.
Contoh Format: Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga
LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Analisis Penilaian
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar Berkas Arsip Terjaga yang akan di autentikasi, dan/atau

Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang akan diautentikasi
Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

No Kode Nomor Unit Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket. Hasil
Klasifikasi Berkas pengolah/ Waktu Verifikasi
dan Jenis unit kerja
Arsip
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

- 19 -
No Kode Nomor Nomor Unit Uraian Informasi Tanggal Jumlah Ket.

Klasifikasi Berkas/ Item pengolah/unit Arsip Hasil
dan Jenis Isi Arsip kerja Verifikasi
Arsip berkas
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
13. Melakukan verifikasi dan menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan melakukan verifikasi salinan autentik yang telah diberkaskan dan menata
salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga yang akan diserahkan ke ANRI
Ketentuan Teknis (1) Daftar Arsip Terjaga sudah dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk
softcopy atau hardcopy;
(2) Daftar Arsip Terjaga telah diautentikasi;
(3) Daftar Arsip Terjaga meliputi: daftar berkas arsip terjaga dan/atau daftar isi
berkas arsip terjaga;
Manfaat Daftar dapat dijadikan acuan untuk menyiapkan dan menyerahkan salinan
autentikasi arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaporan.
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun, paling lama 1 (satu) tahun
setelah pemberkasan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip ;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi
masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap
masih terdapat arsip yang belum di autentikasi arsip (kolom 7 dan kolom 8)
Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
50 kualitas
Contoh Format: Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Nama Pencipta Arsip: ……………………….

No Kode dan Nomor Nomor Uraian Jumlah Jenis Tanggal Ket.
Jenis Berkas Item Informasi Autentikasi Pelaksanaan
Klasifikasi Arsip Arsip Arsip autentikasi
Arsip
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
14. Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis

Pelaksana : Arsiparis Mahir (di Unit pengolah/unit kerja)
Arsiparis Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)
- 20 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pelayanan Arsip Dinamis
Batasan Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis dan arsip vital dalam
segala bentuk media , dengan cara menyediakan fisik arsip/bahan kearsipan kepada
pengguna secara cepat dan tepat, baik itu yang dilakukan di unit pengolah/unit kerja,
unit kearsipan, ataupun PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen)
Ketentuan (1) Pelayanan arsip dinamis sesuai klasifikasi keamanan dan akses arsip;
Teknis (2) Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip dinamis sampai dengan proses
pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan
(3) Pelayanan arsip dinamis dilakukan di unit pengolah/unit kerja untuk layanan arsip
aktif, unit kearsipan untuk layanan arsip inaktif, dan di PPIDuntuk informasi publik.
Norma Waktu 10 menit/nomor di unit pengolah/unit kerja, 15 menit/nomor di unit kearsipan,
30 menit/nomor di PPID.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk mengetahui frekuensi penggunaan arsip dinamis dan
referensi untuk penentuan masa simpan arsip dinamis.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh:
(1) Di Unit pengolah/unit kerja;
(2) Di Unit Kearsipan; atau
(3) Di Unit PPID.
Volume Jumlah daftar/nomr dalam setahun sesuai SKP dan tiap layanan dicatat dalam
formulir/buku pelayanan arsip dinamis, laporan minimal setiap bulan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi formulir/buku layanan penggunaan arsip dinamis terhadap pengguna ;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja
yang menugaskan, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan (di unit
pengolah), atau kelompok maksimal 2 orang (di unit kearsipan dan
PPID) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format formulir/buku belum terpenuhi
tidak lengkap.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu (1)
di unit pengolah/unit kerja, formulir tidak mencantumkantanggal peminjamam maupun
tanggal pengembalian arsip yang dipinjam; (2) di unit kearsipan, formulir tidak
mencantumkan nama dan unit kerja peminjam arsip; dan (3) di PPID, jenis arsip yang
diberikan termasuk kategori arsip yang dikecualikan.
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit pengolah/unit kerja
Nama Unit pengolah/unit kerja : …..

Jenis Arsip Nomor Berkas/ Nomor Nama Tanggal Tanggal Keterangan
No Yang Isi Berkas Pengguna Peminjaman Pengembalian Lain
Dipinjam
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan
No Jenis Arsip Nomor Nama dan Unit Maksud dan Tanggal Tanggal Keterangan
Yang Berkas/ Kerja peminjam/ keperluan Peminjaman Pengembalian Lain
Dipinjam Nomor Isi pengguna
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
No Jenis Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Klasifikasi Informasi

Arsip Berkas/ Alamat dan Peminjaman Pengembalian (terbuka atau
Yang Nomor Isi Pengguna Keperluan tertutup/dikecualikan)
Dipinjam Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
B. PENGELOLAAN ARSIP STATIS
1. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis

- 21 -
Pelaksana:Arsiparis Mahir
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan menata & menyimpan fisik arsip berdasarkan indeks lokasi
Batasan Kegiatan menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengatur fisik arsip melalui
identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik arsip dengan daftar arsip statis, baik itu
di ruang transit atau depo arsip.
Ketentuan (1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi, baik secara
Teknis langsung ataupun tidak langsung;
(2) Arsip statis diserahkan kepada lembaga kearsipan; dan
(3) Daftar menjadi lampiran dalam proses penyerahan arsip statis.
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk merancang denah lokasi simpan arsip statis;
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
(2)Laporan minimal setiap semester.
Bukti Kerja (1) Laporanmenata dan menyimpan daftar telah mendapat persetujuan dari pimpinan
unit kerja yang bertanggungjawab dalam menyimpan dan memelihara arsip statis
di lembaga kearsipan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja laporanmemenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum
lengkap,hasil kerja laporan menata dan menyimpan fisik arsip tidak disertai daftar arsip
statis.
materi laporan tidak sesuai dengan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip statis.
Contoh Format:Laporan menata dan menyimpan fisik arsip statis
LAPORAN MENATA DAN MENYIMPAN FISIK ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode/Teknik Identifikasi
D. Penutup
Lampiran: Daftar arsip statis
Contoh Format: Daftar Arsip Statis
Nama Pencipta Arsip : …………………………

No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Keterangan
Perkembangan Waktu indeks lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
2. Melakukan identifikasi fisik arsippada kegiatan penyusunandaftar arsip statis atau inventaris arsip
- 22 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan identifikasi fisik arsip.
Batasan Kegiatan awal untuk menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengatur
fisik arsip melalui identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik arsip dengan
daftar arsip statis, baik itu diruang transit dan depo arsip.
Ketentuan (1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi , baik
Teknis secara langsung ataupun tidak langsung;
(2) Arsip statis yang diterima dari pencipta arsip atau yang diserahkan ke lembaga
kearsipan.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan identifikasi (minimal 8 halaman termasuk daftar)
Manfaat Laporan identifikasi digunakan untuk mengontrol kegiatan penataan dan
penyimpanan hasil akuisisi arsip statis.
Volume Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Laporan telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja yang
bertanggungjawab dalam menyimpan dan memelihara arsip statis di lembaga
kearsipan;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Statis;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum disertai
dengan daftar arsip statis.
materi laporan tidak menjelaskan hasil pelaksanaan identifikasi.
50 kualitas.
Contoh Format: Laporan identifikasi fisik arsip statis
LAPORAN IDENTIFIKASI FISIK ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Tahapan kegiatan
2. Hasil kegiatan
D. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Statis

Perkembangan Waktu indeks lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
3. Menyusun daftar arsip statis atau inventaris arsip.

- 23 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Deskripsi arsip statis
Batasan (1) Kegiatan awal untuk mengolah data informasi arsip statis sebagai akses arsip
statis melalui penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
(inventaris, guide, dan daftar arsip statis) dalam bentuk deskripsi arsip;
(2) Kegiatan pengontrolan terhadap penataan dan penyimpanan arsip statis mulai
sejak identifikasi, merekonstruksi dan menyusun skema arsip, deskripsi,
manuver, dan menyusun daftar arsip statis sehingga arsip statis di ruang depot
tetap terkelola dengan baik dan mudah ditemukan secara cepat dan tepat.
Ketentuan (1) Pengolahan arsip statis yang terdapat di lembaga kearsipan;
Teknis (2) Pengolahan arsip statis diawali dengan identifikasi, deskripsi, manuver
sesuai skema arsip hingga tersusunnya daftar arsip statis.
Norma Waktu 10 menit/deskripsi arsip kertas dan/atau arsip foto beridentitas,
20 menit/deskripsi arsip foto tanpa identitas dan/atau arsip peta,
60 menit/deskripsi arsip film dan/atau arsipvideo,
30 menit/deskripsi arsip kaset,
Manfaat Deskripsi digunakan untuk materi penyusunan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis dalam bentuk Daftar Arsip, Inventaris Arsip dan Guide Arsip.
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Satu daftar untuk satu pencipta arsip;
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar arsip statis;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format deskripsi kurang lengkap
60 deskripsi tanpa ada uraian informasi.
50 kualitas.
Contoh Format:Hasil Deskripsi Daftar Arsip Tekstual
Nama Pencipta Arsip (Fonds) : …………………………

No Nomor Uraian Informasi Tingkat Kurun Jumlah Ket. Nomor Boks
Arsip Arsip Perkembangan Waktu
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Beridentitas

No Nomor Tempat Tanggal Nomor Nomor Uraian Informasi Keterangan
Koleksi Positif Negatif
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Tanpa Identitas

No Nomor Nama Peristiwa Pelaku Foto Uraian Tempat Waktu Keterangan
Koleksi Informasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Hasil Deskripsi Daftar Arsip Film/Video

No Judul Nomor Nomor Masa Produksi Copy Bahasa Sutradara Sinopsis
Film/ Film/ Reel/Type Putar/ dan right dan
Video Video Copy/ Warna Tahun Pemain
Ukuran Produksi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Contoh Format: Hasil Deskripsi Daftar Arsip Kaset

- 24 -
No Nama Pewawancara Tempat & Jumlah Ringkasan Indeks Keterangan

Pengkisah Tanggal Kaset Transkrip
wawancara
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Hasil Deskripsi Daftar Arsip Peta

No Judul Lokasi Jenis Skala/Ukuran Warna Penerbit/Edisi Keterangan
Wilayah Bahan Tahun
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
4. Melakukan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis dan inventaris arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis dan
inventaris arsip
Batasan Kegiatan mendata dan meverifikasi fisik arsip dengan hasil deskripsi dalam rangka
penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
Ketentuan (1) Verifikasi dilakukan setelah ada kegiatan pengolahan arsip;
Teknis (2) Verifkasi dilakukan dengan mencocokkan daftar arsip statis atau inventaris
Arsip
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan (minimal 10 halaman berikut daftar)
Manfaat Laporan digunakan untuk penyusunan daftar arsip statis dan/atau inventaris arsip.
Bukti Kerja (1) Laporan verifikasi fisik arsip dan foto daftar arsip yang telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan di lembaga
kearsipan;
kelompok, (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tidak disertai daftar
60 laporan tidak menjelaskan metode verifikasi.
Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.
50
Contoh Format: Laporan verifikasi fisik arsip dalam rangka penyusunan daftar arsip statis dan/atau
inventaris arsip
LAPORAN VERIFIKASI FISIK ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Tahapan kegiatan
2. Hasil kegiatan
D. Penutup
Lampiran: Daftar arsip statis

- 25 -

Perkembangan Waktu
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
5. Melakukan preservasi arsip (restorasi arsip kertas, arsip foto, rewashing arsip film,recleaning arsip rekaman
suara)
Pelaksana :Arsiparis Terampil, untuk restorasi arsip kertas
Arsiparis Mahir, untuk restorasi arsip non kertas
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang di Preservasi
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip dalam segala bentuk jenis media
yang terindikasi dan mengalami kerusakan baik dalam keadaan normal ataupun karena
darurat bencana untuk dilakukan perbaikan/perawatan (restorasi) melalui penyusunan
daftar verifikasi arsipstatis yang akan dan telah di preservasi.
Ketentuan (1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan kuratif
Teknis terhadap semua bentuk media arsip statis;
(2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya, yaitu arsip
tekstual/konvensional dengan cara deasidifikasi (laminasi/ enkapsulasi/
leafcasting, arsip film dengan cara rewashing, arsip video dengan cara
recleaning, arsip kaset dengan cara rewinding;
(3) Pascapreservasi dilakukan penilaian (quality control) dan semua arsip
dikembalikan ketempat penyimpanan semula;
(4) Quality control dibuktikan dengan adanya berita acara preservasi arsip
statis; dan
(5) Daftar dikelompokkan sesuai media simpan
Manfaat Daftar digunakan untuk tindakan quality control terhadap khazanah arsip yang akan
dan telah di preservasi.
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan minimal dalam setahun dalam keadaan
normal atau setiap saat dalam keadaan darurat.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip yang telah direstorasi dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi Berita Acara Preservasi Arsip; dan
kelompok, (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkaptidak menjelaskan tindakan
preservasi (kolom 8) atau bukti kerja tidak lengkap.
kegiatan preservasi tanpa disertai berita acara.
50 Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.
- 26 -
Contoh Format: Berita Acara Preservasi Arsip Statis
BERITA ACARA
PRESERVASI ARSIP STATIS
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Pelaksana kegiatan preservasi
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kerja yang menyimpan arsip statis
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan preservasi arsip statis dengan tindakan …………..di
lingkungan …………… sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut
daftar arsip statis yang dipreservasi terlampir.
(Nama) (Nama)
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Preservasi
No Nomor Nomor Uraian Informasi Tanggal Jumlah Jenis Tindakan Ket.

Berkas Item Arsip Arsip Preservasi Lokasi
Arsip Simpan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
6. Melakukan reproduksi/ alih media arsip statis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang di Reproduksi/ Alihmedia
Batasan Kegiatan mengidentifikasi arsip yang akan dan telah dilakukan alihmedia(reproduksi)
dari media yang satu ke bentuk media yang lainkedalam suatu daftar arsip.
Ketentuan (1) Alihmedia yang dilakukan semata-mata untuk membantu kecepatan dan
Teknis kemudahan akses;
(2) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik lembaga kearsipan;
(3) Alihmedia dilakukan terhadap arsip kertas ke microfilm/microfische/CD, alihmedia
dari arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi media kertas ke format elektronik,
serta pemindaian (scanning); dan
(4) Arsip yang telah dialihmedia wajib diautentikasi sebagai bukti telah
dilakukanquality control terhadap pekerjaan dalam bentuk berita acara.
Manfaat Daftar digunakan dalam pengelolaan arsip sesuai bentuk medianya.
Volume Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP dan penyusunan daftar dilakukan
minimal dalam setahun.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Statis yang dialihmedia dan telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi berita acara arsip statis yang telah dialihmediakan; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar masih ada yang tidak
menjelaskan metode tindakan (kolom 8).
daftar tanpa disertai berita acara alih media arsip statis.
- 27 -
Contoh Format: Berita Acara Alih Media Arsip Statis
BERITA ACARA
ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Ketua Tim Alih Media Arsip Statis
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Depo Arsip
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan alih media arsip statisdi depo lembaga kearsipan
……… sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip
statisyang dialihmediakan terlampir.
(Nama) (Nama)
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Reproduksi/Alihmedia
No Nomor Kode Uraian Informasi Tanggal Jumlah Jenis Media Metode Ket.
Arsip Klasifikasi Arsip Tindakan Lokasi
Arsip Simpan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
7. Melakukan penelusuran referensi dan arsip dalam rangka penerbitan/penyusunan naskah sumber arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip; atau
2. Mencetak/memindai Materi Naskah Sumber Arsip;
Batasan Kegiatan melakukan penelusuran referensi dan arsip dalam rangka penerbitan naskah
sumber arsip dengan cara melakukan monitoring, identifikasi dan melakukan
pemindaian arsip untuk penyusunan naskah sumber arsip
Ketentuan (1) Naskah sumber berasal dari khazanah arsip lembaga kearsipan;
Teknis (2) Penelusuran arsip sesuai dengan topik yang telah ditentukan;
(3) Pemindaian dilakukan sesuai kebutuhan penyusunan naskah sumber arsip
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan (minimal 13 halaman berikut daftar referensi/arsip)
10 menit/nomor untuk pemindaian (maksimal 30 nomor/hari).
Manfaat Hasil penelusuran referensi dan arsip atau pemindaian arsip digunakan untuk
menyusun naskah sumber arsip
Volume (1) Jumlah laporan dan hasil pemindaian dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan laporan dan pemindaian dilakukan setelah ada kegiatan
Penelusuran.
Bukti Kerja (1) Laporan dan daftar arsip hasil penelusuran referensi dan arsip yang telah
mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
atau
Daftar arsip yang dicetak untuk materi naskah sumber arsip, yang telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tanpa disertai daftar
hasil penelusuran arsip atau mencetak/memindai arsip tanpa disertai daftar arsip yang
dicetak/dipindai
laporan tidak menjelaskan analisis materi arsip yang dijadikan naskah sumber arsip
atau daftar arsip yang akan dicetak/pindai belum dilengkapi sumber arsip.
- 28 -
Contoh Format: Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber Arsip
No Nomor Konteks Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Asal Sumber Arsip
Arsip Informasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Daftar Arsip yang di Cetak untuk materi Naskah Sumber Arsip
No Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Asal Sumber Arsip
Arsip Klasifikasi
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip Dalam Rangka Penyusunan
Naskah Sumber Arsip
LAPORAN PENELUSURAN REFERENSI DAN ARSIP DALAM RANGKA

PENYUSUNAN NASKAH SUMBER ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Analisis materi arsip
2. Hasil penelusuran
E. Penutup
Lampiran: Daftar hasil penelusuran naskah sumber

- 29 -
8. Mengemas bahan pameran arsip tekstual dan virtual

Pelaksana : Arsiparis Terampil
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan mencetak materi pameran
2. Laporan pemasangan unjuk citra/display pameran/mengemas materi arsip untuk
pameran
3. Laporan Pemandu Pameran/Diorama
Batasan Kegiatan melakukan pameran arsip mulai dari rencana pemasangan unjuk citra
(display) pameran, menyiapkan, mencetak dan mengemas materi arsip yang akan
dipamerkan, serta memberikan layanan panduan terhadap pengguna yang
memanfaatkan khazanah arsip selama pameran/diorama arsip yang di
selenggarakan lembaga kearsipan.
Ketentuan (1) Pameran mempunyai tematik dan berhubungan dengan peristiwa
Teknis sejarah;
(2) Objek pameran bersumber dari arsip baik tekstual ataupun virtual yang dimiliki
lembaga kearsipan.
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan kegiatan pameran (minimal 13 halaman)
5 hari/laporan pemandu, maksimal 10 kali/kegiatan
Manfaat Bahan evaluasi publikasi kearsipan
Volume (1) Jumlah laporan dan layanan dalam setahun sesuai dalam SKP.
(2) Layanan pemandu dilaporkan setiap ada pameran.
Bukti Kerja (1) Laporan mencetak materi pameran;
(2) Laporan kegiatan pemasangan unjuk citra (display) pameran/ mengemas
materi arsip yang dipamerkan;
(3) Gambar denah pameran/ foto kemasan arsip yang dipamerkan;
(4) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan secara perorangan atau
atau
(1) Laporan pemanduan pameran/diorama;
(2) Fotokopi buku kerja atau formulir layanan konsultasi/ layanan pemanduan yang
ditandatangani oleh pengguna dan disahkan oleh pimpinan unit layanan
informasi;
(3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai daftar materi
pameran
Atau
Laporan tidak disertai contoh display (gambar/denah atau foto)
Atau
Laporan pemanduan tidak disertai fotokopi buku/formulir layanan pemanduan.
60 laporan tidak sesuai daftar atau contoh display/ kemasan arsip yang dipamerkan
atau laporan panduan tidak sesuai dengan lampiran bukti layanan
kualitas.
50
Contoh Format: Daftar Arsip yang dicetak untuk Materi Pameran
Arsip Klasifikasi
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- 30 -
Contoh Format: Laporan kegiatan Display (unjuk citra)/mengemas arsip pameran
LAPORAN KEGIATAN DISPLAY PAMERAN ARSIP/MENGEMAS ARSIP PAMERAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
E. Penutup
Lampiran: Denah display pameran/ Gambar kemasan arsip yang dipamerkan
Contoh Format: Laporan Pemandu Pameran/Diorama
1. Pemandu Pameran
2. NIP
1. Tema Pameran
2. Waktu dan Tempat
1. Jumlah Pengunjung Pameran saat …………………………………… (lampiran fotokopi bukti
Pemanduan layanan)
2. Metode/Jenis LayananPemanduan
3. Objek Utama Pemanduan
4. Rekomendasi
Mengetahui Pemandu
Penanggung Jawab Pameran
(……………….) (……………)
C. PEMBINAAN KEARSIPAN
1. Melakukan bimbingan teknis kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan
Batasan Kegiatan memberikan bimbingan teknis kearsipan dalam setiap pekerjaan pengelolaan
arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Ketentuan (1) Bimtek terkait dengan pekerjaan teknis pengelolaan arsip dinamis atau
Teknis pengelolaan arsip statis;
(2) Bimtek ditujukan kepada arsiparis dan tenaga pengelola arsip;
(3) Materi bimtek disampaikan dalam bentuk tutor.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman)
Manfaat Meningkatnya kemampuan teknis arsiparis/pengelola arsip dalam melakukan pekerjaan
kearsipan.
Format Sekurang-kurang sesuai contoh
Volume (1) Jumlah laporan dan bobot jam dalam setahun sesuai SKP;
(2) Bimtek kearsipan dilakukan minimal setiap tahun untuk lokasi yang sama.
BuktiKerja (1) Laporan kegiatan bimtek;
(2) Lampiran jadwal telah diverifikasi/ditandatangani oleh pimpinan/pengawas
kegiatan; dan
(3) Fotokopi surat perintah kegiatan dilaksanakan secara perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.untuk setiap kali bimtek.;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum didukung jadwal
yang telah diverifikasi penyelenggara dan/atau materi bimtek.
dalam format laporan tidak ada penjelasan sebelum dan setelah hasil pelaksanaan.
- 31 -
Contoh Format: Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan
LAPORAN BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana dan Peserta
3. Materi dan Bobot Jam
4. Metode
1. Kondisi Sebelum
2. Kondisi Setelah
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Jadwal bintek dan Materi Bimtek
2. Melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis di tingkat Instansi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi
Batasan Kegiatan duduk dalam anggota Tim Penilai Kinerja dengan cara menilai prestasi kerja
arsiparis terhadap arsiparis yang berada dibawah jenjang jabatannya, sesuai standar
kompetensi dan standar kualitas hasil kerja arsiparis di lingkungan tingkat instansi.
Ketentuan (1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan kearsipan;
Teknis (2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau sama dengan
arsiparis yang dinilai;
(3) Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam melakukan kegiatan kearsipan
Norma Waktu 60 menit/penilaian Arsiparis, maksimal 2 orang Arsiparis/hari
Manfaat Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka Kredik (PAK) prestasi kinerja
Arsiparis
Volume Laporan dilaksanakan pada awal tahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Fotokopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis;
(2) Fotokopi SK. Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum terpenuhi masih
ada kekurang lengkapan pada identitas Arsiparis yang dinilai.
format formulir verifikasi tidak mencantumkan alasan hasil nilai yang telah diverifikasi
dan/atau belum ada total angka kredit komulatif (AKK).
- 32 -
Contoh Format: Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi
Nama Penilai
NIP
Nama Arsiparis yang di verifikasi
NIP
Unit Kerja/Instansi
1. Jumlah Rincian dalam SKP 2. Hasil verifikasi dan Nilai
a. Tugas Pokok a. Tugas Pokok
1. …….. 1. ………
2. …….. b. Tugas Tambahan
b. Tugas Tambahan 1. ……….
1. …….. 2. ……….
2. ……..
Nilai Alasan : Catatan :
1. ……… …….. (sesuai kategori
nilai)…….
2. ……… ……. (sesuai kategori
nilai)…….
3. ……… …….. (sesuai kategori
nilai)…….
4. Dst
1. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) ……. x 60 % = ……..
2. Nilai Prilaku Kerja ……X 40 % =……..+
3. Nilai Prestasi Kerja ………. ( predikat)

REKOMENDASI :
Penilai/Verifikasi
………………..
D. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI
1. Mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Aktif
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip aktif menjadi informasi serta
menyajikan untuk kepentingan kedinasan melalui sarana Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) ataupun sejenisnya.
Ketentuan (1) Unit pengolah/unit kerja sudah menjadi sub bagian dari unit kearsipan dan telah
Teknis terintegrasi dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional /SIKN;
(2) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi terbuka dan informasi yang
dikecualikan bagi publik.
Norma Waktu 15 menit/nomor
Manfaat Daftar dapat diakses oleh publik melalui JIKN
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam daftar sesuai SKP;
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester;
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar informasi arsip aktif yang telah dipublikasikan dalam Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum terpenuhi ada
beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap.
dalam daftar masih ada yang tidak mencantumkan keterangan klasifikasi keamanan
dan akses arsip isi berkas.
- 33 -
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Aktif
No Nomor Nomor Kode Bentuk Uraian Informasi Tingkat Tanggal Ket. Klasifikasi
Berkas Item Klasifikasi Naskah perkembangan Keamanan &
Arsip Arsip Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
2. Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip InAktif
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip inaktif menjadi informasi dan
menyajikan untuk kepentingan kedinasan melalui sarana Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) ataupun sejenisnya.
Ketentuan (1) Unit kearsipan telah terintegrasi dalam PPID dan Sistem Informasi Kearsipan
Teknis Nasional /SIKN;
(2) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi terbuka dan
informasi yang dikecualikan bagi publik.
Norma Waktu 15 menit/nomor .
Volume (1) Jumlah nomor dalam daftar sesuai SKP ;
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Inaktif yang telah dipublikasikan dalam Jaringan
Nilai Kualitas
dalam daftar masih ada yang tidak mencantumkan keterangan klasifikasi
keamanan dan akses arsip isi berkas.
kualitas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip In Aktif
No Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket. Klasifikasi

Arsip Klasifikasi Waktu Keamanan & Akses
Arsip Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- 34 -
3. Mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip vital menjadi informasi serta
menyajikan untuk kepentingan kedinasan melalui sarana Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) ataupun sejenisnya.
Norma Waktu 15 menit/nomor untuk setiap pelaksana.
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester;
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Aktif yang telah dipublikasikan dalam Jaringan
Nilai Kualitas
dalam daftar masih ada yang tidak mencantumkan keterangan klasifikasi keamanan
dan akses arsip isi berkas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Vital
No Nomor Nomor Kode Bentuk Uraian Informasi Tingkat Tanggal Ket. Klasifikasi
Berkas Item Klasifikasi Naskah perkembangan Keamanan &
Arsip Arsip Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- 35 -
4. Mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi Data Arsip Terjaga menjadi informasi dan
Ketentuan (2) Unit pengolah/unit kerja sudah menjadi sub bagian dari unit kearsipan dan
Teknis telah terintegrasi dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional /SIKN;
(3) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi terbuka dan
informasi yang dikecualikan bagi publik.
Manfaat Daftar sudah dapat diakses oleh publik melalui JIKN
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar sesuai SKP ;
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Inaktif yang telah dipublikasikan dalam Jaringan
Nilai Kualitas
kualitas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Terjaga
No Unit Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket.

pengolah/unit Arsip Klasifikasi Waktu Klasifikasi
kerja Arsip Keamanan &
Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- 36 -
5. Mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Statis
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip statis menjadi informasi dan
(2) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi terbuka dan informasi
yang dikecualikan bagi publik.
(1) Jumlah nomor dalam daftar sesuai SKP ;
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Inaktif yang telah dipublikasikan dalam
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja;
(maksimal 4 orang)pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
kualitas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Statis
No Unit Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket.

pengolah/unit Arsip Klasifikasi Waktu Klasifikasi
kerja Arsip Keamanan &
Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- 37 -
II. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS KATEGORI KEAHLIAN
A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan

Pelaksana : Arsiparis Ahli Pertama
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan Dimusnahkan;
2. Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menyeleksi, dan verifikasi berkas arsip yang akan
diusulkan musnah oleh pencipta arsip, baik secara langsung (tanpa JRA/JRD)
maupun langsung (menggunakan JRA/JRD) sehingga menghasilkan suatu daftar
arsip usul musnah untuk selanjutnya dimintakan persetujuan/pertimbangan
pemusnahan dari Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI (lembaga negara)
atau Kepala Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya.
Ketentuan (1) Telah dibentuk Tim Penilai/Tim Pemusnahan di lingkungan Pencipta Arsip;
Teknis (2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung (tanpa JRA/JRD) atau
tidak langsung (menggunakan JRA/JRD); dan
(3) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk dimusnahkan, tidak memiliki
nilaiguna, tidak berkaitan dengan penyelesaian porses suatu perkara, dan tidak
ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman, termasuk daftar)
Manfaat Laporan dan Daftar Arsip Usul Musnah digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam menilai arsip oleh Tim Pemusnahan/Penilaian Arsip.
(2) Laporan dapat diusulkan minimal setiap tahun oleh unit kearsipan.
Bukti Kerja (1) Laporan penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Usul Musnah dan telah mendapat persetujuan yang
ditandatangani oleh Ketua Tim Penilai; dan
(3) SK. Tim Penilai, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 4 orang)
dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun telaah/ laporan (proceding) belum
didukung oleh daftar arsip usul musnah dan/atau sebaliknya daftar arsip usul
musnah tanpa disertai laporan proceding.
laporan tidak menjelaskan proses kerja penyeleksian arsip dan/atau daftar arsip
usul musnah tidak ada uraian informasi yang jelas .
kualitas.
Contoh Format: Laporan/Proceding Penyeleksian Arsip Inaktif yang Diusulkan Musnah
LAPORAN PROCEDING PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF YANG DIUSULKAN MUSNAH
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil pelaksanaan
1. Tahapan penyeleksian
2. Hasil verifikasi
D. Rekomendasi
E. Penutup
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah

Perkembangan Waktu Nasib akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
- 38 -
2. Menilai arsip inaktif yang akan dimusnahkan

Pelaksana : Arsiparis Ahli Muda
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Penilaian Arsip Inaktif yang akan Dimusnahkan;
2. Daftar Arsip Usul Musnah yang telah Dinilai
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menilai, dan verifikasi berkas arsip yang akan diusulkan
musnah oleh pencipta arsip, baik secara langsung (tanpa JRA/JRD) maupun
langsung (menggunakan JRA/JRD) sehingga menghasilkan suatu daftar arsip
musnah untuk selanjutnya dimintakan persetujuan/pertimbangan pemusnahan dari
Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI (lembaga negara) atau Kepala
Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya.
Teknis (2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung (tanpa JRA/ JRD) atau
(3) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk dimusnahkan, tidak memiliki
ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
Manfaat Laporan dan Daftar Arsip Usul Musnah yang telah dinilai digunakan sebagai bahan
meminta persetujuan/pertimbangan bagi Tim Pemusnahan Arsip.
Volume (1) Jumlah laporan/daftar dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Laporan dapat diusulkan minimal setiap tahun oleh unit kearsipan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi laporan/proceding penilaian usul pemusnahan arsip;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Usul Musnah yang telah dinilai; dan
Nilai Kualitas
didukung oleh daftar arsip usul musnah yang telah dinilai dan/atau sebaliknya
daftar arsip usul musnah yang telah dinilai tanpa disertai laporan proceding.
laporan tidak menjelaskan proses penilaian arsip dan/atau daftar arsip usul musnah
yang dinilai tidak mencantumkan nasib akhir arsip.
kualitas.
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah yang Dinilai

No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Ket. Nasib akhir/
Perkembangan Waktu Alasan
pertimbangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1.
2.
3.
Catatan: Nomor arsip yang telah dinilai
Contoh Format: Laporan/Proceding Penilaian Arsip Inaktif yang Diusulkan Musnah
LAPORAN PROCEDING PENILAIAN ARSIP INAKTIF YANG DIUSULKAN MUSNAH
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
2. Hasil verifikasi dan pertimbangan pemusnahan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar arsip usul musnah yang telah dinilai
- 39 -
3. Melaksanakan pemusnahan arsip

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Batasan Kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna melalui pembuatan
daftar arsip yang telah dinyatakan musnah oleh Tim Pemusnahan di lingkungan
pencipta arsip setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI (lembaga negara)
atau Kepala lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya dan/atau
Pimpinan Pencipta Arsip atau pejabat yang diberi kewenangan memusnahkan
arsip.
Ketentuan (1) Telah dibentuk Tim Pemusnahan dilingkungan pencipta arsip;
Teknis (2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk dimusnahkan, tidak memiliki
ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(3) Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab unit kearsipan di
Manfaat Daftar digunakan sebagai sarana kontrol/pengendali sekaligus bukti telah dilakukan
kegiatan penyusutan.
Volume (1) Jumlah kegiatan pemusnahan dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Daftar dapat diusulkan setiap semester dilengkapi dengan BA.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip yang Dimusnahkan dan telah mendapat persetujuan dan
ditandatangani Pimpinan Pencipta Arsip;
(2) Fotokopi Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
(3) Surat Perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 2
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam daftar tidak dilengkapi
dengan berita acara pemusnahan arsip.
daftar tidak mencantumkan keterangan nasib akhir musnah (kolom 6).
50 kualitas.
Contoh Format: Daftar Arsip yang Dimusnahkan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Berita Acara Pemusnahan Arsip
BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ……………………………………………………, kami

yang bertandatangan dibawah ini,
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Ketua Tim Pemusnahan Arsip di lingkungan …………………..
Menerangkan bahwa telah dilakukan pemusnahan arsip di lingkungan …………… sesuai amanat
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UUN Nomor 43 Tahun 2009, sebagaimana daftar arsip yang dimusnahkan terlampir dengan
cara ………
Ketua Tim Pemusnahan Arsip Saksi I : …… ttd ……….
Ttd
( Nama ) Saksi II: …… ttd ………
.
- 40 -
4. Melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan diserahkan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Penyeleksian Arsip In Aktif yang akan Diusulkan Serah Arsip Statis
2. Daftar Arsip Statis yang Diusulkan Serah
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menyeleksi, dan verifikasi berkas arsip yang akan
diusulkan serah arsip statis karena memiliki nilai guna kesejarahan/kepentingan
nasional oleh pencipta arsip, baik secara langsung (tanpa JRA/JRD) maupun
langsung (menggunakan JRA/JRD) sehingga menghasilkan suatu daftar arsip
inaktif usul serah untuk selanjutnya dimintakan persetujuan/pertimbangan
penyerahan arsip statis dari Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI atau
Kepala Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya.
Ketentuan (1) Telah dibentuk Tim Penilai di lingkungan Pencipta Arsip;
Teknis (2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung (tanpa
JRA/JRD) atau tidak langsung (menggunakan JRA/JRD); dan
(3) Berkas arsip statis telah memenuhi retensi arsip untuk diserahkan,
memiliki nilaiguna kesejarahan/ kepentingan nasional/sekunder.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman beserta daftar)
Manfaat Laporan dan Daftar Arsip Statis Usul Serah digunakan sebagai bahan meminta
persetujuan/ pertimbangan ke Kepala ANRI atau Kepala Lembaga Kearsipan
sesuai dengan kewenangannya.
(2) Laporan dan daftar dapat diusulkan minimal setiap tahun oleh pencipta
arsip.
Bukti Kerja (1) Laporan/proceding penyeleksian arsip statis usul serah;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah ditandatangani
oleh Kepala Unit Kearsipan atau Ketua Tim Penilai; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, laporan (proceding) belum didukung oleh
daftar arsip statis usul serah dan/atau sebaliknya daftar arsip statis usul serah
tanpa disertai laporan proceding.
laporan tidak menjelaskan proses penyeleksian arsip dan/atau daftar arsip statis
usul serah tidak mencantumkan nasib akhir arsip .
kualitas.
Contoh Format: Laporan/Proceding Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan Diusulkan

Serah Arsip Statis
LAPORAN PROCEDING PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIUSULKAN SERAH ARSIP
STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Tahapan penyeleksian
2. Hasil verifikasi dan alasan pertimbangan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Usul Serah
- 41 -
Contoh Format: Daftar Arsip Statis Usul Serah

(1) (2) (3) (4) (5) (6)
5. Menilai arsip inaktif yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Penilaian Arsip Inaktif yang akan Diserahkan;
2. Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah Dinilai
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menilai, dan verifikasi berkas arsip yang akan diusulkan
serahh oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan, baik secara langsung
(tanpa JRA/JRD) maupun langsung (menggunakan JRA/JRD) sehingga
menghasilkan suatu Daftar Arsip Statis untuk diserahkan ke Lembaga Kearsipan.
Teknis (2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung (tanpa JRA/JRD) atau
(3) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk diserahkan, memiliki
nilaiguna.
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman beserta daftar).
Manfaat Laporan dan Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah dinilai digunakan sebagai
bahan meminta persetujuan/pertimbangan bagi Lembaga Kearsipan.
(2) Laporan dapat diusulkan minimal setiap tahun oleh pencipta arsip.
Bukti Kerja (1) Fotokopi laporan/proceding penilaian arsip statis usul serah arsip;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah dinilai; dan
Nilai Kualitas
didukung oleh daftar arsip statis usul serah yang telah dinilai dan/atau sebaliknya
daftar arsip statis usul serah yang telah dinilai tanpa disertai laporan proceding.
60 laporan tidak menjelaskan proses penilaian arsip dan/atau daftar arsip statis usul
serah yang dinilai tidak mencantumkan nasib akhir arsip.
kualitas.
50
Contoh Format: Daftar Arsip Statis Usul Serah yang Dinilai

No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Ket. Nasib akhir/
Perkembangan Waktu Alasan
pertimbangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1.
2.
3.
Catatan: Nomor arsip yang telah dinilai

- 42 -
Contoh Format: Laporan/Proceding Penilaian Arsip Statis yang Diusulkan Serah
LAPORAN PROCEDING PENILAIAN ARSIP STATIS YANG DIUSULKAN SERAH
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
2. Hasil verifikasi dan pertimbangan pemusnahan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah dinilai
6. Melaksanakan penyerahan arsip statis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan
Batasan Kegiatan menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai kesejarahan melalui
penyusunan daftar arsip statis yang telah dinyatakan serah oleh Tim
Pemusnahan/Penilaian di lingkungan pencipta arsip setelah mendapat persetujuan
dari Kepala ANRI atau Kepala lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
Ketentuan (1) Telah dibentuk Tim Pemusnahan/Penilaian Arsip dilingkungan pencipta
Teknis arsip;
(2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk diserahkan, memiliki nilaiguna
sekunder; dan
(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan.
Manfaat Daftar Arsip Statis yang diserahkan digunakan sebagai sarana kontrol/pengendali
sekaligus bukti telah dilakukan kegiatan penyusutan.
Volume (1) Jumlah kegiatan dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Pelaksanaan dapat diusulkan setiap semester.
Bukti Kerja (2) Fotokopi Daftar Arsip yang diserahkan dan telah mendapat persetujuan dan
ditandatangani Pimpinan Pencipta Arsip;
(2) Fotokopi Berita Acara Penyerahan Arsip Statis; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam daftar tidak dilengkapi
dengan berita acara penyerahan arsip statis.
daftar tidak mencantumkan keterangan nasib akhir musnah (kolom 6).
50 kualitas.
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)
- 43 -
Contoh Format: Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ……………………………………………………, kami

yang bertandatangan dibawah ini,
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama
Nama : …………………………
Jabatan : …………………………
Selaku Pihak Kedua
Menerangkan bahwa Pihak Perrtama telah menyerahkan arsip statis di lingkungan

…………………… kepada Pihak Kedua sesuai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UUN Nomor 43 Tahun 2009, berikut
daftar arsip statis yang diserahkan terlampir, untuk dapat digunakan bagi kepentingan masyarakat dan
pemerintahan.
Pihak Pertama, Pihak Kedua

Yang Menyerahkan Yang Menerima,
Ttd Ttd
(Nama) (Nama)
.
7. Melakukan identifikasi salinan autentik dari naskah arsip terjaga

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Salinan Autentik Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, meverifikasi, dan menyusun daftar salinan autentik arsip
terjaga yang akan atau telah diserahkan ke ANRI
Ketentuan (1) Arsip terjaga yang diserahkan sudah dilaporkan satu tahun sebelumnya; (2) Arsip
Teknis terjaga telah di autentikasi oleh pencipta arsip;
(3) Daftar dan salinan arsip terjaga sudah diserahkan ke ANRI.
Manfaat Laporan dan daftar dapat digunakan untuk pengelolaan arsip terjaga di ANRI
(2) Penyusunan laporan dan daftar dilakukan setiap tahun, paling lama 1 (satu) tahun
setelah adanya pelaporan arsip terjaga;
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi salinan autentik arsip terjaga;
(2) Fotokopi Daftar Salinan Arsip Terjaga dan telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip ;
(3) Fotokopi Berita Acara Penyerahan Salinan Autentik Arsip Terjaga; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tidak menyertakan daftar
hasil identifikasi salinan autentik arsip terjaga atau sebaliknya hanya daftar salinan
autentik arsip terjaga tanpa disertai laporan identifikasi salinan autentik arsip terjaga.
60 laporan identifikasi salinan autentik arsip terjaga tanpa didukung oleh berita acara
laporan arsip terjaga.
- 44 -
Contoh Format: Laporan Identifikasi Salinan Autentik Arsip Terjaga
LAPORAN IDENTIFIKASI SALINAN AUTENTIK ARSIP TERJAGA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Dasar/Pertimbangan Penilaian
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar Arsip Salinan Autentik Arsip Terjaga

Berita Acara Pelaporan Arsip Terjaga
Contoh Format : Berita Acara Pelaporan Arsip Terjaga
BERITA ACARA
PELAPORAN ARSIP TERJAGA
Pada hari …….. tanggal…… bertempat di Arsip Nasional Republik Indonesia Jl. Ampera Raya
No. 7 Cilandak, Jakarta Selatan, kami yang bertandatangan dibawah ini,
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah menyerahkan laporan daftar arsip terjaga di lingkungan
…………… kepada Pihak Kedua sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, berikut daftar arsip terjaga yang dilaporkan terlampir.
Pihak Pertama, Pihak Kedua,
ttd ttd
(Nama) (Nama)
Contoh Format: Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga

No Kode Nomor Nomor Uraian Informasi Tanggal Jumlah Jenis Ket.
Klasifikasi Berkas/ Item Arsip Autentikasi Pelaporan
dan Jenis Isi Arsip arsip terjaga
Arsip berkas
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- 45 -
8. Memberikan layanan arsip terjaga

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Layanan Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip terjaga di PPID dalam segala
bentuk media, dengan cara menyediakan fisik arsip/bahan kearsipan maupun layanan
alih media kepada pengguna secara cepat dan tepat.
Ketentuan (1) Pelayanan arsip terjaga sesuai klasifikasi keamanan dan akses arsip;
Teknis (2) Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip terjaga sampai dengan proses
pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan
(3) Pelayanan arsip terjaga di PPID untuk informasi publik.
Norma Waktu 10 menit/nomor untuk media kertas dan/atau 20 menit/nomor untuk alih media di PPID.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk mengetahui frekuensi penggunaan arsip terjaga.
Volume Tiap layanan dicatat dalam formulir/buku pelayanan arsip terjaga, laporan minimal
pertahun.
Bukti Kerja (2) Fotokopi formulir/buku layanan penggunaan arsip terjaga terhadap pengguna ;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja
yang menugaskan, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan (di unit PPID) pada
jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format formulir/buku belum terpenuhi
tidak lengkap.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu,
jenis arsip yang diberikan bukan kategori arsip terjaga.
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Terjaga
No Jenis Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tindakan Keterangan

Arsip Berkas/ Alamat dan Peminjaman
Yang Nomor Isi Pengguna Keperluan
Dipinjam Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- 46 -
9. Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi dan penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan Jadwal

Retensi Arsip (JRA)/ Jadwal Retensi Dokumen (JRD)
Pelaksana : Arsiparis Ahli Madya
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah Persetujuan/Pertimbangan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen Perusahaan
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, mendata, verifikasi terhadap berkas arsip berdasarkan draf
JRA/JRD dalam suatu lingkungan pencipta arsip, serta menyusun dan
mengelompokkan hasil verifikasi berkas arsip kedalam suatu series arsip sesuai tugas
dan fungsi organisasi kemudian dilanjutkan penilaian series arsip untuk menentukan
masa simpan arsip di lingkungan pencipta arsip (lembaga negara, pemerintah daerah,
PTN, BUMN/BUMD, PTS, Perusahaan Swasta, Ormas/Orpol, kemudian
merekomendasikan untuk mendapat persetujuan/ pertimbangan JRA/JRD dari Kepala
ANRI.
Ketentuan (1) Sesuai pedoman retensi yang dikeluarkan ANRI;
Teknis (2) Naskah akhir JRA/JRD berupa fasilitatif dan/atau substantif maupun
kedua- duanya dalam satu lingkungan pencipta arsip;
(3) Telah dilakukan pembahasan terhadap naskah akhir JRA/JRD; dan
(4) Proses persetujuan JRA/JRD dari Kepala ANRI paling lama 1 (satu) bulan
sejak diusulkan.
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan (minimal 20 halaman, termasuk draf JRA/JRD).
Manfaat Telaah/laporan proceding digunakan untuk menetapkan JRA/JRD sebagai dasar dalam
melakukan penyusutan arsip
Volume Telaah dan JRA/JRD dapat disempurnakan minimal 3 tahun sekali oleh pencipta arsip;
Bukti Kerja (1) Telaah/laporan proceding JRA/JRD;

(2) Fotokopi JRA/JRD yang telah ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip atau fotokopi
naskah akhir JRA/JRD yang mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan
unit kearsipan; dan
(3) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan yang telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan, kegiatan dilaksanakan
oleh kelompok (maksimal 4 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
didukung oleh naskah JRA/JRD dan/atau sebaliknya naskah JRA/JRD tanpa disertai
laporan proceding.
laporan tidak menjelaskan proses penetapan retensi arsip dan/atau naskah JRA/JRD
tidak mencantumkan nasib akhir arsip .
Contoh Format:Telaah/ Laporan Proceding Pembahasan JRA/JRD
LAPORAN PROCEDING PEMBAHASAN JRA/JRD
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Permasalahan
C. Fakta yang ada
D. Praanggapan
E. Telaah
1. Analisis jenis arsip
2. Analisis retensi arsip
F. Rekomendasi
G. Penutup
Lampiran: Draf JRA/JRD
- 47 -
Contoh Format: Naskah JRA/JRD

Alamat : …………………………
No Kode Jenis/Uraian Informasi Retensi Keterangan
Klasifikasi Arsip Akltif
Inaktif
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Tempat/Waktu Persetujuan
Pimpinan Pencipta Arsip
ttd
Nama lengkap
10. Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/ pertimbangan pemusnahan arsip

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah Persetujuan/Pertimbangan Pemusnahan Arsip
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menilai, dan verifikasi berkas arsip dari daftar arsip usul
musnah atas permintaan pencipta arsip (lembaga negara, pemerintah daerah,
BUMN/BUMD, PTN, PTS, Perusahaan Swasta, Ormas, dan Orpol), baik secara
langsung (tanpa JRA) maupun langsung (menggunakan JRA) sehingga menghasilkan
suatu daftar arsip musnah untuk selanjutnya dimintakan persetujuan/pertimbangan
pemusnahan dari Kepala ANRI atau Kepala lembaga kearsipan sesuai
kewenangannya.
Ketentuan (1) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung (tanpa JRA/JRD) atau
Teknis tidak langsung (menggunakan JRA/JRD);
(2) Berkas arsip telah diverifikasi dan memenuhi retensi arsip untuk dimusnahkan,
tidak memiliki nilaiguna, tidak berkaitan dengan penyelesaian porses suatu
perkara, dan tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(3) Naskah persetujuan tertulis untuk lembaga negara dan dari Kepala ANRI,
begitupun untuk semua arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun, atau naskah persetujuan tertulis untuk pemerintah daerah
provinsi/kabupaten/kota, perguruan tinggi, dan BUMN/BUMD untuk arsip yang
mempunyai retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dari pimpinan dari
gubernur/bupati/walikota, rektor atau sebutan lain yang sejenis, serta pimpinan
BUMN/BUMD.
Norma Waktu 7 hari kerja/telaah persetujuan (minimal 10 halaman berikut daftar).
Manfaat Telaah persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip merupakan dasar untuk
melakukan pemusnahan arsip
Volume (1) Telaah dan jumlah nomor arsip dalam setahun sesuai SKP ; dan
(2) Telaah persetujuan dapat diusulkan setiap tahun;
Bukti Kerja (1) Telaah persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip;
(2) Fotokopi daftar arsip musnah yang telah dinilai dan telah mendapat persetujuan
yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan
atau Fotokopi daftar arsip usul musnah yang telah diberi tanda checklist musnah
pada setiap berkasnya; dan
(3) Surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja yang menugaskan,
kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 3 orang) dalam jenjang jabatan
yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun telaah tidak disertai daftar atau
sebaliknya daftar tidak didukung oleh hasil telaah.
telaah dan daftar tidak menjelaskan alasan pertimbangan untuk dimusnahkan.
- 48 -
Contoh Format: Laporan Proceding/ Telaah Persetujuan/Pemusnahan Arsip
LAPORAN PROCEDING PEMUSNAHAN ARSIP

6
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Permasalahan
C. Fakta yang ada
D. Praanggapan
E. Telaah
1. Analisis jenis arsip
2. Analisis retensi arsip
F. Rekomendasi
G. Penutup
Lampiran: Draf JRA/JRD
Contoh Format: Daftar Arsip Musnah

Alamat : …………………………
No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Waktu Jumlah Keterangan Alasan
Perkembangan Retensi Pertimbangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Daftar Arsip Usul Musnah

(1) (2) (3) (4) (5) (6)
11. Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis

Pelaksana : Arsiparis Ahli Utama
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis
Batasan Kegiatan mengevaluasi dan menilai penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis, dari
aspek kebijakan, kelembagaan, sistem pengelolaan arsip (mulai kegiatan penciptaan
arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip, termasuk program
arsip vital), SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan, serta sumber daya
dukung lainnya, termasuk implementasi pengelolaan arsip elektronik yang dilakukan
oleh pencipta arsip
Ketentuan (1) Evaluasi dilakukan secara menyeluruh terhadap pengelolaan arsip dinamis, mulai
Teknis sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip,
termasuk kebijakan, organisasi kearsipan, prasarana dan sarana, SDM, dan ;
(2) Evaluasi dan penilaian dilakukan secara ilmiah dengan menggunakan metode yang
dapat dipertanggungjawabkan.
Norma Waktu 20 hari kerja/laporan (minimal 30 halaman)
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk penyusunan program pembinaan kearsipan dinamis.
Volume Laporan dibuat minimal 5 tahun sekali untuk setiap pencipta arsip.
Bukti Kerja (1) Laporan melakukan evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan arsip
dinamis, berikut hasil penilaiannya ;
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama untuk setiap pencipta arsip.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum terpenuhi ada
parameter pengelolaan arsip dinamis kurang lengkap dan/atau tanpa lampiran tabulasi
data
laporan tidak mencantumkan analisis hasil pelaksanaan dan tabulasi data.
- 49 -
Contoh Format: Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis
LAPORAN EVALUASI DAN PENILAIAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penyajian data
2. Analisis data
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Formulir evaluasi dan penilaian)

Tabulasi Data
B. PENGELOLAAN ARSIP STATIS
1. Melakukan verifikasi arsip statis yang akan diserahkan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Verifikasi Arsip Statis yang Diserahkan
Batasan Kegiatan mendata, meverifikasi Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah dinyatakan
permanen memiliki nilaiguna kesejarahan/ kepentingan nasional/sekunder oleh Tim
Penilaian/Pemusnahan Arsip di lingkungan pencipta arsip dan telah mendapat persetujuan
dari Kepala ANRI atau Kepala lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
Ketentuan Teknis (1) Telah dibentuk Tim Penilaian/Pemusnahan Arsip dilingkungan pencipta arsip;
(2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk diserahkan menjadi
arsip statis ke Lembaga Kearsipan; dan
(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan pencipta arsip.
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan (minimal 10 halaman berikut daftarnya).
Manfaat Daftar Arsip Statis Usul Serah yang diserahkan digunakan sebagai bukti telah dilakukan
kegiatan penyusutan.
(2) Laporan dan Daftar dapat diusulkan setiap semester.
Bukti Kerja (1) Laporan Verifikasi Arsip Statis
(2) Fotokopi Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah mendapat persetujuan dan
ditandatangani oleh Ketua Tim Penilai/Kepala Unit Kearsipan;
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit
kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja
ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam laporan verifikasi belum menyertakan
daftar arsip statis usul serah atau sebaliknya hanya ada daftar arsip statis usul serah tanpa
disertai laporan
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu laporan
tidak menjelaskan prosedur/metode penilaian atau daftar tidak mencantumkan keterangan
nasib akhir permanen dan nomor boks
- 50 -
Contoh Format: Laporan Verifikasi Arsip Statis Yang Diserahkan
LAPORAN VERIFIKASI ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penyajian data
2. Analisis data
D. Penutup
Lampiran : Daftar Arsip Statis yang telah diverifikasi
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang Diserahkan/telah di Verifikasi

Perkembangan Waktu Nasib
akhir/Nomor
Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
2. Melakukan identifikasi dan analisis arsip dalam rangka penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA)
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Pencarian Arsip dan Penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA)
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan menelusuri/melacak arsip yang sudah
dinyatakan permanen dalam JRA tetapi bukti fisik arsip tidak berada di lingkungan
pencipta arsip, sehingga perlu dievaluasi dan dicantumkan kedalam Daftar Pencarian
Arsip (DPA) untuk diumumkan oleh lembaga kearsipan.
Ketentuan (1) Arsip tersebut telah tercipta dibuktikan dengan registrasi dan dinyatakan permanen
Teknis sesuai dengan JRA pencipta arsip;
(2) Telah dilakukan pelacakan arsip baik di unit pengolah dan unit kearsipan di
lingkungan pencipta arsip; dan
(3) DPA dipublikasikan oleh lembaga kearsipan.
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan (minimal 10 halaman berikut daftarnya).
Manfaat Melibatkan masyarakat peduli terhadap arsip untuk melaporkan, mengembalikan, dan
menyerahkan arsip yang dicari sesuai DPA kepada lembaga kearsipan
Volume (1) Jumlah laporan dibuat sekali dalam setiap kesempatan;
(2) DPA dipublikasikan secara rutin dan kontinu selama arsip tersebut belum
ditemukan oleh lembaga kearsipan
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi pencarian arsip ;
(2) Fotokopi DPA yang telah dipublikasikan oleh lembaga kearsipan atau
fotokopi DPA yang telah mendapat persetujuan dari kepala unit kearsipan;
dan
kelompok (maksimal 3 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tidak dilengkapi DPA,
dan/atau sebaliknya DPA tanpa ada laporan identifikasi pencarian arsip.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih terdapat kesalahan, yaitu laporan
tidak menjelaskan rekonstruksi saat arsip tersebut tercipta, uraian informasi arsip dan
hasil pelacakan arsip yang hilang dan/atau DPA tidak mencantumkan uraian informasi
arsip yang hilang.
- 51 -
Contoh Format: Laporan Identifikasi Pencarian Arsip
LAPORAN IDENTIFIKASI PENCARIAN ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
2. Pelaksana
3. Metode Identifikasi
1. Analisis rekonstruksi arsip
2. Pelacakan arsip
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : DPA yang telah dipublikasikan
Contoh Format: Daftar Pencarian Arsip
Nama Pencipta Arsip : …………………………………

No Kode Uraian Informasi Waktu Jumlah Unit Hasil Keterangan
Klasifikasi Arsip Penciptaan Pengolah Pelacakan
Pencipta Arsip
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
3. Melakukan Identifikasi dan analisis dalam rangka pemberian penghargaan atau imbalan atas pelindungan
dan penyelamatan arsip statis
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah Pertimbangan Pemberian Penghargaan/ Imbalan atas Pelindungan dan
Penyelamatan Arsip Statis
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan menganalisis rekam jejak seseorang atau lembaga
mengenai perhatian dan kepeduliannya terhadap pengelolaan kearsipan ataupun
dukungan terhadap penyelenggaraan kearsipan, serta memberikan pertimbangan
pemberian rekomendasi penghargaan/ imbalan atas pelindungan dan penyelamatan
arsip statis.
Ketentuan (1) Pertimbangan berdasarkan penelusuran rekam jejak objek/pelaku yang akan
Teknis diberikan penghargaan, minimal 5 tahun terakhir;
(2) Meverifikasi laporan supervisi/ akreditasi/ pengawasan yang telah ada
sebelumnya;
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan telaah (minimal 10 halaman).
Manfaat Telaah sebagai bahan pertimbangan lembaga kearsipan untuk pemberian
penghargaan/imbalan.
Volume (1) Jumlah telaah dalam setahun disesuaikan dengan SKP;
(2) Setiap telaah diselesaikan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak
penugasan untuk satu objek yang akan diberi penghargaan.
Bukti Kerja (1) Telaah dalam rangka penyusunan pertimbangan pemberian penghargaan atas
pelindungan dan penyelamatan arsip yang mendapat persetujuan dari pimpinan
lembaga kearsipan, disertai bukti pendukung lain yang menampilkan penerima
penghargaan;
(2) Bukti kerja pendukung (laporan dan bahan publikasi)
(3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan secara kelompok (maksimal 3
orang) dalam jenjang jabatan yang sama .
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun telaah informasi mengenai objek yang
akan menerima penghargaan belum didukung bukti pendukung lain yang menampilkan
penerima penghargaan.
telaah tidak menjelaskan rekomendasi alasan pertimbangan untuk diberikan
penghargaan/imbalan.
- 52 -
Contoh Format:Telaah Pertimbangan Pemberian Penghargaan/Imbalan
TELAAH PERTIMBANGAN PEMBERIAN PENGHARGAAN/ IMBALAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat Kegiatan
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penyajian Data
2. Analisis Data
a. Kajian Filosofi
b. Kajian Yuridis
c. Kajian Empiris
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: bukti pendukung
4. Melakukan identifikasi khazanah arsip statis dan menyusun rencana teknis pada kegiatan penyusunan
daftar arsip statis atau inventaris arsip
Pelaksana : Arsiparis Ahli Muda, untuk penyusunan daftar arsip statis
Arsiparis Ahli Madya, untuk penyusunan guide arsip dan inventaris arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Khazanah Arsip Statis dan Rencana Teknis penyusunan Sarana
Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis (Daftar Arsip Statis, Guide Arsip, dan Inventaris
Arsip
Batasan Kegiatan menyusun rencana teknis pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis dan
inventaris arsip dengan cara mengidentifikasi fisik arsip yang diterima dari pencipta
arsip untuk selanjutnya dibuatkan sarana bantu penemuan kembali arsip statis.
(2) Arsip statis diserahkan kepada lembaga kearsipan pengelolaannya menjadi
tanggungjawab lembaga kearsipan;
Norma Waktu 8 hari kerja/laporan (minimal 15 halaman) untuk setiap pelaksana.
Manfaat Laporan digunakan sebagai bahan untuk menyimpan dan menata fisik arsip statis dan
akses pencarian fisik arsip statis.
Volume Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
Bukti Kerja (1) Laporan Identifikasi Khazanah Arsip Statis dan rencana teknis penyusunan Daftar
Arsip Statis atau Guide Arsip;
(2) Fotokopi surat perintah, dapat dilakukan secara perorangan atau
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai metode
identifikasi.
laporan tidak menjelaskan asal pencipta arsip (fonds) atauLaporan tidak menjelaskan
sumber inventaris arsip.
- 53 -
Contoh Format: Laporan Identifikasi Khazanah Arsip Statis dan rencana teknis penyusunan daftar arsip atau
guide arsip
LAPORAN IDENTIFIKASI KHAZANAH

DAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN GUIDE ARSIP ATAU INVENTARS ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode identifikasi, Penilaian, dan Verifikasi
D. Penutup
Lampiran: Data pendukung
Jadwal rencana kegiatan
5. Melakukan penelusuran sumber data/arsip dan referensi dalam rangka penyusunan sarana bantu
penemuan kembali arsip statis (Daftar Arsip Statis, Guide Arsip, dan Inventaris Arsip)
Pelaksana : Arsiparis Ahli Pertama, untuk Guide Arsip
Arsiparis Ahli Muda, untuk Daftar Arsip Statis
Arsiparis Ahli Madya, untuk Inventaris Arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Penelusuran Sumber Data/Arsip/Referensi dalam rangka
Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis (Daftar Arsip,
Guide Arsip, atau Inventaris Arsip)
Batasan Kegiatan persiapan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip
statis (Daftar Arsip, Guide Arsip dan Inventaris Arsip) dengan cara
penelusuran sumber ke pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
Ketentuan Teknis (1) Tahapan persiapan merupakan rencana kerja awal dalam rangka
menyusun sarana bantu penemuan kembali;
(2) Penelusuran sumber arsip bertujuan untuk mengetahui asal asal usul
arsip;
(3) Pengaturan arsip mengutamakan prinsip respect des fonds;
(4) Khusus penyusunan Guide, pengaturan arsip sesuai tematik
berdasarkan Inventaris Arsip yang telah ada sebelumnya.
Manfaat Dapat dimanfaatkan untuk penyusunan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis, baik Daftar Arsip Statis, Guide atau Daftar Inventaris Arsip.
Bukti Kerja (1) Laporan penelusuran sumber data/referensi
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dapat dilaksanakan secara
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan
yang sama.
Nilai Kualitas
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun masing-masing laporan
belum menyertakan data pendukung;
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu Laporan tidak mendapatkan informasi apapun terkait dengan
materi arsip yang dikerjakan
kualitas.
- 54 -
Contoh Format: Laporan Penelusuran Sumber Data/Referensi untuk Daftar Arsip dan Invetaris Arsip
LAPORAN PENELUSURAN SUMBER DATA/REFERENSI

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Sejarah Organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Peristiwa khusus yang terjadi pada saat itu
D. Penutup
Lampiran: data pendukung
Contoh Format: Laporan Penelusuran Sumber Data/Referensi untuk Guide Arsip
LAPORAN PENELUSURAN SUMBER DATA/REFERENSI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Daftar inventaris arsip sebelum diolah
2. Daftar inventaris arsip setelah diolah
D. Penutup
Lampiran: data pendukung

- 55 -
6. Melakukan pembuatan skema sementara dan skema definitif dalam rangka penyusunan Daftar Arsip Statis
atau Inventaris Arsip
Pelaksana : Arsiparis Ahli Muda, untuk Daftar Arsip Statis
Arsiparis Ahli Madya, untuk Inventaris Arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Penyusunan Skema Arsip (skema sementara dan skema definitif) dalam
rangka penyusunan sarana bantu arsip (Daftar Arsip Statis atau Inventaris
Arsip)
Batasan Kegiatan membuat skema arsip berdasarkan penelusuran referensi/ arsip
untuk digunakan dalam mengolah arsip dengan cara melakukan manuver
arsip dalam rangka penyusunan Daftar Arsip Statis atau Inventaris Arsip.
Ketentuan Teknis (1) Penyusunan skema merupakan petunjuk awal untuk melakukan
manuver arsip;
(2) Penelusuran sumber arsip bertujuan untuk mengetahui asal asal usul
arsip;
(3) Pengaturan arsip mengutamakan prinsip respect des fonds
Norma Waktu 2 hari kerja/skema.
Manfaat Dapat dimanfaatkan untuk melakukan manuver arsip dalam rangka
penyusunan Daftar Arsip Statis atau Inventaris Arsip.
Volume Jumlah skema dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Penyusunan skema arsip sampai jenjang seri arsip
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dapat dilaksanakan secara
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan
yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun skema arsip tanpa didukung
struktur organisasi pencipta arsip;
besar, yaitu skema arsip tidak mewakilkan organisasi pencipta arsip
kualitas.
Contoh Format : Penyusunan Skema Arsip Statis
Nama Pencipta Arsip (Fonds) : …………………………………
SKEMA ARSIP
Primer (Pokok Masalah)

Sekunder/seri arsip (Sub Pokok Masalah)
Primer (Pokok Masalah)

Dst
Lampiran: Struktur organisasi

- 56 -
7. Menyusun indeks lokasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Indeks Lokasi
Batasan Kegiatan membuat indeks lokasi simpan arsip dengan cara mencocokkan fisik arsip
dengan rencana lokasi simpan arsip serta melakukan uji petik sehingga arsip statisnya
di ruang depot mudah ditemukan secara cepat dan tepat
Ketentuan (1) Draf Indeks Lokasi dibuat ketika sudah ada fisik arsip yang berasal dari hasil
Teknis kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi, baik secara langsung
ataupun tidak langsung;
Norma Waktu 2 hari kerja/Indeks Lokasi, maksimal 50 nomor indeks/hari
Bukti Kerja (1) Fotokopi Indeks Lokasi;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun indeks lokasi simpan tidak disusun
secara alfabet.
indeks lokasi tidak disertai keterangan nomor boks dan/atau lokasi simpan
Contoh Format: Daftar Indeks Lokasi Simpan Arsip Statis
Nama Pencipta Arsip : …………………………………

No Kode Uraian Informasi Arsip Nomor Lokasi Simpan
Klasifikasi Boks
(1) (2) (3) (4) (5)
8. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan penataan dan penyimpanan arsip statis
Batasan Kegiatan menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengidentifikasi fisik arsip
yang akan disimpan serta melakukan uji petik sehingga arsip statisnya di ruang depot
mudah ditemukan secara cepat dan tepat
Norma Waktu 8 hari kerja/laporan (minimal 15 halaman termasuk daftar indeks lokasi simpan).
Bukti Kerja (1) Laporan penataan dan penyimpanan arsip statis;
(2) Denah penataan dan penyimpanan arsip; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai denah penataan
dan penyimpanan arsip statis.
laporan tidak menjelaskan asal pencipta arsip (fonds) maupun jumlah/volume arsip
- 57 -
Contoh Format: Laporan Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis
LAPORAN PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
D. Penutup
Lampiran: Denah penataan dan penyimpanan arsip statis
Contoh Format: Denah Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis
Skala 1: 20
Ruang … Gedung ….
Pintu masuk
Meja Kerja
Lemari/Rak 1 Lemari/Rak 2
Keterangan:
Lemari/Rak 1 Lemari/Rak 2
NAMA LEMBAGA NAMA LEMBAGA

TAHUN TAHUN
NOMOR BOKS … s.d. ….. NOMOR BOKS …. s.d. …
- 58 -
9. Melakukan penulisan rancangan guide arsip

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Rancangan Guide Arsip
Batasan Kegiatan mengolah arsip statis yang berasal dari beberapa inventaris arsip
sebagai bahan materi untuk penyusunan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis kedalam Guide Arsip.
Ketentuan Teknis Pengaturan arsip sesuai tematik berdasarkan inventaris arsip statis yang
telah ada sebelumnya.
Norma Waktu a. Guide Arsip berbahasa Indonesia:
(1) Kategori I: koleksi 2 - 3 inventaris, dikerjakan paling lama 50 hari
kerja untuk setiap pelaksanaan;
(2) Kategori II: koleksi 4 – 5 invetaris, dikerjakan paling lama 100 hari kerja
untuk setiap pelaksana;
(3) Kategori III: koleksi lebih dari 6 inventaris, dikerjakan paling
lama 200 hari kerja untuk setiap pelaksana;
b. Guide Arsip berbahasa asing dan daerah:
(1) Kategori I: koleksi 2 – 3 inventaris, dikerjakan paling lama 75
hari kerja untuk setiap pelaksana;
(2) Kategori II: koleksi lebih dari 4 inventaris, dikerjakan paling
Manfaat Guide Arsip dapat digunakan sebagai sarana bantu akses arsip statis.

Volume Jumlah Guide Arsip dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Foto kopi guide arsip dan telah mendapat persetujuan/ ditandatangani
oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan di lembaga kearsipan; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun Guide Arsip, belum
dipublikasikan (ditandatangani pimpinan unit kerja) sehingga belum dapat
diakses pengguna di ruang layanan informasi
besar, yaitu Guide Arsip materinya bukan dari inventaris arsip.
kualitas.
Contoh Format: Penyusunan Guide Arsip
GUIDE ARSIP
Kata Pengantar
Daftar Isi
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Khazanah Arsip
3. Teknis Penyusunan Guide
4. Sumber/Referensi/Daftar Pustaka
B. Sub Tema
Abstraksi
Uraian Informasi (hasil daftar inventaris arsip)
C. Sub Tema
Abstraksi
D. Penutup
Lampiran: Indeks Subjek

- 59 -
10. Melakukan penilaian/penelaahan rancangan Guide Arsip

Pelaksana : Arsiparis Madya
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Penilaian/Penelaahan Guide Arsip
Batasan Kegiatan menilai/menelaah rancangan Guide Arsip sebagai sarana bantu
penemuan kembali arsip statis.
Ketentuan Teknis Penilaian/penelaahan dilakukan terhadap rancangan Guide Arsip.
Norma Waktu 15 hari kerja/guide arsip untuk setiap pelaksana
Manfaat Hasil penilaian digunakan sebagai penyusunan guide arsip.
Format Sekurang-kurangnya laporan sesuai contoh.
Bukti Kerja (1) Laporan penilaian/penelaahan rancangan Guide Arsip

Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan rancangan Guide
Arsip, belum ada analisis penilaian.
besar, yaitu laporan rancangan Guide Arsip belum disetujui oleh pimpinan
unit kerja.
kualitas.
Contoh Format: Laporan Penilaian dan Penelaahan Rancangan Guide
LAPORAN PENILAIAN DAN PENELAAHAN RANCANGAN GUIDE
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Analisis Penilaian
2. Hasil Telaahan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Guide Arsip

- 60 -
10. Melakukan perbaikan hasil penilaian/penelaahan rancangan Guide Arsip

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Guide Arsip
Batasan Kegiatan menyempurnakan Guide Arsip hasil penilaian/penelaahan sebagai
bahan materi untuk penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip
statis kedalam Guide Arsip.
Ketentuan Teknis Perbaikan dilakukan setelah ada penilaian/penelaahan rancangan Guide
Arsip.
Norma Waktu a. Guide Arsip berbahasa Indonesia:
(1) Kategori I: koleksi 2 - 3 inventaris, dikerjakan paling lama 20 hari
kerja untuk setiap pelaksanaan;
(2) Kategori II: koleksi 4 – 5 invetaris, dikerjakan paling lama 30 hari kerja
untuk setiap pelaksana;
(3) Kategori III: koleksi lebih dari 6 inventaris, dikerjakan paling
b. Guide Arsip berbahasa asing dan daerah:
(1) Kategori I: koleksi 2 – 3 inventaris, dikerjakan paling lama 20
(2) Kategori II: koleksi lebih dari 4 inventaris, dikerjakan paling
Manfaat Guide Arsip dapat digunakan sebagai sarana bantu akses arsip statis.

Volume Jumlah Guide sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Foto kopi Guide Arsip telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
pimpinan unit kerja yang menugaskan di lembaga kearsipan; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun Guide Arsip, belum ada
perubahan paskahasil penilaian/penelaahan
besar, yaitu Guide Arsip materinya bukan dari inventaris arsip.
50 kualitas.
Contoh Format: Guide Arsip
GUIDE ARSIP
Kata Pengantar
Daftar Isi
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Khazanah Arsip
3. Teknis Penyusunan Guide
B. Sub Tema
Abstraksi
C. Sub Tema
Abstraksi
D. Penutup
Lampiran: Indeks Subjek

- 61 -
11. Melakukan penulisan Inventaris Arsip dan memperbaiki hasil uji petik pada kegiatan penyusunan Inventaris
Arsip
Pelaksana:Arsiparis Ahli Madya
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Inventaris Arsip
Batasan Kegiatan mengolah arsip statis sebagai bahan materi untuk penyusunan
sarana bantu penemuan kembali arsip statis kedalam inventaris arsip baik
dalam bentuk rancangan inventaris maupun hasil perbaikan inventaris arsip.
Ketentuan Teknis (1) Penyusunan inventaris dilakukan setelah ada daftar arsip;
(2) Pengaturan arsip dengan menggunakan teknik deskripsi yang sesuai
dengan jenis medianya dan mengutamakan prinsip respect des fonds
berdasarkan skema klasifikasi yang disusun dan dikelompokkan
menjadi inventaris berbahasa Indonesia, berbahasa asing/daerah, dan
perorangan.
Norma Waktu a. Inventaris berbahasa Indonesia:
(1) Kategori I: volume arsip 1 - 10 meter linier, dikerjakan paling
lama 50 hari kerja untuk setiap pelaksanaan;
(2) Kategori II: volume arsip 11 - 25 meter linier, dikerjakan paling lama 100
(3) Kategori III: volume arsip 26 - 50 meter linier, dikerjakan paling
b. Inventaris yang berbahasa asing dan daerah:
(2) Kategori II: volume arsip 11 - 50 meter linier, dikerjakan paling
(1) Kategori III: volume arsip 51 - 200 meter linier, dikerjakan paling lama
200 hari kerja untuk setiap pelaksana;
c. Inventaris perorangan:
(2) Kategori II: volume arsip 11 - 50 meter linier, dikerjakan paling lama
200 hari kerja untuk setiap pelaksana
Manfaat Inventaris Arsip maupun perbaikan dapat digunakan sebagai sarana bantu
akses arsip statis.
Volume Jumlah inventaris dalam setahun daftar sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Foto kopi Inventaris Arsip dan telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan di lembaga
kearsipan; dan
(2) Fotokopi surat perintah, dilaksanakan secara perorangan ataupun
kelompok (maksimal 3 orang) sesuai dengan jenjang jabatan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun Inventaris Arsip, belum ada
perubahan paskahasil penilaian/penelaahan
besar, yaitu inventaris arsip hanya berupa daftar arsip saja tanpa ada
riwayat arsip.
kualitas.
- 62 -
Contoh Format: Inventaris Arsip
INVENTARIS ARSIP
Kata Pengantar
Daftar Isi
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Sejarah Organisasi
3. Sejarah Arsip
B. Uraian Deskripsi (daftar)
C. Daftar Arsip
No Nomor Uraian Informasi Arsip Tingkat Kurun Waktu
Arsip Perkembangan
(1) (2) (3) (4) (5)
D. Penutup
Lampiran: Indeks
12. Melakukan rewashing arsip microfilm/microfische dan/atau laminasi arsip peta

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang di Preservasi (khusus rewashing arsip microfilm/microfische
dan laminasi arsip peta/kearsitekturan)
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip microfilm/microfische dan arsip
peta/kearsitekturan dalam segala bentuk jenis media yang terindikasi dan mengalami
kerusakan baik dalam keadaan normal ataupun karena darurat bencana untuk
dilakukan perbaikan/perawatan (restorasi) melalui penyusunan daftar verifikasi arsip
statis yang akan dan telah di preservasi.
Ketentuan (1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan kuratif terhadap semua
Teknis bentuk media arsip statis;
(2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya;
dikembalikan ketempat penyimpanan semula; dan
Manfaat Daftar dapat digunakan untuk tindakan quality control terhadap khazanah arsip yang
akan dan telah di preservasi.
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar arsip yang akan dan telah dipreservasi dan telah mendapat
kearsipan; dan
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok,
Nilai Kualitas
beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap dan masih ada jenis arsip tidak
menjelaskan tindakan preservasi (kolom 8) yang dilakukan.
kegiatan tidak didukung berita acara preservasi arsip.
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Preservasi
No Nomor Nomor Uraian Informasi Tanggal Jumlah Jenis Tindakan Ket.

Berkas Item Arsip Arsip Preservasi Lokasi
Arsip Simpan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- 63 -
13. Melakukan identifikasi, verifikasi dan penentuan metode terhadap arsip yang akan dipreservasi
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang akan di Preservasi
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip dalam segala bentuk jenis media
(arsip kertas, arsip film, arsip rekaman suara, arsip video, arsip foto, arsip
microfilm/microfische, arsip peta, dan arsip kearsitekturan) yang terindikasi dan
mengalami kerusakan baik dalam keadaan normal ataupun karena darurat bencana
untuk dilakukan perbaikan/perawatan (restorasi) melalui penyusunan Daftar Arsip
Statis yang akan di preservasi.
Ketentuan (1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan kuratif terhadap semua
Teknis bentuk media arsip statis;
(2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya;
dikembalikan ketempat penyimpanan semula; dan
Manfaat Daftar dapat digunakan untuk tindakan quality control terhadap khazanah arsip yang
akan dan telah di preservasi.
Volume (1) Jumlah nomor dalam daftar sesuai SKP;
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar arsip yang akan dan telah dipreservasi dan telah mendapat
kearsipan; dan
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok,
Nilai Kualitas
beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, dalam
daftar tidak menjelaskan tindakan preservasi (kolom 8) yang dilakukan.
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang akan di Preservasi
No Nomor Nomor Uraian Jenis Jumlah Alasan/Pertimbangan Tindakan Ket.

Berkas Item Informasi Arsip Preservasi Lokasi
Arsip Arsip Simpan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- 64 -
14. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan di reproduksi/ alih media
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Statis yang di Reproduksi/ Alih Media
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan menilai fisik arsip statis dalam rangka pelindungan dan
penyelamatan arsip dengan melakukan transfer/pemindahan isi informasi dari bentuk
media yang satu ke dalam bentuk media lain, baik dalam keadaan situasi normal
ataupun darurat bencana
Ketentuan (1) Alihmedia yang dilakukan semata-mata untuk membantu kecepatan dan
Teknis kemudahan akses;
(2) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik lembaga kearsipan atau pihak ke III
yang sudah ditetapkan oleh Arip Nasional Republik Indonesia
(3) Alihmedia dilakukan terhadap arsip kertas ke microfilm/microfische/CD,
alihmedia dari arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi media kertas ke
format elektronik, serta pemindaian (scanning); dan
(4) Arsip yang telah dialihmedia wajib diautentikasi.
Norma Waktu 15 menit/nomor dan 5 hari kerja/laporan untuk setiap pelaksanaan.
Manfaat Laporan digunakan untuk melakukan reproduksi/alih media arsip.
Volume (1) Jumlah laporan dan nomor dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan laporan daftar dilakukan minimal dalam setahun.
Bukti Kerja (1) Laporan yang dilengkapi dengan fotokopi daftar arsip statis yang
dialihmedia dan telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit
kerja yang menugaskan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai daftar atau
sebaliknya daftar tidak didukung oleh laporan.
laporan tidak menjelaskan jenis media dan metode tindakan reproduksi/alih media.
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Statis yang Direproduksi/Alih Media
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP STATIS YANG DIREPRODUKSI/ALIH MEDIA
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Statis yang direproduksi/alih media
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Reproduksi
No Nomor Uraian Informasi Tanggal Jumlah Jenis Metode Ket. Lokasi Simpan
Arsip Arsip Media Tindakan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- 65 -
15. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip yang akan di autentikasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi dan Penilaian Arsip Statis yang akan di Autentikasi
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan menilai arsip statis dalam rangka menjamin
keautentikan arsip, dengan cara melakukan identifikasi dan penilaian, serta
pengujian reliabilitas dan autentisitas terhadap arsip statis
Ketentuan (1) Autentikasi arsip statis bilamana ada pihak yang memiliki dan mengklaim
Teknis keaslian suatu arsip;
(2) Autentikasi dapat melibatkan lembaga yang berkompeten dalam
melakukan pengujian arsip; dan
(3) Autentikasi arsip statis terhadap hasil alih media dilakukan dengan
memberi tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan alih
media.
Norma Waktu 5 hari/laporan, termasuknya daftar
Manfaat Laporan dan daftar dapat digunakan sebagai kontrol untuk menjamin keabsahan
arsip.
Volume (1) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun;
(2) Jumlah nomor dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi dan penilaian
(2) Fotokopi Daftar Arsip Statis yang Diautentisikasi dan telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh kepala unit kearsipan atau pimpinan unit kerja
yang menugaskan; dan
(3) Fotokopi; surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai daftar atau
sebaliknya daftar tidak didukung oleh laporan.
laporan tidak menjelaskan teknis pengujian dan hasil pengujian arsip statis (kolom
7 dan 8).
kualitas.
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Statis yang akan di Autentikasi
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP STATIS YANG AKAN DIAUTENTIKASI
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Penyajian data
2. Analisis data
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Statis yang akan Diautentikasi
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang akan di Autentikasi
No Nama Tangg Uraian Informasi Tangg Jumlah Teknik Hasil Rekom

Pemilik al Arsip al Pengujia pengujia en
Pelapo n Arsip n arsip Dasi
ran
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- 66 -
16. Melakukan pengelolaan arsip sejarah lisan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Proposal Wawancara dalam rangka Pengelolaan Arsip Sejarah Lisan
2. Laporan Kajian Profil Pengkisah dalam rangka Pengelolaan Arsip Sejarah Lisan
3. Laporan Pelaksanaan Wawancara Sejarah Lisan; atau
4. Transkrip Sejarah Lisan
Batasan Kegiatan mengelola arsip sejarah lisan untuk melengkapi khazanah arsip yang terdapat
di lembaga kearsipan dengan cara mulai dari penelusuran sejarah, mulai dari
menyiapkan proposal wawancara, kajian terhadap profil pengkisah, laporan
pelaksanaan dan hasil wawancara dalam bentuk transkrip. Masing-masing kegiatan
bersifat mandiri.
Ketentuan (1) Sejarah lisan bersumber kepada tokoh yang terlibat secara langsung
Teknis ataupun tidak langsung dengan peristiwa sejarah;
(2) Penelusuran peristiwa sejarah dan tokoh;
(3) Wawancara terhadap tokoh sejarah; dan
(4) Daftar Arsip Sejarah Lisan meliputi: laporan wawancara sejarah lisan dan
hasil transkripsi.
Norma Waktu 14 hari kerja/laporan proposal (minimal 10 halaman);
3 hari kerja/laporan kajian profil pengkisah (minimal 5 halaman);
3 hari/ laporan pelaksanaan wawancara (minimal 5 halaman); dan
14 hari/ transkrip (minimal 1 kaset C-60 menit atau 8 halaman) sejarah lisan berikut
hasil transkripsi.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk menambah perluasan koleksi khazanah arsip di
lembaga kearsipan
Volume (1) Minimal 2 orang tokoh diwawancarai untuk satu peristiwa;
(2) Hasil transkripsi minimal dari 1 (satu) kaset dengan durasi 60 menit dan
jumlah minimal 8 (delapan) halaman;
Bukti Kerja (1) Laporan telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit
Atau
Hasil transkripsi
kelompok, (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan proposal/laporan profil
pengkisah tidak disertai kisi-kisi wawancara atau sebaliknya hanya kisi-kisi wawancara
tanpa ada laporan atauLaporan kajian profil, tanpa ada identitas pengkisah/tokoh
kurang lengkap atauLaporan pelaksanaan wawancara tanpa disertai hasil transkripsi,
atau sebaliknya hasil transkripsi tanpa disertai laporan;atauTranskripsi tanpa ada
informasi pewawancara dan pengkisah Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja,
masih ditemukan kesalahan besar, yaitu proposal tanpa menyebutkan profil tokoh
pengkisah/ tokoh pengkisah tidak ada kaitannya dengan peristiwa sejarah atau
Laporan kajian profil/tokoh tidak menjelaskan peran dan kedudukan tokoh sejarah
dalam peristiwa tersebut atauLaporan pelaksanaan wawancara tidak menjelaskan
60 adanya kegiatan wawancara dengan pengkisah/tokoh sejarah atauTranskripsi bukan
hasil wawancara pengkisah
Contoh Format: Laporan Proposal Wawancara Arsip Sejarah Lisan
LAPORAN PROPOSAL WAWANCARA ARSIP SEJARAH LISAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruan Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Tahapan Pelaksanaan
2. Penelusuran Peristiwa Sejarah
3. Pencarian Tokoh Sejarah
4. Hasil Rekaman
E. Penutup
Lampiran : Kisi-kisi wawancara
- 67 -
Contoh Format: Laporan Kajian Profil Pengkisah Sejarah Lisan
LAPORAN KAJIAN PROFIL PENGKISAH SEJARAH LISAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruan Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penelusuran Peristiwa Sejarah
2. Pencarian Tokoh Sejarah
E. Penutup (Rekomendasi)
Lampiran : Data pendukung
Contoh Format: Laporan Pelaksanaan Wawancara Sejarah Lisan
LAPORAN PELAKSANAAN WAWANCARA SEJARAH LISAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Tahapan Pelaksanaan
2. Ringkasan wawancara
D. Penutup
Lampiran : Transkripsi wawancara
Contoh Format: Hasil Transkripsi
HASIL TRANSKRIPSI
A. Tema/Topik Sejarah Lisan :

B. Identitas Tokoh/Profil Pengkisah
1. Nama Tokoh/Pengkisah :
2. Pekerjaan :
3. Alamat :
C. Pelaksanaan
1. Nama Pewawancara :
2. Waktu/Tempat :
3. Jumlah kaset
D. Hasil Pelaksanaan
1. Ringkasan wawancara
2. Hasil Transkripsi
- 68 -
17. Melakukan penyusunan naskah sumber arsip

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Rencana Teknis Penyusunan Naskah Sumber Arsip
2. Laporan Penyusunan Draf Naskah Sumber Arsip
3. Laporan Editing
Batasan Kegiatan penyusunan naskah sumber arsip dengan cara merencanakan,
mengidentifikasi, menganalisis, mengedit dan menyusun naskah sumber arsip,
mengenai khazanah arsip yang dimiliki lembaga kearsipan untuk dinilai layak
diterbitkan dalam naskah sumber arsip. Masing-masing laporan dilakukan secara
mandiri.
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan rencana teknis (minimal 10 halaman);
50 hari kerja/laporan penyusunan draf naskah sumber (minimal 50 halaman); dan arsip
10 hari kerja/laporan editing.
Manfaat Naskah sumber digunakan sebagai referensi pengguna dalam melakukan akses arsip
statis di lembaga kearsipan.
Volume (1) Hasil penyajian naskah sumber arsip terdiri dari segala bentuk jenis media dan
minimal memuat 50 naskah asli yang dikelola/disimpan lembaga kearsipan;
(2) Jumlah naskah sumber dalam setahun sesuai SKP; dan
(3) Penilaian naskah sumber dilakukan setelah penerbitan naskah sumber
Bukti Kerja (1) Laporan rencana/laporan editing yang telah mendapat persetujuan/
Atau
Fotokopi draf materi naskah sumber arsip.
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan lain yang ditandatangani oleh
pimpinan unit kerja yang menugaskan, dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 2
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, laporan rencana/laporan editing tidak didukung
penjadwalan kegiatan atau laporan draf naskah sumber tidak ada paraf dari pimpinan
yang menugaskan
laporan tidak sesuai dengan kegiatan yang dilakukan atau Naskah sumber tidak
memuat materi arsip yang sesuai dengan tematik.
Contoh Format: Laporan Rencana Teknis Penyusunan Naskah Sumber Arsip
LAPORAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN NASKAH SUMBER ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
2. Alasan pemilihan tema
4. Sasaran
6. Sistematika
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Sumber biaya
D. Penutup
Lampiran: Jadwal kegiatan
- 69 -
Contoh Format: Draf Naskah Sumber Arsip
JUDUL NASKAH SUMBER SESUAI TEMATIK
Daftar Isi
Daftar Gambar/Foto
Kata Pengantar
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Bab Pendahuluan
2. Bab Pelaksanaan
3. Bab Materi Penyajian
dst
D. Penutup
Contoh Format: Laporan Editing Naskah Sumber Arsip
LAPORAN EDITING NASKAH SUMBER ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
4. Sistematika
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Sebelum editing
2. Setelah editing
D. Penutup
Lampiran: Draf hasil editing
- 70 -
18. Melakukan penilaian penyusunan naskah sumber arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah Penilaian Penyusunan Naskah Sumber Arsip
Batasan Kegiatan menilai penyusunan naskah sumber arsip, baik sebelum diterbitkan ataupun
setelah diterbitkan dengan cara melakukan penelaahan/ pengkajian terhadap sumber-
sumber informasi yang terdapat dalam naskah sumber, diminati pengguna dari arsip
dan layanan informasi mengenai khazanah arsip yang dimiliki lembaga kearsipan untuk
dinilai layak diterbitkan dalam naskah sumber arsip.
Ketentuan Penilaian terhadap naskah sumber arsip berasal dari naskah sumber arsip yang telah
Teknis diterbitkan oleh lembaga kearsipan.
Norma Waktu 7 hari kerja/telaah penilaian (minimal 10 halaman)
Manfaat Telaah dapat digunakan untuk evaluasi penerbitan naskah sumber tematik lain.
Format Telaah Penilaian Naskah Sumber Arsip, sekurang-kurangnya memuat tentang
penilaian terhadap pemilihan tematik, teknik penelusuran sumber informasi, verifikasi
terhadap naskah sumber arsip, dan penilaian terhadap kebutuhan pengguna dalam
penyajian naskah sumber, serta rekomendasi.
(2) Penyusunan dilakukan minimal 1 (satu) tahun setelah penerbitan naskah sumber
dan minimal 10 halaman.
Bukti Kerja 1) Telaah penilaian naskah penerbitan sumber arsip dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan lain yang ditandatangani
oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan, dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun telaah tidak menjelaskan metode/teknik
penilaian naskah sumber.
telaah dilakukan terhadap naskah sumber yang belum diterbitkan dan/atau penilaian
tidak dilakukan semua (pemilihan tematik, teknik penelusuran sumber informasi,
verifikasi terhadap naskah sumber arsip, dan penilaian terhadap kebutuhan pengguna
dalam penyajian naskah sumber)
Contoh Format: Laporan Penilaian Penerbitan Naskah Sumber Arsip
LAPORAN PENILAIAN NASKAH SUMBER
JUDUL NASKAH SUMBER
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu Penilaian
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penilaian terhadap Tematik
2. Penilaian terhadap Teknik Penelusuran Sumber Informasi
3. Penilaian terhadap Verifikasi Naskah Sumber Arsip
4. Penilaian terhadap Kebutuhan Pengguna
D. Rekomendasi
E. Penutup
- 71 -
19. Melakukan penyusunan rencana teknis pameran arsip tekstual dan virtual
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Proposal Penyelenggaraan Pameran Arsip
Batasan Kegiatan merancang dan melaksanakanpenyelenggaraan pameran arsip tekstual dan
virtual yang bersumber dari khazanah arsip lembaga kearsipan
Ketentuan (1) Pameran mempunyai tematik dan berhubungan dengan peristiwa sejarah;
Teknis (2) Objek pameran bersumber dari arsip baik tekstual ataupun virtual yang dimiliki
lembaga kearsipan; dan
(3) Laporan pameran menghasilkan penyusun catalog.
Norma Waktu 10 hari kerja/proposal (minimal 10 halaman) untuk setiap pelaksana.
Manfaat Program publikasi kearsipan dalam bentuk pameran
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh .
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai dalam SKP;
(2) Laporan diselesaikan paling lambat 2 minggu setelah selesainya pameran.
Bukti Kerja (1) Laporan rencana penyelenggaraan pameran dan telah mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja yang menugaskan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan rencana teknis tidak
menjelaskan latar belakang pemilihan tema.
laporan rencana tanpa disertai jadwal kegiatan dan denah pameran.
Contoh Format: Laporan Rencana Teknis Penyelenggaraan Pameran Arsip
LAPORAN RENCANA TEKNIS PENYELENGGARAAN PAMERAN ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar belakang
2. Alasan pemilihan tema
4. Sasaran
6. Sistematika
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Bentuk/Jenis
4. Metode
C. Objek pameran
1. Bahan materi arsip
2. Display
D. Sumber biaya
E. Penutup
Lampiran: Jadwal kegiatan
Denah
- 72 -
20. Melakukan penelusuran dan pemindaian arsip sesuai tema dalam rangka pelaksanaan pameran arsip
tekstual dan virtual
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Penelusuran Arsip dan Pemindaian Arsip sesuai Tema Dalam Rangka
Pameran Arsip Tekstual dan Virtual
Batasan Kegiatan melakukan identifikasi penelusuran arsip sesuai tema di lembaga kearsipan
dan pemindaian arsip dalam rangka menyiapkan materi pameran
(3) Pemindaian arsip dilakukan oleh pihak lembaga kearsipan yang menyelenggarakan
pameran.
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan (minimal 13 halaman).
Manfaat Hasil penelusuran dan pemindaian arsip digunakan untuk materi pameran arsip
tekstual dan virtual
Volume (1) Jumlah laporan dan pemindaian dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan laporan dilakukan setelah ada kegiatan penelusuran.
(3) Jumlah arsip yang dipindai sesuai tema pameran.
Bukti Kerja (3) Laporan dan daftar arsip hasil penelusuran arsip yang telah mendapat persetujuan/
(4) Arsip yang akan dipindai telah mendapat pesertujuan/ ditandatangani oleh
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tanpa disertai daftar
hasil penelusuran arsip atau daftar arsip yang dicetak
laporan tidak menjelaskan analisis materi arsip yang dijadikan naskah sumber arsip.
atau materi arsip yang dicetak tidak sesuai dengan tema pameran.
Contoh Format: Laporan Penelusuran Arsip Dalam Rangka Pameran Arsip
LAPORAN PENELUSURAN ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Analisis materi arsip
E. Penutup
Lampiran: Daftar hasil penelusuran arsip
Daftar arsip yang dicetak untuk materi naskah sumber
Contoh Format: Daftar Hasil Penelusuran Arsip
No Nomor Konteks Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Asal Sumber Arsip
Arsip informasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- 73 -
Contoh Format: Daftar Arsip yang di Cetak untuk materi Naskah Sumber Arsip
Arsip Klasifikasi
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
21. Melakukan penyusunan katalog / display unjuk citra pameran arsip tekstual dan virtual
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Katalog Pameran/Display Unjuk Citra
Batasan Kegiatan merancang dan menyusun katalog dalam penyelenggaraan pameran arsip
tekstual dan virtual yang bersumber dari khazanah arsip lembaga kearsipan.
Ketentuan (1) Pameran mempunyai tematik dan berhubungan dengan peristiwa sejarah;
Teknis (2) Objek pameran bersumber dari arsip baik tekstual ataupun virtual yang dimiliki
lembaga kearsipan; dan
(3) Laporan pameran menghasilkan penyusun katalog, dan evaluasi
penyelenggaraan pameran.
Norma Waktu 15 menit/nomor catalog, maksimal 15 nomor/hari
Manfaat Katalog/Display unjuk citra dapat digunakan sebagai sarana pemandu dalam pameran
Format Katalog/Display, sekurang-kurangnya memuat uraian informasi singkat mengenai
tematik pameran, materi dan uraian informasi dari setiap arsip; nomor arsip dan lokasi
arsip yang dipamerkan, tahun, dan sumber. Katalog dapat berbentuk
brosur/leaflet/pamflet.
Volume (1) Jumlah katalog/display dalam setahun sesuai SKP; dan
(2) Waktu penyusunan katalog/display minimal seminggu sebelum pelaksanaan.
Bukti Kerja (1) Katalog/ Display unjuk citra telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja
yang menugaskan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun katalog/display masih terdapat
kesalahan dalam pengetikan materi.
katalog/display tidak didukung dengan nomor dan lokasi simpan arsip.
Contoh Format:Katalog/DisplayPameran Arsip
Tematik Pameran :
………………………………………………………………………………………..……………...
Nomor Arsip/ Lokasi :

……………………………………………………………………………………………………….
Judul/Materi Arsip :
……………………………………………………………………………………..……………….
Uraian Informasi Arsip :
……………………………………………………………………………………………………….
Tahun :
……………………...............................................................................................................
Sumber :
……………………………………………………………………………………………………….
- 74 -
22. Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip statis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Statis
Batasan Kegiatan mengevaluasi dan menilai pengelolaan arsip statis mulai kegiatan akuisisi
arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, dan akses arsip yang dilakukan oleh lembaga
kearsipan
Ketentuan (1) Evaluasi dan penilaian dilakukan terhadap satu lembaga kearsipan;
Teknis (2) Evaluasi terhadap keseluruhan penyelenggaraan kearsipan statis, meliputi
proses akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis.
Manfaat Laporan digunakan untuk pembinaan lembaga kearsipan dan penyusunan strategi
akuisisi arsip statis di lembaga kearsipan.
Format Laporan hasil penilaian sekurang-kurangnya memuat informasi: pendahuluan,
pelaksanaan evaluasi, parameter dalam evaluasi dari setiap kegiatan pengelolaan arsip
statis dan penilaian, hasil pelaksanaan penilaian, hambatan dan cara mengatasi
hambatan, dan penutup (kesimpulan dan rekomendasi)
Volume Laporan evaluasi minimal 1 kali dalam setahun untuk setiap lembaga kearsipan.
Bukti Kerja (1) Laporan melakukan evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan arsip
statis;
kelompok (maksimal 3 orang) dalam jenjang jabatan yang sama untuk setiap
pencipta arsip.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan evaluasi tidak didukung oleh
parameter evaluasi.
laporan tidak disertai hasil evaluasi pengelolaan arsip statis.
- 75 -
Contoh Format: Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Statis
LAPORAN EVALUASI DAN PENILAIAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu Evaluasi dan Penilaian
2. Periode Evaluasi
3. Pelaksana
4. Metode
1. Penyajian Data Lembaga Kearsipan
a. Kebijakan
b. Kelembagaan
c. Sistem Pengelolaan Arsip
d. Sarana dan Prasarana
e. SDM
f. Sumber daya pendukung
g. Khazanah Arsip Statis
2. Analisi Data
a. Kebijakan
b. Kelembagaan
c. Sistem Pengelolaan Arsip
1) Akuisisi
2) Pengolahan
3) Preservasi
4) Akses
d. Sarana dan Prasarana
e. SDM
f. Sumber daya pendukung lain
g. Khazanah Arsip Statis
3. Hambatan dan Pemecahan Masalah
4. Penutup
D. Kesimpulan
E. Rekomendasi
Daftar Pustaka
Lampiran dan Tabulasi Data
- 76 -
23. Melakukan pelayanan arsip statis

Pelaksana :
Arsiparis Ahli Madya, untuk kegiatan layanan konsultasi pengenalan sumber khazanah arsip
Arsiparis Ahli Pertama, untuk layanan jasa penelusuran
Arsiparis Ahli Muda, untuk layanan penyajian informasi khazanah kearsipan
Arsiparis Ahli Muda, untuk layanan jasa transliterasi/translate bahasa
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pelayanan Arsip Statis
Batasan Kegiatan memberikan layanan arsip statis, meliputi:
(1) Pengenalan sumber/khazanah arsip statis, dengan memberi layanan konsultasi
tentang sumber-sumber khazanah arsip yang ada di lembaga kearsipan;
(2) Layanan jasa penelusuran arsip, dengan memberikan bantuan jasa penelusuran
dengan menyajikan arsip statis di lembaga kearsipan;
(3) Layanan penyajian informasi kearsipan, dengan memberikan jasa informasi
terhadap pengguna (rombongan) yang memanfaatkan khazanah arsip di lembaga
kearsipan;
(4) Layanan jasa menterjemahkan arsip dari bahasa asing/bahasa daerah ke dalam
bahasa Indonesia.
Ketentuan Optimalisasi pelayanan arsip statis mulai sejak konsultasi, layanan jasa, dan penyajian
Teknis informasi khazanah arsip
Norma Waktu 45 menit/layanan konsultasi, maksimal 2 orang layanan konsultasi/hari.
15 menit/layanan jasa arsip, maksimal 5 orang layanan jasa arsip/hari.
120 menit/layanan penyajian informasi, maksimal 1 kali penyajian informasi/ hari.
45 menit/halaman transliterasi, maksimal 4 halaman/hari.
Manfaat Laporan digunakan untuk mengevaluasi pengelolaan arsip statis, khususnya dalam
pengolahan, penyajian, dan pemanfaatan arsip
Volume (1) Layanan konsultasi pengenalan sumber/kahazanah arsip, diberikan kepada
pengguna tiap layanan terkait dengan informasi yang akan dicari pengguna dari
arsip serta layanan informasi mengenai khazanah arsip di lembaga kearsipan;
(2) Layanan jasa penelusuran, Layanan jasa bantuan penelusuran informasi/
pencarian arsip yang diperlukan pengguna arsip termasuk geneologi, dimulai sejak
pemesanan, pencarian, dan penyajian arsip kepada pengguna;
(3) Layanan penyajian informasi khazanah kearsipan,penyajian informasi khazanah
kearsipan secara keseluruhan kepada kelompok/grup/lembaga, diberikan kepada
kelompok/grup/lembaga;
(4) Layanan Jasa transliterasi arsip, penerjemahkan arsip dari bahasa asing atau
tradisional/kuno ke dalam bahasa Indonesia/ Inggris
Bukti Kerja (1) Fotokopi buku kerja atau formulir layanan konsultasi/ layanan jasa
penelusuran/ layanan penyajian informasi yang ditandatangani oleh pengguna dan
disahkan oleh pimpinan unit layanan informasi;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum terpenuhi yaitu:
(1) Layanan konsultasi pengenalan sumber/khazanah arsip, laporanmasih ada
uraian informasi arsip yang diminta kurang lengkap seperti formulir tidak
mencantumkan nama dan pekerjaan pengguna arsip;
(2) Layanan jasa penelusuran, laporan tidak dilengkapi dengan proses pencarian
dan penyajian terhadap arsip;
(3) Layanan penyajian informasi khazanah arsip, laporan tanpa menyebutkan
informasi khazanah arsip secara lengkap
(4) Layanan jasa transliterasi, hasil transliterasi tidak bisa dipahami/dimengerti
atau tanpa ada isi ringkas.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu:
(1) Layanan konsultasi pengenalan sumber/khazanah arsip, laporan
menyebutkan sumber khazanah arsip yang tidak tersimpan di lembaga
kearsipan;
(2) (2) Layanan jasa penelusuran, laporan tidak mampu memberikan layanan jasa
arsip yang diminta pengguna;
(3) Layanan penyajian informasi khazanah arsip, laporan tidak mampu
menjelaskan semua khazanah arsip di lembaga kearsipan yang diminta
pengguna;
(4) Layanan jasa transliterasi, hasil transliterasi bukan dari materi yang diminta.
- 77 -
Contoh Format: Laporan Layanan Konsultasi Sumber/ Khazanah Arsip
No Nama Pekerjaan Alamat Waktu Jenis dan Tindak Ket.

Pengguna Pengguna Informasi Arsip Lanjut
Yang Diminta
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Laporan Layanan Jasa Penelusuran
No Nama Alamat Waktu Jenis Arsip Yang Diminta Nomor Tindak Ket.
Penggun Penggun Arsip Lanjut
a a
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Laporan Layanan Penyajian Informasi Khazanah Arsip
No Nama Alamat Jumlah Wakt Materi Metode Ket

Grup/ Grup/ u Layanan
Kelompo Kelompok
k
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Laporan Layanan Jasa Transliterasi Arsip Statis
LAPORAN LAYANAN JASA TRANSLIETERASI ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu Evaluasi dan Penilaian
2. Periode Evaluasi
3. Pelaksana
4. Metode
1. Penyajian Data
2. Isi ringkas
E. Penutup
Daftar Pustaka
Lampiran : hasil transliterasi data
- 78 -
C. PEMBINAAN KEARSIPAN
1. Memberikan bimbingan teknis kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan
Batasan Kegiatan memberikan bimbingan teknis kearsipan kepada arsiparis ataupun pengelola
arsip dalam setiap pekerjaan pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis,
SDM Kearsipan, dan akreditasi kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan lembaga
kearsipan
Ketentuan (1) Bimtek terkait dengan pekerjaan teknis pengelolaan arsip dinamis atau
Teknis pengelolaan arsip statis, dan SDM Kearsipan, serta akreditasi kearsipan;
(2) Bimtek ditujukan kepada arsiparis dan tenaga pengelola arsip;
(3) Materi bimtek disampaikan dalam bentuk tutorial.
Manfaat Laporan digunakan untuk pembinaan lembaga kearsipan dan penyusunan strategi
akuisisi arsip statis di lembaga kearsipan.
Format Sekurang-kuranya sesuai contoh
Volume (1) Bimtek kearsipan minimal dilakukan setiap semester;
(2) Jumlah bimtek dan bobot jam dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan bimtek;
(2) Materi bimtek
(3) Fotokopi jadwal yang telah diverifikasi oleh pimpinan unit kerja tempat
bimtek diselenggarakan;
(3) Surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan bimtek tidak disertai mater atau
jadwal yang belum diverifikasi oleh pimpinan unit kerja tempat bimtek diselenggarakan.
laporan tidak disertai hasil pelaksanaan kegiatan bimtek.
Contoh Format: Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan
LAPORAN BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Materi dan bobot jam
4. Metode Bimbingan Teknis
1. Kondisi sebelum
2. Kondisi sesudah
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran: Materi bimtek
Jadwal bimtek yang telah diverifikasi oleh penyelenggara
- 79 -
2. Memberikan bimbingan teknis instrumen pengawasan atau akreditasi kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Bimbingan Teknis Instrumen Pengawasan atau Akreditasi Kearsipan
Batasan Kegiatan memberikan bimbingan terhadap penggunaan instrumen dalam melakukan
pengawasan atau akreditasi kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan lembaga
kearsipan
Ketentuan (1) Bimtek terkait dengan mekanisme/tahapan penyelenggaraan pengawasan atau
Teknis akreditasi kearsipan;
(2) Bimtek bertujuan untuk memudahkan pelaksana menggunakan instrument dalam
melakukan kegiatan pengawasan atau akreditasi
(3) Materi bimtek terkait dengan instrumen yang digunakan untuk melakukan
pengawasan atau akreditasi kearsipan.
Norma Waktu 7 hari kerja/laporan (minimal 12 halaman berikut instrumen).
Manfaat Laporan digunakan untuk mengetahui pemahaman pelaksana dalam mengisi instrumen
saat melakukan pengawasan atau akreditasi kearsipan.
Volume (1) Bimtek dilakukan minimal sekali terhadap pencipta arsip atau lembaga kearsipan;
(2) Jumlah bimtek dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan Bimtek berikut instrumen;
(2) Fotokopi jadwal bimtek yang telah diverifikasi oleh pimpinan unit kerja
tempat bimtek diadakan; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai instrument
pengawasan atau akreditasi.
laporan hasil bimtek tidak sesuai dengan permasalahan penggunaan instrument di
lingkungan pencipta arsip atau lembaga kearsipan.
Contoh Format: Laporan Bimbingan Teknis Instrumen Pengawasan dan Akreditasi

Kearsipan
LAPORAN BIMBINGAN TEKNIS INSTRUMEN PENGAWASAN ATAU AKREDITASI KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Objek Materi dan bobot jam
4. Metode Bimbingan Teknik
1. Kondisi sebelum/permasalahan
2. Kondisi setelah/ pemecahan masalah
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran: jadwal bimtek yg telah diverifikasi oleh penyelenggara Instrument pengawasan atau
akreditasi
- 80 -
3. Memberikan bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Bimbingan dan Kosultasi Penyelenggaraan Kearsipan
Batasan Kegiatan memberikan bimbingan dan konsultasi kearsipan dalam penyelenggaraan
kearsipan di di lingkungan pencipta arsip dan lembaga kearsipan
Ketentuan (1) Bimkos terkait dengan mekanisme/tahapan penyelenggaraan pengelolaan arsip
Teknis dinamis atau pengelolaan arsip statis;
(2) Bimkos bertujuan terhadap lancarnya kegiatan kearsipan di unit pengolah, unit
kearsipan, dan lembaga kearsipan; dan
(3) Materi bimkos terkait dengan pemenuhan kebutuhan instrumen pengelolaan arsip
dinamis dan pengelolaan arsip statis, dalam bentuk bahan naskah konsultasi
ataupun tanpa naskah.
Manfaat Laporan digunakan untuk mengetahui proses penyelenggaraan pengelolaan arsip
dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Volume Bimkos kearsipan dilakukan minimal setiap semeter, jumlah bimkos dan bobot jam
dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan bimkos;
(2) Fotokopi jadwal bimkos yang telah diverifikasi oleh pimpinan unit kerja
tempat bimkos diadakan; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai jadwal yang telah
diverifikasi oleh pimpinan unit kerja tempat bimkos di selenggarakan.
laporan hasil bimkos tidak sesuai dengan kebutuhan persoalan/ permasalahan di
Contoh Format: Laporan Bimbingan dan Konsultasi Penyelenggaraan Kearsipan
LAPORAN BIMBINGAN DAN KONSULTASI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Objek Materi dan bobot jam
4. Metode Bimbingan dan Konsultasi
1. Kondisi sebelum/permasalahan
2. Kondisi setelah/ pemecahan masalah
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran: jadwal bimkos yg telah diverifikasi oleh penyelenggara
- 81 -
4. Memberikan penyuluhan kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Penyuluhan Kearsipan
Batasan Kegiatan memberikan penyuluhan kearsipan untuk membangun kesadaran dalam
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan lembaga kearsipan
Ketentuan (1) Penyuluhan terkait dengan kesadaran mengenai pentingnya pengelolaan arsip;
Teknis (2) Penyuluhan ditujukan kepada arsiparis maupun pihak-pihak yang
berkompeten dalam mendukung kegiatan kearsipan; dan
(3) Materi penyuluhan dalam bentuk naskah apresiasi.
Manfaat Meningkatnya kesadaran dalam penyelenggaraan kearsipan.
Volume Penyuluhan dilakukan minimal setiap semester dan jumlah penyuluhan dan bobot jam
dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan penyuluhan;
(2) Fotokopi jadwal penyuluhan yang telah diverifikasi oleh pimpinan unit kerja
tempat penyuluhan diselenggarakan; dan
(3) Naskah apresiasi penyuluhan, dalam bentuk makalah atau handout; dan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai naskah apresiasi
penyuluhan atau jadwal belum diverifikasi oleh pimpinan unit kerja tempat penyuluhan
diselenggarakan.
laporan tidak disertai hasil penyuluhan dan/atau materi tidak terkait dengan kearsipan.
Contoh Format: Laporan Penyuluhan Kearsipan
LAPORAN PENYULUHAN KEARSIPAN

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Materi dan bobot jam
4. Metode Penyuluhan
1. Kondisi sebelum (permasalahan)
2. Kondisi setelah
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran: Jadwal penyuluhan yang telah diverifikasi oleh penyelenggara
Naskah apresiasi
- 82 -
5. Memberikan fasilitas kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pemberian Fasilitasi Kearsipan
,Batasan Kegiatan memberikan dukungan teknis terhadap penyelenggaraan kearsipan berupa
layanan konsultasi, apresiasi dan sosialisasi kearsipan, narsum dalam rapat
kerja/teknis, termasuk pemberian fasilitas sistem pengelolaan arsip, seperti SIKD dan
SIKS yang diselenggarakan pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan
Ketentuan Fasilitas kearsipan dapat berupa bantuan/dukungan terhadap kegiatan kearsipan dan
Teknis aplikasi sistem kearsipan seperti : Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), Sistem
Informasi Kearsipan Statis (SIKS), dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN),
serta keikutsertaan dalam rapat koordinasi/konsultasi kearsipan ataupun kegiatan
sejenis atas permintaan pihak lain.
Manfaat Membantu terlaksananya kegiatan kearsipan secara efektif dan efisien.
Volume Pemberian fasilitas dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Laporan;
(2) Fotokopi undangan dan jadwal pemberian fasilitasi kearsipan yang telah
diverifikasi oleh pimpinan unit kerja; dan
(3) Surat tugas yang meminta dukungan fasilitasi atau Surat perintah, kegiatan
dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang
jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai jadwal yang telah
diverifikasi oleh pimpinan unit kerja tempat pemberian fasilitas kearsipan
diselenggarakan.
laporan hasil pemberian fasilitas kearsipan tidak mencantumkan materi dan jenis
bantuan kearsipan yang diberikan.
Contoh Format: Laporan Pemberian Fasilitasi Kearsipan
LAPORAN PEMBERIAN FASILITASI KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Objek dan bentuk pemberian fasilitas
3. Pelaksana
4. Metode Penyuluhan
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran: Surat dan undangan dan jadwal yang telah diverifikasi oleh penyelenggara
- 83 -
6. Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka menyusun SOP dan NSPK
Pelaksana : Arsiparis Ahli Pertama, untuk penyusunan SOP
Arsiparis Ahli Muda, untuk penyusunan NSPK tingkat daerah dan instansi
Arsiparis Ahli Madya, untuk penyusunan NSPK tingkat nasional
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Penelusuran Referensi dan Pencarian Data Dalam Rangka Penyusunan
SOP/NSPK
Batasan Kegiatan melakukan identifikasi penelusuran referensi dan pencarian data dalam
rangka penyusunan SOP/ NSPK kearsipan
Ketentuan Penelusuran referensi dan pencarian data sesuai dengan topik yang telah ditentukan.
Teknis
Manfaat Hasil penelusuran referensi dan pencarian data digunakan untuk materi penyusunan
SOP dan NSPK.
(2) Penyusunan laporan dilakukan setelah ada kegiatan penelusuran.
Bukti Kerja (1) Laporan hasil penelusuran referensi dan pencarian data telah mendapat
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tanpa disertai data
pendukung hasil penelusuran referensi dan pencarian data
data pendukung laporan tidak dapat digunakan
Contoh Format: Laporan Penelusuran Referensi dan Pencarian Data
LAPORAN PENELUSURAN REFERENSI DAN PENCARIAN DATA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
2. Analisis Data
E. Penutup
- 84 -
7. Menyusun daftar inventaris masalah (DIM) dalam rangka penyusunan NSPK

Pelaksana : Arsiparis Ahli Muda, untuk NSPK tingkat daerah dan instansi
Arsiparis Ahli Madya, untuk NSPK tingkat nasional
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Inventarisasi Masalah (DIM)
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan mengumpulkan permasalahan yang terjadi terhadap
suatu implementasi dari NSPK yang berlaku dalam rangka penyempurnaan
penyusunan SOP/ NSPK
Ketentuan DIM merupakan data permasalahan dari implementasi NSPK yang masih/telah berlaku
Teknis
Manfaat DIM digunakan sebagai acuan untuk menyusun penyempurnaan NSPK.
Volume Jumlah DIM dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Laporan DIM telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja
yang menugaskan;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan DIM belum lengkap
60 DIM tidak ada kaitannya dengan NSPK yang masih berlaku
Contoh Format: Laporan Daftar Inventarisasi Masalah (DIM)
LAPORAN DAFTAR INVENTARISASI MASALAH (DIM)
NO TOPIK YANG HASIL DISKUSI SOLUSI CATATAN/KETERANGAN

DIBAHAS PERMASALAHAN PERMASALAHAN
(1) (2) (3) (4) (5)
8. Menyusun konsepsi dan rancangan SOP

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Konsepsi atau Rancangan SOP di bidang kearsipan
Batasanp Kegiatan awal untuk menyiapkan kerangka pikir berupa konsepsi (berlandaskan teori)
sekaligus rancangan awal dari suatu penyusunan Standard Operational Procedures
(SOP) atau petunjuk teknis di bidang kearsipan
Ketentuan Konsepsi atau rancangan disusun berlandaskan teori dan metodologi dalam menyusun
Teknis SOP kearsipan.
Norma Waktu 3 hari kerja/laporan (minimal 5 halaman berikut flowchart) untuk setiap pelaksana.
Manfaat Konsepsi atau rancangan digunakan untuk kerangka acuan dalam penyusunan SOP.
Volume (1) Jumlah konsepsi atau rancangan dalam setahun sesuai SKP;
(2) Konsepsi dan rancangan dilakukan sebelum penyusunan SOP kearsipan.
Bukti Kerja (1) Konsepsi atau rancangan (outline) penyusunan SOP Kearsipan yang telah
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format konsepsi atau rancangan
(outline) tanpa disertai data pendukung dan referensi
konsepsi atau rancangan (outline) tidak sesuai dengan materi SOP
- 85 -
Contoh Format: Konsepsi SOP bidang Kearsipan
KONSEPSI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang Permasalahan
2. Dasar Hukum
4. Sumber Referensi
B. Konsep atau Teori
C. Alur Pikir
D. Rekomendasi
Contoh Format : Rancangan (Outline) SOP
RANCANGAN (OUTLINE)
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Hukum
4. Pengertian
5. Ruang Lingkup
B. Ketentuan Umum
1. Asas/Prinsip
2. Kebijakan
C. Tahapan/Prosedur
D. Penutup
Catatan: materi diisi secara ringkas
9. Menyusun konsepsi dan rancangan NSPK

Pelaksana : Arsiparis Ahli Madya, untuk konsepsi NSPK tingkat nasional, daerah, dan instansi
Arsiparis Ahli Utama, untuk rancangan NSPK tinngkat nasional, daerah dan instansi
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Konsepsi atau Rancangan Norma, Standar, Prosedur, dan Ketentuan (NSPK) di bidang
kearsipan
Batasanp Kegiatan awal untuk menyiapkan kerangka pikir berupa konsepsi (berlandaskan teori)
sekaligus rancangan awal dari suatu penyusunan NSPK di bidang kearsipan
Ketentuan Konsepsi atau rancangan disusun berlandaskan teori dan metodologi dalam menyusun
Teknis NSPK.
Norma Waktu 3 hari kerja/konsepsi (minimal 5 halaman berikut flowchart)
5 hari kerja/rancangan (minimal 7 halaman berikut flowchart)
Manfaat Konsepsi atau rancangan digunakan untuk kerangka acuan dalam penyusunan NSPK.
Volume (1) Jumlah konsepsi atau rancangan dalam setahun sesuai SKP;
(2) Konsepsi dan rancangan dilakukan sebelum penyusunan NSPK.
Bukti Kerja (2) Konsepsi atau rancangan (outline) penyusunan NSPK Kearsipan yang telah
3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format konsepsi atau rancangan
(outline) tanpa disertai jadwal rencana kerja atau data pendukung.
konsepsi atau rancangan (outline) tidak sesuai dengan materi NSPK
- 86 -
Contoh Format: Konsepsi NSPK bidang Kearsipan
KONSEPSI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang Permasalahan
2. Dasar Hukum
4. Sumber Referensi
B. Konsep atau Teori
C. Alur Pikir
D. Rekomendasi
Jadwal rencana kerja
Contoh Format : Rancangan (Outline) NSPK
RANCANGAN (OUTLINE)
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Hukum
4. Pengertian
5. Ruang Lingkup
B. Ketentuan Umum
1. Asas/Prinsip
2. Kebijakan
3. Tahapan/Prosedur
C. Penutup
Jadwal rencana kerja

10. Menyusun naskah akademik dan/atau NSPK di bidang kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Naskah Akademik di bidang kearsipan
Batasan Kegiatan menyusun karya tulis/karya ilmiah dari hasil suatu kajian,penelitian ataupun
evaluasi kebijakan yang disusun sesuai metodologi dalam rangka penyusunan naskah
akademik dan/atau NSPK di bidang kearsipan baik itu tingkat nasional, daerah, dan
instansi
Ketentuan Naskah akademik dibuat harus mendukung kebijakan organisasi dan penyusunannya
Teknis sesuai metodolog ilmiah yang dilengkapi dengan konsep/landasan teori dan
pertimbangan dari aspek filosofis, yuridis, dan empiris/ sosiologis.
Norma Waktu 60 hari kerja/naskah akademik (minimal 40 halaman).
Manfaat Naskah akademik digunakan sebagai dasar kajian ilmiah dalam rangka penyusunan
NSPK di bidang kearsipan
Volume Jumlah naskah akademik dalam setahun sesuai SKP
Bukti Kerja (1) Naskah akademik telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan ataupun
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format naskah akademik tanpa disertai
pertimbangan dari aspek filosofis, yuridis, dan empiris/sosiologis atau belum ada
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja.
naskah akademik tidak sesuai/tidak memberikan rekomendasi untuk materi NSPK
bidang kearsipan yang akan dibuat
- 87 -
Contoh Format: Naskah Akademik
NASKAH AKADEMIK
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Tinjauan aspek filosofis, yuridis, empiris/sosiologis
3. Dasar Hukum
4. Maksud, Tujuan, Sasaran
5. Alur Pikir
6. Ruang Lingkup
B. Kondisi Saat Ini
1. Gambaran Umum
2. Penyajian Data
C. Kondisi yang Dinginkan/Diharapkan
D. Analisis Pembahasan
E. Penutup
Contoh Format: Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Kearsipan Nasional
N.S.P.K.
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Dasar Hukum
4. Ruang Lingkup
5. Pengertian
B. Ketentuan Umum
C. Prosedur/ Tahapan Pelaksanaan
D. Penutup
Lampiran: Flowchart
Contoh Format:
1. Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Kearsipan tingkat Nasional dan Regional
2. Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Kearsipan tingkat Instansi :
a. Buku I (kebijakan)
b. Buku II (prosedur/SOP), dan
c. Buku III (Instrumen: Tata Naskah, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan Arsip &
AksesArsip, danJRA)
Contoh Format : Buku II Standar Operasional Prosedur (SOP)
A. Nama SOP
B. Maksud dan Tujuan
C. Ruang Lingkup
D. Definisi
E. Peralatan/ Bahan
F. Referensi
G. Ketentuan Umum/ Prinsip/ Azaz
H. Prosedur Kerja
I. Flowchart disertai jabatan dan waktu
Lampiran : Formulir
- 88 -
11. Melakukan supervisi penyelenggaraan kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Supervisi Penyelenggaraan Kearsipan
Batasan Kegiatan melakukan supervisi (pengawasan dan pemantauan) penyelenggaraan
kearsipan, mengenai pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan
pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan
Ketentuan (1) Supervisi menggunakan instrumen;
Teknis (2) Supervisi dilakukan terhadap implementasi kearsipan di setiap unit
pengolah dan unit kearsipan, atau lembaga kearsipan; dan
(3) Supervisi ditujukan kepada organisasi pencipta arsip dan lembaga
kearsipan.
Manfaat Laporan dimanfaatkan untuk melakukan pembinaan kearsipan.
Volume (1) Supervisi dilakukan minimal setiap tahun terhadap satu pencipta arsip dan/atau
lembaga kearsipan dan diselesaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah
kegiatan; dan
(2) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Laporan supervisi yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan
unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal 2 orang)
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan belum lengkap karena data
yang diperoleh tidak semuanya dapat diolah.
laporan hasil supervisi terjadi kesalahan dalam analisis dan interpretasi data.
Contoh Format: Laporan Supervisi Penyelenggaraan Kearsipan
LAPORAN SUPERVISI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Objek Supervisi
3. Pelaksana
4. Metode
1. Penyajian data
2. Analisis data
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran : Tabulasi Data dari Instrumen
- 89 -
12. Melakukan kegiatan pengawasan kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Rencana Kerja Audit (RKA)
2. Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE)/ Laporan Audit Kearsipan Internal
(LAKI)
3. Laporan Hasil Monitoring Pengawasan Kearsipan
Batasan Kegiatan melakukan pengawasan terhadap pencipta arsip dan lembaga kearsipan
melalui penyusunan RKA, laporan audi kearsipan baik eksternal dan internal, dan
laporan hasil monitoring pengawasan kearsipan.
Ketentuan (1) Audit kearsipan meliputi pengawasan atas penyelenggaraan
Teknis kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan;
(2) Pengawasan terhadap tersedianya instrumen dalam pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelolaan arsip statis di lembaga
kearsipan;
(3) Pengawasan kearsipan dilakukan secara eksternal ataupun internal.
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan penyusunan RKA (minimal 12 halaman).
10 hari kerja/laporan hasil audit (minimal 15 halaman berikut hasil instrumen).
10 hari kerja/laporan hasil monitoring pengawasan kearsipan (minimal 15 halaman).
Manfaat Laporan digunakan sebagai bahan materi pemberian penghargaan dan/atau pemberian
sanksi.
Volume (1) Penyusunan laporan dalam setahun sesuai SKP;
(2) Laporan disusun dan dilakukan minimal setiap tahun sekali untuk objek yang sama
setelah pengawasan dilakukan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Laporan yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai uraian hasil
pengawasan.
laporan yang dibuat berbeda dengan objek yang sedang diawasi.
Contoh Format: Laporan Rencana Kerja Audit (RKA)
LAPORAN RENCANA KERJA AUDIT
A. Sasaran
B. Ruang Lingkup
C. Metodologi
D. Alokasi Sumber Daya
Lampiran
Contoh Format: Laporan Audit Kearsipan
LAPORAN AUDIT KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Hukum
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Penilaian Hasil Pengawasan
2. Kondisi Umum Objek Pengawasan
3. Pelaksana
C. Uraian Hasil Pengawasan
D. Penutup
Lampiran: Instrumen/Formulir Pengawasan
- 90 -
Contoh Format: Laporan Hasil Monitoring Pengawasan Kearsipan
LAPORAN HASIL MONITORING PENGAWASAN KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metodologi
C. Uraian Hasil Pelaksanaan
D. Penutup
13. Melakukan kegiatan pelaksanaan audit kearsipan dalam rangka pengawasan dan akreditasi kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Risalah Hasil Audit Sementara;
2. Data Verifikasi Hasil Pengisian Instrumen.
Batasan Kegiatan melaksanakan tahapan audit kearsipan melalui pengujian lapangan, verifikasi
hasil pengisian instrument, dan pengamatan lapangan. Kegiatan masing-masing
bersifat mandiri.
Ketentuan (1) Audit kearsipan dilakukan dalam rangka pengawasan atas penyelenggaraan
Teknis kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan;
(2) Pengawasan kearsipan dilakukan secara eksternal ataupun internal.
Norma Waktu 5 hari kerja/risalah (minimal 7 halaman)
5 hari kerja/data verifikasi (disertai tabulasi data)
3 hari kerja/hasil pengamatan lapangan
Manfaat Laporan (baik risalah hasil pengujian, data verifikasi, dan hasil pengamatan) dapat
digunakan sebagai bahan untuk memberikan hasil audit dalam rangka pengawasan
atau akreditasi kearsipan.
(2) Penyusunan laporan dilakukan minimal setiap tahun sekali untuk objek yang sama
setelah pengawasan dilakukan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai lampiran bukti
kegiatan atau data pendukung yang lengkap.
laporan risalah tidak ada uraian hasil, sementara laporan data verifikasi tidak ada
rekapitulasi nilai.
Contoh Format: Risalah Hasil Audit Sementara
RISALAH HASIL AUDIT SEMENTARA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Uraian Hasil
C. Penutup
- 91 -
Contoh Format: Laporan Data Verifikasi Hasil Pengisian Instrumen
LAPORAN DATA VERIFIKASI HASIL PENGISIAN INSTRUMEN
A. Isian Formulir
B. Rekapitulasi Nilai
14. Melakukan wawancara dalam rangka pengawasan kearsipan atau akreditasi kearsipan
Pelaksana : Arsiparis Ahli Muda, untuk wawancara pengawasan audit kearsipan
Arsiparis Ahli Madya, untuk wawancara akreditasi kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pelaksanaan Wawancara dalam rangka Pengawasan Kearsipan dan
Akreditasi Kearsipan.
Batasan Kegiatan melaksanakan wawancara terhadap stakeholder dalam rangka mendukung
pelaksanaan pengawasan dan akreditasi kearsipan.
Ketentuan (1) Materi wawancara terkait dengan penyelenggaraan kearsipan
Teknis (2) Materi wawancara disertai kisi-kisi wawancara..
Norma Waktu 5 hari/laporan termasuk isi ringkas wawancara
Manfaat Laporan digunakan sebagai bahan untuk melengkapi hasil audit kearsipan dalam
rangka pengawasan kearsipan dan akreditasi kearsipan.
(2) Penyusunan laporan dilakukan setelah wawancara dan kisi-kisi wawancara
disiapkan sebelum melakukan wawancara.
(2) Kisi-kisi wawancara
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tidak disertai lampiran kisi-kisi
wawancara.
laporan yang dibuat tidak ada rekomendasi sementara
Contoh Format: Laporan Pelaksanaan Wawancara Dalam Rangka Pengawasan/Akreditasi

Kearsipan
LAPORAN PELAKSANAAN WAWANCARA DALAM RANGKA PENGAWASAN/AKREDITASI

KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Kondisi faktual
2. Pemenuhan Standar
C. Rekomendasi Sementara
D. Penutup
Lampiran: Kisi-kisi wawancara
- 92 -
15. Menyusun rekomendasi hasil akreditasi kearsipan (ringkasan eksekutif)

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Ringkasan Eksekutif Akreditasi Kearsipan
Batasan Kegiatan menyusun risalah eksekutif akreditasi kearsipan
Ketentuan (1) Akreditasi dilakukan terhadap unit kearsipan, lembaga kearsipan, lembaga jasa
Teknis kearsipan, dan lembaga penyelenggara diklat kearsipan;
(2) Akreditasi menggunakan parameter terhadap: kebijakan kearsipan,
pengorganisasian, sistem pengelolaan arsip, SDM, serta sarana dan prasarana,
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan ringkasan eksekutif (minimal 7 halaman).
Manfaat Laporan ringkasan eksekutif dapat digunakan untuk memberi pengakuan formal
terhadap objek (unit kearsipan, lembaga kearsipan, lembaga jasa kearsipan, dan
lembaga penyelenggara diklat kearsipan) dalam penyelengaraan kearsipan, dalam
bentuk akreditasi yang dikeluarkan ANRI
Volume (1) Jumlah laporan ringkasan eksekutif dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan laporan ringkasan eksekutif minimal 3 (tiga) tahun sekali untuk objek
yang sama dan dapat diperbarui
Bukti Kerja (1) Laporan yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan yang
mempunyai kewenangan untuk memberikan akreditasi kearsipan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan belum lengkap tidak disertai
lampiran pendukung.
laporan tidak disertai uraian singkat hasil akreditasi .
Contoh Format: Laporan Ringkasan Eksekutif Akreditasi Kearsipan
LAPORAN RINGKASAN EKSEKUTIF AKREDITASI KEARSIPAN
A. Nama objek audit

B. Waktu pelaksanaan audit
C. Maksud dan Tujuan
D. Uraian Singkat Hasil Pelaksanaan
16. Menyusun Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN)

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN)
Batasan Kegiatan menyusun LHPKN terhadap implementasi penyelenggaraan kearsipan yang
terdapat di lingkungan pencipta arsip (tingkat pusat dan daerah) dalam rangka
penegakkan hukum.
Ketentuan Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan dan
Teknis penegakkan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Manfaat Laporan digunakan untuk memberi penghargaan dan/atau pemberian sanksi
Volume (1) Jumlah LHPKN dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan LHPKN dilakukan minimal setiap 5 tahun sekali untuk objek yang
sama.
Bukti Kerja (1) Laporan yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan yang
mempunyai kewenangan untuk melakukan pengawasan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan belum lengkap tidak disertai
lampiran pendukung.
laporan yang dibuat tidak ada uraian hasil pengawasan.
- 93 -
Contoh Format: Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN
LAPORAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN NASIONAL
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Uraian Hasil Pengawasan
D. Penutup
Lampiran: Rekapitulasi LAKE/LAKI
17. Menyusun telaah, analisis dan pertimbangan pemberian penghargaan kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah Pertimbangan Pemberian Penghargaan Kearsipan
Batasan Kegiatan menyusun telaah, analisis, dan pertimbangan dalam rangka pemberian
penghargaan kepada pencipta arsip (pengelolaan arsip dinamis) dan lembaga
kearsipan (pengelolaan arsip statis).
Ketentuan (1) Penghargaan diberikan kepada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan;
Teknis (2) Penghargaan diberikan berdasarkan prestasi dan capaian yang diperoleh
lembaga kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan statis dan
pembinaan kearsipan dalam waktu periode tertentu.
Norma Waktu 10 hari kerja/telaah (minimal 13 halaman disertai data pendukung).
Manfaat Menjadi dasar rujukan/referensi dalam memberi penghargaan kearsipan bagi pencipta
arsip dan lembaga kearsipan.
Volume (1) Jumlah telaah dalam setahun sesuai SKP;
(2) Telaah diselesaikan paling lama 10 (sepuluh) hari sejak ada
penugasan.
Bukti Kerja (1) Telaah tentang pertimbangan penghargaan kearsipan bagi pencipta arsip dan
lembaga kearsipan yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan belum terpenuhi masih ada
kekurang lengkapan dalam menelusuri rekam jejak pencipta arsip/lembaga kearsipan
dan data pendukung kurang lengkap
laporan memperlihatkan hasil analisis yang berbeda dengan rekomendasi.
Contoh Format: Telaah Pemberian Pertimbangan Penghargaan Kearsipan bagi Pencipta

Arsip dan/atau Lembaga Kearsipan
TELAAH PEMBERIAN PERTIMBANGAN PENGHARGAAN KEARSIPAN

BAGI PENCIPTA ARSIP ATAU LEMBAGA KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Permasalahan
C. Praanggapan
D. Fakta yang mempengaruhi
E. Hasil analisis
F. Rekomendasi
Lampiran: Data Pendukung
- 94 -
18. Menyusun telaah dan analisis pemberian pertimbangan sanksi kearsipan bagi perorangan, pencipta arsip
dan lembaga kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Telaah dan Analisis Pertimbangan Pemberian Sanksi Kearsipan bagi Perorangan,
Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan
Batasan Kegiatan menyusun pertimbangan pemberian sanksi kepada perorangan, pencipta
arsip dan lembaga kearsipan dalam pengelolaan arsip statis mulai dari sejak akuisisi,
pengolahan, preservasi, akses arsip statis.
Ketentuan (1) Sanksi diberikan kepada Perorangan , Pencipta Arsip dan Lembaga
Teknis Kearsipan;
(2) Sanksi diberikan terhadap pelaku pelanggar dalam menyelenggarakan
kearsipan dalam waktu periode tertentu.
Norma Waktu 5 hari kerja/telaah (minimal 8 halaman) untuk setiap pelaksana.
Manfaat Menjadi dasar rujukan/referensi dalam memberi sanksi bagi perorangan, pencipta
arsip, dan lembaga kearsipan.
Volume (1) Jumlah telaah dilakukan setiap ada kasus dalam setahun sesuai SKP;
(2) Telaah diselesaikan paling lama 5 (lima) hari kerja sejak ada
penugasan.
Bukti Kerja (1) Telaah tentang pertimbangan pemberian sanksi bagi perorangan, pencipta arsip,
lembaga kearsipan yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format telaah belum didukung oleh data
pendukung.
telaah tidak mampu menjelaskan alasan pertimbangan pemberian sanksi (unsur
pidana) kepada personal, pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
Contoh Format: Telaah Pertimbangan Pemberian Sanksi Kearsipan bagi perorangan

Pencipta Arsip, dan Lembaga Kearsipan
TELAAH DAN ANALISIS PERTIMBANGAN PEMBERIAN SANKSI KEARSIPAN

BAGI PERORANGAN, PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Permasalahan
C. Pra anggapan
D. Fakta Yang Mempengaruhi
E. Hasil analisis
F. Rekomendasi (dikaitkan dengan sanksi dalam UU Nomor 43 Tahun 2009)
G. Penutup
Lampiran: Bukti pendukung
- 95 -
19. Melakukan monitoring dan evaluasi sistem informasi kearsipan

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan
Batasan Kegiatan memonitoring dan mengevaluasi (monev) terhadap sistem informasi
kearsipan yang terdapat di lingkungan pencipta arsip atau lembaga kearsipan, maupun
terhadap Jabatan fungsional Arsiparis.
Ketentuan (1) Monev sistem informasi kearsipan memuat secara lengkap
Teknis penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan lembaga kearsipan,
termasuk penerapan aplikasi SIKD dan SIKS; dan
(2) Monev ditujukan kepada organisasi pencipta dan lembaga kearsipan.
Manfaat Bahan penyempurnaan dalam merumuskan kebijakan kearsipan nasional.
Volume (1) Monev dilakukan terhadap lembaga/organisasi pencipta arsip dan
lembaga kearsipan, minimal dilakukan 5 tahun sekali untuk lokus yang sama;
(2) Jumlah laporan monev dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Laporan monev yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan monev belum lengkap karena
instrument /tabulasi data belum dilampirkan.
laporan monev tidak menjelaskan hasil analisis.
Contoh Format: Laporan Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan
LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Objek Supervisi
3. Pelaksana
4. Metode
1. Penyajian data
2. Analisis data
E. Rekomendasi
F. Penutup
Lampiran : Tabulasi Data dari Instrumen
- 96 -
20. Melakukan analisis rencana kebutuhan jabatan Arsiparis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Analisis Rencana Kebutuhan Jabatan Arsiparis
Batasan Kegiatan menganalisis rencana kebutuhan jabatan arsiparis untuk disampaikan dalam
e-formasi pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
Ketentuan Mensinkronkan kebutuhan arsiparis dengan analisis beban kerja, kompetensi arsiparis
Teknis di setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
Manfaat Laporan digunakan untuk merencanakan kebutuhan arsiparis di pencipta arsip/lembaga
kearsipan.
(2) Penyusunan laporan dilakukan minimal setiap 5 (lima) untuk setiap lokus.
Bukti Kerja (1) Laporan analisis rencana kebutuhan arsiparis yang telah mendapat persetujuan/
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan belum lengkap karena
minimnya data arsiparis sebagai informan.
laporan tidak menjelaskan hasil analisis.
Contoh Format: Laporan Analisis Rencana Kebutuhan Arsiparis
LAPORAN ANALISIS RENCANA KEBUTUHAN ARSIPARIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
1. Penyajian Data
2. Analisis Data
a. Analisis Beban Kerja
b. Standar Kompetensi
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Tabulasi Data
- 97 -
21. Melakukan evaluasi tugas dan fungsi jabatan Arsiparis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Evaluasi Tugas dan Fungsi Jabatan Arsiparis
Batasan Kegiatan mengevaluasi fungsi dan tugas jabatan arsiparis sesuai standar kompetensi
dan standar kualitas hasil kerja arsiparis.
Ketentuan (1) Evaluasi terhadap fungsi dan tugas Arsiparis di setiap jenjang jabatan;
Teknis (2) Parameter yang digunakan diantaranya analisis beban kerja, standar
kompetensi, dan penempatan arsiparis dalam suatu unit kerja.
Manfaat Menghasilkan Analisis Kebutuhan Arsiparis.
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP
(2) Penyusunan laporan setiap 3 tahun sekali dan diselesaikan paling lambat 10
(sepuluh) hari kerja setelah ada penugasan.
Bukti Kerja (1) Laporan evaluasi fungsi dan tugas jabatan yang telah mendapat
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan masih minim mengenai sumber
data termasuk informan Arsiparis.
laporan tidak disertai dengan hasil analisis.
Contoh Format: Laporan Evaluasi Fungsi dan Tugas Jabatan Arsiparis
LAPORAN EVALUASI FUNGSI DAN TUGAS JABATAN ARSIPARIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Objek Evaluasi
4. Metode
1. Penyajian Data
a. Arsiparis Dalam Jenjang Jabatan
b. Penempatan Arsiparis
c. Pengembangan Arsiparis
2. Analisis Data
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Tabulasi data dan instrumen
- 98 -
22. Melaksanakan kegiatan uji kompetensi dalam rangka sertifikasi Arsiparis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan pelaksanaan Sertifikasi Arsiparis berikut data pendukung:
1. Hasil pengolahan data SDM dan verifikasi calon asesi dalam rangka mengikuti
Sertifikasi;
2. Materi bahan uji kompetensi;
3. Sertifikat Bimtek Sertifikasi;
4. Rekapitulasi Hasil Penilaian Sertifikasi;
5. Berita Acara dan Keputusan Hasil penilaian Sertifikasi;
6. Sertifikat Sertifikasi Arsiparis
Batasan Kegiatan melaksanakan uji kompetensi dalam rangka sertifikasi Arsiparis pada instansi
pembina (ANRI) melalui pengolahan data SDM, verifikasi adminsitrasi dan portofolio
calon asesi, menyiapkan sertifikat bimtek, melakukan rekapitulasi hasil penilaian,
membuat dan menyiapkan rekapitulasi hasil penilaian, berita acara dan keputusan hasil
penilaian sertifikasi, serta menyiapkan sertifikat sertifikasi Arsiparis.
Ketentuan (1) Pelaksanaan kegiatan uji kompetensi meliputi kenaikan jenjang jabatan Arsiparis
Teknis dan peningkatan kompetensi pekerjaan teknis tertentu;
(2) Sertifikat diberikan hanya kepada yang lulus uji kompetensi
Norma Waktu H-15 sebelum pelaksanaan dan H+90 paskapelaksanaan.
Manfaat Kenaikan jabatan dan pengembangan fungsional Arsiparis
Volume Sertifikat Uji Kompetensi diberikan kepada Arsiparis yang akan mendudukan jabatan
setingkat lebih tinggi dari jabatan sebelumnya, paling cepat 2 (dua) tahun sekali.
Bukti Kerja Laporan pelaksanaan sertifikasi Arsiparis berikut data pendukung;
(1) Fotokopi daftar calon asesi
(2) Fotokopi daftar materi bahan uji kompetensi;
(3) Fotokopi daftar nama penerima sertifikat bimtek;
(4) Fotokopi rekapitulasi hasil penilaian;
(5) Fotokopi berita acara
(6) Fotokopi daftar nama asesi yang lulus dan penerima sertifikat sertfikasi Arsiparis.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan masih kurang lengkap ada
beberapa data pendukung yang tidak disertakan.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja dan data pendukung, masih ditemukan
kesalahan besar, yaitu data pendukung tidak sesuai antara calon asesi, rekapitulasi
hasil penilaian, dan daftar nama asesi yang lulus sertifikasi.
Contoh Format : Laporan Pelaksanaan Sertifikasi Arsiparis
LAPORAN PELAKSANAAN SERTIFIKASI ARSIPARIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana dan Peserta Asesi
3. Jenis dan Metode Sertifikasi
1. Penyajian data
2. Analisis data
3. Hambatan dan Pemecahan Masalah
4. Penutup
Lampiran : Data Pendukung (lengkap)
- 99 -
23. Menyusun materi uji kompetensi dalam rangka sertifikasi Arsiparis

Pelaksana : Arsipais Ahli Utama, untuk semua jenjang jabatan kecuali Arsiparis Ahli Utama
Arsiparis Ahli Madya, untuk semua jenjang jabatan kecuali Arsiparis Ahli Madya dan
Arsiparis Ahli Utama
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Menyusun Materi Uji Kompetensi Arsiparis.
Batasan Kegiatan melakukan sertifikasi SDM Kearsipan khususnya persiapan penyusunan
materi uji kompetensi pada tiap jenjang jabatan dan/atau teknis tertentu
Ketentuan Materi uji kompetensi dan parameter penilaian pada uji kompetensi pada setiap jenjang
Teknis jabatan dan kompetensi bidang tertentu;
Norma Waktu 10 menit/nomor soal (pilihan ganda), maksimal 100 nomor/minggu
15 menit/nomor soal praktek, maksimal 3 nomor/minggu
20 menit/orang untuk diwawancara
Manfaat Materi uji kompetensi digunakan untuk kegiatan sertifikasi Arsiparis.
Volume (1) Jumlah materi uji kompetensi dibuat setiap menyelenggarakan
Sertifikasi atau dikumpulkan dalam bentuk bank data soal dalam setahun sesuai
SKP;
(2) Penyelesaian laporan hasil uji kompetensi paling lama 14 hari setelah
sertifikasi dilaksanakan.
Bukti Kerja (1) Laporan penyusunan materi uji kompetensi telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan ;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan penyusunan materi uji
kompetensi tidak disertai jawaban uji kompetensi.
laporan penyusunan materi uji kompetensi tidak sesuai dengan kompetensi yang
diikutinya
Contoh Format: Laporan Penyusunan Materi Uji Kompetensi Arsiparis
LAPORAN PENYUSUNAN MATERI UJI KOMPETENSI ARSIPARIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Peserta yang di sertifikasi
4. Metode dan Sumber Referensi
1. Parameter Penyusunan Uji Kompetensi
2. Materi uji kompetensi
D. Penutup
Lampiran: Soal materi dan jawaban Uji Kompetensi
- 100 -
24. Melakukan penilaian kompetensi dalam rangka sertifikasi arsiparis dan sebagai Asesor
Pelaksana : Arsiparis Ahli Madya, hasil penilaian materi dari jenjang Arsiparis Terampil
sampai Arsiparis Ahli Muda
Arsiparis Ahli Utama, materi dari jenjang Arsiparis Terampil sampai Arsiparis
Ahli Madya
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Menilai Hasil Uji Kompetensi Arsiparis
Batasan Kegiatan melakukan penilaian hasil uji kompetensi Arsiparis, serta melakukan
wawancara (asesor)
Ketentuan Khusus wawancara hanya dilakukan oleh ANRI dan Asesor
Teknis
Norma Waktu 2 menit/nomor hasil penilaian, minimal hasil penilaian 10 orang/hari
20 menit/wawancara
Manfaat Hasil penilaian untuk menentukan kelulusan Arsiparis dalam mengikuti sertifikasi.
Volume (1) Hasil penilaian dibuat setiap pelaksanaan Sertifikasi dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyelesaian penilaian paling lambat 15 hari setelah sertifikasi dilaksanakan.
Bukti Kerja (1) Laporan hasil penilaian uji kompetensi dan/atau asesor yang telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan ;
dalam jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun hasil penilaian uji kompetensi tidak
disertai nilai.
laporan hasil penilaian uji kompetensi ada kesalahan dalam pemeriksaan
Contoh Format: Laporan Hasil Penilaian Uji Kompetensi Arsiparis
LAPORAN HASIL PENILAIAN UJI KOMPETENSI ARSIPARIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Peserta yang di sertifikasi
4. Metode dan Sumber Referensi
1. Verifikasi uji kompetensi
2. Tabulasi hasil penilaian
3. Rekomendasi dan Predikat Peserta Uji Kompetensi
D. Penutup
Lampiran: Tabulasi hasil penilaian uji kompetensi
- 101 -
25. Melakukan evaluasi paskasertifikasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Evaluasi Paskasertifikasi
Batasan Kegiatan mengevaluasi pelaksanaan sertifikasi Arsiparis, baik itu dalam jabatan
maupun teknis tertentu yang dilakukan oleh ANRI maupun ANRI bekerjasama dengan
pihak lain.
Ketentuan (1) Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan sertifikasi dalam jabatan dan
Teknis teknis tertentu dalam satu tahun;
(2) Evaluasi terhadap penyelenggaraan sertifikasi yang dilaksanakan oleh ANRI
maupun yang diselenggarakan antara ANRI bekerjasama dengan pihak lain.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk pembinaan ANRI dalam rangka pengembangan JFA.
Format Laporan sekurang-kurangnya sesuai contoh format.
(2) Laporan evaluasi minimal 1 kali dalam setahun untuk setiap penyelenggaraan
sertifikasi .
Bukti Kerja (1) Laporan evaluasi yang telah diketahui/ditandatangani oleh minimal pimpinan yang
mempunyai kewenangan pembinaan JFA ;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan evaluasi beum
diketahui/ditandatangani oleh minimal pimpinan setingkat eselonering II yang
mempunyai kewenangan melakukan pembinaan JFA.
laporan tidak disertai hasil evaluasi dan rekomendasi penyelenggaraan sertifikasi.
Contoh Format: Laporan Evaluasi Paskasertifikasi
LAPORAN EVALUASI PASKASERTIFIKASI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu Evaluasi
2. Periode Evaluasi
3. Pelaksana
4. Metode
1. Penyajian Data
2. Analisis data
E. Penutup
1. Kesimpulan
2. Rekomendasi
Daftar Pustaka
Lampiran dan Tabulasi Data
- 102 -
26. Melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis

Pelaksana :
Arsiparis Ahli Pertama, untuk tingkat Instansi (menilai Arsiparis jenjang Keterampilan dan
Arsiparis Ahli Pertama)
Arsiparis Ahli Muda, untuk tingkat Instansi (menilai Arsiparis jenjang Keterampilan, Arsiparis Ahli
Pertama dan Arsiparis Ahli Muda)
Arsiparis Ahli Madya, untuk tingkat Instansi (menilai Arsiparis jenjang Keterampilan, Arsiparis Ahli
Pertama, Arsiparis Ahli Muda, dan Arsiparis Ahli Madya) dan tingkat
Pembina (menilai Arsiparis Ahli Madya)
Arsiparis Ahli Utama, untuk tingkat instansi dan tingkat pembina
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi dan Tingkat Pembina
Batasan Kegiatan menilai prestasi kerja arsiparis terhadap arsiparis yang berada dibawah
jenjang jabatannya, sesuai SKP, standar kompetensi dan standar kualitas hasil kerja
arsiparis.
Ketentuan (1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan arsiparis;
Teknis (2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau sama dengan
arsiparis yang dinilai;
Norma Waktu 45 menit/hasil verifikasi penilaian, maksimal 4 orang/hari.
Manfaat Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka Kredik (PAK) prestasi kinerja
Arsiparis
Format Sekurang-kuranya sesuai contoh.
Volume (1) Laporan dilaksanakan pada awal tahun atau setiap bulan, jumlah laporan dalam
setahun sesuai SKP;
(2) Waktu verifikasi paling lama 2 minggu
Bukti Kerja (1) Fotokopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis;
(2) Fotokopi SK. Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
Nilai Kualitas
kekurang lengkapan pada identitas Arsiparis yang dinilai.
format formulir verifikasi tidak mencantumkan alasan hasil nilai yang telah diverifikasi
dan belum ada total angka kredit komulatif (AKK) dan/atau rekomendasi.
Contoh Format: Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis
1. Nama Penilai
NIP
Nama Arsiparis yang di verifikasi
NIP
Unit Kerja/Instansi
2. Jumlah Rincian dalam SKP 2. Hasil verifikasi dan Nilai
a. Tugas Pokok c. Tugas Pokok
1. …….. 1. ………
2. …….. 2. ………
b. Tugas Tambahan d. Tugas Tambahan
1. …….. 3. ……….
2. …….. 4. ……….
Nilai Alasan : Catatan :
3. …………….. (sesuai kategori nilai)…….
4. ……… ……. (sesuai kategori nilai)…….
5. …………….. (sesuai kategori nilai)…….
6. Dst
5. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) ……. x 60 % = ……..
6. Nilai Perilaku Kerja ……X 40 % =……..+
7. Nilai Prestasi Kerja ………. ( predikat)
REKOMENDASI :
Penilai/Verifikasi
………………..
- 103 -
D. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI
1. Melakukan identifikasi dan pengolahan data

Pelaksana : Arsiparis Ahli Pertama, untuk arsip inaktif, arsip vital, dan arsip statis
Arsiparis Ahli Muda, untuk arsip terjaga
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja (1) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Inaktif
(2) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Vital
(3) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Statis
(4) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengolah data informasi arsip menjadi informasi dan mempublikasikan untuk
kepentingan masyarakat melalui pemanfaatan JIKN.
Ketentuan (1) Unit pengolah sudah menjadi sub bagian dari unit kearsipan dan telah
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Daftar diperbarui setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar informasi arsip yang telah dipublikasikan dalam
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau fotokopi daftar informasi arsip
yang telah ditampilkan dalam PPID mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah;
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun informasi belum didukung data daftar
arsip.
arsip yang dipublikasikan termasuk kategori informasi yang dikecualikan.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Inaktif
Nama Pencipta Arsip: ……………..

No Uraian Nomor Nomor Kode Bentuk Tingkat Tanggal Ket.
informasi Berkas Item Klasifikasi Naskah perkembangan Klasifikasi
arsip vital Arsip Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Vital

& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Terjaga

- 104 -

& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
2. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi untuk SIKN dan JIKN
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Identifikasi Daftar Informasi Arsip Statis
Batasan Kegiatan mengolah data informasi arsip statis menjadi informasi dan mempublikasikan
untuk kepentingan masyarakat dengan memanfaatkan JIKN
Ketentuan (1) Unit kearsipan pencipta arsip telah terintegrasi dalam Sistem Informasi
Teknis Kearsipan Nasional (SIKN);
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Daftar diperbarui setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi daftar informasi arsip statis yang telah dipublikasikan dalam
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau fotokopi daftar informasi arsip
statis yang telah ditampilkan dalam PPID mendapat persetujuan/ ditandatangani
oleh pimpinan unit pengolah;
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun informasi belum didukung data daftar
arsip aktif statis.
arsip yang dipublikasikan termasuk kategori informasi yang dikecualikan.
Nama Pencipta arsip: ……..

arsip terjaga Arsip Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
II. TUGAS TAMBAHAN UNTUK SEMUA JENJANG ARSIPARIS
1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang Kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Sertifikat/Piagam Penghargaan/Surat Keterangan
Batasan Kegiatan menghadiri/ mengikuti secara langsung pertemuan ilmiah di bidang kearsipan,
seperti Seminar/Workshop/Lokakarya/ Simposium/Ekspose/ Diskusi Ilmiah dan
sejenisnya, atas perintah pimpinan atau undangan mandiri:
Norma Waktu 2 jam/kegiatan
Format Sertifikat/Piagam penghargaan/Surat Keterangan sekurang-kurangnya memuat
informasi: nama kegiatan, status keikutsertaan, waktu dan tempat kegiatan, nama dan
logo penyelenggara, dan tanda tangan penanggungjawab kegiatan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi sertifikat/piagam penghargaan/surat keterangan yang dikeluarkan oleh
lembaga resmi dan diakui pemerintah;
atau
(2) Fotokopi surat perintah/surat undangan yang telah di verifikasi oleh penyelenggara
2. Menemukan dan mengembangkan teknologi tepat guna di bidang kearsipan

- 105 -
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Naskah keputusan atas produk temuan teknologi tepat guna
Batasan Kegiatan menemukan teknologi tepat guna di bidang kearsipan dan mendapatkan
pengakuan dengan cara perekayasaan, pembaruan, penyesuaian, penerapan ilmu
pengetahuan dan/atau teknologi di bidang kearsipan atas perintah pimpinan atau
mandiri.
Norma Waktu 12 bulan/naskah
Format (1) Naskah akademik diketahui oleh pimpinan unit kerjanya;
(2) Produk telah didukung/ditetapkan oleh Keputusan pimpinan sesuai dengan
kewenangannya.
Bukti Kerja (1) Fotokopi naskah keputusan pimpinan atas produk hasil temuan teknologi tepat
guna yang disahkan dan ditandatangani oleh Kepala ANRI (tingkat nasional)/
Kepala Daerah (tingkat daerah)/ Pimpinan pencipta arsip (tingkat pencipta
arsip)/ Pimpinan Perguruan Tinggi (Perguruan Tinggi);
(maksimal 3 orang)
3. Menjadi anggota profesi Arsiparis yang bersifat nasional atau internasional
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Tanda KeanggotaanOrganisasi Profesi Kearsipan
Batasan Kegiatan menjadi anggota organisasi profesi kearsipan: internasional/ nasional/
regional/ dan institusional secara mandiri.
Norma Waktu Satu kali pengajuan, selama menjadi anggota
Format Dalam bentuk kartu anggota/ surat keterangan sekurang-kurangnya mencantumkan
nama dan alamat organisasi profesi, nama anggota, nomor anggota, masa berlaku
keanggotaan.
Bukti Kerja Fotokopi kartu keanggotaan organisasi profesi ataupun surat keterangan lain yang
dikeluarkan oleh Pengurus organisasi profesi.
4. Memperoleh penghargaan/ tanda jasa kehormatan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Piagam Penghargaan/ Tanda Jasa Kehormatan
Batasan Memperoleh tanda penghargaan dari pemerintah atas jasa pengabdian sebagai PNS
Norma Waktu Satu kali pengajuan
Format Piagam Penghargaan meliputi:
(1) Penghargaan karya satya lencana karya, diberikan untuk PNS yang telah
mengabdi 10 tahun, 20 tahun, dan 30 tahun;
(2) Penghargaan lain, hanya diberikan sekali selama mengabdi menjadi arsiparis di
tingkat internasional/nasional/regional/institusional.
Bukti Kerja Fotokopi piagam penghargaan
5. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Ijazah Diploma/ S1/ S2/ S3
Batasan Memperoleh ijazah lain yang mendukung tugas dan jabatan Arsiparis, baik tugas
belajar ataupun mandiri.
Norma Waktu Minimal ditempuh 2 tahun
Format Ijazah:
(1) Lulusan dari perguruan tinggi yang diakui oleh pemerintah, baik dalam negeri dan
luar negeri;
(2) Sesuai klasifikasi pendidikan yang mendukung kegiatan profesi arsiparis.
Bukti Kerja (1) Fotokopi ijazah terakhir yang dilegalisir oleh pimpinan perguruan tinggi;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan lain dari pimpinan unit kerja.
6. Menjadi anggota dalam Tim Penilai Kinerja Arsiparis
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja SK Tim Anggota Tim Penilai Prestasi Kinerja Arsiparis
Batasan Kegiatan menjadi anggota Tim penilai kinerja jabatan arsiparis baik tingkat pembina
ataupun instansi atas perintah pimpinan.
Norma Waktu 1 hari/orang yang dinilai
Format Formulir DUPAK sekurang-kurangnya mencantumkan
(1) Identitas nama, pangkat/jabatan, asal instansi dari arsiparis yang dinilai, serta
nama penilai;
(2) Hasil penilaian yang disetujui berikut rincian pekerjaannya; dan
(3) Keterangan alasan suatu pekerjaan tidak dinilai ataupun tidak sesuai dengan
pengajuan semula
Bukti Kerja (1) Fotokopi SK Tim Penilai Kinerja Jabatan Arsiparis;
(2) Fotokopi DUPAK
7. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan

- 106 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Tulisan Karya Ilmiah di bidang Kearsipan
Batasan Kegiatan membuat/menyusun karya tulis ilmiah baik yang berasal dari
pemikiran/gagasan sendiri ataupun hasil kajian/penelitian di bidang kearsipan dan
dipublikasikan, yang dilakukan atas perintah pimpinan atau mandiri.
Norma Waktu a. Buku, minimal 1 tahun
b. Hasil penelitian yang dipublikasikan, minimal 1 minggu
c. Hasil penelitian yang tidak dipublikasikan, minimal 5 hari
d. Artikel, minimal 2 hari
e. Terjemahan, minimal 2 hari
f. Makalah yang telah dipresentasikan, minimal 2 hari
Format a. Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
(1) Buku disertai kata pengantar dari pimpinan lembaga kearsipan ataupun
pejabat/tokoh yang berkompeten dengan materi tulisan;
(2) Materi buku merupakan pencerahan dan pengembangan wawasan mengenai
kearsipan;
(3) Buku diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara nasional; dan
(4) Buku minimal 50 halaman dan didukung minimal 15 daftar pustaka.
b. Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam bentuk penelitian di Jurnal:
(1) Karya tulis mencantumkan: judul, latar belakang masalah, tujuan penelitian,
teori/tinjauan pustaka, metodologi, analisis dan pembahasan, dan kesimpulan;
(2) Jurnal diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara nasional; dan
(3) Karya tulis minimal 12 halaman dan didukung minimal 5 daftar pustaka.
c. Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan dalam bentuk penelitian:
(1) Karya tulis mencantumkan: judul, daftar isi, latar belakang masalah, tujuan
penelitian, teori/tinjauan pustaka, metodologi, analisis dan pembahasan, dan
kesimpulan;
(2) Bersumber dari minimal 10 daftar pustaka;
(3) Mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pejabat struktural yang menguasai
pekerjaan dari topik penelitian, atau 2 orang pejabat fungsional arsiparis yang
pangkat dan jabatannya minimal setingkat jabatannya, dan menguasai
pekerjaan dan topik penelitiannya;
(4) Terdokumentasikan dalam perpustakaan organisasinya; dan
(5) Cetakan minimal 20 halaman dan didukung minimal 10 daftar pustaka.
d. Artikel/ tulisan populer bidang kearsipan yang dipublikasikan dalam Media
Massa/Majalah:
(1) Koran/Majalah/E-Paper yang diterbitkan dalam ISBN/berbadan hukum,
dan beredar secara nasional ataupun lokal/kampus;
(2) Artikel minimal 3 halaman.
e. Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke bahasa Indonesia:
(1) Buku diterbitkan secara internasional atau makalah yang telah
disampaikan dalam sutu forum ilmiah kearsipan internasional;
(2) Terjemahan minimal 10 halaman.
f. Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di dalam suatu pertemuan
ilmiah:
(1) Makalah telah dipresentasikan dalam forum ilmiah (penyuluhan,
apresiasi, ekspose, seminar, simposium, lokakarya dan sejenisnya) ;
(2) Makalah minimal 8 halaman dan didukung minimal 5 daftar pustaka.
Bukti Kerja a. Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
(1) Fotokopi cover buku, kata pengantar, dan daftar isi, serta 3 halaman
depan dan 3 halaman belakang, termasuk daftar pustaka;
(2) Surat perintah atau keterangan lain dari atasan langsung; (3) Kegiatan
dilakukan oleh perorangan ataupun kelompok (maksimal 4 orang)
b. Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam bentuk penelitian di Jurnal:
(1) Fotokopi cover jurnal dan karya tulis;
(2) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang)
c. Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan dalam bentuk penelitian:
(1) Fotokopi karya tulis;
(2) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang);
(3) Fotokopi persetujuan/ ditandatangani oleh pejabat struktural yang
menguasai pekerjaan dari topik penelitian, atau 2 orang pejabat fungsional
arsiparis yang pangkat dan jabatannya minimal setingkat jabatannya, dan
menguasai pekerjaan dan topik penelitiannya.
d. Artikel/ tulisan populer bidang kearsipan yang dipublikasikan dalam Media
Massa/Majalah:
Fotokopi artikel yang mencantumkan nama media dan waktu publikasi;
g. Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke bahasa Indonesia:
(1) Fotokopi hasil terjemahan;
(2) Fotokopi cover buku dan daftar isi buku berbahasa asing, atau fotokopimakalah
berbahasa asing;
(3) Surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja .
e. Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di dalam suatu pertemuan
ilmiah:
(1) Makalah dan telah diverifikasi/ditandatangani oleh pihak penyelenggara/
pengawas kegiatan;
(2) Surat undangan/permintaan dari lembaga/organisasi profesi yang diakui
pemerintah.
8. Melakukan penyusunan/penyiapan bahan materi penyuluhan, bimtek, bimkos, apresiasi, sosialisasi

kearsipan, bahan ajar/modul diklat kearsipan
- 107 -
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Bahan ajar/ Materi
Batasan Kegiatan menyusun dan menyiapkan bahan/materi penyuluhan, bintek, apresiasi,
modul diklat, dan sosialisasi atas perintah pimpinan maupun permintaan/undangan
dari luar.
Norma Waktu 2 hari/materi
Format Bahan materi dapat dalam bentuk penulisan handout dan modul diklat (yang
diterbitkan oleh Universitas Terbuka, Pusdiklat ANRI, ataupun Badan Diklat di
masing-masing pencipta arsip.
Bukti Kerja Fotokopi bahan/materi handout yang telah diverifikasi oleh pimpinan unit kerja atau
pengawas tempat kegiatan diselenggarakan.
9. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan sesuai dengan tugas yang diberikan
Batasan Kegiatan kearsipan yang dilakukan atas perintah pimpinan, yaitu:
(1) Mengerjakan tugas pokok satu tingkat di atas/dibawah jenjang jabatan
(2) Mengerjakan tugas pokok unit kerja lain.
Norma Waktu Sesuai perintah, maksimal 6 bulan (semester)
Format Sesuai jenis pekerjaan dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja yang
menugaskan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi hasil pekerjaan;
(2) Fotokopi surat penugasan.
III. TUGAS TAMBAHAN KHUSUS BAGI ARSIPARIS KATEGORI KEAHLIAN
1. Melakukan kajian, telaah/ analisis kearsipan atau naskah akademik dalam bentuk policy brief
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Naskah kajian/telaah/analis kearsipan/naskah akademik/policy brief
Batasan Kegiatan mengkaji, menelaah, dan menganalisis kegiatan diluar tugas pokok
Arsiparis atas perintah pimpinan.
Norma Waktu 3 hari/kegiatan
Format Memuat aspek filosofis, sosiologis dan yuridis secara singkat, teori kearsipan yang
mendukung, permasalahan/persoalan, praanggapan (data dan fakta kondisi sekarang
dan akan datang), hasil analisis, dan rekomendasi;
Bukti Kerja Hasil telaah yang telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit
kerja yang menugaskan, serta kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
(masimal 4 orang)
2. Mengajar/melatih di bidang kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Surat perintah yang telah di verifikasi oleh penyelenggara
Batasan Kegiatan mengajar/melatih di bidang kearsipan atas perintah pimpinan atau diperintah
Pusat/Badan Diklat.
Norma Waktu 2 jam/materi
Format Surat perintah sekurang-kurangnya mencantumkan nama diklat dan dilengkapi
lampiran jadwal pengajaran yang mencantumkan nama pelajaran maupun bobot jam
mengajar
Bukti Kerja (1) Fotokopi surat perintah;
(2) Lampiran jadwal diverifikasi/ditandatangani oleh pengawas atau
penanggungjawab kegiatan
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
MUSTARI IRAWAN

Perka - 23 - 2017 Revisi Perka 5 2016 TTG SKHK PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perka - 23 - 2017 Revisi Perka 5 2016 TTG SKHK PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwadalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

8. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 24

b. Batasan, penjelasan mengenai hasil kerja

2. Ketentuan ayat (1) dan ayat (2) Pasal 5 diubah, serta

(2) Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis Kategori

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesiaini mulai

STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS

I. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS KATEGORI KETERAMPILAN

A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit Kearsipan

No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Kepada Ket

Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan

No Tanggal Nomor dan Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

2. Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta

Contoh Format: Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi arsip

3. Melakukan pemberkasan arsip aktif

Contoh Format: Daftar Berkas

Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………

Contoh Format: Daftar Isi Berkas

Nama Unit pengolah/unit kerja : ……………………….

Contoh Format: Daftar Arsip Aktif

Nama Unit pengolah/unit kerja: ………………………

4. Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan

Pelaksana : Arsiparis Mahir

Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan

Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………

5. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

Pelaksana : Arsiparis Mahir

Contoh Format : Laporan Pemindahan Arsip Inaktif

LAPORAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Contoh Format: Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Puhak Pertama, Pihak Kedua,

6. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif

Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………

Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi

LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG AKAN DIAUTENTIKASI

Lampiran : Daftar arsip dinamis yang akan di autentikasi

8. Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis

Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media

LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DI ALIH MEDIA

Lampiran : Daftar arsip dinamis yang di alih media

Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

Contoh Format: Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis

Puhak Pertama, Pihak Kedua,

9. Melakukan identifikasi arsip vital

Contoh Format : Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital

LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP VITAL

10. Melakukan pengelolaan arsip vital

Contoh Format: Daftar Arsip Vital

Nama Pencipta Arsip: ……………………….

11. Melakukan pemberkasan arsip terjaga

Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

12. Melakukan identifikasi arsip terjaga

Contoh Format: Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga