APA DAN BAGAIMANA

MENGELOLA
ARSIP ELEKTRONIK
2012
SOLUSI CERDAS UNTUK KEARSIPAN

Oleh :
1
Drs. FEBRIADI, M.Si.
 APA DAN BAGAIMANA beroperasi dengan tertib, teratur dan
MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK lancar. Dengan demikian fungsi arsip
Oleh : Drs. FEBRIADI, M.Si. bagi suatu organisasi adalah sebagai

I. PENDAHULUAN tulang punggung yang akan menopang

gerak operasi organisasi dalam rangka
Kalau dilihat dari sejarah arsip,
mencapai tujuannya secara dinamis.
keberadaannya diperkirakan sudah ada
Disamping itu dalam kehidupan
sejak peradaban Yunani kuno yaitu
berbangsa dan bernegara arsip berperan
abad IV dan V SM, ketika masyarakat
sebagai memori kolektif bangsa, simpul
Athena menyimpan dokumen-dokumen
pemersatu bangsa, sumber informasi
berharga di kuil dewa ibu yaitu
sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan
Metroon, yang terletak di sebelah balai
benar.
pengadilan alun-alun kota Athena1 dan
eksistensi arsip terus berkembang Dari peradaban Yunani kuno
hingga sekarang ini. Berarti sejak hingga modernisasi Ilmu pengetahun
beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dan teknologi (IPTEK) saat ini arsip
dimanfaatkan dan dianggap sebagai masih tetap eksis, tetapi dalam hal
salah satu sumber kebudayaan sangat perkembangan bentuk atau media
penting bagi kehidupan manusia secara simpan arsip mengalami perubahan
universal. cukup signifikan. Perubahan itu terjadi
karena konsekuensi logis atau pengaruh
Sampai saat ini juga, arti dan
dari kemajuan IPTEK, khususnya
peran arsip sangat konkrit dan jelas
berkaitan dengan ditemukannya
serta sangat diperlukan untuk berbagai
teknologi komputer, yang kemudian
kegiatan administrasi, manajemen
melahirkan spesialisasi pengetahuan
dalam suatu organisasi. Dalam
baru di bidang kearsipan yaitu arsip
administrasi dan manajemen arsip
elektronik.
berperan sangat vital sebagai bahan
untuk perencaan, bahan pengawasan Kehadiran arsip elektronik
dan pelaporan, bahan utama sebagai genre (jenis) baru dari pada
pengambilan keputusan dalam suatu jenis atau tipe arsip yang sudah ada,
organisasi dan tanpa arsip tidak telah menyebabkan adanya penambahan
mungkin suatu organisasi dapat kapasitas untuk penggarapannya.

1
Dalam kontek penggarapan arsip
T.R. Schellenberg, Modern Archives, Terjemahan,
Arsip Nasional Republik Indonesia, 1980 elektronik tersebut, tentu membutuhkan

1
 pengetahuan dan kemampuan yang that is recorded in a code that can be
lengkap yaitu menguasai pengetahuan stored by computer and stored on some
pengelolaan arsip dan ditambah dengan medium for retrieval viewing and use.
pengetahuan komputer. Oleh karena itu Apabila diterjemahkan, file elektronik
dibutuhkan model elaborasi yang baik pada umumnya terbagi dalam beberapa
antara arsiparis sebagai tenaga kumpulan informasi yang direkam
profesional kearsipan dengan programer dalam kode yang dapat disimpan pada
sebagai tenaga profesional komputer komputer dan dalam beberapa media
untuk mewujudkan sistem pengelolaan untuk dilihat kembali dan
arsip elektronik yang dapat diandalkan, dipergunakan.
sehingga membawa pengaruh terhadap
Menurut Undang-Undang
perubahan image masyrakat bahwa
Nomor 11 Tahun 2008 tentang
arsip tidak hanya merupakan tumpukan-
Informasi Transaksi Informasi
tumpukan kertas yang memenuhi
Elektronik, menerangkan informasi
ruang-ruang kerja.
elektronik adalah adalah satu atau
Dalam makalah ini, penulis sekumpulan data elektronik, termasuk
tertarik menyampaikan mengenai apa tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
dan bagaimana mengelola arsip gambar, peta, rancangan, foto,
elektronik secara konseptual, dengan elektronik data interchange (EDI), surat
harapan tulisan ini dapat menjadi salah elektronik (electronic mail), telegram,
satu bagian yang melengkapi dari teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf,
beberapa banyak tulisan tentang arsip tanda, angka, kode akses, simbol atau
elektronik. perforasi yang telah diolah yang
memiliki arti atau dapat dipahami oleh
II. ARSIP ELEKTRONIK
orang yang mampu memahami.
Ahli kearsipan dari belahan
Kemudian Dokumen Elektronik
benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo
adalah setiap informasi elektronik yang
Ann Lee dan Dexter R. Schumbert,
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima,
dalam buku Records Management :
atau disimpan dalam bentuk analog,
Integrateg Information System, 1992
digital, elektromagnetik, optikal, atau
telah membuat satu definisi tentang file
sejenisnya, yang dapat dilihat,
elektronik. Electronic file generally
ditampilkan, dan/atau didengar melalui
consist of any collection of information
komputer atau sistem elektronik,

2
termasuk tetapi tidak terbatas pada kumpulan informasi yang direkam
tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, menggunakan teknologi komputer
foto, elektronik data interchange (EDI), sebagai dokumen elektronik agar dapat
surat elektronik (electronic mail), dilihat dan dipergunakan kembali.
telegram, teleks, telecopy atau
Berdasarkan pengertian arsip
sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode
elektronik seperti dikemukan diatas,
akses, simbol atau perforasi yang telah
dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur
diolah yang memiliki arti atau dapat
didalamnya yaitu :
dipahami oleh orang yang mampu
memahami. 1. Kumpulan informasi arsip
2. Teknologi komputer
Menurut undang-Undang
3. Data yang diolah dan disimpan
Nomor 43 Tahun 2009 tentang
sebagai dokumen elektronik
Kearsipan, menerangkan arsip adalah
4. Kepentingan digunakan kembali
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
Terhadap keempat unsur diatas,
berbagai bentuk media sesuai dengan
dapat dilakukan identifikasi untuk
perkembangan teknologi informasi dan
mengetahui apa saja yang akan menjadi
komunikasi yang dibuat dan diterima
objek utama dalam mengelola arsip
oleh lembaga negara, pemerintahan
elektronik, sehingga dengan
daerah, lembaga pendidikan,
mengetahui objek utamanya maka dapat
perusahaan, organisasi politik,
ditentukan sistem operasionalnya, serta
organisasi kemasyarakatan dan
alokasi sumber daya yang diperlukan.
perorangan dalam pelaksanaan
Kumpulan informasi arsip
kehidupan bermasyarakat, berbangsa
tersebut, apabila disangkut pautkan
dan bernegara.
dengan ilmu kearsipan (archievologi)
Dari keempat pengertian diatas, seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi
dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, Abubakar2, terdapat 3 istilah dalam
arsip elektronik memiliki konotasi sama ilmu kearsipan yang dapat dijadikan
dengan file elektronik maupun inisial dari kumpulan informasi arsip
dokumen elektronik. Oleh karena itu seperti yang telah diterangkan yaitu :
arsip elektronik memiliki kesamaan 1. File
pengertian dengan file elektronik
2
maupun dokumen elektronik. Drs. Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern :
Sistem Kartu Kendali, hal 10, Djambatan, Jakarta,
Pengertian arsip elektronik adalah 1996

3
2. Records terdapat 4 (empat) kumpulan informasi
3. Archives arsip yang terhubung secara integratif
File adalah arsip aktif yang melalui teknologi komputer, dan model
masih terdapat di unit kerja dan masih integratif kumpulan informasi arsip
diperlukan dalam proses administrasi bersifat leveling yaitu :
secara aktif, masih secara langsung 1. Level letter
digunakan. 2. Level file
Record adalah arsip in aktif 3. Level records
yang oleh unit kerja setelah diadakan 4. Level archives
seleksi diserahkan penyimpanannya ke Keempat level diatas, apabila
unit kersipan pada instansi dikonversikan dengan teknologi
bersangkutan arsip in aktif sudah komputer maka dapat menghasilkan
menurun nilai kegunaannya dalam modul-modul arsip elektronik sebagai
proses administrasi sehari-hari. berikut :
Archive adalah arsip statis yang 1. e-letter
terdapat di Arsip Nasional Republik 2. e-file
Indonesia, Lembaga Kearsipan 3. e-record
Provinsi, Lembaga Kearsipan 4. e-archives
Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Untuk mengintegarsikan
Universitas. masing-masing modul-modul diatas,
File, record, archive, sebagai maka setiap modul tersebut harus
kumpulan informasi arsip yang akan dilengkapi dengan metadata serta
diolah menggunakan teknologi fasilitas menu pendukung lainnya, dan
komputer dengan hasil yang dapat yang penting diperhatikan adalah
dilihat, ditampilkan dan atau didengar susunan masing-masing metadata harus
melalui komputer. didesign dengan tepat dan akurat yaitu
Disamping ketiga inisial metadata yang wajib diisi (mandatori)
kumpulan informasi arsip yang dan metadata pendukung
dikemukakan diatas, penulis (unmandatori). Dengan design metadata
berpendapat bahwa masih terdapat satu yang akurat, maka akan terjadi aliran
kumpulan informasi yang sangat aktivasi elektronik terhadap kumpulan
penting dan integratif dengan file, informasi arsip dari masing-masing
records, dan archives yaitu letter atau level yang pada akhirnya bermuara
surat. Dengan demikian sesungguhnya
4
 pada sistem pengelolaan arsip beroperasi secara total mengikuti alur
elektronik sesuai dengan diharapkan. bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip,
Keberadaan teknologi komputer mulai dari hulu, hilir hingga sampai
dikaitkan arsip elektronik yaitu muaranya. Proses elektronikisasi arsip
berfungsi sebagai perangkat kerja ini yang akan melahirkan model
utama (main utilities resouces) bagi papperless office yang sudah tidak
operasionalisasi sistem pengelolaan asing lagi terdengar oleh kita.
arsip elektronik, dan hampir seluruh Secara sistemik komputer
proses bisnis atau aktifitas secara beroperasi sesuai dengan proses kerja
manual dalam pengelolaan arsip dapat secara standar elektronik meliputi :
dilakukan oleh sistem kerja teknologi 1. Proses input data
komputer seperti mencatat, 2. Proses pengolahan data
mengindeks, mengolah dan menyimpan 3. Proses output data
arsip hingga menyusun dan 4. Jaringan dan distribusi data
menampilkan daftar arsip, menemukan
Berdasarkan proses kerja
kembali arsip mampu dilakukan oleh
tersebut, dapat didesign aplikasi
teknologi komputer dengan cepat,
penginputan meliputi seluruh modul
akurat dan menarik. Sedangkan untuk
sistem pengelolaan arsip elektronik
melakukan penilaian (appraisal) arsip,
yaitu keempat modul seperti yang telah
teknologi komputer masih tergantung
diuraikan diatas, apabila design aplikasi
dengan sumber daya manusia kearsipan.
penginputan dapat memenuhi kriteria
Sebagai perangkat kerja utama
seluruh level kumpulan informasi arsip
sistem pengelolaan arsip elektronik,
maka akan menghasilkan aktivasi
teknologi komputer dapat dimanfaatkan
elektronik yang integratif dari masing-
untuk 2 (dua) proses kerja yaitu :
masing level tersebut. Selanjutnya
1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses
kumpulan informasi arsip dari seluruh
kerja teknologi komputer yang
level yang sudah diinput, akan diolah di
beroperasi terbatas hanya merubah
central prossesing unit komputer
bentuk (transformer) dari arsip
menggunakan seperangkat program dan
berbentuk analog menjadi arsip
aplikasi yang sudah didesign sesuai
berformat digital, elektromagnetik,
dengan kebutuhan alur kerja
optikal.
pengolahan arsip untuk semua level.
2. Proses elektronikisasi arsip yaitu proses
Kemudian output dari sistem kerja
kerja teknologi komputer yang
5
komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) untuk dipergunakan kembali oleh
unjuk kerja yaitu : pangguna arsip sesuai dengan
kepentingan dari masing-masing
1. Informasi arsip elektronik untuk
pengguna arsip. Berdasarkan
kepentingan bahan perencanaan,
kepentingan pengguna arsip dapat
pelaporan dan pengawasan serta
dibagi menjadi 4 (empat) kelompok
pengambilan keputusan.
pengguna arsip yaitu :
2. Daftar dari masing-masing level
kumpulan informasi arsip untuk 1. Masyarakat
kepentingan penilaian arsip, layanan 2. Pelajar
keterbukaan informasi publik, 3. Mahasiswa
kontrol dan pengendalian arsip. 4. Aparatur Pemerintah
Kepentingan untuk
Berkenaan dengan data yang
menggunakan kembali arsip terhadap
disimpan sebagai dokumen elektronik
empat kelompok diatas, harus
pemahamannya berkaitan erat dengan
memperhatikan prinsip keterbukaan dan
tempat menyimpan dokumen
ketertutupan arsip sesuai dengan
elektronik. Apabila menggunakan
ketentuan peraturan perundang-
analogi pengorganisasi file, records,
undangan yang terkait dengan
archives maka dapat dipahami
keterbukaan dan ketertutupan arsip
pengorganisasian file terdiri dari
maupun prinsip Maximum Acces
sentralisasi, desentralisasi, atau
Limited Exception (MALE) yaitu
desentralisasi terkendali, sedangkan
prinsip yang menghendaki semua
pengorganisasian records hanya
informasi pada dasarnya terbuka tetapi
meliputi records centre, dan terakhir
menghendaki pula keterbatasan dan
pengorganisasian archives hanya
pengecualian untuk arsip dengan
meliputi archival building. Jika analogi
kriteria tertentu. Keberadaan sistem
pengorganisasian file, records, dan
pengelolaan arsip elektronik yang dapat
archives diatas diaplikasi kedalam
diandalkan akan memberikan
sistem komputer maka tempatnya hanya
keuntungan yang besar bagi pengguna
satu yaitu data centre atau bank data.
arsip karena penemuan kembali arsip
Pada dasarnya arsip yang dikaitkan penggunaan kembali arsip
disimpan itu karena memiliki nilai sangat cepat, akurat serta murah.
guna, oleh sebab itu arsip akan dicari,

6
 yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5
ayat (2).

Dengan latar belakang seperti

III. BAGAIMANA MENGELOLA
itu, arsip elektronik belum terlalu
ARSIP ELEKTRONIK
diperhatikan dalam kegiatan
Seperti diketahui bahwa administrasi oleh berbagai instansi, baik
kehadiran arsip elektronik dapat di instanasi pemerintah maupun instansi
dikatakan masih baru atau jenis baru swasta, sehingga produk administrasi
(new genre) dalam tipologi bidang sebagian besar adalah berupa arsip jenis
kearsipan, dan arsip elektronik mulai kertas. Dengan tingginya volume arsip
dikenal pada dekade 1980 – 1990 di kertas yang dihasilkan dari kegiatan
belahan benua Eropa. Dibandingkan administrasi tersebut sering
dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu menimbulkan berbagai masalah
arsip kertas memang sudah sejak lama berkaitan dengan tempat penyimpanan
diakui sebagai salah satu alat bukti arsip kertas, biaya pemeliharaannya,
hukum yang sah sesuai dengan hukum tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan
acara di Indonesia, sedangkan arsip yang diperlukan seperti rak, roll o’pack,
elektronik, baru diakui sebagai alat boks arsip, proteksi dari bahaya
bukti hukum yang sah, sejak kebakaran atau faktor yang bisa
diberlakukannya Undang-Undang menyebabkan kerusakan arsip kertas
Nomor 11 Tahun 2008 tentang seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu
Informasi Transaksi Elektronik. Dalam dan kelembaban udara. Sehingga untuk
Undang-Undang tersebut diterangkan memanage atau menghandle arsip
bahwa Informasi Elektronik dan/atau kertas dibutuhkan sumber daya yang
Dokumen Elektronik dan/atau hasil besar dan budget yang relatif tinggi,
cetaknya merupakan alat bukti hukum terutama untuk tempat penyimpanan
yang sah bunyi pasal 5 ayat (1), dan maintenancenya.
selanjutnya Informasi Elektronik
Kehadiran arsip elektronik
dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau
sebagai akibat dari kemajuan IPTEK,
hasil cetakannya sebagaimana
merupakan peluang yang sangat besar
dimaksud pada pasal 5 ayat (1)
terhadap upaya “diversifikasi”
merupakan perluasan dan alat bukti
(penambahan ragam) pengelolaan arsip
yang sah sesuai dengan hukum acara
berbasis teknologi komputer.

7
 Bagaimana melaksanakan 2. Melakukan verifikasi, validasi,
sistem pengelolaan arsip elektronik autentifikasi terhadap file-file (arsip
dengan tetap mengikuti atau sesuai aktif) pada filing processing centre,
dengan norma-norma atau kaidah dengan menggunakan modul e-file.
kearsipan yaitu : 3. Melakukan kendali berkas terhadap
records (arsip inaktif) pada records
1) Mempersiapkan pranata organisasi
processing centre, dengan
serta sistem dan prosedur berkaitan
menggunakan e-records.
dengan program diversikasi
4. Melakukan integrasi, migrasi
pengelolaan arsip berbasis teknologi
terhadap group arsip (arsip statis)
komputer.
pada data processing centre
2) Menyusun dan menata alokasi
menggunakan modul e-archives.
sumber daya untuk implementasi
Demikian gambaran bagaimana
sistem pengelolaan arsip elektronik.
pola operasionalisasi sistem
3) Menyusun Detail Enginering
pengelolaan arsip elektronik dapat
Design (DED) untuk empat modul
dilaksanakan.
arsip elekronik oleh arsiparis dan
programer komputer.
III. PENUTUP
4) Melaksanakan implementasi sistem
Arsip elektronik merupakan tipe
pengelolaan arsip elektronik sesuai
atau jenis baru dalam khasanah tipologi
kelayakan atau kemampuan sumber
arsip, dan konsekuensi logisnya bagi
daya organisasi, seperti penerapan
bidang kearsipan adalah mengupayakan
empat modul arsip elektronik secara
arsip elektronik ini agar dapat
modular.
diaplikasikan, diimplementasikan sama
Berdasarkan keempat hal diatas, seperti tipe atau jenis arsip yang sudah
secara garis besar operasional sistem eksis lebih lama yaitu arsip kertas.
pengelolaan arsip elektronik Dalam rangka upaya seperti
dilaksanakan sebagai berikut : yang dikemukakan diatas, perlu
dibangun konsepsi dan pemahaman
1. Melakukan input data, scanning dan
yang kuat tentang arsip elektronik,
recognation terhadap surat menyurat
bahkan Arsip Nasional Republik
pada mail processing centre, dengan
Indonesia (ANRI) selaku pembina
menggunakan modul e-letter.
kearsipan nasional, segera membuat
pedoman atau standar sistem
8
pengelolaan arsip elektronik sehingga
konsepsi dan pemahamannya
berlandaskan satu regulasi yang jelas.
Dilihat dari peluang arsip
elektronik untuk masa yang akan
datang, penulis berkeyakinan bahwa
arsip elektronik ini yang akan menjadi
primadona, unggulan dari beberapa tipe
atau jenis arsip, dan image yang selama
ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan
akan berubah menjadi baik.