BAB IX

BASIS DATA KARYAWAN

Suatu perusahaan/Organisasi dikatakan berhasil, tentunya bila perusahaan/organisasi

tersebut makin berkembang. keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi akan terwujud apabila
adanya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan yang ada dalam manajemen perusahaan termasuk
sumber daya manusia. Peranan komputer tidak dapat dielakkan lagi terlebih pada suatu keadaan
dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhinya, disadari pula karena keterbatasan
dan kemampuan manusia dalam menangani informasi secara manual akan menghadapi suatu
kesulitan. Dalam menghadapi persaingan global, sebagian besar perusahaan menerapkan berbagai
teknologi informasi untuk mendukung seluruh kegiatan di dalam perusahaan. Salah satu teknologi
informasi tersebut adalah sistem informasi yang terdapat di dalam sistem informasi HR & Payroll.
sistem informasi ini mengolah data-data karyawan seperti absensi, penggajian, lembur karyawan,
dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah database atau basis data.
Mengapa basis data karyawan yang terkomputerisasi sangat penting ?, sebagai contoh
adalah absensi/Daftar presensi karyawan. Sistem informasi ini sangat penting karena data
absensi/Daftar presensi dan lembur karyawan diperlukan untuk menghitung gaji karyawan yang
nantinya berkaitan dengan laporan keuangan sebuah perusahaan, selain itu data absensi juga
diperlukan dalam pemberian surat peringatan kepada karyawan. Oleh karena itu, data absensi dan
lembur karyawan harus selalu tersimpan dengan baik di dalam basis data sebuah perusahaan.
Dengan adanya sistem pengolahan data karyawan yang baik maka akan mempermudah perusahaan
dalam melakukan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan data-data tersebut seperti kegiatan
pelatihan, promosi, penggajian, dan lain-lain.

9.1. Teori Dasar Sistem

Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain
sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau instansi
dalam batasan tertentu. Basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file atau tabel yang
saling berhubungan dan Database Management System (DBMS) yang memungkinkan beberapa
pemakai untuk mengakses dan manipulasi file-file tersebut (Fathansyah, 1999).
Terdapat dua pendekatan di dalam mendefinisikan sistem. Pendekatan yang pertama lebih
menekankan pada prosedurnya, bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan yang kedua lebih menekankan

Perencanaan Sumber Daya Manusia 77

pada elemennya, bahwa sistem adalah suatu urut-urutan operasi klerikal/tulis-menulis, biasanya
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. sistem komputerisasi yang
optimal dapat meningkatkan efisiensi kerja, dalam melaksanakan pemrosesan data telah disusun
menjadi prosedur-prosedur terprogram hingga logika pengolahan data dapat dilihat dengan
memahami daftar file Ddatanya, program disusun dalam menu-menu yang berkaitan sehingga
tampilan dan hasil proses dapat mudah dipahami. Pembahasan suatu basis data berarti juga
membicarakan suatu sistem komputer. Perkembangan sistem aplikasi komputer dapat
mempermudah user dalam mendokumentasikan sekumpulan data yang tersebar ke dalam program-
program tertentu yang tersedia dalam sistem aplikasi komputer (software), untuk dapat
dimanfaatkan para users sesuai dengan kebutuhannya. Dengan demikian teknologi basis data dan
komputer berkembang beriringan. Waljiyanto (2000), menyatakan “perkembangan teknologi
pengelolaan basis data mempunyai pengaruh besar terhadap perkembangan penggunaan komputer.
Sebagai contoh, pemakaian teknologi basis data dalam pengelolaan data yang berjumlah besar
untuk keperluan bisnis, keteknikan, pendidikan, kesehatan, hukum, Perpustakaan, dan sebagainya,
akan sangat efisien bila komputer digunakan”

9.2. Basis Data Terkomputerisasi

Sejak tahun 1960-an penggunaan basis data sudah digunakan untuk bidang komersial,
dimana pemrosesan file-nya masih berbasis manajemen file tradisional. Perkembangan komputer
yang semakin pesat diikuti dengan perkembangan perangkat lunak untuk aplikasi bisnis, sejak tahun
1970-an sampai awal tahun 1980 manajemen berbasis file tradisional berkembang menjadi
manajemen basis data. Manajemen basis data dikenal berbagai model data yang dapat digunakan
untuk mendeskripsikan sebuah data dalam merancang suatu basis data. Manajemen ini
memungkinkan banyak user untuk mengakses data secara bersamaan sehingga fasilitas yang
dimiliki oleh manajemen sudah semakin banyak yaitu fasilitas pemanipulasian data, kontrol
konkurensi data, recovery data, keamanan data dan didukung dengan fasilitas komunikasi data
karena manajemen ini sudah terhubung dengan suatu jaringan Perkembangan dunia usaha semakin
meningkat ditunjang dengan perkembangan komunikasi yang mempermudah organisasi atau
perusahaan untuk mengakses data, sehingga mengubah manajemen basis data menjadi manajemen
basis data tingkat lanjut didukung dengan fasilitas data warehousing dan fasilitas basis data berbasis
web sebagai salah satu strategi organisasi dalam meningkatkan kinerja dan keuntungan organisasi.
Perkembangan komputer yang semakin pesat diikuti dengan perkembangan perangkat lunak untuk
aplikasi bisnis, sejak tahun 1970-an sampai awal tahun 1980 manajemen berbasis file tradisional

Perencanaan Sumber Daya Manusia 78

berkembang menjadi manajemen basis data. Di dalam manajemen basis data dikenal berbagai
model data yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan sebuah data dalam merancang suatu basis
data. Manajemen ini memungkinkan banyak user untuk mengakses data secara bersamaan sehingga
fasilitas yang dimiliki oleh manajemen sudah semakin banyak yaitu fasilitas pemanipulasian data,
kontrol konkurensi data, recovery data, keamanan data dan didukung dengan fasilitas komunikasi
data karena manajemen ini sudah terhubung dengan suatu jaringan . Perkembangan dunia usaha
semakin meningkat ditunjang dengan perkembangan komunikasi yang mempermudah organisasi
atau perusahaan untuk mengakses data, sehingga mengubah manajemen basis data menjadi
manajemen basis data tingkat lanjut didukung dengan fasilitas data warehousing dan fasilitas basis
data berbasis web sebagai salah satu strategi organisasi dalam meningkatkan kinerja dan
keuntungan organisasi.
9.2.1. Pengertian Sistem Komputerisasi
Komputerisasi adalah kegiatan atau usaha untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan yang
biasanya dikerjakan secara manual kemudian diubah dengan menggunakan perangkat alat
bantu berupa komputer (Oetomo,2002). Sistem komputerisasi adalah penggunaan computer
sebagai alat Bantu dalam kegiatan pengolahan data yang dilakukan secara manual. Data
diolah dengan menggunakan computer yang sudah deprogram sebelumnya, pengolahan data
ini dimulai dengan perekam data hingga sampai pada pencetakan laporan (Jogiyanto,1999).
Adanya pengolahan datasecara terkomputerisasi lebih menguntungkan dibandingkan dengan
pengolahan data secara manual sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja
dan meningkatkan daya saing perusahaan dan selain itu juga dapat memberi kemudahan
dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan data hingga akhirnya diperoleh sebuah
informasi yang akurat.
9.2.2. Pengertian Basis Data

Basis data atau database adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam
komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program
aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Menurut Andi (1991) database adalah segala hal
yang berhubungan dengan pengolahan data, sedangkan menurut Harianto (2002)
menyebutkan bahwa database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi yang
ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu
kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup tertentu. Istilah basis data banyak
menimbulkan interpretasi yang berbeda menurut Chou dalam Kadir(1999 ) mendefinisikan
basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tata cara
yang khusus. Menurut Fabbri dan Schwab, basis data adalah sistem berkas terpadu yang
dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Menurut Date, sistem basis data
pada dasarnya dalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara dan
membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan (Kadir, 1999).

Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-
batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam
sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah

Perencanaan Sumber Daya Manusia 79

 lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan
antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit. Basis data yang
terkomputerisasi dapat dibuat, diatur dan dilakukan maintenance menggunakan suatu
aplikasi perangkat lunak untuk manajemen basis data yang disebut DBMS (Database
Management System). DBMS Merupakan kumpulan perintah/ program untuk membuat dan
melakukan manajemen sebuah basisdata oleh pengguna (user). DBMS ini sendiri
merupakan perangkat lunak yang bersifatgeneral-purpose yang memiliki fasilitas
proses define, construct dan manipulate basis data untuk aplikasi yang bervariasi. Contoh
basis data sebuah perusahaan/Organisasi :

Gambar 9.1
Basis data sebuah perusahaan/Organisasi
9.2.3. Keuntungan Menggunakan Basis Data Terkomputerisasi
Pemanfaatan perangkat computer dalam sebuah organisasi/perusahaan hampirselalu
berhubungan dengan basis data, dan biasanya digunakan untuk menjalankanfungsi
pengelolaan sistem informasi.Dengan adanya basis data sebagai salah satukomponen utama
dalam setiap sistem informasi, maka diharapkan dapat meningkatkan, daya saing,
efisiensi keakuratan, Kecepatan operasionalorganisasi/perusahaan terhadap sejumlah data
yang telah diatur/diorganisir tersebut. Jadi secara umum, basis data ini dapat dimanfaatkan
untuk membuat/menjalankan suatu sistem informasi. Beberapa keuntungan lainnya yaitu :
a).Controlling redundancy
Redundansi terjadi jika banyak data disimpan dua kali dalam tabel untuk setiap
kelompok pengguna. Beberapa masalah yang timbul yaitu kebutuhan untuk
update data secara logika menjadi berulang-ulang dan ruang penyimpanan yang
besar ketika data yang sama disimpan berulang-ulang. Tabel yang berisi data yang
sama, menjadi tidak konsisten.
b).Restricting unauthorized access
Ketika banyak pengguna berbagi basis data, ada beberapa pengguna yang tidak
diberi hak /otorisasi untuk mengakses semua informasi dari basis data. Beberapa
pengguna mungkin diijinkan untuk pengambilan/retrieve data, meskipun yang
lainnya diijinkan untuk pengambilan dan perubahan data (retrieve dan update).
DBMS menyediakan fungsi keamanan dan subsistem otorisasi dan digunakan

Perencanaan Sumber Daya Manusia 80

 oleh DBA (Database Administrator) untuk membuat account dengan batasan-
batasannya.

c). Permitting inferencing and actions using rules

Sistem basis data deduktif memiliki kemampuan mendefinisikan rule deduction

untuk mendapatkan informasi baru.
d).Providing persistent storage for program object and data structures
Ini yang mengawali sistem basis data berorientasi objek. Misal tipe record dalam
pascal atau definisi kelas di C++. Nilai dari variable program dihilangkan setiap
program selesai, kecuali pemrogram menyimpannya secara permanen dalam file,
yang biasanya dikonversi ke format yang sesuai.Untuk membacanya, pemrogram
harus mengkonversi dari format file ke struktur variabel program.Objek ini
disebut persistence.
e). Providing multiple user interfaces
Karena banyak tipe pengguna dengan level pengetahuan teknik yang bermacam2
dalam menggunakan basis data, DBMS perlu menyediakan antarmuka pengguna
yang bermacam2 pula, yaitu bahasa query bagi casual user; bahasa pemrograman
interface untuk programmer; form dan kode perintah bagi parametric user; menu-
driven interface dan natural-language interface (atau yang dikenal GUI) bagi
stand-alone user.
f). Enforcing integrity constraints
DBMS memiliki kemampuan untuk membuat suatu integrity constraint.Tipe yang
paling sederhana dari integrity contraint adalah menspesifikasikan tipe data untuk
setiap item data. Misal item data untuk program studi yang boleh disimpan adalah
character 1 hingga 5, nilai „nama‟ harus char dan tidak lebih dari 30 karakter.
g).Representing complex relationships among data
Basis data terdiri dari bermacam2 data yang saling berhubungan.DBMS memiliki
kemampuan untuk mewakili bermacam2 hubungan yang kompleks diantara data
secara mudah dan efisien.
h).Providing backup and recovery
Backup dan recovery merupakan fasilitas yang harus disediakan DBMS.Misal jika
sistem komputer gagal saat sedang mengupdate program, sub system recovery
bertanggungjawab untuk memperbaiki atau memastikan basis data direstore ke
keadaan sebelum program dieksekusi kembali. Atau sub system recovery
memastikan bahwa program diresume dari keadaan dimana diinterupsi sehingga
basis data dapat menyimpannya

9.2.4. Kelemahan Basis Data

Ada 2 jenis basis data yaitu Computerised Database (basis data yang terkomputerisasi, dapat
diakses dari komputer) dan Manual/Paper based Database (sistem basis data manual).
Kelemahan Computerised Database
1) Dapat crash atau mati sehingga tidak menyimpan pekerjaan terakhir kalian.
2) Sistem dapat disalahgunakan karena semua catatan terbuka untuk siapa pun yang
memiliki akses terhadapnya.
3) Data-data dapat dengan mudah disalin dan dilihat oleh orang lain, tanpa ada yang tahu.
Perencanaan Sumber Daya Manusia 81
 4) Sistem ini biasanya terbuka untuk hacker.
5) Membutuhkan banyak perlindungan untuk mencegah agar data tidak dicuri atau dilihat
oleh orang-orang yang tidak terotorisasi (tindakan perlindungan data)
6) Virus bisa melumpuhkan seluruh database, atau mengubah hal-hal.
7) Bahaya kecurangan komputer jika tingkat kontrol dan keamanan baik internal maupun
eksternal tidak benar dipertahankan.

Kelemahan Manual Database

1) Memakan banyak waktu untuk menuliskan semua informasi.
2) Data disimpan dalam loker yang disimpan dalam lemari arsip yang menghabiskan
banyak ruang.
3) Data yang sama dapat ditulis berulang karena pekerja kesulitan untuk melacak dokumen
dan informasi.
4) Tanda terima dan data tentang pelanggan dapat salah ditempatkan selama pengarsipan
manual sehingga jumlah stok dalam catatan / akun dibandingkan dengan jumlah stok di
toko berbeda. dan mencoba untuk menemukan dan mencocokkan stok di akun dengan
stok di toko adalah tugas yang memakan waktu.
5) Dalam sistem database manual, informasi harus ditemukan dengan tangan dan bukan
secara elektronik. Mencari informasi dalam database manual mungkin memakan waktu
berjam-jam.
6) Database manual sangat rentan terhadap kebakaran atau bencana alam.
7) Karena hanya ada satu salinan data, masalah serius dapat terjadi jika file hilang / rusak
atau jika dibutuhkan oleh lebih dari satu orang pada satu waktu.
8) Meskipun tidak ada biaya listrik yang tinggi, namun ada cukup banyak kertas dan alat
tulis yang perlu dibeli, membuat area penyimpanan lebih banyak dibutuhkan sehingga
harganya justru cukup mahal

Selain itu ada beberapa kelemahan basis data lainnya jika dilihat secara umum, yaitu :

1. Kompleksitas Database
Perancangan sistem database sangat kompleks, sulit, dan menyita waktu untuk
melakukan tugas.
2. Biaya Hardware dan Software yang Substansial
Sejumlah besar investasi dibutuhkan untuk menyiapkan hardware dan software yang
dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi tersebut.
3. Kerusakan Database Mempengaruhi Hampir Semua Program Aplikasi
Apabila salah satu bagian dari database rusak atau rusak karena kegagalan hardware atau
software, semua program aplikasi yang bergantung pada database ini secara implisit
terpengaruh.
4. Biaya Konversi yang Luas
Dalam memindahkan bentuk sistem berbasis file ke sistem database saat ini, sejumlah
biaya yang besar perlu dikeluarkan untuk membeli alat yang berbeda.

5. Pelatihan Awal Diperlukan

Untuk semua programmer dan user, sejumlah usaha, waktu, dan biaya sangat dibutuhkan
untuk melatih user dan programmer agar terbiasa dengan sistem database.
Perencanaan Sumber Daya Manusia 82
9.2.5. Pelaku yang Terlibat dalam Basis Data
1. Database Administrator (DBA)
DBA bertanggungjawab atas otorisasi akses ke basis data, mnegkoordinir dan
memonitor penggunaannya dan mendapatkan sumber perangkat keras dan perangkat
lunak yang dibutuhkannya. DBA
2. Database Designer
Database Designer bertanggungjawab atas identifikasi data yang disimpan dalam basis
data dan pemilihan struktur yang sesuai untuk mewakili dan menyimpan data ini.
3. System analyst and Programmers (software engineers)
System analyst menentukan spesifikasi dan jalannya aplikasiperangkat lunak yang
dipahami semua kelompok user. Sedangkan, Programmers mengimplementasikan
spesifikasi ini dalam bentuk aplikasi perangkat lunak yang kemudian diuji dan
didokumentasikan.
4. Operators and maintenance personnel
Pelaku ini bertanggungjawab atas pemenuhan kebutuhan perangkat keras dan lunak dari
sistem basis data yang dijalankan.
5. End User
Pelaku yang membutuhkan akses ke Basis Data untuk Query, Update, Generate. Terbagi
dalam beberapa tipe yaitu :

a. Casual end user

Ialah pengguna yang mengakses basis data, tetapi mereka membutuhkan informasi
yang berbeda setiap saat, dengan menggunakan bahasa Query.
b. Parametric end user
Ialah pengguna dengan fungsi pekerjaaan utama mereka adalah berkisar pada query
dan update basis data yang disebut canned transaction.
c. Sophisticated end users
Merupakan kelompok pengguna mencakup ahli teknik, ilmuwan, analis bisnis, dan
lainnya yang terbiasa dengan fasilitas dari DBMS untuk mengimplementasikan
aplikasi sesuai kebutuhannya.
d. Stand-alone end users
Adalah pengguna yang melakukan manajemen basis data personal dengan
menggunakan paket program yang sudah jadi yang menyediakan menu yang easy
user dan interface tab berbasis grafik.
9.2.6. Perbedaan Basis Data Aktif dan Pasif
Sistem basis data konvensional disebut basis data pasif dalam arti “manipulasi” data bisa
dijalankan oleh database hanya dengan perintah yang diberikan langsung oleh pengguna
atau program aplikasi yang terletak di luar basis data. Sedangkan basis data aktif merupakan
pengembangan dari database yang memindahkan sifat reactive program ke dalam database.
Salah satu contoh fungsi yang secara efisien dapat dilakukan oleh basis data aktif, akan
tetapi di dalam basis data pasif harus diprogram di dalam aplikasi adalah integrity constraint
dan triggers. Basis data pasif memiliki keterbatasan untuk mengontrol bentuk-bentuk
Perencanaan Sumber Daya Manusia 83
 integrity constraint seperti adanya data tertentu yang harus memenuhi nilai unik atau
beberapa data yang harus berisi keterhubungan dengan data lain. Selain itu pada penggunaan
triggers pada basis data pasif, jika terjadi perubahan pada konstrain atau triggers itu sendiri
maka harus bisa menemukan dan memodifikasi program atau kode yang relevan di setiap
aplikasi. Sedangkan pada basis data aktif, memiliki kemampuan untuk mengontrol integrity
constraint pada keseluruhan database dan penggunaan triggers yang mampu menjalankan
suatu aksi ketika mendeteksi suatu kejadian tertentu tanpa mencari kode-kode yang relevan
pada program aplikasi untuk ikut diubah.
Menurut Silberschatz (1986, p1) sistem basis data dirancang untuk mengatur sekumpulan
informasi. Pengaturan data meliputi ketentuan struktur untuk penyimpanan informasi dan
ketetapan mekanisme untuk manipulasi informasi. Sistem basis data harus menyediakan
informasi yang aman untuk disimpan dalam basis data, meskipun sistem rusak ataupun usaha
akses bagi yang tidak memiliki hak. Siklus Sistem Basis Data dapat digambarkan sebagai
berikut:

Gambar 9.2.
Siklus Sistem Basis Data
Kegiatan utama dari perencanaan basis data adalah merencanakan bagaimana tahapan
dalam siklus hidup dapat diwujudkan seefisien dan seefektif mungkin. Langkah pertama
dalam perencanaan basis data adalah menentukan pernyataan misi untuk proyek basis data.
Pernyataan misi mendefinisikan tujuan dari aplikasi basis data. Langkah selanjutnya adalah
Perencanaan Sumber Daya Manusia 84
 menentukan tujuan misi. Tiap tujuan misi harus menentukan tugas yang harus ada didalam
basis data. Perencanaan basis data juga meliputi perkembangan yang mengatur bagaimana
data akan dikumpulkan, bagaimana format harus dikhususkan, dokumentasi apa yang
dibutuhkan, dan bagaimana rancangan dan implementasi akan dijalankan.

9.3. Sisstem Informasi Sumber Daya Manusia

9.3.1. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada
dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir
dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya. Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem
informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Nama
system manajemen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS
juga semakin banyak digunakan. HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi
department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan
bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto
HM , 2005).

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah
bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia
(MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas
MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem
ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat
penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Perencanaan Sumber Daya Manusia 85

 Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan
informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. ( Prof. Dr. Hj.
Soedarmayanti, M.Pd, APU ). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human
resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung
proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Dalam sistem informasi sumber daya
manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk
meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan
sumber daya manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia
mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas
tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan
dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya
akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir. Untuk dapat merancang dan menghasilkan
suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara
lain : Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang
dalam organisasi? Apa kegunaan informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan informasi
tersebut? Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan? Selanjutnya
kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada : Perencanaan dan
analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan
SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan
karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah
membangkitkan, baik kemungkinan maupun kekha watiran professional sumber daya
manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan
organisasional yang beroperasi melalui internet. Sedangkan entranet adalah jaringan
terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan
oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan
yang diperpanjang.

Perencanaan Sumber Daya Manusia 86

 Gambar 9.3 ERP System

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya

Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas
dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

9.3.2. Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia
dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan
untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan
pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Perencanaan Sumber Daya Manusia 87

 4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan
mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Perencanaan Sumber Daya Manusia 88