TUGAS ADMINISTRASI UMUM

FILOSOFI ADMINISTRAI PERKANTORAN

MENYUSUN ADMINISTRASI PERKANTORAN

NAMA : NI NYOMAN SRILABA

KELAS : X PH3

NO : 33

SMK NEGERI 1 AMLAPURA

TAHUN PELAJARAN 2020/2021

FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai seperangkat asumsi, teori dasar
atau dasar-dasar pengetahuan, kerangka berpikir atau konsep, nilai, dan praktik yang diterapkan dalam
kegiatan administrasi perkantoran.

– Pengertian administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang
efisien untuk mencapai tujuan organisasi . sedangkan dalam arti sempit pengertian administrasi adalah
kegiatan tatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan
pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta
mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Kantor adalahh pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para
staff personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. kantor juga merupakan bagian dari organisasi
yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

– Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur

dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) hingga menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal atau pekerjaan.
MENYUSUN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dalam administrasi perkantoran, penataan dokumen merupakan suatu hal yang penting. Penataan
dokumen ini dapat dilakukan dalam berbagai macam sistem pengarsipan. Pada prinsipnya, terdapat 6
macam sistem kearsipan atau penataan dokumen.

Macam sistem pengarsipan dokumen tersebut yakni dapat

1) Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Penataan dokumen dengan sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip dengan memakai
metode penyusunan yang didasarkan pada abjad. Sistem abjad umumnya digunakan untuk arsip yang
dasar penyusunannya dilakukan terhadap beberapa identitas dokumen.

Identitas dokumen tersebut berupa nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama
benda dan subjek masalah. Nama-nama yang diambil berasal dari nama si pengirim (surat masuk) dan
nama alamat yang dituju (surat keluar).

2) Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Pengarsipan dokumen dengan sistem perihal merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali
surat yang berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

3) Sistem Nomor

Pengarsipan dokumen dengan sistem nomor cukup umum digunakan. Pada intinya, penataan dokumen
dengan sistem nomor memanfaatkan tanda – tanda dari nomor khusus untuk menata dan menemukan
kembali dokumen atau surat.

Dalam sistem ini, terdapat 4 macam sistem nomor yang biasa digunakan. 4 sistem nomor penataan
dokumen tersebut yakni (1) sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal / klasifikasi), (2) sistem
nomor menurut terminal digit, (3) sistem nomor middle digit, dan (4) sistem nomor soundex (phonetic
system).

4) Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam sistem ini surat disimpan dan
diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah /
kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

5) Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal merupakan sebuah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat
diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).