Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro,
Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana Pengaruh Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Kearsipan oleh
ANRI terhadap Kualitas Penyelenggaraan Kearsipan pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal
dan Transmigrasi. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Teknik pengambilan data yang dilakukan yaitu
melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Wawancara dilakukan terhadap 3 (tiga) informan. Pelaksanaan
program pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan terdiri dari tiga tahapan yaitu tahap audit, tahap
penilaian, dan tahap monitoring. Pada tahap audit, ANRI melihat kondisi faktual dari penyelenggaraan kearsipan
lembaga yang diawasi. Pada tahap penilaian, ANRI mengeluarkan nilai penyelenggaraan kearsipan melalui hasil
audit yang dilakukan sekaligus menuliskan rekomendasi untuk memperbaiki penyelenggaran kearsipan. Pada
tahap monitoring, ANRI memantau perubahan terkait rekomendasi yang telah diberikan. Program Pengawasan
Penyelenggaraan Kearsipan melibatkan 7 (tujuh) aspek penilaian yaitu, ketaatan terhadap peraturan perundang-
undangan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, sumber daya manusia kearsipan,
kelembagaan, serta prasarana dan sarana kearsipan. Tujuh aspek tersebut dinilai dan diakumulasi menjadi nilai
Penyelenggaraan Kearsipan pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi. Melihat
perubahan yang terjadi pada ketujuh aspek pengawasan, dapat disimpulkan bahwa program pengawasan
penyelenggaraan kearsipan memiliki pengaruh terhadap kualitas penyelenggaraan kearsipan di Kementerian Desa,
Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
Kata Kunci: pengawasan; kearsipan; kualitas kearsipan; Kementerian Desa Pembangunan Daerah Tertinggal
dan Transmigrasi
Abstract
[Title: The Impact Employment of Archival Monitoring Activities by ANRI towards the Quality of Archival
Management at the Village, Development of Disadvantaged Areas, and Transmigration Ministry]. This
research aims to find out how the impact of the implementation of archival monitoring activities by ANRI
towards the quality of archiving at the Village, Development of Disadvantaged Areas, and Transmigration
Ministry. This research type is qualitative method. The data retrieval technique is done through interviews,
observation and documentation involving 3 (three) informants. The implementation of the monitoring program
on the administration of archives consists of three stages, namely the audit phase, the assessment stage, and
the monitoring phase. During the audit phase, ANRI looked at the factual conditions of the organization of
monitoring archives. At the assessment stage, ANRI issued the value of organizing archives through the results
of the audit conducted while writing recommendations to improve filing. During the monitoring phase, ANRI
monitors the changes related to recommendations that have been given. The Monitoring Archival Management
Program involves 7 (seven) aspects of assessment, namely, adherence to laws and regulations, archival
programs, inactive file processing, file depreciation, archival human resources, institutions, and archival
infrastructure and facilities. These seven aspects are assessed and accumulated to be the value of organizing
archives at the Village, Development of Disadvantaged Regions
…………………………………………..
and Transmigration Ministry. Seeing the changes that occur in the seven aspects of supervision, it can be
concluded that the surveillance program for the Employment of archives has an influence on the quality of
archiving in the Village, Development of Disadvantaged Areas, and Transmigration Ministry
Keywords: monitoring; archival; quality of archival; Village Development of Disadvantaged Regions and
Transmigration Ministry
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
kearsipan nasional yang didukung oleh konsep pemerintahan yang baik (good
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, governance) maupun kepemerintahan yang
serta sumber daya lainnya. Undang – Undang terbuka (open government).
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Kondisi inilah yang kemudian
menyatakan bahwa “Penyelenggaraan mendorong ANRI melakukan pembinaan dan
kearsipan bertujuan untuk menjamin pengawasan kearsipan secara berkelanjutan
terciptanya arsip yang baik, ketersediaan demi meningkatkan kualitas
arsip yang autentik dan terpercaya, penyelenggaraan kearsipan. Sudah menjadi
terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, tugas pokok ANRI selaku lembaga pembina
perlindungan kepentingan negara dan hak– kearsipan nasional dalam melakukan
hak keperdataan, keselamatan dan keamanan pengawasan dan pembinaan kearsipan, baik
arsip, keselamatan aset nasional dan pada lembaga negara pusat maupun daerah
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan untuk menciptakan tertib arsip.
nasional, serta meningkatakan kualitas Hasil audit kearsipan yang dilakukan
pelayanan publik.” ANRI dalam program pengawasan
Agar tujuan dari penyelenggaraan penyelenggaraan kearsipan pada tahun 2016
kearsipan tersebut dapat tercapai, tentunya memperlihatkan hanya ada dua lembaga
perlu dilakukan tindakan serius. Tindakan negara yang bernilai baik, yaitu Kementerian
tersebut di antaranya sebagai berikut (Durotul Sekretariat Negara dan Kementerian
Yatimah, 2009:184). Kesehatan, selebihnya bernilai cukup dan
1. Menyempurnakan penyelenggaraan buruk. Fakta tersebut merupakan bukti nyata
kearsipan dengan sebaik-baiknya. bahwa arsip masih dipandang sebelah mata
2. Berusaha melengkapi peralatan/sarana oleh pimpinan lembaga negara pusat di
yang diperlukan Indonesia.
3. Menyiapkan tenaga-tenaga dibidang Menurut laporan hasil pengawasan
kearsipan melalui pendidikan dan latihan penyelenggaraan kearsipan terhadap lembaga
berupa penataran, kursus. negara yang dibuat oleh ANRI, Indikator
4. Memberikan imbalan dan penghargaan penilaian dari kualitas penyelenggaraan
kepada para petugas dibidang kearsipan. kearsipan yang diawasi ANRI mencangkup
Menurut Sugiarto, Agus dan Teguh beberapa aspek, di antaranya.
Wahyono (2014: 28) pengelolaan arsip yang 1. Aspek ketaatan terhadap peraturan
baik berperan penting dalam aktivitas perundang-undangan bidang kearsipan
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dalam penetapan kebijakan kearsipan,
dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang yaitu pengujian dan verifikasi terhadap
dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, kebijakan kearsipan yang diberlakukan.
pengambilan keputusan, atau penyusunan 2. Aspek program kearsipan, yaitu
program pengembangan dari organisasi yang pengujian dan verifikasi terhadap
bersangkutan. Selain itu, jangka waktu program kearsipan yang dilaksanakan di
penemuan suatu arsip atau warkat merupakan lingkungan pemerintahan .
hal yang sangat penting dalam menetapkan 3. Aspek pengolahan arsip inaktif, yaitu
penilaian agar arsip yang bersangkutan pengujian dan verifikasi terhadap proses
dianggap berguna atau tidak bagi suatu pengelolaan arsip inaktif yang
organisasi (The Liang Gie, 2000: 126). dilaksanakan mulai dari kegiatan
Arsip sebagai rekaman informasi, pemindahan dari unit pengolah, penataan
memiliki peran penting sebagai alat utama arsip inaktif, dan penyusunan daftar arsip
ingatan organisasi, bahan atau alat inaktif.
pembuktian, bahan pertimbangan 4. Aspek penyusutan arsip, yaitu pengujian
pengambilan keputusan, barometer kegiatan dan verifikasi terhadap kegiatan
dalam organisasi, hingga bahan informasi ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip,
kegiatan ilmiah lainnya (Sedarmayati, 2003: mulai dari kegiatan pemindahan,
19; Satoto et al. 2011). pemusnahan, dan penyerahan arsip
Faktanya, penyelenggaraan kearsipan di statis.
Indonesia, selama ini belum sepenuhnya 5. Aspek Sumber Daya Manusia
memberikan andil dan berperan dalam proses Kearsipan, yaitu pengujian dan verifikasi
penyelenggaran pemerintahan berdasarkan terhadap pejabat struktural, arsiparis, dan
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
secara purposive dan snowball, teknik kearsipan oleh ANRI pada Kementerian
pengumpulan dengan trianggulasi Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan
(gabungan), analisis data bersifat Transmigrasi, serta sudut pandang informan
induktif/kualitaif, dan hasil penelitian yang merupakan pegawai di unit kearsipan
kualitatif lebih menekankan makna dari pada kementerian ini. Oleh karena itu, informan
generalisasi (Sugiyono, 2015). yang didapatkan harus betul-betul
Metode yang digunakan dalam representative (mewakili). Melalui proses
penelitian ini yaitu metode kualitatif rekruitmen terhadap seluruh pegawai di Unit
deskriptif. Penelitian kualitatif percaya Kearsipan Kementerian ini, akan diperoleh
bahwa kebenaran ialah dinamis dan dapat informan yang representative (mewakili).
ditemukan hanya melalui penelaahan Rekrutmen pada penelitian ini berjenis
terhadap orang-orang melalui interaksinya nonprobability sampling dengan
dengan situasi sosial mereka (Danim, 2002: menggunakan teknik purposive sampling.
35). Penelitian deskriptif merupakan suatu Nonprobability sampling tidak merekrut
metode dalam meneliti status sekelompok informan secara acak. Proses rekruitmen
manusia, suatu obyek, suatu set kondisi, suatu dalam mendapatkan informan disebabkan
sistem pemikiran ataupun suatu kelas karena faktor lain yang sudah direncanakan
peristiwa pada masa sekarang yang bertujuan peneliti. Sugiyono (2015: 85) mengatakan,
untuk membuat deskripsi atau gambaran teknik purposive sampling menentukan
secara sistematis, faktual, dan akurat terhadap sampel atau informan dengan pertimbangan
fakta yang terjadi (Nazir, 1988: 63). tertentu. Pemilihan sekelompok subyek
Menurut Nana Syaodih Sukmadinata dalam purposive sampling, didasarkan atas
(2011: 73), penelitian deskriptif kualitatif ciri-ciri tertentu yang dipandang memiliki
ditujukan untuk memberikan deskripsi dan sangkut paut yang erat dengan ciri-ciri
gambaran terhadap fenomena yang ada, baik populasi yang sudah diketahui sebelumnya
yang bersifat alamiah maupun rekayasa (Margono, 2004: 128).
manusia, yang lebih memperhatikan Rekruitmen Informan disesuaikan
mengenai karakteristik, kualitas, keterkaitan dengan kriteria tertentu yang diterapkan
antar kegiatan. Selain itu, penelitian berdasarkan tujuan penelitian. Teknik ini
deskriptif tidak memberikan perlakuan, dipilih agar informan yang memberi data
manipulasi atau pengubahan pada variabel memiliki pemahaman dan argumen yang baik
yang diteliti, tetapi memberikan gambaran serta sesuai dengan tema penelitian.
suatu kondisi apa adanya. Satu – satunya Rekrutmen dalam penelitian ini memiliki
yang dilakukan peneliti hanya melakukan beberapa kriteria, sehingga dapat dijadikan
observasi, wawancara, dan dokumentasi. informan. Kriteria yang dibutuhkan sebagai
Penelitian ini membahas tentang informan di Unit Kearsipan Kementerian
pengaruh pengawasan kearsipan yang Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan
menyebabkan perubahan kondisi dari Transmigrasi di antaranya :
penyelenggaraan kearsipan setelah dan 1. Merupakan pegawai Unit Kearsipan
sebelum diawasi oleh ANRI. Data yang Kementerian Desa, Pembangunan
terkumpul akan membentuk sebuah Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
kesimpulan tentang Pengaruh Pelaksanaan 2. Informan telah menjadi pegawai di Unit
Kegiatan Pengawasan Kearsipan terhadap Kearsipan Kementerian Desa,
Kualitas Penyelenggaraan Kearsipan. Pembangunan Daerah Tertinggal dan
Berdasarkan tema yang diambil, metode Transmigrasi pada saat ANRI
penelitian kualitatif deskriptif mampu melakukan pengawasan
memaparkan data yang diperoleh dengan penyelenggaraan kearsipan.
rinci dan lebih mendalam untuk menganalisa Penelitian ini menggunakan teknik
obyek yang diawasi. Penelitian ini akan wawancara, observasi, serta analisis
mengumpulkan informasi yang nantinya dokumen dalam proses memperoleh
dijadikan data komperhensif tanpa ada informasi. Hal ini dijelaskan sebagai berikut:
informasi yang tersisa. 1. Wawancara
Penelitian ini membutuhkan analisa dari Teknik wawancara yang digunakan yaitu
dua sudut pandang, yaitu sudut pandang wawancara mendalam. Wawancara
laporan hasil pengawasan penyelenggaraan mendalam (in-depth interview) adalah proses
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
penyerahan arsip yang bernilai statis ke tetap. ANRI memberikan rekomendasi bagi
ANRI. pengelola arsip di kementerian ini untuk
5. SDM Kearsipan mengikuti diklat kearsipan. Diklat kearsipan
Laporan Pengawasan Penyelenggaraan diperlukan agar pengelola arsip dapat
Kearsipan menuliskan tiga subaspek yang memenuhi kompetensi yang ditentukan.
diawasi ANRI dalam Program Pengawasan Dalam memenuhi rekomendasinya,
Penyelenggaraan Kearsipan. Tiga sub aspek Kementerian Desa, Pembangunan Daerah
tersebut di antaranya, pejabat struktural Tertinggal dan Transmigrasi
bidang kearsipan, arsiparis dan pengelola mengikutsertakan 4 pengelola arsip pada
arsip kegiatan diklat teknis kearsipan tahun 2017.
Pejabat Struktural Bidang Kearsipan di 6. Kelembagaan
Unit Kearsipan Kementerian Desa, Tahun 2016 Subbagian Persuratan dan
Pembangunan Daerah Tertinggal dan Kearsipan belum mengatur struktur
Transmigrasi pada audit kearsipan 2016 organisasi khusus dalam pengorganisasian
ditemukan belum pernah mengikuti diklat kearsipan di Kementerian Desa,
(pendidikan dan pelatihan) kearsipan. Pembangunan Daerah Tertinggal dan
Berdasarkan temuan tersebut, ANRI Transmigrasi. Oleh karenanya, ANRI
memberikan rekomendasi agar Kepala Unit memberikan rekomendasi terkait
Kearsipan diikutsertakan dalam diklat teknis pengorganisasian penyelenggaraan
kearsipan bagi pimpinan unit kearsipan. kearsipan. Memasuki tahun 2019,
Untuk memenuhi rekomendasi ANRI, kementerian ini telah membentuk
Kementerian ini mengikutsertakan Kepala pengorganisasian penyelenggaraan kearsipan
Subbagian Persuratan dan Kearsipan dalam di kementerian ini.
kegiatan diklat teknis kearsipan. Fungsi penyelenggaraan kearsipan satu
Beralih pada subaspek Arsiparis, kementerian dibawahi oleh Sekertaris Jendral
Laporan Hasil Pengawasan Penyelenggaraan yang merupakan Unit Kearsipan Eselon Satu
Kearsipan 2016 menuliskan Kementerian ini pada Kementerian Desa, Pembangunan
belum memiliki arsiparis. ANRI memberikan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi. Fungsi
rekomendasi bahwa, “Kementerian Desa, ini diturunkan kepada Biro SDM dan Umum
Pembangunan Daerah Tertinggal dan yang merupakan Unit Kearsipan Eselon Dua,
Transmigrasi perlu mengadakan formasi lalu diturunkan lagi pada Unit Kearsipan
arsiparis sesuai dengan analisis beban kerja Eselon Tiga yang berada pada bagian Tata
pengelola Arsip”. Usaha Pimpinan dan Persuratan. Selanjutnya
Setelah mendapatkan rekomendasi, fungsi ini dijalankan oleh Subagian
kementerian ini mulai membentuk analisis Persuratan dan Kearsipan yang merupakan
beban kerja kearsipan sehingga dapat Unit Kearsipan Eselon Empat. Maka dapat
membentuk formasi arsiparis sesuai disimpulkan bahwa fungsi kearsipan
kebutuhan sehingga kementerian ini dapat kementerian ini berada pada level eselon
memperkirakan formasi yang dibutuhkan empat.
terkait SDM kearsipan. Masih ditahun yang 7. Prasarana dan sarana
sama, kementerian ini membuka penerimaan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah
Calon Pegawai Negri Sipil (CPNS). Tertinggal dan transmigrasi telah memiliki
Kementerian ini mengajukan formasi gedung record center, sehingga arsip inaktif
sebanyak 108 orang, namun hanya memiliki tempat penyimpanan khusus, tetapi
mendapatkan 54 orang CPNS. Selain itu, karena faktor kondisi dari bangunan, ANRI
kementerian ini juga melakukan merekomendasikan kementerian ini untuk
pengangkatan melalui inpassing sebanyak 4 memperbaiki gedung record center.
orang untuk menambahkan jumlah SDM Oleh karenanya, kementerian ini
kearsipan. melakukan beberapa perbaikan, seperti yang
Terkait subaspek pengelola arsip, dalam tertulis dalam Laporan Hasil Pengawasan
Laporan Hasil Pengawasan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2018
Kearsipan 2016, Kementerian Desa, yaitu, “Sudah dilakukan perbaikan pada atap
Pembangunan Daerah Tertinggal dan dan lantai gedung arsip, namun struktur
Transmigrasi memiliki 10 pengelola arsip gedung masih belum diperbaiki. Bangunan
yang terdiri dari 4 PNS dan 6 pegawai tidak lantai 2 belum dikategorikan kokoh untuk
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
menampung beban arsip dari seluruh unit Penyelenggaraan Kearsipan oleh ANRI
pengolah”. Kementerian ini telah berusaha Memiliki Pengaruh terhadap Kualitas
memperbaiki beberapa bagian dari gedung Penyelenggaraan Kearsipan di Unit
secara bertahap, namun kementerian ini Kearsipan Kementerian Desa, Pembangunan
belum mampu memperbaiki keseluruhan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
struktur bangunan dari gedung tersebut Pada audit pertama kali tahun 2016,
karena anggaran untuk prasarana dan sarana kementerian ini mendapatkan predikat buruk
kearsipan belum mencukupi. dalam penyelenggaraan kearsipan.
Memasuki tahun 2018, dilakukan audit
3.3 Kualitas Penyelenggaraan Kearsipan kembali dan kementerian ini berhasil
Kementerian Desa Pembangunan memperoleh predikat baik.
Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Kementerian Desa, Pembangunan
Berbagai Perubahan ketujuh aspek yang daerah tertinggal dan Transmigrasi
diawasi ANRI dalam Program Pengawasan berkomitmen memperbaiki penyelenggaraan
Penyelenggaraan Kearsipan menunjukkan kearsipan melalui program pengawasan
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah terhadap penyelenggaraan kearsipan oleh
Tertinggal dan Transmigrasi memiliki ANRI selaku lembaga pembina kearsipan
komitmen baik dalam meningkatkan kualitas nasional. Adapun tahapan yang harus
penyelenggaraan kearsipan. dilakukan di antaranya pelaksanaan audit
Beberapa peraturan dan kebijakan kearsipan, penilaian hasil pengawasan serta
diperbaiki dan disesuaikan dengan monitoring hasil pengawasan.
rekomendasi yang diberikan. Setiap ANRI melakukan audit kearsipan untuk
mendapatkan rekomendasi baru dalam melihat kesesuaian antara penyelenggaraan
penyelenggaraan kearsipan, kementerian ini kearsipan terhadap peraturan perundang –
langsung melaksanakannya secara bertahap undangan. Setelah itu, ANRI memberikan
demi menciptakan penyelenggaraan nilai terhadap penyelenggaraan kearsipan
kearsipan yang lebih baik. berdasarkan hasil audit yang dilakukan.
Sebagai salah satu lembaga negara pusat Terakhir, ANRI melakukan monitoring ke
yang diawasi oleh ANRI, Kementerian Desa Unit Kearsipan Kementerian Desa,
Pembangunan Daerah Tertinggal dan Pembangunan Daerah Tertinggal dan
Transmigrasi sejak tahun 2016 terus dibina Transmingrasi untuk melihat rekomendasi
dan diawasi dalam melakukan dari ANRI yang telah dilakukan.
penyelenggaraan kearsipan sehingga pada Terdapat tujuh aspek yang diawasi dalam
tahun 2018 kementerian ini berhasil meraih Program Pengawasan Penyelenggaraan
peringkat 8 dari 32 kementerian dengan Kearsipan di antaranya, ketaatan terhadap
predikat baik. peraturan perundang-undangan, program
Kementerian ini juga disebut sebagai kearsipan, pengolahan arsip inaktif,
kementerian paling progresif sehingga penyusutan arsip, SDM kearsipan,
Sekertaris Jendral Kementerian ini diberikan kelembagaan, serta prasarana dan sarana
waktu khusus untuk menyampaikan kearsipan.
testimoni terhadap Program Pengawasan Ketujuh aspek telah dinilai dan
Penyelenggaraan Kearsipan yang diakumulasi menjadi nilai penyelenggaraan
disampaikan dalam rapat kordinasi yang kearsipan Kementerian Desa, Pembangunan
dilaksanakan di Padang 2018 terhadap Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
Program Pengawasan Kearsipan yang Berdasarkan penilaian dari ketujuh aspek
dilakukan ANRI. pengawasan dapat disimpulkan bahwa
Program Pengawasan Penyelenggaraan
4. Simpulan Kearsipan berhasil memperbaiki kualitas
Berdasarkan hasil analisis penelitian penyelenggaraan kearsipan di Kementerian
Pengaruh Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan
Kearsipan oleh ANRI terhadap Kualitas Transmigrasi.
Penyelenggaraan Kearsipan pada
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah
Tertinggal dan Transmigrasi maka diperoleh
simpulan bahwa Program Pengawasan
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV
-XUQDO,OPX3HUSXVWDNDDQ9RO1R$JXWXV