B.

Tata Laksana Hak Atas Tanah, Pendaftaran Tanah dan Pemberdayaan

Masyarakat
Tata Laksana Hak Atas Tanah, Pendaftaran Tanah dan Pemberdayaan
Masyarakat dilaksanakan oleh Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
berdasarkan Permen ATR/ Ka. BPN No. 38 Tahun 2016.

1. Jenis Pekerjaan/ Pelayanan/ Kegiatan

Berdasarkan Permen ATR/ Ka. BPN No. 38 Tahun 2016, Seksi
Hubungan Hukum Pertanahan mempunyai tugas melakukan
pengoordinasian dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan
hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak
tanah serta pembinaan PPAT.
Berdasarkan Pasal 14 Permen ATR/ Ka. BPN No. 38 Tahun 2016, dalam
menyelenggarakan tugasnya tersebut, Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak
perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal;
b. Penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/
keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda
dan bekas tanah asing lainnya;
c. Penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai
hak milik;
d. Pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan
hukum swasta, serta hak atas ruang;
e. Pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
f. Penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non
pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
g. Pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas
tanah masyarakat;
h. Pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan
rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah
 badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak;
i. Pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang, hak milik atas satuan rumah
susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak,
pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/
komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT;
j. Pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data
yuridis; dan
k. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan
pelaporan di seksi hubungan hukum pertanahan.

Adapun jenis pelayanan pertanahan yang dilakukan oleh Seksi

Hubungan Hukum Pertanahan menurut Peraturan Kepala Badan Pertanahan
Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan
Pertanahan, antara lain :
a. Pelayanan Pendaftaran Tanah Pertama Kali
Jenis pelayanannya antara lain :
1) Konversi, Pengakuan dan Penegasan Hak
2) Pemberian Hak
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pelimpahan Kewenangan
Pemberian Hak Atas Tanah dan Kegiatan Pendaftaran Tanah Tertentu,
Kepala Kantor Pertanahan mempunyai kewenangan dalam memberi
keputusan mengenai:
a) Pemberian Hak Milik untuk orang perseorangan atas tanah
pertanian yang luasnya tidak lebih dari 50.000 m² (lima puluh ribu
meter persegi);
b) Pemberian Hak Milik untuk badan hukum keagamaan dan sosial
yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38
tahun 1963 tentang Penunjukan Badan-Badan Hukum yang dapat
mempunyai Hak Milik atas Tanah atas tanah non pertanian yang
luasnya tidak lebih dari 50.000 m²(lima puluh ribu meter persegi);
 c) Pemberian Hak Milik atas tanah dalam rangka pelaksanaan
program:
- transmigrasi;
- redistribusi tanah;
- konsolidasi tanah;
- Program yang dibiayai oleh APBN dan/ atau APBD dan
- Pendaftaran tanah yang bersifat strategis, massal.
d) Pemberian Hak Guna Bangunan untuk orang perseorangan atas
tanah yang luasnya tidak lebih dari 3.000 m² (tiga ribu meter
persegi);
e) Pemberian Hak Guna Bangunan untuk Badan Hukum atas tanah
yang luasnya tidak lebih dari 20.000 m² (dua puluh ribu meter
persegi); dan
f) Pemberian Hak Guna Bangunan atas tanah Hak Pengelolaan
g) Pemberian Hak Pakai untuk orang perseorangan atas tanah
pertanian yang luasnya tidak lebih dari 50.000 m² (lima puluh ribu
meter persegi);
h) Pemberian Hak Pakai untuk orang perseorangan atas tanah nin
pertanian yang luasnya tidak lebih dari 3.000 m² (tiga ribu meter
persegi) ;
i) Pemberian Hak Pakai untuk badan hukum swasta, BUMN/BUMD
atas taanah non pertanian yang luasnya tidak lebih dari 20.000 m²
(dua puluh ribu meter persegi);
j) Pemberian Hak Pakai atas tanah Hak Pengelolaan; dan
k) Pemberian Hak Pakai aset Pemerintah Pusat dan Pemerintah
Daerah;
3) Pemberian izin kerjasama pemegang Hak Pengelolaan dan pihak
ketiga, jika dipersyaratkan dalam Surat Keputusan pemberian Hak
Pengelolaan;
4) Pemberian izin perolehan tanah bagi Badan Sosial dan Keagamaan,
jika dipersyaratkan dalm Surat Keputusan persetujuan bahwa badan
 hukum tersebut dapat memiliki tanah dengan Hak Milik

b. Pelayanan Pemeliharaan Data Pendaftaran Tanah

Jenis pelayanannya antara lain :
1) Peralihan Hak Atas Tanah dan Satuan Rumah Susun, meliputi : Jual-
Beli, Pewarisan/Wasiat, Tukar-Menukar, Hibah, Pembagian Hak
Bersama, Lelang, Pemasukan kedalam, Perusahaan/ Inbreng, Merger
2) Ganti Nama Sertipikat Hak Atas Tanah dan Hak Milik Atas Rumah
Susun
3) Perpanjangan Jangka Waktu Hak Guna Bangunan/ Hak Pakai
4) Perpanjangan Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun
5) Pembaruan Hak Guna Bangunan/ Hak Pakai
6) Pemberian Hak Guna Bangunan/ Hak Pakai di atas Hak Pengelolaan
7) Wakaf dari Tanah Yang Sudah Bersertipikat
8) Perubahan Hak Atas Tanah
9) Pemecahan/ Penggabungan/ Pemisahan Hak
10) Sertipikat Pengganti Hak Atas Tanah, Hak Milik Atas Rumah Susun,
dan Hak Tanggungan, karena: Blanko Lama, Hilang, Rusak
11) Hak Tanggungan
a) Pendaftaran Hak Tanggungan
b) Penghapusan Hak Tanggungan (Roya)
c) Peralihan Hak Tanggungan (Cessie)
d) Subrogasi (Perubahan Kreditur)
c. Pelayanan Pencatatan dan Informasi Pertanahan
Jenis pelayanannya meliputi :
1) Pencatatan
a) Blokir
b) Sita
c) Pengangkatan Sita
2) Informasi Pertanahan
a) Pengecekan Sertipikat
b) Surat Keterangan Pendaftaran Tanah

Seksi Hubungan Hukum Pertanahan dibagi ke dalam 3 (tiga) subseksi

dengan tugas dan fungsinya masing-masing (Pasal 16 Permen ATR/ Ka.
BPN No. 38 Tahun 2016), yaitu :
a. Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah
Masyarakat mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis,
koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan
penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas
ruang dan hak komunal, penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak
atas tanah badan sosial/ keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf,
tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya, penyiapan bahan
penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik,
pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan
hukum swasta, hak atas ruang, pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah
masyarakat, penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga
non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat,
pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas
tanah masyarakat, serta evaluasi dan pelaporan.
Berikut merupakan pelayanan yang dilakukan oleh Subseksi
Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat, yaitu :
1) Panitia Pemeriksaan Tanah A, terdiri dari : pendaftaran tanah pertama
 kali terhadap permohonan pemberian hak.
2) Permohonan SK Perpanjangan atau Pembaharuan Hak;
3) Permohonan SK Pemberian Hak Milik, HGB, HP di atas tanah negara
4) Permohonan SK Pemberian Hak Guna Bangunan di atas Hak
Pengelolaan;
5) Permohonan SK Pemberian Hak Pakai di atas Hak Pengelolaan.
6) Permohonan SK Pemberian Hak Milik/ Hak Guna Bangunan dari Hak
Pengelolaan Perumnas/ Transmigrasi.
7) Permohonan wakaf atas tanah Negara
8) Permohonan SK Pemberian Hak Pengelolaan

b. Subseksi Pendaftaran Hak Tanah

Subseksi Pendaftaran Hak Tanah mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan
pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun,
hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/
keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak, serta evaluasi
dan pelaporan.
Berikut merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh
Subseksi Pendaftaran Hak, yaitu :
1) Pendaftaran tanah pertama kali pengakuan atau penegasan hak;
2) Pendaftaran SK Hak;
3) Pendaftaran SK Pembaruan atau Perpanjangan hak;
4) Pendaftaran perubahan Hak Atas Tanah (Peningkatan Hak)
5) Pemecahan, pemisahan atau penggabungan hak;
6) Pendaftaran Tanah Pertama Kali Wakaf untuk Tanah Yang Belum
Sertipikat (Tanah Adat)
7) Wakaf dari Tanah Yang Sudah Bersertipikat
8) Hapusnya Hak
9) Hak Tanggungan
10) Roya
11) Sertipikat Pengganti Karena Blanko Lama, Rusak, dan Hilang
Khusus untuk kegiatan pelayanan pertanahan pendaftaran tanah
pertama kali pengakuan hak dilaksanakan oleh tim khusus yaitu
sekretariat bersama.Sekretariat bersama merupakan bagian dari Subseksi
Pendaftaran Hak Tanah yang dikoordinatori oleh ASN di Kantor
Pertanahan Kabupaten Ketapang. Sekretariat bersama atau lebih dikenal
dengan akronim ”Sekber” dibentuk dengan tujuan untuk menjadi
penghubung pelayanan pertanahan Pendaftaran Tanah Pertama kali
Pengakuan hak yang mana dalam prosesnya merupakan gabungan dari
data fisik dari hasil pengukuran dan data yuridis . Keberadaan Sekretariat
Bersama adalah hal yang unik, mengingat tidak semua Kantor
Pertanahan di Indonesia memiliki sekretariat khusus dibawah Seksi
Hubungan Hukum Pertanahan.
Pelayanan hak tanggungan elektronik sudah dijalankan sejak
ditutupnya pelayanan hak tanggungan non elektronik pada tanggal 7 Juli
2020.
Berdasarkan petunjuk teknis nomor 2/Juknis-400.HR.02/IV/2020
tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi Secara Elektronik,
Sistem Elektronik Hak Tanggungan Terintegrasi yang selanjutnya
disebut Sistem HT-el adalah sistem elektronik terintegrasi yang
dikembangkan oleh unit teknis yang mempunyai tugas di bidang data dan
informasi untuk memproses Pelayanan HT-el. 11 9. Layanan Informasi
Pertanahan secara Elektronik adalah proses memberikan informasi secara
elektronik meliputi konfirmasi kesesuaian data fisik dan data yuridis
sertipikat Hak atas Tanah serta informasi lainnya di pangkalan data. 10.
Layanan Pengecekan Tanah adalah layanan untuk pemeriksaan
kesesuaian data fisik dan data yuridis Sertipikat Hak atas Tanah/Hak
Milik Atas Satuan Rumah Susun dengan data elektronik pada pangkalan
data. 11. Buku Tanah Hak Tanggungan Elektronik adalah Buku Tanah
Hak Tanggungan yang disimpan secara elektronik pada basis data Sistem
HTel yang berisi data Hak Tanggungan dan diterbitkan dalam bentuk
Dokumen Elektronik yang disahkan dengan Tanda Tangan Elektronik.
Pendaftarannya dilakukan pada website https://htel.atrbpn.go.id/.
Alur pendaftaran HTel ini sama seperti pendaftaran HT non elektronik,
yang membedakannya ialah kreditur dan PPAT harus sudah terdaftar.
Untuk kreditur sudah terdaftar melalui admin pusat, admin cabang
(daerah/kota). kemudian untuk PPAT terdaftar pada Portal-Mitra ATR
BPN dan sudah tervalidasi dan verifikasi.
Sebelum pendaftaran HTel dilakukan pengecekan sertipikat yang
secara elektronik juga. Dalam kurun waktu 7 hari setelah dibuatkan Akta
Pemberian Hak Tanggungan (APHB), akta tersebut didaftakan ke kantor
pertanahan. Jika melebihi itu maka dibuatkan surat keterlambatan.
Pendaftaran HTel dilakukan dengan mengupload semua berkas
yang menjadi persyaratan dari permohonan hak tanggungan, seperti:
formulir permohonan, APHB, sertipikat yang di hak tanggungankan serta
tiap berkas yang tercantum dalam redaksi APHB seperti KTP, KK, buku
nikah dsb. Setelah didaftarkan HTel akan selesai 7 hari jadi tidak akan
terdapat tunggakan. Oleh sebab itu HTel harus diperiksa maksimal 5 hari
setelah didaftar agar HTel yang disistem terdapat catatan HTel terbit
tanpa diperiksa. Untuk menjalankan berkas HTel diakses melalui website
https://htel-pelaksana.atrbpn.go.id/.
Penandatanganan pada HTel juga dilakukan dengan tanda tangan
elektronik. HTel ini merupakan terobosan untuk efisiensi waktu dan
efektif karena para pihak yang terlibat tidak perlu bertemu.
 Gambar 1. Tampilan sertipikat hak tanggungan elektronik
Sumber: Aplikasi HTel Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.

Pencatatan pada buku tanah maupun sertipikat juga dilakukan

dengan sistem yaitu dengan pencatatan elektronik pada aplikasi HTel
yang kemudian dicetak dan ditempel pada buku tanah bagian catatan
pendaftaran oleh petugas di kantor pertanahan dan pada sertipikat olrh
PPAT

Gambar 2. Tampilan pencatatan hak tanggungan pada buku tanah dan sertipikat
Sumber: Aplikasi HTel Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.
c. Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis,
koordinasi, pemantauan, pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang,
hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan
pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan
perubahan pemanfaatan/ komoditas, peralihan saham, pengembangan dan
pembinaan PPAT, serta pengelolaan informasi dan Komputerisasi
Kegiatan Pertanahan berbasis data yuridis, serta evaluasi dan pelaporan.
Berikut merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh
Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT, yaitu :
1) Pencatatan Blokir
2) Pencabutan Blokir
3) Ganti nama pemegang hak tanggungan
4) Peralihan hak karena hibah, jual beli, lelang, pembagian hak
bersama, dan pewarisan.
5) Pencatatan sita
6) Surat Keterangan pendaftaran Tanah
7) Merger hak tanggungan
8) Ganti nama
9) Cassie
10) Pelantikan PPAT
11) Pengecekan sertipikat.
12) Pendaftaran perubahan Hak Atas Tanah (Penurunan Hak)
13) Pemisahan hak untuk Badan Hukum
 2. Volume Pekerjaan/Target
Berikut merupakan progres penyelesaian pekerjaan pada Seksi
Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang per
17 Juli 2020, yaitu :
Tabel 1. Penyelesaian Pekerjaan Pada Aplikasi KKP Subseksi Penetapan
Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat Tahun 2020 sampai
dengan 17 Juli 2020
Persentase
Dalam
No. Jenis Permohonan Jumlah Selesai Penyelesaian
Proses
(%)
Pendaftaran SK
1 4 1 3 25
Perpanjangan/Pembaruan Hak
Permohonan SK Pemberian
2 46 44 2 96
Hak Guna Bangunan Perorangan
Permohonan SK Pemberian
3 4 4 0 100
Hak Pakai
Permohonan SK Pemberian
4 2216 1922 294 87
Hak Milik Perorangan
TOTAL 2270 1971 299 87
Sumber : Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang

Tabel 2. Penyelesaian Pekerjaan Pada Aplikasi KKP Subseksi Pendaftaran

Hak Tanah tahun 2020 sampai dengan 17 Juli 2020
No Jumla Dalam Persentase
Jenis Permohonan Selesai
. h Proses Penyelesaian
1 Hak Tanggungan 62
2 Hapusnya Hak 100
3 Pelepasan Sebagian Hak 0
4 Pemecahan Bidang 76
5 Penggabungan Bidang 60
6 Pendaftaran SK Hak 79
7 Roya 92
8 Perubahan Hak Atas Tanah 80
Sertipikat Pengganti Karena Blanko
9 50
Lama
10 Sertipikat Pengganti Karena Hilang 22
11 Sertipikat Pengganti Karena Rusak 0
 TOTAL 1783 1385 78

Sumber : Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang

Tabel 3. Penyelesaian Pekerjaan Pada Aplikasi KKP Subseksi Pemeliharaan Data

Hak Tanah Dan Pembinaan PPAT Tahun 2020 sampai dengan 17 Juli 2020
No Dalam Persentase
Jenis Permohonan Jumlah Selesai
. Proses Penyelesaian
1 Peralihan Hak – Hibah 100
2 Peralihan Hak - Jual Beli 93
Peralihan Hak – Penetapan atau
3 50
Putusan Pengadilan
Peralihan Hak - Pembagian Hak
4 93
Bersama
5 Peralihan Hak – Pewarisan 92
6 Ganti Nama 67
Perubahan Data Hak Tanggungan
7 0
Online
Pencatatan Perubahan Penggunaan
8 100
Tanah
TOTAL 827 759 68 92

Sumber : Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang

Tabel 4. Rekapitulasi Hak Tanggungan Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang

Persentase
Dalam
No. Jenis Permohonan Jumlah Selesai Penyelesaian
Proses
(%)
1 Hak Tanggungan Elektronik 84 80 4 95

Sumber : Statistik HTel Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang

3. Sumber Daya Manusia

 Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Seksi Hubungan Hukum
Pertanahan didukung oleh tenaga sumber daya manusia yang teridiri dari 1
(satu) Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan, 50 (lima puluh) orang
Pegawai Negeri Sipil, 51 (lima puluh satu) orang Pegawai Pemerintah Non
Pegawai Negeri (PPNPN), dengan rincian sebagaimana berikut :
Tabel 5. SDM di Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Jumlah
No Jabatan
(orang)
1. Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan 1
2. Kepala Subseksi Penetapan HakTanah dan 1
Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
3. Kepala Subseksi Pendaftaran Hak Tanah 1
4. Kepala Subseksi Pemeliharaan Data Hak 1
Tanah dan Pembinaan PPAT
5. Staf ASN 1

6. PPNPN 17

Jumlah 22

Sumber : Data Kepegawaian Kantor Pertanahan

Kabupaten Ketapang Tahun 2020

4. Permasalahan
Permasalahan yang terjadi di Seksi Hubungan Hukum yaitu :
a. Pencatatan yang terdapat pada entrian pada aplikasi KKP
(Komputerisasi Kantor Pertanahan) yang tidak lengkap dan tidak
sesuai dengan arsip buku tanah
b. Pencatatan pada buku tanah yang tertukar
c. Penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU dengan nomor konter
yang baru sehingga terdapat banyak bidang tanah yang terploting 2
kali atau lebih karena penomoran yang berbeda pada obyek yang
sama.
d. Penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU juga menyebabkan
menghilangkan penelusuran mengenai riwayat tanah menjadi tidak
jelas
e. Arsip buku tanah/surat ukur yang pencarianya masih manual
 f. Perbedaan penyelesaian pada aplikasi KKP dengan realisasi fisik
g. Penataan warkah yang belum tertata dengan baik
h. Banyaknya sertipikat yang menumpuk di loket penyerahan

B. Tata Laksana Hak Atas Tanah, Pendaftaran Tanah dan Pemberdayaan

Masyarakat

1. Permasalahan
Permasalahan yang terjadi di Seksi Hubungan Hukum yaitu :
a. Pencatatan yang terdapat pada entrian pada aplikasi KKP
(Komputerisasi Kantor Pertanahan) yang tidak lengkap dan tidak
sesuai dengan arsip buku tanah
b. Pencatatan pada buku tanah yang tertukar
c. Penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU dengan nomor konter
yang baru sehingga terdapat banyak bidang tanah yang terploting 2
kali atau lebih karena penomoran yang berbeda pada obyek yang
sama. Selain itu penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU juga
menyebabkan menghilangkan penelusuran mengenai riwayat tanah
menjadi tidak jelas
d. Arsip buku tanah/surat ukur yang pencarianya masih manual
e. Perbedaan penyelesaian pada aplikasi KKP dengan realisasi fisik
f. Penataan warkah yang belum tertata dengan baik
g. Banyaknya sertipikat yang menumpuk di loket penyerahan
h. Pemeriksaan berkas permohonan HTel dalam bentuk scan pdf
menyulitkan karena koreksi yang dilakukan dapat dilakukan secara
fleksibel. Karena filenya merupakan file foto

2. Analisis Masalah
a. Pencatatan yang terdapat pada entrian pada aplikasi KKP
(Komputerisasi Kantor Pertanahan) yang tidak lengkap dan tidak
sesuai dengan arsip buku tanah.
Aplikasi KKP yang seharusnya merupakan data base elektronik
dari arsip buku tanah belum semuanya sesuai dengan arsip yang
tersimpan. Terdapat beberapa pencatatan yang belum terinput pada
catatan pendaftaran di KKP. Hal ini mengakibatkan tidak sinkronnya
riwayat pencatatan pada fisik buku tanah dengan di aplikasi.

Gambar 3. Pencatatan pada arsip buku tanah

Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.
 Gambar 4. Catatan pendaftaran pada KKP
Sumber: Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten
Ketapang, 2020.
b. Pencatatan pada buku tanah yang tertukar. Kesalahan pencatatan pada
buku tanah yang sebelumnya merambat pada proses pemeliharan data
selanjutnya.

Gambar 5. Pencatatan pada arsip buku tanah

Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
 Gambar 6. Pencatatan pada arsip buku tanah
Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
c. Penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU dengan nomor konter
yang baru sehingga terdapat banyak bidang tanah yang terploting 2
kali atau lebih karena penomoran yang berbeda pada obyek yang
sama. Selain itu juga penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU
juga menyebabkan menghilangkan penelusuran mengenai riwayat
tanah menjadi tidak jelas.

Gambar 7. Pencoretan mengganti NIB dan nomor SU pada arsip buku tanah
Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
 Gambar 8. Pencoretan mengganti nomor hak pada arsip buku tanah
Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
d. Arsip buku tanah/surat ukur yang pencarianya masih secara manual
Buku Tanah merupakan bagian penting dari pelayanan pertanahan
di seksi Hubungan Hukum Pertanahan sehingga apabila dalam
pencarian Buku Tanah tersebut mengalami kesulitan yakni
memerlukan waktu yang lama, dipastikan akan menghambat
pelayanan lainnya.
Berdasarkan data jumlah Buku Tanah yang diperoleh dari arsip
Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang yaitu terdapat 176.876 Buku
Tanah yang tersimpan dalam lemari arsip kayu.
 Gambar 9. Lemari penyimpanan arsip buku tanah
Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2020
Saat ini proses digitalisasi arsip sudah mulai berjalan dikantor
pertanahan kabupaten ketapang namun belum semuanya diterapkan.
Oleh karena itu banyak arsip yang pencariannya dilakukan secara
manual.
Tabel 7. Rekapan scan buku tanah dan surat ukur sampai dengan 17 Juli 2020
BUKU TANAH SURAT UKUR
No
Desa/Kelurahan WAK
. HM HGB WAKAF HM HGB
AF
1 Tengah 2846 1613 51 5
2 Kantor 2293 1756 29 1
3 Payakuamang 1211 525 177 2
4 Sukabangun Dalam 401 0 0
TOTAL 6844 1124 4295
Sumber : Data arsip buku tanah dan surat ukur yang di scan pada Kantor
Pertanahan Kabupaten Ketapang
e. Perbedaan penyelesaian pada aplikasi KKP dengan realisasi fisik
Perjalanan berkas pada aplikasi KKP seharusnya juga diikuti
dengan berkas fisiknya. Ketika pada aplikasi KKP sudah dilakukan
pencatatan hingga persetujuan kepala seksi maupun kepala kantor,
maka juga dibarengi dengan fisiknya yaitu pencatatan dan
penandatangan sertipikat.
f. Penataan warkah yang belum tertata dengan baik
Warkah yang belum tertata baik dapat mengakibatkan kesulitan
dalam pencariannya ketika dibutuhkan. Misalnya dalam kegiatan
pencatatan pada pemeliharaan data ataupun jika dibutuhkan ketika ada
terdapat perkara.
Pengelolaan warkah yang baik disamping memerlukan dukungan
media penyimpanan juga memerlukan ruang/gedung penyimpanan
yang memadai sehingga warkah senantiasa dapat disimpan , dipelihara
dan dikelola dengan baik. Penyimpanan warkah yang baik dan tertata
rapih dapat membantu pencarian warkah yang mana diperlukan ketika
terjadi permasalahan sengketa dan konflik pertanahan yang ada.
Setiap tahunnya seiring dengan volume pekerjaan baik pekerjaan rutin
maupun program strategis nasional terus meningkat. Hal ini menjadi
permasalahan tersendiri terkait penyimpanan dan pengelolaannya.
g. Banyaknya sertipikat yang menumpuk di loket penyerahan
Sertipikat yang telah diselesaikan proses pendaftarannya banyak
yang menumpuk di meja loket pendaftaran. Penyebabnya bermacam-
macam diantaranya karena penyelesaian terlambat maupun berkas
yang sudah selesai namun belum diambil oleh pemohon.
Banyaknya sertipikat belum diambil di Loket Penyerahan menjadi
sebuah permasalahan tersendiri sebab produk yang menjadi output dan
diharapkan oleh pemilik tanah segera selesai. Namun tidak kunjung
diambil oleh pemilik sertipikat. Penumpukan sertipikat ini
menimbulkan masalah baru , dikhawatirkan sertipikat tersebut hilang.
h. Pemeriksaan berkas permohonan HTel dalam bentuk scan pdf
 menyulitkan karena koreksi yang dilakukan dapat dilakukan secara
fleksibel. Karena filenya merupakan file foto.
Kelengkapan berkas permohonan HTel diterima secara
elektronik juga berupa upload scan berkas seperti APHB, sertipikat
dan setiap data yang masuk dalam redaksi APHB. Hal ini
mengakibatkan kesulitan dalam mengoreksi jika terdapat kesalahan
pada APBH seperti ketidaksesuaian redaksi pada APHB dengan
berkasnya.

F. Solusi
Berikut ini adalah solusi yang diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan
tersebut diatas yaitu :
a. Memperbaiki pencatatan sesuai dengan fisik warkah disesuikan pada entrian
di sistem KKP. Sinkronisasi yang dilakukan antara fisik arsip buku tanah
dengan entrian pencatatan pada sistem di KKP harus dilakukan untuk
updating setiap data pendaftran tanah. Sehingga buku tanah yang sudah
terdata pada sistem KKP sesuai dengan di arsip maupun yang dipegang
oleh pemegang hak.

Gambar 10. Update pencatatan pada sistem aplikasi KKP

Sumber: Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.
b. Pencatatan pada buku tanah yang tertukar.
 Pencatatan pada arsip buku tanah yang tertukar dapat mengakibatkan
buku tanah yang statusnya sudah tidak aktif lagi (misalnya karena sudah
pemecahan sempurna) terbaca sebagai buku tanah yang aktif. Oleh karena
itu, dilakukan perbaikan dan sekaligus pada catatan pendaftran di KKP.
Dengan diperbaikinya catatan pendaftaran maka bukutanah yang di pecah
habis tidak terbaca sebagai buku tanah aktif.

Gambar 11. Update pencatatan pada sistem aplikasi KKP

Sumber: Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.

Gambar 12. Update pencatatan pada sistem aplikasi KKP

Sumber: Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.
c. Penggantian nomor hak, NIB, dan nomor SU dengan nomor konter yang
baru sehingga terdapat banyak bidang tanah yang terploting 2 kali atau
lebih karena penomoran yang berbeda pada obyek yang sama.
Dilakukan penghapusan pada nomor NIB dan SU lama yang suadh
terentri pada sistem KKP diganti dengan nomor baru sesuai dengan yang
ada pada fisik buku tanah.

Gambar 13. Pencoretan mengganti NIB dan nomor SU pada arsip buku tanah
Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
Gambar 14. Perbaikan menyesuaikan pencatatan pada fisik buku tanah dengan KKP
Sumber: Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020.
d. Arsip buku tanah/surat ukur yang pencarianya masih manual
Untuk mempermudah pencarian, arsip buku tanah dan surat ukur
discan dan disimpan dalam bentuk file .pdf atau .jpg dan dibuatkan daftar
untuk mempermudah pencariannya.

Gambar 13. Rekapan arsip buku tanah dan surat ukur yang sudah di scan
Sumber: Arsip Kantor Pertanahan Kabupaten Ketapang, 2020
e. Perbedaan penyelesaian pada aplikasi KKP dengan realisasi fisik
Untuk mengatasi hal ini dibuatkan kartu kendali perjalanan berkas
f. Penataan warkah yang belum tertata dengan baik
Penyusunan warkah disusun dalam album dan dikelompokan pada
tiap-tiap desa.
g. Banyaknya sertipikat yang menumpuk di loket penyerahan
Aktif menghubungi pemohon untuk pemberitahuan penyelesaian
permohonan yang diajukannya.
h. Pemeriksaan berkas permohonan HTel dalam bentuk scan pdf menyulitkan
karena koreksi yang dilakukan dapat dilakukan secara fleksibel. Karena
filenya merupakan file foto.
Pada redaksi APHB yang keliru diberi catatan dengan menu stabilo
dan note untuk memberi catatan koreksinya.