MANAJEMEN PROYEK PADA PROYEK PENGEMBANGAN JARINGAN

INFORMASI PEMERINTAHAN DI PROVINSI RIAU

Dian Vektorendra Wahyuda
Keamanan Jaringan Informasi, Jurusan Teknik Elektro
Universitas Indonesia
dian.vektorendra@ui.ac.id
Dosen : DR. Ir Iwan Krisnadi MBA

Abstract
Riau’s Government use nearest island as the new center of their government. In order to meet their requirement for provision
of information network facilities in these locations, Riau’s Government has a program to develop a network that integrates the
entire system throughout SKPD in the Riau’s Government. Based on the results of the evaluation conducted related to the
management concepts in project management, such as scope management, cost management, quality management and
communication management, this network development project hopefully can be meets the suitability to implement a good
project management

Keywords : Project Management,Scope Management, Cost Management, Quality management, Communication management,
Information Nework

1. Pendahuluan integrasi di seluruh SKPD di Provinsi Riau, maka

Provinsi Riau pada tahun 2007 melakukan pemindahan
pusat pemerintahan dari yang semula berada di pusat ibukota
provinsi ke Pulau XYZ. Dengan adanya perubahan tersebut,
maka infrastruktur jaringan informasi baru perlu dibangun di
lokasi tersebut, dimana infrastruktur yang dibangun
diharapkan dapan saling terintegrasi dan mampu mendukung
kinerja pemerintahan Provinsi Riau untuk mencapai
terwujudnya tata laksana pemerintahan yang baik, transparan
dan berwibawa (Good Governance). Salah satu prasyarat
terwujudnya kinerja yang baik pada tatanan pemerintahan
adalah adanya alur komunikasi dan koordinasi antar dinas
atau antar instansi dapat berjalan dengan baik, sehingga
dapat berimbas pada terciptanya layanan data dan informasi
yang selaras antar instansi yang terkait.
Dengan mengacu pada kondisi masyarakat yang
semakin maju di provinsi Riau saat ini, maka perlu segera
dilakukan implementasi integrasi data antara Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) di pemerintahan provinsi tersebut
sebab dengan pengembangan jaringan informasi yang
terpadu dipercaya akan menjadi sebuah solusi bagi
terwujudnya tata laksana pemerintahan yang baik, transparan
dan berwibawa (Good Governance). Dengan demikian,
maka komunikasi dan koordinasi antar dinas atau instansi
dapat berjalan dengan baik, dan hal ini akan berimbas pada
terciptanya layanan data dan informasi yang baik dan tepat
sasaran. Dan apabila hal ini dapat terwujud, maka pelayanan
prima sebagai indikator utama keberhasilan pengelolaan
pemerintah dapat terlaksana.
Integrasi data di seluruh SKPD di Provinsi Riau saat ini
sangat memungkinkan untuk dilakukan sebab modal awal
untuk melakukan integrasi data dan informasi telah dimiliki.
Hal ini terkait dengan akan dibangunnya jaringan Local Area
Network dengan konsep jaringan Triple-Play Services yang
menghubungkan beberapa instansi atau beberapa kelompok
kerja. Berangkat dari kebutuhan dari perlunya dilakukan
Pemerintah Provinsi Riau melalui Sekretariat Daerah merasa
perlu untuk membuat sebuah cetak biru untuk pembangunan
dan pengembangan jaringan informasi yang terintegrasi
dapat dilaksanakan secara bertahap dan terencana.
2. Kajian Pustaka
Sebuah proyek didefinisikan sebagai sebuah usaha atau
pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah
produk, menghasilkan jasa atau hasil yang unik [1].
Sedangkan Project management atau manajemen proyek
adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, cara teknis
yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas untuk
mencapai sasaran dan atau tujuan yang sudah ditentukan [2].
Kedua definisi tersebut menunjukkan bahwa sebuah proyek
dikerjakan dalam suatu cakupan knowledge area (area
manajemen proyek) tertentu dalam sebuah proses
manajemen, dimana sebuah proyek memiliki 5 (lima) sifat
utama, yaitu: (1) Memiliki tujuan yang baik, (2) Memiliki
jangka waktu, (3) Dibangun berdasarkan progressive
elaboration (dilaksanakan dan dikendalikan), (4)
Membutuhkan sumber daya, (5) Harus memiliki sponsor
yang memberikan arahan dan dana.
Terdapat 10 (sepuluh) area manajemen proyek dan 5
(lima) proses yang terjadi, dimana hubungan antara area
manajemen proyek dan prosesnya dapat digambarkan pada
Tabel 1. Pada tabel tersebut dapat dilihat bahwa 10 area
manajemen proyek dapat dikelompokkan menjadi 5
kelompok proses, yaitu (1) inisasi, (2) perencanaan, (3)
pelaksanaan pekerjaan/eksekusi, (4) monitoring dan kontrol,
dan yang terakhir adalah (5) penutupan.
2.1. Manajemen Proyek
Dalam sebuah manajemen proyek, terdapat
implementasi berbagai ilmu pengetahuan, keterampilan dan
keahlian terbaik dan berkualitas yang dijalankan bersama-
sama untuk mencapai target yang sebelumnya telah sehingga dalam mendefinisikan sebuah tujuan proyek, tujuan
direncanakan. Dengan dukungan sumber daya yang ada, proyek harus SMART [3], yaitu Specific (tidak ambigu dan
maka diharapkan seluruh rangkaian yang ada dalam detail), Measurable (dapat diukur atau dievaluasi),
manajemen proyek dapat menghasilkan output yang optimal. Attainable (dapat dicapai), Relevant (sesuai dengan kondisi
Sebuah proyek harus dapat memenuhi 3 kriteria utama, yaitu yang dihadapi) dan Time-Related (tepat waktu).
Quality (mutu), Time (jangka waktu) dan Cost (biaya).
2.2. Kelompok Proses Manajemen Proyek
Sebuah proyek dikatakan sukses jika mampu
Manajemen proyek memiliki 47 jenis kegiatan yang
menyeimbangkan ketiga kriteria tersebut pada
dikelompokkan menjadi 5 (lima) kelompok besar
implementasinya. Quality dimaksudkan bahwa sebuah
pelaksanaan pekerjaan [4], yaitu:
proyek harus mampu memenuhi spesifikasi dan kualitas
Inisiasi: di tahap awal pelaksanaan proyek, proses ini
yang telah disepakati / ditentukan sebelumnya oleh pemiliki
memberikan gambaran apa saja yang akan menjadi tolok
pekerjaan. Time berarti bahwa dalam durasi waktu yang
ukur pencapaian proyek, hambatan-hambatan utama yang
telah ditentukan, proyek tersebut harus selesai tepat waktu
mungkin terjadi, melakukan identifikasi stakeholder terkait,
dan memiliki efisiensi biaya sehingga dengan anggaran yang
dan mendokumentasikannya dalam dokumen inisiasi proyek
ada, proyek tersebut dapat berjalan dengan baik (Cost).
yang merupakan gambaran project secara keseluruhan.
Tujuan dari sebuah proyek mendefinisikan status
target yang ingin dicapai pada akhir pelaksanaan proyek,

Tabel 1. Project Management Process Map

project project Human project project project
project scope project time project cost project quality project risk
knowledge area integration Resource communication procurement stakeholder
management management management management management
management management management management management
initiating • develop • identify
process project charter stakeholder
group
planning • develop • plan scope • plan schedule • plan cost • plan quality • plan human • plan • plan risk • plan • plan
process project management management management management resource communicatio management procurement stakeholder
group management management n management management management
plan
• called • define • estimate cost • identify risk
requirement activites
• define scope • sequence • determine • perform
activites budget qualitative risk
analysis
• create WBS • estimate • perform
project management process group

activity quantitative
resource risk analysis
• estimate • plan risk
activity response
durations
• develop
schedule
executing • direct and • perform • acquire project • manage • conduct • manage
process manage quality team communicatio procurements stakeholder
group project work assurance n engagement
• develop
project team
• manage
project team
monitoring • monitor and • validate scope • control • control cost • control quality • control • control risk • control • control
and control project schedule communicatio procurements stakeholder
controlling work n engagement
process • perform • control scope
group integrated
change control

closing • close project • close

process or phase procurement
group

Planning: pada tahap ini, dilakukan definisi ruang lingkup
pekerjaan, daftar kegiatan pelaksanaan, rincian waktu dan
biaya, melakukan estimasi resiko berdasarkan critical path
yang telah dibuat, menghitung kebutuhan resource hingga
spesifikasi kebutuhan personelnya. Proses ini sudah masuk
tahap implementasi yang merupakan tahapan penting dalam
pelaksanaan sebuah proyek.
Action: pada tahap ini, segala hal yang telah didefinisikan
pada tahap planning ditindaklanjuti untuk kemudian
diselesaikan sesuai dengan apa yang telah direncanakan
sebelumnya. Dalam rangka untuk mencapai tujuan
pelaksanaan proyek, maka pada tahap ini dilakukan
monitoring progress pekerjaan berdasar Gantt Chart yang
ada serta melakukan pemantauan biaya serta terus
mengkomunikasikan perkembangan proyek beserta
perubahan-perubahan yang telah dilakukan.
Monitoring: seluruh aktivitas pelaksanaan kegiatan dalam
sebuah proyek dikontrol kesesuaiannya dengan perencanaan
yang telah dibuat. Jika terjadi penyimpangan terhadap tujuan
yang akan dicapai, pada tahap ini akan diambil tindakan
yang dibutuhkan sehingga aktifitas tersebut dapat kembali
sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Closing: pada tahap ini dilakukan serah terima proyek ke
client. Kegiatan yang dilakukan termasuk juga melakukan
evaluasi terhadap hasil dan proses pelaksanaannya, sehingga
diharapkan dapat menjadi pembelajaran untuk proyek-
proyek serupa di masa datang.
Pada pembahasan kajian manajemen proyek yang
tertuang dalam dokumen ini, ada 4 area manajemen proyek
yang akan dilakukan pembahasa, yaitu manajemen ruang
lingkup proyek, manajemen pembiayaan proyek, manajemen
kualitas proyek dan manajemen komunikasi proyek.
2.3. Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Manajemen ruang lingkup proyek merupakan suatu
kegiatan yang memastikan bahwa seluruh kegiatan yang
dilaksanakan adalah kegiatan yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai keberhasilan pelaksanaan sebuah proyek. Terdapat
5 (lima) proses yang terkait dengan manajemen ruang
lingkup proyek [1], yaitu:
i. Mengumpulkan daftar kebutuhan – merupakan sebuah
proses mendefinisikan dan mendokumentasikan seluruh
kebutuhan dari para stakeholder sehingga mendapatkan
tujuan dari pelaksanaan proyek.
ii. Mendefinisikan ruang lingkup – merupakan proses
pengembangan deskripsi yang lebih detail dari rencana
proyek dan produk yang akan dihasilkan.
iii. Pembuatan WBS – merupakan proses pemilahan
rencana kegiatan pelaksanaan proyek menjadi rencana
kegiatan yang lebih detail dan lebih terkontrol pada
kelompok-kelompok kegiatan yang lebih kecil.
iv. Verifikasi ruang lingkup – merupakan proses verifikasi
pencapaian hasil pekerjaan berdasarkan laporan
pencapaian pekerjaan.
v. Pengontrolan ruang lingkup – merupakan proses
monitoring status pelaksanaan proyek dan produk yang
dihasilkan dan melakukan pengelolaan setiap perubahan
yang terkait dengan rencana kerja.
2.4. Manajemen Pembiayaan Proyek
Manajemen pembiayaan proyek termasuk pada
kegiatan perkiraan, penganggaran, dan pengendalian biaya
sehingga pelaksanaan proyek dapat tepat waktu dan sesuai
dengan biaya yang telah disepakati bersama sebelumnya.
Dalam manajemen pembiayaan proyek, terdapat 3 proses
utama yang terkait dengan hal tersebut, yaitu:
i. Perkiraan biaya – merupakan proses mengembangkan
perkiraaan sumber pembiayaan yang akan digunakan
selama pelaksanaan proyek, untuk mencapai tujuan
pelaksanannya.
ii. Menentukan anggaran – menentukan jumlah total biaya
dari setiap aktifitas kegiatan untuk menghasilkan
rencana pembiayaan.
iii. Pengendalian biaya – merupakan proses monitoring dan
pengendalian penggunaan anggaran sehingga dapat
dilakukan pengaturan pembiayaan agar tetap sesuai
dengan pagu anggaran yang telah disepakati.
2.5. Manajemen Kualitas Proyek
Manajemen kualitas proyek terkait dengan seluruh
proses dan aktifitas yang ada dalam organisasi proyek, yang
termasuk didalamnya adalah kebijakan kualitas, tujuan dan
tanggung jawab yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan
proyek. Dalam hal ini, manajemen kualitas proyek
mengimplementasikan manajemen kualitas melalui aturan-
aturan serta prosedur yang berlaku. Dalam manajemen
kualitas proyek, terdapat 3 proses utama yang dilaksanakan,
yaitu:
i. Rencana kualitas – merupakan proses mengidentifikasi
persyaratan kualitas yang dibutuhkan atau yang menjadi
standar dari sebuah proyek dan atau produk yang akan
dihasilkan, serta mendokumentasikan bagaimana kualitas
tersebut terpenuhi pada sebuah pelaksanaan proyek.
ii. Quality assurance – merupakan proses cross check
kualitas dari pelaksaan kegiatan proyek atau produk dari
sebuah proyek berdasarkan parameter-parameter kualitas
yang telah ditentukan sebelumnya, dan memastikan
bahwa kualitas yang dihasilkan telah sesuai dengan
standar kualitas yang telah didefinisikan sebelumnya.
iii. Pengendalian kualitas – merupakan proses monitoring
dan pencatatan kualitas proyek dan atau produk yang
dihasilkan, sehingga mendapatkan performa dan
rekomendasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan
kualitas yang sesuai.
2.6. Manajemen Komunikasi Proyek
Sebuah komunikasi yang efektif akan menciptakan
harmonisasi yang baik antar pihak-pihak yang terlibat dalam
sebuah proyek yang terdiri dari berbagai kepentingan,
berbagai keahlian, berbagai latar belakang dan berbagai
perspektif yang ada dalam pelaksanaan proyek. Oleh karena
itu, manajemen komunikasi proyek merupakan salah satu
bagian dari manajemen proyek karena mencakup berbagai
proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek
yang dilaksanakan tepat waktu, dengan melakukan
pengumpulan, pendistribusian, penyimpanan disposisi
sebuah proyek. Pada tahap ini, seorang manajer proyek akan
banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi
terhadap berbagai pihak untuk memastikan bahwa
pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan dan
mendapatkan hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan yang
telah direncanakan. Terdapat 5 proses yang terkait dengan
manajemen komunikasi proyek, yaitu:
i. Identifikasi stakeholder – merupakan proses identifikasi
seluruh pihak atau organisasi yang terdampak dari
pelaksanaan proyek, dan mendokumentasikan informasi
yang relevan berdasarkan berbagai faktor yang
berdampak terhadap keberhasilan pelaksanaan proyek.
 ii. komunikasi – merupakan proses mendefinisikan
kebutuhan dari setiap stakeholder yang terlibat dan
melakukan komunikasi terhadap mereka.
iii. Distribusi informasi – adalah proses memberikan
informasi yang sesuai kepada setiap stakeholder yang
terlibat.
iv. Memastikan harapan stakeholder – merupakan proses
berkomunikasi dan bekerja bersama dengan stakeholder
dalam rangka untuk mencapai kebutuhan para
stakeholder, serta menyampaikan isu-isu penting yang
perlu mereka dapatkan.
v. Melaporkan prestasi – adalah proses mengumpulkan
dan menyampaikan informasi pencapaian, termasuk
laporan status, kemajuan progres pekerjaan dan estimasi
pelaksanaan pekerjaan.
2.7. Standar Baku Pembuatan Arsitektur Jaringan
Informasi
Terdapat beberapa standar baku yang umumnya
digunakan sebagai dasar dalam pembuatan arsitektur
jaringan informasi, antara lain:
SONA (Services Oriented Network Architecture)
SONA merupakan pendekatan arsitektur jaringan untuk
penyelenggaraan TIK dengan konsep virtualisasi jaringan,
layanan dan aplikasi. Tujuannya adalah memastikan strategi
bisnis dan investasi TIK dapat berjalan dengan selaras sesuai
dengan rencana. SONA akan memberikan panduan, best
practices dan cetak biru jaringan TIK yang mampu
mendukung keperluan bisnis yang dinamis. Kerangka SONA
yang digunakan terdiri dari: (a) Lapisan Jaringan, (b)
Lapisan Layanan Jaringan Terintegrasi, (c) Lapisan Aplikasi.
COBIT (Control Objectives for Information and Related
Technology)
COBIT ditujukan untuk menyediakan model dasar yang
memungkinkan pengembangan aturan yang jelas dan praktek
yang baik dalam mengontrol informasi dalam suatu
organisasi atau institusi dalam mencapai tujuannya. Dengan
mengacu pada framework COBIT, suatu organisasi
diharapkan mampu menerapkan IT Governance dalam
pencapaian tujuannya. Di dalam COBIT tertuang beberapa
point utama, yaitu: (a)Perencanaan dan Organisasi, (b)
Akuisisi dan Implementasi, (c) Penyampaian dan Layanan,
dan (d)Pemantauan.
ISO/IEC 27001
ISO/IEC 27001 digunakan sebagai standar sistem
manajemen keamanan informasi yang akan menjamin bahwa
infrastruktur jaringan TIK yang dirancang telah memenuhi
unsur keamanan dalam aspek keamanan informasi
(confidentiality, integrity dan availability).
2.8. Infrastruktur Triple-play Services
Triple-Play Services yang merupakan Next Generation
Network (NGN) adalah suatu konsep jaringan
telekomunikasi berbasis IP (Internet Protocol) yang meliputi
penyatuan berbagai arsitektur jaringan telekomunikasi dan
teknologi yang memungkinkan penyediaan layanan-layanan
terkini yang dapat dinikmati oleh pengguna, yaitu:
(a)Komunikasi suara, (b)Video, dapat berupa video
streaming, video call dan video conference yang dipadukan
dalam suatu bentuk video streaming yang berjalan secara
real time, (c)High-Speed Broadband Access yang dapat
digunakan untuk melakukan pengaksesan sumber-sumber di
Internet (download, upload, browsing, dan komunikasi
elektronik).
Ketiga layanan di atas akan konvergen menjadi satu
melalui satu single transport, single media handheld dan
single equipment dengan melalui media jaringan komputer
berbasis IP (Internet Protocol). Dengan hanya menggunakan
satu jaringan tunggal yang menangani jenis teknologi akses,
kuantitas trafik data akan terus meningkat dengan diikuti
efisiensi yang cukup tinggi. Dalam pengembangannya,
jaringan Triple-Play Services harus memperhatikan
beberapa kriteria sebagai berikut:
1. Mobilitas yang tinggi.
2. Adanya jaminan kualitas (QoS) pada jaringan.
3. Mampu memberikan multi layanan.
4. Memiliki reliabilitas yang tinggi.
5. Memiliki tingkat keamanan informasi yang tinggi.
6. Memiliki kemudahan dalam pengoperasian dan
pemeliharaan.
7. Memiliki arsitektur yang terbuka.
2.8.1. Layanan Video
Untuk komunikasi yang berupa informasi video dapat
dikirimkan dengan baik, sebuah jaringan Triple-Play harus
memenuhi beberapa spesifikasi sebagai berikut:
1. Tingkat delay yang rendah.
2. Gangguan jitter (variasi delay) yang sangat rendah.
3. Tingkat loss yang rendah.
4. Dapat menyediakan bandwidth yang sangat tinggi untuk
setiap pengguna.
5. Mekanisme broadcast, mul7ticast dan unicast yang
efisien dan aman dari gangguan.
6. Mampu dikembangkan untuk keperluan video-on-
demand di masa mendatang.
2.8.2. Layanan Suara
Layanan suara sama sensitifnya dengan layanan video.
Spesifikasi jaringan yang dapat mendukung layanan ini
hampir sama dengan yang dibutuhkan oleh layanan video.
Hanya saja tingkat urgensinya lebih rendah dibanding
aplikasi video. Voice over Internet Protocol (VoIP)
merupakan layanan suara menggunakan jaringan internet
dengan menggunakan paket IP untuk membawa sinyal suara
2.8.3. Layanan Data
Untuk memenuhi kebutuhan komunikasi data dengan
kecepatan tinggi, jaringan triple-play harus memiliki
spesifikasi khusus untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Spesifikasi khusus tersebut adalah:
1. Dapat menjamin bandwidth yang diberikan untuk
komunikasi data.
2. Memiliki kemampuan untuk memberikan “burst
bandwidth”, yang digunakan untuk menangani masalah
 kekurangan bandwidth pada saat-saat tertentu ketika
sangat dibutuhkan.
3. Memiliki kemampuan berinteraksi dan berkolaborasi
dengan media-media yang berbeda-beda jenis dan
berinteraksi dengan perngkat jaringan pendukungnya
seperti router, modem, switch, dan yang lainnya.
3. Metodologi Penelitian
Metode penelitan yang digunakan adalah
menggunakan metode penelitian deskriptif, yaitu
menggambarkan fenomena sesungguhnya yang terjadi pada
suatu peristiwa atau populasi, dan penelitian dalam rangka
menemukan fenomena yang terjadi serta melakukan kajian
pustaka (Library Research) dengan cara mengumpulkan
beberapa referensi dari beberapa buku dan artikel yang
terkait dengan topik pembahasan, dan beberapa artikel yang
berasal dari internet yang ditujukan untuk menambahkan
informasi yang berhubungan dengan proyek yang sedang
dikerjakan.
4. Pembahasan
Proyek pengembangan jaringan infromasi di provinsi
Riau ini adalah bagian dari proyek besar pemerintah provinsi
Riau, yang tergabung dalam kegiatan utama proyek
pemindahan pusat pemerintahan di provinsi Riau. Pada
awalnya pusat pemerintahan yang dimiliki provinsi Riau
berada di tengah ibukota provinsi. Oleh karena semakin
berkembangnya laju pertumbuhan di provinsi tersebut,
dimana pusat kota dirasa sudah tidak mampu lagi
menampung laju pertumbuhan tersebut, maka dilakukan
upaya pemindahan pusat pemerintahan ke lokasi lain yang
ada di wilayah pemerintah provinsi Riau. Dari hasil
pembahasan dan kajian yang telah dilakukan, maka
diputuskan bahwa pusat pemerintahan provinsi Riau
dipindahkan ke sebuah pulau yang berjarak 14 km dari pusat
kota provinsi Riau. Pulau tersebut memiliki luas area ±950
hektar dan awalnya merupakan pulau kosong yang tidak
berpenghuni. Di pulau tersebut kemudian dibangun berbagai
perkantoran pemerintahan dan beberapa fasilitas gedung
lainnya. Dengan melihat kondisi saat ini, maka diperlukan
penyiapan infrastruktur jaringan informasi yang terintegrasi
yang mendukung terwujudnya integrasi data yang cepat,
tepat dan akurat untuk menunjang terwujudnya efisiensi
kerja demi pelayanan prima kepada masyarakat. Proyek ini
didanai oleh APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah) pemerintah provinsi Riau itu sendiri dan
direncanakan untuk dilaksanakan pada jangka waktu 3 (tiga)
tahun.
4.1. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope
Management)
4.1.1. Mengumpulkan Daftar Kebutuhan
Dalam rangka untuk mengumpulkan daftar kebutuhan
Pemerintah Provinsi Riau, dilakukan beberapa kegiatan
interview, diskusi, rapat dan survey bersama untuk
medapatkan data yang lengkap. Pengumpulan data primer
dilakukan dengan melakukan penghitungan volume
beberapa parameter atau faktor-faktor pendukung yang
diperlukan untuk melakukan analisis terhadap keperluan
perencanaan pembangunan infrastruktur jaringan TIK,
sehingga akan lebih dapat menggambarkan kondisi yang
faktual. Data primer yang akan dikumpulkan berupa sampel
yang akan difokuskan untuk mendukung data sekunder yang
ada. Adapun tahapan pengumpulan data primer tersebut
adalah: (1)Persiapan administrasi dan perijinan, (2)inventaris
data, (3)survey, dan (4)pengolahan data. Dalam
pengumpulan data ini, tidak semua data primer tersedia.
Selanjutnya dilakukan pengumpulan data sekunder
yang dilakukan menggunakan metode wawancara dan
survey secara instansional, sehingga diharapkan data-data
sekunder ini dapat memperkaya pengetahuan dan
pendalaman masalah. Dari survey data sekunder, diperoleh
data sebagai berikut: (1) Tupoksi SKPD sesuai Perda
Gubernur tentang SOTK, (2)Data wilayah secara umum,
(3)Data pusat-pusat kegiatan di masing-masing wilayah,
(4)Rencana Tata Ruang Wilayah di wilayah Provinsi Riau,
(5)Dokumen hasil studi lain yang relevan, (6)Data sarana
prasarana teknologi dan komunikasi, (7) Data sosial
ekonomi dan potensi daerah, (8)Isu dan rencana
pengembangan TIK di Provinsi Riau.
Berdasarkan hasil pengumpulan data primer dan
sekunder tersebut, dapat ketahui kebutuhan pengguna
keterkaitannya dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan
dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Perlu adanya dokumen perencanaan infrastruktur
jaringan komputer yang terpadu yang dapat memfasilitasi
interkoneksi dan interoperabilitas beberapa sistem dan
jaringan komputer yang telah ada.
b. Perlu dibuatkan dokumen perencanaan infrastruktur
jaringan komputer yang dapat mendukung perkembangan
teknologi terkini yang dapat memfasilitasi seluruh
layanan teknologi dan informasi, serta memperhatikan
aspek pelayanan publik secara komprehensif dan tepat
guna.
c. Perlu dibangun suatu jaringan TIK yang dapat
memfasilitasi layanan triple-play (video, suara dan high-
speed data transfer) sehingga dapat dikembangkan secara
berkelanjutan sesuai dengan tuntutan perkembangan
teknologi dan dapat memfasilitasi seluruh aktifitas kerja
semua dinas dan instansi.
Berdasarkan daftar kebutuhan yang telah dirumuskan,
kemudian disusun rencana jaringan dan detail peralatan yang
harus disediakan untuk memenuhi kebutuhan infrastruktur
jaringan informasi di Pemerintah Provinsi Riau tersebut.
Contoh kebutuhan peralatan yang akan digunakan seperti
tercantum pada Tabel 2, dengan gambar topologi jaringan
digambarkan pada Gambar 1.
 Pengumpulan Informasi

Perancangan Arsitektur
Perumusan Masalah

Analisis Kebutuhan
Ruang Lingkup

Implementasi

Implementasi
Implenetasi
Blue Print

Tahap III
Tahap II
Tahap I
Interprocess Communications Buss

Gambar 2. Work Breakdown Structure

Gambar 1. nework physical
Berdasarkan daftar kebutuhan dan rencana ruang
Seluruh kebutuhan dan pihak-pihak yang terlibat kemudian lingkup proyek, kemudian dirumuskan dokumen Work
dituangkan dalam sebuah dokumen yang bernama project Breakdown Structure. Dari WBS yang telah dibuat,
charter. Project charter ini merupakan langkah awal yang Pelaksana Pekerjaan dapat menganalisa kebutuhan sumber
utama dalam menjalankan sebuah proyek. Dalam sebuah daya yang harus disiapkan seperti lokasi, fasilitas, personel
project charter memuat hal-hal penting yang terkait dengan dan peralatan bantu, dan berbagai sumber daya lainnya yang
pelaksanaan proyek kedepannya, diantaranya terdapat mampu mendukung tercapainya tujuan pelaksanaan proyek
informasi nama pekerjaan, pemiliki pekerjaan, stakeholder yang sedang dikerjakan, sesuai dengan daftar kebutuhan dari
yang terlibat, sumber pendanaan, objective pelaksanaan, Pemerintah Provinsi Riau.
serta metodologi pelaksanaan pekerjaan. Dokumen Project
charter digunakan perusahaan sebagai hasil dari Pembuatan Desain Arsitektur Jaringan
perencanaan yang telah diputuskan bersama. Berdasarkan data teknis kebutuhan pengembangan
jaringan informasi yang diperoleh dari proses wawancara
Tabel 2. Spesifikasi kebutuhan jaringan dengan para stakeholder, dengan mempertimbangkan tata
jumlah karyawan 2847 orang letak lokasi serta beberapa pertimbangan yang lain, maka
total kebutuhan bandwidth * 137 Mbps kemudian disusun sebuah desain arsitektur jaringan seperti
*) total kebutuhan dihitung dengan asumsi 3/4 dari jumlah karyawan yang
menggunakan internet pada Gambar 4. Secara garis besar, terdapat 5 (lima)
kelompok besar peralatan yang akan dipasang, yaitu:
daftar kebutuhan Gedung A Gedung B Gedung C satuan
(1)Access layer, (2)Distribution layer, (3)Core layer,
IP phone 414 22 58 unit
video phone 29 2 4 unit (4)Telecomunication provider, dan yang terakhir adalah
total ekstensi 443 24 62 unit (5)Data center yang terintegrasi.
jumlah local extention * 45 3 7 ekstensi
*) total kebutuhan diasumsikan 10% dari jumlah kebutuhan
Distribusi perangkat dan topologi jaringan lokal yang
menghubungkan seluruh SKPD Pemerintah Provinsi Riau.
kapasitas jalur * 2 E1 1 E1 1 E1 Pada Gambar 4 diperlihatkan struktur network switch, yang
*) 1 jalur memiliki kapasitas 30 kanal pembicaraan
dalam perancangannya tersusun atas 3 tingkatan yaitu Core
4.1.2. Mendefinisikan Ruang Lingkup Switch sebagai layer pertama, Distribution Switch sebagai
Dari daftar kebutuhan yang telah ditentukan tersebut, layer kedua dan Access Switch sebagai layer ketiga. Fungsi
dapat didefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang akan Core Switch adalah sebagai network switch yang
dilaksanakan pada proyek pengembangan jaringan informasi menggabungkan beberapa peralatan network switch menjadi
di Pemerintah Provinsi Riau, antara lain sebagai berikut: satu kesatuan (integrated network). Distribution Switch
a. Membuat Perencanaan Jaringan Informasi Terpadu berfungsi sebagai penghubung antara Core Switch dengan
Lanjut di Pemerintah Provinsi Riau yang memfasilitasi Access Switch. Access Switch berfungsi sebagai penghubung
beberapa kebutuhan teknologi informasi dan antara local network dengan perangkat akses end user baik
komunikasi di seluruh SKPD yang ada di provinsi yang secara Onwire (PC Desktop & IP Phone) maupun
tersebut, seperti interkoneksi antar instansi, dan Wireless (WiFi PC Desktop & WiFi phone). Dengan konsep
memberikan fasilitas komunikasi basis data yang telah multi layer switch ini, akan memungkinkan dilakukan
memenuhi unsur keamanan dalam aspek keamanan perluasan jumlah perangkat akses yang terkoneksi ke dalam
Framework Keamanan Sistem Informasi ITU-T X.805
informasi (confidentiality, integrity dan availability). jaringan hingga skala yang besar.
b. Melakukan konstruksi pembuatan jaringan informasi di Applications 8 Security Dimensions THREATS
Security
Security Layers

Pemerintah Provinsi Riau berdasarkan dokumen cetak VULNS Destruction

Communication Security

biru Perencanaan Jaringan Informasi Terpadu Lanjut,

Data Confidentiality

Services Security Corruption

Non-repudiation
Authentication
Access Control

Data Integrity
Availability

dengan tetap memperhatikan Quality, Cost dan Time Removal

Privacy

Infrastructure
yang telah ditentukan. Security Disclosure

VULNS End-user Security Interruption

Planes

4.1.3. Membuat Work Breakdown Structure Control/Signaling Security

Management Security ATTACKS

Gambar 3. Desain Kemanan Jaringan

 Dalam perancangannya, terdapat sebuah perangkat IP
PABX yang akan menjadi sentral telepon lokal bagi
perangkat telepon yang tersebar di seluruh Gedung SKPD.
Selain menyediakan jalur komunikasi lokal, IP PABX juga
akan menyediakan jalur keluar untuk panggilan keluar.
Untuk keamanan data dan informasi akan dipasang sebuah
perangkat security berupa Firewall yang akan ditempatkan
pada sisi Internet Gateway dan pada sisi Data Center.
Gambar 4. Desain Arsitektur Jaringan
Pembuatan Desain Keamanan Jaringan
Untuk memperoleh pengamanan end-to-end pada
jaringan terdistribusi, menurut standar dari ITU-T
(International Telecommunication Union), maka dibuat
desain keamanan jaringan sesuai dengan rekomendasi
arsitektur pengamanannya menggunakan model X.805
seperti dalam Gambar 3.
Prinsip dasar desain sistem pengamanan tersebut
adalah memberikan pengamanan untuk seluruh aplikasi
berdasarkan jenis ancaman serangan dan celah-celah atau
bagian-bagian yang potensial terhadap serangan. Kerangka
arsitektur sistem pengamanan dibangun berdasarkan konsep
lapisan (layering) dan bidang atau bagian (plane). Konsep
lapisan dimaksudkan agar diperoleh pengamanan secara end-
to-end pada setiap lapis yang meliputi: infrastructure layer,
service layer dan application layer.
 Infrastruktur layer terdiri dari fasilitas transmisi beserta
elemen-elemennya seperti router, switch, server beserta
link penghubung elemen-elemen tersebut.
 Service layer merupakan pengamanan terhadap jaringan
yang ditawarkan kepada customer seperti leased line,
value added service seperti instant messaging dan lain
sebagainya.
 Application layer merupakan persyaratan pengamanan
untuk aplikasi baik aplikasi-aplikasi yang sederhana
seperti e-mail maupun aplikasi-aplikasi yang lain seperti
Untuk memudahkan administrator jaringan dalam hal
perawatan semua perangkat jaringan, terdapat sebuah
Network Management System (NMS) yang dapat
memberikan informasi berupa status dari masing-masing
perangkat yang terpasang secara visual. Terdapat pula
sebuah perangkat WLAN Controller yang memungkinkan
semua perangkat Access Point dapat diakses secara terpusat.
transfer gambar/video berkualitas tinggi yang biasa
dilakukan kerjasama dengan perusahaan perminyakan dan
lain sebagainya.
Kerangka kedua adalah kerangka bidang atau plane, yakni
yang berkaitan dengan jenis aktivitas yang dilakukan
terhadap jaringan. Kerangka ini terdiri dari tiga bidang, yaitu
management plane, control plane dan end-user plane.
 Management plane merupakan pengamanan yang
berkaitan dengan aktivitas sistem Operation,
Administration, Maintenance and Provisioning
(OAM&P) seperti provisioning jaringan atau user.
 Control plane merupakan pengamanan pada aspek
signaling saat setting-up/modifying secara end-to-end
melalui jaringan.
 End-user plane merupakan pengamanan saat akses
maupun pemakaian jaringan oleh customer yang
berkaitan dengan data flow.
 Judul Proyek : Pengembangan Jaringan Informasi di Pemerintah Provinsi ABC pada perangkat-perangkat pendukung berupa perangkat
Sumber Anggaran : • Sumber dana berasal dari APBD Pemerintah Provinsi ABC
• Pelaksanaan pembayaran akan dilaksanakan dalam tiga tahap termin komunikasi, PABX, link radio dan penambahan voice dan
Jangka waktu : Proyek dilaksanakan dalam waktu 3 tahun, non-multiyear
Tujuan Proyek : Jangka Pendek video communication.
a) Terbentuknya landasan hukum dan peraturan yang jelas dan rasional guna
mendukung lancarnya pembangunan, pengembangan dan pengelolaan
infrastruktur jaringan komputer.
4.3. Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality
b) Tersedianya pondasi dasar perencanaan infrastruktur jaringan komputer. Management)
c) Tersedianya organisasi pengelola infrastruktur jaringan komputer.
d) Tersedianya standar atau acuan, baik dalam pelaksanaan maupun 4.3.1. Rencana Kualitas
pengembangan infrastruktur jaringan komputer.
Jangka Menengah
Dalam memenuhi standar kualitas proyek yang telah
a) Tersusunnya organisasi manajemen infrastruktur jaringan komputer yang disepakati dengan pemerintah provinsi Riau, pihak
dapat dipahami dan dilaksanakan oleh semua pihak yang terkait.
b) Tersusun dan berjalan dengan lancar mekanisme dan sistem pengembangan pelaksana pekerjaan bersama dengan Pemerintah Provinsi
infrastruktur jaringan komputer.
c) Meningkatkan jangkauan dan kecepatan penyebarluasan informasi dan
Riau telah membuat kesepakatan penentuan spesifikasi
inovasi sumber daya daerah dan provinsi yang dapat digunakan untuk teknis peralatan yang harus dipenuhi untuk dapat dianggap
peningkatan pelayanan publik.
Jangka Panjang bahwa proyek yang dilaksanakan telah selesai dan sesuai
a) Tercapainya optimasi infrastruktur jaringan komputer yang terintegrasi,
terpadu, cepat, tepat, efektif, efisien dan ekonomis di setiap satuan kerja
dengan spesifikasi proyek, seperti yang dicontohkan pada
Pendekatan
atau dinas di lingkungan SKPD Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.
: • Mengidentifikasi dan mendalami substansi legalitas dan fungsi kelembagaan
Tabel 2. Secara garis besar, sebuah perencanaan kualitas
yang dimulai dari Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan memiliki 4 elemen utama, yaitu: (1) Penentuan kebijakan
presiden, peraturan menteri sampai peraturan gubernur.
• Studi pustaka dan referensi yang berkaitan dengan maksud dan tujuan studi kualitas, (2) Penentuan penanggung jawab kebijakan
• Identifikasi aspek Politic, Economy, Social dan Technology (PEST), dan
identifikasi aspek Strength, Weakness, Opportunity dan Threat (SWOT) yang
kualitas, (3) Penentuan arah pencapaian kualitas, dan (4)
ada untuk menunjang pelaksanaan pembangunan jaringan TIK. Penentuan strategi pencapaian kualitas. Adapun rencana
• Pengkajian kembali seluruh dokumen yang berkaitan dengan rancangan
pembangunan ifrastruktur jaringan TIK di pemerintahan meliputi kondisi kualitas yang dibuat tersebut telah diselaraskan dan telah
sarana baik ketersediaan sumber daya manusia, perangkat teknologi, kondisi
saat ini dan perkiraan kondisi ke depan serta strategi pengembangannya
seimbang dengan batasan biaya dan jadwal rencana
• Melakukan perancangan arsitektur dan pembuatan cetak biru menggunakan pelaksanaan pekerjaan proyek pengembangan jaringan
SONA, COBIT dan ISO/IEC 27001
informasi di Provinsi Riau.
Gambar 5. Project Charter 4.3.2. Quality Assurance
Seluruh ruang lingkup proyek tersebut kemudian dituangkan Pada pelaksanaannya, seluruh kegiatan pada proyek
dalam sebuah dokumen Project Charter sebagai acuan dan pengembangan jaringan informasi di Pemerintah Provinsi
pedoman pelaksanaan, dimana pada dokumen tersebut berisi Riau disertai dengan kegiatan quality assurance sebagai
tujuan dan pendekatan yang digunakan. upaya untuk mengawal strategi pencapaian kualitas apakah
sudah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan. Selain itu,
4.2. Manajemen Biaya Proyek (Project Cost
quality assurance digunakan juga untuk mengidentifikasi
Management)
potensi masalah dan mengidentifikasi rencana pencegahan /
Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan peralatan
antisipasi masalah yang mungkin terjadi.
dan sumber daya lainnya, maka dalam proyek
Quality assurance yang digunakan diharapkan dapat
pengembangan jaringan informasi pemerintah di provinsi
memenuhi aspek-aspek sebagai berikut:
Riau tersebut membutuhkan dana total sebesar ±28 Milyar
 sebagai proses yang menjalankan apa yang sudah
Rupiah dimana sumber pendanaannya berasal dari dana
ditetapkan dan direncanakan
APBD pemerintah provinsi Riau, dengan rincian
pengeluarannya dilakukan pertahun dengan rincian  sebagai proses mengawal strategi pencapaian kualitas
pengeluaran dana tahun pertama adalah 9 Milyar Rupiah, agar berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan,
tahun kedua 9 Milyar, dan pada tahun ketiga sebesar 10 memenuhi persyaratan pengujian dan evaluasinya serta
Milyar Rupiah. memenuhi metoda pelaksanaan yang baik, dengan urutan
kerja yang benar dan kelengkapan material, alat dan
Tabel 3. Pembiayaan Proyek (dalam ribuan) sumber daya manusia yang sesuai dengan jenis pekerjaan
Tahap I Tahap II Tahap III yang sedang dilaksanakan
 sebagai proses mengevaluasi pelaksanaan apakah sesuai
Pengadaan Barang 8,170,400 8,212,910 9,895,026
dengan rencana strategi pencapaian kualitas dalam batas
Jasa Instalasi 687,100 687,100 687,100 toleransi yang dapat diterima
Jasa Pelatihan 187,500 187,500 187,500  sebagai proses identifikasi dan pencegahan/antisipasi
TOTAL 9,045,000 9,087,510 10,769,626 masalah yang mungkin timbul dari kondisi lokasi kerja,
material, alat dan sumber daya manusia yang ada serta
Pembiayaan yang dikeluarkan tersebut digunakan melakukan evaluasi dan antisipasi problem dengan
untuk pembangunan infrastruktur utama yang meliputi mengacu pada strategi yang telah direncanakan
infrastruktur media transmisi fiber optik di area gedung. sebelumnya
infrastruktur perangkat Gateway, Security dan Komunikasi,  sebagai fungsi memberikan verifikasi keselarasan
dan infrastruktur media jaringan informasi yang akan pelaksanaan pekerjaan dari pemenuhan kualitas, biaya
dilaksanakan pada tahap I. pada tahap II, pelaksanaan proyek dan waktu terhadap rencana
dilanjutkan dengan melakukan optimalisasi pada perangkat-
perangkat yang telah dipasang pada tahap I dan penambahan
fitur serta menambahkan redundansi (jika diperlukan). Pada
tahap terakhir, dilakukan implementasi dan optimalisasi

.
Gambar 6. Proses Quality Assurance
4.4. Manajemen Komunikasi Proyek
Dalam rangka mencapai tujuan proyek pengembangan
jaringan informasi pada Pemerintah Provinsi Riau, Project
Manajer membuat rencana pelaksanaan komunikasi antara
project sponsor dan project team selama pelaksanaan proyek
berlangsung.
Perencanaan komunikasi pada proyek pengembangan
jaringan informasi ini terbagi menjadi dua bagian utama,
yaitu komunikasi secara internal dan secara eksternal. Pada
komunikasi eksternal, komunikasi dilakukan terhadap
stakeholder, owner, subkontraktor, supplier, serta terhadap
pihak-pihak terkait lainnya. Bentuk komunikasi eksternal
yang digunakan antara lain adalah dengan melakukan rapat,
menyampaikan laporan dan lainnya. Komunikasi internal
yang dilakukan adalah komunikasi terhadap personel
internal yang ada dalam organisasi proyek. Bentuk
komunikasi yang dilakukan adalah komunikasi secara
formal, informal, tertulis dan tidak tertulis, serta komunikasi
secara vertikal dan horizontal. Pada komunikasi formal,
komunikasi yang dilakukan melalui rapat dan pelaporan,
sedangkan komunikasi informal yang dilakukan adalah
dengan memo, media telekomunikasi elektronik seperti
handphone dan email (surat elektronik). Komunikasi tertulis
yang dilakukan berupa memo atau surat pemberitahuan,
sedangkan komunikasi tidak tertulis dengan cara melakukan
tatap muka langsung kepada pihak terkait baik secara
terencana (toolbox meeting setiap hari) maupun yang tidak
terencana (kondisional). Pada komunikasi vertikal, kegiatan
yang dilakukan berupa instruksi kerja dari atasan ke
bawahan, seperti komunikasi antara project manager (PM)
dengan site manager (SM). Pada komunikasi horizontal,
dilakukan komunikasi terhadap bagian-bagian terkait dan
lebih kepada kegiatan, seperti koordinasi antara bagian
quality control (QC) dengan safety officer. Setiap kegiatan
komunikasi yang dilakukan, hasil yang diperoleh kemudian
dilakukan pendistribusian informasi. Bentuk pendistribusian
informasi yang diperoleh dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu disampaikan pada saat rapat, didistribusikan dalam
bentuk hard copy, dan didistribusikan melalui media
komunikasi elektronik, seperti email, fax, dan lain
sebagainya.
Secara umum, seluruh rencana komunikasi dan
pendistribusian informasi yang diperoleh dirangkum dalam
tabel rencana kegiatan seperti pada Gambar 7, dimana
kegiatan komunikasi dilakukan sejak awal proyek, diawali
pada saat kick-off meeting, dilanjutkan dengan rapat-rapat
reguler selama proyek berlangsung, hingga proyek tersebut
dinyatakan selesai, yang ditandai dengan penutupan proyek
dan serah terima proyek dari pelaksana ke pemilik
pekerjaan, yaitu Pemerintah Provinsi Riau.

Konten Frekuensi Audiens Metode Author

Kick Of Meeting :
• rencana kerja mengacu pada dokumen Perencanaan Pertemuan Project Sponsor,
Meeting/presentasi PM
Management Proyek yang sudah dibuat pembukaan Project Team
• Penjelasan pelaksanaan proyek yang akan dibuat
Project Plan :
• Kondisi saat ini
Biweekly Project Sponsor Meeting/presentasi PM
• Isu dan permasalahan proyek
• Rencana next delivery
Project Progress Report :
• Status Summary
• Status of Schedule
• Status of Budget
Weekly Project Core Team E-mail PM
• Status of Scope
• Accomplishments Achieved
• Concerns/Issues
• Next Steps
Project Brief
• Project Status
Weekly Project Team Staff Meeting PM
• Project Problems and Issues
• Project Checklist
Project Final Report
Pada saat akhir Presentasi , Dokumen
• Hasil pengujian Project Sponsor PM
proyek Laporan Proyek
• Serah terima proyek
 Gambar 7. Komunikasi Proyek
5. Kesimpulan
Proyek Pengembangan Jaringan Informasi di
Pemerintah Provinsi Riau telah selesai dilakukan dan
sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan,
dengan waktu implementasi pelaksanaan yang sesuai
jadwal. Dari monitoring hasil proyek yang telah
dikerjakan, terdapat beberapa hal yang masih perlu
menjadi perhatian penting, terutama pada infrastruktur
pendukung yang masih ditemukan beberapa kekurangan
sehingga mengakibatkan pengembangan jaringan
informasi ini tidak sepenuhnya berjalan sempurna,
sehingga perlu untuk dilakukan evaluasi kembali sehingga
dapat dijadikan penyempurnaan pada proyek berikutnya,
dan tidak terjadi kembali pada proyek lain yang sejenis.
6. Daftar Pustaka
[1] An American National Standard, A Guide to The Project
Management Book of Knowledge, Fourth Edition, Project
Management Institute, Inc, 2008.
[2] K. Schwalbe, Information Technology Project Management,
Third Edition, Thomson: Course Technology, 2004.
[3] Wikipedia, "Smart Criteria," Desember 2016. [Online].
Available: https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria.
[4] I. Krisnadi, "Keekonomian dan Manajemen Proyek Teknik,
Bagian I," 2016. [Online].
[5] E. Haryani, "Kajian Manajemen Proyek Pada Implementasi
System Application and Product - Order to Cash PT. XYZ
Semarang," Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, vol. 6, February
2009.