A Jobdesk about willingness

9 Divisi:
Acara
Hubungan Masyarakat
Perlengapan
Publikasi dan Dokumentasi
Konsumsi
Ticketing
Dekorasi
Usaha Dana
Kesehatan

Acara:
Koordinator Renny
- Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
- Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
- Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang
dibutuhkan dalam event tersebut;
- Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara
berlangsung;
- Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut
- Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut pembawa acara (dokter, laboran, asdos).
- Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi.
- Bertanggung jawab penuh pada acara hari H

Humas:
Koordinator Christa
- Mendampingi pengisi acara/ pembicara (dokter, laboran, asdos).
- Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan pengisi acara/ pembicara (dokter, laboran,
asdos.
- Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pamflet maupun media publikasi lain.
- Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin (laboran, ruang tutor, alat).
- Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara/ pembicara (dokter,
laboran, asdos).
- Melakukan koordinasi internal humas agar tercipta pembagian tugas yang jelas (seperti
pembagian tanggung sponsorship).

BIdang sponsorship:
- Menguasai seluruh bagian proposal sponsor.
- Membuat list dan presentasi.
- Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan (bekerja sama dengan semua).
- Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan.
- Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan
pihak sponsor berkait, kontrak.
- Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak
sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.
- Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
Perlengkapan:
Koordinator Putnan
- Menyediakan segala peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan.
- Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta
mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain
terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana.
- Mengadakan hubungan/ kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/ penyewaan peralatan.
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan
kegiatan.
- Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
- Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman.
- Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan
dengan kontrak di area,
- Menjadi operator alat keika kegiatan berlangsung.

Publikasi dan Dokumentasi:

Koordinator Henrykus
- Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamlet, lealet, brosur,
spanduk, baleho, poster, dll) dan menyebarkannya kepada pihak terkait.
- Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, video
singkat, dll.
- Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara.
- Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor (melakukan sesuai kesepakatan, seperti
pencantuman logo pada media publikasi, video teaser, poster, dll). Ini penting karena akan
digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan
dibuat nantinya
- Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video.
- Membuat video publikasi (teaser video pra acara atau pasca acara).
- Berkoordinasi dengan ticketing dalam pengadaan media promosi undangan.
- Berkoordinasilah dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media
publikasi peletakan, dsb
- Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite
- Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian
penting menentukan Kontrak dari sponsor

Konsumsi:
Koordinator Ni Luh
- Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya.
- Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya
kepada peserta, pengisi acara, dan panitia.
- Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan.
- Mengurus biaya konsumsi.
- Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran.
- Berkoordinasi dengan humas terkait sponsor makanan.
- Bertanggung jawab atas kebersihan dan kesehatan makanan.

Ticketing:
Koordinator Kadex
 - Bertanggung jawab menjadi contact person pendaftaran.
- Membuat link pendaftaran (bisa menggunakan google form) dan menjaga agar tidak hilang.
- Mem-follow up setiap peserta/ instansi untuk
- Bertanggung jawab memotivasi dan meyakinkan calon peserta agar berpartisipasi dalam
kegiatan.
- Bertanggung jawab membimbing dan mengarahkan peserta selama kegiatan berlangsung.
- Bekerjasama dengan sie pubdekdok untuk publikasi undangan.

Dekorasi:
Koordinator Arda
- Menentukan dekorasi panggung.
- Menentukan dekorasi acara.
- Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
- Berkoordinasi dengan perlengkapan terkait segala keperluan dekorasi acara (penataan ruang,
hiasan, ornament).
- Berkoordinasi dengan acara terkait pembuatan rute perjalann.
- Mengonsep hiasan dan bentukan dekor berkaitan dengan tema yang terpilih.

Usaha Dana:
Koordinator Anggi
- Menginisiasi atas kegiatan yang ditujukan untuk menghimpun dana gina memenuhi kebutuhan
keuangan kegiatan.
- Memuat berbagai teknik berdagang dalam menghimpun dana (berjualan makanan,

Kesehatan:
Koordinator Brama
- Bertanggung jawab menjaga kesehatan pribadi.
- Bertanggung jawab menjaga kesehatan dan penanganan darurat seluruh peserta.