EVALUASI

a. SIE ACARA
 Deskripsi Kegiatan
Dalam kepanitiaan Sumpah Apoteker, sie acara bertugas dalam menyusun dan
mengatur jalannya sebuah acara agar berjalan sesuai dengan perencanaan yang sudah
disiapkan. Agar acara dapat berjalan baik, jauh sebelum hari H sie acara membuat rundown
acara, denah acara, list tamu undangan, teks MC, persiapan gladikotor serta gladibersih,
dan hal lainnya yang diperlukan untuk mempersiapkan sebuah acara. Sie acara juga
bertugas dalam koordinasi dengan sie lainnya agar terjalin komunikasi yang baik dalam
kepanitiaan.
 Kendala
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sie acara telah merencanakannya
jauh hari agar persiapan kegiatan acara terencana dengan baik. Di masa pandemi ini,
kendala yang didapat dalam persiapan yaitu komunikasi yang dilakukan dengan via daring.
Namun hal ini masih bisa diatasi karena tiap sie masih mampu menjalankan tugas mereka
dengan baik walau tidak bertemu langsung dalam kegiatan rapat besar. Selain itu
dikarenakan tamu undangan yang dibatasi, sampai H-1 konfirmasi kedatangan tamu baru
bisa didapat sehingga ada beberapa perubahan dalam denah dan kirab yang dilakukan
ketika acara. Namun hal ini masih bisa diatasi dengan beberapa plan yang telah disiapkan
dari sie acara.
Saat acara berlangsung, kegiatan yang perlu di evaluasi yaitu :
- Bagian meja registrasi tidak ada yang menjaga walaupun jobdisk telah diberikan.
Namun disaat acara masih dapat diatasi karena dibantu oleh peserta apoteker. Untuk
kedepannya perlu ditekankan kembali kepada tiap panitia terkait jobdisk yang
dilakukan untuk menjalankan tanggung jawabnya.
- Beberapa panitia terlambat dari waktu yang direncanakan. Untuk kedepannya, korlap
menekankan kembali kepada panitia disaat gladibersih, serta untuk semua panitia
agar saling mengingatkan kepada anggota tiap sienya untuk datang tepat waktu.
- Panitia mahasiswa atau HMJ yang membantu terlalu sedikit sehingga beberapa
jobdisk terlalu banyak dilakukan pada satu waktu. Untuk kedepannya agar panitia
HMJ ditambah lagi sesuai dengan jobdisk yang telah dibuat.
 - Diperlukan PJ atau penanggung jawab yang jelas untuk beberapa hal seperti
pembagian goodie bag, yang memegang HT, bagian registrasi, dan lain sebagainya.
Untuk kedepannya, sie acara mampu merencanakan rundown dengan penanggung
jawab yang lebih sistematis dan rapi lagi.
- Saat registrasi acara, peserta Apoteker tidak berkumpul di Aula B namun
bergerombol di bagian area photobooth sehingga tidak terlihat rapi. Untuk
kedepannya, korlap harus lebih tegas lagi dalam mengatur jalannya acara ataupun
dapat menunjuk satu orang untuk di bagian yang mengatur peserta sendiri agar lebih
rapi.
- Live youtube dan zoom molor dari waktu yang direncanakan. Untuk kedepannya tim
IT dan sie acara agar mempersiapkan waktu ketika gladibersih untuk lebih maksimal
lagi.
- Saat akhir acara tamu undangan VIP masih menetap di ruang acara. Untuk
kedepannya sie acara untuk melakukan briefing singkat terhadap tamu agar tidak
bingung.
- Pada saat penampilan video persembahan, tampilan video tidak sesuai atau miring.
Untuk selanjutnya saat sebelum gladi agar memastikan semua file tampilan video dan
instrumen telah siap.
- Sound di youtube terdengar kecil dan mendadak nyaring sehingga mengganggu
penonton di live streaming. Untuk kedepannya agar acara men-check dan memastikan
kembali kesiapan tim baik dari sarana dan prasarana saat gladi maupun beberapa jam
sebelum acara dimulai.
 Solusi
Untuk personil kepanitiaan baik dosen dan mahasiswa agar ditambah lagi agar
jobdisk yang diberi tidak tumpang tindih. Kemudian alur komunikasi baik dari panitia
dosen dengan dosen, dosen dengan mahasiswa, maupun mahasiswa dengan mahasiwa agar
lebih baik lagi. Untuk koordinasi tersebut, dapat dibuat satu grup whatsapp untuk tiap sie
yang berisi dengan panitia dosen. Grup tersebut berfungsi agar komunikasi dalam satu grup
sie lebih terkoordinir dengan baik. Jika terdapat usulan saran atau masukan, dapat
didiskusikan terlebih dahulu dalam grup tersebut agar sebelum rapat besar semua panitia
memahami peran dan progress masing-masing sie.
b. SIE HUMAS
 Deskripsi Kegiatan
Deskripsi Kegiatan Untuk jobdesk sie Humas pada sumpah apoteker ini adalah
mengedarkan undangan pada tamu dewan sidang, tamu VIP, dan tamu preseptor. Untuk
tamu dewan sidang undangan yang diedarkan oleh humas hanya kepada Rektor UMM,
Dekan FIKES, dan Kaprodi apoteker. Untuk tamu VIP bagian humas mengkonfirmasi
kedatangan rohaniawan yang akan datang dan perwakilan dari pihak DINKES kota malang.
Deskripsi kegiatan sie Sponsorship membuat daftar instansi atau perusahaan yang akan
dituju kemudian membuat proposal semenarik mungkin. Setelah daftar sudah dibuat dan
proposal sudah jadi pihak sponsorship akan menyebarkan proposal, untuk yang hanya
meminta softfile maka proposal dikirim melalui email.
1. Humas
 Kendala
 Kendala pada saat ingin menyebarkan undangan yang tiba-tiba terdapat penambahan
tamu undangan.
 Sedikit ada kendala pada saat penyebaran undangan baik softfile maupun hardfile
dimana beberapa tamu vip dan preseptor slow respon.
 Solusi
 Memastikan bahwa jumlah tamu undangan sudah pasti (tidak ada penambahan tamu
undangan ketika dekat hari H).
 Penyebaran undangan dapat dilakukan lebih awal sehingga dapat di followup secara
berkala.
2. Sponsorship
 Kendala
 Waktu untuk mengajukan proposal pada instansi/perusahaan sangat mepet sehingga
sedikit yang dapat diajukan.
 Kurang memperhatikan feedback untuk instansi/perusahaan ketika memilih paket
harga yanng kita ajukan.
 Konfirmasi media partner yang sangat lama sehingga waktu perilisan konten dari pdd
jadi terburu-buru.
 Solusi
  Perhatikan lagi waktu untuk sumpahan, setidaknya jarak antara pengumuman
kelulusan dengan acara sumpah yaitu 2 bulan sehingga waktu pengerjaan proposal
dan pengajuan masih panjang karena biasanya pihak instansi/perusahaan akan
mengkonfirmasi kembali dalam waktu 1 bulan.
 Perhatikan lagi feedback yang kita ingin berikan ke instansi/perusahaan,
konsultasikan ke dosen panitia apa saja media yang boleh dimasukkan logo
sponsorship dan apa saja yang kita bisa yang bisa dimasukkan logo.
 Untuk mangajak media partner setidaknya menghubungi paling tidak 1 bulan sebelum
acara atau paling pendek 3 minggu sebelum acara karena ada beberapa pihak media
partner yang sangat slow respon sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk kita
mengajukan MOU.

c. SIE PUBLIKASI DEKORASI DOKUMENTASI

 Deskripsi Kegiatan
Kegiatan yg dilakukan oleh sie PDD adalah memastikan segala keperluan terkait
dekorasi, dresscode, souvenir, penayangan melalui daring berjalan dengan baik dan benar.
Secara umum kegiatan sumpah apoteker angkatan V tahun 2020 sudah berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Dari ke-19 program sudah berjalan dengan sangat baik. H-45 tim
PDD menjadwalkan segala sesuatu program yang akan dilaksanakan beserta deadline
tanggal penyelesaian. Serta melakukan survei ke beberapa vendor dilokasi yang berbeda-
beda. Tak terlebih diluar Malang. Yang selanjutnya akan di paparkan kepada forum dosen
pada umumnya. Dan forum kelas, secara khususnya. Sehingga pada H-1 semua program
sudah selesai dan siap untuk melakukan sumpah apoteker di kemudian hari. Pada saat hari
H tugas dari sie PDD adalah menyiapkan souvenir untuk dimasukkan kedalam goodiebag
dikarenakan satu goodiebag dengan kotak konsumsi yang datang pada pagi hari itu juga.
Dan memastikan operator youtube-zoom telah siap untuk livestream.
 Kendala
1. Warna Dresscode terutama kemeja kurang terang dan dasi laki-laki kurang gelap.
2. Koordinasi tim PDD dan Humas dengan tim dosen terkait jumlah tamu undangan yang
terus bertambah mendekati hari-H.
 3. Sesi foto-foto dengan @focus_imaging terlalu cepat/terburu-buru, sehingga beberapa
orang merasa foto terasa kurang.
4. Kurang koordinasi tim PDD dengan anggota kelas ketika awal kali menjalankan proker.
Jadi souvenir (plakat) yang seharusnya bersifat opsional menjadi bersifat wajib.
5. Masih terdapat souvenir (plakat, set alat makan) yang cacat ketika penerimaan.
6. Kurang koordinasi dengan pihak tim panitia untuk pemberian PJ souvenir dan
goodiebag. Jadi, pembagian souvenir (set alat makan) dan goodiebag yang seharusnya
70 item (set alat makan) 140 (goodiebag), ketika acara sudah selesai barang sudah habis.
7. Video persembahan yang akan ditayangkan mengalami kendala.
8. Kurang koordinasi dengan vendor (dekor) secara kontinyu terkait dinding yang tidak
boleh di staples.
 Solusi
1. Waktu belanja bisa mendelegasikan laki-laki dan perempuan agar pemilihan warna tepat
2. Memastikan dan memisahkan dengan benar pihak-pihak yang akan diberikan undangan
hardfile, softfile dan (hardfile-softfile) jauh sebelum hari H
3. Melakukan sesi foto tambahan di akhir (untuk mengefisienkan waktu) *bagi yang
merasa foto yang bersangkutan dirasa kurang
4. Menyampaikan segala sesuatu progress PDD yang berhubungan dengan hasil voting.
Dan memberikan paparan sejelas-jelasnya kepada forum besar.
5. Memastikan detail barang ketika pengambilan di lokasi sebelum pembayaran dan
melakukan komplain apabila barang rusak/cacat.
6. Pembentukan dan menentukan/menunjuk PJ barang (panitia)
7. Perlu pengecekan ulang pada hari H (pagi hari) oleh PJ PPT+Instrument+Video kepada
tim IT
8. Perlu follup secara kontinyu kepada pihak vendor (dekor), dan memastikan sebelum
acara sehingga penyelesaian dekorasi tidak sampai larut malam. Karena permasalahan
dinding yang tidak boleh di staples. Solusinya adalah koordinasi ulang pihak dekor
dengan tim PDD dan tim inti untuk pemasangan tiang penyangga.
d. Sie Perlengkapan
 Deskripsi Kegiatan
Secara umum kegiatan Sumpah Apoteker angkatan V tahun 2020 sudah berjalan
sesuai dengan yang diharapkan dan barang-barang yang diperlukan dapat disediakan
dengan baik oleh sie logistik. Sebelum hari-H adapun tugas dari sie logistik antara lain
membagi jobdesk menjadi 3 yaitu bagian sie acara, sie humas dan sponsorship, dan PDD.
Selanjutnya meminta list barang-barang yang diperlukan oleh masing-masing sie yang ada
kemudian mulai mencari barang-barang tersebut dengan cara meminjam maupun membeli.
Sie logistik juga menyiapkan alat protokol kesehatan berupa masker, faceshield, thermogun
dan handsanitizer untuk memastikan acara berjalan dengan aman pada masa pandemi
covid-19 ini. Pada saat hari-H tugas dari sie logistik adalah menjadi protokol untuk
mengatur audio dan mic, mengatur jarak tempat duduk peserta maupun tamu, dan
menyediakan protokol kesehatan yang akan digunakan pada saat kegiatan berlangsung.
 Kendala
1. Kekurangan SDM dalam pembagian jobdesk pada hari-h sehingga peserta juga ikut
kewalahan dalam melakukan jobdesk.
2. Kurangnya koordinasi dan ketanggapan antara panitia dengan dosen sehingga banyak
terjadi miskomunikasi.
3. Kurangnya koordinasi dosen dan panitia terkait perlengkapan yang dibutuhkan saat pra-
acara sehingga ada beberapa perlengkapan yang tidak tau dimana keberadaanya.
 Solusi
1. Seharusnya SDM untuk bagian perlengkapan dapat ditambah mengingat sie
perlengkapan memang membutuhkan jumlah SDM yang lebih banyak terkait jobdesk
yang diberikan.
2. Komunikasi antara dosen dan panitia perlu ditingkatkan lagi agar tidak terjadi miskom.
3. Seharusnya setiap barang atau fasilitas yang dipinjam memiliki satu penanggungjawab.

e. Sie Konsumsi
 Deskripsi Kegiatan
Pada acara sumpah Apoteker angkatan 5, jobdesk dari sie konsumsi adalah
menyiapkan konsumsi untuk tamu yang diundang dalam acara sumpah Apoteker, misal
 tamu VIP, dewan sidang, panitia dosen, panitia HMJ, peserta mahasiswa maupun tamu
non-peserta yangmana konsumsi dari tamu-tamu tersebut telah disesuaikan berdasarkan
kesepakatan bersama. Secara umum (untuk semua peserta) sie konsumsi menyediakan nasi
kotak Susan Catering, Snack Box (kue basah panti) dan aqua 600 ml serta aqua 220 ml.
Khusus tamu VIP dan Dewan Sidang sie konsumsi menambahkan Parcel Buah yang terdiri
dari berbagai jenis buah dan Roti Holland. Adapun untuk penjemputan KFN (Dewan
Sidang) dari Surabaya, sie konsumsi juga sudah menyediakan konsumsi tambahan untuk
panitia yang menjemput KFN, asisten KFN dan KFN itu sendiri. Selain itu, sie konsumsi
juga telah menyediakan nasi krawu untuk peserta maupun panitia yang mungkin tidak
sempat sarapan pada saat acara sumpah apoteker tersebut.
 Kendala
1. Anggota terlalu banyak sehingga ada anggota yang tidak mendapatkan tugas (nganggur).
2. Susan catering datang sedikit terlambat sehingga penyusunan goodie bag juga terlambat.
3. Goodie bag tertukar antara peserta dan non-peserta
4. Epic fotografer tidak mendapat konsumsi
5. Ruang transit diberikan konsumsi susan catering pagi hari, sehingga jumlah kurang.
6. Aqua 600 ml masih tersisa.
 Solusi
1. Seharusnya anggota dari konsumsi dikurangi, ditambahkan ke yang lebih membutuhkan,
seperti PDD atau perlengkapan.
2. Susan Catering perlu dihubungi lagi sebelum hari H untuk memastikan katering datang
tepat waktu.
3. Penyusunan goodie bag harusnya sudah dilakukan H-1, bukan hari H.
4. Sebaiknya perhitungan jumlah konsumsi lebih diperhatikan lagi.
5. Jumlah konsumsi sebisa mungkin dilebihkan.
6. Perhitungan jumlah aqua 600 ml bisa diperhatikan lagi