Otomatisasi Tata Kelola Sarana Dan Prasarana C3 Kelas XII 1 20
Otomatisasi Tata Kelola Sarana Dan Prasarana C3 Kelas XII 1 20
Sri Rahayu
Yuni Hidayati
Diterbitkan oleh
PT Kuantum Buku Sejahtera
Anggota IKAPI No. 212/JTI/2019
Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa Timur
Telp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221;
Situs web: www.quantumbook.id
Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik
secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan
lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.
Daftar Isi
Prakata ...................................................................................................................... v
Bab 1 Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana ............................................. 1
A. Memahami Analisis Perencanaan Kebutuhan.......................................................... 2
B. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan....................................................................................... 5
C. Pengusulan Sarana dan Prasarana................................................................................ 7
D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan.......................................................... 9
E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana Prasarana............ 10
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 11
iii
D. Pembuatan Dokumen Kegiatan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana............. 97
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 101
Glosarium............................................................................................................................ 157
Daftar Pustaka.................................................................................................................... 158
Biodata Penulis................................................................................................................... 161
Biodata Konsultan.............................................................................................................. 162
Tim Kreatif........................................................................................................................... 163
iv
Prakata
Sungguh sebuah kebahagiaan dan rasa syukur yang mendalam bagi penulis karena dapat
menyelesaikan buku ini. Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK
kelas XII untuk mempelajari dan memperdalam materi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan
Prasarana.
Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana ini disajikan dalam sembilan bab,
sebagai berikut.
BAB 1 : Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
BAB 2 : Pengadaan Sarana dan Prasarana
BAB 3 : Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana
BAB 4 : Inventarisasi Sarana dan Prasarana
BAB 5 : Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
BAB 6 : Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
BAB 7 : Penghapusan Sarana dan Prasarana
BAB 8 : Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana
BAB 9 : Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana
Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan Kompetensi Dasar dan Tujuan Pembelajaran
yang telah disesuaikan dengan Revisi K-13. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa
yang lugas dan mudah dipahami, dari pembahasan umum ke pembahasan secara khusus.
Untuk menunjang pembelajaran yang aktual, buku ini sudah menerapkan Science, Technology,
Engineering, dan Mathematics (STEM) serta soal-soal evaluasi berbasis HOTS.
Semoga buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK kelas XII ini
bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan. Penulis
menerima saran dan kritik yang membangun. Selamat belajar, semoga sukses!
Penulis
v
Do not Pray
for an Easy life,
pray for the strength to
endure a difficult one
Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,
Berdoalah agar diberi kekuatan supaya dapat
menghadapi hidup yang sulit.
"Bruce Lee"
vi
B AB
1
Perencanaan
Kebutuhan Sarana dan
Prasarana
Kompetensi Dasar
3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.
4.10 Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.
Tujuan Pembelajaran
Setelah menerima materi ini diharapkan peserta didik mampu
1. menjelaskan analisis perencanaan kebutuhan;
2. menjelaskan jenis-jenis analisis kebutuhan;
3. menganalisis pengusulan sarana dan prasarana;
4. membuat bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan; dan
5. membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana menggunakan aplikasi komputer.
Sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam sebuah
perusahaan. Apa yang terjadi apabila sarana dan prasarana tidak terpenuhi sesuai
perkembangan IPTEK? Analisis kebutuhan sarana dan prasarana perlu dilakukan untuk
mengevaluasi dan memberikan sarana prasarana yang tepat sesuai dengan kebutuhan
masing-masing pegawai dan peralatan harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi
yang berkembang secara pesat.
Pengertian analisis menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah proses
pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling berhubungan agar mendapatkan
pemahaman yang tepat dan pengertian secara keseluruhan. Berdasarkan pendapat dari
beberapa para ahli, pengertian analisis adalah sebuah aktivitas, proses, dan kegiatan yang
saling berhubungan untuk memecahkan suatu komponen atau permasalahan agar lebih
detail, kemudian digabungkan kembali supaya dapat ditarik kesimpulan yang tepat.
Sedangkan, kegiatan mengamati dan mempelajari tentang sarana dan prasarana yang
menjadi kebutuhan suatu organisasi sekarang dan di masa mendatang dapat disebut
dengan analisis kebutuhan sarana dan prasarana.
Setiap melakukan kegiatan perlu adanya perencanaan yang matang terlebih dahulu
agar tercapai tujuan yang telah ditentukan. Mengapa perencanaan perlu dilakukan?
Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan sesuatu yang ingin dicapai di masa
yang akan datang serta menetapkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
1. Langkah-langkah proses perencanaan
Langkah-langkahnya antara lain:
a. menguji dengan berbagai macam cara;
b. mengkaji ketidakpastian yang ada;
c. mengukur kemampuan yang ada ; dan
d. memilih langkah-langkah untuk pencapaian.
Setiap karyawan mempunyai kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas
kerja di kantor. Apakah kebutuhan semua karyawan sama?
Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantor dalam setiap awal tahun anggaran yang
diajukan kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik. Agar pengajuan sarana dan
prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka bagian perlengkapan atau bagian
logistik akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor.
Berikut contoh formulir rencana kebutuhan perlengkapan kantor.
Formulir Rencana Penyusunan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Bagian Ketatausahaan
Tahun Anggaran 2020
Jenis sarana No.
No Satuan Jumlah Spesifik Biaya Ket
dan prasarana Reg.
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Kertas HVS Folio Rim 10 70 gram Rp47.500
2. Kertas HVS Kuarto Rim 20 70 gram Rp37.900
3. Tinta Printer Buah 5 Black Ink Rp79.900
EPSON Cartridege
4. Tinta Fotokopi Buah 5 Merk Panter Rp140.000
5. Printer Buah 1 Canon PIXMA Rp1.859.000
G2010
Malang, 2 Januari 2020
Disetujui Oleh Yang Mengajukan
Kepala Logistik Kepala Tata Usaha
Tugas Kelompok
Bentuk kelompok dengan 4—5 orang teman Anda. Buatlah rencana penyusunan kebutuhan
sarana dan prasarana untuk bagian kepegawaian. Ikuti langkah kegiatan berikut ini.
1. Buatlah analisis kebutuhan sarana.
2. Hitung biaya/harga per satuan untuk pengadaan sarana.
3. Cari informasi mengenai jenis-jenis sarana di internet mengenai harga dan
kualitasnya.
4. Kerjakan memakai komputer.
5. Berdasarkan rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana yang Anda buat,
diskusikan dengan kelompok Anda!
6. Buatlah kesimpulan diskusi, kemudian sajikan dalam bentuk slide presentasi!
7. Presentasikan hasil diskusi Anda tentang pengamanan dan pemeliharaan sarana
prasarana.
Uji Kompetensi
A. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian
2. Mengkaji ketidakpastian yang ada
3. Mengukur kemampuan yang ada
4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya
5. Menyingkirkan kegagalan yang bakal terjadi
Dari pernyataan di atas proses perencanaan dapat dilakukan pada nomor ….
a. 1, 2, 3, dan 5 d. 1, 3, 4, dan 5
b. 1, 2, 3, dan 4 e. 1, 2, 4, dan 5
c. 2, 3, 4, dan 5
2. Sofi melakukan aktivitas dalam perusahaan membuat SOP penerimaan surat yang
akan dilakukan pada masa akan datang pada tata usaha. Sofi sedang melakukan
kegiatan administrasi perkantoran yaitu ….
a. perencanaan d. pengorganisasian
b. pengarahan e. pengomunikasian
c. pengawasan
3. Seorang Manager PT Bahtera mempunyai tugas mengawasi kegiatan karyawan di
kantornya. Berikut yang bukan objek pengawasan yang dilakukan oleh manager
perkantoran yaitu ….
a. manajemen waktu dan biaya