Inventarisasi Logistik

A. Pengertian Inventarisasi Logistik

Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas

seluruh logistik yang dimiliki atau dikuasai atau diurus oleh organisasi, baik

yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran,

hadiah, maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya,

jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi serta

perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian

dan pengawasan logistik serta mendukung efektifitas dan efisiensi dalam

upaya pancapaian tujuan organisasi (Dwiantara dan Sumarto).

Inventarisasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh organisasi

rumah sakit terutama untuk mengetahui keadaan dan kondisi logistik yang

tersedia pada periode tertentu yang selanjutnya dapat digunakan sebagai

dasar perencanaan pengadaan logistik untuk periode berikutnya.

B. Manfaat inventarisasi secara umum dan Inventarisasi logistik

1. Manfaat Inventarisasi

a) Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit

organisasi/departemen

b) Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban

atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/negara

c) Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset

organisasi/negara
 d) Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang

dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan,

pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen

e) Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen

untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

2. Manfaat Inventarisasi logistik

a) Kejelasan informasi tentang ketersediaan logistik dalam jumlah,

jenis dan kualitasnya termasuk kondisinya

b) Hasil inventarisasi dapat dijadikan bahan pertanggung jawaban dan

bahan perencanaan serta pengambilan keputusan

c) Untuk penghitungan kekayaan perusahaan

C. Dasar Hukum

Untuk institusi pemerintah baik pemerintah pusat, daerah dan militer,

kegiatan inventarisasi telah diatur dalam suatu kebijakan perundang-

undangan sebagai dasar hukum dalam pengelolaan kekayaan/inventarisasi

negara yaitu :

1. UU No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

2. UU No. 1 tentang Perbendaharaan Negara (lembaran Negara tahun 2004

Nomor 5, Tambahan lembaran Negara republik Indonesia Nomor :

4355)

3. peraturan Pemerintah No. 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang

Milik Negara atau Daerah

 4. Inpres No. 3 tahun 1971, tentang inventarisasi barang-barang/kekayaan

milik negara

D. Inventarisasi Logistik Rumah Sakit

Pengelolaan barang inventaris rumah sakit adalah suatu tatanan yang

harus tertib administrasi yang bertujuan untuk penghematan keuangan,

penghitunagn kekayaan dan mutu pengendalian rumah sakit yang meliputi :

perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan dan penyaluran, penggunaan dan pemeliharaan serta

penghapusan.

Inventarisasi logistik rumah sakit adalah kegiatan untuk memperoleh

data atas seluruh logistik yang dimiliki oleh rumah sakit yang harus tertib

administrasi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik

dalam upaya pencapaian tujuan.

1. Klasifikasi, nomor kode barang, dan nomor inventarisasi barang

Untuk mempermudah pencatatan logistik, sekaligus mempermudah

pengenalan maupun pengklasifikasian logistik yang dimiliki organisasi

harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada

dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam organisasi tergantung

pada jenis usaha dan kegiatan operasionel organisasi tersebut. dengan

demikian, setiap organisasi memiliki kebebasan melakukan

pengelompokkan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap

berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan,

pengawasan, dan keselamatan dan keamanan logistik.

 Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik organisasi atau

negara yang dibeli, di dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun

keseluruhan melalui APBN/D atau diperoleh di luar APBN/D sesuai

peraturan perundangan yang berlaku.

Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi

terdiri dari dua jenis yaitu :

a) Barang habis pakai

barang berwujud, yang baisanya habis dikonsumsi dalam satu atau

beberapa kali pemakaian. atau umur ekonamisnya dalam kondisi

pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan, bahan

farmasi, suku cadang dan listrik , BBM, dll)

b) Barang tetap

Barang-barang yang umur pakai/teknisnya lebih dari satu tahun.

Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), barang bergerak

(kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium), barang

persediaan (barang yang ada didalam gudang dan tempat

penyimpanan lainnya.

Sedangkan menurut serbaguna logistik rumah sakit dibagi dalam 3

klasifikasi dalam tabel berikut :

 untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan

pengendalian barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode

barang. Nomor kode barang diperoleh dari proses pengklasifikasian dan

penomoran klasifikasi barang tersebut. Kegiatan tersebut dimulai dari

penggolongan barang berdasarkan jenisnya yang kemudian diberi

nomor jenis barang. Setelah itu masing-masing jenis barang, dibagi atas

kelompok-kelompok barang yang tercakup didalamnya. kemudian,

masing-masing barang tersebut harus pula diberi nomor (nomor

kelompok barang). Berikut ini contoh penomoran barang menurut

jenis(nomor jenis) dan kelompok barang (nomor kelompok) yang

diambil dari penomoran barang dirumah sakit. Khusus untuk barang-

barang tahan lama, untuk mempermudah dalam pemantauan dan

pengawasan/pengendalian logistik penting diberi nomor inventaris

barang. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman pokok dalam

pemberian nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran

barang yang bersifat spesifik, maksudnya penomoran barang tersebut

harus sampai menunjuk pada satu buah barang tertentu. Dengan

demikian dalam pemberian nomor inventaris barang mulai dari

pengelompokan barang sampai pemberian nomor urut barang.

Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang

tersebut adalah dengan urutan sebagai berikut : nomor jenis barang,

nomor kelompok barang, nomor urut barang/kode unit kerja/kode

institusi/tahun inventarisasi.
2. Teknik inventarisasi barang dengan kartu barang

Tehnik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara

pencatatan barang dengan menggunakan kartu barang. Sedangkan kartu

barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu

barang dan secara fisik dibuat dari kertas yang relatif tebal. Kartu

barang sendiri dapat dibedakan atas kartu barang untuk barang habis

pakai dan kartu barang untuk bertahan lama. tehnik inventarisasi

barangpun berbeda antara tehnik inventarisasi untuk barang habis pakai

dengan barang tahan lama. Informasi-informasi logistik yang berada di

dalamnya pun berbeda antara kartu barang untuk barang habis pakai

maupun barang tahan lama.

Tehnik inventarisasi logistik dengan kartu barang ini tidak sebatas

untuk bagian-bagian penggudangan ataupun bagian distribusi logistik,

tetapi penting dilakukan oleh setiap unit kerja dalam organisasi untuk

melakukan pengawasan dan pengendalian logistik, baik berkaitan

dengan keberadaan, perubahan dan mutasi barang (masuk keluarnya

logistik) dan sisa logistik yang ada, serta untuk mengetahui kondisi

barang (baik, rusak ringan, rusak berat). Informasi yang lain (sumber

barang, cara pengadaan barang, waktu pengadaan, harga, waktu,

pengecekan barang dan hasilnya, biaya operasional suatu peralatan

yang telah ditentukan dan cara penyingkiran barang).

Tehnik untuk inventarisasi barang habis pakai dengan

menggunakan sistem kartu kartu barang lebih ditujukan pada upaya

pemantauan persediaan barang, penggunaan barang, dan upaya menjaga

kontinuitas kerja setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Adapun

ketentuan inventarisasi barang habis pakai adalah sebagai berikut :

1. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang

2. Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus dan diurutkan

secara alfabetis sesuai dengan nama barang

3. Setiap ada perubahan jumlah logistik baik karena adanya

pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya

dicatat.

4. Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang

pada saat itu.

5. Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus

disertai bukti penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran

barang atau surat penyerahan barang atau bon gudang (surat

permintaan barang dari user kepada bagian gudang, juga sebagai

surat penyerahan barang oleh bagian gudang kepada user) dari unit

logistik/gudang dan harus dicatat tanggal penerimaan, rencana

penggunaan, jumlah barang yang masuk, dan jumlah sisa barang.

Sementara untuk setiap terjadi pengeluaran barang harus dicatat

tanggal pengeluaran, jumlah barang yang dikeluarkan dan

penggunaan barang, serta jumlah sisa barang.

6. Untuk unit penggundangan dan atau distribusi, setiap ada

pemasukan barang harus disertai bukti pemasukan barang yang

dapat berupa kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda terima,

ataupun berita acara penyerahan/serah terima barang. Disamping itu

 perlu dicatat tanggal masuk barang, sumber jumlah dan total

persediaan. Sementara untuk pengeluaran barang, harus juga

disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat

penyerahan barang atau bon gudang dan harus dicatat tanggal

pengeluaran barang, unit pemakai barang, jumlah barang yang

dikeluarkan dan jumlah sisa barang setelah terjadi pengeluaran

barang.

7. Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluran barang

harus diberi nomor kode bukti yang diurutkan berdasarkan urutan

kronologis transaksi maupun pengeluaran barang guna

mempermudah untuk pengecekan barang. Nomor kode bukti

tersebut harus ditulis secara jelas dan dapat dituliskan pada bagian

atas kanan formulir bukti pemasukan dan pengeluaran barang

tersebut.

8. Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau

map khusus yang berisi bukti penerimaan logistik.

9. Bukti-bukti pengeluaran barang harus disimpan dalam tempat atau

map khusus yang berisi bukti-bukti pengeluaran barang.

Tehnik inventarisasi untuk barang tahan lama dengan

menggunakan sistem kartu barang ditujukan untuk kepentingan

pemantauan atas keamanan dan keselamatan barang, biaya, operasional

barang, dan kondisi barang.

Salah satu upaya untuk melakukan pengawasan/pengendalian

logistik, khususnya untuk barang-barang tahan lama melalui kegiatan

inventarisasi barang dengan melakukan pembuatan buku induk

inventarisasi barang. Buku golongan barang inventaris dan daftar

inventaris ruangan. Dengan adanya beberapa beberapa buku tersebut,

setiap saat dapat dilakukan pengecekan terhadap setiap barang yang

ada.

Buku induk barang inventaris merupakan buku yang dipakai untuk

mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal

penerimaannya. Informasi yang harus ada dalam buku induk nbarang

inventaris adalah nomor urut, tanggal pembukuan, kode barang, nama

barang, spesifikasi barang (merk, tife, dsb), jumlah, nama satuan, tahun

pembuatan, asal barang, tanggal penyerahan, keadaan barang, harga dan

keterangan lain. Pencatatan ke dalam buku induk barang inventaris

dilakukan setelah proses pengadaan logistik dilakukan, secara khusus

apabila pengadaan logistik dengan cara pembelian, berarti pencatatan

dilakukan setelah proses pembelian selesai ataupun setelah terjadi

penerimaan barang.

Dengan demikian, kegiatan pencatatan ini merupakan kelanjutan

dari proses pengadaan logistik. Dalam kegiatan pencatatan barang

inventaris ini harus disertakan bukti-bukti pengadaan logistik yang

dapat berupa kuitansi, nota, faktur atau surat pengantar barang, tanda

terima ataupun berita acara serah terima barang. Kolom-kolom buku

induk barang inventaris sebagai berikut : buku golongan barang

inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris

menurut golongan barang yang telah ditentukan. Data buku golongan

 barang inventaris diambil dari buku induk barang inventaris. Tiap

golongan barang dicatat dalam satu buku tersendiri. Informasi yang

harus tercantum dalam buku golongan barang inventaris, selain

golongan barang inventaris dan kode jenis barang (bisa dengan angka

atau huruf atau kombinasi angka dan huruf), adalah nomor urut, nomor

urut buku induk, kode barang, nama barang, sfesifikasi barang jumlah,

nama satuan, tahun pembuatan, keadaan barang, harga, lokasi dan

keterangan. Kemudian untuk melakukan pemantauan dan pengendalian

terhadap masing -masing barang yang tercantum dalam daftar buku

golongan barang inventaris ini dapat dilakukan dengan tehnik

inventarisasi barang dengan kartu barang.

3. Kendala – Kendala Inventarisasi Logistik

Dalam pengelolaannya Rumah Sakit seringkali menemukan kendala

dalam inventarisasi logistik, diantaranya :

a. Sistem pembelian yang tidak satu pintu seringkali menyebabkan

proses inventarisasi tidak berjalan maksimal

b. Sistem Komputerisasi yang terpadu tentang data base produk

sendiri belum lengkap

c. Sering terjadinya adanya kesalahan dalam penyimpanan barang

di gudang logistic

d. Belum adanya kegiatan random check digudang logistic

sehingga banyak barang yang tertukar dengan barang lain

e. Stock Opname di gudang masih jarang dilakukan, tidak

konsisten 1 bulan sekali