BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Tugas utama UIN Sunan Ampel Surabaya adalahmelaksanakan
menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi program pendidikan
akademik, vokasi dan/atau profesi, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi keagamaan Islam,
dan ilmu umum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.Dalam memberikan layanan pendidikan tinggi didasarkan pada
prinsip-prinsip efisien, efektif dan transparan, serta professional dan
responsif.Profesional mengacu pada kompetensi pemberi layanan, sedangkan
responsife mengacu pada sikap tanggap terhadap masukan, tuntutan maupun
keluhan yang muncul dari masyarakat.
Sebagai lembaga yang mengelola keuangan Negara, UIN Sunan Ampel
Surabaya mencanangkan zona integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBK)
dan Wilayah Bersih Melayani dan Bebas Korupsi (WBBK).
Salah satu upaya memberikan pelayanan yang responsif adalah
menyediakan akses yang mudah bagi masyarakat untuk memberikan masukan,
tuntutan maupun keluhan atas pemberian layanan universitas yang kurang
memenuhi standar layanan.Demikian pula, dalam rangka pembangunan zona
integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Bersih Melayani
dan Bebas Korupsi (WBBK).
Sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan pedoman tentang
pengelolaan pengaduan masyarakat dan whistleblowing di lingkungan UIN
Sunan Ampel Surabaya yang dapat digunakan sebagai rujukan bagi aparat UIN
Sunan Ampel Surabaya dalam mengelola pengaduan masyarakat serta
bermanfaat bagi penerima layanan dalam memahami mekanisme penyampaian
pengaduan masyarakat dan whistleblowing.

B. TUJUAN
Tujuan pengelolaan pengaduan masyarakat dan whistleblowing adalah :
 1. Terwujudnya pengelolaan pengaduan masyarakat dan whistleblowing secara
baik dan benar, efektif, efisien, tepat sasaran dan transparan;
2. Terwujudnya sistem pengelolaan pengaduan masyarakat dan whistleblowing
yang baku, terintegrasi dan komprehensif;
3. Terwujudnya pengaduan masyarakat dan whistleblowing yang dapat
dimanfaatkan sebagai bahan masukan terhadap penyelenggaraan tata kelola
pemerintah yang baik (good governance) di lingkungan UIN Sunan Ampel
Surabaya.

C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pedoman pengelolaan pengaduan masyarakat dan
whistleblowingmeliputi :
1. Pengelolaan pengaduan masyarakat.
2. Pengelolaan whistleblowing.
3. Alur pengelolaan, pelaporan dan dokumentasi.

D. PENGERTIAN
Dalam Keputusan Rektor UIN Sunan Ampel Surabaya ini, yang dimaksud
dengan:
1. Satuan Pengawasan Internal (SPI) adalah organ pengawasan Universitas
yang dalan hal ini membantu Rektor dalam penanganan pengaduan
masyarakat dan whistleblowing.
2. Pengaduan masyarakat, yang selanjutnya disebut Dumas adalah
sumbangan pikiran, saran, gagasan dan atau keluhan yang disampaikan oleh
masyarakat kepada UIN Sunan Ampel Surabaya sebagai bentuk penerapan
dari pengawasan masyarakat terhadap penyelenggaraan tata kelola
pemerintahan di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya.
3. Whistleblowing adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau
pengungkapan perbuatan yang melawan hukum/tidak etis/tidak bermoral
atau perbuatan lain yang dapat merugikan organisasi maupun pemangku
kepentingan yang dilakukan oleh pejabat/pegawai kepada pimpinan
Universitas melalui SPI.
 4. Whistleblower adalah pejabat/pegawai UIN Sunan Ampel Surabaya yang
melaporkan perbuatan yang melawan hukum/tidak etis/tidak bermoral atau
perbuatan lain yang dapat merugikan organisasi maupun pemangku
kepentingan yang terjadi di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya dan
bukan merupakan bagian dari pelaku perbuatan yang melawan hukum yang
dilaporkannya.
5. Pelaporadalah individu atau kelompok masyarakat yang menyampaikan
pengaduan kepada UIN Sunan Ampel Surabaya.
6. Terlapor adalah aparatur UIN Sunan Ampel Surabaya yang diduga
melakukan penyimpangan atau pelanggaran baik terkait penyelenggaraan
tugas dalam pemberian layanan maupun terkait sebagai Aparatur Sipil
Negara.
7. Etika adalah norma yang harus dipedomani oleh aparatur UIN Sunan Ampel
yang menjalankan tugas pengelolaan Dumas yang meliputi sikap, ucapan,
tindakan dan perilaku.
8. Konfirmasi adalah kegiatan untuk mendapatkan informasi dalam rangka
penegasan tentang kebenaran substansi pengaduan masyarakat.
9. Klarifikasi adalah kegiatan untuk mendapatkan informasi dalam rangka
menjernihkan substansi pengaduan masyarakat.
10. Tindak lanjut adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka
penyelesaian pengaduan yang meliputi proses klarifikasi, konfirmasi,
pemeriksaan, rekomendasi serta pelaksanaannya.
11. Pemeriksaan adalah proses mendapatkan informasi dalam rangka
mengidentifikasi dan menganalisis masalah, serta menilai bukti tentang
substansi pengaduan masyarakat.

E. PRINSIP
Pengelolaan Dumas dan whistleblowing dilakukan dengan menjunjung
tinggi prinsip :
1. Legalitas, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing dengan
merujuk pada peraturan perundang-undangan;
2. Transparansi, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing
secara terbuka dan memberi kesempatan kepada masyarakat dalam
melaksnakan hak-haknya untuk memperoleh informasi yang benar, jujur
dan tidak diskriminatif terhadap pengelolaan Dumas dan
whistleblowingberdasarkan mekanisme dan prosedur yang ditetapkan;
3. Koordinasi, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing
dengan melakukan kerja sama yang baik antar pejabat dan instansi terkait;
4. Efektivitas, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing secara
tepat sasaran, akurat dan valid;
5. Efisiensi, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing secara
hemat tenaga, waktu, sarana dan biaya;
6. Akuntabilitas, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing
yang dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat baik proses
maupun tindaklanjutnya;
7. Objektivitas, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing
berdasarkan data dan bukti yang sebenarnya tanpa dipengaruhi
prasangka, interpretasi, kepentingan pribadi, golongan ataupun
kepentingan pihak tertentu;
8. Adil, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing tanpa
membeda-bedakan dan tanpa diskriminasi perlakuan terhadap pelapor
dan terlapor;
9. Rahasia, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing dengan
melindungi dan menjaga kerahasiaan pelapor dan terlapor sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
10. Profesionalitas, yaitu pengelolaan Dumas dan whistleblowing dilakukan
oleh aparatur UIN Sunan Ampel Surabaya yang memiliki kompetensi,
komitmen dan integritas
11. Independen, yaitu melakukan pengelolaan Dumas dan whistleblowing yang
terbebas dari intervensi pihak manapun atau siapapun;
12. Praduga tak bersalah, yaitu melakukan proses klarifikasi, konfirmasi dan
pemeriksaan terhadap terlapor dengan menganggapnya tidak bersalah
sebelum terbitnya keputusan tentang penjatuhan sanksi hukuman disiplin
oleh pejabat yang berwenang.
 BAB II
PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT

A. MEDIA PENGADUAN
Dumas dapat disampaikan secara lisan maupun tertulis baik melalui surat,
media elektronik dan media cetak. Dumas yang disampaikan secara lisan
dituangkan dalam berita acara pengaduan. Media elektronik yang dapat
digunakan untuk akses menyampaikan Dumas adalah media whatsapp (WA),
Short Message Service (SMS) dan emailpengaduan.spi@uinsby.ac.id

B. KRITERIA
1. Dumas dikelompokkan dalam:
a. Dumas berkadar Pengawasan, merupakan pengaduan masyarakat yang
isinya mengandung informasi adanya indikasi terjadinya penyimpangan
dan/atau penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh Pegawai UIN
Sunan Ampel Surabaya dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sehingga
mengakibatkan kerugian masyarakat atau Negara;
b. Dumas tidak Berkadar Pengawasan, merupakan pengaduan masyarakat
yang isinya mengandung informasi berupa sumbang saran, kritik yang
konstruktif dan lain sebagainya yang bermanfaat bagi perbaikan
penyelenggaraan pendidikan dan pelayanan masyarakat;
c. Dumas yang Substansinya tidak logis, merupakan pengaduan
masyarakat yang secara normative tidak bertentangan dengan Peraturan
Perundang-undangan sehingga tidak mungkin untuk dipenuhi dan
ditindaklanjuti;
d. Dumas yang secara substansial bukan kewenangan UIN Sunan Ampel
Surabaya merupakan pengaduan masyarakat yang isinya berkaitan erat
dengan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki oleh Instansi lain selain
UIN Sunan Ampel Surabaya.
2. Dumas yang dapat ditindaklanjuti harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
 a. Mencantumkan nama dan alamat pelapor dan identitas terlapor dengan
jelas;
b. Memberikan data dan bukti yang diduga mendukung kebenaran Dumas.

C. PENGELOLA
Pengelola Dumas di UIN Sunan Ampel Surabaya adalah Satuan Pengawasan
Internal (SPI).

D. PENERIMAAN
Setiap Dumas diterima oleh JFU Analisis Hasil Pengawasan dan Dumas SPI
dan atau SPI

E. PENCATATAN MATERI
Pencatatan materi dilakukan sesuai dengan prosedur penatausahaan/
pengadministrasian yang berlaku di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya,
dengan cara manual dan/atau menggunakan aplikasi komputer.
Pencatatan materi pengaduan paling sedikit memuat :
1. Substansi pengaduan
2. Pihak yang terlibat
3. Waktu dan tempat kejadian
4. Kronologi kejadian

F. PEMILAHAN MATERI
Dumas yang telah dicatat kemudian dipilah berdasarkan jenis
penyimpangan dengan kode masalah sebagai berikut :
1. Penyalahgunaan wewenang
2. Pelayanan masyarakat
3. Korupsi, kolusi dan nepotisme
4. Kepegawaian
5. Barang milik negara
6. Layanan pendidikan
7. Tata laksana / regulasi
 8. Umum

G. TELAAHAN DAN VERIFIKASI

Penelaahan dan verifikasi materi Dumas meliputi kegiatan :
1. Merumuskan inti masalah yang diadukan;
2. Menelaah dokumen dan/atau informasi yang terkait dengan substansi
pengaduan;
3. Menguji dan menghubungkan substansi yang diadukan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan relevan;
4. Menentukan substansi pengaduan yang diterima berkadar pengawasan, tidak
berkadar pengawasan, dumas yang substansinya tidak logis dan Dumas yang
secara substansial bukan kewenangan UIN Sunan Ampel Surabaya;
5. Menetapkan hasil penelaahan pengaduan untuk proses penanganan
selanjutnya;
6. Klarifikasi kepada pihak-pihak yang terkait dengan pokok Dumas.

H. ANALISIS DAN LAPORAN

Pengelola Dumas melakukan analisis terhadap hasil telaah dan verifikasi
materi dumas.Analisis meliputi pengumpulan materi dumas, mengklarifikasi,
melakukan pemeriksaan apabila diperlukan serta melakukan koordinasi dengan
pimpinan unit kerja terkait.
Hasil analisis dumas yang terbukti kebenarannya dilaporkan kepada
pimpinan unit pada UIN Sunan Ampel dan Rektor UIN Sunan Ampel Surabaya
untuk ditindaklanjuti.Pimpinan UIN Sunan Ampel Surabaya menindaklanjuti
laporan dumas yang terbukti kebenarannya dan menginformasikan kepada
pelapor yang tidak terbukti kebenarannya.

I. REKOMENDASI TINDAK LANJUT

Pimpinan UIN Sunan Ampel Surabaya wajb menindaklanjuti hasil analisis
dan laporan dumas.Penyelesaian tindaklanjut dapatdilakukan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan berupa :
1. Tindakan administratif
 2. Tuntutan perbendaharaan dan ganti rugi
3. Tindak pidana
4. Perbaikan Manajemen
Bagi dumas yang tidak terbukti, Rektor UIN Sunan Ampel Surabaya
melakukan pengembalian nama baik bagi terlapor.
Batas waktu penyelesaian tindak lanjut dumas paling lama 60 (enam puluh) hari
sejak surat klarifikasi atau konfirmasi diterima pengelola dumas.

J. PEMANTAUAN DAN STATUS PENANGANAN DUMAS

1. Pemantauan penanganan Dumas dilakukan oleh Inspektorat Jenderal
Kementerian Agama melalui pemantauan langsung ke UIN Sunan Ampel
Surabaya, Pemutaakhiran Data, Rapat Koordinasi, serta surat menyurat
secara elektronik dan nonelektronik.
2. Status penanganan dumas terdiri atas:
a. Status penanganan untuk dumas yang tidak berkadar pengawasan
disampaikan oleh Kepala SPI kepada pengadu.
b. Status penanganan dumas yang berdasarkan hasil penelaahan
dikategorikan substansinya tidak logis dan atau penanganannya bukan
kewenangan UIN Sunan Ampel ditetapkan oleh Kepala Satuan Pengawas
Internal dinyatakan dengan status selesai.
 BAB III
PENGELOLAAN WHISTLEBLOWING

A. MEDIA PENGADUAN
Pengaduan dapat disampaikan secara lisan maupun tertulis baik melalui
surat, media elektronik dan media cetak. Pengaduan yang disampaikan secara
lisan dituangkan dalam berita acara pengaduan. Media elektronik yang dapat
digunakan untuk akses menyampaikan Dumas adalah media whatsapp (WA),
Short Message Service (SMS) dan emailpengaduan.spi@uinsby.ac.id.

B. PENGELOLA
Pengelola whistleblowing di UIN Sunan Ampel Surabaya adalah Satuan
Pengawasan Internal (SPI).

C. PENERIMAAN
Setiap pengaduan diterima oleh JFU Analisis Hasil Pengawasan dan Dumas

D. PENCATATAN MATERI
Pencatatan materi dilakukan sesuai dengan prosedur penatausahaan/
pengadministrasian yang berlaku di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya,
dengan cara manual dan/atau menggunakan aplikasi komputer, sesuai dengan
sarana dan kantor SPI.
Pencatatan materi pengaduan paling sedikit memuat :
1. Substansi pengaduan
2. Pihak yang terlibat
3. Waktu dan tempat kejadian
4. Kronologis kejadian
Apabila materi pengaduan tidak memenuhi ketentuan di atas, maka tidak
dapat diproses lebih lanjut.Pengaduan harus dilengkapi dengan dokumen atau
bukti pendukung lainnya.
E. PEMILAHAN MATERI
Whistleblowing yang telah dicatat, dilakukan pemilahan berdasarkan kode:
1. KKN
2. Gratifikasi
3. Kecurangan
4. Suap
5. Pelanggaran Hukum
6. Asusila
7. Benturan Kepentingan

F. TELAAHAN DAN VERIFIKASI

Penelaahan dan verifikasi materi pengaduan meliputi:
1. Merumuskan inti masalah yang diadukan;
2. Menelaah dokumen dan/atau informasi yang terkait dengan substansi
pengaduan;
3. Menguji dan menghubungkan substansi yang diadukan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan relevan;
4. Menentukan substansi pengaduan yang diterima berkadar pengawasan, tidak
berkadar pengawasan, dumas yang substansinya tidak logis dan Dumas yang
secara substansial bukan kewenangan UIN Sunan Ampel Surabaya;
5. Menetapkan hasil penelaahan pengaduan untuk proses penanganan
selanjutnya.

G. ANALISIS DAN LAPORAN

Pengelola Whistleblowing melakukan analisis terhadap hasil telaahan dan
verifikasi materi pengaduan.Kepala SPI melaporkan hasil analisis kepada
pimpinan UIN Sunan Ampel Surabaya.Apabila hasil analisis terbukti kebenaran
materi pengaduan, pimpinan UIN Sunan Ampel Surabaya merekomendasikan
untuk melakukan tindaklanjut.Apabila hasil analisis menunjukkan tidak terbukti
kebenaran materi pengaduan, maka pengaduan dianggap selesai.
H. REKOMENDASI TINDAK LANJUT
Rektor UIN Sunan Ampel wajib menindaklanjuti hasil analisis dan laporan
pengaduan. Tindaklanjut dapat berupa:
1. Pemberian sanksi/hukuman disiplin berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
2. Penyetoran ke kas Negara apabila terdapat unsur kerugian Negara;
3. Pengembalian uang kepada pihak-pihak yang dirugikan;
4. Penyerahan kepada penegak hukum apabila unsur yang diadukan bersifat
pidana/perdata; dan
5. Pengembalian nama baik terlapor kepada atasan langsung, apabila ternyata
pengaduan tersebut terbukti tidak benar.
Batas waktu penyelesaian tindaklanjut Whistleblowing paling lama 30 (tiga
puluh) hari sejak ditetapkannya hasil analisis dan laporan.

I. PEMANTAUAN PENYELESAIAN TINDAK LANJUT

Pemantauan penanganan Whistleblowing dilakukan oleh Inspektorat
Jenderal Kementerian Agama melalui pemantauan langsung ke UIN Sunan
Ampel Surabaya, pemutaakhiran data, rapat koordinasi, serta surat menyurat
secara elektronik dan nonelektronik.
 BAB IV
ALUR PENGELOLAAN, PELAPORAN DAN DOKUMENTASI

A. ALUR PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT DAN WHISTLEBLOWING

1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengaduan Masyarakat
No Keterangan Flowchart
1 Penerimaan melalui www.pengaduanspi.ac.id
Dumas Masuk

2 Pencatatan Materi:
Substansi pengaduan; pihak yang terlibat; waktu dan Pencatatan Materi
tempat kejadian; dan kronologis kejadian.

3 Pemilahan Materi:
Penyalahgunaan wewenang; pelayanan masyarakat; Pemilahan Materi
Korupsi, kolusi dan nepotisme; Kepegawaian; Barang Milik
Negara; Layanan Pendidikan; dan Tata laksana / regulasi

4 Telaah dan Verifikasi:

Merumuskan inti masalah; menghubungkan materi dumas Dihentikan
dengan peraturan yang relevan; meneliti dokumen Telaah apabila materi
dan/atau informasi yang sudah pernah ada sebelumnya
&Verifikasi dumas tidak
dalam kaitannya dengan materi dumas yang baru diterima;
dan melakukan klarifikasi, konfirmasi atau pemeriksaan terbukti
dumas dengan tujuan tertentu untuk membuktikan kebenarannya
kebenaran materi dumas.

5 Analisis dan Laporan Dihentikan

Terbukti kebenarannya dan tidak terbukti kebenarannya. Analisis &
tidak apabila tidak
Laporan
terbukti
kebenarannya

ya

6 Rekomendasi Tindaklanjut: Rekomendasi

Rektor UIN Sunan Ampel menindaklanjuti hasil analisis dan Tindaklanjut
laporan dumas

7 Pemantauan hasil penyelesaian tindaklanjut Pemantauan

penyelesaian TL
 2. Standar Operasional Prosedur (SOP)Whistleblowing
No Keterangan Flowchart
1 Penerimaan melalui www.pengaduanspi.ac.id
Pengaduan melalui
website

2 Pencatatan Materi:
Substansi pengaduan; pihak yang terlibat; waktu dan Pencatatan Materi
tempat kejadian; dan kronologis kejadian.

3 Pemilahan Materi:
Penyalahgunaan wewenang; KKN; Gratifikasi; Kecurangan Pemilahan Materi
Suap; Pelanggaran Hukum; Asusila; Benturan Kepentingan

4 Telaah dan Verifikasi:

Merumuskan inti masalah; menghubungkan materi Dihentikan
pengaduan dengan ketentuan peraturan perundang- Telaah apabila materi
undangan; meneliti dokumen dan/atau informasi yang tidak
&Verifikasi dumas tidak
sudah pernah ada sebelumnya dalam kaitannya dengan
materi pengaduan yang baru diterima; dan melakukan terbukti
klarifikasi, konfirmasi atau pemeriksaan dumas dengan kebenarannya
tujuan tertentu untuk membuktikan kebenaran materi
dumas

5 Analisis dan Laporan Dihentikan

Terbukti kebenarannya dan tidak terbukti kebenarannya Analisis &
tidak apabila tidak
Laporan
terbukti
kebenarannya

ya

6 Rekomendasi Tindaklanjut: Rekomendasi

Rektor UIN Sunan Ampel menindaklanjuti hasil analisis dan Tindaklanjut
laporan pengaduan

7 Pemantauan hasil penyelesaian tindaklanjut Pemantauan

penyelesaian TL
B. PELAPORAN PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT DAN
WHISTLEBLOWING
Pelaporan hasil pengelolaan dumas dan whistleblowing di UIN Sunan
Ampel dibuat oleh SPI dilaporkan kepada pimpinan UIN Sunan Ampel dan
selanjutnya pimpinan UIN Sunan Ampel Surabaya melaporkan kepada Inspektur
Jenderal.

C. PENGELOLAAN DOKUMENTASI DUMAS DAN WHISTLEBLOWING

Dumas dan whistleblowing yang masuk baik melalui online, elektronik atau
tertulis diberi no surat masuk, dicatat dengan pemberian kode dumas dan
dilakukan pengarsipan elektronik elektronik (scanning). Analisis, telaah, surat
klarifikasi dan jawaban surat tindaklanjut klarifikasi dihimpun menjadi satu
kesatuan dokumentasi baik secara hardcopy atau elektronik. Pendokumentasian
dan pengarsipan dilakukan secara khusus dalam folder tersendiri.
 BAB V
PENUTUP

Pelaksanaan pedoman pengelolaan Dumas dan Whistleblowing

membutuhkan komitmen dari semua pegawai UIN Sunan Ampel Surabaya.
Selain itu, pengelolaan Dumas dan Whistleblowing dijadikan sebagai slah satu
instrument untuk memperbaiki tata kelola perguruan tinggi dan pelayanan
pendidikan di UIN Sunan Ampel Surabaya.
Dengan adanya pedoman pengelolaan Dumas dan Whistleblowing
diharapkan agar pengaduan masyarakat semakin berkurang dari waktu ke
waktu dan diharapkan SPI sebagai pengelola Dumas dan Whistleblowing dapat
meningkatkan intensitas dan kualitas pengelolaan pelayanan Dumas dan
Whistleblowing.

Rektor UIN Sunan Ampel Surabaya

Abd. Ala