APLIKASI DAN MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Oleh
Syarnubi Som
Widyaiswara Utama Balai Diklat Keagamaan Palembang

Email : h_syarnubi@yahoo.co.id
syarnubisoman@gmail.com
blog : http:/syarnubi.wordpress.com

Abstrak : Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen perkantoran modern
saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, kearsipan, komunikasi, dan akses
informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya
bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran manajer dan sumber daya manusianya tidak
dioptimalkan. Begitu juga dengan peran perangkat komputer, peran manajemen perkantoran dan teknologi
komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Dengan menggerakkan
perangkat-perangkat hardware dan software, kantor-kantor pemerintah dapat online 24 jam untuk melayani
masyarakat, agarmasyarakat leluasa mengakses daa dan informasi yang mereka butuhkan. Walaupun dewasa ini
belum seluruh kantor pemerintah mengaplikasikan manfaat dari teknologi informasi, tetapi kecenderungan untuk
memenuhi kebutuhan dibidang ini sudah diupayakan setiap tahun. Pada saatnya nanti, kantor-kantor pemerintah
dapat melayani kebutuhan mayarakat dalam rangka menuju pengelolaan kepemerintahan yang baik (good
governance).

Keywords : manajemen perkantoran modern, teknologi informasi, otomatisasi perkantoran, internet dan
komputer

A. PENDAHULUAN

Teknologi informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI terdiri dari:

Teknologi, Manajemen, Informasi dan Telekomunikasi. Keempat peran ini dapat dapat

diselenggarakan dengan baik dalam manajemen perkantoran modern dengan menggunakan teknologi

informasi untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan kantor dalam konteks manajemen

modern. Jadi, dengan mengaplikasikan teknologi informasi dan telekomunikasi dengan mengakses

intranet dan internet maka pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.

Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk

memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai cara.

Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer bersama dengan komputer lainnya sesuai dengan

kebutuhan. Teknologi ini juga berperan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu

1
informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan

pemerintahan, sekaligus sebagai salah satu informasi yang strategis dalam pengambilan keputusan.

Di kantor-kantor pemerintah, kita kenal istilah e-government yang mengacu pada penggunaan

teknologi informasi oleh pemerintah, dengan menggunakan intranet dan internet, yang memiliki

kemampuan menjembatani keperluan penduduk, kalangan pebisnis, dan kegiatan kepemerintahan

lainnya. Melalui e-government, pemerintah dapat melakukan transaksi bisnis antara publik dengan

pemerintah melalui sistem otomasi dan jaringan internet (e-procurement) dan bentuk-bentuk transaksi

lainnya, yang secara umum lebih dikenal sebagai www (world wide web). Pada intinya penggunaan

teknologi informasi e-government dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan pihak-

pihak lain dalam bentuk hubungan yang baru seperti G to C Government to Citizen], G to B [

Government to Business ], dan G to G [ Government to Government ].

Manfaat e-government banyak sekali. Diantaranya, masyarakat dapat mencari informasi yang

disediakan oleh pemerintah selama 24 jam terus menerus, tanpa harus secara fisik datang ke kantor,

atau harus menunggu kantor pemerintah dibuka. Disamping itu, dengan transparannya informasi dari

pemerintah, banyak masyarakat yang mengakses kebijakan-kebijakan pemerintah secara langsung.

Ternyata dengan transparansi informasi ini, hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis dan

masyarakat, lebih meningkat dan lebih baik. Dengan adanya informasi yang cukup, masyarakat dapat

belajar untuk menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolah/madrasah,

pendaftaran haji, penerimaan CPNS, penerimaan mahasiswa baru, jumlah kelas, daya tampung murid,

passing grade, dan sebagainya, dapat ditampilkan oleh pemerintah secara online dan digunakan oleh

orang tua untuk memilih sekolah yang pas untuk anaknya. Semua serba transparan dan openness

(terbuka).

Bagi Indonesia yang memiliki areal begitu luas, teknologi e-government sangat membantu.

Pemerintah dapat melakukan tanya jawab, koordinasi, atau diskusi dengan pimpinan daerah dan

rakyat, tanpa kesemuanya harus berada di lokasi tertentu. Tokoh-tokoh masyarakat, pemuka-pemuka

agama, pimpinan lokal di provinsi dan kabupaten/kota, tidak perlu terbang jauh-jauh ke Jakarta, yang

2
justru menghambur-hamburkan uang negara, padahal pertemuannya hanya berlangsung satu atau dua

jam saja.

Tuntutan masyarakat agar pemerintah menyediakan informasi yang mudah diakses oleh siapa

saja sudah sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pemerintah. Salah satu solusinya adalah

keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintah melalui jaringan sistem informasi online antar

instansi pemerintah baik di pusat maupun daerah untuk memudahkan masyarakat mengakses seluruh

data dan informasi terutama yang berhubungan dengan pelayanan publik. Dengan prinsip keterbukaan

informasi di bidang pembangunan, berarti pemerintah telah melakukan transparansi informasi yang

luas terhadap seluruh kebijakan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh pemerintah. Akses

yang dilakukan masyarakat, hanya dapat terwujud, apabila kantor-kantor pemerintah selalu online

selama 24 jam terus menerus lewat teknologi informasi di kantor-kantor pemerintah. Dengan kata

lain, kemajuan teknologi informasi merupakan trigger bagi pemerintah untuk melakukan perubahan

strategis, mendorong aparatur pemerintah mengantisipasi paradigma baru dengan upaya peningkatan

kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pengelolaan kepemerintahan yang

baik (good governance).

Oleh karena itu, mewujudkan manajemen perkantoran modern yang berbasis teknologi

informasi kantor yang modern, merupakan satu keniscayaan yang harus dipenuhi oleh pemerintah.

Pemerintah harus menyiapkan anggaran pembangunan kantor yang berbasis teknologi informasi, atau

berbasis e-government, untuk mempermudah masyarakat mengakses seluruh program dan kegiatan

pemerintahan.

Dilihat dari sisi anggaran, sebenarnya penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal,

tetapi untuk biaya pemeliharaan jaringan biayanya lebih rendah dan lebih efisien dibanding dengan

manajemen konvensional yang lebih banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia. Dari sisi

efisiensi, sebenarnya penggunaan TI justru jauh lebih cepat, lebih efisien, lebih murah, lebih jujur dan

lebih memberikan kepastian bagi masyarakat, ketimbang penerapan teknologi konvensional dengan

kepercayaan yang rendah. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui jenis teknologi informasi apa saja

3
yang dapat diaplikasikan oleh manajemen untuk mendukung pekerjaan perkantoran modern serta

seberapa jauh manfaatnya bagi kantor modern dalam mewujudkan pelayanan yang lebih baik terhadap

masyarakat.

B. PERMASALAHAN

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, ada beberapa permasalahan yang akan dibahas

dalam makalah ini yaitu :

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran modern ?

2. Apa yang dimaksud dengan teknologi informasi kantor modern ?

3. Bagaimana aplikasi, manfaat dan pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Manajemen

Perkantoran Modern ?

C. PEMBAHASAN

1. Manajemen Perkantoran Modern

Menurut George Terry yang dikutip oleh Soetrisno dan Brisma, (2009 : hlm 8) adalah“ office

management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work, and

actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals wirh the kife

cycle of bussiness information and retention, if of permanent value, of destruction if absolute.”

Untuk pengertian manajemen sangat beragam. Dari beberapa definisi yang kita baca, kita dapat

menarik benang merah untuk memahami pengertian manajemen. Manajemen dapat didefinisikan

sebagai “proses pendayagunaan seluruh sumber daya kantor yang tersedia secara produktif untuk

mencapai tujuan organisasi”. Dengan definisi ini kita tahu bahwa manajemen adalah proses

kegiatan pendayagunaan sumber daya kantor yang dilakukan oleh manajer kantor.

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor” yang dalam bahasa Inggris disebut

office, dapat diartikan sebagai (1) kewajiban, tugas, atau fungsi (2) jabatan, (3) markas atau

ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya, (4) jasa pelayanan,

4
(5) pekerjaan melakukan urusan tertentu, (6) atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat

kerja tata usaha. (Soetrisno dan Brisma, 2009 : hlm 3)

Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk melakukan kegiatan

pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan, pendistribusian/penyajian data/ informasi.

Pengertian modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002), dikaitkan dengan ”terbaru

atau mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.” (Soetrisno

dan Brisma, 2009 : hlm 11). Jika pengertian modern tersebut dihubungkan dengan kantor, maka

pengertian kantor modern adalah kantor yang dilengkapi dengan peralatan dan fasilitas yang

serba modern. Misalnya, rumah sakit modern yang artinya rumah sakit yang dilengkapi dengan

peralatan modern.

Dalam arti luas suatu kantor disebut modern, pada umumnya bila kantor tersebut memenuhi

beberapa karakteristik atau ciri-ciri modern, seperti (1) ketersediaan peralatan/fasilitas modern

untuk melakukan kegiatan utama kantor yaitu pengelolaan data/informasi dengan menggunakan

teknologi informasi, seperti sarana teknologi komunikasi dan informasi, (2) sumber daya manusia

yang profesional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, serta (3) pengorganisasian yang

memenuhi kualifikasi standar.

Perkantoran modern adalah perkantoran yang menganut falsafah, sifat, sikap, dan cara berpikir

serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern. Perkantoran modern

mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik.

b. Menggunakan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat.

c. Para pegawai berdisiplin dan profesional dalam melaksanakan tugas-tugasnya serta

memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

d. Kantor modern juga mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.

5
e. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan,

dan perlakuan manusiawi (Soetrisno dan Brisma, 2009 : hlm 11-12)

Dalam perkembangan perkantoran modern di Indonesia, umumnya kantor-kantor pemerintah

daerah dan kantor kementerian saat ini baru sebagian yang sedang merancang sistem informasi

manajemen berbasis komputer. Kantor-kantor lainnya, baru akan menuju atau mungkin sudah

sampai pada tahap SIM berbasis komputer, terutama kantor BUMN, BUMD dan Bank-

Bank.

Tetapi, dari pengamatan penulis di lapangan, masih banyak kantor pemerintah yang belum

menggunakan sistem pengolahan data dengan teknologi mutakhir, terutama di kota-kota kecil

di kabupaten, kecamatan dan daerah-daerah terpencil.

Untuk sebuah kantor, sebetulnya, manajemen informasi berbasis komputer memberi berbagai

keuntungan, seperti keuntungan dalam kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran

komunikasi dan pengolahan data. Tetapi pemerintah, DPR, dan pemerintah daerah, sering

terlampau menjelimet dalam menghitung pembiayaan untuk program teknologi informasi.

Termasuk juga menghitung-hitung biaya investasi untuk memberikan pendidikan khusus bagi

SDM yang akan mengoperasikan sistem teknologi informasi yang canggih itu. Akibatnya,

modernisasi teknologi informasi untuk perkantoran pemerintah banyak yang jalan di tempat dan

belum dapat dijalankan secara simultan.

Para pembuat keputusan selalu memperhitungkan biaya yang dibutuhkan. Biaya investasi

untuk meningkatkan sistem teknologi informasi suatu kantor modern dianggap cukup besar

dan sering dijadikan isu yang sangat serius. Inilah pertimbangan-pertimbangan yang banyak

merugikan rencana modernisasi perkantoran. Oleh sebab itu, modernisasi perkantoran lebih

sering dilakukan secara bertahap oleh kantor-kantor pemerintah, dengan cara menerapkan

prinsip perbaikan dan pengadaan multi years dan berkelanjutan.

Umumnya kantor modern juga telah memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem

yang digunakan. Kerusakan salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu
6
 subsistem akan menganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk (master file)

dalam melakukan entri data, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan.

Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan

terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dengan demikian, sistem penelusuran informasi

merupakan salah satu subsistem dalam suatu kantor modern.

Para pimpinan kantor pada umumnya telah memahami bahwa semakin modern suatu kantor,

maka sifat dan cakupan kegiatannya pun semakin rumit. Semakin modern suatu kantor maka

semakin banyak informasi yang dapat diakses. Pada gilirannya, semakin luas jaringan yang

dapat dibangun dan semakin tinggi peluang kerja sama dan koordinasi yang dapat dilakukan

dengan organisasi lain, dengan pemerintahan luar negeri, dengan NGO, dengan parpol dan

dengan warga masyarakat. Tetapi, pada saat yang sama semakin besar pula tantangan yang

harus dapat diantisipasi. Kantor modern yang seperti ini hanya ada beberapa gelintir, yaitu

kantor yang dapat membangun keunggulan bersaing antara organisasi dengan organisasi lainnya,

kantor yang mampu mengadopsi perubahan dan mengatasi tantangan global yang dihadapinya,

serta makin diakui keberadaannya.

Inilah kantor BUMN, BUMD, kantor perusahaan swasta dan Bank-bank pemerintah/swasta,

yang menganggap investasi di bidang teknologi informasi modern adalah sebuah keunggulan

bersaing dalam produk dan jasa, sehingga membangun kantor modern yang computerized

merupakan program prioritas.

2. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran Modern

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini luar biasa pesat. Berkat

kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, hubungan antarnegara, antarorganisasi, dan

antarindividu, terasa seperti tidak berjarak (borderless). Sekarang, semua orang dapat

berkomunikasi dimana saja berada di seluruh penjuru dunia dalam waktu yang relatif singkat

dan biaya makin murah. Jika dahulu, telepon rumah dipandang sebagai salah satu

simbol status, kini kepemilikannya makin meluas dan bahkan cenderung makin

7
berkurang fungsinya setelah meluasnya pemilikan dan penggunaan telepon genggam

(handphone). Pada saat yang sama peranan komputer juga semakin penting. Boleh dikatakan

tidak ada kantor tanpa fasilitas komputer, apakah yang portable, laptop,

Perkantoran modern kini semakin mendekati situasi dan menuju satu era, di mana penggunaan

kertas makin berkurang. Suatu saat nanti, kemungkinan besar korespondensi kantor tidak lagi

menggunakan kertas (paperless). Pertukaran informasi dalam berbagai bentuknya akan banyak

dilakukan melalui posel (pos elektrik) menggunakan internet, BBM, e-mail, website, sehingga

informasi yang dikirim dan diterima lebih cepat, dengan biaya yang semakin terjangkau.

Internet semakin mendapat tempat di perkantoran di mana setiap orang menggunakan

komputer jinjing (laptop) yang makin kecil ukurannya yang dapat mengakses internet dengan

cara nirkabel (wireless).

Pengertian Teknologi Informasi

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami

bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi

yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian

teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan

penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu

alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak

jauh (telecomunications)”. (Soetrisno dan Brisma, 2009 hlm 144).

Penanganan informasi di masa lalu dan sekarang lebih mengandalkan pada kertas dari pada

benda lainnya. Dengan demikian, makin banyak informasi, makin banyak kertas yang kita

butuhkan. Sehingga kantor menjadi gudang kertas (file).

Dengan adanya teknologi informasi seperti yang dioperasikan sekarang, maka seluruh

informasi akan dialihkan ke“impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan

simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya disimpan dalam disket/floppy, flashdisk, CD

dan sebagainya, yang mampu memuat sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang.

8
 Apakah peranan kertas akan hilang ? Sudah tentu tidak. Kertas akan tetap menjadi sarana

penting dalam penyimpanan informasi. Tetapi dengan meningkatnya peran teknologi

informasi, pasti peran kertas akan berkurang. Peran kertas akan tetap dipakai dan merupakan

sarana penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia

atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan

telekomunikasi.

1) Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas

yang besar dan sangat cepat.

2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan

elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3) Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

3. Aplikasi Teknologi Informasi oleh manajemen pada Kantor Modern

Pekerjaan kantor (office work) dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan

tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan/pengurusan surat, baik surat

masuk maupun surat keluar, termasuk penghitungan dan pembuatan laporan. Sedangkan yang

bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman

surat dan kegiatan lainnya. Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi informasi

mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor menjadi lebih

mudah, akurat dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana aplikasi teknologi informasi

dapat memback-up beberapa pekerjaan kantor :

1) Pekerjaan Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word

processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan

laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

9
a) Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor

independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor,

memory, layar,dan printer.

b) Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas

beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang

berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

c) Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan

kata (a word-processing program).

Keuntungan menggunakan word-processor :

a) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan

sebagainya.

b) Menambah kepuasan kerja

c) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)

d) Menghemat tenaga

e) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat

f) Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan

g) Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Kerugian dalam penggunaan word-processor.

a) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada

b) Memerlukan pelatihan yang memadai

c) Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar

d) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2) Pekerjaan Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang

lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam

organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi

10
horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-

alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan

telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan

communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi

adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui

gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan hadirnya teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.

Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya

kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka,

maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi

yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan

telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks ( teleprinter exchange ),

faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu

teleconference yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. Adapun

penjelasannya adalah sebgai berikut ;

(1) Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya

dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang

radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima

sehingga pesan itu dapat dibaca.

(2) Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan

melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran

internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup

tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara

otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antara

zone waktu yang berbeda.

11
(3) Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun

bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan

penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan

dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan

pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi

oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat

penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga

menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile

tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri,

sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor pesawat

faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat faksimile sekarang dapat

dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh

pesawat tersebut.

(4) Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

(5) Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh

baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.

(6) Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah

dimodifikasi).

Ada dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam video teks yaitu teleteks dan viewdata:

(1) Teleteks yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang menggabungkan penggunaan

komputer yang menyediakan data, gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah

dimodifikasi). Teleteks biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data.

Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya untuk minta data ke

pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi. Apabila seseorang membutuhkan data, ia

harus minta kepada pusat data dengan cara menekan tombol teleteks. Ada dua macam

tombol, yaitu untuk minta teks saja atau minta teks beserta gambarnya (grafiknya).

12
 Biasanya yang jadi pusat data adalah perusahaan pemancar TV yang bersangkutan. Atas

permintaan tersebut, pusat data mengirimkan data/informasi dimaksud melalui gelombang

aerial ke pesawat TV orang yang meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh pesawat TV

dan diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa sinyal teleteks hanya satu arah,

jadi orang yang meminta data hanya bisa menerima, ia tidak bisa mengirim ke pusat data.

(2) View data adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat teleteks, yaitu biasa

digunakan untuk minta data dari pusat data. Bedanya yaitu bahwa permintaan dan

pengiriman data melalui saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan

menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai

membutuhkan data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat

data. Atas dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada pemakai

melalui saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai. Karena

menggunakan saluran telepon, maka sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian Si

Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga dapat mengirim data ke pusat data.

7) Teleconference kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi jarak

jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta seminar di

negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit

bumi dan diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada. Dengan demikian panelis

dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan yang sama.

3) Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman

surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu

dikenal nama Pos Elektronik ( Electronic Mail ). Karakteristik utama dari electronic mail adalah

transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan

menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian

13
informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.

Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar computer.

4) Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-

warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip

dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip

sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih

sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan

arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan

Area Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai

harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-

komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi

memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh

komputer pusat data dikirim ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan

oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja).

Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan

mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit.

Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah ini:

a) Penggandaan, Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan

dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di mana dokumen

asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. Salinannya atau kopinya dapat dibuat

pada kertas biasa atau kertas khusus atau pada transparansi. Xerografi adalah proses fotografi

listrik yang menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia.

Dokumen asli ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya

diproyeksikan melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah

14
 diberi muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar muatan

listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan demikian

tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negative

ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang berlawanan, maka terjadi tarik-

menarik. Bubuk tersebut secara otomatis dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa

dan diikat kuat oleh panas yang dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi

dokumen yang diinginkan.

b) Peralatan Hitung, Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu

manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer mikro telah memberikan sumbangan

yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.

c) Referensi, Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal

penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita memerlukan data

tertentu misalnya data perdagangan, data keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan

komputer yang mutakhir data semacam ini dapat disediakan dengan baik. Fasilitas referensi

dapat diaccses melalui Local Areal Netwotk (LAN) atau internet.

4. Otomatisasi Kantor (office automation)

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah penggunaan alat elektronik untuk

memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi

dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui

perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula

otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk

menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM

memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik

yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

15
Para pengguna office automation :

1) Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,

terutama SDM.

2) Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris

dan pegawai administrasi.

3) Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti

menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4) Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan

mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

Tujuan otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan

waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor n sebagai berikut :

1) Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin

atau alat-alat kerja.

2) Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

3) Meningkatkan produksi.

Aplikasi Otomatisasi Kantor dapat berbentuk :

1) Pengolahan Kata (word Processing). Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis

melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan

diketik atau dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

2) Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan

menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan,

contoh: yahoo mail, google mail , dll.

3) Voice Mail, memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam

bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

16
4) Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan

manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,

membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.

Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal

pertemuan yang sangat padat.

5) Konferensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara

orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call

merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

6) Konferensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar

secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

7) Konferensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah

bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8) Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran

komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan

masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara

mudah dan cepat.

9) Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang

tersimpan.

10) Desktop Publishing

17
 Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.

Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi dalam Teknologi Perkantoran

Software aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem komputer untuk

melakukan pemrosesan informasi antara lain :

1) Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan penggunaan baris

dan kolom misalnyadigunakan software lotus, excel dll.

2) Word processing, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik

untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect, word for window dan

sebagainya.

3) Desktop Publishing, Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan

grafik misalnya software power point, corel draw dan sebagainya.

4) Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi

antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan misalnya sofware

winpop, email dan sebagainya.

5. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet Bagi Pekerjaan Kantor

Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat

menggunakan internet adalah :

1) Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah

2) Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat

diketahui dengan cepat

3) Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil ( copy/download )

4) Mengurangi penggunaan kertas

5) Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota

6. Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Pekerjaan Perkantoran

18
 Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang

begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau

tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up to date

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap pekerjaan perkantoran ada

beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan :

1) Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

a) Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan- persoalan seperti

kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
b) Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

c) Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

d) Proses dan pengiriman informasi akan semakincepat.

e) Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

f) Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi

peralatan yang tersedia.

g) Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2) Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan :

a) Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

b) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

c) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

d) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

e) Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer

dan rekayasa software .

f) Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

g) Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian :

a) Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

19
 b) Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.

c) Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

d) Implikasi terhadap pemberi kerja.

e) Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

f) Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan

g) Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan, keuntungan yang dapat diperoleh oleh kantor pemerintah dengan

mengaplikasikan teknologi perkantoran untuk mendukung pekerjaan kantor adalah ;

1) Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

2) Harga teknologi baru ini relatif murah.

3) Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak

memerlukan ruang seluas filing cabinet .

4) Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara

cepat.

5) Produktivitas meningkat secara cepat.

6) Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai

keperluan.

7) Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

D. PENUTUP

1. Simpulan

Teknologi imformasi dewasa ini sangat dibutuhkan untuk memanage sebuah kantor modern,

apalagi kantor-kantor pemerintah yang berfungsi untuk melayani rakyat dengan cepat, murah

dan berkualitas. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro

elektronik, dan telekomunikasi. Penggunaan teknologi informasi dalam kantor modern

meliputi penanganan surat dinas, pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman

20
 surat dinas dan tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi

pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat

secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yang positif

maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri.

2. Saran

Dari uraian pemaparan diatas, kami bisa memberikan saran sebagai berikut :

1) Agar pimpinan/manajer kantor pemerintah lebih mengefektifkan penggunaan teknologi

informasi di setiap kantor yang ia pimpin, dengan cara online 24 jam, untuk memudahkan

masyarakat mengakses data dan informasi kebijakan pemerintahan di bidang sosial,

ekonomi, politik, hukum, pendidikan, agama, bisnis dan sektor-sektor lainnya ;

2) Agar kantor-kantor pemerintah berupaya menganggarkan program teknologi informasi

untuk setiap kantor sesuai dengan kemampuan keuangan yang tersedia, sebagai salah satu

bentuk peningkatan pelayanan pemerintah terhadap masyarakat dibidang penyajian data

dan informasi pembangunan yang transparan. ***

21
 DAFTAR PUSTAKA

Anderson, R., G. Organization and Methods, (1973). London: MacDonald and Evans.

Arifin, E., Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika
Pressindo.

Chrislip, David, D, and Carl E., Larson. (1994). Collaboration Leadership, San Fransisco,
California: Jossey-Bass Inc.

Davis, Gordon, B. 1985. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and
Development (2 nd Edition), McGRaw Hill-Book, Co.

Komaruddin. (1981). Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru.

Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson, (1985), Textbook of Office Management, New
York: McGraw-Hill Book Company Inc.

Littlefield, C. et.all. (1985). Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of
India.

Mills.Geoffry,et.all.1990. Modern Office Management. London : Pitman Publicity Limited.

Davis, Gordon,B .1985. Management Information System : Conceptual Foundation, Structure and
Development . New York : Mc. Graw Hill-Book Co.

Mills.Geoffry,et.all.1990. Modern Office Management. London : Pitman Publicity Limited.

Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001. Searching

Google

Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2009. Manajemen Perkantoran Modern. Modul Diklat Prajabatan
Golongan III. Jakarta : Ledmbaga Administrasi Negara-RI.

The Liang Gie. 1995. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Penerbit Liberty

http://www.duniacyber.com,

http://kangbudhi.wordpress.com

22