BAB 1
Teknologi perkantoran berasal dari 2 suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti sebagai tempat
berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (office work) berdasarkan
artikulasi, administrasi meliputi kegiatan catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik
mengetik, dll. Dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif
dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat, dihasilkan pada waktu
yang tepat dan dengan biaya yang rendah.
Perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat menimbulkan dampak negatif dan positif,
yaitu:
a. Dampak Positif
1) Tenaga penggerak
2) Prosedur kerja
3) Hasil kerja
b. Dampak Negatif
4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu
diadakan pelatihan tenaga kerja.
B. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkat produktivitas pekerjaan.
a. Informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
d. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan
untuk memecahkan masalah kelompok.
2. Konsep-konsep Otomatisasi
a. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
c. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih
baik.
d. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-
grup kerja, & organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah email, voicemail, faximile,
dan bulletin board system.
Sistem kolaborasi elektronik tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi bagaimana
infomasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
Adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang
termasuk aplikasi dari sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik adalah dekstop publishing,
graphics presentatio, dan multimedia presentation.
a. Tradisional: penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
produktivitas.
b. Transisional: ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik dan dibangunnya
aplikasi untuk keperluan pengarsipan.
a. Meminimalkan/penghindaran biaya.
a. Word processing, adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatisasi melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
b. Electronic mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan.
c. Voice mail, sama dengan electronic mail. Perbedaan bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut melalui telepon bukan mengetiknya.
d. Electronic calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
e. Audio conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
f. Video conferencing, melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi
dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.
h. Faximile transmission (fax), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan
dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau kopi diujung yang lain.
i. Video text, adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada
layar crt.
j. Image storage and retrieval, digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
k. Dekstop publishing (dtp), adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan
yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi
tinggi, printer laser, software dekstop publishing.
a. Jenis organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
b. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan
memanfaatkan kalender eletronik
c. Sumber daya OA yang tersedia pada manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang tersedia pada
perusahaan.
Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia internet, dimana
seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis
profesional atau pribadi tanpa “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya
otomatisasi perkantoran (office Utomation) yang bertujuan karyawan untuk meningkatkan produktivitas
kerja mereka.
a. Lebih fleksibel
b. Hamat biaya
c. Banyak pilihanpekerjaan
Kantor virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor
secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung
pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.
a. Kelebihan:
3) rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi, telekonferensi, & video.
b. Kekurangan:
4) Ketegangan keluarga
e. Asisten virtual
b. Alamat surat
c. Resepsionis
BAB II
TEKNIK PENGETIKAN
Mengetik cepat adalah sebuah proses dalam mengetik dalam teori jari dan keserempakan hentakan
pada papan ketik yang menghasilkan teks atau angka dengan rapi dan tepat sesuai dengan mata tanpa
melihat ke keyboard.
a. Latihan manual
b. Numeric keypad
BAB III
APLIKASI PERKANTORAN
Word 2016 mirip dengan Word 2013 dan Word 2010. Jika anda baru menggunakan word atau lebih
banyak pengalaman dengan versi lama, anda harus terlebih dahulu meluangkan waktu agar akrab
dengan antarmuka Word 2016.
a. Antarmuka Word
Ketika anda membuka Word umtuk pertama kalinya, Strat Screen akan mucul. Dari layar Start, cari
dan pilih dokumen Blank untuk mengakses antarmuka Word.
1) Microsoft Account
2) Scroll Bar
3) Page dan Word Count
4) Document Views
5) Zoom Control
b. Lingkungan Word
Seperti versi terbaru lainnya, Word 2016 tetap menggunakan fitur seperti Ribbon dan Quick Acces
Toolbar.
1) Ribbon
Ribbon berisi beberapa tab, yang dapat Anda temukan di dekat bagian atas jendela Word.
Jika Anda merasa bahwa Ribbon mengambil terlalu banyak ruang layar, Anda dapat
menyembunyikannya. Untuk melakukan ini, klik panah Ribbon Display Option di sudut kana atas Ribbon,
lalu pilih opsi yang diinginkn dari menu Drop-Down.
Fitur Tell Me bekerja seperti sebuah kotak pencarian biasa: Ketik apa yang Anda ingin cari, dan daftar
pilihan akan muncul.
Terletak tepat di atas Ribbon. Secara default, itu menampilkan perintah Save, Undo, dan Redo.
Menambahkan perintah pada Quick Acces Toolbar.
3) Ruller
Ruller terletak dibagian atas dan disebelah kiri dokumen Anda. Ruller akan mempermudah
menyesuaikan dokemen Anda dengan presisi.
Menampilkan atau menyembunyikan Ruller.
b. Klik kotak centang di sebelah Ruller untuk menampilkan atau menyembunyikan Ruler.
4) Tampilan Backstage
Backstage menampilkan pilihan untuk menyimpan, membuka file, mencetak dan berbagi dokumen
Anda.
Anda dapat memilih melihat dokumen Anda pada mode baca/Read View, Print Layout, atau Web
Layout. Anda juga dapat memperbesar dan memperkecil agar dokumen anda lebih mudah dibaca.
Cukup cari dan pilih tampilan dokumen yang diingikan di sudut kanan bawah jendela Word.
Untuk memperbesar atau memperkecil, klik dan tarik Zoom Control slider disudut kanan bawa
jendela Word. Nomor di sebelah slider menampilkan persentase zoom saat ini, juga disebut Zoom Level.
Template adalah dokumen pradesain yang dapat Anda gunakan umtuk membuat dokumen baru
dengan cepat.
b. Pilih This PC, kemudian klik Browse. Anda juga dapat memilih OneDrive untuk membuka file yang
tersimpan pada OneDrive Anda.
c. Kotak dialog Open akan muncul. Cari dan pilih dokumen Anda, kemudian klik Open,
b. Daftar dokumen yang baru diedit akan muncul. Arahkan mouse di atas dokumen yang ingin pin, lalu
klik ikon Pushpin.
c. Dokumen akan tertinggal di daftar Recent dokumen sampai itu dilepas. Untuk membuka pin
dokumen, klik ikon Pushpin lagi.
Combatibility Mode menonaktifkan fitur-fitur tertentu, sehingga Anda hanya dapat mengakses
perintah yang ditemukan di dalam program yang digunakan ketika membuat dokumen itu.
a. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, kemudian cari dan pilih perintah Convert.
b. Sebuah kotak dialog akan muncul. Klik OK untuk mengkonfirmasi upgrade berkas.
Cara memberikan alamat pada amplop (Envelope) dan mencetaknya sebagai berikut.
a. Jika anda membuat sebuah amplop sementara kursor terletak pada dokumen surat, dan jika dokumen
dimulai dengan satu paragraf yang terdiri dari empat baris yang menggunakan Left Alignment, paragraf
tersebut akan secara otomatis ditampilkan sebagai alamat pengiriman pada kotak dialog Envelope.
1) Pada kotak dialog Envelopes and Labels, jika kotak Delivery Address kosong atau jika teks kurang
lengkap atau salah, tambahkan atau edit teks sesuai keperluan.
2) Jika kotak Return Address kosong, atau jika teks kurang lengkap atau salah, tambahkan atau edit teks
tersebut.
2) Pada tab Home, di grup Paragraph, klik tombol Line and Paragraph Spacing.
3) Jika Anda melihat ukuran jarak baris yang Anda inginkan, klik untuk mengaplikasikannya.
4) Jika Anda ingin ukuran jaak baris yang lainnya (yang tidak ada pada daftar) klik Line Spacing Options.
5) Pada kotak dialog Paragraph, di bagian Line Spacing, klik tipe yang Anda inginkan.
Adapun langkah pembuatan tabel dalam microsoft word 2016 sebagai berikut.
a. Klik “insert” pada menu bar. Kamu bisa langsung klik menu “table” dan kolom yang diperlukan.
b. Klik “desain” pada menu bar untuk mengubah desain tabel pilih desain tabel sesuai keinginan anda di
bagian “table style”.
a. Kita membuat dulu naskah utama dokumen yang ingin di buat. Misalnya untuk kepala surat.
b. Kemudian kita jalankn mail merge wizard,caranya klik menu mailings kemudian mail merge
Excel adalah program spreadsheet/ lembar kerja yang memungkinkan anda untuk
menyimpan,mengatur dan menganalisis informasi.
a. Antarmuka Excel
b. Ribbon
c. Quick Access
d. Tell Me
a. Tampilan normal
a. Buatlah data
b. Klik File.
d. Klik cetak.
b. Openoffice impress
c. Apple keynote
d. Kpresenter
d. Sebelum anda menutup kotak siapkan objek,pilih link dan klik ok.
e. Di kotak tempel spesial,klik tempel link,lalu dibawah sebagai,pilih objek lembar kerja microsoft excel.
4. Menggunakan warna dan objek Mengubah objek atau warna teks setelah animasi
diputar.
a. Di panel navigasi, pilih slide yang berisi efek animasi yang ingin anda ubah
b. Pilih teks atau objek yamg ingin anda ubah setelah animasi
butuh kejelian untuk bisa membuat bahan cetak dengan menggunakan program publisher
4) Bagian bagian microsoft publisher
a. Office button
c. Tab menu
d. Title bar
e. Format publication
c. Klik “newsletters”
a. Menambahkan gambar
b. Efek gambar
c. Efek teks
b. Klik Print
BAB IV
1. pengertian data
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian- kejadian dan kesatuan nyata.sumber dari
informasi adalah data.Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.
Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
3. Pengolahan data
Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk
data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
4. pengertian informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang
menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan digunakan sebagai alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan
c. korektif informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya.
6. pengguna informasi
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi,tetapi juga dipakai oleh pihak
eksternal
Tahap yang harus dilakukan dalam mengolah informasi menjadi pengetahuan sebagai berikut
a. cari
b. dapatkan
c. evaluasi
d. susun (compile)
e. pahami
f. analisis
g. simpulkan
h. sebarkan/distribusikan
Internet bisa diartikan sebagai jaringan komputer yang menghubungkan user (pemakai komputer)
dengan user lainnya, yang didalamnya terdapat berbagai macam informasi.
a. browsing/surfing
c. mailing list
e. newsgroup
a. Pengertian search engine adalah program komputer yang dirancang untuk melakukan pencarian atas
berkas yang tersimpan dalam layanan www, ftp, publikasi milis, ataupun news group dalam sebuah
ataupun sejumlah komputer dalam suatu jaringan.
1. mesin pencari merupakan tempat kebanyakan orang mencari sesuatu via internet.
2. sebuah informasi yang mudah diakses oleh semua orang baik dalam maupun luar negeri
search engine sangat populer dan saat ini sudah sangat banyak perusahaan yang mengembangkan
teknologi search engine diantaranya sebagai berikut.
1. google
2. yahoo!
3. bing
4. altavista
5. ixquick
6. gigablast
7. AOL
8. ASK
9. Lycos
10. Alltheweb
untuk menyimpan dokumen secara online dengan OneDrive, masuk office.file anda disimpan secara
online di OneDrive.com dan juga di folder OneDrive di komputer
Bab V
TRANSAKSI ONLINE
Transaksi online adalah transaksi yang dilakukan penjual dan pembeli secara online melalui media
internet,tidak ada pertemuan langsung antara pembeli dan penjual.
a. Transaksi internal
Transaksi internal merupakan sebuah transaksi yang terjadi dalam perusahaan, yaitu transaksi yang
hanya melibatkan personalia yang terdapat didalam sebuah perusahaan saja.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal merupakan sebuah transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan, yaitu transaksi
yang melibatkan orang luar atau organisasi luar.
2. Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah sebuah bukti yang tertulis atas setiap kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu
perusahaan atau sebuah bisnis.
bukti transaksi internal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi didalam perusahaan
tersebut.
didalam perusahaan tersebut. Adapun bukti-bukti dari transaksi eksternal sebagai berikut.
1.) Faktur
2.) Kuitansi
3.) Nota Debet
5.) Cek
Suatu kegiatan jual beli dimana penjual dan pembelinya tidak harus bertemu untuk melakukan
negosiasi, transaksi dan komunikasi, akan tetapi penjual dan pembeli bisa melalui alat komunikasi
seperti chat, telepon, sms, dsb.
Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan selama melakukan transaksi melalui internet.
1. Pencarian produk
3. Memilih barang
5. Pengiriman barang
2. Cara bertransaksi online yang aman sekaligus belanja online yang baik dan benar
melakukan transaksi
6. Perkenakan logika