2.strategi PBJ-13juni2020 PDF
2.strategi PBJ-13juni2020 PDF
6/13/2020 1
Summary Modul-4 SCM ITC
6/13/2020 2
Materi
1. Sekilas Pedoman Pengadaan di Indonesia
2. Pengantar /Pengenalan tentang Ilmu Pengadaan /Introduction to
SCM-ITC
3. Lingkup /Hakekat Pengadaan
4. Sekilas ISI Modul SCM-ITC
5. Sekilas M4-Developing supply Strategy (Modul-4 SCM ITC)
6/13/2020 3
1.Sejarah Pedoman
Pengadaan Barang dan Jasa di Indonesia
1. Keputusan Presiden RI No 14 A tahun 1980 Pengadaan Menjadi bagian dari
PELAKSANAAN ANGGARAN
2. Keputusan Presiden RI No 29 tahun 1984 PENDAPATAN DAN BELANJA
3. Keputusan Presiden RI No. 16 tahun 1994, NEGARA
6/13/2020 4
CATATAN
1. Karena menjadi bagian dari otorisasi persetujuan Keuangan sehingga ada
batas nilai yang akhirnya turun menjadi batas nilai paket.
2. Pada praktek PBJ paket menjadi sangat banyak (Biasanya
dikemas/dipecah mendekati batas nilai Pedoman yang memudahkan
proses pengadaan (Pembelian/Pengadaan langsung) sehingga proses
pengadaan menjadi sangat transaksional.
3. Awalnya APBN Fokus/didorong oleh Pengadaan Prasarana (umumnya
konstruksi) ,pengadaan dilakukan dengan lelang dan prakualifikasi
sehingga PBJ menjadi sangat administratif dan prosesnya Panjang;
4. Ada nya pembagian kualifikasi Kecil,Menengah dan besar telah membuat
paket pengadaan semakin banyak /transaksional.
5. Kontrak umumnya disesuaikan dengan tahun anggaran/sehingga kontrak
umumnya pertahun.
6/13/2020 5
1b.Rangkuman Pedoman PBJ saat ini
KETERANGAN PEMERINTAH BUMN BUMD BLU/BLUD KKS MIGAS
Sumber Dana 1. APBN/APBD 1. Anggaran BUMN 1. Anggaran BUMD 1. Anggaran BLU 1.Anggaran KKKS
2. Pinjaman LN 2. Penyertaan Penyertaan 2. Penyertaan MIGAS
3. Hibah Modal negara Modal Modal
3. PSO (Public 2. Pemda Pemerintah
Service 3. Penugasan
Obligation)
Pedoman PBJ Perpres 16/2018 Per MBU 12/19 Per Ka Daerah Pengecualian PTK 007
ttg PBJ PP 54/17 P16/18
Aturan 1. Perlem LKPP 1. Peraturan 1. Peraturan 1. Peraturan 1. PTK 007
Pelaksanaan 2. Pemen PU Direksi ttg PBJ Direksi ttg PBJ Direksi ttf PBJ
3. SOP Internal
Tantangan 1. Peningkatan 1. Peningkatan 1. Peningkatan 1. Peningkatan 1. Peningkatan
Pelaksanaan Kinerja PBJ Maturitas sistem Maturitas Maturitas Maturitas sistem
(Pelaksanaan PBJ (Pedoman sistem PBJ sistem PBJ PBJ
Sistem PBJ) Sistem IT &
Org/SDM) 2. Peningkatan 2. Peningkatan 2. Peningkatan
2. Peningkatan Kinerja PBJ Kinerja PBJ Kinerja PBJ
Kinerja PBJ (VPM) (VPM) (VPM)
(VPM)
6/13/2020 6
Tantangan Pengadaan
(Permasalahan Umum Pengadaan saat ini) TRANSACTIONAL
PROCUREMENT
6/13/2020 7
HASIL RAKORNAS LKPP –BANDUNG 2018 &
VISI PENGADAAN LKPP KEDEPAN
Menuju Pengadaan:
MUDAH,CEPAT,TERPERCAYA & BERKELANJUTAN
(Towards Simple,Fast,Trusted & Sustainable Procurement)
6/13/2020 8
APAKAH PENGADAAN ADA ILMUNYA?
BUKAN SEKEDAR PEDOMAN
PELAKSANAAN SAJA???
6/13/2020 9
MLS-SCM Programme
▪ The MLS-SCM programme was launched in 2000
Beberapa Organisasi yang ▪ Initiated as a joint of the Word Trade Organization
membangun sistem Pengadaan (WTO) and the United Nations Conference on
(Pedoman,Sistem IT,Organisasi Trade and Development (UNCTAD), offering ITC's
Prestigious Diploma Programme in Supply Chain
& kompetensi SDM) di dunia Management
Public Proc & SME
6/13/2020 10
6/13/2020 11
LINGKUP
MLS-SCM ITC (12 main modules)
PREPARING
PROCUREMENT LOGISTIC &
PLANNING & MANAGING
PROCESS PAYMENT
CONTRACT
12. Measuring and Evaluating Performance
PROCUREMENT LOGISTIC
6/13/2020 12
Lingkup PBK
DALAM PROSES PROCURE TO PAY
SERAH
PROSES PELAKSANAAN
PERENCANAAN TERIMA &
PENGADAAN KONTRAK
PEMBAYARAN
Mengelola Resiko & Mengelola Kinerja Pengadaan Berkelanjutan
1.PERENCANAAN STRATEGIS *PBK I.KAJI ULANG & PENETAPAN RUP & RKA I.PERSIAPAN KONTRAK I.SERAH TERIMA
1.1 Identifikasi kebutuhan 1.1 Kaji Ulang Perencanaan Teknis 1.1 Melakukan negosiasi 1.1 Melakukan Penerimaan Hasil Pek. PBK
1.2 Identifikasi tujuan organisasi 1.2 Penetapan RUP & RKA *(RKAP/RBA) 1.2 Melakukan finalisasi dokumen kontrak
1.3 Menselaraskan tujuan PBK dan 1.3 Melakukan Tanda tangan kontrak/award II.MENGELOLA ASET & LOGISTIK
Tujuan Organisasi. II.PERSIAPAN PENGADAAN 2.1 Mengelola Pengiriman
1.4.Menetapkan prioritas PBK. 2.1 Persiaapan PBK melalui Swakelola II.MENGELOLA KONTRAK 2.2.Mengelola Persediaan
2.2.Persiapan PBK melalui Penyedia 2.1 Membentuk tim Pengelola kontrak 2.3 Mengelola Penyimpanan
2.2.Menyusun Rencana Pengelola kontrak
2.PERENCANAAN TEKNIS PBK III.MENGELOLA PENYEDIA 2.3 Mengendalikan Pelaksanaan kontrak III.MENGELOLA PEMBAYARAN
2.1 Prnc. PBK melalui swakelola 3.1 Melakukan Prakualifikasi Penyedia 2.4 Menyelesaikan permeasalahan kontrak 3.1 Mempersiapakan dok. pembayaran
2.2 Prnc. PBK melalui penyedia 3.2 Melakukan Eva. Kinerja Penyedia 3.2.Menerbitkan instruksi pembayaran
III.MENGELOLA PEKERJAAN SWAKELOLA
3.PENETAPAN & PENGUMUMAN IV. MELAKUKAN PBK MELALUI SWKELOLA 3.1 Melakukan persiapan Pekerjaan
3.1 Penetapan RKA (Rencana 4.2 Penetapan sasaran &anggaran 3.2 Melaksanakan perkerjaan swakelola
Kerja & Anggaran) 4.3 Penetapan Penyelenggara SWK
3.2 Penetapan RUP (Rencana
umum PBK). V.MELAKUKAN PBK MELALUI PENYEDIA
5.1 Menyampaikan dokumen PBK
5.2 Melakukan Evaluasi dok PBK
5.3 Mengelola Sanggah
6/13/2020 13
KLUSTER KOMPETENSI PBJ
(Kep BNSP 0932/BNSP/IX/2017)
PERSIAPAN SERAH
PROSES
PERENCANAAN & PELAKSANAAN TERIMA &
PENGADAAN
KONTRAK PEMBAYARAN
UK-28 : Mengelola Kinerja dan UK29 : Mengelola Resiko
1. CPSp (Certified Procurement
Specialist)/Pelaksana Pengadaan 2.CCMs(Certified Contract
Management Specialist)/
Pelaksana Pengelola Kontrak
3.CPSt (Certified
Procurement Strategist)
6/13/2020 14
Material Cert.SCM(ITC)
(6 Modules)
6/13/2020 15
PBK
Developing & Implementing
Strategic Procurement
1 Understanding Corporate
environment 5 Appraising & Short-Listing
Suppliers
4 Developing Supply Strategies
6 Obtaining &
Selecting Offers
MAKE BUY
PENGGUNA PENYEDIA
Swakelola Non-tender
2 3
Specifying Requirements (OS/CAT)
& Planning Supply TYPE-1 Analysing Supply Markets
TYPE-2
TYPE-3
TYPE-4
e-Tender
6/13/2020 16
PBK
LINGKUP/HAKEKAT
PENGADAAN
1 Mengenal Siapa
Pengguna/Pembeli 5 Mengenal/Memahami
Penyedia
4 Membangun Strategi Pengadaan
6 Obtaining &
Selecting Offers
MAKE BUY
PENGGUNA PENYEDIA
Swakelola Non-tender
2 3
Mengenal/memahami apa (OS/CAT)
yang akan dibeli/diadakan TYPE-1 Mengenal Pasar B/J
TYPE-2
TYPE-3
TYPE-4
e-Tender
6/13/2020 17
Angkatan Pertama peserta SCM-ITC
Jakarta Juni 2012
6/13/2020 18
6/13/2020 19
Modul-4
Developing Supply Strategies
6/13/2020 20
1.Lingkup M4 3.Mengenal
Persepsi/motivasi
1 Mengenal Siapa
Pengguna/Pembeli Penyedia ?
5.Hubungan /Relasi
3b
2 & kontrak
3a
6/13/2020 21
1.Mengenal Organisasi
Pengguna/Pembeli
6/13/2020 22
1. Mengenal Organisasi
Pengguna/Pembeli
2.UK2 . Menelaah lingkungan PBJ
a. Sistem PBJ
b.Tujuan Pengadaan
c. Para Pihak pada Pengadaaan
1.. Menelaah lingkungan ORGANISASI
d.Dampak & Nilai pengadaan
a. Jenis dan Sektor organisasi 3 :Menselaraskan UK1&UK2
b. Budaya organisasi
c. Visi, Misi dan Kebijakan
organisasi BEST VALUE FOR
d. Tujuan Organisasi MONEY
6/13/2020 23
1.1 Jenis,Sektor & Size
Sektor
Sektor Pemerintah Non Profit org
Sektor
Foundation, As-
Primer
Type 2. Berdasarkan Type Organisasi (ekstraksi)
Sociation,Coope
rative, Academic
terdiri dari : Organisasi
Pemerintah, Profit dan Non Sekunder Funding from
sponsors, grant,
Profit (Konversi & Proses) fee for services
P&S as private
6/13/2020 24
1.2a Sistem Pengadaan B/J
1. Regulasi/Peraturan pelaksanaan PBJ untuk mencapai
tujuan Pengadaan
6/13/2020 25
1.2b.Tujuan Pengadaan
Menghasilkan barang/jasa yang memberikan Best
value for money bagi pengguna dan juga pelaku usaha
dalam rantai pengadaan.
Dengan Indikator:
1. Q=Kualitas B/J yang lebih baik
2. SL=Tingkat Service Level (Kinerja/pelayanan) yang
lebih baik (Tepat Quantity,Lokasi,Waktu)
3. Waktu proses (Procure to Pay ) yang lebih pendek.
4. Total biaya kepemilikan (TCO) atau Life Cycle Costing
yang lebih rendah.
Source ITC-SCM section
6/13/2020 26
2.2.Mengidentifikasi Nilai PBJ
6/13/2020 27
Pentertaan
Modal 2.4 SUMMARY KEUANGAN -2017
Pemerintah
Pendapatan 35.1T
Pendapatan
Incentive/Bonus 6,528 Pos 1.Pendapatan dari Jalan Raya
Karena BLU naik Pendapatan
2.Pendapatan Non Jalan raya
Pengeluaran 32.9 T
2
Pegawai 3
1.95
ADMIN
3.12(9.5%)
PBJ 1
(5.9%) 27.9 T (84.5%)
Penunjang Pendapatan
Keuntungan =
2.1& (5.97%)
PBJ
6/13/2020 28
Contoh Pangandaraan 2016
7%
100% Pajak & Retribusi
1
Pendapatan APBD daerah 39.4 M (59%)
Incentive/Bonus PAD
Karena PAD naik 928.2 M (100%) 66.1M (7%)
Lain2 PAD yang sah
2
27.1 M (41%)
Pengeluaran APBD 979.4 M 3 DEVIDEN=???
BIAYA Rp %
1.GAJI+TUNJANGAN 402,894,524,514 41.1%
4.TRS 2.BELANJA BARANG/JASA 413,396,166,745 42.2%
Bansos
(2.2%)
6/13/2020 29
Kondisi LAPKEU SUKABUMI 2016
84%
Kontribusi PAD HANYA
APBN
2.74 T (93%) 16% dari TOTAL APBD
PEMDA Kab Sukabumi
16 %
100% Pajak & Retribusi
1
Pendapatan APBD daerah 232 M (44%)
Incentive/Bonus PAD
Karena PAD naik 3.27 T (100%) 0.52T (7%)
2 Deviden BUMD 8.4 M (2%)
BIAYA Rp %
1.GAJI+TUNJANGAN 1,382,623,720,293 39%
Bansos 54.8M
4.TRS 2.BELANJA BARANG/JASA 1,655,201,563,294 47%
1.Gaji- 2.Pengadaan B/J
(2%)
0.454 T
1.38 (39 %) (1.655 T/47%) 3.TRANSFER DAERAH 454,271,673,413 13%
(13%)
4.BANSOS .SUBSIDI &HIBAH 54,837,458,000 2%
TOTAL BIAYA 3,546,934,415,000 100%
Barang/jasa untuk
Defisit 0.271 T (tertutupi karena ada SILPA)
menunjang kegiatan
29 SKPD Dalam rangka
menaikan PAD
6/13/2020 30
Strategi Pengadaan ?
Strategi Pengadaan adalah usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan
pengadaan dalam mendapatkan barang/jasa yang Tepat Kualitas,Tepat Kuantitas,Tepat
Waktu,Tepat Sumber dan Tepat Harga berdasarkan prinsip dan etika pengadaan (yang
memberikan BEST VALUE FOR MONEY bagi Organisasi
6/13/2020 31
2.Mengenal Apa yang dibeli
6/13/2020 32
Supply Positioning Model
• Model yang menggambarkan profil barang /jasa
(item) yang diperlukan organisasi pembeli.
6/13/2020 33
Kegunaan
Supply Positioning Model
6/13/2020 34
Routine Item
M M
(B/J Rutin)
R E
6/13/2020 35
Leverage Item
M M
(Umum)
R L
6/13/2020 36
Bottlenect Item
B M
(Khusus)
R L
6/13/2020 37
Critical Item
B C
(Kritikal)
R L
• Critical item , adalah kategorisasi
barang/Jasa yang total nilai pembeliannya
tinggi dan resiko atau dampaknya jika
barang/Jasa tersebut tidak ada dapat
membuat organisasi/instansi tersebut
berhenti beroperasi/bekerja.
6/13/2020 38
Rangkuman Karakteristik B/J
Ket. Routine Leverage Bottleneck Critical
B C
Resiko
Pengadaan thd Rendah Rendah Tinggi Tinggi
R E Organisasi
Variatif
Jenis Variatif
Standar Standard (tidak
Barang/Jasa (tidak standar)
standar)
Jumlah
penyedia B/J
Banyak Banyak Sedikit Sedikit
Jumlah
Pembelian
Rendah Tinggi Rendah Tinggi
Daya Tarik
Penyedia B/J
Rendah Tinggi Tinggi Tinggi
6/13/2020 39
3.Mengenal Siapa Penjual
(Persepsi/Motivasi Peyedia)
6/13/2020 40
Supplier Perception Model
Bagaimana Penyedia B/J melihat institusi pembeli?
High
Develop Core
(Pengemba (Utamai)
ngan)
Daya tarik
Pembeli dimata
penyedia
Marginal Exploit
(marginal) (Pendalaman)
Low High
Nilai Pengadaan
6/13/2020 41
ITC
Supplier Perception Model
(Model Persepsi Penyedia)
6/13/2020 42
Persepsi Penyedia terhadap pembeli
berdasarkan besarnya nilai pendapatan
Nilai pengadaan Persepsi Penyedia
terhadap persentase Terhadap pembeli
pendapatan Penyedia
Di atas 15% High/Tinggi (H)
6/13/2020 43
Daya Tarik Organisasi Pembeli
di mata Penjual/Penyedia
1. Apakah strategi usaha organisasi pembeli dengan
penyedia B/J sejalan?
2. Apakah Penyedia B/J merasa nyaman menjadi penyedia
B/J di Organisasi instansi tersebut.
3. Apakah kondisi keuangan baik dan pembayaran lancar?
4. Apakah Organisasi Pembeli memberikan peluang
pengembangan usaha kepada para Penyedia?
5. Apakah menjadi penyedia di Organisasi tersebut
memberikan keuntungan lain (reputasi,menaikan
kredibilitas penyedia dll) ?
6/13/2020 44
Persepsi Penyedia
M M
MARGINAL
M M • Motivasi Penyedia RENDAH
• Tingkat prioritas menjual ke organisasi pembeli di
sisi Penyedia B/J RENDAH
• Posisi tawar-menawar Organisasi pembeli:
RENDAH
• Potensi pengembangan usaha bagi penyedia:
KECIL
• Menganggap transaksi ke Organisasi pembeli
sebagai bisnis tambahan / sampingan saja.
6/13/2020 45
Persepsi Penyedia Kategori
M M EXPLOIT (Penjajakan)
M E
• Nilai pembelian terhadap Penyedia BESAR tapi Penyedia
tidak tertarik membangun kerjasama jangka panjang
dengan Organisasi pembeli.
• Tidak ada langkah-langkah khusus yang ditempuh
Penyedia untuk membuat pembeli menjadi klien utama
• Jika Penyedia paham dengan posisinya, mereka
cenderung menaikkan harga jualnya.
6/13/2020 46
Persepsi Penyedia Kategori
B M
DEVELOP (Pengembangan)
M E
• Nilai transaksi bisnis dengan Penyedia ini KECIL,
tetapi mereka senang menjadi penyedia di
Organisasi Pembeli
• Penyedia siap meluangkan waktu dan biaya untuk
membangun kerjasama jangka panjang dengan
Organisasi pembeli
• Penyedia di kuadran ini sangat ideal untuk
pengembangan hubungan kerja jangka panjang.
6/13/2020 47
Persepsi Penyedia Kategori
C CORE (Utama)
M E
• Kebutuhan Organisasi pembeli sudah
merupakan bisnis inti dari Penyedia B/J
• Melakukan langkah-langkah yang serius
untuk membina hubungan jangka panjang
dengan pembeli
• Penyedia yang ideal untuk hubungan jangka
panjang
6/13/2020 48
Pengaruh dari
Supplier Perception Model
6/13/2020 49
Bagaimana Jadi Pembeli
yang baik?
1. Bayar tepat Waktu;
2. Menjadi efisien & efektif;
3. Tidak menyusahkan penyedia;
4. Ada akun manajer khusus buat penyedia;
5. Rensponsif dan solution oriented;
6. Menyederhanakan administasi tetap compliances;
7. Menjadi profesional & etis
6/13/2020 50
4.Mengenal Pasar
(Detail di M-3)
6/13/2020 51
Analisa Pasar
(summary)
Proses interaksi antara pembeli dan penjual melalui
sistem atau prosedur dan institusi tertentu yang
memungkinkan harga barang atau jasa terbentuk
dalam suatu mekanisme pertukaran
6/13/2020 52
Analisa Pasar
• Pemahaman yang memadai mengenai pasar sangat diperlukan baik
untuk penjual maupun pembeli.
• Organisasi dihadapkan kepada adanya ketidakpastian akibat
perubahan dan dinamika pasar dimana bisa mendapatkan barang dan
jasa sbg bahan baku produksi atau kegiatandan menjual produk atau
jasanya.
• Salah satu faktor penentu keberhasilan : kemauan dan kemampuan
organisasi atau perusahaan untuk mengantisipasi, menerima dan
beradaptasi dengan perubahan, termasuk diantaranya adalah
perubahan pasar.
6/13/2020 53
Persaingan Pasar
Penawaran (Supply)
Berbagai Kemungkinan Kombinasi
persaingan Pasar
Banyak Penjual Sedikit Penjual Satu Penjual
Persaingan
Banyak Pembeli Oligopoli Monopoli
Sempurna
Permintaan Oligopoli /
Sedikit Pembeli Oligopsoni Monopoli Terbatas
(Demand) Oligopsoni
Monopsoni Monopoli /
Satu Pembeli Monopsoni
Terbatas Monopsoni
6/13/2020 54
5.Hubungan/Relasi & Kontrak
6/13/2020 55
Hubungan Pembeli dengan
Penyedia Barang/Jasa
Paling Paling
renggang dekat/rapat
6/13/2020 56
Type Hubungan Pembeli dan
Penyedia Barang/Jasa.
• Hubungan antara penyedia barang/jasa untuk pengadaan
barang/jasa tertentu akan sangat berhubungan natinya
dengan jenis kontrak yang akan dibuat.
6/13/2020 57
Hubungan “Spot Purchase”
• Mendapatkan deal yang terbaik pada saat transaksi
• Penekanan ke masalah HARGA
• Tidak ada hubungan khusus dengan penyedia B/J
• Umumnya penyedia B/J melihatnya bukan sebagai
prioritas utama
• Biaya akan tinggi jika menggunakan banyak penyedia B/J
• Cocok untuk kebutuhan yang sangat jarang
• Cocok untuk produk standar, switching-cost yang rendah
dan nilai pengadaan yang tidak terlalu tinggi
6/13/2020 58
Hubungan “Regular Trading”
• Pembelian Spot Purchase yang berulang
• Usahakan penyedia B/J tetap kompetitif
• Saling pengertian akibat transaksi yang sering terlaksana
• Penyedia B/J yang sering dipakai akan lebih memperioritaskan organisasi
pembeli.
• Organisasi /instansi pembeli bisa mendapatkan Penyedia B/J pilihan.
• Cocok apabila kita belum mengetahui benar kebutuhan kita, atau jika
kebutuhannya bervariasi
6/13/2020 59
Hubungan “Call-Off “
• Padanan istilahnya:
• Framework Agreement
• Blanket Contract
• Standing Orders
• Penyedia B/J setuju untuk mengadakan item tertentu dengan harga yang
disepakati, jumlah tertentu dalam kurun waktu tertentu
• Hemat waktu, selanjutnya user dapat menjalankan perintah “call-off”
• Cocok untuk item yang belum diketahui jumlah kebutuhannya
6/13/2020 60
Hubungan “Fixed” 4
• Jelas lingkup, spesifikasi, jumlah dan harganya
• Penyedia B/J lebih tertarik dengan jenis kontrak semacam
ini, sehingga Organisasi pembeli dapat menegosiasi terms
yang lebih baik
• Cocok untuk kebutuhan yang sering terjadi dan volume nya
sudah dapat diprediksi di awal.
6/13/2020 61
Hubungan “Partnership”
• Saling kebergantungan
• Tingkat kepercayaan tinggi
• Pertukaran informasi dan interaksi sangat intensif
antara kedua belah pihak
• Penekanan lebih ke biaya, bukan harga
• Kolaborasi
• Investasi dalam menjalin hubungan kedua pihak
• Cocok untuk item di kuadran Bottleneck & Critical
• Memerlukan waktu untuk realisasinya
6/13/2020 62
Hubungan “Joint Venture”
• Terbentuknya unit terpisah yang dimiliki oleh dua atau lebih
institusi
• Keterlibatan operasional secara langsung lebih dalam
dibandingkan Partnership
• Namun juga lebih sulit dalam membangun serta memeliharanya
• Cocok untuk produk dan jasa yang sangat mempengaruhi daya
saing perusahaan.
6/13/2020 63
Hubungan “Internal Provision”
• Pilihan mengerjakan sendiri dibandingkan membeli dari luar
• Semua kendali ada di internal perusahaan sehingga memperkecil
resiko
• Namun beberapa hal harus diperhatikan
• Membangun kompetensi internal tidak mudah
• Fixed-cost perusahaan menjadi meningkat
• Variable-cost meningkat jika Economic of Scale tidak terjadi.
6/13/2020 64
6.Kerangka Strategi Pengadaan
6/13/2020 65
Kerangka dalam
Strategi pengadaan
6/13/2020 66
Strategi menuju LEVERAGE
Bottleneck Critical
Turunkan Risiko
Turunkan Risiko
Resiko
terhadap
Kegiatan
Organisasi/
Instansi PASAR
Naikkan nilai
Routine Leverage
Nilai Pengadaan
6/13/2020 67
Bagaimana Meningkatkan
Nilai Pengadaan?
6/13/2020 68
Bagaimana Menurunkan Resiko?
Menurunkan Resiko
• Mencari sumber / penyedia baru.
• Membantu meningkatkan kemampuan penyedia
barang/jasa
6/13/2020 69
HUBUNGAN ANTARA SUPPLY POSITONING MODEL
DAN SUPPLIER PERCEPTION MODEL
Develop Core
Bottleneck Critical
Routine Leverage
Marginal Exploit
Organisasi Pengadaan harus dapat melakukan analisa dan menghubungkan antara kebutuhan
dan kondisi pasar . Menganalisa Ketersediaan penyedia B/J sebelum menentukan metoda
pemilihan penyedia Barang/Jasa serta jenis kontrak yang tepat
6/13/2020 70
Potensi Hubungan yang sesuai antara
1.Supply Positioning , 2.Supplier Perception Model
dan 3.Relasi /Draft Kontrak
Kategori
Items yang MARGINAL EXPLOIT DEVELOP CORE
dibeli
6/13/2020 71
6.1.Strategi PBJ Kelompok Routine
1. Proses pengadaan yang sederhana dan efisien
2. Sedapat mungkin delegasikan proses pembelian
langsung ke pemakai (user);
3. Buat kontrak payung jangka panjang dan eksekusi
melalui e-Katalog/Toko Online kepada 1 atau 2 penyedia
yang dapat menjadi aggregator beberapa
principal/produsen/distributor utama;
4. Gunakan e-KatalogToko Online Procure to Pay;
5. Hindari inspeksi dan verifikasi item yang berlebihan;
6. Buat persediaan (inventori) di client site (Vendor
managed inventory) atau O2O (Toko Online to Offline).
6/13/2020 72
Karakteristik Penyedia yang
Cocok memasok Routine Items
6/13/2020 73
VENDOR MANAGED INVENTORY
KONSINYASI VENDOR MANAGED PEMBELIAN NORMAL
INVENTORY ATAU E-KATALOG
Jenis barang ditentukan Jenis barang ditentukan Jenis barang ditentukan
penjual pembeli pembeli
Barang disimpan di tempat Barang disimpan ditempat Barang disimpan di tempat
pembeli pembeli penjual
Jumlah ditentukan penjual Jumlah ditentukan pembeli Jumlah ditentukan pembeli
Tidak perlu waktu Tidak perlu waktu Perlu waktu pengiriman
pengiriman pengiriman
Dibayar sejumlah yang Dibayar sejumlah yang Dibayar sejumlah yang
dipakai dipakai dibeli
Harga ditentukan penjual Harga berdasarkan Harga ditentukan penjual
kesepakatan penjual
pembeli melalui lelang
6/13/2020 74
Konsep TOKO GUDANG
Online to Offline Store (O2O)
BAHAN MAKANAN
V1 Petani
TOKO OFFLINE
V2 Peternak
1. Bahma BASAH
2. Baham Kering V4 Produsen
3. Buah&Sayur
V1 ATK
JARUM,OBAT-OBATAN V1 ALKES
V2 OBAT UMUM
KARYAWAN
6/13/2020 76
IS THE IMPLEMENTATION OF:
HALALAN THOYBAN FOOD SUPPLY CHAIN
(INDONESIA SUSTAINABLE PUBLIC PROCUREMENT)
MANAJEMEN RESIKO & MANAJEMAN KINERJA
Produksi/
Marketing &
(Pertanian,peternakan, Pengolahan Transportasi &
Customer care
Perikanan) DIstribusi
MANAJEMEN INFORMASI (TELKOM)
6/13/2020 77
Rantai Supply Bahan Makanan
di RS saat ini (contoh beras)
1 2 3 4 5 6 7 8
8 9
Petani Tk Ijon Kordinator/ Penggilingan Pedagang Pasar Induk Pedagang PT/CV Rumah sakit
(financing) pemodal Padi besar grosir Penyedia RS
8
PT-PT/
CV-CV
SPK/PO/Kontrak
Harga
bulanan/order/
tidak pasti
INFILTRASI
IMPOR
Rantai Supply Bahan Makanan
melalui TOKO GUDANG (contoh beras)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Petani1
3
KOPERASI
Petani2
PEMASARAN
Koperasi
Petani3
Petani
SPK/PO/Kontrak
Harga fixed
TCO rendah
Petanin
1 2 3
6.2.Strategi PBJ Kelompok Leverage
1. Proses pengadaan melalui e-tender/e-auction (lelang
umum)
Leverage 2. Proses dilakukan oleh tim Pengadaan /Tim lelang
3. Diusahakan menstandarkan spesifikasi sehingga tender
akan berorientasi mendapatkan harga terbaik
4. Penyedia dengan kualifikasi dan klasifikasi yang
sama/ekivalen sudah dikelompokan di dalam Vendor
manajemen system.
5. Kontrak diusahakan dibuat untuk jangka Panjang
Tinggi (minimum 3/5 tahun) atau selama umur ekonomis.
6. Harus memperhatikan Switching Cost (biaya negosiasi,
Tinggi re-training,stok kadaluarsa, pinalti jika mengganti
penyedia).
6/13/2020 80
6.3.Strategi PBJ Kelompok Bottlenect
▪ Proses Lelang terbatas atau Negosiasi Langsung
▪ Fokus pada penurunan resiko supply (harga bukan faktor
Bottlenect utama)
▪ Jika memungkinkan membeli dari SATU penyedia untuk
meningkatkan posisi tawar
Variatif ▪ Menggunakan dua Penyedia B/J sebagai backup jika ada
masalah di salah satu pemasok
Sedikit ▪ Membangun relasi jangka panjang dengan Penyedia B/J
dengan mengembangkan kontrak berbasis kinerja/output
▪ Memberikan garansi order yang menarik bagi Penyedia B/J
▪ Menjadi pembeli yang baik.
Tinggi
6/13/2020 81
6.4.Strategi PBJ Kelompok Critical
▪ Proses Lelang terbatas atau Negosiasi Langsung
Critical ▪ Fokus pada membangun relasi jangka Panjang
(Strategic partnership) dan membangun kompetensi
penyedia
Variatif ▪ Jika memungkinkan membeli dari SATU penyedia untuk
meningkatkan posisi tawar
Sedikit ▪ Menggunakan dua Penyedia B/J sebagai backup jika
ada masalah di salah satu pemasok
Tinggi ▪ Membangun relasi jangka panjang dengan Penyedia B/J
dengan mengembangkan kontrak berbasis
Tinggi
kinerja/output.
6/13/2020 82
Modul-6
Obtaining & Selecting Offer
6/13/2020 83
Kerangka Kerja
Obtaining & Selecting Offer (M-6)
1
6/13/2020 84
APAKAH KITA SIAP
MENERAPKAN TRANSFORMASI
PENGADAAN?
6/13/2020 85
Tujuan Program
Transformasi Pengadaan
Menselaraskan Tujuan PBJ dengan Tujuan ORGANISASI
VISI ,MISI,
Sektor &
TUJUAN & jenis
TARGET
Maturitas Sistem
& Kinerja PBJ Organisasi
INDIKATOR
1. Adanya Cost Redution/Penghematan
Nilai PBJ 2. Naiknya Service Level/Tingkat
Pola PBJ Pelayanan
3. Naiknya Keuntungan
BEST VALUE FOR
Sektor & MONEY 4. Menjadi World Class Organsation
jenis
Sistem PBJ
6/13/2020 86
TARGET Transformasi Pengadaan
NO PERUBAHAN SAAT INI NEXT
1 PERATURAN MANUAL BERBASIS
REGULASI /KOMPLEKS DIGITAL/SIMPLE &
COMPLIANCE
2 SISTEM IT PARTITION/SEBA INTEGRATED SCM/
GCG HAGIAN PROSES SEMUA PROSES TERKAIT
3 ORGANISASI KOMPLEKS SEDERHANA
SDM BELUM COMPETENCE &
COMPETENCE BERSERTIFIKAT
6/13/2020 87
IPM-INDEX (Integrated Maturity &
Performance INDEX
Kemauan/Performance
Kebisaan/Maturity Level
REGULASI
Sistem IT
ORG & SDM
GCG
SUSTAINABLE
6/13/2020 88
1.Transformasi Regulasi/
Regulation Reform
1. Peraturan Dibuat berbasis Digital
2. Semua proses sesuai dengan Pedoman PBJ dan dapat di transfer atau
dijalankan dengan media elektronis melalui proses:
▪ DIGITASI (Memindahkan semua dokumen dalam bentuk digital);
▪ DIGITALISASI (Memindahkan proses approval sesuai dengan TUGAS dan
WEWENANG ) PARA PIHAK kedalam proses flow sesuai aturan;
▪ DIGITAL TRANSFORMASI (Melakukan proses Pengadaan PROCURE to PAY) dalam
mesin digital yang berbasis BLOCK CHAIN;
3. ORGANISASI STRATEGIK DAN SDM KOMPETEN
4. MENUJU VISI PENGADAAN yang Simple, Fast , Trusted & Sustainable.
6/13/2020 89
2.Transformasi Sistem IT
SPSE
1. e-Katalog
▪ Sistem IT hanya pada proses
SISTEM IT pemilihan penyedia
2. Toko online
▪ Belum ada/integrasi dengan
sistem pada proses lainnya 1. SIKAP (Sistem Informasi
1.DIsain sistem Kinerja Penyedia)/VMS
2.Kustomisasi (Vendor Management
sesuai disain Usulan Pemanfaat Teknologi System)
▪ Sistem terintegrasi meliputi
3. Run & Test proses perencanaan s/d 2. E-Tender Cepat dan
pembayaran e-Auction
▪ Tersedia aplikasi :
E-Purchasing, VMS dan
e-Tender 3. E-tender (untuk
▪ Sistem Terintegrasi dan Barang/Pekerjaan
termonitor konstruksi/Jasa Lainnya)
6/13/2020 90
3.Transformasi Organisasi
Perencanaan
PELAKSANAAN
PROSES PENGADAAN PELAKSANAAN SDM & Pengelolaan
(PANITIA LELANG) PENGADAAN &PEMBINAAN Sistem Informasi
Pengendalian
Unit Kerja Adhoc/ Centre of Excellence
Admin Pengadaan (COe)
6/13/2020 91
Hasil Transformasi Pengadaan
No KETERANGAN SEBELUM SESUDAH
TRANSFORMASI TRANSFORMASI
1 PERATURAN/FOKUS FOKUS PADA AMINISTRASI PEMILIHAN FOKUS PADA PENCAPAIAN TUJUAN PBJ
2 TUJUAN Menjalankan kegiatan sesuai aturan Berkontribusi pada pencapaian target org.
3 LINGKUP Perencanaan-Serah Terima Terintegrasi Perencanaan-Pembayaran (P2P)
4 ORGANISASI Adhoc/Tidak Tetap Permanen/Tetap
5 SDM Sambilan/Pekerjaan sampingan Profesional kompeten & Berintegrasi
7 SISTEM INFORMASI Otomasi Proses Pengadaan,terutama Digitalisasi proses pengadaan dengan
Pemilihan kemampuan analitik
8 Indikator Praktek PBJ 1. Banyak Paket 1. Sedikit Paket (Konsolidasi)
2. Proses Panjang/lama; 2. Proses Pendek/Cepat
3. Proses manual/sebagain elektronik 3. Proses Integrated P2P /full digital.
4. Kontrak Jangka Pendek/transaksional 4. Kontrak jangka Panjang/Strategik
4. Pembayaran Lama 5. Pembayaran Cepat (pakai e-payment)
9 EVALUASI HARGA Umumnya Purchase Price TCO (Total Cost of Ownership)
6/13/2020 92
Peraturan/ Praktek yang sudah
dibuat Pemerintah /LKPP
1. E-Katalog Nasional
2. E-Katalog Sektoral TINGGAL
GUNAKAN DAN
3. E-Katalog Daerah OPTIMALKAN
4. Toko Online (TOKO DARING)
5. Dorongan mendapatkan BEST
VALUE FOR MONEY dalam PBJ
6/13/2020 93
POTENSI INDONESIA
EROPA Jalur Dagang Dunia
6-7 bulan
USA CHINA
Equator INA
(12 bulan pertanian)
1. Tambang Emas Kualitas Terbaik di-Dunia
2. Cadangan Gas Alam Terbesar Di Dunia
▪ 17.508 Pulau 3. Tambang Batu Bara Terbesar Di Dunia
▪ 34 Provinsi 4. Kesuburan Tanah Terbaik Di Dunia
▪ 514 Kab/Kota
5. Lautan Terluas Di Dunia
▪ 70 K/L/I
▪ 5.176.800 km² Luas total 6. Hutan Tropis Terbesar Di Dunia
▪ 3.257.357 km² Laut 7. Tempat Wisata Eksotis Terbesar Di Dunia
▪ 1.919.443 km² Daratan 8. Pulau terbanyak didunia
▪ 740 suku
▪ 583 Bahasa daerah
9. Bahasa terbanyak didunia
10.NEGARA MARITIM TERBESAR DIDUNIA
6/13/2020 94
PROGRAM BELAJAR
ILMU PENGADAAN
6/13/2020 95
MAU?? TIDAK MAU??
6/13/2020 96