Wiwiet Prihatmadji
Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta
Email: wiwiet@plj.ac.id
Abstrak
Proses audit sertifikasi ISO 9001:2015 telah dilaksanakan pada tanggal 22 -24 Januari 2018 untuk Jenjang
Sarjana (S1), Pasca Sarjana (S2) dan Diploma Tiga (D3) dengan hasil temuan berupa sembilan belas klasifikasi
klausul temuan ketidaksesuaian, dan lima puluh lima kasus temuan. Temuan ketidaksesuaian terhadap klausul
8.5.1 dengan sembilan kasus sebagai indikasi kurangnya kontrol terhadap proses dan pelayanan pelanggan,
Selanjutnya adalah ketidaksesuai terhadap klausul 8.5.3 yang terjadi enam kasus sebagai indikasi kurangnya
penjagaan terhadap kepemlilikan pelanggan , berikutnya terdapat empat temuan ketidaksesuaian terhadapa
klausul 9.2 sebagai indikiasi kurang konsistennya proses auidt internal, kemudian terdapat tiga temuan
ketidaksesuain terhadap Klausul 7.1.3 menunjukkan kurangnya efektifnya pemeliharaan aset ICT, temuan-
temuan berikutnya sebagai inconsistensy terhadap rekaman yang tetap diperhatikan sebagai peluang perbaikan
organisasi. Khusus Temuan Klausul Konteks Organisasi, terjadi pada tiga klausul, satu klausul 4.1 sebagai
temuan dokumen yang tidak lengkap, sedangkan dua klausul 4.2 dan 4.4 merupakan temuan rekaman dengan
akar pnyebabnya berupa inconsitency terhadap pelaksanaan prosedur dengan perbaikan bahwa organisasi
menjalankan proses audit inernal dengan menjaga konsistensi sesuai prosedur yang berlaku. Sedangkan Temuan
Klausul Pemikiran Berbasis Resiko terjadi pada klausul 6.1 sebagai temuan dokumen dengan akar penyebabnya
pada Panduan Mutu organisasi hanya menerangkan secara garis besar tentang konteks organisasi, tidak berisi
rincian secara jelas mengenai issue internal eksternal, potensi resiko dan perubahan manajemen organisasi
seperti yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2015. Tindakan perbaikannya bahwa organisasi menerangkan dengan
jelas mengenai issue, potensi resiko dan perubahan manajemen organisasi sesuai dengan persyaratan ISO
9001:2015.
Kata Kunci: ISO 9001:2015, PDCA, Konteks Organisasi, Pemikiran Berbasis Resiko
ISO 9001: 2015 certification audit process has been carried out on January 22-24, 2018 for Bachelor (S1), Post
Graduate (S2) and Diploma 3 (D3) levels with findings in the form of nineteen clauses of nonconformity finding
clauses, and fifty-five cases findings. The findings of nonconformity with clause 8.5.1 with nine cases as an
indication of ineffective of control over customer processes and services. Furthermore, there is a discrepancy
with clause 8.5.3 which occurred in six cases as an indication of ineffective of safeguarding of customer
ownership. Next, there were four nonconformities regarding clause 9.2 as indications ineffective of consistency
in the internal process, then there are three findings of non-compliance with Clause 7.1.3 indicating the
ineffective maintenance of ICT assets, the subsequent findings as inconsistence on records that are considered as
opportunities for organizational improvement. Specific Findings of the Organizational Context Clause, occur in
three clauses, one clause 4.1 as an incomplete document finding, while two clauses 4.2 and 4.4 are recording
findings with the root cause in the form of inconsitency on the implementation of procedures with improvements
that the organization carries out an internal audit process by maintaining consistent consistency applicable
procedures. Whereas the findings of the Risk-Based Thought Clause occurring in clause 6.1 as a document
finding with its root cause in the organization's Quality Manual only outlines the organizational context, does
not contain clear details about external internal issues, potential risks and organizational management changes
as required by ISO 9001: 2015. The corrective action is that the organization clearly explains the issues,
potential risks and organizational management changes in accordance with the requirements of ISO 9001: 2015.
Januari 2018 dalam Management System Certification proses menggerakkan sebuah organisasi untuk
Audit Summery dengan Ref . No. 6642. Data primer merencanakan proses-proses dan interaksinya.
yang digunakan sebagai bahan analisa adalah laporan Sedangkan siklus PDCA menggerakkan sebuah
Non Conformity dari Audit Summery Report dari hasil organisasi untuk memastikan bahwa proses-proses
audit sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut di mendapatkan sumberdaya dan pengelolaan secara
atas. sesuai, dan peluang untuk peningkatan organisasi.
9001:2015 (2015) tertulis bahwa konsep pemikiran manajemen mutu yang saling berkaitan. ISO
berbasis risiko telah tersirat dalam edisi ISO Secretariat (2014) telah mempublikasikan Korelasi
9001:2008, misalnya persyaratan untuk Matriks antara ISO 9001 versi sebelumnya (ISO
perencanaan, peninjauan dan perbaikan. ISO 9001:2008) dengan ISO 9001 versi terkini (ISO
9001:2015 menetapkan persyaratan spesifik bagi 9001:2015) yang dapat digunakan sebagai pedoman
organisasi untuk memahami konteksnya (klausul dalam implementasi strategis di setiap organisasi.
4.1) dan menentukan risiko sebagai dasar untuk Terdapat 10 klausul dalam ISO 9001:2015
perencanaan (klausul 6.1). Ini merupakan penerapan dengan perubahan sebagai berikut:
dari pemikiran berbasis risiko untuk perencanaan a. Klausul 1 sangat mirip dengan versi tahun 2008
dan pelaksanaan proses-proses sistem manajemen yang mencakup ruang lingkup standar `dan
mutu (klausul 4.4) dan akan membantu dalam terdapat sedikit tambahan bahwa standar ISO
menentukan sejauh mana informasi terdokumentasi 9001:2015 mempergunakan pendekatan proses,
diperlukan. Meskipun klausul 6.1 merincikan yang menggabungkan siklus Plan-Do- Check-Act
bahwa organisasi harus merencanakan tindakan (PDCA) dan pemikiran berbasis risiko.
untuk menangani risiko, tetapi tidak ada b. Klausal 2 dan 3 mencakup referensi normatif
persyaratan metode formal untuk manajemen risiko dan istilah dan definisi, kedua klausul ini
atau sebuah dokumentasi proses manajemen risiko. mengacu pada ISO 9000, Sistem Manajemen
Organisasi dapat memutuskan bentuk Mutu - Dasar dan kosakata yang memberikan
mengembangkan atau tidak suatu metodologi panduan yang berharga, termasuk klausul
manajemen risiko yang lebih luas daripada yang dengan istilah terbaru.
disyaratkan oleh ISO 9001:2015, misalnya melalui c. Klausal 4. Konteks Organisasi, merupakan
penerapan pedoman atau standar lainnya. klausul baru yang ditekankan dalam SMM dan
Menurut ISO 9001:2015, suatu organisasi mendukung strategi bisnis organisasi.
dipersyaratkan untuk merencanakan dan melaksanakan Organisasi harus menentukan masalah
tindakan untuk menangani risiko dan peluang. eksternal dan internal yang relevan dengan
Menangani resiko dan peluang sebagai dasar untuk tujuan dan berdampak pada langkah yang
meningkatkan efektivitas dari sistem manajemen dilakukan organisasi. Organisasi juga harus
mutu, mencapai hasil yang lebih baik dan mencegah mengidentifikasi "pihak yang berkepentingan"
dampak-dampak negatif. Risiko adalah dampak dari yang relevan dengan QMS. Sedangkan ruang
ketidakpastian, dan setiap ketidakpastian tersebut lingkup QMS harus ditentukan dengan
dapat memiliki dampak positif atau negatif. Sebuah mempertimbangkan fungsi atau proses yang
penyimpangan positif yang timbul dari sebuah risiko di-delegesikan (outsource) oleh pihaklain.
dapat memberikan sebuah kesempatan, tapi tidak d. Klausul 5: Kepemimpinan. Klausa ini
semua dampak positif dari risiko menghasilkan menempatkan persyaratan pada "manajemen
peluang. puncak" yang merupakan orang atau
sekelompok orang yang mengarahkan dan
II.1.4. Perubahan Konsep dan Klausul di ISO mengendalikan organisasi pada tingkat
9001:2015 tertinggi. SMM bukan lagi tanggung jawab
seorang individu atau seorang "Perwakilan
Sekertariat ISO hingga tahun 2018 telah Manajemen" yang bertanggung jawab atas
menerbitkan 5 (lima) versi, yaitu : versi tahun 1987, SMM. Manajemen puncak memiliki
1994, 2000, 2008 dan versi 2015. Untuk versi keterlibatan yang lebih besar dalam sistem
2015 terdiri dari 3 (tiga) standar yaitu : ISO 9000 manajemen dan harus memastikan persyaratan
(yang berisi definisi kata yang digunakan dalam diintegrasikan ke dalam proses organisasi yang
ISO 9001), ISO 9001 (yang berisi persyaratan kompatibel dengan arah strategis organisasi.
sistem manajemen mutu – standar inilah yang dapat Kebijakan mutu harus menjadi dokumen yang
disertifikasi oleh badan sertifikasi) dan ISO 9004 hidup, sebagai jantung organisasi. Manajemen
(berisi acuan untuk meningkatkan penerapan ISO puncak lebih fokus dalam meningkatkan
9001). kepuasan pelanggan dengan mengidentifikasi
ISO 9001:2015 dapat diterapkan di semua dan mengatasi risiko serta peluang yang dapat
jenis organisasi, industri besar atau kecil, skala mempengaruhinya.
rumah tangga atau high technology industry. ISO e. Klausul 6: Merencanakan. Perencanaan
9001:2015 tersusun dari aspek berbeda dari sistem sebagai struktur dasar ISO 9001, dengan
tambahan Klausul 4.1 'konteks organisasi' dan pengukuran, analisis dan evaluasi, organisasi
Klausul 4.2 ‘pihak yang berkepentingan’. harus mempertimbangkan objek yang diukur,
Organisasi harus merencanakan tindakan metode yang digunakan, selang waktu data
untuk mengatasi risiko dan peluang, membuat dianalisis dan dilaporkan. Perubahan baru,
teknis mengintegrasikan dan menerapkan terdapat penekanan pada pencarian informasi
tindakan ke dalam proses sistem manajemen secara langsung yang berkaitan dengan cara
dan mengevaluasi keefektifannya. Setiap pandang pelanggan melihat organisasi.
tindakan harus dipantau, dikelola, dan Organisasi harus secara aktif mencari
dikomunikasikan di seluruh organisasi. informasi tentang persepsi pelanggan.
Elemen kunci lain dari klausul ini adalah Terdapat persyaratan eksplisit bahwa
kebutuhan untuk menetapkan sasaran mutu organisasi harus menunjukkan metoda analisis
yang terukur. dan evaluasi data, terutama berkenaan dengan
f. Klausal 7. Dukungan, memastikan kebutuhan untuk perbaikan pada SMM. Audit
ketersediann sumber daya, personel pelaksana, internal juga harus dilakukan dan tidak
dan infrastruktur yang tepat untuk memenuhi berubah dari yang ada di versi 2008. Tinjauan
tujuan organisasi, merupakan persyaratan vital manajemen masih diperlukan tetapi ada
yang mencakup semua kebutuhan sumber daya persyaratan tambahan termasuk pertimbangan
QMS, mencakup sumber daya internal dan perubahan dalam masalah eksternal dan
eksternal. Pengetahuan organisasi menjadi internal yang relevan dengan SMM.
persyaratan baru yang berkaitan dengan i. Klausal 10: Peningkatan, merupakan klausul
persyaratan untuk kompetensi, kesadaran, dan terakhir dan perubahan terbarukan dimana
komunikasi dari SMM. Personel tidak hanya organisasi harus menentukan dan
harus sadar akan kebijakan mutu, tetapi mengidentifikasi peluang untuk perbaikan,
mereka juga harus berkontribusi dan memhami secara aktif mencari peluang untuk
implikasi dari ketidaksesuaiannya. Klausul 7 meningkatkan proses, produk dan layanan, dan
mencakup persyaratan utama dalam menjaga QMS, terutama dengan kebutuhan pelanggan
pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi di masa mendatang. Tidak ada persyaratan
untuk memastikan kesesuaian produk dan tindakan pencegahan dalam klausul ini, tetapi
layanan. Terakhir, adanya persyaratan untuk ada beberapa persyaratan tindakan perbaikan
"informasi yang terdokumentasi", sebagai yang baru. Persyaratan untuk peningkatan
istilah baru, yang menggantikan istilah berkelanjutan telah diperluas yang mencakup
"dokumen" dan "catatan" dalam versi 2008. kesesuaian dan kecukupan QMS serta
g. Klausal 8: Operasi. Klausa ini berkaitan efektivitasnya, tetapi tidak mempersyaratakan
dengan pelaksanaan rencana dan proses dan cara mencapainya.
mencakup sebagian besar dalam Klausul 7
versi tahun 2008. Perubahannya, terdapat II.2. Penelitian Terdahulu
penekanan yang lebih besar pada kontrol
proses terutama perubahan yang direncanakan Penelitian tentang implementasi SMM ISO
dan peninjauan konsekuensi dari perubahan 9001:2015 di perusahaan dan institusi pendidikan
yang tidak disengaja, dan mengurangi efek telah banyak di paparkan di jurnal internasional
merugikan yang diperlukan. Tambahan lain, maupun lokal. Sindhuwinata Dan Felecia (2016 ) telah
kecenderungan penggunaan subkontraktor dan mengamati antisipasi manajemen resiko terhadap
outsourcing yang lebih besar, yang kinerjanya kompensasi dan keuntungan (compensation and
harus dipantau. Ada juga perubahan baru yang benefits) dalam rancangan Sistem Manajemen Mutu
mencakup aktivitas pasca-pengiriman, ISO 9001:2015 di perusahaan Consumer Goods.
mencakup kegiatan seperti program Luís Fonseca dan José Pedro Domingues
pemeliharaan, dan kegiatan pembuangan akhir (2016) telah melakukan survey terhadap 393 auditor
atau daur ulang produk. IRCA (International Registered Certified Auditor) dari
h. Klausal 9: Evaluasi Kinerja. Evaluasi kinerja 71 negara-negara dari negara-negara Eropa, Asia,
mencakup banyak bidang yang sebelumnya Afrika dan Australia dengan kesimpulan bahwa ISO
ditampilkan dalam Klausul 8 dari versi 2008. 9001:2015 is in line with modern business and quality
Persyaratan untuk proses pemantauan, management concepts, bring additional value to
organizations of all industry and services sectors, and Organisasi, Budaya Organisasi, Kompetensi dan Tata
will be a useful tool for the companies. Kelola Organisasi.
Verma et.al (2017) meneliti sebuah
perusahaan manufaktur di JSPL, Jaipur India pada
tahun 2014 hingga 2017 bahwa keberhasilan III. PEMBAHASAN
perusahaan dalam mengindentifikasi dan menganalisa
kesenjangan yang berimbas terhadap implementasi III.1. Proses Audit Sertifikasi ISO 9001:2015
SMM ISO 9001:2015, terbukti menjadi lebih efisien Badan sertifikasi ISO 9001 telah melakukan
dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Sedangkan audit sertifikasi ISO 9001:2015 terhadap Institut ABC
Bernik et.al (2017) membuat pengamatan bahwa ISO Jenjang Strata 1, Pasca Sarjana dan Diploma 3 di 6
9001:2015 merupakan sistem manajemen mutu yang (enam) lokasi Kampus di Jakarta, Bekasi dan
paling tepat diterapkan di Institusi Pendidikan Tinggi, Tangerang Selatan pada tanggal 22 dan 24 Januari
memberikan dampak terhadap continuously 2018 dengan hasil Temuan Ketidaksesuaian sebanyak
improvement dan meningkatkan kompetitif di tingkat dua puluh klausul ISO 9001:2015 yang tercantum
nasional dan international. dalam Tabel 1.
Asmo Saarela (2017) dalam meneliti Total tempat yang dikunjungi Auditor
pengembangan produk “Software industry” sebagai objek Auditee adalah 16 bagian, meliputi: 1.
berkesimpulan bahwa penerapan ISO 9001:2015 Pimpinan (Rektor, Wakil Rektor dan Corporate
memberikan keuntungan bagi software industry untuk Secretary), 2. Management Representative ( Risk
memotivasi penerapan manajemen resiko dalam Management dan Satuan Penjaminan Mutu), 3.
operasi sehari-hari. Mathias Saested (2017) Perpustakaan, 4. Bagian Umum (GA), 5. Prodi
menjabarkan bahwa perubahan yang paling signifikan Administrasi Bisnis, 6. Prodi Administrasi Publik, 7.
antara ISO 9001:2015 dengan ISO 9001:2008 adalah Sumber Daya Insani (SDI), 8. ICT, 9. Akademik, 10.
menjadikankan pemikiran berbasis risiko (risk-based Marketing, 11. Keuangan, 12. Kemahasiswaan, 13.
thingking, RBT) sebagai syarat organisasi untuk Pasca Sarjana Kampus Suprapto, 14. Diploma 3
membuat perencanaan, evaluasi, peningkatan dari Kampus Mardani, 15. LPPM, dan 16. Kampus Bekasi.
Sistem Manajemn Mutu dan proses-prosesnya.
Fondasi dari RBT adalah Total Quality Management Sesuai dengan sikus PDCA dan Klausul ISO
yang dibangun berdasarkan Entreprise Risk 9001:2015, Temuan Ketidaksesuaian tercantum
Management. Kemampuan RBT dalam implementasi dalam Tabel 1 dikelompokkan dalam bentuk siklus
SMM bergantung kepada kefahaman Management PDCA, yaitu :
(Pimpinan) tentang pentingnya RBT dan teknis
penggunaannya dalam identifikasi Proses, Konteks
Tabel 1. Siklus PDCA Dari Temuan Audit Sertfikasi ISO 9001:2015
Jumlah
No. ISO 9001:2015 Clauses Auditee Document Refferences
Auditee
Temuan
PLAN
4.1. Understanding the
Panduan Mutu FR-
organization and its context
1 Risk Management 1 QMR-00-01 Rev1 15
(Memahami organisasi dan
June 2015
konteksnya).
4.2 Understanding the
needs and expectations of
Panduan Mutu FR-
interested parties (Memahami
2 Risk Management 1 QMR-00-01 Rev1 15
kebutuhan dan harapan dari
June 2015
pihak-pihak yang
berkepentingan)
Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
4.4 Quality management 01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
system and its processes Rev.1
3 Eksternal / Management
(Sistem manajemen mutu dan
Representative Panduan Mutu FR-
proses-prosesnya)
1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
DO
1 Quality objectives
7.1.3 Infrastructure UAT program
6 1
(Infrastruktur) ICT Pusat application
Observation in server’s
1
7.1.5.2 Measurement room
7 traceability (Ketelusuran S2 Administration, Bekasi Panduan Mahasiswa
Pengukuran) 2
Office 2017/2018
Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
Rev.1
7.5.1 General of Documented Eksternal / Management
8 information (Informasi Representative
Panduan Mutu FR-
terdokumentasi secara umum) 1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
Monitoring &
LPPM 2
Evaluation
8.1 Operational planning
S2 Administration, Bekasi
9 and control (Perencanaan dan 2
Office
pengendalian operasional) Panduan Mahasiswa
8.2.1 Customer 2017/2018
10 communication (komunikasi D3 Pajak 2
pelanggan)
Business Administration
(S1), Public
9.1.3 Analysis and evaluation
17 Administration (S1), 3 Quality Objectives 2017
(Kegiatan pasca pengiriman)
Business Administration
(D3)
Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
2
01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
9.2 Internal audit (audit Rev.1
18 Eksternal / Management
internal)
Representative
Panduan Mutu FR-
2 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
ACTION
Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
10.2 Nonconformity and 01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
corrective action Rev.1
19 Eksternal / Management
(Ketidaksesuaian dan tindakan
Representative
perbaikan) Panduan Mutu FR-
1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
f. Kemahasiswaan Pusat , tidak dapat
menunjukkan dokumen perencanaan dan
Total keseluruhan non conformity terdapat pengawasan sebagai bukti berjalannya
pada sembilan belas (19) Klasifikasi Klausul program SIIAP.
Temuan, dengan lima puluh lima (55) temuan
Ketidaksesuaian tersebutdi atas sebagai
ketidaksesuaian yang di identifikasi oleh Auditor
indikasi bahwa tidak effektifnya kontrol pada
yang tercantum dalam Tabel 1, dapat diambil
proses –proses yang berjalan di masing-masing
analisa sebagai berikut:
bagian auditeee, dan pelayanan yang baik
1. Terdapat sembilan (9) temuan ketidaksesuain terhadap pemangku kepentingan.
terhadap klausul 8.5.1 (Pengendalian produksi 2. Terdapat enam (6) temuan ketidaksesuaian
dan penyediaan layanan) pada enam (6) bagian klausul 8.5.3 (Barang milik pelanggan atau
auditee yaitu: penyedia eksternal) di bagain Pelayanan
a. Kampus Diploma 3 Mardani, verifikasi Akedemik Pusat, berupa ijazah dan transkrip
Tugas Akhir (TA) tidak selalu dipenuhi nilai milik enam (6) mahasiswa yang tidak
syaratnya, misalnya mahasiswi memiliki diketahui keberadaannya, sebagai indikasi
nilai C untuk mata kuliah Teknik perlunya inventarisasi lebih insentif terhadap
Penulisan diperbolehkan melanjutkan ke barang-barang milik pelanggan.
TA tanpa alasan pengecualian (syarat 3. Terdapat empat (4) temuan ketidaksesuaian
melanjutkan TA setelah mendapatkan nilai terhadapa klausul 9.2 (audit internal) di bagian
B untuk mata kuliah Teknik Penulisan). Management Representative dan Satuan
b. LPPM Pusat , tidak dapat menunujukkan Penjaminan Mutu, yaitu belum adanya laporan
dokumen bahwa organisasi telah internal audit untuk Management
melaksanakan riset dan pengabdian kepada Representative, Satuan Penjaminan Mutu, Unit
masyarakat, juga tidak melakukan Kampus Bekasi, dan Unit Kampus Tangerang.
monitoring dan evaluasi terhadap riset dan Terdapat kasus Ketidakseusian (NCR No. 9)
pengabdian kepada masyarakat periode yang tidak ada aksi untuk tidak lanjut
tahun 2017. berikutnya. Temuan klausul 9.2 sebanayak
c. Marketing Pusat, tidak ada validasi soal empat kasus sebagai indikasi bahwa proses
Test Potensi Akademik (TPA), tidak audit internal perlu diawasi agar berjalan lebih
dinyatakan batas nilai kelulusan TPA, dan konsisten .
digunakannya Prosedur Penerimaan 4. Terdapat tiga (3) temuan ketidaksesuain
Mahasiswa baru yang tidak upto date terhadap 3 klausul yang berbeda, yaitu:
(telah kadaluarsa). a. Klausul 7.1.3 (Infrastruktur) pada bagian
d. Sumber Daya Insani Pusat, tidak dilakukan ICT, jadual maintenance yang tidak
analisa terhadapa keperluan training konsisten terhadap ruang server
dengan lengkap sebagai identifikasi (Temperatur, Humidity), ditemukan
kepentinganya training. ember pembuangan air AC di ruang server.
e. Keuangan Pusat, tidak dilakukan validasi b. Klausul 8.3.4 (Pengendalian desain dan
terhadap form pengajuan dana pengembangan) pada Prodi Bisnsis
sebagaimana tertulis di JUKNIS Keuangan Administrasi S1, Publik Administrasi dan
(contoh kasusu: Pengajuan Dana Bulan Binnis Administrasi Diploma 3 dalam hal
January 2018). tidak terdapat approval perubahan
kurikulum setiap 4 tahun sekali untuk S1
pada prodi Business Administration (S1), Temuan tersebut sebagai indikasi bahwa
Public Administration (S1), dan setiap 3 implementasi ISO 9001:2015 kurang berjalan
tahun sekali untuk Diploma 3 prodi efektif khususnya klausal 4.4, 7.1.5.2, 8.1, dan 8.2.1
Business Administration (D3), dan tidak pada bagian-bagian auditee di atas.
ada verifikasi dari pejabat terkait untuk 6. Terdapat satu (1) temuan ketidaksesuain terhadap
kurikulum Business Administration (D3) delapan (8) klausul yang berbeda, yaitu:
semester ganjil 2017/2018, a. Klausul 4.1. (Memahami organisasi dan
c. Klausul 9.1.3 (Kegiatan pasca konteksnya), Management Representative
pengiriman), bahwa analisa dan tindakan dalam menyusun Panduan Mutu tidak
perbaikan tidak dibuat terhadap target menggambarkan dengan jelas issue-issue
yang tidak tercapai dari sasaran mutu internal dan eksternal organisasi.
tahun 2017 pada prodi Business b. Klausul 4.2 (Memahami kebutuhan dan
Administration (S1), Public harapan dari pihak-pihak yang
Administration (S1) dan Business berkepentingan), resiko yang dihadapi tidak
Administration (D3). segera diselesaikan, misalnya kasus
Temuan tersebut sebagai indikasi bahwa kekurangan lahan parkir bagi mahasiswa yang
implementasi ISO 9001:2015 tidak berjalan belum dituntaskan.
efektif khususnya klausal 7.1.3, 8.3.4, dan c. Klausul 6.1 (Tindakan untuk menangani risiko
9.1.3 pada bagian-bagian auditee di atas. dan peluang), Management Representative
5. Terdapat dua (2) temuan ketidaksesuain tidak melakukan analisa pemenuhan syarat
terhadap enam (6) klausul yang berbeda, yaitu: terhadap pemangku kepentingan, dan tidak
a. Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan menentukan potensi resiko serta peluang yang
proses-prosesnya) dijumpai pada mungkin.
Management Representative dan Satuan d. Klausul 7.5.1 (Informasi terdokumentasi secara
Penjaminan Mutu bahwa tidak ada umum), Management Representative dalam
approval dari Prosedur Pengendalian menyusun Bisnis Proses tidak menggambarkan
Dokumen dan Standar Mutu Pendidikan keseluruhaan proses organisasi, misalnya
Instutut ABC. Juga untuk Komplain tidak Pelayanan Akademik tidak tercantum dalam
dibuat analisa root cause analysis untuk Bisnis Proses.
mencegah pengulangan komplain. e. Klausul 8.3.6 (Perubahan desain dan
b. Klausul 7.1.5.2 (Ketelusuran Pengukuran) pengembangan), Business Administration (S1),
dijumpai bahwa GBPP/RPS Kebijakan Public Administration (S1), dan Business
Publik subject diKampus S2 Suprapto dan Administration (D3) tidak dapat menunjukkan
akuntansi biaya di Kampus S1 Bekasi bukti tinjauan kurikulum setiap empat (4)
Office tidak divalidasi. Juga tidak ada tahun bagi S1 dan tiga (3) tahun bagi Diploma
validasi di bidang ICT untuk program 3.
Single Sign On (SSO), Master Mata f. Klausul 8.4 (Pengendalian produk dan
Kuliah & Kurikulum. layanan eksternal yang disediakan), bagian GA
c. Klausul 8.1 (Perencanaan dan Umum tidak menentukan kriteria dan
pengendalian operasional) bahwa dijumpai melakukan evaluasi kinerja secara periodek
tidak ada bukti verifikasi Materi Ujian di terhadap pemasok.
Kampus S2 Suprapto dan Kampus Bekasi. g. Klausul 8.5.5 (Kegiatan pasca pengiriman),
d. Klausul 8.2.1 (Komunikasi pelanggan) masih bagian GA Umum tidak melakukan
terjadi dua kasus di Kampus D3 Mardani, pengawasan stock (stock off name) terhadap
yaitu Mentoring Agama tidak diterangkan logistik material di gudang.
sebagai pengganti Mata Kuliah Pendidikan h. Klausul 10.2 (Ketidaksesuaian dan tindakan
Agama I, dan Komputer Aplikasi perbaikan), Management Representative dan
Perkantoran sebagai syarat Praktikum Satuan Penjaminan Mutu tidakmelakukan
Pemotongan dan Pemungutan Pajak analisa sebab akibatnya untuk membuat
semester III 2 SKS. Tetapi tidak tercantum tindakan menghilangkan penyebab
mata kuliah Komputer Aplikasi ketidaksesuaian, tidak dilakukan investigasi
Perkantoran di semester II (curriculum yang sungguh-sungguh penyebab
perpajakan).
Temuan ketidaksesuaian terhadap klausul (Memahami kebutuhan dan harapan dari pihak-
8.5.1 (Pengendalian produksi dan penyediaan pihak yang berkepentingan), Klausul 6.1 (Tindakan
layanan) dengan sembilan (9) kasus terjadi di untuk menangani risiko dan peluang), Klausul 7.5.1
Kampus Diploma 3 Mardani, LPPM Pusat , (Informasi terdokumentasi secara umum) dan
Marketing Pusat, Sumber Daya Insani Pusat, Klausul 10.2 (Ketidaksesuaian dan tindakan
Keuangan Pusat, dan Kemahasiswaan Pusat sebagai perbaikan) masing-masing di bagian Management
indikasi bahwa tidak effektifnya kontrol pada Representative. Sedangkan Klausul 8.3.6
proses –proses yang berjalan di masing-masing (Perubahan desain dan pengembangan) di prodi
bagian auditeee, dan pelayanan yang baik terhadap Business Administration (S1), Public
pemangku kepentingan. Administration (S1), dan Business Administration
(D3). Terakhir klausul 8.4 (Pengendalian produk
Temuan terbanyak selanjutnya adalah dan layanan eksternal yang disediakan) dan Klausul
ketidaksesuai terhadap klausul 8.5.3 (Barang milik 8.5.5 (Kegiatan pasca pengiriman) keduanya di
pelanggan atau penyedia eksternal) yang terjadi bagian GA Umum. Masing-masing temuan satu
enam (6) kasus pada bagian Pelayanan Akedemik klausul terbut tetap diperhatikan sebagai peluang
Pusat sebagai indikasi perlunya inventarisasi lebih perbaikan organisasi.
insentif terhadap barang-barang milik pelanggan,
seperti ijazah dan transkrip.
Temuan Klausul Konteks Organisasi,
Berikutnya terdapat empat (4) temuan terjadi pada tiga klausul, satu klausul 4.1.
ketidaksesuaian terhadapa klausul 9.2 (audit (Memahami organisasi dan konteksnya) sebagai
internal) di bagian Management Representative, temuan dokumen yang tidak lengkap, sedangkan
Unit Kampus Bekasi, dan Unit Kampus Tangerang. dua klausul 4.2 (Memahami kebutuhan dan
Temuan klausul 9.2 sebanayak empat kasus sebagai harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan) dan
indikasi bahwa proses audit internal perlu Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan proses-
dijalankan dengan lebih konsisten . prosesnya) merupakan temuan rekaman dengan
Kemudian terdapat tiga (3) temuan akar pnyebabnya berupa inconsitency (tidak
ketidaksesuain terhadap Klausul 7.1.3 konsisten) terhadap pelaksanaan prosedur.
(Infrastruktur) pada bagian ICT, Klausul 8.3.4 Perbaikannya bahwa organisasi menjalankan proses
(Pengendalian desain dan pengembangan) pada audit internal dengan menjaga konsistensi sesuai
Prodi Bisnsis Administrasi S1, Publik Administrasi dengan prosedur yang berlaku.
dan Binnis Administrasi Diploma 3, Klausul 9.1.3 Sedangkan Temuan Klausul Pemikiran
(Kegiatan pasca pengiriman) pada prodi Business Berbasis Resiko terjadi pada klausul 6.1 (Tindakan
Administration (S1), Public Administration (S1) untuk menangani risiko dan peluang) sebagai
dan Business Administration (D3). Temuan tersebut temuan dokumen terbukti di dalam Panduan Mutu
sebagai indikasi bahwa implementasi klausal 7.1.3, tidak tercantum analisa pemenuhan pemasok, dan
8.3.4, dan 9.1.3 kurang berjalan efektif pada tidak menentukan potensi resiko serta peluang yang
bagian-bagian auditee terkait. mungkin. Analisa akar penyebabnya adalah pada
Terdapat dua (2) temuan ketidaksesuain Panduan Mutu organisasi hanya menerangkan
terhadap Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan secara garis besar tentang konteks organisasi, tidak
proses-prosesnya) dijumpai pada Management berisi rincian secara jelas mengenai issue internal
Representative dan Satuan Penjaminan Mutu, eksternal, potensi resiko dan perubahan manajemen
Klausul 7.1.5.2 (Ketelusuran Pengukuran) di bidang organisasi seperti yang dipersyaratkan oleh ISO
ICT, Klausul 8.1 (Perencanaan dan pengendalian 9001:2015. Tindakan perbaikannya bahwa
operasional) di Kampus S2 Suprapto dan Kampus organisasi menerangkan dengan jelas mengenai
Bekasi, Klausul 8.2.1 (Komunikasi pelanggan) di issue inernal - eksternsl, potensi resiko - peluang
Kampus D3 Mardani. Temuan tersebut sebagai dan perubahan manajemen organisasi sesuai dengan
indikasi bahwa implementasi ISO 9001:2015 persyaratan ISO 9001:2015.
kurang berjalan efektif khususnya klausal 4.4,
7.1.5.2, 8.1, dan 8.2.1 pada bagian-bagian auditee REFERENSI
tersebut di atas.
Terakhir terdapat satu (1) temuan [1]Bernik, et.al.(2017). “Modelof Quality
ketidaksesuain terhadap Klausul 4.1. (Memahami Management System to Maintain Quality
organisasi dan konteksnya), Klausul 4.2 Consistency in Higher Education. Reviev