MATERI PEMBELAJARAN

KOMPETENSI DASAR 3.6

DISUSUN OLEH :

NAMA : VINTA DELIYANI

KELAS : XI MP 2
JURUSAN : MANAJEMEN PERKANTORAN
SEMESTER : GENAP/ II

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMK NEGERI 1 KOTA JAMBI
GAMBAR ATAU KUNCI POKOK DAN PEMBAHASAN
ILUSTRASI
1 2
A. Menjelaskan Definisi Mesin Komunikasi Kantor

1. Pengertian Mesin
a. Menurut KBBI
Mesin adalah perkakas untuk menggerakkan atau
membuat sesuatu yang dijalankan dengan roda
atau digerakkan oleh tenaga manusia dengan
menggunakan bahan bakar atau tenaga alam.

b. Menurut Wikipedia
Mesin adalah alat mekanik atau elektrik yang
mengirim atau mengubah energi untuk
melakukan atau membantu pekerjaan manusia.

2. Pengertian Komunikasi
a. Menurut KBBI
Komunikasi adalahPengiriman dan
penerimaan pesan atau berita antara dua orang
atau lebih.

b. Menurut Ahmad S.Rucky

Komunikasi adalah proses pemindahan dan
pertukaran pesan,dimana dilakukan dengan
tujuan untuk bisa dipahami oleh penerima pesan
tersebut.

3. Pengertian Kantor
a. Menurut Para Ahli
 Moekijat, Kantor adalah setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha.

 Atmosudirjo, Kantor adalah unit organisasi

terdiri atas tempat,staf,personil dan operasi
ketatausahaan guna membantu pimpinan

Jadi, dari beberapa pendapat diatas dapat

disimpulkan bahwa mesin adalah segenap alat yang
digunakan untuk memperceoat pekerjaan manusia,
Adapun Komunikasi yaitu suatu proses penerimaan dan
dan pengiriman suatu pesan atau berita sehingga dapat
dipahami oleh penerima.
Dari sini dapat Vinta deliyani simpulkan bahwa
Mesin Komunikasi Kantor adalah segenap alat kantor
yang digunakan untuk melakukan, mempermudah
ataupun memperlancar suatu komunikasi baik dari
1 dalam organisasi maupun dari luar organisasi .
 2

B. Menguraikan Jenis – jenis Mesin Komunikasi Kantor

1. Intercom
Intercom adalah alat kombinasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi atau keterangan 
dalam lingkup kecil (organisasi atau kantor) dari satu
bagian ke bagian lain, dari satu ruangan ke ruangan
lain.
Gambar Intercom Kelebihan :
·        Menjadi alat komunikasi yang efektif 
pemindahan informasi  dari satu pihak ke pihak
lainnya
·       Memperluas dan mempermudah penyampaian
informasi dalam instansi terkait
·         Mengehmat waktu dan tenaga pegawai dalam
penyampaian informasi, sehigga meningkatkan
Gambar produktivitas dan kinerja para pegawai
Intercom Wireless
            Kekurangan :
·         Tidak dapat dibawa kemana mana
·         Hanya dapat dipergunakan dalam lingkup kecil
(kantor/intansi)

2. Telepon
Telepon adalah suatu alat yang digunakan untuk
menyampaikan informasi atau warta berupa suara
dengan mendengarkan suara lawan bicara dari
jarak jauh baik dalam lingkungan (kantor/instansi)
maupun luar kantor.
Gambar
Kelebihan :
Telepon Meja
·         Informasi cepat tersampaikan
·         Dapat mengenali lawan bicara dari suara
·         Nomor telepon dapat dirahasiakan (privat
 nomor)

            Kekurangan :
·         Sulit dibuktikan kebenarannya kareba tidak
terdapat bukti yang dapat ditinjau
·         Biaya relatif mahal

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

 Telepon meja (tablephone) dan Triphopne

untuk diletakan di atas meja

 Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang

pada dinding
Gambar
Telepon Dinding  Telepon dengan pengeras suara (Loud
speaking telephone) yang tidak perlu dipegang
sewaktu bicara

 Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil

sehingga mudah di bawak kemana saja.

3. Handpone
Handphone adalah jenis pesawat telepon yang
dapat dibawa kemana mana, selain itu fitur
handphone juga lebih lengkap dibanding
telepon (sms, email, internet, dsb)
Kelebihan :
·         Informasi cepat tersampaikan
·         Dapat dikenali melalui kontak yang
tersimpan
·         Dapat dibuktikan kebenarannya karena
Gambar
informasi yang diperoleh dapat ditinjau
Handphone
lagi.
             Kekurangan :
·        Tarif terbilang mahal
·         Terbatas pada jangkauan sinyal
masing masing operator  sehingga
berpengaruh pada kualitas bertelfon
misalnya suara tidak jelas dan terputus
putus.
·       Adanya ancaman radiasi bagi
pengguna

4. Faximile
Faximile adalah alat yang digunakan
untuk mengirim dokumen berupa tulisan
dan gambar yang menyerupai aslinya.
Gambar Kelebihan :
Faximile
·         Membantu dalam pengiriman
dokumen dalam jarak yang jauh namun
dalam waktu yang singkat.

            Kekurangan :
·         Informasi yang didapatkan melalui
dokumen yang telah terkirim dan
tercetak
·        Bisa jadi tersebar secara luas.

5. Handy Talky (HT)

6.
Handy Talky (HT) sebuah alat
komunikasi yang bentuknya mirip dengan
telepon genggam, tetapi sifatnya searah.
Gambar Karena searah, maka si pengirim pesan
Handy Talky dan si penerima tidak bisa berbicara pada
saat yang bersamaan.

HT menggunakan gelombang radio

 frekuensi khusus, dan sering dipakai
untuk komunikasi yang sifatnya
sementara karena salurannya dapat
diganti-ganti setiap saat.

Kelebihan HT antara lain: tidak

memerlukan Pulsa, mampu berhubungan
langsung kesemua orang dengan frekuensi
yang sama, mudah dalam penggunaan,
cepat untuk sampai tidak perlu mengetik
nomer telp, dapat digunakan tidak
terdapat maslah sinyal saat cuaca buruk,
dapat digunkana dan didengarkan oleh
Gambar jaringan khusus yang telah di setting,
Handy Talky Radio sangat baik digunakan dalam koordinasi
acara, karena terhubung dengan cepat

Sedangkan kekurangannya adalah

tidak bisa terhubung dengan hanya satu
orang, dalam berbicara harus pelan dan
jelas, speaker tidak lebih baik dari
Handphone, kurang awet batu baterai,
hanya digunakna untuk alat komunikasi
suara, sms tidak bisa, apalagi maen game,
butuh Perawatan ekstra (maintenanace),
gelombang suara dari speaker
mempengaruhi HT dan bisa merusak
vanel HT, menjangkau hanya 3 KM
dengan antena kecil biasa, tidak bisa jauh
karena masih menggunakan teknologi
radio.

6. Telegraph

Telegraf adalah sistem komunikasi yang

dapat digunakan untuk menyampaikan
pesan dengan menggunakan isyarat listrik
Gambar dalam bentuk kode morse.
Telegraf
Kode morse adalah kode yang
menggunakan kombinasi suara panjang
(dinyatakan dengan simbol garis) dan
suara pendek (dinyatakan dengan titik)
untuk menyatakan sebuah huruf, sebuah
angka, ataupun tanda-tanda yang lain.

1
 2

C. Prosedur Pengoperasian Mesin – Mesin Kantor

1. Intercom

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

 Intercom yang digunakan di kantor-kantor

 Angkat gagang telepon

 Tekan tombol seleksi saluran yang
dimaksud
 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C”
sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
 Lakukan pembicaraan.

 Intercom yang digunakan pada masyarakat

umum (luas)

 Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan

pesawat
 Pilih atau cari saluran yang kita tuju
 Langsung kita bisa berhubungan dengan
orang atau saluran yang kira tuju

2. Handy Talky

 Cara Penggunaan Handy Talky

 Sebelum menggunakan HT para pengguna

harus mengetahui dulu bagaimana cara
menggunakan handy talkydengan benar.
 Yang pertama anda harus Sopan santun
dalam berkomunikasi dengan alat
komunikasi ini
 Kedua, perhatikan cara memanggil,
 Bila panggilan pertama tidak langsung
dijawab, tunggu kurang lebih 5 detik baru
panggil kembali.
1  Pada saat seseorang memanggil dan belum
 ada jawaban jangan dimasuki panggilan
dari stasion lain yang seolah-olah
menyerobot komunikasi orang lain.
 Bila sampai 4 atau 5 kali panggilan tidak
menjawab, hentikan panggilan untuk
memberikan kesempatan kepada stasion
yang lain berkomunikasi selanjutnya
mencari informasi keberadaan stasion yang
dipanggil tersebut dengan menggunakan
sarana komunikasi yang lain.
2
 Bila tidak ada sarana komunikasi yang lain,
pemanggilan dapat diulangi lagi.

 Cara menjawab

 Apabila mendengar panggilan sesegera

mungkin untuk dijawab.
 Jawaban terhadap panggilan, hendaknya
singkat dan sopan dengan tetap berpegang
pada prosedur komunikasi.
 Contoh menjawab panggilan Kode
percakapan HT
 Panggilan : ALPHA-BRAVO
 Jawaban : BRAVO-ALPHA GO A HEAD

 Tata Cara berkomunikasi

 Saat berbicara jarak HT kira-kira 2,5 cm

dari mulut dengan posisi tegak.
 Tekan PTT selama kira-kira 2 detik baru
berbicara dan segera lepas tombol PTT
setelah selesai berbicara.
 Lakukan komunikasi dengan tertib secara
bergiliran dengan memperhatikan hierarki
dan atau urgensi berita.
 Gunakan kerahasiaan, hindarkan
penyebutan nama, jabatan atau senioritas
dalam percakapan, gunakan Callsign yang
telah ditentukan.
 Berbicara dengan singkat dan jelas.
 Pada kata-kata yang meragukan perlu
diulangi/dieja sesuai dengan ejaan radio
telephonny.
 Berbicara dengan menggunakan kecepatan
sedang dengan irama yang baik.
 Biasakan menggunakan sandi percakapan
yang berlaku.
1  Panggilan maksimal 3x.
 3. Telepon

 Tata cara menangani telepon masuk

 Begitu telepon berdering, harus segera

diangkat dan jangan membiarkan telepon
berdering lebih dari 3 kali!

2
 Angkat telepon dengan tangan kiri,
sedangkan tangan kanan memegang alat tulis
dan block note!

 Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas

dan hormat misalnya: “Selamat siang, SCBS
Radio Selong?“. Hindarkan menjawab
dengan mengatakan “halo”!
 Mencatat segala pesan atau permintaan
penelepon dengan penuh perhatian.
 Bila perlu, sekretaris dapat meminta
penelepon agar mengeja kata-kata asing atau
nama yang sulit.
 Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan
pesan-pesan penting harus di ulang agar
dapat dicek kebenarannya.
 Menutup telepon setelah penelepon
memutuskan hubungan terlebih dahulu.

4. Telex

 Kegiatan merekam

 Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang

berkode “0” secara bersamaan
 Ketik naskah yang akan dikirim
 Setelah pengetikan selesai, pita kertas
rekaman kita sobek dengan cara:
 Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas
pada pita kertas rekaman yang tidak
berlubang.
 Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol
ON kemudian pita rekaman disobek

 Kegiatan mengirim

1  Masukkan pita rekaman yang telah disobek

 tadi ke tempat alat pengirim
 Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika
dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang
berkode “0”
 Tekan kode dari daerah tujuan berita itu
dikirim
 Setelah menyahut, kemudian tekan tombol
new line key dua kali
 Tekan tombol perekam sampai dengan
pengiriman berita itu selesai

D. Prosedur Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan

terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam
usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau
harta benda tersebut dalam pemakaian atau
pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan
maksud dan tujuan tertentu.
Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor
memerlukan perhatian secara berkala agar tetap dalam
keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas
bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan
kekurangan atau kerusakan.
Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu
dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang
selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan
mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak
dengan yang baru.
Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada
pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang
mungkin timbul secara tidak menentu (remedial
maintenance). Cara preventif adalah memeriksa
kemungkinan kerusakan sebelum terjadi. Hal ini
dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan
pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan jadwal
yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih
memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan
mesin,
Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan
program, akan menghindarkan kekecewaan akibat
kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat
terhindar dari pengeluaran yang besar dalam
perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan
terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk
1 menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas
 yang paling penting. Pengurusan pemeliharaan dapat
ditempuh dalam tiga cara yaitu:

1. Kontak Pemeliharaan

Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin

lebih senang memberikan service produksi mereka
sendiri dalam rangka promosi dan memberikan
kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap
lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai
jenis service yang mereka lakukan.

Disamping itu, semua suku cadang terjamin

ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih
dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan
membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih
oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran
pemeliharaan agak tinggi.

2. Service Perorangan

Panggilan service perorangan merupakan suatu

jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" karena
service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan
(remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-
mesin merupakan faktor penting untuk memilih
service perorangan.
 
Jika mesin itu masih baru, relatif tidak
membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian
besar mesin sedang dipakai atau tidak dipakai
adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan
service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa
biasanya service perorangan akan lebih mahal
daripada kontrak pemeliharaan.

3. Service Kantor

Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan

sendiri oleh kantor yang bersangkutan.
Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan
pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan
kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan
jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan
sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan.
 
Dengan service kantor, maka pengawasan yang
1 intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat
 dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service
kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada
sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan
service perorangan maupun service kontrak. Dalam
hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.

Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan

perawatan mesin kantor dapat ditempuh dengan cara
sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor

2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin
kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang
dilakukan oleh petugas sendiri atau diborongkan
kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-
mesin kantor dan penggantinya dengan mesin-
mesin kantor yang baru.

Untuk memelihara dan merawat barang kantor,

hendaknya memperhatikan cara-cara berikut :
1. Selalu bersihkan barang-barang secara teratur
terutama setelah dipergunakan

2. Selalu memperbaiki barang yang rusak

3. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang

baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya

4. Selalu menyimpan kemabali barang yang telah

dipergunakan pada tempat semula dan dalam
keadaan baik dan benar

5. Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-

barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan
pemakaian