Rangkuman Hasil Rapat Bidang Persiapan MUBES HMA3T

Susunan Panitia:

1. Ketua Pelaksana : Rudi

2. Sekretaris : Zia
3. Bendahara : Melanda
4. Bidang – bidang:
a. Bidang Acara
Koordinator : Saprizal
Anggota : Elsiana, Elinda dan Riski Pertiwi
b. Bidang Perlengkapan
Koordinator : Andriansyah
Anggota : Fakhrurridho , Eri, Widya , dan Ayu Riau
c. Bidang Kestari
Koordinator: Putri Cahya
Anggota : Ingka dan Dessy
d. Bidang Pubdok
Koordinator : Dwiky
Anggota : Wiwik dan Ayu Rahma
e. Bidang Humas
Koordinator : patra
Anggota : Huzaimi, Rusfina dan Habibah

Jobdesc:

1. Ketua pelaksana : Mengambil keputusan, mengorganisir dan mengontrol kerja bidang serta
memberikan saran agar kegiatan berjalan lancar.
2. Sekretaris :
-Mencatat hasil keputusan rapat
-Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan proposal kegiatan
-Arsip surat masuk dan keluar
-Menyimpan file yang berkaitan dengan kegiatan
-Membuat surat yang diperlukan bersama kestari
3. Bendahara :
-Membuat rencana anggaran
-Membukukan segala pengeluaran dan mencatat uang masuk serta uang keluar
-Membuat laporan keuangan
-Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang.
4. Bidang
a. Bidang Acara :
-Menyusun konsep dan tema kegiatan
-Membuat rundown kegiatan dan teknis kegiatan (termasuk plan b)
-Menentukan pengisi acara
-Menentukan tamu undangan ( koordinasi dengan humas )

Untuk warna tema yang dugunakan ada pertimbangan mengikuti warna baju HMA
3T (maroon dan coklat). Untuk pengisi acara mubes seperti MC, Pembacaan ayat suci Al-qur’an,
dan do’a diharapkan berasal dari anggota mubes saja (dari pihak kita) , namun jika tidak
memungkinkan dari pihak kita maka tidak menutup kemungkinan pihak luar yang menajdi pengisi
acaranya. Untuk tamu undangan bisa mengundang bapak Pembina afirmasi.
Terkait dengan Rundown setelah kami mengambil dari beberapa referensi, tentunya mubes
tidak hanya dilakukan sehari. Bisa sampai berhari – hari , pagi sampai siang kemudian dijeda dan
dilanjutkan pada sore hari atau pada malam hari dengan jangka waktu tertentu .
Rancangan Rundown:
Pemilihan ketua,sekre,bendahara, AD/ART, GBHO,GBHK,Pasal, lpj.

Pembukaan Mubes

Sidang Pleno 1

Tentukan ketua umum, sekretaris umum, bendahara umum, untuk anggota mendaftar dari
google form (seperti open recruitment), nanti yang memilih diserahkan kepada presidium.
 untuk pengisi acaranya nnti kalau bisa dari perwakilan masing" akt 16,17,18 dan untuk 19 sendiri
sudah cukup untuk menjadi panita saja. Jadi kita yg 19 fokus untuk ke berlangsungannya acara mubes
kita pada saat itu.

b. Bidang Perlengkapan : Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan (room rapat, link,host)

dan plan b jika ada kendala jaringan .

Beberapa room meeting yang bisa di manfaatkan saat mubes nanti Opsi pemakaian room saat mubes:

Wa Group

Kelebihan WhatsApp

1. Kontak yang ada di hp akan otomatis sinkronisasi

2. Mudah digunakan

3. Kustomisasi yang mudah

4. Hadirnya back up chat

5. Tersedia fitur stories

Kekurangan WhatsApp

1. Emoticion yang kurang menarik

2. Sering minta update

3. Volume data yang cukup besar

Ms.Teams

Kekurangan :

1. harus memiliki koneksi yang prima atau bagus untuk menggunakan aplikasi ini. Jika koneksi tidak
terlalu baik, maka seorang yang sedang menjelaskan sesuatu tidak akan jelas sedikitpun dan akan
menimbulkan suara-suara yang tidak enak didengar.

2. Penggunaan bandwith aplikasi teams lebih besar dibandingkan dengan aplikasi rapat daring lainnya.
Sehingga kalian perlu kuota lebih juga untuk pendayagunaan aplikasi ini.

3. Aplikasi Microsoft teams berbayar, karena terhubung dengan Office 365

Kelebihan

Teams mampu digunakan 250 pengguna dalam sebuah rapat, namun aplikasi ini cukup ribet jika
digunakan sama mahasiswa kuliahan yang harus ribet membuat akun Microsoft biar bisa login
dulu untuk pakai aplikasi ini.
 Zoom

kelemahan

1. Ekspos data dikirim ke Facebook

2. Isu penggunaan enkripsi

3. Data rentan dicuri

4.Ancaman Malware

5.Zombie Komputer

kelebihan zoom

1. Video yang dihasilkan kualitas HD

2. Mendukung fitur safe mode

3. Mudah mengundang teman

4. Mendukung semua platfrom

5. Menyediakan layanan cloud

6. Berbagi foto, video, dan file secara langsung

c. .Bidang Kestari : Mencari tahu surat surat apa saja yang dibutuhkan dan Mendokumentasi
file surat menyurat yang dibutuhkan kegiatan

membahas surat apa saja yg diperlukan. Tapi belum tau surat apaa saja yg akan di persiapkan.
Karena kita itu pembuatan awal Hima jadi kita belum ada contoh surat dari kepengurusan
sebelumnya. Selanjutnya Menyiapkan contoh surat menyurat yang diperlukan dalam hima .

Membuat absen dan juga Proposal dana yang baru diketahui untuk sewa zoom unlimited

d. Bidang Humas : Menghubungi tamu undangan dan menyebarkan undangan ( Koordinasi

dgn Kestari dan acara)

1. Buat lpj (Habibah dan Patra)

2. Yang sebar undangan dan follow up undangan ( nunggu surat dari kestari dan list undangan dari
acara)

3. Membuat estimasi dana (ami dan fina)

e. Bidang Publikasi dan Dokumentasi : Membuat PPT, dokumentasi, publikasi informasi,
dan membuat countdown kegitana di ig (jika memungkinkan)

Membuat PPT (Dwiky)

Dokumentasi (ayu)

Publikasi informasi

Membuat countdown & Twibbon kegitan di ig (jika memungkinkan) (wiwik)

watermark kop surat

Live ig sebaiknya tidak perlu dikarenakan ntar kita pada di zoom semua, followers ig afirmasi juga kita2
aja

Contoh kop surat dan juga nanti di design bayangan design pada surat menyurat