Anda di halaman 1dari 13

ISSN: 2598-8719 (Online)

ISSN: 2598-8700 ( Printed)


Vol. 2 No.4 November 2018

“ANALISA DAN TINDAKAN PERBAIKAN DARI HASIL AUDIT SERTIFIKASI ISO


9001:2015 DENGAN TAMBAHAN KONTEN ORGANIZATION CONTEXT DAN
RISK BASED THINKING DI INSTITUT ABC ”.

Wiwiet Prihatmadji
Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta
Email: wiwiet@plj.ac.id

Abstrak
Proses audit sertifikasi ISO 9001:2015 telah dilaksanakan pada tanggal 22 -24 Januari 2018 untuk Jenjang
Sarjana (S1), Pasca Sarjana (S2) dan Diploma Tiga (D3) dengan hasil temuan berupa sembilan belas klasifikasi
klausul temuan ketidaksesuaian, dan lima puluh lima kasus temuan. Temuan ketidaksesuaian terhadap klausul
8.5.1 dengan sembilan kasus sebagai indikasi kurangnya kontrol terhadap proses dan pelayanan pelanggan,
Selanjutnya adalah ketidaksesuai terhadap klausul 8.5.3 yang terjadi enam kasus sebagai indikasi kurangnya
penjagaan terhadap kepemlilikan pelanggan , berikutnya terdapat empat temuan ketidaksesuaian terhadapa
klausul 9.2 sebagai indikiasi kurang konsistennya proses auidt internal, kemudian terdapat tiga temuan
ketidaksesuain terhadap Klausul 7.1.3 menunjukkan kurangnya efektifnya pemeliharaan aset ICT, temuan-
temuan berikutnya sebagai inconsistensy terhadap rekaman yang tetap diperhatikan sebagai peluang perbaikan
organisasi. Khusus Temuan Klausul Konteks Organisasi, terjadi pada tiga klausul, satu klausul 4.1 sebagai
temuan dokumen yang tidak lengkap, sedangkan dua klausul 4.2 dan 4.4 merupakan temuan rekaman dengan
akar pnyebabnya berupa inconsitency terhadap pelaksanaan prosedur dengan perbaikan bahwa organisasi
menjalankan proses audit inernal dengan menjaga konsistensi sesuai prosedur yang berlaku. Sedangkan Temuan
Klausul Pemikiran Berbasis Resiko terjadi pada klausul 6.1 sebagai temuan dokumen dengan akar penyebabnya
pada Panduan Mutu organisasi hanya menerangkan secara garis besar tentang konteks organisasi, tidak berisi
rincian secara jelas mengenai issue internal eksternal, potensi resiko dan perubahan manajemen organisasi
seperti yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2015. Tindakan perbaikannya bahwa organisasi menerangkan dengan
jelas mengenai issue, potensi resiko dan perubahan manajemen organisasi sesuai dengan persyaratan ISO
9001:2015.

Kata Kunci: ISO 9001:2015, PDCA, Konteks Organisasi, Pemikiran Berbasis Resiko
ISO 9001: 2015 certification audit process has been carried out on January 22-24, 2018 for Bachelor (S1), Post
Graduate (S2) and Diploma 3 (D3) levels with findings in the form of nineteen clauses of nonconformity finding
clauses, and fifty-five cases findings. The findings of nonconformity with clause 8.5.1 with nine cases as an
indication of ineffective of control over customer processes and services. Furthermore, there is a discrepancy
with clause 8.5.3 which occurred in six cases as an indication of ineffective of safeguarding of customer
ownership. Next, there were four nonconformities regarding clause 9.2 as indications ineffective of consistency
in the internal process, then there are three findings of non-compliance with Clause 7.1.3 indicating the
ineffective maintenance of ICT assets, the subsequent findings as inconsistence on records that are considered as
opportunities for organizational improvement. Specific Findings of the Organizational Context Clause, occur in
three clauses, one clause 4.1 as an incomplete document finding, while two clauses 4.2 and 4.4 are recording
findings with the root cause in the form of inconsitency on the implementation of procedures with improvements
that the organization carries out an internal audit process by maintaining consistent consistency applicable
procedures. Whereas the findings of the Risk-Based Thought Clause occurring in clause 6.1 as a document
finding with its root cause in the organization's Quality Manual only outlines the organizational context, does
not contain clear details about external internal issues, potential risks and organizational management changes
as required by ISO 9001: 2015. The corrective action is that the organization clearly explains the issues,
potential risks and organizational management changes in accordance with the requirements of ISO 9001: 2015.

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
64
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

I. PENDAHULUAN 9001 versi sebelumnya, yaitu ISO 9001:2008 harus


secara berkala menyesuaikan organisasinya dengan
Menurut ISO Secretariat(2017) bahwa ISO 9001 versi 2015. Perubahan mendasar ISO 9001
effektif September 2018 sertifikasi ISO 9001:2008 pada versi terbaru 2015, yaitu peninjauan lebih
tidak berlaku lagi dan konsekwensinya seluruh mendalam terhadap lingkungan dan konteks
organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu organisasi serta pemikiran berbasis risiko. ISO
harus mengikuti persyaratan ISO 9001:2015. 9001:2015 tidak hanya fokus memenuhi harapan
Institut ABC mengadopsi Sistem Manajemen pelanggan, namun juga memperhatikan lingkungan
Mutu ISO 9001:2008 sejak tahun 2011 dan telah yang berdampak terhadap tujuan organisasi.
dilaporkan oleh Hindarto(2014) dan Prihatmadji Kesuksesan Institut ABC dalam
(2018). Mengikuti perkembangan bisnis dan dalam implementasi ISO 9001 dengan versi terbaru 2015
rangka memenuhi harapan pelananggan, maka Institut telah meng-inspirasi penulis untuk membuat
ABC berusaha meningkatan kualitas pendidikan dan penelitian dengan judul: “Analisa dan Rekomendasi
pelayanannya. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dari Hasil Audit Sertifikasi ISO 9001:2015 dengan
ISO 9001:2015 di Institut ABC merupakan salah satu tambahan konten “Organization Context” dan
strategi guna meningkatkan kualitas pendidikan dan “Risk Management” di Institut ABC” sebagai
pelayanan. rujukan implementasi dan audit sertifikasi ISO
Hendartho (2014) melaporkan implementasi 9001:2015 di institusi lainnya.
Sistem Manajemen Mutu di Institut ABC berjalan Berdasarkan judul tersebut diatas, maka
dengan baik berdasarkan analisa klausul-klausul penulis mengidentifikasikan masalah pada :
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Sementara
Prihatmadji (2018) melaporkan keberhasilan Institut 1. Apa saja Temuan Audit Sertifikasi ISO
ABC dalam memperpanjang sertifikasi ISO 9001:2015 berkenaan dengan konten
9001:2008 pada tahun 2015 dengan menggunakan “Organization Context” dan “Risk Based
auditor eksternal yang berbeda dengan sebelumnya. Thinking” oleh badan sertfikasi SGS yang
dilaksanakan di Institut ABC ?
Memasuki tahun 2018 Institut ABC perlu 2. Langkah Perbaikan apa saja yang terhadap
menyesuaikan Sistem Manajemen Mutu yang diadopsi Temuan Audit Sertifikasi ISO 9001:2015
dengan ISO 9001:2015. Proses audit sertifikasi telah berhubungan dengan “Organization Context” dan
dilaksanakan pada bulan Januari 2018 untuk Jenjang “Risk Based Thinking”oleh badan sertfikasi SGS
Sarjana (S1), Pasca Sarjana (S2) dan Diploma Tiga yang dilaksanakan di Institut ABC ?
(D3). Hasil audit sertifikasi merekomendasikan bahwa 3. Apa rekomendasi dari Temuan Sertifikasi ISO
Institut ABC layak menerima sertifikat ISO 9001:2015 “Organization Context” dan “Risk
9001:2015 untuk Jenjang Sarjana (S1), Pasca Sarjana Based Thinking” oleh badan sertfikasi SGS yang
(S2) dan Diploma Tiga (D3). dilaksanakan di Institut ABC ?
Keberhasilan Institut ABC dalam meraih
sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi Metodologi penelitian
2015 telah menjadi dasar bagi peneliti dalam Merujuk kepada Sokovic et. al (2010) dengan
menyusun penelitian ini dengan judul : “Analisa dan menggunakan metodologi PDCA sebagai model untuk
Rekomendasi dari Hasil Audit Sertifikasi ISO menjalankan proses manajemen dengan perbaikan
9001:2015 dengan konten terbaru “Organization berkelanjutan. PDCA berisikan empat tahapan
Contex” dan “Risk Management” di Institut berulang untuk mencapai perbaikan berkelanjutan,
ABC”. Diharapakan hasil penelitian ini dapat yaitu: Plan (Perencanaan), Do (Pelaksanaan), Check /
digunakan sebagai rujukan untuk implementasi dan Study (Pengawasan / Pembelajaran) dan Act (Aksi).
sertifikasi ISO 9001:2015 di institusi lainnya.
Pembatasan Penelitian:

Identifikasi Masalah Objek penelitian adalah Institut ABC yang


Efektif September 2018 setiap organisasi beralamat di Jakarta Pusat. Audit sertifikasi ISO
yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu wajib 9001:2015 dilaksanakan oleh badan sertifikasi SGS
mengikuti persyaratan yang tercantum dalam ISO pada tanggal 22-24 Januari 2018 dengan rekomendasi
9001:2015. Organisasi yang telah familiar dengan ISO diterbitkan sertifikat ISO 9001:2015 tertanggal 24

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
65
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

Januari 2018 dalam Management System Certification proses menggerakkan sebuah organisasi untuk
Audit Summery dengan Ref . No. 6642. Data primer merencanakan proses-proses dan interaksinya.
yang digunakan sebagai bahan analisa adalah laporan Sedangkan siklus PDCA menggerakkan sebuah
Non Conformity dari Audit Summery Report dari hasil organisasi untuk memastikan bahwa proses-proses
audit sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut di mendapatkan sumberdaya dan pengelolaan secara
atas. sesuai, dan peluang untuk peningkatan organisasi.

II.1.2. Siklus Plan-Do-Check-Act


II. LANDASAN TEORI
Gambar 1 menunjukkan keterkaitan proses-
II.1. Pengertian Sistem Manajemen Mutu ISO proses organisasi dalam SMMdan
9001:2015 pengelompokkanklausul 4 hingga 10 dalam siklus
II.1.1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM) PDCA. Siklus PDCA dalam Gambar 1 dapat
dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
Pengertian Sistem Manajemen Mutu — P l a n ( Rencana): menetapkan sasaran dari
(SMM) dalam paparan ini mengacu kepada sistem dan proses-prosesnya, dan sumber
publikasi yang dikeluarkan oleh Secretariat ISO daya yang dibutuhkan dalam rangka untuk
yang berpusat di Genewa Swiss. Setiap publikasi memberikan hasil yang sesuai dengan persyaratan
resmi yang diterbitkan oleh Secretariat ISO disusun pelanggan dan kebijakan organisasi, serta
oleh pakar SMM di bidangnya, sehingga penjelasan identifikasi dan menangani risiko dan peluang;
tentang SMM sesuai dengan sasaran, visi dan misi — ( D o ) Lakukan: menerapkan yang direncanakan;
ISO. Secara umum referensi dalam landasan teori — ( C h e c k ) Periksa: memantau dan (jika sesuai)
SMM ini merujuk kepada standar ISO 9000:2015, mengukur proses-proses dan menghasilkan
ISO 9001:2015, ISO 9004:2015 dan publikasi produk dan jasa terhadap kebijakan, sasaran dan
pendukung lain dari ISO Secretariat. persyaratan dan akitivitas yang direncanakan,
dan melaporkan hasilnya;
Publikasi ISO Secretariat (2015)
— ( A c t i o n ) Tindak lanjut: mengambil tindakan
menyatakan bahwa ISO 9001 merupakan pedoman
untuk meningkatkan kinerja proses, yang diperlukan.
yang berisi persyaratan bagi sistem manjemen mutu
yang bertujuan agar bisnis atau organisasi menjadi
lebih efisien dan meningkatkan kepuasan
pelanggan. ISO standar diriview setiap lima tahun
sekali dan direvisi jika perlu. Tantangan bisnis dan
organisasi yang dihadapi sekarang ini sangat
bervariasi dan berbeda dengan yang dihadapi dalam
beberapa dekade tahun yang lampau, dan ISO telah
di perbaharui sebagai antisipasi terhadap paradigma
perubahan yang berlaku. Sebagai contoh, meluasnya
pengaruh globalisasi telah merubah mekanisme
operasional bisnis, organisasi dan jaringan supply
chain yang lebih kompleks. Juga bertambahnya
tuntutan pelanggan, pihak-pihak yang
berkepentingan, kemudahan akses informasi, dan
pengaruh sosial media yang berkontribusi besar
terhadap kebijakan keputusan. ISO memfasilitasi
prosedur dan pedoman yang berkontribusi terhadap
efesien, efektifitas dan optimalisasi proses bisnis
dan organisasi.
Gambar 2 – Representasi dari struktur
Standar Internasional ISO 9001:2015 Standar Internasional dalam siklus PDCA
disusun berdasarkan prinsip-prinsip manajemen
mutu dengan mempergunakan pendekatan proses,
yang menggabungkan siklus Plan-Do-Check-Act II.1.3. Pemikiran berbasis risiko
(PDCA) dan pemikiran berbasis risiko. Pendekatan Dalam Annex A (Lampiran) persyaratan ISO

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
66
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

9001:2015 (2015) tertulis bahwa konsep pemikiran manajemen mutu yang saling berkaitan. ISO
berbasis risiko telah tersirat dalam edisi ISO Secretariat (2014) telah mempublikasikan Korelasi
9001:2008, misalnya persyaratan untuk Matriks antara ISO 9001 versi sebelumnya (ISO
perencanaan, peninjauan dan perbaikan. ISO 9001:2008) dengan ISO 9001 versi terkini (ISO
9001:2015 menetapkan persyaratan spesifik bagi 9001:2015) yang dapat digunakan sebagai pedoman
organisasi untuk memahami konteksnya (klausul dalam implementasi strategis di setiap organisasi.
4.1) dan menentukan risiko sebagai dasar untuk Terdapat 10 klausul dalam ISO 9001:2015
perencanaan (klausul 6.1). Ini merupakan penerapan dengan perubahan sebagai berikut:
dari pemikiran berbasis risiko untuk perencanaan a. Klausul 1 sangat mirip dengan versi tahun 2008
dan pelaksanaan proses-proses sistem manajemen yang mencakup ruang lingkup standar `dan
mutu (klausul 4.4) dan akan membantu dalam terdapat sedikit tambahan bahwa standar ISO
menentukan sejauh mana informasi terdokumentasi 9001:2015 mempergunakan pendekatan proses,
diperlukan. Meskipun klausul 6.1 merincikan yang menggabungkan siklus Plan-Do- Check-Act
bahwa organisasi harus merencanakan tindakan (PDCA) dan pemikiran berbasis risiko.
untuk menangani risiko, tetapi tidak ada b. Klausal 2 dan 3 mencakup referensi normatif
persyaratan metode formal untuk manajemen risiko dan istilah dan definisi, kedua klausul ini
atau sebuah dokumentasi proses manajemen risiko. mengacu pada ISO 9000, Sistem Manajemen
Organisasi dapat memutuskan bentuk Mutu - Dasar dan kosakata yang memberikan
mengembangkan atau tidak suatu metodologi panduan yang berharga, termasuk klausul
manajemen risiko yang lebih luas daripada yang dengan istilah terbaru.
disyaratkan oleh ISO 9001:2015, misalnya melalui c. Klausal 4. Konteks Organisasi, merupakan
penerapan pedoman atau standar lainnya. klausul baru yang ditekankan dalam SMM dan
Menurut ISO 9001:2015, suatu organisasi mendukung strategi bisnis organisasi.
dipersyaratkan untuk merencanakan dan melaksanakan Organisasi harus menentukan masalah
tindakan untuk menangani risiko dan peluang. eksternal dan internal yang relevan dengan
Menangani resiko dan peluang sebagai dasar untuk tujuan dan berdampak pada langkah yang
meningkatkan efektivitas dari sistem manajemen dilakukan organisasi. Organisasi juga harus
mutu, mencapai hasil yang lebih baik dan mencegah mengidentifikasi "pihak yang berkepentingan"
dampak-dampak negatif. Risiko adalah dampak dari yang relevan dengan QMS. Sedangkan ruang
ketidakpastian, dan setiap ketidakpastian tersebut lingkup QMS harus ditentukan dengan
dapat memiliki dampak positif atau negatif. Sebuah mempertimbangkan fungsi atau proses yang
penyimpangan positif yang timbul dari sebuah risiko di-delegesikan (outsource) oleh pihaklain.
dapat memberikan sebuah kesempatan, tapi tidak d. Klausul 5: Kepemimpinan. Klausa ini
semua dampak positif dari risiko menghasilkan menempatkan persyaratan pada "manajemen
peluang. puncak" yang merupakan orang atau
sekelompok orang yang mengarahkan dan
II.1.4. Perubahan Konsep dan Klausul di ISO mengendalikan organisasi pada tingkat
9001:2015 tertinggi. SMM bukan lagi tanggung jawab
seorang individu atau seorang "Perwakilan
Sekertariat ISO hingga tahun 2018 telah Manajemen" yang bertanggung jawab atas
menerbitkan 5 (lima) versi, yaitu : versi tahun 1987, SMM. Manajemen puncak memiliki
1994, 2000, 2008 dan versi 2015. Untuk versi keterlibatan yang lebih besar dalam sistem
2015 terdiri dari 3 (tiga) standar yaitu : ISO 9000 manajemen dan harus memastikan persyaratan
(yang berisi definisi kata yang digunakan dalam diintegrasikan ke dalam proses organisasi yang
ISO 9001), ISO 9001 (yang berisi persyaratan kompatibel dengan arah strategis organisasi.
sistem manajemen mutu – standar inilah yang dapat Kebijakan mutu harus menjadi dokumen yang
disertifikasi oleh badan sertifikasi) dan ISO 9004 hidup, sebagai jantung organisasi. Manajemen
(berisi acuan untuk meningkatkan penerapan ISO puncak lebih fokus dalam meningkatkan
9001). kepuasan pelanggan dengan mengidentifikasi
ISO 9001:2015 dapat diterapkan di semua dan mengatasi risiko serta peluang yang dapat
jenis organisasi, industri besar atau kecil, skala mempengaruhinya.
rumah tangga atau high technology industry. ISO e. Klausul 6: Merencanakan. Perencanaan
9001:2015 tersusun dari aspek berbeda dari sistem sebagai struktur dasar ISO 9001, dengan

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
67
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

tambahan Klausul 4.1 'konteks organisasi' dan pengukuran, analisis dan evaluasi, organisasi
Klausul 4.2 ‘pihak yang berkepentingan’. harus mempertimbangkan objek yang diukur,
Organisasi harus merencanakan tindakan metode yang digunakan, selang waktu data
untuk mengatasi risiko dan peluang, membuat dianalisis dan dilaporkan. Perubahan baru,
teknis mengintegrasikan dan menerapkan terdapat penekanan pada pencarian informasi
tindakan ke dalam proses sistem manajemen secara langsung yang berkaitan dengan cara
dan mengevaluasi keefektifannya. Setiap pandang pelanggan melihat organisasi.
tindakan harus dipantau, dikelola, dan Organisasi harus secara aktif mencari
dikomunikasikan di seluruh organisasi. informasi tentang persepsi pelanggan.
Elemen kunci lain dari klausul ini adalah Terdapat persyaratan eksplisit bahwa
kebutuhan untuk menetapkan sasaran mutu organisasi harus menunjukkan metoda analisis
yang terukur. dan evaluasi data, terutama berkenaan dengan
f. Klausal 7. Dukungan, memastikan kebutuhan untuk perbaikan pada SMM. Audit
ketersediann sumber daya, personel pelaksana, internal juga harus dilakukan dan tidak
dan infrastruktur yang tepat untuk memenuhi berubah dari yang ada di versi 2008. Tinjauan
tujuan organisasi, merupakan persyaratan vital manajemen masih diperlukan tetapi ada
yang mencakup semua kebutuhan sumber daya persyaratan tambahan termasuk pertimbangan
QMS, mencakup sumber daya internal dan perubahan dalam masalah eksternal dan
eksternal. Pengetahuan organisasi menjadi internal yang relevan dengan SMM.
persyaratan baru yang berkaitan dengan i. Klausal 10: Peningkatan, merupakan klausul
persyaratan untuk kompetensi, kesadaran, dan terakhir dan perubahan terbarukan dimana
komunikasi dari SMM. Personel tidak hanya organisasi harus menentukan dan
harus sadar akan kebijakan mutu, tetapi mengidentifikasi peluang untuk perbaikan,
mereka juga harus berkontribusi dan memhami secara aktif mencari peluang untuk
implikasi dari ketidaksesuaiannya. Klausul 7 meningkatkan proses, produk dan layanan, dan
mencakup persyaratan utama dalam menjaga QMS, terutama dengan kebutuhan pelanggan
pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi di masa mendatang. Tidak ada persyaratan
untuk memastikan kesesuaian produk dan tindakan pencegahan dalam klausul ini, tetapi
layanan. Terakhir, adanya persyaratan untuk ada beberapa persyaratan tindakan perbaikan
"informasi yang terdokumentasi", sebagai yang baru. Persyaratan untuk peningkatan
istilah baru, yang menggantikan istilah berkelanjutan telah diperluas yang mencakup
"dokumen" dan "catatan" dalam versi 2008. kesesuaian dan kecukupan QMS serta
g. Klausal 8: Operasi. Klausa ini berkaitan efektivitasnya, tetapi tidak mempersyaratakan
dengan pelaksanaan rencana dan proses dan cara mencapainya.
mencakup sebagian besar dalam Klausul 7
versi tahun 2008. Perubahannya, terdapat II.2. Penelitian Terdahulu
penekanan yang lebih besar pada kontrol
proses terutama perubahan yang direncanakan Penelitian tentang implementasi SMM ISO
dan peninjauan konsekuensi dari perubahan 9001:2015 di perusahaan dan institusi pendidikan
yang tidak disengaja, dan mengurangi efek telah banyak di paparkan di jurnal internasional
merugikan yang diperlukan. Tambahan lain, maupun lokal. Sindhuwinata Dan Felecia (2016 ) telah
kecenderungan penggunaan subkontraktor dan mengamati antisipasi manajemen resiko terhadap
outsourcing yang lebih besar, yang kinerjanya kompensasi dan keuntungan (compensation and
harus dipantau. Ada juga perubahan baru yang benefits) dalam rancangan Sistem Manajemen Mutu
mencakup aktivitas pasca-pengiriman, ISO 9001:2015 di perusahaan Consumer Goods.
mencakup kegiatan seperti program Luís Fonseca dan José Pedro Domingues
pemeliharaan, dan kegiatan pembuangan akhir (2016) telah melakukan survey terhadap 393 auditor
atau daur ulang produk. IRCA (International Registered Certified Auditor) dari
h. Klausal 9: Evaluasi Kinerja. Evaluasi kinerja 71 negara-negara dari negara-negara Eropa, Asia,
mencakup banyak bidang yang sebelumnya Afrika dan Australia dengan kesimpulan bahwa ISO
ditampilkan dalam Klausul 8 dari versi 2008. 9001:2015 is in line with modern business and quality
Persyaratan untuk proses pemantauan, management concepts, bring additional value to

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
68
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

organizations of all industry and services sectors, and Organisasi, Budaya Organisasi, Kompetensi dan Tata
will be a useful tool for the companies. Kelola Organisasi.
Verma et.al (2017) meneliti sebuah
perusahaan manufaktur di JSPL, Jaipur India pada
tahun 2014 hingga 2017 bahwa keberhasilan III. PEMBAHASAN
perusahaan dalam mengindentifikasi dan menganalisa
kesenjangan yang berimbas terhadap implementasi III.1. Proses Audit Sertifikasi ISO 9001:2015
SMM ISO 9001:2015, terbukti menjadi lebih efisien Badan sertifikasi ISO 9001 telah melakukan
dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Sedangkan audit sertifikasi ISO 9001:2015 terhadap Institut ABC
Bernik et.al (2017) membuat pengamatan bahwa ISO Jenjang Strata 1, Pasca Sarjana dan Diploma 3 di 6
9001:2015 merupakan sistem manajemen mutu yang (enam) lokasi Kampus di Jakarta, Bekasi dan
paling tepat diterapkan di Institusi Pendidikan Tinggi, Tangerang Selatan pada tanggal 22 dan 24 Januari
memberikan dampak terhadap continuously 2018 dengan hasil Temuan Ketidaksesuaian sebanyak
improvement dan meningkatkan kompetitif di tingkat dua puluh klausul ISO 9001:2015 yang tercantum
nasional dan international. dalam Tabel 1.
Asmo Saarela (2017) dalam meneliti Total tempat yang dikunjungi Auditor
pengembangan produk “Software industry” sebagai objek Auditee adalah 16 bagian, meliputi: 1.
berkesimpulan bahwa penerapan ISO 9001:2015 Pimpinan (Rektor, Wakil Rektor dan Corporate
memberikan keuntungan bagi software industry untuk Secretary), 2. Management Representative ( Risk
memotivasi penerapan manajemen resiko dalam Management dan Satuan Penjaminan Mutu), 3.
operasi sehari-hari. Mathias Saested (2017) Perpustakaan, 4. Bagian Umum (GA), 5. Prodi
menjabarkan bahwa perubahan yang paling signifikan Administrasi Bisnis, 6. Prodi Administrasi Publik, 7.
antara ISO 9001:2015 dengan ISO 9001:2008 adalah Sumber Daya Insani (SDI), 8. ICT, 9. Akademik, 10.
menjadikankan pemikiran berbasis risiko (risk-based Marketing, 11. Keuangan, 12. Kemahasiswaan, 13.
thingking, RBT) sebagai syarat organisasi untuk Pasca Sarjana Kampus Suprapto, 14. Diploma 3
membuat perencanaan, evaluasi, peningkatan dari Kampus Mardani, 15. LPPM, dan 16. Kampus Bekasi.
Sistem Manajemn Mutu dan proses-prosesnya.
Fondasi dari RBT adalah Total Quality Management Sesuai dengan sikus PDCA dan Klausul ISO
yang dibangun berdasarkan Entreprise Risk 9001:2015, Temuan Ketidaksesuaian tercantum
Management. Kemampuan RBT dalam implementasi dalam Tabel 1 dikelompokkan dalam bentuk siklus
SMM bergantung kepada kefahaman Management PDCA, yaitu :
(Pimpinan) tentang pentingnya RBT dan teknis
penggunaannya dalam identifikasi Proses, Konteks
Tabel 1. Siklus PDCA Dari Temuan Audit Sertfikasi ISO 9001:2015
Jumlah
No. ISO 9001:2015 Clauses Auditee Document Refferences
Auditee
Temuan
PLAN
4.1. Understanding the
Panduan Mutu FR-
organization and its context
1 Risk Management 1 QMR-00-01 Rev1 15
(Memahami organisasi dan
June 2015
konteksnya).
4.2 Understanding the
needs and expectations of
Panduan Mutu FR-
interested parties (Memahami
2 Risk Management 1 QMR-00-01 Rev1 15
kebutuhan dan harapan dari
June 2015
pihak-pihak yang
berkepentingan)

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
69
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
4.4 Quality management 01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
system and its processes Rev.1
3 Eksternal / Management
(Sistem manajemen mutu dan
Representative Panduan Mutu FR-
proses-prosesnya)
1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015

6.1 Actions to addressrisks Panduan Mutu FR-


4 and opportunities (Tindakan Risk Management 1 QMR-00-01 Rev1 15
untuk menangani risiko dan June 2015
peluang)
Business Administration
6.2 Quality objectives and (S1), Public
planning to achieve them Administration (S1), 6 Quality Objectives 2017
(Sasaran mutu dan Business Administration
5
perencanaan untuk (D3)
mencapainya)
Panduan Mahasiswa
HRD 1
2017/2018

DO

1 Quality objectives
7.1.3 Infrastructure UAT program
6 1
(Infrastruktur) ICT Pusat application
Observation in server’s
1
7.1.5.2 Measurement room
7 traceability (Ketelusuran S2 Administration, Bekasi Panduan Mahasiswa
Pengukuran) 2
Office 2017/2018
Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
Rev.1
7.5.1 General of Documented Eksternal / Management
8 information (Informasi Representative
Panduan Mutu FR-
terdokumentasi secara umum) 1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015

Monitoring &
LPPM 2
Evaluation
8.1 Operational planning
S2 Administration, Bekasi
9 and control (Perencanaan dan 2
Office
pengendalian operasional) Panduan Mahasiswa
8.2.1 Customer 2017/2018
10 communication (komunikasi D3 Pajak 2
pelanggan)

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
70
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

8.3.4 Design and development


11 controls (Pengendalian desain Business Administration 3
dan pengembangan) (S1), Public
Administration (S1), Curriculum 2017
Business Administration
8.3.6 Design and development (D3)
12 changes (Perubahan desain dan 1
pengembangan)
8.4 Control of externally
provided processes, products
Panduan Mahasiswa
13 and services (Pengendalian GA Pusat 1
2017/2018
produk dan layanan eksternal
yang disediakan)
Panduan Mahasiswa
D3 Pajak Mardani 1
2017/2018
8.5.1 Control of production Marketing Pusat 3
and service provision HRD Pusat 1
14 (Pengendalian produksi dan ISO 9001:2015
penyediaan layanan) Finance Pusat 1
Kemahasiswaan Pusat 1
Monitoring &
LPPM Pusat 2
Evaluation
8.5.3 Property belonging to
customers or external
Pelayanan Akademik S1
15 providers (Barang milik 6 ijazah & transkrip nilai
Pusat
pelanggan atau penyedia
eksternal)
8.5.5 Post-delivery
Panduan Mahasiswa
16 activities(Kegiatan pasca GA Pusat 1
2017/2018
pengiriman)
CHECK

Business Administration
(S1), Public
9.1.3 Analysis and evaluation
17 Administration (S1), 3 Quality Objectives 2017
(Kegiatan pasca pengiriman)
Business Administration
(D3)

Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
2
01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
9.2 Internal audit (audit Rev.1
18 Eksternal / Management
internal)
Representative
Panduan Mutu FR-
2 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
ACTION

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
71
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

Prosedur pengendalian
Dokumen QP-QMR-
1
10.2 Nonconformity and 01A-02 date 19/9/2015
Satuan Penjaminan Mutu
corrective action Rev.1
19 Eksternal / Management
(Ketidaksesuaian dan tindakan
Representative
perbaikan) Panduan Mutu FR-
1 QMR-00-01 Rev1 15
June 2015
f. Kemahasiswaan Pusat , tidak dapat
menunjukkan dokumen perencanaan dan
Total keseluruhan non conformity terdapat pengawasan sebagai bukti berjalannya
pada sembilan belas (19) Klasifikasi Klausul program SIIAP.
Temuan, dengan lima puluh lima (55) temuan
Ketidaksesuaian tersebutdi atas sebagai
ketidaksesuaian yang di identifikasi oleh Auditor
indikasi bahwa tidak effektifnya kontrol pada
yang tercantum dalam Tabel 1, dapat diambil
proses –proses yang berjalan di masing-masing
analisa sebagai berikut:
bagian auditeee, dan pelayanan yang baik
1. Terdapat sembilan (9) temuan ketidaksesuain terhadap pemangku kepentingan.
terhadap klausul 8.5.1 (Pengendalian produksi 2. Terdapat enam (6) temuan ketidaksesuaian
dan penyediaan layanan) pada enam (6) bagian klausul 8.5.3 (Barang milik pelanggan atau
auditee yaitu: penyedia eksternal) di bagain Pelayanan
a. Kampus Diploma 3 Mardani, verifikasi Akedemik Pusat, berupa ijazah dan transkrip
Tugas Akhir (TA) tidak selalu dipenuhi nilai milik enam (6) mahasiswa yang tidak
syaratnya, misalnya mahasiswi memiliki diketahui keberadaannya, sebagai indikasi
nilai C untuk mata kuliah Teknik perlunya inventarisasi lebih insentif terhadap
Penulisan diperbolehkan melanjutkan ke barang-barang milik pelanggan.
TA tanpa alasan pengecualian (syarat 3. Terdapat empat (4) temuan ketidaksesuaian
melanjutkan TA setelah mendapatkan nilai terhadapa klausul 9.2 (audit internal) di bagian
B untuk mata kuliah Teknik Penulisan). Management Representative dan Satuan
b. LPPM Pusat , tidak dapat menunujukkan Penjaminan Mutu, yaitu belum adanya laporan
dokumen bahwa organisasi telah internal audit untuk Management
melaksanakan riset dan pengabdian kepada Representative, Satuan Penjaminan Mutu, Unit
masyarakat, juga tidak melakukan Kampus Bekasi, dan Unit Kampus Tangerang.
monitoring dan evaluasi terhadap riset dan Terdapat kasus Ketidakseusian (NCR No. 9)
pengabdian kepada masyarakat periode yang tidak ada aksi untuk tidak lanjut
tahun 2017. berikutnya. Temuan klausul 9.2 sebanayak
c. Marketing Pusat, tidak ada validasi soal empat kasus sebagai indikasi bahwa proses
Test Potensi Akademik (TPA), tidak audit internal perlu diawasi agar berjalan lebih
dinyatakan batas nilai kelulusan TPA, dan konsisten .
digunakannya Prosedur Penerimaan 4. Terdapat tiga (3) temuan ketidaksesuain
Mahasiswa baru yang tidak upto date terhadap 3 klausul yang berbeda, yaitu:
(telah kadaluarsa). a. Klausul 7.1.3 (Infrastruktur) pada bagian
d. Sumber Daya Insani Pusat, tidak dilakukan ICT, jadual maintenance yang tidak
analisa terhadapa keperluan training konsisten terhadap ruang server
dengan lengkap sebagai identifikasi (Temperatur, Humidity), ditemukan
kepentinganya training. ember pembuangan air AC di ruang server.
e. Keuangan Pusat, tidak dilakukan validasi b. Klausul 8.3.4 (Pengendalian desain dan
terhadap form pengajuan dana pengembangan) pada Prodi Bisnsis
sebagaimana tertulis di JUKNIS Keuangan Administrasi S1, Publik Administrasi dan
(contoh kasusu: Pengajuan Dana Bulan Binnis Administrasi Diploma 3 dalam hal
January 2018). tidak terdapat approval perubahan
kurikulum setiap 4 tahun sekali untuk S1

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
72
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

pada prodi Business Administration (S1), Temuan tersebut sebagai indikasi bahwa
Public Administration (S1), dan setiap 3 implementasi ISO 9001:2015 kurang berjalan
tahun sekali untuk Diploma 3 prodi efektif khususnya klausal 4.4, 7.1.5.2, 8.1, dan 8.2.1
Business Administration (D3), dan tidak pada bagian-bagian auditee di atas.
ada verifikasi dari pejabat terkait untuk 6. Terdapat satu (1) temuan ketidaksesuain terhadap
kurikulum Business Administration (D3) delapan (8) klausul yang berbeda, yaitu:
semester ganjil 2017/2018, a. Klausul 4.1. (Memahami organisasi dan
c. Klausul 9.1.3 (Kegiatan pasca konteksnya), Management Representative
pengiriman), bahwa analisa dan tindakan dalam menyusun Panduan Mutu tidak
perbaikan tidak dibuat terhadap target menggambarkan dengan jelas issue-issue
yang tidak tercapai dari sasaran mutu internal dan eksternal organisasi.
tahun 2017 pada prodi Business b. Klausul 4.2 (Memahami kebutuhan dan
Administration (S1), Public harapan dari pihak-pihak yang
Administration (S1) dan Business berkepentingan), resiko yang dihadapi tidak
Administration (D3). segera diselesaikan, misalnya kasus
Temuan tersebut sebagai indikasi bahwa kekurangan lahan parkir bagi mahasiswa yang
implementasi ISO 9001:2015 tidak berjalan belum dituntaskan.
efektif khususnya klausal 7.1.3, 8.3.4, dan c. Klausul 6.1 (Tindakan untuk menangani risiko
9.1.3 pada bagian-bagian auditee di atas. dan peluang), Management Representative
5. Terdapat dua (2) temuan ketidaksesuain tidak melakukan analisa pemenuhan syarat
terhadap enam (6) klausul yang berbeda, yaitu: terhadap pemangku kepentingan, dan tidak
a. Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan menentukan potensi resiko serta peluang yang
proses-prosesnya) dijumpai pada mungkin.
Management Representative dan Satuan d. Klausul 7.5.1 (Informasi terdokumentasi secara
Penjaminan Mutu bahwa tidak ada umum), Management Representative dalam
approval dari Prosedur Pengendalian menyusun Bisnis Proses tidak menggambarkan
Dokumen dan Standar Mutu Pendidikan keseluruhaan proses organisasi, misalnya
Instutut ABC. Juga untuk Komplain tidak Pelayanan Akademik tidak tercantum dalam
dibuat analisa root cause analysis untuk Bisnis Proses.
mencegah pengulangan komplain. e. Klausul 8.3.6 (Perubahan desain dan
b. Klausul 7.1.5.2 (Ketelusuran Pengukuran) pengembangan), Business Administration (S1),
dijumpai bahwa GBPP/RPS Kebijakan Public Administration (S1), dan Business
Publik subject diKampus S2 Suprapto dan Administration (D3) tidak dapat menunjukkan
akuntansi biaya di Kampus S1 Bekasi bukti tinjauan kurikulum setiap empat (4)
Office tidak divalidasi. Juga tidak ada tahun bagi S1 dan tiga (3) tahun bagi Diploma
validasi di bidang ICT untuk program 3.
Single Sign On (SSO), Master Mata f. Klausul 8.4 (Pengendalian produk dan
Kuliah & Kurikulum. layanan eksternal yang disediakan), bagian GA
c. Klausul 8.1 (Perencanaan dan Umum tidak menentukan kriteria dan
pengendalian operasional) bahwa dijumpai melakukan evaluasi kinerja secara periodek
tidak ada bukti verifikasi Materi Ujian di terhadap pemasok.
Kampus S2 Suprapto dan Kampus Bekasi. g. Klausul 8.5.5 (Kegiatan pasca pengiriman),
d. Klausul 8.2.1 (Komunikasi pelanggan) masih bagian GA Umum tidak melakukan
terjadi dua kasus di Kampus D3 Mardani, pengawasan stock (stock off name) terhadap
yaitu Mentoring Agama tidak diterangkan logistik material di gudang.
sebagai pengganti Mata Kuliah Pendidikan h. Klausul 10.2 (Ketidaksesuaian dan tindakan
Agama I, dan Komputer Aplikasi perbaikan), Management Representative dan
Perkantoran sebagai syarat Praktikum Satuan Penjaminan Mutu tidakmelakukan
Pemotongan dan Pemungutan Pajak analisa sebab akibatnya untuk membuat
semester III 2 SKS. Tetapi tidak tercantum tindakan menghilangkan penyebab
mata kuliah Komputer Aplikasi ketidaksesuaian, tidak dilakukan investigasi
Perkantoran di semester II (curriculum yang sungguh-sungguh penyebab
perpajakan).

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
73
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Form 2. Cause Vol.
Analysis andNovember
2 No.4 Corrective 2018
Action taken to prevent recurrence:
Cause Analysis:
ketidaksesuaian, sehingga tindakan perbaikan We wrote summeries of Organization Context,
bukan berasal dari analisa penyebabnya. do not desribe clearly the meaning of issues,
risk and change management which was
III.2. Temuan Klausul Konteks Organisasi dan mentioned in ISO 9001:2015 requirements.
Pemikiran Berbasis Resiko (Manajemen Resiko)
Corrective Action:
III.2.1. Temuan Klausul Konteks Organisasi,
berupa dokumen yang tidak lengkap (Form 1). Management Representative describe clearly
a. Klausul 4.1. (Memahami organisasi dan issues, risk, opportunity and change
konteksnya), merupakan temuan konten management within organization of Institut
dokumen tentang is konteks organisasi ABC accordance to ISO 9001:2015
yang tidak lengkap. Organisasi diharuskan requirements.
memperbaiki konteks organisasi dengan
konten yang lebih lengkap dengan (Sistem manajemen mutu dan proses-
menjelaskan issue internal dan eksternal prosesnya) merupakan temuan bukti
dapat dapat mempengaruhi organisasi. rekaman yang inconsitency (tidak
b. Untuk temuan Klausul 4.2 (Memahami konsisten) terhadap prosedur yang berlaku
kebutuhan dan harapan dari pihak-pihak dari potensi resiko yang telah dideteksi.
yang berkepentingan) dan Klausul 4.4 II.2.2. Temuan Klausul Pemikiran Berbasis Resiko
terjadi pada klausul 6.1 (Tindakan untuk menangani
Form 1. Details of Non-Conformity: risiko dan peluang) sebagai temuan dokumen
bahwa di dalam Panduan Mutu tidak tercantum
Although organization has determined issues analisa pemenuhan pemasok, dan tidak
and stakeholder requirement, inadequate menentukan potensi resiko serta peluang yang
evidence that systematic manner to address risk mungkin.
and opportunity is effectively managed in
Panduan Mutu.
Evidences: III.2.3. Tindakan Perbaikan terhadap temuan
Klausul Konteks Organisasi dan Pemikiran
1. Issues noted in Panduan Mutu is not Berbasis Resiko.
completed to describe issues, such as: only Tercantum dalam Form 2 berisi rincian
noted for issues related kapasitas gedung analisa penyebab ketidaksesuaian dan tindakan
and it is not specific to describe issues koreksi, analisa penyebabnya adalah pada Panduan
related to limited student parking and still Mutu organisasi hanya dituliskan secara garis besar
under progress for extension (Clause 4.1). tentang konteks organisasi, tidak berisi rincian
2. Risk is not clearly addressed for issues secara jelas mengenai issue internal eksternal,
above. This is raised from result of stage 1 potensi resiko dan perubahan manajemen organisasi
audit and took sample on actual condition seperti yang diapersyaratkan oleh ISO 9001:2015.
that There is risk on not enough parking for Sedangkan tindakan perbaikan dinyatakan bahwa
student in next semester due parking organisasi akan menerangkan dengan jelas
extension has not finished/ on progress mengenai issue, potensi resiko dan perubahan
(Clause 4.2). manajemen organisasi sesuai dengan persyaratan
3. Analysis to stakeholder requirement and ISO 9001:2015.
expectation is not carried out to determine
conclusion on risk and opportunity raise.
Example: Pemasok has been identified as IV. Kesimpulan
stakeholder and requirement and
expectation has been also identified: Proses audit sertifikasi ISO 9001:2015
hubungan bermanfaat. However, no proper telah dilaksanakan pada tanggal 22 -24 Januari
analysis whether their requirement has been 2018 untuk Jenjang Sarjana (S1), Pasca Sarjana
fulfilled/ not fulfilled by organization (S2) dan Diploma Tiga (D3) dengan hasil temuan
(Cause 6.1). berupa sembilan belas (19) klasifikasi klausul
Note: Actually, organization has discussed for temuan ketidaksesuaian, dan lima puluh lima (55)
issues in periodical meeting but it is not always kasus temuan.
direct to risk and opportunity.
Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.
School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
74
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

Temuan ketidaksesuaian terhadap klausul (Memahami kebutuhan dan harapan dari pihak-
8.5.1 (Pengendalian produksi dan penyediaan pihak yang berkepentingan), Klausul 6.1 (Tindakan
layanan) dengan sembilan (9) kasus terjadi di untuk menangani risiko dan peluang), Klausul 7.5.1
Kampus Diploma 3 Mardani, LPPM Pusat , (Informasi terdokumentasi secara umum) dan
Marketing Pusat, Sumber Daya Insani Pusat, Klausul 10.2 (Ketidaksesuaian dan tindakan
Keuangan Pusat, dan Kemahasiswaan Pusat sebagai perbaikan) masing-masing di bagian Management
indikasi bahwa tidak effektifnya kontrol pada Representative. Sedangkan Klausul 8.3.6
proses –proses yang berjalan di masing-masing (Perubahan desain dan pengembangan) di prodi
bagian auditeee, dan pelayanan yang baik terhadap Business Administration (S1), Public
pemangku kepentingan. Administration (S1), dan Business Administration
(D3). Terakhir klausul 8.4 (Pengendalian produk
Temuan terbanyak selanjutnya adalah dan layanan eksternal yang disediakan) dan Klausul
ketidaksesuai terhadap klausul 8.5.3 (Barang milik 8.5.5 (Kegiatan pasca pengiriman) keduanya di
pelanggan atau penyedia eksternal) yang terjadi bagian GA Umum. Masing-masing temuan satu
enam (6) kasus pada bagian Pelayanan Akedemik klausul terbut tetap diperhatikan sebagai peluang
Pusat sebagai indikasi perlunya inventarisasi lebih perbaikan organisasi.
insentif terhadap barang-barang milik pelanggan,
seperti ijazah dan transkrip.
Temuan Klausul Konteks Organisasi,
Berikutnya terdapat empat (4) temuan terjadi pada tiga klausul, satu klausul 4.1.
ketidaksesuaian terhadapa klausul 9.2 (audit (Memahami organisasi dan konteksnya) sebagai
internal) di bagian Management Representative, temuan dokumen yang tidak lengkap, sedangkan
Unit Kampus Bekasi, dan Unit Kampus Tangerang. dua klausul 4.2 (Memahami kebutuhan dan
Temuan klausul 9.2 sebanayak empat kasus sebagai harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan) dan
indikasi bahwa proses audit internal perlu Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan proses-
dijalankan dengan lebih konsisten . prosesnya) merupakan temuan rekaman dengan
Kemudian terdapat tiga (3) temuan akar pnyebabnya berupa inconsitency (tidak
ketidaksesuain terhadap Klausul 7.1.3 konsisten) terhadap pelaksanaan prosedur.
(Infrastruktur) pada bagian ICT, Klausul 8.3.4 Perbaikannya bahwa organisasi menjalankan proses
(Pengendalian desain dan pengembangan) pada audit internal dengan menjaga konsistensi sesuai
Prodi Bisnsis Administrasi S1, Publik Administrasi dengan prosedur yang berlaku.
dan Binnis Administrasi Diploma 3, Klausul 9.1.3 Sedangkan Temuan Klausul Pemikiran
(Kegiatan pasca pengiriman) pada prodi Business Berbasis Resiko terjadi pada klausul 6.1 (Tindakan
Administration (S1), Public Administration (S1) untuk menangani risiko dan peluang) sebagai
dan Business Administration (D3). Temuan tersebut temuan dokumen terbukti di dalam Panduan Mutu
sebagai indikasi bahwa implementasi klausal 7.1.3, tidak tercantum analisa pemenuhan pemasok, dan
8.3.4, dan 9.1.3 kurang berjalan efektif pada tidak menentukan potensi resiko serta peluang yang
bagian-bagian auditee terkait. mungkin. Analisa akar penyebabnya adalah pada
Terdapat dua (2) temuan ketidaksesuain Panduan Mutu organisasi hanya menerangkan
terhadap Klausul 4.4 (Sistem manajemen mutu dan secara garis besar tentang konteks organisasi, tidak
proses-prosesnya) dijumpai pada Management berisi rincian secara jelas mengenai issue internal
Representative dan Satuan Penjaminan Mutu, eksternal, potensi resiko dan perubahan manajemen
Klausul 7.1.5.2 (Ketelusuran Pengukuran) di bidang organisasi seperti yang dipersyaratkan oleh ISO
ICT, Klausul 8.1 (Perencanaan dan pengendalian 9001:2015. Tindakan perbaikannya bahwa
operasional) di Kampus S2 Suprapto dan Kampus organisasi menerangkan dengan jelas mengenai
Bekasi, Klausul 8.2.1 (Komunikasi pelanggan) di issue inernal - eksternsl, potensi resiko - peluang
Kampus D3 Mardani. Temuan tersebut sebagai dan perubahan manajemen organisasi sesuai dengan
indikasi bahwa implementasi ISO 9001:2015 persyaratan ISO 9001:2015.
kurang berjalan efektif khususnya klausal 4.4,
7.1.5.2, 8.1, dan 8.2.1 pada bagian-bagian auditee REFERENSI
tersebut di atas.
Terakhir terdapat satu (1) temuan [1]Bernik, et.al.(2017). “Modelof Quality
ketidaksesuain terhadap Klausul 4.1. (Memahami Management System to Maintain Quality
organisasi dan konteksnya), Klausul 4.2 Consistency in Higher Education. Reviev

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
75
ISSN: 2598-8719 (Online)
ISSN: 2598-8700 ( Printed)
Vol. 2 No.4 November 2018

of Integrative Business and Economics Accounting and Reserach, LP3M STIMIK


Reseach”. Vol. 6. No. 4. Hal. 235-242. Jayakarta, Vol. 2. No. 1. Hal. 1 -13.
[2] Hendartho, Dony, 2014, “Analisis Implementasi [10Saested, Mathias (2017), “Risk Mased Thinking
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 in Quality Management, an ISO
pada ABC”, Jurnal Transparansi, Volume 9001:2015 Requirement” , Master Thesis,
VI, Nomor 02, Hal. 124-138. Industrial Economics and
[3] ISO 9000:2015, “Quality management systems – TechnologyManagement, University of
Fundamentals and vocabulary” diadopsi Agder Norwegia.
menjadi SNI 19-9000-2008 Sistem manajemen [11]Sareela, Asmo (2017), “Deployment of the
mutu – Dasar-dasar dan kosa kata. Agile Risk Management with Jira into
[4] ISO 9001:2015, “Quality management systems - Complexx Product Development
Requirements. Standard” diadopsi menjadi SNI Ecosystem”, Master Thesis, Electrical
19-9001-2015 Sistem Manajemen Mutu – Engeneering Department, University of
Persyaratan. Standar. Oulu Finlandia.
[5] ISO 9004:2015, “Quality management systems – [12]Sindhuwinata, O.E., & Felecia, 2016,
Guidelines for performance improvements” “Perancangan SMM ISO 9001:2015 :
diadopsi menjadi SNI 19-9004-2015 Sistem Studi Kasus”, Jurnal Titra, Vol. 4. No.2.
manajemen mutu – Panduan untuk perbaikan Hal. 183–190.
kinerja. [13]Sokovic, M., Pavletic, D., & Pipan, K. Kern.,
[6]ISO Secretariat (2009), “ISO 9000 and Selection 2010, Quality Improvement
for Use”, Vienna, ISO Publishser. Methodologies – PDCA Cycle, RADAR
[7]ISO Secretariat (2017), “ISO 9001 moving from Matrix, DMAIC and DFSS, Journal of
2008 to 2015”,Vienna, ISO Publisher. Achievements in Materials and
[8]Nurdin & Prihatmadji, Wiwiet., 2017, Manufacturing Engineering, 43/1, page
“Kesesuaian Dokumentasi di LP3I College 476-483.
Jakarta dengan Sistem Manajemen Mutu [14]Verma, et.al.(2017). “Implementation of
ISO 9001:2008”, Jurnal Lentera Bisnis Quality Management System in a
Politeknik LP3I Jakarta, Vol. 6. No.14. ManfucturingIndustry”, International
Hal. 131-141. Journalof ScientificResearch &
[9]Prihatmadji, Wiwiet, 2018, “Analisa dan Development. Vo. 5. No. 8. Hal. 410-414.
Rekomendasi dari Hasil Audit Sertifikasi [15]Verdi Yasin, (2012) Rekayasa Perangkat
ISO 9001 di Institut ABC oleh Badan Lunak Berorientasi Objek, Penerbit; Mitra
Sertifikasi SGS”, Journal of Information Wacana Media, Jakarta.
System, Applied, Management,

Published by: Institute of Development, Research and Community Services, LP3M.


School of Informatics Management and Computing, STMIK Jayakarta
Telp. +62-21-3905050 , URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar
Email: jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com
76

Anda mungkin juga menyukai