NOTULEN ACARA “SOSIALISASI IMHERE B.2.

c”

Nama Acara : Sosialisasi IMHERE B.2.C untuk Admin Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG)
Sesi Acara : 2 (dua)
Tempat : Gedung Pusat Komputer lt.2
Nara Sumber : 1. Kasubdit. Administrasi dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Dit.
SDM : Suherman, SE.
2. Kasubdit. Data Dit. KSI : Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si.
Peserta : Admin Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk Unit
Kerja (44 orang)
Pembahasan :
Sistem kepegawaian: infomasi terpadu yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data,
prosedur tata kerja, sumberdaya menusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan
informasi yang cepat, lengkap, dan akurat dalam rangka akurasi sistem pegawaian. Harus
memiliki perencanaan yang sangat bagus, jangan sampai salah dalam perencanaan. Seperti
kasus kemarin saat perekrutan, yang diajukan 45 orang calon pegawai namun hanya 23
yang lolos, gara-gara sistem kita yang tidak akurat. Database yang digunakan saat itu adalah
basisdata PDPT. Namun ternyata data PDPT kita ternyata datanya belum maksimal.
Sedangkan saat ini kebijakan nasional selalu berdasarkan data PDPT, untuk itu ibu dan
bapak kami undang untuk mendukung data PDPT agar data yang tercantum akurat. Jangan
sampai teriak-teriak kurang pegawai ternyata saat di cek oleh Menkorplaning ternyata
kelebihan pegawai. Pegawai yang direkrut harus lah pegawai yang memiliki kecakapan,
untuk apa merekrut pegawai yang cacat? Kan tidak ada gunanya? Jangan sampai
mengkoleksi pegawai.

Sistem yang digunakan IPB adalah mayor sistem. Yaitu berdasarkan kecakapan. Jangan
sampai apakan yg bersangkutan lulus di menpan atau tidak, krn banyak honorer yang tidak
lolos. Tapi di IPB sudah masuk tahap 2 sehingga lebih mudah, dapat dilihat dari masa kerja,
dll. Untuk dosen lebih mudah, banyak yang dapat di nilai, karya ilmiah, pelatihan, dll.

Dahulu dosen tidak punya hombase, satu dosen dapat memiliki beberapa homebase, namun
saat ini tidak bisa. Merriage sistem, sistem yang dibangun berdasarkan dari sistem.

Aplikasi berbasis web untuk menggatur segala proses kepegawaian. Segala sesuatu yang
menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dengan menggunakan alat bantu
teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menjalankan seluruh pekerjaan yang
berhubungan dengan pengelolaan dan pengolahan data kepegawaian.

Kedepannya diharapkan setiap dosen dapat mengedit datanya sendiri. Hal ini sangat
diperlukan karena data yang ada di SDM sering tidak update. Namun sebuah sistem tidak ada
gunanya jika tidak didukung dengan data yang benar dan update. Diharapkan pelatihan
keluar negri, dalam negeri, seminar, harus dapat terekam. Seperti hal nya kenaikan jabatan
yang sudah diupdate setiap hari.

Dasar hukumnya: Undang-undang No.43 tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-
undang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Sebagai Pegawai harus tahu
persis mengenai peraturan tersebut. Jangan sampai dikenakan sanksi protes, dipengadilan
 tidak ada dasar hukumnya. Sedangkan kenyataannya semua sanksi kepegawaian tertera
pada Undang-undang tersebut. Peraturan ini juga sangat kuat dalam hal kekuatan
hukumnya.

Tujuan pembuatan sistem SDM adalah:

1. Membuat manajemen SDM yang terintegrasi dan terpadu dengan cara memberikan
potret diri pegawai
2. Menentukan sistem manajemen yang rasional dan pengembangan SDM
3. Menemukan data pagawai yang mutakhir dan terintegrasi
4. Menjadikan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan,
pengembangan, kesejahteraan, pengendalian pegawai.

Fungsi:
1. Menunjang dan mempercepat proses pegawai, baik kenaikan jabatan, pangkat dan
komposit dan gaji.
2. Membantu dosen dalam penghitungan angka kredit dan rekap kegiatan di dalam
perguruan tinggi.
3. Membentu menyebarkan informasi pegawai untuk kerja di lingkungan IPB

Data dapat dimanfaatkan untuk:

1. Menyimpan diri secara secara lengkap mengenai riwayat jabatan, pangkat, dan gaji,
promosi pegawai.
2. Peletakan informasi dalam pembuatan laporan,
3. Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat, dan yang akan mendapat kenaikan gaji
berkala,
4. Memudahkan menyelesaikan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
5. Mendapat informasi mengenai profil pegawai
6. dll

Tiga Elemen yang dibutuhkan : Sistem Informasi yang bagus, Jaringan yang bagus, dan user
atau pengguna yang menggunakan dengan baik.

Sistem SDM yang sudah dikembangkan diantaranya:

1. Dupak
2. Karya Ilmiah
3. SIM Kinerja
4. SIMAKER
5. SIM KP4
6. SIM KGB
7. Payroll Sistem

Semua sistem mengacu pada SIMPEG.

29:45
Pertanyaan dan Jawaban:
No Penanya Pertanyaan Jawaban
Sesi 1
1 Juanda a. Aplikasi Dupak di a. Untuk sistem aplikasi yang sering
(Dept. Matematika) departemen sudah error, sepertinya perlu kita klarifikasi
dapat berjalan, dengan tim jaringan, apakah perlu
namun masih sering dipikirkan ulang untuk relokasi server.
“error”. Itu (firman)
masalahnya apa? b. Jurnal yang sudah di klaim
Apakah karena internasional, namun ternyata bukan
masalah di server? jurnal internasional sudah ada
b. Bagaimana cara kriterianya tersendiri. Kami dari SDM
mengecek falidasi punya tim ahli penilai karya (termasuk
karya ilmiah atau jurnal) yang terdiri dari para ahli
jurnal? Contohnya, 1 dalam bidangnya, tim SDM hanya
kasus: jurnal memfasilitasi. Namun, penulis dapat
internasional dan mempertahankan karyanya jika benar
sudah difalidasi oleh karya tersebut adalah jurnal
tim validasi internasional. Karena meskipun sudah
departemen namun di klaim jurnal internasional, belum
saat dikirim ternyata tentu kenyataannya adalah jurnal
itu adalah termasuk internasional, dengan alasan-alasan
e-journal. yang jelas. Karena bisa jadi di klain
jurnal internasional ternyata prosiding
internasional atau diklain buku
referensi ternyata hanya uku
monograf. (Pak Suherman)
2 Astridina, S.Sos a. Beberapa hari ini (1- a. Aplikasi yang sering error, silakan
(Dept.Ilmu 7 februari 2013) bapak/ibu bermasalah dengan
Ekonomi) dupak sering aplikasi, mohon dicek, seperti kata Pak
bermasalah dalam Kudang, permasalahannya ada 2. 1)
mengakses. pada jaringannya 2) pada aplikasinya.
b. Mohon dijelaskan Pertama-tama cek terlebhih dahulu,
harapan dari apakah aplikasi diluar IPB dapat
sosialisasi ini! berjalan, kemungkinan yang
Apakah harapannya bermasalah bukan jaringannya tetapi
kami harus mengisi sistemnya. Kedalah lainnya adalah
Simpeg atau lainya? masalah listrik yang sering padam,
Karena beberapa terlebih pada hari sabtu-minggu.
data tidak dapat Apabila ada masalah mengenai server
kami edit, seperti: atau aplikasi, mohon hubungi DKSI via
gelar dan mail/tlp. Karena jumlah aplikasi
pendidikan. Mohon dengan tenaga DKSI jauh lebih banyak
bantuannya untuk aplikasinya. Mohon bantuannya untuk
membuka data mengingatkan apabila ada masalah
tersebut untuk dapat pada aplikasi yang digunakan.
diedit. b. Ada semacan paper validation untuk
c. Kenapa Print PDF perubahan gelar, sehingga tidak dapat
tidak dapat diedit/diubah dengan bebas. Untuk
dijalankan? saat ini hanya beberapa data yang
c. Merupakan catatan untuk para
programer (Pak Firman)
 Sesi 2
1 Tri Susilowati, SE a. Mengapa sistem a. Sebetulnya saat ditinggalkan beberapa
(Dept. Statistika) dupak sering logout menit/tidak sengaja tab tertutup,
dan minta login aplikasi dupak tidak logout, hanya
ulang? Sedangkan tertutup sementara. Perhatikan
pekerjaan kami yang tulisan di bagian kiri layar, terdapat
tidak selalu di depan tulisa “Anda dalam keadaan login
komputer sistem. Silakan klik di sini untuk
(menerima telepon masuk kembali.” Ibu/Bapak hanya
atau ada tamu), saat perlu menekan tombol “klik di sini”
ditinggal sebentar, untuk dapat masuk aplikasi dupak
minta login lagi. tanpa perlu memasukkan username
Sebagai usulan, bisa dan password kembali. (Nova)
kah, sebelum kita
logout sistem tidak
logout otomatis,
namun tetap pada
lembar kerja yang
sedang kita
kerjakan?
2 Niar Yuniarsih Laporan SIMAKER, -- Programer--
(Dept. Ilmu dan dosen tidak dapat
Teknologi diakses. Mohon
Kelautan) penjelasannya, kenapa
tidak dapat diakses?
Apakah terkait dengan
perpindahan
bandwith?
3 Anonymous a. Nilai sisa hanya a. –programer--
Supiandi (Ilmu dan dapat diisikan 5 b. Mahasiswa tidak diperkenankan
Teknologi Pangan) digit, jika 6 gigit untuk upload ke repository.
tidak dapat masuk Meskipun perpustakaan pusat sudah
mulai mempublikasikan karya ilmiah
b. repository? Apakah
mahasiswa. Namun ada beberapa
mahasiswa berhak kasus yang ternyata karya mahasiswa
masuk repository dijadikan karya penelitian oleh dosen
c. batasan plagiat pembimbing.
karya ilmiah itu apa?
jawaban:
tambahan:
Dalam repository, skripsi adalah karya
Data pembimbing tidak mahsiswa, dosen hanya sebagai
masuk sebagai penulis. pembimbing. Sebenarnya ini tergantung
Seharusnya ditulis kejujuran dosen. Dosen pembimbing tidak
sebagai penulis pertama? dapat dijadikan sebagai author. Namun
Dan yang kami temukan ada tercatat sebagai dosen pembimbing.
ada karya mahasiswa Rata2 dosen kita menggunakan skripsi
pada repository, sebagi jurnal dengan judul yang sama
seharusnya jangan persis.
diizinkan.
c. Dikatakan plagiat apabila ada lebih
dari 20% kesamaan kata. Plagiat
dinilai oleh Ketua departemen dan
Para Ahli, kita bagian akademik tidak
perlu memikirkan penilaian plagiat
4 Anonymous a. Tentang PDPT. Di a. Hombase masih menunggu ketetapan
 FEM masih agak dari Rektor
sulit menentukan b. --nanti di cek --
dosen ada di c. penilaian kinerja saat ini memang
homebase yang belum cukup objektif. Namun
kedepannya kinerja akan
mana?
dihubungkan dengan DP3 sehingga
b. Data2 yang terkait setiap orang memiliki penilaian
di SDM, keliatan sendiri. Beberapa nilai sebenarnya
banyak kekurangan sulit diukur seperti, produktifitas, dan
dan tidak sesuai kualitas. Jangan sampai yang kerja
dengan keadaan dan yang tidak kerja nilai gajinya
sebenarnya. Apakah sama. DP3 saat ini kurang objektif
tidak ada sharing karena pengukurannya belum jelas.
data untuk Kecuali untuk dosen, pelatihan dosen
dilakukan update? dan karya ilmiah itu dapat diukur.
c. Terkait kinerja, Tambahan:
kurang dari 3 akan
Penilaian di KTU masih akan diedit oleh
sulit dalam
ketua departemen, dan disesuaikan
mengurus kenaikan
dengan nilai sebelumnya dan tidak boleh
pangkat. Mohon
menurun.
tidak hanya dilihat
dari DP3 namun jika Kami sudah melihat sistem penilaian di
dilihat dari PP UGM, pimpinan dinilai oleh asistennya,
tentang DP3 ada dan setiap pegawai tidak dinilai oleh
beberapa indikator pimpinan melainkan oleh sesama pegawai
seperti laporan namun dipilih random oleh pimpinan
tahunan, agar saat tanpa saling tahu siapa menilai siapa.
renumerasi tidak
ada kesulitan.
5 Komarudin (Dept. a. Mengenai sistem a. Sistem Informasi persuratan, terus
Sains Komunikasi informasi terang sudah kami buat, aplikasinya
dan persuratan. KPM sudah ada. Namun terkendala pada
Pengembangan insya allah sedang perizinan di Sekertaris Eksekutif.
Karena belum ada payung hukum
Masyarakat) membuat program
yang jelas sehingga belum dapat
tersebut. Sampai diluluskan.
sejauh mana sistem b. Informasi di Jakarta pun disampaikan
tersebut akan sering by lisan, karena diangkap lebih
diterapkan? cepat. Namun jika perlu disebarkan
b. Ketika ada by lisan ya kami akan informasikan
kekurangan dari dengan menggunakan surat.
Jakarta atau rapat
dengan guru besar,
sebaiknya
diberitahukan
dengan
menggunakan surat
tidak by lisan.
Sehingga lebih enak
saat meminta data
pada orang yang
bersangkutan.