maupun informal, secara langsung maupun virtual. Tujuh puluh hingga sembilan puluh
persen waktu yang digunakan oleh seorang manajer saat berkomunikasi dihabiskan dengan
percakapan atau presentasi, baik berbicara dengan orang lain secara pribadi atau antar grup
diskusi. Oleh karena itu, seorang pemimpin perlu merasa nyaman dan percaya diri dalam
semua jenis situasi presentasi sehingga mereka dapat memproyeksikan etos positif untuk diri
mereka sendiri dan organisasi. Agar dapat melakukan pengaturan presentasi secara
profesional kita harus menerapkan proses “Three P”, yakni plan, prepare dan present.
Planning a Presentation
1. Determining Strategy (menentukan strategi)
Sepertinya yang telah kita pelajari pada chapter sebelumnya, sangat penting untuk
mengembangkan strategi komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun lisan.
Pemgembangan strategi komunikai dapat dilakukan dengan memerhatikan kontek, tujuan,
audiens, timing serta feedback dari presentasi yang akan dilakukan.
a. Konteks
Presenter perlu mempertimbangkan konteks presentasi yang akan disampaikan,
misalnya hal krusial yang terjadi dalam lingkup organisasi, lingkungan sekitar,
kondisi industri dan pasar atau hal lain yang lebih luas (dunia). Hal-hal tersebut dapat
menjadi rujukan untuk membantu membingkai presentasi dan menarik perhatian
audiens.
b. Tujuan
Kita juga perlu menetapkan tujuan yang jelas. Apa yang paling penting untuk kita
capai dalam presentasi? Apa yang kita ingin audiens lakukan sebagai tanggapan atas
apa yang kita katakan? Pertanyaan-pertanyaan ini akan membawa kita secara logis ke
dalam analisis audiens kita.
c. Audiens
Semakin banyak kita tahu tentang audiens kita, semakin kita merasa nyaman dalam
presentasi kepada mereka. Sehingga dalam menganalisis audiens perlu
mempertimbangkan tujuan utama presentasi yang ingin dicapai, siapa audiens utama
serta ada atau tidaknya audiens sekunder, menganalisis memotivasi audiens untuk
hadir atau berpartisipasi serta bagaimana cara memotivasi mereka untuk
mendengarkan apa yang akan disampaikan.
d. Timing (pengaturan waktu)
Timing sangatlah penting dalam menentukan strategi presentasi. Misalnya, jika
presentasi dilakukan tepat setelah makan siang, kita mungkin merasa audiens kita
lebih sulit untuk terlibat. Jika presentasi dilakukan pagi hari, kita berpeluang untuk
menghadapi keterlambatan. Jika presentasi dilakukan di penghujung hari, perhatian
audiens mungkin tertuju pada pulang waktu pulang.
e. Feedback
Feedback dari audiens biasanya dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu
presentasi dalam menjangkau audiens. Untuk mendapatkan feedback yang baik,
presenter perlu membuat penyesuaian dalam pemilihan media, gaya presentasi, atau
konten. Jika presentasi dilakukan secara tatap muka, feedback dari audiens dapat
dilihat dari reaksi mereka dalam menerima materi yang disampaikan. Feedback juga
dapat dilihat bentuk yang lebih terstruktur, misalnya dengan menggunakan teknologi
respons audiens melalui sosial media, contohnya Twitter. Mengukur feedback dengan
cara ini sangat bermanfaat karena melalui media twitter, kita dapat mengetahui
berbagai reaksi audiens. Akan tetapi hal ini juga memiliki resiko, mengingat hanya
sedikit dari kita yang ingin Tweet negatif keluar saat kita menyajikan atau
menyampaikan sebuah materi. Namun, feedback dari audiens baik dalam konteks
positif atau negatif akan sangat membantu untuk evaluasi presentasi.
Prepare a Presentation
Rencana keseluruhan untuk alur presentasi kita, dimulai membuat pendahuluan, kesimpulan,
dan gerak tubuh saat melakukan presentasi.
● Introductions
Pengenalan presentasi dimulai setelah kita berdiri depan ruangan atau Saat online,
presentasi dimulai saat pertama kali kita open microphone serta open camera dan
mulai pengenalan presentasi. Kontak awal pada pengenalan kita harus mengatur nada
yang baik serta bersemangat. Kita perlu menguasai suasana tentang diri kita sendiri
dan situasi saat penonton melihat atau mendengarkan dan perlu kita ketahui betapa
pentingnya kesan pertama menyampaikan pesan kepada para pendengar. Presentation
secara langsung atau online, kita harus membangkitkan minat pendengar dan
membuat suasana positif dalam presentasi. Ada banyak pilihan untuk memulai konten
dalam presentasi. Kita bisa mulai dengan fakta, kutipan, contoh, pertanyaan, atau
referensi ke acara atau hal lain dalam konteks presentasi. Kita bisa mulai dengan
humor jika sesuai dengan acara dan jika kita sangat yakin itu tidak akan menyinggung
siapapun. Kita ingin memulai presentasi dengan cepat, langsung ke intinya, dan
membangun hubungan yang positif dengan audiens kita. Kita harus memperkenalkan
pesan yang disampaikan secara keseluruhan dan setiap topik pendukung kami.
● Timing
Sebagian besar pengaturan presentasi profesional, kita berbicara di bawah
batasan waktu, dan kami pasti akan memiliki batasan waktu yang ketat kebanyakan
Webcast. Sangatlah penting untuk mematuhi batasan waktu. Jika kita diizinkan untuk
bekerja lembur, kita mungkin menyelesaikan pembicaraan kita, tetapi berisiko
menjengkelkan penonton. Jika dihentikan sebelum kita selesai, kita kehilangan
kesempatan untuk melakukannya mengulangi ide utama kami dan mengakhiri dengan
.
kuat Selain itu, kita harus bersiap untuk hal yang tak terelakkan, mengatur presentasi
kita sehingga kita dapat menyesuaikannya jika perlu dipersingkat. Satu pendekatan
adalah membangun dua atau tiga contoh untuk mendukung setiap poin utama dan
kemudian potong kembali menjadi satu atau dua jika kita melihat kita kekurangan
waktu. Pendekatan lain adalah membahas poin terpenting terlebih dahulu, tetapi itu
dapat mengarah pada presentasi antiklimaks di mana kita kehilangan audiens
menjelang akhir, jadi pendekatan ini harus digunakan dengan hati-hati.
Terakhir, untuk memastikan waktunya tepat, kami ingin berlatih presentasi
dengan timer dan simpan presentasi sedikit di bawah batas waktu yang dibutuhkan.
Terkait batasan waktu, kita harus siap, fleksibel, dan mengantisipasi hal yang tidak
terduga.