Cek 21 dimaksudkan untuk mendorong inovasi dalam sistem pembayaran AS dan mendorong

pemotongan cek (menghapus cek kertas asli dari aliran pemrosesan pembayaran). Undang-undang
memfasilitasi pemotongan cek dengan mengizinkan bank untuk mengarsipkan gambar digital dari cek
asli, memproses informasi cek secara elektronik, dan mengirimkan "cek pengganti" ke bank yang ingin
terus menerima cek kertas. Cek pengganti secara hukum sama dengan cek asli. Ini adalah salinan kertas
dari gambar elektronik dari cek asli, depan dan belakang, termasuk semua dukungan.

Cek 21 tidak mengharuskan bank untuk mengubah cek menjadi gambar elektronik, tetapi mewajibkan
mereka untuk menerima cek pengganti yang setara dengan cek kertas asli. Singkatnya, cek sekarang
dapat dibersihkan (diubah menjadi uang tunai di rekening penerima pembayaran) di AS dengan
memproses cek kertas asli, file gambar elektronik dari cek, atau cek pengganti. Hanya dengan
pemrosesan pemeriksaan kertas asli, pemeriksaan kertas perlu berpindah secara fisik di antara beberapa
lembaga keuangan dengan truk, kereta api, dan / atau udara. Jadi, Cek 21 menciptakan peluang bagi
bank untuk menghemat waktu dan uang dengan memangkas biaya transportasi yang mereka keluarkan
dengan memindahkan cek kertas asli di antara lembaga keuangan.

Menariknya, Check 21 membuka jalur hukum agar cek dipotong bahkan sebelum mereka mencapai
bank. Dengan mempertimbangkan pemotongan awal, remote deposit capture (RDC) lahir pada tahun
2004. Pengambilan deposit jarak jauh memungkinkan pengguna untuk memindai cek dan mengirimkan
gambar cek digital yang dipindai ke bank untuk dikirim dan dibersihkan. Titik pemotongan cek sekarang
dipindahkan ke lokasi bisnis atau penyedia kotak kunci, bukan di bank. Dengan demikian, layanan ini
memungkinkan cek dipotong dengan cepat dan kemudian dihapus secara elektronik. Sekali lagi, jika ada
kebutuhan untuk cek kertas, “cek pengganti” selalu dapat dibuat.

Konsentrasi Perbankan

Perusahaan yang menggunakan jaringan lockbox serta yang memiliki banyak outlet penjualan yang
menerima dana bebas memiliki kesamaan. Kedua perusahaan tersebut akan memiliki saldo simpanan di
sejumlah bank regional. Setiap perusahaan mungkin merasa menguntungkan untuk memindahkan
sebagian atau seluruh simpanan ini ke satu lokasi pusat, yang dikenal sebagai bank konsentrasi. Proses
konsentrasi uang tunai ini memiliki beberapa pengaruh:

• Meningkatkan kendali atas arus masuk dan arus keluar kas perusahaan. Idenya adalah meletakkan
semua telur Anda (atau dalam hal ini, uang tunai) ke dalam satu keranjang dan kemudian mengawasi
keranjang itu.

• Mengurangi saldo menganggur yaitu, menjaga saldo simpanan di bank daerah tidak lebih tinggi dari
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan transaksi (atau sebagai alternatif, persyaratan saldo
kompensasi minimum). Setiap kelebihan dana akan dipindahkan ke bank konsentrasi.

• Ini memungkinkan investasi yang lebih efektif. Menggabungkan saldo berlebih memberikan jumlah kas
yang lebih besar yang dibutuhkan untuk beberapa peluang investasi jangka pendek yang menghasilkan
lebih tinggi yang membutuhkan pembelian minimum yang lebih besar. Misalnya, beberapa sekuritas
yang dapat dipasarkan dijual dalam blok senilai $ 100.000 atau lebih.
Layanan Konsentrasi untuk Mentransfer Dana. Proses konsentrasi bergantung pada transfer dana yang
tepat waktu antar lembaga keuangan. Ada tiga metode utama yang digunakan untuk memindahkan
dana antar bank: (1) cek transfer penyimpanan; (2) pemeriksaan transfer elektronik melalui clearing
house otomatis; dan (3) transfer kawat.

Pengaturan depository transfer check (DTC) memindahkan dana melalui penggunaan cek penyimpanan
pracetak yang ditarik di bank lokal dan dibayarkan ke satu rekening perusahaan di bank konsentrasi.
Namun, dana tidak segera tersedia setelah menerima DTC, karena cek masih harus dikumpulkan melalui
saluran biasa. Saat ini, semakin banyak perusahaan yang mengirimkan informasi setoran melalui telepon
ke bank konsentrasi mereka, yang menyiapkan dan menyimpan DTC ke dalam rekening perusahaan.
Tentu saja, penghematan apa pun yang dihasilkan dari penggunaan DTC harus diukur dan dibandingkan
dengan biaya penggunaan pengaturan ini.

Alternatif lain adalah transfer elektronik automatic clearinghouse (ACH). Item ini adalah versi gambar
cek elektronik dari cek transfer penyimpanan, yang dapat digunakan antar bank yang menjadi anggota
sistem lembaga kliring otomatis. Dana yang ditransfer menjadi tersedia satu hari kerja kemudian. Karena
biayanya tidak signifikan, transfer elektronik ACH telah menggantikan banyak transfer DTC berbasis
surat.

Cara tercepat untuk memindahkan uang antar bank adalah dengan transfer kawat. Transfer kawat
hanyalah komunikasi seperti telepon, yang, melalui entri pembukuan, mengeluarkan dana dari rekening
bank pembayar dan menyimpannya di rekening bank penerima pembayaran. Transfer kawat dapat
dilakukan melalui Federal Reserve Wire System (Fedwire) atau melalui sistem kawat pribadi. Dana
dianggap tersedia setelah menerima transfer kawat. Meskipun DTC hanya berharga 50 sen atau lebih
untuk pemrosesan, pengiriman, dan penerimaan, biaya untuk transfer kawat biasanya berkisar sekitar $
15. Karena biayanya yang relatif tinggi, transfer kawat umumnya disediakan hanya untuk memindahkan
uang dalam jumlah besar atau ketika kecepatan adalah yang terpenting.

S-l-o-w-i-n-g D-o-w-n Cash Payouts (Memperlambat pembayaran)

“Playing the Float”

Angka kas yang ditampilkan di pembukuan perusahaan jarang menunjukkan jumlah kas yang tersedia
yang dimiliki perusahaan di bank. Faktanya, dana yang tersedia di bank umumnya lebih besar dari saldo
yang tertera di pembukuan perusahaan. Perbedaan dolar antara saldo bank perusahaan dan saldo buku
kas disebut net float (atau terkadang, hanya float biasa). Net float adalah hasil dari penundaan antara
waktu cek ditulis dan kliring akhirnya oleh bank. Sangat mungkin bagi perusahaan untuk memiliki saldo
kas negatif pada pembukuannya dan saldo bank positif, karena cek yang baru saja ditulis oleh
perusahaan mungkin masih beredar. Jika ukuran net float dapat diperkirakan secara akurat, saldo bank
dapat dikurangi dan dana yang diinvestasikan untuk memperoleh pengembalian positif. Aktivitas ini
disebut oleh bendahara perusahaan sebagai "bermain apung".

Control of Disbursements
Hal penting dalam pengelolaan kas yang baik adalah kendali perusahaan atas pengeluaran yang akan
memperlambat arus kas keluar dan meminimalkan waktu setoran tunai menganggur. Perusahaan
dengan banyak bank harus dapat mengalihkan dana dengan cepat ke bank tempat pencairan dilakukan
untuk mencegah kelebihan saldo untuk sementara menumpuk di bank tertentu. Idenya adalah memiliki
kas yang cukup di berbagai bank, tetapi tidak membiarkan kelebihan saldo menumpuk. Ini
membutuhkan informasi harian tentang saldo yang dikumpulkan. Dana berlebih kemudian dapat
ditransfer ke bank pencairan, baik untuk membayar tagihan atau untuk berinvestasi dalam sekuritas
yang dapat dipasarkan. Banyak perusahaan telah mengembangkan sistem komputer yang canggih untuk
menyediakan informasi yang diperlukan dan untuk mentransfer kelebihan dana secara otomatis. Alih-
alih mengembangkan sistemnya sendiri, perusahaan dapat menyewa layanan komputer dari luar untuk
menyediakan fungsi yang dijelaskan.

Salah satu prosedur untuk mengontrol pembayaran secara ketat adalah dengan memusatkan hutang ke
dalam satu akun (atau sejumlah kecil akun), mungkin di kantor pusat perusahaan. Dengan cara ini,
pencairan dapat dilakukan pada waktu yang diinginkan. Prosedur operasi untuk pencairan harus
ditetapkan dengan baik. Jika diskon tunai diambil dari hutang dagang, perusahaan harus mengirimkan
pembayaran pada akhir periode diskon tunai.2 Tetapi, jika diskon tidak diambil, perusahaan tidak boleh
membayar sampai tanggal jatuh tempo akhir untuk mendapatkan penggunaan maksimum dari tunai.
(Kami akan berbicara lebih banyak tentang apakah mengambil diskon tunai atau tidak untuk
pembayaran yang cepat di Bab 11.)

Hutang Melalui Draf (PTD). Cara untuk menunda pencairan adalah melalui penggunaan hutang melalui
wesel (PTD). Tidak seperti cek biasa, pembayaran melalui wesel tidak dibayarkan atas permintaan. Saat
diserahkan ke bank penerbit untuk diambil, bank harus menyerahkannya kepada penerbit untuk
diterima. Dana tersebut kemudian disimpan oleh perusahaan penerbit untuk menutupi pembayaran
wesel. Keuntungan dari pengaturan draf adalah bahwa hal itu menunda waktu perusahaan sebenarnya
harus memiliki dana deposit untuk menutupi draf tersebut. Akibatnya, ini memungkinkan perusahaan
untuk mempertahankan saldo yang lebih kecil di banknya. Kerugian dari sistem draf adalah pemasok
tertentu mungkin lebih memilih pemeriksaan. Selain itu, bank tidak suka memproses wesel karena
sering kali memerlukan perhatian manual khusus. Akibatnya, bank biasanya mengenakan biaya layanan
yang lebih tinggi untuk memproses draf daripada yang mereka lakukan untuk memproses pemeriksaan.

Figure 9.3

Penggajian dan Pencairan Dividen. Banyak perusahaan memiliki akun terpisah untuk pembayaran gaji.
Untuk meminimalkan saldo dalam akun ini, perusahaan harus memprediksi kapan cek gaji yang
dikeluarkan akan disajikan untuk pembayaran. Jika hari gajian jatuh pada hari Jumat, tidak semua cek
akan dicairkan pada hari itu. Akibatnya, perusahaan tidak perlu memiliki dana deposit untuk menutupi
seluruh penggajiannya. Bahkan pada hari Senin, beberapa cek tidak akan diberikan karena
keterlambatan setoran mereka. Berdasarkan pengalamannya, perusahaan harus dapat membangun
distribusi kapan, rata-rata, cek disajikan untuk dikumpulkan. Contohnya ditunjukkan pada Gambar 9.3.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat memperkirakan dana yang dibutuhkan untuk deposit untuk
menutupi cek gaji. Banyak perusahaan juga membuat akun terpisah untuk pembayaran dividen, mirip
dengan yang digunakan untuk penggajian. Di sini juga, idenya adalah untuk memprediksi kapan cek
dividen akan disajikan untuk pembayaran sehingga perusahaan dapat meminimalkan saldo kas di akun.

Akun Saldo Nol (ZBA). Penggunaan sistem rekening saldo nol (ZBA), yang ditawarkan oleh banyak bank
besar, menghilangkan kebutuhan untuk memperkirakan dan mendanai setiap rekening pencairan secara
akurat. Di bawah sistem seperti itu, satu master menyalurkan layanan akun semua akun anak
perusahaan lainnya. Ketika cek dihapus pada akhir setiap hari, bank secara otomatis mentransfer dana
yang cukup dari rekening induk ke setiap rekening pencairan (misalnya, satu untuk penggajian, satu
untuk hutang, dll.) Untuk menutupi cek yang disajikan.3 Jadi nol saldo akhir dipertahankan setiap hari di
semua kecuali akun master. Selain meningkatkan kontrol atas pengeluaran, sistem akun saldo nol
menghilangkan saldo kas menganggur dari semua akun anak perusahaan. Manajer kas perusahaan
masih perlu memperkirakan waktu checkclearing yang diantisipasi sehingga akun induk akan memiliki
cukup kas untuk melayani akun pencairan anak perusahaan. Namun, menurut hukum jumlah besar,
beberapa kesalahan cenderung membatalkan satu sama lain, dan perkiraan yang adil dari uang tunai
yang diperlukan untuk disimpan dalam rekening induk dapat dibuat.

Remote and Controlled Disbursing (Pencairan Jarak Jauh dan Terkendali)

Memanfaatkan inefisiensi dalam proses kliring cek dari Federal Reserve System dan bank komersial
tertentu, serta inefisiensi dalam sistem pos, perusahaan dapat memaksimalkan waktu cek yang
ditulisnya tetap beredar. Berbagai model telah diusulkan untuk memaksimalkan arus pencairan melalui
pemilihan bank pencairan yang optimal secara geografis. Idenya adalah untuk menemukan bank
pencairan dan menarik cek pada mereka dengan cara yang akan memaksimalkan waktu cek akan tetap
beredar. Sebuah perusahaan yang menggunakan pembayaran jarak jauh dapat, misalnya, mengirimkan
cek ke pemasok di Maine yang ditarik di sebuah bank di Helena, Montana.

Dengan memaksimalkan float pencairan, perusahaan dapat mengurangi jumlah kas yang dimilikinya dan
menggunakan dana yang tidak digunakan ini dengan cara yang lebih menguntungkan. Keuntungan satu
perusahaan, bagaimanapun, adalah kerugian perusahaan lain. Memaksimalkan pembayaran float berarti
bahwa pemasok tidak akan memiliki dana tertagih sedini mungkin. Sejauh pemasok memandang dengan
tidak suka pada kebiasaan pembayaran seperti itu, hubungan pemasok dapat dirugikan oleh pencairan
jarak jauh.

Pada tanggal 2 Mei 1985, E. F. Hutton, firma pialang terbesar kelima di negara itu pada saat itu,
mengaku bersalah atas 2.000 dakwaan kejahatan penipuan surat dan kawat. Hutton telah terlibat dalam
praktik pembuatan apung yang "ekstrem" - sejumlah yang melibatkan pencairan dana jarak jauh. Kasus
ini mendorong banyak perusahaan untuk meninjau semua praktik pengelolaan kas mereka. Dalam
banyak kasus, tinjauan ini membuat perusahaan mengadopsi kebijakan dan kode etik pengelolaan kas
formal. Dalam beberapa kasus, pencairan jarak jauh dianggap tidak etis karena merupakan teknik
pengelolaan kas yang dirancang secara tegas untuk menunda kliring cek normal.

Praktik yang terkait dengan pencairan jarak jauh, tetapi memiliki konotasi negatif yang lebih sedikit,
disebut pencairan terkendali. Ini juga dapat menggunakan bank pencairan kecil yang tidak biasa (atau
cabang bank besar). Namun, alasan utama untuk memilih bank pencairan khusus ini adalah karena
keterlambatan pengiriman (cek yang diterima setelah pengiriman awal cek harian dari Federal Reserve)
sangat minim. Fakta ini memungkinkan perusahaan untuk memprediksi pembayaran dengan lebih baik
setiap hari.

Electronic Commerce (Perdagangan elektronik)

Saat ini, sebagian besar dokumen bisnis dan pembayaran di Amerika Serikat dalam bentuk kertas dan
pertukaran biasanya dilakukan melalui pos AS. Perdagangan elektronik (EC) - pertukaran informasi bisnis
dalam format elektronik - menawarkan alternatif dari sistem berbasis kertas ini. Di salah satu ujung
spektrum perdagangan elektronik, kami menemukan pesan elektronik yang tidak terstruktur seperti
transmisi faksimili (faks) dan surat elektronik (email). Di sisi lain, pesan yang sangat terstruktur yang
dikenal sebagai pertukaran data elektronik (EDI) ditemukan. Fokus kami di bagian ini adalah pada EDI,
terutama bagaimana EDI berkaitan dengan koleksi dan pencairan perusahaan.

Electronic Data Interchange

Pertukaran data elektronik (EDI) melibatkan transfer informasi bisnis (misalnya, faktur, pesanan
pembelian, dan informasi pengiriman) dalam format yang dapat dibaca komputer. EDI tidak hanya
melibatkan perpindahan data langsung dari komputer ke komputer melalui tautan komunikasi tetapi
juga pengiriman fisik di antara bisnis item penyimpanan data elektronik seperti kaset komputer, disk,
dan CD-ROM.