PANDUAN PRAKTIKUM

SISTEM MANAJEMEN MUTU

(AUDIT INTERNAL)
Nomor Dokumen: PPAI 03.1/DL 00/STA

Disusun Oleh :

ARIS BASTIANUDIN

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NUKLIR

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
YOGYAKARTA
2018
 AUDIT INTERNAL

TUJUAN
1. Memahami persiapan audit internal (check list audit internal)
2. Memahami teknis pelaksanaan audit internal
3. Memahami pembuatan laporan audit internal yang meliputi temuan
ketidaksesuaian, analisis penyebab, rencana tindakan perbaikan, tindakan
pencegahan dan laporan ringkas hasil audit.

TEORI
Sistem manajemen terdiri dari berbagai kebijakan dan aturan. Untuk dapat
mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten, setiap bagian dalam organisasi
harus bekerja selaras dengan arahan yang telah ditetapkan. Apakah ada
keselarasan antara aktifitas dan kebijakan serta aturan, itulah pertanyaan utama
yang ingin dijawab oleh audit internal. Selain itu, dengan audit internal, bisa
mengetahui kondisi sebenarnya dari suatu area atau aktifitas secara obyektif,
misalnya, apakah disana banyak resiko yang telah ditangani dengan baik
walaupun kinerja mutunya masih kurang dari yang diharapkan, atau apakah
disana sebetulnya sedikit resiko dan banyak peluang sehingga kinerjannya,
walaupun sudah mencapai yang diharapkan, seharusnya bisa lebih baik lagi.
Audit internal dapat dilakukan oleh organisasi pada selang waktu terencana untuk
menyediakan informasi apakah sistem manajemen mutu :
a. Sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh
organisasi.
b. diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Audit adalah proses yang sistematik, independen, dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit didasarkan pada sejumlah
prinsip, yaitu:

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 1

1. Prinsip-prinsip terkait dengan auditor
a. Kode etik: dasar profesionalisme
Dapat dipercaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan
berpendirian, adalah penting dalam pelaksanaan audit
b. Penyajian yang objektif (fair): kewajiban untuk melaporkan secara benar
dan akurat.
c. Profesional : kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit
2. Prinsip terkait dengan audit
a. Independen : dasar untuk ketidakberpihakan audit dan objektivitas
kesimpulan audit.
b. Pendekatan berdasarkan bukti: metode yang rasional untuk mencapai
kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya
(reproducible) melalui proses audit yang sistematis.

Penerapan prinsip-prinsip ini akan membuat audit menjadi alat yang efektif dan
dapat diandalkan dalam mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen
serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya.
Ketaatan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan
kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja
secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi yang
serupa. Audit dapat dilaksanakan oleh internal maupun eksternal. Audit internal
yang terkadang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama
organisasi itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan
dapat menjadi dasar untuk “Pernyataan Diri Kesesuaian Organisasi”. Dalam
beberapa hal, khususnya untuk organisasi skala kecil, independensi dapat
diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dari kegiatan yang diaudit.
Audit eksternal mencakup audit yang biasanya disebut dengan audit pihak kedua
dan pihak ketiga. Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak yang memiliki
kepentingan terhadap organisasi, seperti pelanggan, atau personel lain atas nama
pelanggan. Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh organisasi eksternal yang

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 2

melakukan audit secara independen, seperti organisasi yang memberikan
registrasi atau sertifikasi kesesuaian terhadap persyaratan.

Pelaksanaan audit terdiri atas beberapa tahapan, antara lain:

1. Permulaan audit
a. Penunjukkan ketua tim audit
b. Penetapan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit
Tujuan audit sebaiknya ditetapkan oleh klien audit. Ruang lingkup dan
kriteria audit sebaiknya ditetapkan bersama oleh klien audit dan ketua tim
audit sesuai dengan prosedur program audit. Setiap perubahan terhadap
tujuan, ruang lingkup atau kriteria audit sebaiknya disepakati oleh pihak
yang sama
c. Penentuan kelayakan audit
d. Pemilihan tim audit
e. Kontak awal dengan auditi
2. Pelaksanaan tinjauan dokumen
Sebelum kegiatan audit lapangan dilaksanakan, dokumentasi auditi sebaiknya
ditinjau untuk menentukan kesesuaian sistem yang didokumentasikan dengan
kriteria audit. Dokumentasi dapat mencakup dokumen dan rekaman sistem
manajemen yang sesuai, dan laporan audit sebelumnya. Tinjauan tersebut
sebaiknya memperhatikan ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi, serta
tujuan dan ruang lingkup audit.
3. Penyiapan kegiatan audit lapangan
a. Penyiapan rencana audit
Ketua tim audit menyiapkan rencana audit yang menjadi dasar kesepakatan
antara klien audit, tim audit dan auditi terkait dengan pelaksanaan audit,
yaitu memfasilitasi penjadualan dan pengkoordinasian kegiatan audit.
b. Penugasan tim audit

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 3

 c. Penyiapan dokumen kerja
Anggota tim audit menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk
rujukan dan untuk merekam pelaksanaan audit, yang mencakup:
 daftar periksa dan rencana sampling audit, dan
 formulir-formulir untuk merekam informasi, seperti bukti pendukung,
temuan audit dan rekaman rapat.
4. Pelaksanaan kegiatan audit lapangan
a. Pelaksanaan rapat pembukaan
b. Komunikasi selama audit
c. Peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat
d. Pengumpulan dan verifikasi informasi
Metode untuk mengumpulkan informasi mencakup:
 wawancara,
 pengamatan kegiatan, dan
 tinjauan dokumen.
e. Perumusan temuan audit
Bukti audit dievaluasi terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan
audit yang dapat menunjukkan kesesuaian maupun ketidaksesuaian
dengan kriteria audit. Bila tercakup dalam tujuan audit, temuan audit dapat
mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.
f. Penyiapan kesimpulan audit
Kesimpulan audit dapat memuat hal-hal seperti:
 sejauh mana kesesuaian sistem manajemen dengan kriteria audit,
 penerapan, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen secara
efektif, dan
 kemampuan proses tinjauan manajemen untuk menjamin
kesinambungan dalam kesesuaian, kecukupan, keefektifan, dan
perbaikan dari sistem manajemen.
g. Pelaksanaan rapat penutupan
Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit dan diselenggarakan untuk
mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit sehingga dimengerti dan

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 4

 disetujui oleh auditi termasuk untuk menyepakati jangka waktu untuk
menyampaikan rencana tindakan korektif dan pencegahan.
5. Penyiapan, pengesahan dan penyampaian hasil audit
a. Penyiapan laporan audit
b. Pengesahan dan penyampaian laporan audit
6. Penyelesaian audit
Audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang diuraikan dalam rencana
audit telah dilaksanakan dan laporan audit yang disahkan telah didistribusikan.
7. Pelaksanaan tindak lanjut audit
Kesimpulan audit dapat menunjukkan keperluan untuk tindakan korektif,
pencegahan atau peningkatan. Tindakan tersebut ditetapkan dan dilaksanakan
oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai
bagian audit. Auditi sebaiknya tetap memberikan informasi kepada klien audit
tentang status tindakan tersebut. Penyelesaian dan keefektifan tindakan
perbaikan harus diverifikasi yang merupakan bagian dari audit selanjutnya.

Dalam pelaksanaan audit ada beberapa istilah, yaitu:

a. Kriteria audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan. Kriteria
audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit.
b. Bukti audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain
yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
c. Temuan audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap
kriteria audit. Temuan audit dapat mengindikasikan baik kesesuaian ataupun
ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.
d. kesimpulan audit adalah hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit
setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.
e. klien audit adalah organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan audit.
Klien audit mungkin auditi atau organisasi lain yang mempunyai hak regulasi
atau kontrak untuk mensyaratkan audit.
f. Auditi adalah organisasi yang diaudit
g. Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit.

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 5

h. tim audit adalah satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit yang bila
dibutuhkan dapat didukung oleh tenaga ahli
i. Tenaga ahli adalah orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian
khusus kepada tim audit. Pengetahuan atau keahlian khusus tersebut harus
terkait dengan organisasi, proses atau kegiatan yang diaudit, atau bahasa atau
budaya. Tenaga ahli tidak bertindak sebagai auditor di dalam tim audit.
j. Program audit adalah seperangkat audit atau lebih yang direncanakan dalam
jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu.
k. Kompetensi adalah atribut dan kemampuan seseorang yang ditunjukkan dalam
menerapkan pengetahuan dan ketrampilan

TUGAS
1. Buat dokumen persiapan audit internal (check list audit internal).
2. Lakukan audit internal sistem manajemen mutu dengan acuan ISO 9001:2015.
3. Buat laporan hasi audit internal meliputi temuan ketidaksesuaian, analisis
penyebab, rencana tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan laporan
ringkas hasil audit.

REFERENSI
1. SNI ISO 9001 :2015 Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan
2. SNI 19-19011-2005 Panduan audit sistem manajemen mutu
dan/atau lingkungan
3. ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management systems

LAMPIRAN
1. Form laporan ringkas hasil audit
2. Form temuan ketidaksesuaian audit internal
3. Form tindakan perbaikan audit internal
4. Form check list pemenuhan persyaratan audit internal

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 6

 Lampiran 1. Form laporan ringkas audit internal

RAHASIA
LAPORAN RINGKAS AUDIT INTERNAL
Nama Unit Kerja : ......................... Pelaksanaan Audit Internal :
Tanggal :
Laporan No. :

Kepala Unit Kerja :

Ketua Tim Auditor :

Jumlah Ketidaksesuaian :

Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3

Ringkasan Temuan :

1. Rencana penyelesaian tindakan perbaikan, tanggal :

2. Salinan temuan ketidaksesuaian terlampir

Tanda Tangan Ketua Tim Auditor:

Tanda Tangan Kepala Unit Kerja:

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 7

 Lampiran 2. Form temuan ketidaksesuaian audit internal

RAHASIA
FORM TEMUAN KETIDAKSESUAIAN AUDIT INTERNAL
Nama Unit Kerja: Pelaksanaan Audit Internal :
Tanggal :
Halaman : 1 dari : 1

Materi yang diaudit : Ketua Auditor :

Anggota Auditor :

Nama Auditi :

Temuan Ketidaksesuaian :
1.
2.
3.

Acuan : Katagori Ketidaksesuaian :

Paraf Auditor : Paraf Auditi:

Tanggal Selesai Tindakan Perbaikan :

Analisis Penyebab :

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 8

 Hal 2 dari 2
Rencana Tindakan Perbaikan :

Paraf Auditor : Paraf Auditi:

Tindakan Pencegahan

Paraf Auditor : Paraf Auditi:

Verifikasi Rencana Tindakan Perbaikan/Pencegahan

Paraf Ketua Auditor : Paraf Manajer …….

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 9

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 10
 Lampiran 3. Form tindakan perbaikan audit

TINDAKAN PERBAIKAN
Hasil Audit Internal …………………. Tahun 2018
Ketidaksesuaian Tindakan
No/ Acuan
Analisis Tanggal
LKS Uraian SNI ISO Kategori Perbaikan Pencegahan Verifikasi
Penyebab Penyelesaian
9001:2015
1.

2.

3.

4.

5.

Yogyakarta, ……………………
Ketua Auditor Manajer Puncak

(…………………………..) (…………………………..)
 Lampiran 4. Contoh form check list pemenuhan persyaratan audit internal

Check List Audit Internal

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 √ = Sesuai
STTN – BATAN Yogyakarta X = Tidak Sesuai

Temuan
No Kriteria Elemen dan Sub Elemen Elemen Program Uraian Temuan
Klausul TS Verifikasi
(ISO 9001:2015) (Apa yang harus dikerjakan) Audit S
Mn Mj
CONTOH: KLAUSUL 9 ISO 9001:2015 (Sesuaikan dengan tugas masing-masing kelompok)
9. Evaluasi Kinerja
9.1.2 Kepuasan Pelanggan 1. Apakah organisasi sudah Dokumen SOP
Organisasi harus memantau persepsi memiliki prosedur/metode untuk dan hasil
pelanggan pada tingkatan dimana memantau persepsi pelanggan? pengukuran
kebutuhan dan harapan telah dipenuhi. 2. Apakah sudah melakukan IKM
Organisasi harus menentukan metode untuk pengukuran Indeks Kepuasan
memperoleh, memantau dan meninjau Kasyarakat (IKM).
informasi. 3. Apakah sudah puas nilai tersebut

9.2 Audit Internal

9.2.1 Organisasi harus melaksanakan audit 1. Apakah sudah melakukan audit Dokumen audit
internal pada waktu terencana untuk internal. internal
menyediakan informasi apakah sistem 2. SK tim audit internal
manajemen mutu: 3. Apakah sudah sesuai dengan
a) Sesuai dengan: persyaratan standar yang
1) Persyaratan organisasi untuk sistem diterapkan
manajemen mutu;
2) Persyaratan Standar ini;
b) Diterapkan dan dipelihara secara
efektif.

Panduan Praktikum Audit Internal STTN Rev 1 1