PUTRI JASMIN BASALAMAH

OTOMATISASI DAN TATAKELOLAH PERKANTORAN

ADMINISTRASI,MANAJEMEN DAN ORGANISASI

ADMINISTRASI

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa

Yunani “Administrare” atau administer yang berarti
mengendalikan, mengelola atau menangani urusan urusan
seperti negara, pemerintahan, organisasi, rumah tangga
ataupun pengelolaan suatu bisnis/ usaha. Dalam bahasa
inggris ad = to,  ministro = minister yang berarti “melayani
atau menyelenggarakan” (webster 1974). Definisi yang
sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan
penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator
secara teratur dan diatur melalui perencanaan, pelaksanaan,
dan pengawasan untuk mencapai tujuan akhir yang telah di
tetapkan.
 

Administrasi terletak pada kerangka fundamental pada

organisasi, di dalam dimana manajemen dari organisasi
berfungsi, administrasi bersifat birokratis.

Dari definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3

hal penting berikut ini:

Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai

seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya
kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan
situasi, kondisi, waktu, dan tempat.

Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu,

diantaranya; terdapat dua atau lebih orang di dalamnya,
terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal
dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan
sarana dan prasarana.

Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya

peradaban manusia dimana administrasi tersebut untuk
mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang
definisi administrasi, diantaranya adalah:

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah

kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah

fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala

bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih
atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya.
4. Ulbert

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah

penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara
sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya
untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun
seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti
sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

MANAJEMEN
Secara Etimologi, Manajemen adalah kosa kata yang
berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu menegement yang
berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini memang
belum ada kata yang mapan dan diterima secara universal
sehingga pengertiaanya untuk masing-masing para ahli
masih memiliki banyak perbedaan.
 

Manajemen didefinisikan sebagai suatu tindakan

mengelola orang dan pekerjaan mereka, untuk mendapatkan
tujuan umum dengan menggunakan sumber daya
organisasi.Manajemen membuat  lingkungan di bawah di
mana manajer dan bawahannya bisa bekerja bersama untuk
mendapatkan tujuan kelompok. Manajemen merupakan
sekelompok orang yang menggunakan kemampuan dan
bakat mereka dalam menjalankan keutuhan sistem dari
organisasi.
 Manajemen merupakan sebuah kegiatan, fungsi, proses,
disiplin, dan masih banyak lagi. Merencanakan, mengelola,
memimpin, memotivasi, mengontrol, pembuat koordinasi dan
keputusan adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh
manajemen. Manajemen membawa 5M dari suatu organisasi,
yaitu Men (Orang), Material (Bahan), Machines (Mesin),
Method (Metode), dan Money (Uang). Manajemen merupakan
kegiatan yang berorientasi pada hasil, yang mana berfokus
pada pencapaian hasil yang diinginkan.

ORGANISASI
Organisasi adalah suatu perkumpulan yang terdiri lebih
dari satu orang yang secara langsung setiap anggotanya
memiliki pemahaman yang sama walau memiliki pemikiran
yang berbeda .Pada saaat inilah kondisi inilah,hibungan
antara organisasi dan manajemen tampil saling
berpautan,karena organisasi membutuhkan pengolahan,
penyusunan, pengarahan dan pengawasan yang
diperuntukan mendapat suatu kesatuan tujuan utama dari
organisasi itu sendiri.

Organisasi pada dasarnya  adalah sekumpulan manusia

yang mempunyai minat dan kepentingan yang sama. Karena
mempunyai minat dan kepentingan yang sama, akhirnya
manusia membentuk sebuah kelompok.
Didalam Organisasi, manusia bekerja sama untuk
mewujudkan kepentingan. Kepentingan yang ada merupakan
sesuatu yang ingin di wujudkan. Karena itu kepentingan
yang ada kemudian melahirkan tujuan. Kerja sama didalam
kelompok yang terikat secara formal disebut organisasi
sedangkan seluruh proses kerja sama disebut administrasi.
Lebih jelas lagi Administrasi adalah keseluruhan proses
kerja sama antar manusia dengan didasari pertimbangan
rasional dan moral, untuk mencapai tuijuan bersama. Karena
itu kegiatan administrasi terjadi didalam organisasi.

CONTOH GAMBAR

FUNGSI

Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen

adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah
untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan
kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat
melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang
dirumuskan.
 
1.Planning(Perencanaan)
 
Perencanaan adalah proses untuk menetapkan tujuan dan
visi organisasi (perusahaan) sebagai langkah awal berdirinya
sebuah organisasi. Fungsi perencanaan identik dengan
penyusunan startegi, standar, dan serta arah dan tujuan
dalam mencapai tujuan.
 
2.Organizing(Pengorganisasian)
 
Pengorganisasian berhubungan dengan bagaimana
mengatur sumber daya baik manusia maupun fisik agar
tersusun secara sistematis berdasarkan fungsi nya masing-
masing. Dengan kata lain, fungsi organizing ini lebih
menekankan pada bagaimana mengelompokan orang dan
sumber daya agar menyatu.
 
3. Motivating (Motivasi)
 
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk
membina dan mendorong semangat dan kerelaan kerja para
pegawai. Motivating mencakup segi-segi perangsang baik
yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan
dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya
maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang
menggairahkan pemberian tunjangan, penyediaan fasiliatas
yang lengkap dan sebagainya.
 
4. Directing (Pengarahan)
 
Fungsi manajemen dalam hal pengarahan lebih
menekankan pada upaya untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kinerja dengan optimal. Mulai dari pemberian
bimbingan kerja, motivasi, penjelasan tugas rutin, dan lain
sebagainya.
 
5. Accounting (Pelaporan)
 
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan
untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari
pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang
berada diatasnya. Salah satu wujud kongkrit dari pelaporan
ini adalah: Progress Report (Laporan Pengembangan
Kegiatan) atau Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
Kegiatan.
 
6. Controlling (Pengendalian)
 
 Fungsi pengendalian lebih fokus pada evaluasi dan
penilaian atas kinerja yang selama ini telah dilakukan dan
berjalan. Fungsi pengendalian akan melihat apakah terdapat
suatu hambatan atau tidak dalam proses mencapai tujuan
organisasi.
 
7. Evaluating
 
Evaluating atau Penilaian adalah aktivitas untuk meneliti
dan mengetahui sampai dimana pelaksanaan yang dilakukan
dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.Dengan
adanya penilaian maka akan dapat diketahui kekurangan dan
kelemahan sehingga dapat direncanakan cara
memperbaikinya.
 

Perbedaan Antara Administrasi,manajemen dan

organisasi
 
1. Manajemen adalah cara sistematis dalam mengatur orang
dan hal-hal di dalam organisasi. Administrasi didefinisikan
sebagai suatu tindakan mengelola keseluruhan oganisasi
oleh sekelompok orang.
 
2. Manajemen adalah aktivitas pada tingkat fungsional dan
bisnis, sementara administrasi adalah aktivitas pada level
tinggi.
 
3. Manajemen memainkan peran eksekutif di organisasi.
Tidak seperti administrasi yang memiliki peran menentukan.
 
4. Administrasi menentukan semua keputusan penting dari
organisasi sementara manajemen membuat keputusan di
dalam batas yang ditentukan administrasi.
 
5. Suatu kumpulan orang yang merupakan karyawan dari
organisasi secara kolektif disebut sebagai manajemen. Di
sisi lain, administrasi mewakili pemilik dari organisasi.
 
6. Manajemen bisa dilihat pada organisasi yang
menghasilkan keuntungan seperti usaha bisnis. Sebaliknya,
administrasi ditemukan pada kantor pemerintah dan militer,
perkumpulan, rumah sakit, organisasi keagamaan, dan
semua usaha yang tidak menghasilkan profit.
 
7. Manajemen merupakan semua tentag rencana dan
tindakan, tetapi administrasi lebih berhubungan dengan
penyusunan kebijakan dan penentuan tujuan.
 
8. Manajer mengurus manajemen dari organisasi, sementar
administrator bertanggung jawab untuk administrasi
organisasi.
 
9. Manajemen berfokus pada pengelolaan orang dan
pekerjaannya. Di sisi lain, adminitrasi berfokus pada
pembuatan pemanfaatan terbaik yang memungkinkan dari
sumber daya organisasi.

Kesimpulan
 
Secara teoritis, bisa dibilang bahwa keduanya memiliki
istilah yang berbeda, tetapi secara praktek, Anda akan
menemukan bahwa kedua istilah tersebut kurang lebih sama.
Anda akan menyadari bahwa seorang manajer melakukan
kedua aktivitas fungsional dan administrative. Meskipun
manajer yang bekerja pada level yang paling tinggi dikatakan
sebagai bagian dari administrasi dan walaupun manajer
bekerja pada level bawah atau menengah mewakili
manajemen. Jadi, kita bisa bilang bahwa administrasi di atas
manajemen.