KOMUNIKASI BISNIS DI KANTOR PELAYANAN

PERBENDAHARAAN NEGARA KOTA PEKALONGAN

LAPORAN MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS

Oleh :

ROICHATUL JANNAH
17.110.0006

MANAJEMEN INFORMATIKA
STMIK WIDYA PRATAMA
PEKALONGAN
2020
 KOMUNIKASI BISNIS DI KANTOR PELAYANAN
PERBENDAHARAAN NEGARA KOTA PEKALONGAN

Laporan Makalah
Komunikasi Bisnis
Diajukan guna memenuhi salah satu syarat mata kuliah
Komunikasi Bisnis

Oleh :

ROICHATUL JANNAH
17.110.0006

MANAJEMEN INFORMATIKA
STMIK WIDYA PRATAMA
PEKALONGAN
2020

ii
LEMBAR PENGESAHAN MAKALAH

iii
LEMBAR PERNYATAAN ORISINILITAS

iv
KATA PENGANTAR

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN MAKALAH ................................................................... iii

LEMBAR PERNYATAAN ORISINILITAS ............................................................. iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................. v
DAFTAR ISI ............................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. viii
BAB 1 LATAR BELAKANG TEORI ........................................................................ 1
A. Pengertian Komunikasi Bisnis .......................................................................... 1
B. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis .................................................... 1
C. Teknik Komunikasi Bisnis ................................................................................ 2
BAB 2 OBSERVASI ................................................................................................... 5
A. Proses Komunikasi Antar Bagian atau Unit...................................................... 5
B. Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................................ 7
C. Prosedur Komunikasi ........................................................................................ 8
BAB 3 TEMUAN DAN DISKUSI ........................................................................... 10
A. Temuan............................................................................................................ 10
B. Diskusi ............................................................................................................ 11
BAB 4 PENUTUP ..................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. ix

vi
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi KPPN Pekalongan Tipe A1 .................................... 7
Gambar 1.2 Prosedur Komunikasi antara Seksi Vera dan Seksi Pencairan Dana ...... 8

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Bimbingan Laporan Makalah

viii
 BAB 1
LATAR BELAKANG TEORI

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

1. Pengertian Komunikasi
Menurut Himstreet dan Baty dalam Bussiness Communications :
Principles and Methods, Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim), baik dengan
simbol – simbol, sinyal – sinyal , maupun perilaku atau tindakan.
Sementara itu menurut Bowee, komunikasi adalah suatu proses
pengiriman dan penerimaan pesan. Secara sederhana dapat dsimpulkan
bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi dalam
bentuk verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Bisnis
Menurut Bukhori Alma, bisnis adalah sejumlah total usaha yang
meliputi pertanian, produksi, konstruksi, distribusi, transportasi, komunikasi,
usaha jasa dan pemerintah yang bergerak dalam bidang membuat dan
memasarkan barang dan jasa kepada konsumen.
Sedangkan menurut Louis E. Boone, bisnis terdiri dari seluruh
aktivitas dan usaha untuk mencari keuntungan dengan menyediakan barang
dan jasa yang dibutuhkan bagi sistem perekonomian, beberapa bisnis
memproduksi barang berwujud sedangkan yang lain memberikan jasa.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa bisnis adalah
seluruh aktivitas usaha yang menyediakan barang atau jasa dalam bidang
apapun untuk mencari keuntungan dan menyediakan barang atau jasa.

B. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

Komunikasi merupakan aspek terpenting dalam sebuah relasi, baik
secara internal maupun eksternal dan menyangkut segala bidang kehidupan
masyarakat. Komunikasi bermanfaat memelihara dan menggerakan
kehidupan serta dijadikan sebagai penggerak dan alat untuk menggambarkan
aktifitas masyarakat dan peradaban yang meliputi berbagai bidang
diantaranya bidang sosial politik ekonomi, pendidikan dan secara khusus dala
dunia bisnis.

1
 2

Komunikasi dibedakan menjadi dua yaitu komunikasi vertikal dan

komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi
antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins (2001) menjelaskan
bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir dari satu
tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih tinggi
atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan
organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan
menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut
Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan
dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal,
sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgent dalam organisasi.
Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara
mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan
oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-
level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft
(2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga
untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi
horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi
sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini
menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan
dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi,
serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

C. Teknik Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis, terdapat 2 teknik utama dalam komunikasi
bisnis. Perpaduan dari ketiga teknik tersebut akan membuat setiap orang
dapat menangkap dan memahami pesan yang disampaikan dengan jelas.
Berikut ini tiga tipe teknik komunikasi :
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik tertulis
(written) maupun lisan (oral). Komunikasi verbal ini memiliki struktur
teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian
 3

pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis,

beberapa contoh komunikasi verbal yakni: penyampaian pesan melalui
surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing
kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Komunikasi bisnis
yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam
mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan,
sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunkan pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi Non – verbal
Berdasarkan teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-
kata, mereka telah menggunakan komunikasi nonverbal dalam gerakan-
gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Contoh sederhana komunikasi
nonverbal : sikap seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut
muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip tanpa disengaja dan tak
pernah direncanakan sebelumnya. Komunikasi nonverbal bersifat lebih
spontan dibandingkan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu
pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah
memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Ekspresi
seseorang baik senang dan sedih, merupakan bagian dari komunikasi
nonverbal. Menurut Thill dan Bovee dalam Excellence in Business
Communications, komunikasi nonverbal mempunyai 6 tujuan yaitu:
a. Memberikan informasi
b. Mengatur alur percakapan
c. Mengekspresikan emosi
d. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-
pesan verbal
e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
f. Mempermudah tugas-tugas khusus
 4

Dalam dunia bisnis komunikasi nonverbal dapat membantu

menentukankredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Dengan
kata lain seorangmanajer (pemimpin) dalam suatu organisasi bisnis juga
harus dapat menjadiseorang komunikator yang baik.
 BAB 2
OBSERVASI

A. Proses Komunikasi Antar Bagian atau Unit

Menurut John V. Thill dan Courtland L. Bovee (2013), proses
komunikasi dapat dikaji melalui beberapa tahapan yang tergambar dalam
model – model komunikasi yaitu model komunikasi dasar dan model
komunikasi sosial. Model komunikasi dasar maupun komunikasi sosial
memandang komunikasi sebagai sebuah proses yang berjalan melalui 8 tahap.
KPPN Pekalongan menerapkan permodelan komunikasi bisnis ini pada Seksi
Vera dan Seksi Pencairan Dana, diantaranya sebagai berikut :
1. Pengirim pesan memiliki sebuah ide atau gagasan.
Pelaku yang berperan sebagai pengirim pesan yaitu petugas penerima
SP2D pada Seksi Pencairan Dana. Petugas SP2D menyampaikan pesan
kepada petugas arsip SP2D pada Seksi Vera dalam bentuk berupa lisan
dan penyerahan surat – surat SP2D yang perlu diarsipkan.
2. Pengirim pesan melakukan encode terhadap ide atau gagasan dalam
sebuah pesan.
Petugas penerima SP2D menyampaikan gagasan yang harus
dilakukan oleh petugas arsip SP2D. Petugas Seksi Pencairan Dana
menyampaikan bahwa surat – surat tersebut harus dilakukan arsip agar
surat – surat tersebut dapat tertata rapi, dan terdokumentasi.
3. Pengirim pesan memproduksi pesan dalam sebuah media.
Pesan yang telah dikemas oleh pengirm pesan yaitu petugas SP2D
disajikan kepada petugas arsip SP2D melalui saluran atau media
komunikasi. Media yang digunakan dalam pengiriman pesan biasanya
berbentuk lisan.
4. Pengirim pesan mengirim pesan melalui sebuah saluran komunikasi.
Saluran komunikasi atau media komunikasi yang akan digunakan
untuk mengirimkan pesan tentu berkembang sesuai dengan kemajuan
teknologi. Berbagai teknologi yang ada kini dapat digunakan oleh
pengirim pesan untuk menyampaikan pesannya kepada khalayak. Saluran

5
 6

komunikasi yang digunakan antara petugas SP2D dan petugas arsip SP2D
yaitu berupa percakapan secara tatap muka.
5. Khalayak menerima pesan.
Saluran komunikasi berfungsi dengan baik, maka pesan-pesan akan
dapat menjangkau khalayak sasaran. Perlu dipahami pula bahwa
sampainya pesan kepada khalayak tidaklah menjamin khalayak akan
memberikan perhatian ataupun memahami isi pesan secara tepat. Hal ini
disebabkan adanya penafsiran yang berbeda yang dilakukan oleh
khalayak serta adanya hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi
selama proses komunikasi. Sejauh ini komunikasi antara petugas SP2D
dan petugas arsip SP2D berjalan dengan baik tanpa adanya hambatan
komunikasi.
6. Khalayak melakukan decode terhadap pesan.
Tahap yang dilakukan oleh petugas arsip SP2D yaitu melakukan
decode terhadap pesan yang disampaikan oleh petugas SP2D. Hal yang
dilakukan oleh petugas arsip SP2D yaitu petugas arsip SP2D
melaksanakan apa yang telah diinstruksikan oleh petugas SP2D dengan
mengarsipkan surat – surat SP2D tersebut.
7. Khalayak memberikan tanggapan atau respon terhadap pesan.
Pengirim pesan dapat menciptakan ruang atau kesempatan bagi
penerima pesan untuk memberikan respon atau tanggapan dengan cara-
cara yang positif. Pemberian respon atau tanggapan oleh khalayak
tergantung pada kemampuan khalayak untuk mengingat pesan dan
bertindak, kemampuan khalayak untuk bertindak, serta motivasi khalayak
untuk memberikan respon. Respon dari petugas arsip SP2D yaitu dengan
menerima surat – surat SP2D dan melakukan proses arsip terhadap surat –
surat tersebut.
8. Khalayak memberikan umpan balik kepada pengirim pesan.
Dalam rangka memberikan respon atau tidak memberikan respon
terhadap pesan, khalayak dapat memberikan umpan balik yang dapat
membantu pengirim pesan melakukan evaluasi usaha komunikasi yang
efektif. Umpan balik dapat diberikan dapat berupa komunikasi verbal
(menggunakan kata-kata tertulis atau ujaran), komunikasi nonverbal
(menggunakan gestur, ekspresi wajah atau perlambang lainnya) ataupun
 7

keduanya. Umpan balik yang dilakukan kepada petugas SP2D yaitu

dengan melakukan komunikasi verbal yaitu dengan memberikan laporan
lisan kepada petugas SP2D bahawa surat – surat tersebut sudah diarsipkan
dengan baik.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi KPPN Pekalongan Tipe A1

Kepala Kantor
Wahyu Harmono

Kepala Subbag
Umum
Agus Effendi

Kepala Plt. Kepala

Kepala MSKI Kepala Bank
Pencairan Dana Vera
Amin Sayogo Budiarto Widodo Iman Hufron Agus Effendi

Gambar 1.1 Struktur Organisasi KPPN Pekalongan Tipe A1

 8

C. Prosedur Komunikasi

Gambar 2.2 Prosedur Komunikasi antara Seksi Vera dan Seksi Pencairan Dana
9
 BAB 3
TEMUAN DAN DISKUSI
A. Temuan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, maka penulis
menemukan beberapa kendala komunikasi yang terjadi antara Seksi Vera dan
Seksi Pencairan Dana, diantaranya :
1. Hambatan Semantik
Hambatan semantik terjadi akibat adanya ketidakjelasan penyampaian
pesan baik berupa pengertian maupun ide secara efektif. Semantik dapat
diartikan sebagai studi atas pengertian yang disampaikan menggunakan
bahasa yang disampaikan tidak jelas. Dalam hal ini alur komunikasi yang
kurang jelas menjadi hambatan paling umum bagi para pelaku bisnis.
2. Hambatan Manusiawi
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup 2 hal yaitu
yang pertama hambatan yang bersal dari perbedaan individual manusia
seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan
mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Dalam hal
ini manusia memiliki perbedaan secara individu merupakan hal yang
mutlak adanya. Bahwa setiap manusia memiliki pola pikir, daya tangkap,
persepsi yang tentunya berbeda-beda.
Kedua, hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam
organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim
kerja serta tata nilai yang dianut. Dalam hal ini suasana lingkungan kerja,
Kenyamanan dan ketentraman dalam bekerja juga menjadi faktor penting
dalam mempengaruhi keberhasilan komunikasi dalam sutu lingkungan
perusahaan.
Hambatan yang dialami dalam komunikasi bisnis antara Seksi Vera
dan Seksi Pencairan Dana yaitu hambatan yang pertama. Hambatan yang
dialami yaitu ketika penerima pesan tidak paham dengan pesan yang
disampaikan pengirim maka akan menimbulkan persepsi yang berbeda
serta tindakan yang akan dilakukan pula.

10
 11

B. Diskusi
Berdasarkan temuan yang telah ditemukan oleh penulis dan penulis
telah melakukan diskusi terhadap pengirim pesan dan penerima pesan, maka
solusi dari permasalahan tersebut diantaranya :
1. Menciptakan budaya komunikasi yang tepat.
2. Menciptakan iklim kekeluargaan dalam antar seksi atau unit untuk
mempererat hubungan antar pegawai.
3. Menyediakan sarana dan prasarana serta media komunikasi yang
mumpuni.
 BAB 4
PENUTUP

Komunikasi bisnis yang diterapkan pada KPPN Pekalongan terutama

pada Seksi Vera dan Seksi Pencairan Dana yaitu Komunikasi Verbal dan
Komunikasi Non – verbal. Komunikasi ini berjalan dengan baik dan proses
bisnis yang terjadi dijalankan sebagaimana mestinya sesuai dengan prosedur
yang ada. Namun, terdapat kendala pada komunikasi tersebut diantaranya
karena faktor kesalahpahaman, beda persepsi dan status jabatan. Hal tersebut
dapat terselesaikan dengan adanya solusi perbaikan komunikasi antar seksi
atau bagian dan mempererat hubungan antar pegawai.
Demikian pokok bahasan dalam makalah ini yang dapat penulis
paparkan, penulis mendapatkan manfaat diantaranya dapat mengetahui
komunikasi bisnis yang terjadi pada sebuah instansi pemerintah, penulis
dapat mengetahui kendala - kendala yang terjadi dan cara mengatasinya,
serta penulis mampu memahami alur komunikasi bisnis dalam dunia kerja.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Kemenpan RB. 2017. 15 November. https://sipp.menpan.go.id/pelayanan-

publik/kementerian-keuangan/direktorat-jenderal-perbendaharaan/direktorat-
jenderal-perbendaharaan/kantor-pelayanan-perbendaharaan-negara-
liwa/persetujuan-permintaan-tambahan-uang-persediaan-tup.
KPPN Pekalongan. 2017. Go Green KPPN Pekalongan. Pekalongan: Wahana
Semesta Pekalongan.

ix
x